VARASTOKIRJASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA Varastokirjasto on opetusministeriön alainen valtakunnallinen kirjasto, joka palvelee maamme tieteellisiä, yleisiä ja muita kirjastoja. Varastokirjaston tehtävä on säädösten (laki 1978/88 ja asetus 94/92 Varastokirjastosta) mukaan vastaanottaa ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. Varastokirjaston toiminta on osa kansallista kokoelmapolitiikkaa. Se tukee muiden kirjastojen kokoelmatyötä ja täydentää kansallista kirjastoverkkoa. Varastokirjasto tehostaa aineiston valtakunnallista saatavuutta osallistumalla aineiston luettelointiin yhteistietokantoihin, tarjoamalla aineistoa käyttöön kaukopalveluna ja kehittämällä muita aineiston saatavuutta tehostavia toimintamuotoja. 1. TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET Kirjastojen toiminta-ajatus tietovarantojen käyttöön asettajana ei ole sisällöltään muuttunut siitä huolimatta, että kirjastojen toimintaympäristössä on tapahtumassa merkittäviä muutoksia. Elektronisen tiedon voimakas lisääntyminen on muuttamassa kirjastojen toimintaedellytyksiä ja kirjastoilta odotetaan entisten palveluiden ylläpitämisen lisäksi uusia palveluita. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin jatkossakin. Varastokirjaston erityinen tehtävä on taata ulkomaisen ja kotimaisen painetun aineiston saatavuus ja parantaa sitä valtakunnallisesti. Aineiston siirtäminen Varastokirjastoon vähentää kokoelmatilojen kasvutarvetta kirjastoissa. Samalla se antaa mahdollisuuden kokoelmatilojen muuttamiseen yleisötiloiksi, mm elektronisen kirjaston tarpeisiin tai esim. oppimiskeskuksiksi. Tilakustannusten vuoksi kirjastojen on tehostettava kiinteistöjensä käyttöä, ja niillä on tarpeita siirtää aineistoa Varastokirjastoon jatkossakin. Siirretyn aineiston määrä vaihtelee kuitenkin vuosittain melkoisesti. Varastokirjaston varastointipalveluiden suurin käyttäjäryhmä on ollut yliopistojen kirjastolaitos. Sen monografia ja kausijulkaisuaineiston kartunta on vähentynyt viime vuosina ja se on nykyisin noin hm, kun kymmenen vuotta sitten kartunta oli noin hm. Siirtotarpeet saattavat siis jatkossa olla pienempiä kuin huippuvuosina. Monilla muilla tieteellisillä kirjastoilla on kokoelmatilaongelmia, joiden ratkaisemiseksi ne tarvitsevat Varastokirjastoa. Ammattikorkeakoulujen kirjastot sekä yleiset kirjastot ovat vakiintuneita varastointi- ja lainauspalveluiden käyttäjiä. Varastokirjastossa kaukopalvelu on kasvanut vuosittain. Saapuneiden tilausten määrä on yli 35 % verrattuna yliopistokirjastoihin tulleisiin tilauksiin. Aineiston käyttöön asettaminen nopeasti, taloudellisesti ja laadukkaasti maamme kaikille kirjastoille on toimintasuunnitelmakauden keskeisimpiä haasteita. Jatkossa kasvu tasaantunee. Varastokirjastohankkeita on viime aikoina käynnistetty eri puolilla maailmaa. Muun muassa Australiassa on perustettu osavaltion varastokirjasto ja Skotlannissa suunnitellaan sellaisen perustamista. Myös painetun aineiston varastointiin liittyviä digitointiin perustuvia hankkeita on käynnissä. Esimerkiksi USA:ssa suunnitellaan automaattista digitointiin perustuvaa etäselailumahdollisuutta varastoidulle aineistolle. Keskustelu painetun aineiston varastoinnista ja saatavuuden takaamisesta on aktiivista monissa maissa. 1

