PrePETS 2016 Kauniainen Mäntsälä - Helsinki
KLUBISIHTEERIN AVAINTEHTÄVÄT PrePETS 2016 10.2. 16.2. - 18.2.2016 Tiedosta tehtäväsi ja vastuusi Keskity olennaiseen Pidä klubisi pyörimässä TITLE 2
Klubisihteerin avaintehtävät Sisällysluettelo 1. Tuki presidentille 2. Raportit 3. Ajantasainen jäsenrekisteri 4. Maksut 5. Kokoussihteerin tehtävät 6. Arkistointi ja jatkuvuuden turvaaminen TITLE 3
Sihteerin avaintehtävä 1 Tuki presidentille Sihteeri on presidentin jälkeen klubin tärkein toimihenkilö, jonka tehtävänä on auttaa ja tukea presidenttiä klubin johtamisessa ja käytännön rutiinien pyörittämisessä... ja jotta tämä onnistuisi, presidentin ja sihteerin välillä pitää vallita molemminpuolinen luottamus. Ei ole niin olennaista, miten presidentti ja sihteeri jakavat käytännön työt keskenään pääasia on, että molemmat tietävät, mitä toinen tekee ja mitä odottaa toisen tekevän Tee itsellesi toimenpidelista - ennakoi TITLE 4
Sihteerin avaintehtävä 2 Raportointi Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Läsnäolot (kuukausiraportti) Seuraavan kauden presidentin ja sihteerin tiedot (15.12.) Klubi- ja jäsentietojen päivitys (oltava ajan tasalla 1.1. ja 1.7.) RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen Puolivuotisraportointi SAR (Semi-Annual Report) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa. Raportti tehdään sähköisessä muodossa. HUOM! Klubin jäsentietoja EI SAA PÄIVITTÄÄ RI:N JÄRJESTELMÄÄN, vaan kaikki päivitykset on tehtävä Suomen jäsentietojärjestelmään. TITLE 5
Sihteerin avaintehtävä 2 Jäsenrekisterin ylläpito Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Läsnäolojen kirjaaminen SR:n tietojärjestelmää kunkin kuun 15. päivään mennessä: http://www.rotary.fi=> Suojatut jäsensivut => SR jäsentietojärjestelmä Päivitykset, kun muutoksia on tapahtunut Seuraavan kauden presidentin ja sihteerin tiedot 15.12. mennessä Klubi- ja jäsentietojen (Matrikkeli) tulee olla päivitettyinä ajan tasalle vuosittain maaliskuun puoliväliin mennessä Edellytä, että klubin jäsenet ilmoittavat itseään koskevat matrikkelitietojen muutokset Sinulle TITLE 6
Sihteerin avaintehtävä 4 Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationaalille ajallaan Laskujen välittäminen rahastonhoitajalle ja maksujen suorittamisen seuranta Laskutus perustuu 1.1. ja 1.7. tietoihin heinäkuu kesäkuu elokuu RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.7.2015 toukokuu syyskuu 2.maksuerä SR:lle ja piirille RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.1.2016 huhtikuu maaliskuu rotaryvuosi helmikuu joulukuu tammikuu lokakuu marraskuu 1.maksuerä SR:lle ja piirille TITLE 7
---- maksut jatkuu Varmistuaksesi siitä, että saamasi klubilasku on oikein, sinun tulee: Päivittää jäsentiedot 1.1. mennessä. Ilmoita uudet jäsenet, jotka ovat liittyneet klubiin ennen tai 1. tammikuuta, sekä ne jäsenet, jotka ovat eronneet klubista ennen tai viimeistään 1. tammikuuta. Tarkista, että Rotarylla on käytössään ajantasaiset yhteystiedot klubin toimihenkilöistä (postiosoite, s-postiosoite, puhelin ja mahdollinen faksi). Lisää pysyvät klubitiedot. Ilmoita klubin pysyvä s-posti- ja postiosoite (jos sellainen on), jota käytetään kun lähetetään klubilasku ja mahdollisesti tilatut The Rotarian -lehdet. TITLE 8
--- maksut jatkuu Päivitä lehtitilaukset. Tarkista The Rotarian lehden tilaukset ja vahvista tilaustilanne SR:n jäsentietojärjestelmään, jossa oletuksena on ei-tilaaja. Epäselvissä tapauksissa voit ilmoittaa havaintosi osoitteella: data@rotary.org Jos klubisi tilaa The Rotarian -lehden ei-rotareille tai muille organisaatioille, niin tästä tulee ilmoittaa osoitteella data@rotary.org. Vaikka varsinaiset jäsenpäivitykset tehdään juoksevasti SR:n jäsentietojärjestelmään, niin on aika ajoin syytä varmistaa myös MyRotary tilin kautta, että tiedot ovat ajantasalla. TITLE 9
Sihteerin avaintehtävä 5 Kokoussihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous ja erityiskokoukset Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Normaalien yhdistyksen sihteeritehtävien hoitaminen (esityslistat, pöytäkirjat jne.) Netti- ja some-sivujen (Facebook, Twitter jne.) ylläpito ja päivitys sopimuksen mukaan, jos klubilla ei ole erillistä nettivastaavaa. TITLE 10
Sihteerin avaintehtävä 6 Arkistointi ja jatkuvuus Rotarytoiminnan olemukseen kuuluu jatkuva tehtävien kierrätys, jolloin on suuri vaara, että tärkeää ja hyödyllistä tietoa hukkuu sukupolvien vaihtuessa ja tällöin joudutaan tuhlaamaan paljon aikaa ja vaivaa pyörän keksimiseen aina uudestaan Tämän ehkäisemiseksi on keskeistä, että kaikki tehtävistään luopuvat klubivirkailijat siirtävät olennaisen tiedon ja materiaalin seuraajilleen ja neuvovat ja opastavat näitä tarvittaessa Erityisen keskeistä tämä on sihteerin tapauksessa, sillä suurin osa klubin materiaalista ja tiedostahan on hänen takanaan Sihteerin pitää myös ylläpitää tai tarvittaessa laatia arkistointijärjestelmä, jossa kaikki historiikkien ja muun tulevaisuuden kannalta olennainen tieto säilyy varmassa tallessa henkilövaihdoksista huolimatta. Mahdollisuuksien mukaan materiaali pitäisi säilyttää kokouspaikan yhteydessä. TITLE 11
Sihteeritehtävän keskeisin PERIAATE Ennakoi ja keskity olennaiseen Pidä klubisi pyörimässä www.rotary1420.org TITLE 12