Teknillinen Korkeakoulu T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö Lineaaristen rajoitteiden tyydyttämistehtävän ratkaisija L models Kokouskäytännöt Ryhmä Rajoitteiset Versio Päivämäärä Tekijä Muutokset 0.1 22.10.2003 Hannu Kauppinen Ensimmäinen versio kirjoitettu osaksi projektisuunnitelmaa. 0.2 18.11.2003 Hannu Kauppinen Toinen versio Powerpoint-muodossa aiheen esittelyä varten. 0.3 14.1.2004 Hannu Kauppinen Kerätty materiaali omaksi dokumentikseen ja täydennetty aineistoa. 0.4 15.1.2004 Hannu Kauppinen Lisätty aineistoa menetelmän käytön analysoinnista ja raportoinnista. 1.0 15.1.2004 Hannu Kauppinen Hyväksytty versio palautusta varten. 1.1 3.4.2004 Hannu Kauppinen Lisätty tietoa kokouskäytäntöjen toteutumisesta projektissa. 1.2 4.4.2004 Hannu Kauppinen Lisätty tietoa menetelmän parannusehdotuksista. 2.0 4.4.2004 Hannu Kauppinen Hyväksytty versio palautusta varten.
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Kokoustyypit... 1 2.1 Ryhmäkokous... 2 2.2 Asiakaspalaveri... 2 2.3 Työpalaveri... 2 2.4 Mentortapaaminen... 2 2.5 Projektikatselmus... 3 3 Kokouksen järjestäminen... 3 4 Dokumentointi... 4 5 Menetelmän arviointi... 4 6 Menetelmäraportti... 5 6.1 Valitun mentelmän toimivuus projektissa... 5 6.2 Ehdotetut muutokset myöhempiin projekteihin... 5
1 Johdanto Minkä tahansa projektin menestyksellisen läpiviennin kannalta on oleellista, että projektin sisäinen kommunikaatio sujuu menestyksellisesti. Kommunikaation kannalta taas yhden erittäin tärkeän osa-alueen muodostavat erilaiset ihmisten kokoontumiset, joita projektin aikana pidetään erilaisilla kokoonpanoilla varsin suuri määrä. Tämän projektin kannalta kommunikaatio on erityisen tärkeässä asemassa, sillä projektiryhmän jäsenet eivät ole projektin ulkopuolella paljoa tekemisissä toistensa kanssa ja he käyttävät projektiin vain pienen osan kokonaisresursseistaan. Monet ovat saman aikaisesti töissä tai suorittavat muita suuria projekteja tämän projektin rinnalla. Tämä korostaa kommunikaation merkitystä, sillä ilman toimivaa kommunikaatiota ei tämän kokoluokan projekti voi onnistua. Tämän dokumentin on tarkoitus kuvata niitä käytäntöjä, joilla pyrittiin varmistamaan, että näistä kokoontumisista saadaan maksimaalinen hyöty niiden vaatimiin resursseihin nähden. Huonosti järjestetyt kokoontumiset voivat kyllä tuottaa hyötyjä, mutta usein niiden tunnusmerkkinä on korkea resurssikäyttö lopputuloksiin suhteutettuna. Projektin reunaehdoista tärkeimmät ovat vakioitu resurssien määrä, mikä entisestään korostaa minimoitua resurssien käyttöä. Sen sijaan hyvin järjestetyt kokoukset ovat tehokas tapa siirtää tietoa projektiryhmän jäsenten välillä ja siten edesauttaa projektin etenemistä. Lisäksi kokouksissa ryhmä voi työskennellä yhdessä ja siten hyödyntää ryhmätyön tuomia mahdollisuuksia esimerkiksi erilaisten ongelmien ratkaisussa. Dokumentissa esitellään eri kokoustyypit, niiden osallistujat ja niihin liittyvät käytännöt, kuten valmistautuminen ja dokumentointi. Lisäksi esitetään analyysi projektin kokouskäytäntöjen toimivuudesta sekä esitetään parannusehdotuksia, jolla vastaava projekti pystyttäisin viemään läpi nähtyä tehokkaammmin. 2 Kokoustyypit Projektin puitteissa järjestettiin ryhmäkokouksia, asiakaspalavereja, työpalavereja, mentortapaamisia ja projektikatselmuksia. Mentortapaamiset ja projektikatselmukset olivat osin määrämuotoisia kokouksia, joiden rakenne määrittyi taustalla olevan kurssin vaatimusten mukaan. Edellä mainittujen kokousten lisäksi projektin puitteissa järjestettiin erillisiä riskinhallintakokouksia. Nämä kokoukset liittyivät kuitenkin erilliseen kurssiin eikä niitä raportoitu projektin ajankäytössä. Näin ollen nämä kokoukset ohitetaan tässä dokumentissa. Seuraavassa käydään tarkemmin läpi kunkin kokoustyypin tyypillisiä piirteitä sekä niihin liittyviä käytäntöjä. 1