2 2. TOIMINNAN ARVIOINTI Tilan vapauttaminen Varastokirjastoon on toimitettu kirjastoista siirrettyä aineistoa syksystä 1989 alkaen yhteensä noin hyllymetriä. Varastokirjaston toiminta on vakiintunut siten, että vuosittain on otettu vastaan keskimäärin vajaat kuusi hyllykilometriä kirjastoista siirrettyä aineistoa. Kirja- ja kausijulkaisukokoelmiltaan Varastokirjasto on suurin kirjasto Suomessa Helsingin yliopiston kirjaston jälkeen. Aineistoa on siirretty Varastokirjastoon viiden viimeisen vuoden aikana hyllymetreissä seuraavasti: Yht Yliopistokirjastot Yleiset kirjastot Muut kirjastot Yksityishenkilöt Yhteensä Yliopistokirjastoista on vuosittain siirretty keskimäärin 3750 hyllymetriä kirja- ja kausijulkaisuaineistoa. Tehdyt siirrot vastaavat vuositasolla keskimäärin 40 % yliopistojen kirjastojen vuosikartunnasta. Määrä vaihtelee vuosittain. Yliopistojen kirjastoista on tähän mennessä siirretty 12,5 % niiden yhteenlasketuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. Kaikki tiedekorkeakoulujen kirjastot ovat siirtäneet aineistoa Varastokirjastoon. Varastokirjaston varastointipalveluiden suurin yksittäinen käyttäjä on ollut Helsingin yliopiston kirjasto. Sen eri toimipisteet ovat siirtäneet tähän mennessä noin hyllymetriä kirjastoaineistoa Varastokirjastoon. Muut Helsingin yliopiston piirissä toimivat kirjastot ovat lisäksi tähän mennessä siirtäneet noin hyllymetriä. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa hm. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus, 4,33 hm/m2) tämä vie tilaa minimissään neliömetriä. Vuositasolla tilansäästö kirjastoissa on avohyllymitoituksen mukaan laskettuna minimissään noin neliömetriä. Yleisistä kirjastoista on vuosittain siirretty noin 800 hyllymetriä Varastokirjastoon, mikä on suunnitelmien mukaista. Maakuntakirjastoista 95 % ja muista yleisistä kirjastoista 35 % on siirtänyt aineistoaan. Muista kirjastoista aineistoa ovat luovuttaneet mm. Eduskunnan kirjasto, VTT, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjasto, Näkövammaisten kirjasto, Patentti- ja rekisterihallituksen kirjasto sekä 250 muuta tieteellistä ja erikoiskirjastoa. Ammattikorkeakoulujen kirjastoista on aineistoa siirretty hyvin vähän. Aineiston käsittely ja säilyttäminen Aineistotilanne vuoden 2003 lopussa on seuraava: 2

3 AINEISTOTILANNE Valmista lainattavaksi Odottaa käsittelyä hm hm Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Muut 2% 11% Kausijulkaisut 17% Käsittelemättä Monografiat 70% Väitöskirjat 4 % saapuneesta aineistosta Poistettu Aineisto hyllymetreinä 38 % käsitellystä aineistosta Vastaanotettu hm Vastaanotettua aineistoa on käsitelty vuoden 2003 loppuun mennessä hyllymetriä. Aineistosta on käsittelyn yhteydessä poistettu hyllymetriä, eli noin 38 % käsitellystä aineistosta. Varastokirjaston kokoelmissa on aineistoa vuoden 2003 lopussa seuraavan taulukon mukaisesti Aineistotyyppi Hyllymetriä Säilytysyksiköitä Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Mikrokortit Varastokirjastossa luetteloitu ja siten yleiseen käyttöön saatettu aineisto on suurelta osin ollut aiemmin atk-luetteloimatonta. Varastokirjaston kokoelmiin liitettävästä kirja-aineistosta 17 % luetteloitiin ensimmäistä kertaa LINDA-yhteistietokantaan vuonna Varastokirjastossa on aineistoa vuosittain käsitelty ja saatu hyllyyn seuraavasti (hyllymetreinä): Aineistot Yhteensä 1995 Vastaanotettu Käsitelty Poistettu Valmista

