VARASTOKIRJASTO TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2012 2015 Sisällysluettelo 1. Perustehtävä ja tavoite 2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset 2.2. Digitalisoituminen 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto 3.1.2. Aineiston käsittely 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu 4. Investoinnit 5. Tuottavuusohjelma 6. Johtamisen kehittäminen 7. Muut tulostavoitteet/indikaattorit 7.1. Tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto 7.2. Asiakaspalaute liite Talous 2009-2015 1
1. Perustehtävä ja tavoite Tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston säilyttämistä ja käyttöön asettamista varten on vuonna 1989 perustettu opetusministeriön alainen Varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. (Laki Varastokirjastosta n:o 1078/1988 ja asetus n:o 12/1989, uudistettu n:o 94/1992). Varastokirjaston perustoiminnan keskeiset tavoitteet säilyvät ennallaan toimintasuunnitelmakaudella. * otetaan vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa (tilapalvelut). * aineiston on oltava selkeästi ja helposti haettavissa tietokannoista, ja se toimitetaan nopeasti ja kustannustehokkaasti asiakaskirjastojen asiakkaille. Aineistonvälitystä kehitetään ajantasaisemmaksi ja digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan (aineiston käsittely, document supply). * Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja -hyvinvoinnista huolehditaan (johtaminen). 2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset Varastokirjaston kannalta tärkein muutos toimintasuunnitelmakaudella on yhteistyön kehittäminen Kansalliskirjaston kanssa. Päätökset organisoitumisesta etc. tehtäneen vuonna 2011. Kirjastoverkon muutokset jatkuvat. Korkeakoulukirjastoja yhdistyy ja kirjastojen määrä vähenee. Muodostuu suurempia kokonaisuuksia. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen yhteistyö tiivistyy ja muodostuu yhteiskirjastoja. Seurauksena paineet Varastokirjaston tilojen riittävyyteen kasvavat. Kirjastoalan kansainväliset muutokset liittyvät digitaalisen kirjaston rakentamiseen, ja monessa suhteessa kehitys painottuu kansainväliseen yhteistyöhön. Tätä yhteistyötä on Euroopan tasolla mutta myös globaalisti. Varastokirjaston kannalta keskeisiä palveluita ovat: - vähänkäytetyn, kirjastoista siirretyn aineiston säilyttäminen ja asettaminen käyttöön - aineiston jakelulogistiikan kehittäminen, esim. toimiminen kaukopalvelun palvelukeskuksena - kansallinen kokoelmapoliittinen yhteistyö - edellä lueteltuihin palveluihin liittyvien tietojärjestelmien kehittäminen osana valtakunnallisia kirjastojärjestelmien kehittämishankkeita. Kuntakenttä yhdistyy, ja sen myötä kirjastokimppojen rajat siirtyilevät. Myös seutukirjastomalli saa entistä enemmän suosiota. Nämä muutokset eivät kuitenkaan näytä vähentävän lähikirjastopalveluja. Väestömuutoksista tärkeimpiä ovat ikääntyminen, koulutustason nousu, maahanmuutto ja kansalaisten kielitaidon paraneminen. Varastokirjaston rooli yleisten kirjastojen palvelujen tarjoajana kasvaa edelleen. 2