2.1 Ryhmäkokous Ryhmäkokous on ryhmän sisäisen työskentelyn kulmakivi. Kokouksissa on mahdollisuuksien mukaan koko ryhmä paikalla ja niitä pidetään säännöllisesti. Kokousten tahti riippuu projektin vaiheesta, alkuvaiheessa ryhmäkokouksia pidettiin viikon välein, mutta projektin sisällön selkiytyessä ja työjaon selkiytyessä tarve kokouksille vähenee. Ryhmäkokouksissa käydään läpi projektin tila, eri henkilöiden töiden vaiheet ja mahdolliset ajankohtaiset aiheet kuten lähestyviin määräaikoihin valmistautuminen tai jonkin asiakaskokouksen valmistelu. Ryhmäkokousten järjestelyistä vastaa projektipäällikkö, joka myös dokumentoi ne myöhemmin kuvattavan kokousten dokumentointikäytännön mukaisesesti. Ryhmäkokousten aikataulu sovitaan ryhmän kesken hyvissä ajoin etukäteen projektipäällikön johdolla. Ryhmäkokouksia pidettiin projektissa noin 10 kappaletta painottuen ensimmäisiin vaiheisiin. Viimeisen kuuden viikon aikana ryhmäkokouksia ei enää pidetty, koska töitä pystyttiin ohjaamaan tehokkaammin työpalavereilla. 2.2 Asiakaspalaveri Asiakaspalaverien tunnusomainen piirre on asiakkaan osallistuminen työskentelyyn. Muuten kokoukset ovat vapaamuotoisia. Projektin alkuvaiheessa asiakaspalavereissa korostuu aiheen sisäistäminen eli asiakas antaa tietoa projektin aihepiirissä, myöhemmissä vaiheissa painopiste siirtyy tehdyn työn tulosten esittelyyn ja siihen liittyvän palautteen hakemiseen. Projektiryhmästä paikalla ovat projektipäällikön lisäksi kulloinkin tarvittavat henkilöt ja kokouksia pidetään vaihtelevalla aikataululla, tyypillisesti noin kuukauden välein. Kokouksissa käydään läpi projektin tilanne ja ne dokumentoidaan vain, mikäli tarve ilmenee. Dokumentoinnista vastaa tarvittaessa projektipäällikkö. Asiakaspalavereja pidettiin projektin aikana alle 10 ja nekin painottuivat projektin alkuosaan. Projektin loppuvaiheessa yhteistyö toimi sähköpostin välityksellä, sillä useat asiat liittyivät eri kehitysversioista saatavaan palautteeseen ja tämäntyyppiset asiat oli luonnollista käsitellä sähköposteina. 2.3 Työpalaveri Työpalaveri on projektin kokoustyypeistä vapaamuotoisin. Työpalaverin on tarkoitus tarjota hyvin vapaamuotoinen kehys satunnaisten kokoontumisten järjestämiseen. Palavereja voidaan järjestää sekä projektiryhmän sisäisenä että asiakkaan kanssa ja tunnusomaisena piirteenä voidaan pitää jonkin tietyn, ennaltamäärätyn asian käsittelyä. Työpalavereja järjestetään aina tarvittaessa ja vastuu kokouksen ohjaamisesta kuuluu sen koollekutsujalle. Kokoukset dokumentoidaan tarvittaessa, tästä vastuussa on kokouksen koollekutsuja tai kokouksessa asiasta vastaavaksi valittu. Työpalaverien määrästä ei projektissa pidetty kirjaa. 2.4 Mentortapaaminen Mentortapaamiset ovat projektin taustalla olevan kurssin vaatimusten mukaisia eli niiden tavoitteena on käydä läpi ilmi tulleita ongelmia, tehtyjä havaintoja ja muita ajankohtaisia kysymyksiä projektiin liittyen. Lisäksi tapaamisissa käydään läpi projektiryhmän jäsenten 2