4 Kokoelmiin lisätään vuosittain keskimäärin lähes nidettä monografioita ja noin nimekettä kausijulkaisuja, mikä vastaa noin säilytysyksikköä. Varastokirjaston kokoelmat ovat kasvaneet viime vuosina noin hyllymetriä vuodessa ja ovat nyt hyllymetriä. Kaukopalvelu Vuoden 2003 lopulla Varastokirjaston kaukopalvelulla on asiakasrekisterissä kirjastoa tai muuta asiakasta. Kotimaisista kirjastoista kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikkien yliopistojen 111 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaita, yhteensä 499 toimipisteessä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä tai yrityskirjastoja on 381. Lähes kaikki ammattikorkeakoulujen kirjastot ja niissä 180 toimipistettä käyttävät Varastokirjaston kaukopalvelua. Pohjoismaisia asiakaskirjastoja on 180 ja muita ulkomaisia 65. Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: Lainaus Jäljenteet Digitaalinen ei toim Yhteensä Varastokirjaston kaukopalvelu on kasvanut koko toiminnan ajan. Kiivaimmillaan kasvu on ollut vuositasolla peräti 60 %. Varastokirjaston kaukopalvelun volyymi on jatkuvasti kasvanut suhteessa yliopistokirjastojen antamaan kaukopalveluun. Vuonna 2002 se vastasi määrältään noin 45 %:a yliopistokirjastojen kaukopalvelusta. Varastokirjasto on vuodesta 1996 ollut Suomen suurin kaukopalvelukeskus. Vaikka tilausten määrä jatkaa kasvuaan, on Varastokirjasto pystynyt toimittamaan tehokkaasti ja laadukkaasti tilatut aineistot asiakaskirjastoille. Toimitusprosentti on vuonna 2003 noin 98 %, ja se on pysynyt samansuuruisena useita vuosia. Pääosa toimittamattomista tilauksista kohdistuu sellaisiin aineistoihin, jota ei ole kirjaston kokoelmissa. Näitä ovat mm luetteloimattomaan väitöskirja-aineistoon kohdistuvat tilaukset sekä pohjoismaisen kausijulkaisuyhteisluettelon NOSPin perusteella lähetetyt tilaukset. Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että aineisto on pääosin toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut. Lainojen osuus Varastokirjaston kaukopalvelusta on 75 % (vuonna %). Jäljenteiden osuus on 26 %:ia, josta digitaalisessa muodossa toimitettiin lähes kaikki. Aineistoa lähetetään digitaalisesti pääosin Portable Document Format-muodossa (PDF), jolloin asiakas saa dokumentin avattua Adoben Acrobat-Readerilla. Aineistoa on toimitettu myös Arielohjelmalla. Vuonna 2003 toimitettiin digitaalisesti dokumenttia. 4

5 Muu toiminta Digitointi Vuonna 2002 avattiin Jyväskylän yliopiston kirjaston ja Helsingin yliopiston kirjaston Mikrokuvaus- ja konservointilaitoksen kanssa suunniteltu Kontentti-hanke. Se antaa mahdollisuuden selailla kansallisesti arvokkaiden julkaisujen sisällysluetteloita ja tilata artikkelikopioita. Hanke toteutettiin lopulta ilmaisohjelmilla ja hankkeen kokemukset ovat hyviä jatkoa ajatellen. Varastokirjasto on osallistunut vuodesta 2004 alkaen Kansalliskirjaston koordinoimaan kansalliseen digitointihankkeeseen. Vuonna 2004 osallistuminen on lähinnä rahoittamista ja mahdollisesti osallistumista koulutukseen. Vuonna 2005 hankkeeseen mahdollisesti