1 PELKOSENNIEMEN KUNTA VUODEN 2017 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Kunnanhallitus 6.2.2017 30 LIITE 1 1. Yleistä Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 14.12.2016 65 hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion. Kunnanhallitus ja lautakunnat vahvistavat helmikuun loppuun mennessä kukin omalle toiminnalleen talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat, joita on noudatettava. Vuonna 2017 käyttösuunnitelma sisältää seuraavat budjettimuutokset: keskuskeittiön siirto sosiaalitoimesta teknisen toimen alaisuuteen, työpajaohjaajan siirtyminen sosiaalitoimesta kunnanhallituksen alaisuuteen ja nimikkeen muuttuminen työllisyyskoordinaattoriksi, kunnanhallituksen alle uutena toimintona on tullut kotouttamistoiminta ja nuorisovaltuusto sekä sivistystoimessa varautuminen tuntiperusteisen päivähoitomaksun käyttöönottoon ja varhaiskasvatuksen laadun parantamiseen. Talousarviovuoden aikana muutokset talousarvioon hyväksyy valtuusto ja muutokset käyttösuunnitelmiin hyväksyy toimielimet. Kaikessa toiminnassa on noudatettava taloudellisuutta ja tehokkuutta. Palvelujen tuottamisessa ja hallintokuntien kaikessa muussakin toiminnassa tulee noudattaa tiukkaa budjettikuria ja tarkkaa seurantaa sekä mahdollisista tulojen vähentymisistä riippumatta suunniteltujen nettomenojen ylitystä on pyrittävä välttämään. Käyttötalouden toimintoihin ja investointeihin saadut budjetoimattomat avustukset ja niitä vastaavat perustellut lisämenot on käsiteltävä käyttösuunnitelmassa taikka kesken talousarviovuoden saatuina ja saatettava toimielimen kautta hallitukseen ja valtuustoon hyväksyttäväksi talousarvion muutoksina. Käyttötaloutta ja investointeja koskevat hanketuki- ja avustuspäätökset sekä niitä koskevat maksatushakemuspäätökset sekä sopimukset, joissa Pelkosenniemen kunta on sopijana, on myös toimitettava sähköisesti keskushallintoon tiedoksi. Tilastokeskuksen 30.6.2014 dokumentissa kuntien ja kuntayhtymien tiedonkeruun sisällöstä tilastovuodesta 2015 alkaen määritellään, että kunnan tai kuntayhtymän lautakuntien (pl. tarkastus- ja keskusvaalilautakunnat), jaostojen, neuvostojen ja johtokuntien menot tulee kohdentaa suoraan oikeille tehtäville niiden luonteen mukaisesti aiheuttamisperiaatteella.
Virastojen ja laitosten kulut sekä yksiköiden sisäisen hallinnon kulut pitää kohdentaa tai jakaa suoraan samoihin tehtäviin kuin sen varsinainen toiminta. Kunnanvaltuustolle, kunnanhallitukselle ja lautakunnille on raportoitava toiminnan ja talouden kehittymisestä hallintosäännön mukaan neljännesvuosittain, joten talouden kehittymistä on arvioitava maaliskuun, kesäkuun, syyskuun ja joulukuun lopun tilanteista. Varsinainen kattavampi talousarvion toteutumaraportti tulee tehdä 30.6. tilanteesta, koska se on ennustettavuuden osalta talousarviovuoden sisällä ja talousarvion toteutumamielessä merkittävin. Lautakunnissa puolivuotisraportti tulee käsitellä elokuun loppuun mennessä. Kunkin toimielimen ja viranhaltijan tulee omalta osaltaan seurata asetettujen tavoitteiden ja talousarvion toteutumista ja tehdä viivyttelemättä valtuustolle esitykset merkittävistä muutoksista talousarvioon. Menojen lisäksi on erityistä huomiota kiinnitettävä myös tulopuolen toteutumiseen. Tulot on laskutettava ajallaan ja perinnästä on huolehdittava. Mikäli taloudellisesti merkittävän hankkeen toteuttaminen viivästyy, on siitä hyvissä ajoin annettava tieto kunnanhallitukselle ja -valtuustolle. Vakinaisten ja yli kuusi kuukautta kestävien määräaikaisten virkojen ja toimien täyttäminen ja palkkaaminen tuodaan kunnanhallitukselle tiedoksi. 2 2. Talousarvion sitovuus ja määrärahan käyttö Talousarvion määrärahat ja tuloarviot käyttötaloudessa, sisäiset erät mukaan lukien ovat valtuustoon nähden sitovia tehtävittäin nettomääräisinä. Investointien määrärahat ovat valtuustoon nähden sitovia hankeryhmittäin nettomääräisinä. Tulos- ja rahoitusosan ulkoiset määrärahat ovat sitovia bruttomääräisinä. Projekteja sitovat rahoituspäätöksen mukaiset määrärahat ja ohjeet. Talousarviossa valtionosuuteen oikeuttavana vahvistetun hankkeen toteuttaminen on käsiteltävä ao. päätöksentekoelimessä uudelleen silloin, kun päätöstä valtionosuudesta ei saada kuluvalle vuodelle. Mikäli talousarviossa tehtävään tai hankkeeseen varattu nettomääräraha osoittautuu riittämättömäksi, on ensisijaisesti pyrittävä täyttämään vaje hallintokunnan sisältä ja näin katettu perusteltu ylitystarve on esitettävä kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksella on oikeus hyväksyä tehtävä- tai hankekohtainen määrärahan ylitys kunhan hallintokunnan nettomenot eivät kokonaisuutena ylity siitä, mitä kunnanvaltuusto on päättänyt. Nettomäärärahan muutospäätös on tehtävä riippumatta siitä, aiheutuuko poikkeama arvioitua suuremmista bruttomenoista vai arvioitua pienemmistä bruttotuloista.