henkilökohtaisia harjoituksia. Kokouksiin osallistuu koko projektiryhmä sekä ryhmän mentor. Mentortapaamisia pidetään kerran iteraatiossa. Vastuu niiden järjestämisestä on projektipäälliköllä ja tapaamisten dokumentoinnista vastaa projektin dokumentaatiovastaava. Mentortapaamisia projektissa pidettiin viisi eli yksi kussakin projektin vaiheessa. Näiden hyöty projektin kannalta oli kuitenkin pieni, sillä ne painottuivat lähinnä henkilökohtaisten harjoitusten läpikäyntiin sekä edellisen arvostelun palautteen läpikäyntiin eivätkä siten auttaneet projektin eteenpäin viemisessä merkittävästi. 2.5 Projektikatselmus Projektikatselmusten rakenne on varsin tarkasti määritelty taustalla olevan kurssin vaatimuksissa. Katselmuksissä käydään läpi etukäteen määritellyt asiat ja niihin osallistuu koko projektiryhmä, asiakkaan edustajat sekä ryhmän mentor. Projektikatselmukset järjestetään kunkin iteraation päätteeksi. Projektipäällikön tehtäviin kuuluu katselmuksien valmistelu ja hän myös ohjaa sen kulun. Myös muut projektiryhmän jäsenet osallistuvat omien osa-alueidensa esittelyyn. Katselmuksissa ilmi tulevat asiat dokumentoidaan, tästä vastuussa on projektin dokumentointivastaava. Projektikatselmuksissa läpikäytävät asiat esitetään erillistä Microsoft PowerPoint pohjaa käyttäen ja esitys on palautettava etukäteen kurssin palautejärjestelmää käyttäen, jotta kaikki osallistujat voivat ennalta tutustua läpikäytäviin asioihin. Projektikatselmuksia pidettin neljä, jonka lisäksi viimeisen vaiheen päätteeksi pidetään erillinen loppukatselmus. Projektikatselmukset olivat hyödyllisiä, sillä ne pakottivat projektipäällikön kerämään itselleen paremman kuvan projektin tilasta. Tämä mahdollisti tehokkaamman työn hallinnoinnin. 3 Kokouksen järjestäminen Kokousten järjestämiseen liittyvät toimenpiteet riippuvat osin järjestettävän kokouksen tyypistä. Tyypillisesti tähän liittyvät kuitenkin kokouksen ajankohdasta päättäminen, kokouspaikan valinta, kokouksen koolle kutsuminen ja kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelu. Ajankohdan valinta pitää suorittaa siten, että mahdollisimman moni kokouksen suunnitelluista osallistujista pystyy kokoukseen osallistumaan. Mikäli kyseessä on projektiryhmän ulkopuolisia henkilöitä sisältävä kokous, pitää myös heidän aikataulunsa huomioida kokouksen ajankohtaa valittaessa. Projektikatselmusten aikataulu tulee projektin taustalla olevan kurssin puitteista. Kokouspaikan valinnassa huomioitavia asioita ovat tarvittava infrastruktuuri sekä osallistuvien henkilöiden aikataulut ja matkustamistarve. Kokouksia voidaan järjestää sekä Teknillisellä korkeakoululla että tarvittaessa myös muualla pääkaupunkiseudulla. Tapaamiset asiakkaan kanssa järjestetään asiakkaan tiloissa, mentortapaamiset ja projektikatselmukset kurssin tarjoamissa tiloissa. Kokouksen koollekutsuminen ja asioiden valmistelu ovat vapaamuotoisia vaiheita kokouksen järjestämisessä. Koollekutsumisessa tärkeintä on, että kaikki osalliset saavat tiedon kokouksesta sekä sen suunnitellusta sisällöstä. Valmistelu auttaa työskentelemään 3