kuuluu temaattisia kokonaisuuksia, joiden toteuttamiseen Varastokirjasto saattaa osallistua. Clearing house - toiminta Varastokirjasto-asetuksen antaman mahdollisuuden mukaisesti kokoelmissa olevia kaksoiskappaleita on välitetty sekä kotimaisille kirjastoille että ulkomaille. Vuoden 2002 aikana painopisteenä oli edelleen Karjalan Tasavallan kirjastojen avustaminen. Myös Viron varastokirjastolle on toimitettu aineistoa jaettavaksi muille kirjastoille. Toimintaa on rahoittanut opetusministeriön sukukansojen tukiohjelma. Aineistonvälitystoimintaa ylläpidetään toimintasuunnitelmakaudella kirjastojen tarpeiden mukaisesti. Voimavarat Kirjastossa oli vuonna vakinaista virkaa. Lisäksi määräaikaisia virkasuhteita on ollut 1,8 henkilötyövuoden verran. Varastokirjaston määrärahojen käyttö on rakentunut vuosina toimintamenomomentilla seuraavasti eriteltynä palkkauskuluihin, toimitilakustannuksiin, hankkeisiin ja muihin kuluihin; euroina. Kulut 2001 (tilinpäätös) 2002 (tilinpäätös) 2003 (tilinpäätös) palkkauskulut tilakustannukset käyttöomaisuus palvelut ostot muut kulut yhteensä talousarvio Varastokirjaston käytössä on Kuopion Kirjatalo Oy:n kiinteistössä m2 tila. Kirjaston kokoelmatiloihin on pystytetty metriä hyllyjä. 5

6 3. TOIMINTALINJAT SUUNNITELMAKAUDELLA Tilan vapauttaminen aineistoa vastaanottamalla, säilytys ja käyttöön asettaminen ovat kirjaston päätehtävät. Varastokirjasto osallistuu omalta osaltaan kansallisen kokoelmapolitiikan toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä kaukopalvelujärjestelmän toiminnan tehostamiseen. Samalla osallistutaan toimiin, joilla parannetaan aineiston saavutettavuutta ja saatavuutta. Tilan vapauttaminen Varastokirjaston toiminta tähtää kokoelmatilojen rakentamistarpeen vähentämiseen erityisesti yliopistojen kirjastoissa. Varastokirjastolla on toimintasuunnitelmakaudella edellytykset ottaa vastaan kaikki kirjastojen siirtämä aineisto. Yliopistokirjastojen kartunta on viime vuosina vähentynyt. Samalla kirjastojen on täytynyt osoittaa tilojansa uusiin palveluihin. Kirjastojen siirtotarpeet pysynevät ennallaan siitä huolimatta, että perussiirrot on useimmiten jo tehty. Saapuvan aineiston määrä odotetaan säilyvän ennallaan tai se vähenee hieman. Yliopistokirjastojen siirrot ovat keskimäärin 3,5 hyllykilometriä vuodessa. Avohyllytiloina tämä veisi kirjastoissa noin 600 neliömetriä. Muiden tieteellisten ja erikoiskirjastojen siirtotarpeet saattavat hieman vähetä. Yleisten kirjastojen siirtotarpeet säilyvät ennallaan. Varastokirjastoon tulee jatkossa entistä uudempaa aineistoa, koska useimpien kirjastojen perussiirtotarpeet on toteutettu. Samoin kotimaisen aineiston osuus on kasvussa. Varastokirjasto seuraa kirjastojen varastointitarpeita kaikkien aineistojen suhteen. Tähän mennessä on otettu vastaan ja käsitelty kirja- tai kausijulkaisuaineiston lisäksi musiikkiaineistoa ja pienessä määrin mikrokortteja. Aineiston käsittely ja säilyttäminen Varastokirjasto parantaa kirjastoon siirrettävän aineiston saatavuutta luetteloimalla aineiston yhteistietokantoihin, asettamalla sen kirjastojen käyttöön kaukopalveluna ja parantamalla aineiston saavutettavuutta ja löydettävyyttä digitaalisin keinoin. Aineiston käsittelymäärät pysynevät ennallaan. Kaksoiskappaleiden