Mikäli investoinnille on talousarviossa merkitty valtionosuutta, on toteuttamisen ehtona sen saaminen. Mikäli valtionosuus jää budjetoitua alhaisemmaksi, on toteuttamisen ehtona, se ettei kokonaisnettoinvestoinnit hankeryhmässä ylity. Hyväksyttäessä niitä tehtävä- ja hankekohtaisia määrärahojen ylityksiä, joita ei pystytä hallintokunnan sisältä kattamaan, on esitettävä millä ylitys katetaan. Hankkeiden seurannasta ja tilityksistä määräaikoina vastaavat hallintokunnat itse. Tarvittavat liitteet on pyydettävä hyvissä ajoin kirjanpidosta. 3 3. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Kunnanvaltuusto on asettanut tehtävittäin toiminnallisia tavoitteita. Näiden toteuttamista varten hallintokunnat asettavat omissa käyttösuunnitelmissaan tarkennetut osatavoitteet, jotka tukevat sitovien tavoitteiden saavuttamista. 4. Menotositteiden käsittely ja laskujen hyväksyminen Tililuettelomallina noudatetaan JHS Kuntien tililuettelomallin mukaisia tilien sisältömäärittelyjä. Uusia tunnisteita ja kustannuspaikkoja avataan tarpeen mukaan. Näistä tarpeista tulee ilmoittaa taloushallintoon. Ostolaskut pyritään tilaamaan e-laskuina. Saapuvat laskut siirretään Rondolaskujenkiertojärjestelmään. Sähköisen tarkastus- ja hyväksyntämenettelyn aikana laskun oikeellisuus tarkistetaan, tiliöidään, merkitään oikea alv-kanta sekä merkitään kustannuspaikka, jonka määrärahoista lasku maksetaan. On tärkeää, että tilausta/ostoja tehtäessä laskuun pyydetään merkitsemään selvästi se, mitä yksikköä lasku koskee. Näin lasku lähtee oikealle tarkastajalle kiertoon. Alv-merkinnät ovat tärkeä osa laskujen käsittelyä. Epäselvissä tilanteissa hallinto-osasto ohjeistaa niissä. Laskut on ennen suorittamistaan tarkastettava, todettava asianmukaisiksi ja hyväksyttävä. Laskulle tarvitaan kaksi käsittelijää: asiatarkastaja ja hyväksyjä. Tämän kierroksen jälkeen laskut tulevat ns. maksumääräykseen hallintoosastolle. Asiatarkastajan tehtävänä on tarkastaa laskun asiallinen ja numerollinen oikeellisuus, mikä käytännössä tarkoittaa sen tarkastamista, että lasku vastaa tilausta, sopimusta ja/tai päätöstä. Lisäksi asiatarkastaja varmistaa, että tavara tai palvelu on toimitettu. Osastonjohtaja hyväksyy laskut ja tositteet tai päättää siirretystä toimivallasta hallintosäännön 59 mukaisesti. Laskun hyväksyjä vastaa määrärahojen riittävyydestä, hyväksyy rahan käytön sekä vastaa siitä, että lasku on tarkastettu ja että se kohdistetaan kirjanpitoon oikein. Laskut tulee hyväksyä viivytyksettä, jotta ne voidaan suorittaa ajallaan ilman viivästysseuraamuksia. Myöhästymisillä joudumme maksamaan korkoa, joka on turhaa menoa. Käsittelethän ostolaskut ripeästi, sillä se helpottaa ja sujuvoittaa kunnan maksuvalmiuden seurantaa. Huolehditan, että laitat
Rondoon lomien ym. poissaolojen ajaksi sijaisen, jotta laskut eivät jää turhaan odottamaan. 4 5. Matkalaskut Virka- ja työmatkoihin sovelletaan KVTES:iä sekä korvauksiin liitettä 16 matkakustannusten korvaukset. Matkustamisessa noudatetaan uudessa henkilöstöohjeistuksessa kuvattua matkustusohjesääntöä. Vuonna 2017 päivärahan määrä on osapäiväraha 19 euroa kokopäiväraha 41 euroa ulkomaan päivärahojen määrät löytyvät esim. vero.fi -sivustolta ateriakorvaus 10,25 euroa. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista. Jos työmatkaan sisältyy ilmainen tai työnantajan kustantama ruokailu (kokopäiväraha/kaksi ateriaa, osapäiväraha/yksi ateria), päiväraha on puolet edellä mainituista määristä. Kilometrikorvaus oman auton käytöstä työmatkalla on muuttunut 1.1.2017 alkaen ja se on 0,41 /km. 6. Sisäisten erien kustannusten kohdentaminen Sisäiset erät tulee kohdentaa hyvän kirjanpitotavan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Esimerkiksi sisäiset vuokrat tulee kohdentaa tilojen käytön perusteella. 