tehokkaasti kokouksen aikana. Valmistelu koskee sekä kokouksen koollekutsujaa, jonka tulee miettiä, mitä asioita pitää käsitellä, että kokouksen osallistujia, joiden tulee valmistautua asian käsittelyyn ja pyrkiä etukäteen ottamaan selvää asioiden taustoista. 4 Dokumentointi Kokouksista dokumentoidaan täydellisesti ainoastaan ryhmäkokoukset. Muista kokouksista kirjataan ainoastaan tehdyt päätökset tai ilmi tulleet erityiset asiat. Ryhmäkokousten dokumentointi tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ennen kokousta kirjoitetaan kokouksen asialista, jossa esitellään kokouksessa käsiteltävät asiat siinä laajuudessa kuin ne ovat ennalta tiedossa. Kokouksen jälkeen kokouksesta kirjoitetaan pöytäkirja, jossa vedetään yhteen kokouksessa käsitellyt asiat ja mahdollisesti tehdyt päätökset. Projektikatselmuksien osalta laaditaan pöytäkirja samaan tapaan kuin ryhmäkokouksista. Muista kokouksista tehdään pöytäkirjat tarpeen mukaan samalla tavalla. Dokumentaatiot toimitetaan sähköpostilla sekä ryhmän jäsenille että tarpeen mukaan muille projektiin osallistuville henkilöille. Ryhmän sisäinen sähköpostilista toimii samalla myös kaikkien asiakirjojen säilytyspaikkana, sillä kaikki listan viestit arkistoidaan. 5 Menetelmän arviointi Kokouskäytännön mittaamisessa voidaan periaatteessa lähestyä kokousten tehokkuutta kahdesta lähtökohdasta eli joko lopputulos tai prosessilähtöisesti. Lopputuloksiin perustuva menetelmän arviointi tarkastelisi kokouksissa syntyneitä päätöksiä ja niihin kuluvaa aikaa. Prosessilähtöinen tarkastelu taas keskittyisi analysoimaan tarkemmin kokouksien kulkua. Molempiin tarkastelutapoihin löytyy useita erilaisia mittareita. Lopputuloslähtöiselle tarkastelulle tyypillisiä mittareita olisivat eri kokouksissa käsiteltyjen asioiden lukumäärä tai asian käsittelyyn tarvittavien kokousten lukumäärä. Toisaalta tarkastelua voidaan tehdä myös asialistalla olevien kohtien mukaisesti. Prosessipohjaista mittausta voidaan taas tehdä analysoimalla esimerkiksi eri tyyppisten asioiden käsittelyyn käytettyä aikaa tai varsinaisen asialistan ulkopuolisten asioiden osuutta kokousten ajankäytöstä. Tämän projektin kohdalla molempiin tarkasteluihin liittyy kuitenkin suuria ongelmia, jonka vuoksi niitä ei sovelleta. Lopputuloslähtöinen tarkastelu vaatii, että kokoukset ovat saman tyyppisiä ja niissä käsitellään saman tyyppisiä asioita. Tällöin vertailut eri kokousten välillä ova mielekkäitä. Tämän projektin kohdalla tämä ei kuitenkaan toteudu, sillä projektin eri vaihessa kokouksissa käsiteltävät asiat ovat hyvin erilaisia. Paremmin projektin mittaamiseen sopisi prosessilähtöinen tarkastelu, mutta tällöin ongelmaksi muodostuisi se, että tietoisuus prosessianalyysistä muuttaa kokousten osallistujien käyttäytymistä. Tyypillisesti mittaus suoritetaan nauhoittamalla kokous ja analysoimalla kokouksen kulkua jälkikäteen. Tämä kuitenkin vaikuttaa selvästi kokouksen osallistujien käytökseen ja siten vääristää saatuja tuloksia. Lisäksi on syytä huomata, että projektiryhmän jäsenet eivät tunne toisiaan ennalta, joten tietty määrä vapaamuotoista keskustelua on hyödyllistä, vaikka se ei suoranaisesti edistäisikään projektin kannalta oleellisten asioiden läpikäyntiä. Projektin onnistuneen läpiviennin kannalta on myös oleellista, että projektiryhmän jäsenet oppivat tuntemaan toisensa ja tässä vapaamuotoinen keskustelu on avainasemassa. 4