määrää pyritään vähentämään ohjaamalla kirjastoja poistamaan jo Varastokirjaston kokoelmissa olevaa aineistoa paikallisesti. Aineisto luetteloidaan Varastokirjaston omaan tietokantaan, josta se siirtyy yliopistokirjastojen yhteistietokantoihin (LINDA ja VIOLA). Luettelointi toteutetaan korkealaatuisena: ensi kertaa rekisteröitävä aineisto luetteloidaan minimitasolla mahdollisimman virheettömänä ja yhteisluetteloista kopioiduista tietueista korjataan virheet. Bibliografisia tietoja kopioidaan jatkossa entistä enemmän kansainvälisistä tietokannoista. Luetteloinnin tehokkuuden lisääntymisen edellytyksenä ovat nopeat ja luotettavat verkkoyhteydet. Luetteloinnin kehittämisen edellytyksenä on myös osallistuminen kansalliseen kehittämistoimintaan. Varastokirjastossa seurataan erityyppisen aineiston luetteloinnin kehittymistä. Luetteloinnin kehittämisen edellytyksenä ovat myös riittävät henkilöresurssit. 6

7 Kaukopalvelu Lähivuosina Varastokirjaston kaukopalvelu jatkaa kasvamistaan. Kaukopalvelun asiakkaina ovat maamme kirjastot. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen Voyager-hanke tukee asiakastoimista tilaamista. Universal Borrowingin laajamittainen käyttö lisää kaukopalvelutilauksia voimakkaasti. Kaukopalvelun ajantasaisuuden ylläpitäminen edellyttää henkilöresurssien lisäämistä. Varastokirjastoon kertynyt aineisto on suurimmalta osin ulkomaista tieteellistä aineistoa. Sen kansallinen saatavilla olo onkin kirjaston yksi perustehtävistä. Samalla kuitenkin kaukopalvelusta noin puolet on ollut kotimaista aineistoa. Varastokirjastolla on jatkossa merkittävä asema myös kotimaisen aineiston välittäjänä. Kotimaisen aineiston osuus kokoelmista kasvaa toimintasuunnitelmakaudella. Kaukopalvelu on jatkossakin nopea ja ajantasainen. Sen palvelutasoa kehitetään mm. siten, että kaukopalvelun aukioloajat sovitetaan kirjastojen tarpeita vastaaviksi. Digitaalista aineistonvälitystä kehitetään ottaen huomioon tekijänoikeussäädökset. Muun kuin painetun aineiston välitystekniikan kehitystä seurataan. Tavoitteena on myös entistä taloudellisempi kaukopalvelu. Se tarkoittaa mm. henkilöstöresurssien parempaa käyttöä, kaukopalvelun toimenkuvien ja työtehtävien kehittämistä ja postikulujen vähentämistä. Muu toiminta ja kehittäminen Varastokirjasto jatkaa toimialansa kehittämistä kansallisesti ja kansainvälisesti. Varastokirjasto tukee maamme kirjastojen kokoelmien yhteiskäyttöä osallistumalla kokoelmapolitiikan ja kaukopalvelun kehittämiseen. Kokoelmapoliittisia syysseminaareja jatketaan. Varastokirjasto osallistuu erilaisiin kaukopalvelun kehittämishankkeisiin ja mm vastaa kirjastojen yhteisportaalin (kirjastot.fi) kaukopalveluosiosta. Toimintasuunnitelmakauden alkupuolella toteutetaan Varastokirjaston kansainvälinen arviointi. Siinä Varastokirjaston toimintaa, tavoitteita ja rahoitusta arvioidaan osana koko kirjastojärjestelmää ja erityisesti osana yliopistokirjastoverkostoa. Vuosina 2005 ja 2006 osallistutaan Kansalliskirjaston koordinoimaan kansalliseen digitointihankkeeseen. Toimintamuotoina ovat mm toiminnan rahoittaminen, osallistuminen koulutukseen sekä ohjausryhmän työhön. Kansainvälisesti osallistutaan varastokirjastojen yhteishankkeisiin. IFLAssa jatketaan toimimista