Varastokirjaston kannalta olisi tärkeätä kehittää kansallista ja paikallista kokoelmapolitiikkaa siten, että työnjako painetun aineiston suhteen saataisiin selkeämmäksi. Siis: mitä kannattaa pitää paikallisesti saatavilla, ja minkä aineiston osalta voi luottaa aineiston saatavuuteen Varastokirjastosta. 2.2. Digitalisoituminen Elektroninen julkaisutarjonta lisääntyy, ja monilla tieteenaloilla se muodostaa tärkeimmän aineistoresurssin. Toimintasuunnitelmakaudella digitaalinen kulttuuri vakiintuu kaikissa kirjastotyypeissä. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin kaikissa kirjastoissa. Painetun aineiston kustantamisen määrä on jatkuvasti kasvanut. Tietoverkkojen maailmassa syntyy uusia mahdollisuuksia varastokirjastojen ja muiden painettuja aineistoja säilyttävien instituutioiden yhteistyölle. Ympäri maapalloa on suuri määrä tieteellisesti arvokasta painettua aineistoa, jota tuskin koskaan digitoidaan. Vapaa pääsy tuohon rikkaaseen ja historialliseen tutkimuskokoelmaan kaikilla kielillä ja kaikista kulttuureista, on tärkeää. Kysymys ei ole paikallinen, ei edes kansallinen, vaan painetun aineiston käytettävissä pitämiseen tarvitaan globaalia koordinaatiota kansainvälistä varastokirjastojen verkostoa. Varastokirjastojen yhteistyö saattaa avata uusia mahdollisuuksia moneen suuntaan. Digitaalinen aineistojen välittäminen kirjastosta toiseen ja mahdollisuuksien mukaan suoraan loppukäyttäjälle on kansainvälisen varastokirjastoyhteistyön ytimessä. Internet tuo suuria muutoksia toimintaympäristöön. Kaukopalvelun kehittäminen ylipäätään on merkittävimpiä tulevaisuuden haasteita. Vaikka kirjastojen kokoelmissa ja niiden käyttökulttuurissa tapahtuu muutoksia, on edelleen huolehdittava peruspalveluista kuten aineiston kuvailu ja asettaminen käyttöön. Muun muassa verkkoluettelot tuovat vanhankin aineiston helpommin esiin. Vaikka kirjastoaineisto muuttuu ja tulee uusia mediatyyppejä, yleisissä kirjastoissa painetun aineiston määrä kasvaa edelleen. Painetun aineiston aktiivinen käyttöikä lyhenee, mikä luo entistä suurempia paineita sen varastoinnille ja/tai poistoille. Lähiajan merkittävimpiä kaukopalvelun kehittämishankkeita ovat asiakaskäyttöisten kaukopalveluohjelmistojen käyttöönotot. Niiden käyttöönoton myötä kaukopalvelutoiminta lisääntynee. 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1 Aineiston vastaanotto Kirjastoja autetaan ratkomaan tilaongelmia. Kirjastoja tuetaan kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. Korkeakoulujen rakenteellisen kehittämiseen myötä lisääntyvät aineistonsiirrot edellyttävät Varastokirjaston tilojen riittävyyden takaamista. Tilojen riittävyys on edellytyksenä Varastokirjaston lakisääteisten tehtävien toteuttamiselle. Varastokirjastoon siirretään sellaista aineistoa, jonka kirjastot arvioivat olevan Suomessa säilyttämisen arvoista ja joka sopii Varastokirjaston johtokunnan hyväksymiin periaatteisiin. Kokoelmiin otetaan Suomeen hankittua aineistoa yhtenä kappaleena. 3
Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 27 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 60 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Tilan vapauttaminen 2007 2008 2009 2010 ennuste siirrettyä aineistoa (hm) 3 730 4 295 4 922 4 300 vaikuttavuus vuositaso (m 2 ) kumulatiivinen (m 2 ) 861 23 400 992 24 400 1 137 25 500 996 26 500 Vuosina 2012-2015 aineistoa tulee noin 5 000 hm vuodessa. Kun Varastokirjastoon on siirretty 8/2010 mennessä yli 113 000 hm painettua aineistoa, on aineistoa vuoden 2015 lopussa arviolta 135 000 hm. Tilasäästö (n. 1 000 neliötä vuositasolla) merkitsee lähes 170 500 euroa (14,2 euron neliöhinnalla/kk). Koko suunnittelukaudella säästöä kertyy kaikkiaan lähes 700 000. Varastokirjaston toiminnan alusta vuoden 2010 loppuun muut kirjastot ovat säästäneet tilakuluissa yli 4 500 000 (v. 2009 hintatasolla). Todellisuudessa säästö on huomattavasti suurempi, sillä kirjastot ovat voineet poistaa myös paikallisesti sellaista aineistoa, joka Varastokirjastossa jo on. Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään yhteistilaston pohjalta yliopistokirjastojen kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2009. Kirjastotilat, m 2 Suljetut varastot, m 2 1990 2009 1990 2009 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 165 361 39 557 41 536 Vapaakappalekirjastot 52 231 88 114 28 649 33 115 Muut yliopistokirjastot 82 565 77 247 10 908 8 421 Kaikkiaan yliopistokirjastojen kirjastotilat ovat kasvaneet noin 23 %. Varastotilat ovat kasvaneet 5 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 69 % ja suljetut varastotilat noin 16 %. Vapaakappalekirjastoissa suljettujen varastojen määrä on vajaa 40 % kaikista kirjastotiloista. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 3.1.2. Aineiston käsittely Varastokirjasto osallistuu aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltaa yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kansainvälistä luettelointikehitystä seurataan, ja kaikki toimintaa mahdollisesti parantavat asiat punnitaan. Poimintaluetteloinnin osuus kasvaa, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin yhteisluetteloon. Aineistoa on käsitelty viime vuosina seuraavan taulukon mukaisesti: Aineiston käsittely (hm) 2007 2008 2009 2010 ennuste Monografiat 2 224 3 189 1 209 1 321 Kausijulkaisut 2 120 2 058 2 644 2 145 Väitöskirjat 51 58 16 44 Yhteensä 4 395 5 305 3 869 3 510 4
Vähenevä käsittely vuodesta 2009 2010 johtuu tuottavuusohjelmasta (noin 2,5 luetteloijaa vähemmän). Syynä on myös vuonna 2008 lopussa toteutettu kansallinen tietokantaratkaisu, joka lisää luetteloijien työtä. Vuosina 2012 2015 aineiston käsittelymäärät pyritään saamaan lähelle vastaanotetun aineiston määrää. Ongelmana edelleen on tuottavuusohjelma, jonka mukaan vuoteen 2015 tulee vähentää vielä yksi henkilötyövuosi. Tämän vuoksi odottavan aineiston määrä kasvaa jopa yli hyllykilometrin vuodessa, mikä puolestaan vaikuttaa suoraan tilatarpeisiin. 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) Vuoden 2015 lopussa aineistoa on käytettävänä noin 85 000 hm. Se sisältää noin 1,6 miljoonaa monografianimekettä, kausijulkaisuvolyymeita noin 1,5 miljoonaa ja väitöskirjoja noin 500 000. Aineisto asetetaan käyttöön kaukopalveluna. Tavoitteena on nopea ja kustannustehokas asiakaskirjastojen ja kirjastojen asiakkaiden tarpeista lähtevä kasvava kaukopalvelu. Sitä pidetään ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitetaan saman päivän aikana kuin tilaus saapuu, kuitenkin 24 tunnin kuluessa. Digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. Aineiston toimittamisessa asiakkaille tutkitaan uusia logistisia ratkaisuja yhdessä asiakaskirjastojen