Johtokunnan kokous n:o Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Transkriptio

1 Johtokunnan kokous n:o ESITYSLISTA 1 Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 3 Ilmoitusasioita 4 Katsaus taloustilanteeseen 5 Rakenteellisen kehittämisen tilanne 6 Tulosneuvottelut 7 Asiakaspalautteen kerääminen 8 Toiminnan mittariston kehittäminen 9 Muut asiat 10 Kokouksen päätös

2 Kokous n:o 2/2009 klo 9.00 Lista n:o 1 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Varastokirjastoa koskevan asetuksen mukaan johtokunnan kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä on läsnä. Todettaneen kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Jäsen oli poissa, kaikki muut jäsenet olivat läsnä.

3 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 2 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen pidetyn johtokunnan kokouksen pöytäkirja toimitetaan jäsenille ennen kokousta Hyväksyttäneen edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin.

4 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 3 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 3. Ilmoitusasioita Merkittiin tiedoksi työtilanne luetteloinnin osalta. Ongelmia on yhteistietokannan käytössä, mikä heijastuu vähentyneessä luetteloinnissa. Merkittiin tiedoksi johtajan matka Beijingiin, jossa pidettiin IFLAn kokoelmasektion talvikokous ja järjestettiin Kiinan tiedeakatemian kirjaston kanssa työpaja digitaalisen aineiston hankinnasta ja säilytyksestä.

5 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 4 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 4. Katsaus taloustilanteeseen Johtaja esitteli taloustilanteen. Käyttö on suunnitelmien mukaista. Käyttö tähän mennessä on noin 17 %.

6 TOIMINTAMENOMÄÄRÄRAHAN KÄYTÖN SEURANTA V tiedot tilanteesta Käyttö 2008 Budjetti 2009 Käyttö 2009 Käyttö % Ostetut atk-ohjelmistot % Koneet ja laitteet % Kalusteet % Toiminnan kulut, ostot ,50 % mm. arv.vähäiset koneet ja lait. toimistotarvikkeet arkistokansiot sähkö Henkilöstökulut ,81 % palkat, sivukulut Vuokrat ,60 % Palvelujen ostot ,14 % posti atk-tietoliikenne atk:n käyttöpalvelut koulutuspalvelut työterveyspalvelut siivouspalvelut ravitsemispalvelut muut asiantuntijat ja tutk.pal. rahdit Muut kulut ,87 % päivärahat matkustuspalvelut käyttöoikeusmaksut (lisenssit) yhteensä ,97 % Yhteistoiminta valtion virastojen ja elinkeinoelämän kanssa kokoelmakartta ,74 %

7 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 5 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 5. Rakenteellisen kehittämisen tilanne Johtaja esitteli Rake-hankkeen raporttiluonnosta Varastokirjastoa koskevilta osin. kävi aiheesta keskustelua erityisesti Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön kehittämiseksi.

8 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 6 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 6. Tulosneuvottelut Tulosneuvottelut pidetään pe klo alkaen opetusministeriössä, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Kalevala. Neuvotteluun osallistuvat:,,, ja. Osallistuvat tapaavat klo ravintola Rudolfossa.

9 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 7 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 7. Asiakaspalautteen kerääminen Ari Kotonen esitteli asiaa. hyväksyi muutamin kommentein asiakaspalautteen kerääminen asiakirjan (liite). toivoi perustettavaksi wiki-keskustelulistan, johon liitetään kokoelmayhdyshenkilöt yliopisto-, ammattikorkeakoulukirjastoista sekä maakuntakirjastoista ja suurista erikoiskirjastoista.