Edellä esitettyjen syiden takia on projektissa tarkoitus käyttää prosessiarvioinnissa kokemuspohjaista menetelmää. Kokouskäytännöistä vastaava projektiryhmän jäsen pitää kirjaa kokemuksistaan aiheeseen liittyen ja pyrkii niiden avulla kehittämään käytäntöä projektin aikana. 6 Menetelmäraportti 6.1 Valitun mentelmän toimivuus projektissa Kokouskäyntännön lähtökohta oli pyrkiä maksimoimaan erilaisista kokoontumisista saatu hyöty. Tässä tarkoituksessa valittu menetelmä toimi hyvin. Ryhmäkokouksissa tehtiin riittävällä nopeudella päätöksiä ja ne saatiin tiedotettua koko projektiryhmälle tehokkaasti. Mentortapaamisissa ja projektikatselmuksissa käytiin läpi niihin kuuluneet asiat ja saatu palaute dokumentoitiin. Pieniä puutteita oli dokumentoinnissa, sillä aikapulan vuoksi kokousten pöytäkirjat olivat usein myöhässä tai jäivät puuttumaan kokonaan. Tämä ei muodostunut missään vaiheessa ongelmaksi projektin läpiviennin kannalta, mutta osaltaan heikensi kokousten hyödyllisyyttä. Projektin loppupuolella ilmeni, että mikäli muistiinpanot tehdään alunperin sähköisessä muodossa, on niiden saaminen jakeluun huomattavasti helpompaa kuin jos ne tehdään perinteisesti käsin paperille. Ja helppous korreloi suoraan aikatarpeen ja siten onnistumistodennäköisyyden kanssa. Toinen puute liittyi kokousten valmisteluun. Useinkaan asialistoja ei tehty valmiiksi paperille, vaan ne olivat ainoastaan projektipäällikön päässä. Tämä heikensi projektiryhmän uskoa kokousten tehokkuuteen ja mahdollisti oleellisten asioiden unohtamisen käsiteltävien joukosta. Tästäkään ei varsinaisia ongelmia syntynyt, mutta asioiden parempi valmistelu osaltaan auttaisi projektin tehokkaammassa hallinnoinnissa ja siten paremmassa läpiviennissä. 6.2 Ehdotetut muutokset myöhempiin projekteihin Suurin puute valitussa kokouskäytännössä liittyi sen lähtökohtaan. Valittu malli painotti liikaa järjestettyjen kokousten hyödyntämistä eikä ottanut lainkaan kantaa kokouskäytäntöjen vaikutukseen projekin johtamiseen. Käytäntöä suunnitellessa olisi pitänyt huomioida myös kokousten vaikutus projektin ohjaamiseen ja johtamiseen. Kokousportfoliosta puuttui kokonaan kokoustyyppi, joka olisi sopinut säännölliseen yhteydenpitoon ryhmän välillä ja jolla olisi kontrolloitu töiden etenemistä säännöllisesti. Tällainen kokous olisi ollut mahdollista toteuttaa virtuaalisesti jonkin pikaviestinohjelman avulla. Säännöllinen virtuaalinen 15 minuutin kokoontuminen 1-2 kertaa viikossa olisi tarjonnut projektipäällikölle mahdollisuuden tarkastella töiden etenemistä ja sitä kautta nopeammin tunnistaa resurssien käytössä olevat poikkeavuudet. Kokousten vaikutus ajankäytölle koko projektin kannalta olisi ollut varsin pieni, mutta säännöllisempi yhteydenpito olisi pitänyt projektin koko ryhmällä aktiivisessa muistissa. Tämä olisi saattanut edistää töiden etenemistä erityisesti pisimmässä iteraatiossa, jossa nyt aikataulujen yhteensopivuus johti pitkään taukoon kokouksissa. Osiltaan tämän vuoksi iteraatiossa jäi tekemättä paljon töitä, jotka iteraatioon oli alunperin suunniteltu. Toinen asia, johon uudessa projektissa kannattaisi ehdottomasti kiinnittää huomiota on kokouksien valmistelu. Projektipäällikön kannattaisi varata enemmän aikaa kokousten 5
valmisteluun. Ennen jokaista kokousta kannattaisi olla yhteydessä kaikkiin kokouksen osallistujiin ja käydä heidän kanssaan lävitse asiat, jotka kokouksessa saattavat nousta esille. Näiden keskustelujen perusteella pystyy projektipäällikkö luomaan toimivan asialistan kokoukselle sekä henkisesti valmistautumaan asioihin, joista kokouksessa täytyy tehdä päätöksiä. 6