kanssa. Palveluja tarjotaan molemmilla kotimaisilla kielillä sekä englanniksi. Palvelutasoa ylläpidetään ja kehitetään henkilökunnan jatkuvalla koulutuksella ja osallistumisella kansallisiin kaukopalvelu- ja aineistojen yhteiskäyttöhankkeisiin. Henkilökunnan jaksamista ja motivaatiota kehitetään panostamalla koulutukseen, viestintään ja työtehtävien jatkuvaan kehittämiseen. Lisääntynyt elektroninen aineisto on vähentänyt yliopisto- ja erikoiskirjastoihin suuntautunutta kaukopalvelun kysyntää. Vähentymistä selittää osaltaan myös se, että niiden aineistoja on suurissa määrin siirretty Varastokirjastoon, jonne myös kaukopalvelukysyntää on siirtynyt. Kokoelmien kasvaessa Varastokirjaston kaukopalvelu on ollut kasvavaa, nykyisin noin 5 % vuodessa. Vuosi 2009 oli kuitenkin kolmas vuosi peräkkäin, kun artikkelikopiotilausten määrä väheni. Sen sijaan lainapyyntöjen määrä kasvaa edelleen (8/2010). Vuosina 2012 2015 kaukopalvelu kasvaa edelleen samaan tapaan kuin tähän asti. Toimintasuunnitelmakaudella todennäköisesti käyttöönotettava uusi Linnea-konsortion kaukopalveluohjelmisto lisännee tilausten määriä. Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Tekijänoikeuslain vaikutuksia kaukopalveluun ja erityisesti artikkelikopioiden toimittamiseen seurataan. 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu Vuosina 2010-2011 toteutettavan Kansalliskirjaston kansainvälisen arvioinnin jälkeen sovittaneen yhdistymisestä. 5
4. Investoinnit Vuonna 2013 tarvitaan uusi varastohalli. Halli on lattiapinta-alaltaan 900 neliömetriä. Jos se saneerataan entiseen tapaan kaksikerroksiseksi, tilaa saadaan 1 800 m2, mikä tarkoittaa nykyisellä vuokratasolla hyllyineen noin 200 000 euron lisävuokrakuluja vuodessa. Nämä tilat riittävät nykyisellä täyttövauhdilla 10 15 vuotta. Kirjastoissa tehtävät muutokset saattavat kuitenkin lisätä määriä merkittävästikin. Vuoden 2015 loppuun mennessä hyllyjä täyttyy uudessa tilassa noin 10 hyllykilometriä. Jos tilaa ei saneerata kaksikerroksiseksi, säästetään vuokrakuluissa. Tämä kuitenkin edellyttäisi uutta hyllyratkaisua, esim. koko hallin korkuisia hyllyjä uudentyyppisellä automaatiolla. Pitkällä tähtäimellä tämä lienee edullisin vaihtoehto. Tämä selvitetään vuonna 2012. 5. Tuottavuusohjelma Talouden muutoksista tärkein on opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelma. Ohjelman periaatteena on toimintojen tehostaminen, ikäluokkien pienenemisestä johtuva henkilöstön vähentäminen ja yhteisten palvelukeskusten perustaminen. Ministeriö on edellyttänyt Varastokirjaston sopeuttavan toimintaansa väheneviin resursseihin. Vuonna 2012 Varastokirjastossa on 19 htv:tä ja vuoteen 2015 mennessä vähennetään vielä yksi htv. 6. Johtamisen kehittäminen Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja hyvinvoinnista huolehditaan. Henkilöstön koulutustaso on melko korkea suhteessa nykyisiin tehtäviin. Korkea koulutustaso antaa mahdollisuuksia kehittää ja laajentaa kirjaston toimintaa, mikäli tarpeita sille on. Ongelmana on se, että tuottavuusohjelma on alkanut vääristää henkilöstörakennetta suhteessa tehtäviin. Tavoitteena on ammattitaidon ylläpito. Ammattitaidon ylläpito edellyttää suunnitelmallista koulutusta. Tärkein osa tätä on kirjastossa järjestetty sisäinen koulutus. Ulkoiseen koulutukseen osallistutaan tarpeiden mukaan. Koulutuskustannukset pyritään pitämään lähellä 2 % henkilöstökuluista. Toimintasuunnitelmakaudella on neljä eläkkeelle siirtymistä. Henkilöstön keski-ikä 52 (2009) on melko korkea. Seniori-ikäisiä (yli 45 v) on 83 %. Tämä vaatii johdolta erityisiä toimenpiteitä henkilöstön työssä jaksamisen suhteen. Työterveyshuollon kanssa kehitetään työssä jaksamista. Lisäksi parannetaan ergonomiaa, työkulkuja ja työtapoja. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia osana henkilöstötilinpäätöstä. Indeksi on pysynyt melko vakaasti hieman yli 3:n (asteikko 1-5). Vuonna 2009 saavutettiin tähän mennessä korkein tyytyväisyysaste: 3,61. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työilmapiiriä ja työssä viihtyvyyttä parannetaan mahdollisuuksien mukaan. Omaehtoista liikuntaja kulttuuriharrastusta sekä henkilökunnan virkistystoimintaa tuetaan. 6
Kirjaston päätöksenteon avoimuutta ja sen perusteltavuutta lisätään. Johtamisessa pyritään selkeään vastuunjakoon ja vastuun kantamiseen. Kannustavaa palkkausjärjestelmää ja kehityskeskusteluja kehitetään. Myös sisäistä tiedottamista parannetaan. 7. Muut tulostavoitteet/indikaattorit 7.1. Tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto Toimintasuunnitelmakaudella luodaan ministeriön kanssa Varastokirjastolle tulospalkkiojärjestelmä. Sen mukaan saavutetuista tavoitteista palkitaan kirjastoa ja henkilökuntaa. Eräs mahdollisuus on palkita kirjastoa suhteessa muissa kirjastoissa säästettyihin tilakustannuksiin. 7.2. Asiakaspalaute Varastokirjasto osallistui v. 2010 ensimmäisen kerran Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden hallinnoimaan asiakaspalautekyselyyn. Palvelujen tärkeyttä, niissä onnistumista ja kehittämistarpeita selvitetään systemaattisesti joka toinen vuosi tällä asiakaskirjastoille suunnatulla kyselyllä. Lisäksi toteutetaan palvelukohtaisia kyselyjä ja selvityksiä tarpeen mukaan. Saadun palautteen mukaan asiakaskirjastot ovat erittäin tyytyväisiä Varastokirjaston tarjoamiin palveluihin. Asteikolla 1 4 (1=en lainkaan tyytyväinen, 2=en juurikaan tyytyväinen, 3=tyytyväinen, 4=erittäin tyytyväinen) Varastokirjaston tarjoamat palvelut saivat keskiarvopisteet 3,63. Erityisenä kehittämiskohteena kirjastojen kannalta on aineistonkäsittelyyn kuluva aika, joka kirjastojen kannalta on liian pitkä. Kysely järjestetään joka toinen vuosi ja Varastokirjaston osalta seurataan mm. tuottavuusohjelman vaikutuksia tarjottavien palvelujen laatuun. 7
liite Talous 2009-2015 21.9.2010 Varastokirjasto tot. arvio 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 henkilöstö 873 830 796 778 778 778 743 % 55,0 % 52,4 % 50,7 % 48,6 % 44,2 % 43,8 % 42,4% toimitilat 469 466 475 484 684 696 710 % 29,5 % 29,4 % 30,2 % 30,2 % 38,8 % 39,3 % 40,5 % palvelujen osto 173 196 200 200 200 200 200 % 10,9 % 12,4 % 12,7 % 12,5 % 11,4 % 11,4 % 11,4 % muut menot 73 93 100 140 100 100 100 % 4,6 % 5,9 % 6,4 % 8,7 % 5,7 % 5,6 % 5,7 % kertaerä (hyllyt) 50 Yhteensä 1588 1615 1604 1550 1750 1768 1740 TAE 1587 1615 1604 Muutoksia: Kustannusvaikutus (*1000 euroa) henkilöstö: tuottavuusohjelma 2011 2012-35 2014 2015-35 Toimitilat Hyllyjä Laajennuksen vuokra 2011 50 2013 200,5 2014 218 Skannerit 2012 40 8