kokoelmasektiossa. Voimavarat ja kustannukset Kirjastojen siirtotarpeiden arvioidaan pysyvän nykyisellä tasolla tai hieman laskevan. Aineiston varastointi ja järjestäminen edellyttävät hyllyhankintoja toimintasuunnitelmakauden lopulla. Aineiston käsittely saataneen pysymään vakaina nykyisellä perusvoimavaratasolla. Seuraavassa taulukossa arvioidaan aineiston vastaanottoa ja käsittelyä toimintasuunnitelmakaudella. Taustaksi muutaman edellisen vuoden tiedot. Lisäksi arvio henkilötyövuositarpeesta. 7

8 ,6 13,8 14, Saapuva aineisto käsitellään tulossopimuksen mukaisesti puolen vuoden kuluessa saapumisesta. Kaukopalvelussa on tarpeita lisätä henkilöstöä. Jo nykyisellä tasollaan monia kaukopalvelun vakinaisluonteisia tehtäviä joudutaan hoitamaan tilapäisellä työvoimalla. Kaukopalvelu kasvaa jatkossakin, ja se luo tarpeita lisävoimavarojen saamiseksi. Saapuvan aineiston määrä (hyllymetriä) Aineiston käsittely (hyllymetriä) Henkilötyövuosia Kaukopalvelutilaukset; arvio henkilötyövuositarpeesta Saapuvat tilaukset Vakinainen henkilöstö 3,5 3,9 4,0 4, Tilapäinen henkilöstö 1,1 1,2 1,1 1,5 1,0 1,2 1,4 1,4 Henkilötyövuositarve 4,6 5,1 5,1 5,5 6,0 6,2 6,4 6,4 Vakinaisella henkilöstöllä tarkoitetaan kaukopalvelussa tai muualla kirjastossa olevia virkamiehiä, jotka hoitavat kaukopalveluun liittyviä tehtäviä. Tilapäinen henkilöstö tarkoittaa niiden kiireapulaisten, siviilipalvelusmiesten ja työllistettyjen työpanosta, joka on ollut välttämätöntä kaukopalvelun pysyvien tehtävien hoitamiseksi. Kaukopalvelun kasvu on hidastunut, mutta sen kasvulla on vaikutus henkilötyövuositarpeeseen. Toimintasuunnitelmakaudella hankitaan lisää hyllyjä joko vuonna 2008 tai Kustannuksia noin hyllymetrin hankkimisesta on euroa. Toiminnan ja tehtävien muutosten vaikutusta henkilöstörakenteeseen seurataan. Koulutusta lisätään henkilöstön ammattitaidon parantamiseksi ja tehtävien muutoksiin sopeuttamiseksi. Varastokirjasto jatkaa työyhteisönsä kehittämistä tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja tyytyväisyys.. Varastokirjaston johtokunta esittää vuodelle 2005 toimintamenoihin vuoden 2004 tasoista määrärahaa lisättynä yleisen kustannustason nousua vastaavalla summalla (30 000). Yhteensä määrärahaa esitetään euroa. 8

9 4. KESKEISET KEHITTÄMISKOHTEET 1. Kokoelmapolitiikan ja - yhteistyön kehittäminen Toimintasuunnitelmakaudella osallistutaan edelleen kansallisen kokoelmayhteistyön kehittämiseen osana yliopistokirjastojen strategiaa. Kauden aikana selvitetään Varastokirjaston palveluiden tarvetta ja niiden kehittämismahdollisuuksia erityisesti painetun aineiston varastointikeskuksena. Myös muita kirjastojen varastointi- ja kokoelmayhteistyötarpeita seurataan. 2. Käytännön varastoinnin kehittäminen Varastointia kehitetään aineiston saatavuuden parantamiseksi ja nopeuttamiseksi. Toimintasuunnitelmakauden lopulla hankitaan uusia hyllyjä, joihin pystytään sijoittamaan noin metriä aineistoa. Varastoinnin tasoa pyritään nostamaan aineiston säilyvyyden parantamiseksi. 3. Arviointi Toimintasuunnitelmakauden alkupuolella toteutetaan Varastokirjaston kansainvälinen arviointi. Arvioinnissa analysoidaan nykyistä toimintaa, tavoitteita ja rahoitusta osana koko kirjastojärjestelmää ja erityisesti osana yliopistokirjastoverkostoa. 9