10 Varastokirjaston asiakaspalaute Vapaamuotoinen palaute Vuodesta 2006 alkaen Varastokirjasto on kerännyt asiakaspalautetta siirtojen ilmoittamiseen käytettävän web-lomakkeen yhteydessä. Lomakkeen päällimmäinen tarkoitus on ollut saada etukäteistietoa tulevista siirroista sekä siirtotarpeista pitemmällä tähtäimellä. Lomakkeen vapaamuotoisen palauteosion yhteydessä kirjastot ovat saaneet esittää kehittämis-, parannus- ym. ehdotuksia. Palaute on analysoitu säännöllisesti ja tarpeen vaatiessa on ryhdytty asian vaatimiin toimenpiteisiin. Ehdotusten tekijöille on vastattu ja kerrottu mihin toimiin on ryhdytty. Kaukopalvelutilausten yhteydessä harvemmin saatava palaute on niinikään käsitelty tapauskohtaisesti. Pääsääntöisesti (n. 95 %) edellä mainitut palautteet ovat olleet kuitenkin kiitosta nopeasta ja sujuvasta kaukopalvelusta. Säännöllinen asiakaskysely Em. toimin kerätty palaute on ollut enemmän tai vähemmän sattumanvaraista. Siksi Varastokirjastossa on valmisteltu liittymistä Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden hallinnoimaan asiakaspalautekyselyyn. Palvelujen tärkeyttä ja niissä onnistumista selvitetään systemaattisesti joka toinen vuosi asiakaskirjastoille suunnatulla kyselyllä. Lisäksi toteutetaan palvelukohtaisia kyselyjä ja selvityksiä tarpeen mukaan. Kyselyn tuloksista saadaan mm. kaukopalvelun laatua kuvaava indikaattori. Kokoelmavastaavien yhdyshenkilöverkosto RaKe-hankkeen osana tehdyn kyselyn yhteydessä kerättiin korkeakoulukirjastojen kokoelmavastaavien yhteystiedot. Korkeakoulukirjastojen lisäksi verkostoon otetaan mukaan kaikki maakuntakirjastot sekä merkittävimmät erikoiskirjastot. Tavoitteena on kirjastojen kokoelmavastaavien ja Varastokirjaston vuorovaikutteisen verkoston luominen. Yhteyttä pidetään säännöllisesti tapaamisilla ja omalla sähköpostilistalla, wikillä tms. Verkoston avulla Varastokirjasto saisi jatkuvaa ja ajantasaista tietoa kirjastojen kokoelmatilanteesta, tulevista siirroista sekä muuta palautetta toiminnan kehittämiseksi. Verkosto voisi olla mukana kansallisen kokoelmapolitiikan kehittämisessä. (Kaukopalvelun yhdyshenkilöverkosto on jo olemassa: Kauk-list.)

11 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 8 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 8. Toiminnan mittariston kehittäminen OPM:n tilinpäätöspalautteessa vuodelta 2007 opetusministeriö esitti, että seuraaviin tulosneuvotteluihin tulee viedä esitys Varastokirjaston toimintaa kuvaavien mittareiden kehittämisestä. Ari Kotonen ja Liisa Björkqvist esittelivät laatimaansa mittaristoluonnosta. hyväksyi liitteen mukaisen mittariston vietäväksi tulosneuvotteluihin.

12 Varastokirjaston indikaattoreiden kehittäminen Nykyinen mittaristo: Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Tuotokset: Hyvää Huonoa vastaanotetun aineiston määrä (hm) tästä voidaan johtaa tilan vapauttaminen muista kirjastoista ei voida itse vaikuttaa, otetaan annettuna käsitellyn aineiston määrä (hm) mittaa omaa tekemistä riippuu osittain siirretyn aineiston määrästä hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä (hylkääminen nopeampaa) valmista (hm) mittaa omaa tekemistä riippuu osittain siirretyn aineiston määrästä ja laadusta hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä luetteloidut tietueet mittaa omaa tekemistä kaikki tietokantatyö ei mukana Toiminnallinen tehokkuus: Taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset ( /hm) käsittelyyn voidaan vaikuttaa, mutta kustannustason nousuun ei hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä ei voida itse vaikuttaa mittaako mitään? aineiston vastaanoton kustannukset VARKille ( /hm) Tuottavuus: käsitelty aineisto (hm/ htv) mittaa omaa tekemistä riippuu osittain siirretyn aineiston määrästä ja laadusta hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä Laatu: käsittelyyn kuluva aika (uusi aineisto, kk) tuotokseen voidaan itse vaikuttaa riippuu siirretyn aineiston määrän vaihtelusta mittaako laatua? tietueiden virhe-% voidaan itse vaikuttaa mittaamisen vaikeus? Kaukopalvelu Tuotokset: Hyvää Huonoa tilausten määrä mittaa tekemisen määrää ei voida itse vaikuttaa e-aineistojen vaikutus? toimitettuja tilauksia mittaa tekemisen määrää ei voida itse vaikuttaa, kaikki toimitetaan mitkä löytyvät -> mitä mittaa? Toiminnallinen tehokkuus:

13 Taloudellisuus: yksikkökustannukset ( ) tilausten määrään ja kustannusten nousuun ei voida vaikuttaa Tuottavuus: tilauksia/htv voidaan osittain vaikuttaa (htv) tilausten määrään ei voida itse vaikuttaa Laatu ja palvelukyky: asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) ei mittaa tyytyväisyyttä mm. rakennemuutoksissa kirjastojen määrä vähenee palvelun nopeus mittaa laatua/palvelukykyä tavoitteen asettaminen oikealle tasolle, onko nyt ylihyvää? Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö henkilöstön määrä, tuottavuusohjelman vaikutus tehdyt henkilötyövuodet koulutustaso vaihtuvuus pientä, vähän vaikutusmahdollisuuksia keski-ikä sukupuolen mukaan ikäjakauma (45 v >) vakinaiset / määräaik. kokoaik / osa-aikaiset tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 2. Työhyvinvointi työtyytyväisyysindeksi säännöllisyys, vertailtavuus pienessä yhteisössä yhdenkin voidaan vaikuttaa vaikutus vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) sairauspoissaolot (työpäivää/htv) voidaan osin vaikuttaa ikääntyminen työterveyskust. / htv Työkunnon ja työtyytyväisyyden voidaan vaikuttaa vaikutuksen mittaamisen vaikeus edistäminen: / htv 3. Osaaminen, aineeton pääoma henkilöstökoulutuskustannukset / htv voidaan vaikuttaa tarvitaanko lisäkoulutusta? koulutus sidottu vain kustannuksiin, ei kerro laadusta tai kohdennuksesta mitään koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) voidaan vaikuttaa tarvitaanko lisäkoulutusta? koulutus sidottu vain aikaan, ei kerro laadusta tai kohdennuksesta henkilöstön arvo täysi abstraktio

14 Ehdotelma uusiksi mittareiksi: Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Tuotokset: Hyvää Huonoa vastaanotetun aineiston määrä (hm) tästä voidaan johtaa tilan vapauttaminen muista kirjastoista ei voida itse vaikuttaa, otetaan annettuna käsitellyn aineiston määrä (hm) mittaa omaa tekemistä riippuu osittain siirretyn monografiat aineiston määrästä jatkuvat julkaisut hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä (hylkääminen nopeampaa) luetteloidut tietueet monografiat jatkuvat julkaisut Toiminnallinen tehokkuus: Taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset ( /hm) mittaa omaa tekemistä kaikki tietokantatyö ei mukana käsittelyyn voidaan vaikuttaa, mutta kustannustason nousuun ei hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä Tuottavuus: käsitelty aineisto (hm/ htv) mittaa omaa tekemistä riippuu osittain siirretyn aineiston määrästä ja laadusta hyvin tarkistettu hitaampaa käsitellä Laatu: UUSI: siirretyn aineiston hylkäysprosentti mittaa ohjeistuksen tehokkuutta ja aineiston laadukkuutta tarkistamatonta tulee ohjeistuksesta huolimatta Kaukopalvelu (Aineiston käyttöön asettaminen) Tuotokset: Hyvää Huonoa tilausten määrä mittaa tekemisen määrää ei voida itse vaikuttaa e-aineistojen vaikutus? Toiminnallinen tehokkuus: Taloudellisuus: yksikkökustannukset ( ) tilausten määrään ja kustannusten nousuun ei voida vaikuttaa Tuottavuus: tilauksia/htv voidaan osittain vaikuttaa (htv) tilausten määrään ei voida itse vaikuttaa Laatu ja palvelukyky: UUSI: säännöllisen asiakastyytyväisyyskyselyn tulos asiakkaat itse ilmaisevat tyytyväisyytensä/ kehittämistoiveensa oikeiden kysymysten löytäminen nollatulos= tiedetään että asiakkaat tyytyväisiä Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö henkilöstön määrä, tuottavuusohjelman vaikutus tehdyt henkilötyövuodet 2. Työhyvinvointi

15 työtyytyväisyysindeksi säännöllisyys, vertailtavuus pienessä yhteisössä yhdenkin voidaan vaikuttaa vaikutus sairauspoissaolot (työpäivää/htv) voidaan osin vaikuttaa ikääntyminen 3. Osaaminen, aineeton pääoma koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) voidaan vaikuttaa tarvitaanko lisäkoulutusta? koulutus sidottu aikaan, ei kerro laadusta tai kohdennuksesta näkyvyys muualla (asiantuntijatehtävät, kouluttaminen ja esitykset oman organisaation ulkopuolella)? Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: tilan vapauttaminen muista kirjastoista.

16 Kokous n:o 2/2009 Lista n:o 9 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 9. Muut asiat Jatkossa johtokunnan kokouksia voidaan pitää videoneuvotteluna, mikäli esityslista sen sallii.

17 Kokous n:o 2/2009 klo Lista n:o 10 Läsnä: Christina Flemming, puheenjohtaja 10. Kokouksen päätös päätti kokouksen klo