7. Hankinnat Kunta on hankintalain mukainen hankintayksikkö, jonka tulee noudattaa hankinnoissaan lakeja julkisista hankinnoista. Uudet hankintalait astuivat voimaan 1.1.2017. Uuden lainsäädännön myötä tavaroiden ja palveluiden hankintojen kansallinen kynnysarvo nousi 60 000 euroon aiemmasta 30 000 eurosta. Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankintojen kynnysarvo nousi 100 000 eurosta 400 000 euroon ja ns. erityisten palveluhankintojen kynnysarvo 300.000 euroon. Rakennusurakoiden kansallinen kynnysarvo säilyi nykyisessä 150 000 eurossa. Käyttöoikeussopimusten uusi kansallinen kynnysarvo on 500000euroa. Hankinnoissa tulee noudattaa taloudellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja laillisuuden perusteita ja niiden tulee perustua suunnitelmallisuuteen ja ennakoitavuuteen. Kaikessa hankinnassa tulee noudattaa hankintalain velvoitteita. Kansallisten kynnysarvojen alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Tämä ei kuitenkaan tarkoita etteikö niitä tulisi kilpailuttaa. Pienhankinnoissa tulee mahdollisuuksien mukaan hyödyntää markkinoita ja toimia yleisten hyvien hankintaperiaatteiden mukaisesti.
5 8. Talousarvion seuranta ja maksuliikenne Hallintokuntien tulee seurata talousarvion kulujen ja tuottojen toteutumista säännöllisesti. Hallinto-osasto toimittaa kuukausittain seurannassa tarvittavan toteutumisvertailun ja muun materiaalin. Maksuliikenteen suunnittelun kannalta on tärkeää, että tiedossa olevista suurista meno- tai tuloeristä ilmoitetaan hyvissä ajoin hallinto-osastolle. Suurten hankintojen osalta hallintoosastolle toimitetaan maksuaikataulut aina uuden hankkeen alkaessa. 9. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Kuntalaki (HE325, 15.6.2012, voimaan 1.1.2014) edellyttää 1.1.2013 alkavalta tilikaudelta lähtien kunnan toimintakertomukseen tietoja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tietoa keskeisistä johtopäätöksistä. Osastonjohtajat ja esimiehet vastaavat jatkuvasta valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan hallintosäännön 44 mukaisesti. Voimassa olevaa sisäisen valvonnan ohjetta tulee toiminnassa noudattaa. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. 10. Vuoden 2017 tilinpäätöksessä tulee antaa ensimmäisen kerran tiedot intressitahotapahtumista Vuodesta 2017 alkaen tilinpäätöksen liitetietona on esitettävä tiedot kunnan ja sen intressitahoihin kuuluvien välisistä liiketoimista, jos ne ovat olennaisia eikä niitä ole toteutettu tavanomaisin kaupallisin ehdoin. Liitetietona esitetään myös tavanomaisin ehdoin intressitahojen kanssa toteutuneista toimista niiden osapuolet ja toimien arvot, jos ne ovat tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi. Hallintokuntien tulee varautua em. tietojen antamiseen vuoden 2017 tilinpäätöksessä. Intressitahoon liittyvästä toimesta esitettäviin tietoihin tulee sisältyä kuvaus liiketoimesta, liiketoimen arvo, intressisuhteen luonne sekä muut kunnan taloudellisen aseman arvioimisen kannalta välttämättömät tiedot liiketoimesta. Intressitaholla tarkoitetaan oikeushenkilöä, joka on kunnan kanssa: 1) määräysvaltasuhteessa; tai 2) osakkuusyrityssuhteessa. Intressitahoihin luetaan lisäksi: 1) kunnanjohtaja; 2) kunnanhallituksen jäsen ja varajäsen; sekä 3) kunnan muiden toimielinten puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat sekä johtavat viranhaltijat. (Lisätietoa: Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen liitetiedoista v. 2016, s. 41 42)