VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2015

Transkriptio

1 VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2015 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan Aineiston vastaanotto Aineiston käsittely Aineiston käyttö Henkilöstö Kehittämishankkeet Kansainvälinen konferenssi Vaikuttavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston vastaanotto Aineiston käsittely Aineiston käyttö Aineiston välittämisen kehittäminen Asiakaspalaute Toiminnallinen tehokkuus Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne b. talousarvion toteutuminen c. tuotto- ja kululaskelma Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Allekirjoitussivu - Indikaattorit

2 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2015 oli nelivuotisen tuloskauden kolmas vuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: 1 - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen 1.1 Aineiston vastaanotto Aineistoa otettiin vastaan hyllymetriä. Yksi vuoden 2015 tavoitteita oli saada saapuvan aineiston määrä vähenemään siten, että kaikki vuoden aikana tullut aineisto pystytään käsittelemään määräajassa. Tässä onnistuttiinkin osin jo edellisenä vuonna sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Kirjastojen kanssa jatkettiin yhteistyötä kokoelmapolitiikan kehittämiseksi. Kokoelmayhdyshenkilöverkosto laati uudet täsmennetyt ohjeet aineiston lähetyksille. Aiemmin kehitetty palvelusopimusjärjestelmä määritteli aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Kuten muutamana viime vuotena tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Nyt onnistuttiin erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittämisessä. Aineistoa tuli edelleen huomattavasti vähemmän kuin edellisinä vuosina. Lähetyksiä tuli eniten yliopistokirjastoista, joista lähes kaikki lähettivät aineistoa. Muiden sektoreiden lähetykset säilyivät ennallaan. 1.2 Aineiston käsittely Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin hm aineistoa. Määrät ovat suuria verrattuna vuotuiseen keskiarvoon, joka on käsittelyn osalta noin hyllymetriä. Käsittelymääriä selittävät yhtäältä loppujen rästien käsittely (rästit ovat ennen vuotta 2013 vastaanotettu aineisto). Näitä käsiteltiin hyllymetriä. Rästit saatiin purettua vuoden aikana. Samalla luettelointia tehostettiin. Luetteloituja tietueita oli , mikä on eniten koko Varastokirjaston toiminnan aikana. Vuoden aikana jatkettiin yhteistyötä pilottikirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tätä tehtiin siten, että aineistoa lähettävät kirjastot siirsivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan Vaari-tietokannasta aineistoa tarkistaessaan. Tämä nopeutti ja yksinkertaisti aineiston käsittelyä Varastokirjastossa, jossa siirretylle aineistolle annettiin sijaintitietueet. Aineiston käsittelyn tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Tässä onnistuttiin, vaikka aineistoa tuli paljon. Suuri osa saapuneesta aineistosta oli kausijulkaisuja, joiden käsittely on nopeaa. Monografioita tuli vuoden aikana täsmennettyjen aineiston siirtoihin liittyvien ohjeiden ja käytäntöjen ansiosta määrä, joka pystyttiin käsittelemään suunnilleen aikataulussa.

3 1.3 Aineiston käyttö Kuluvan vuoden aikana oli yhteensä toimitettua tilaustapahtumaa eli lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytöntaloudellisuus (euroa/tilaus) pysyi ennallaan. Tuottavuus (tapahtumia/htv) puolestaan nousi. 1.4 Henkilöstö Kirjaston työprosesseja kehitettiin vuoden aikana. Tämän johdosta normaaliaineiston käsittely toimi entistä sujuvammin, rästien purkaminen saatiin loppuun, eikä uusia rästejä kertynyt. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä.tarkoituksena oli uusia tehtävien vaativuuden arviointia henkilöstöryhmittäiseksi. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan mm. VES-ratkaisujen yhteydessä. Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi nousi edellisestä vuodesta ollen nyt 3,51.Sairauspoissaolojen määrä oli 8,27 päivää/htv, mikä oli tavoitteena. Sairauspoissaolojen suhteellinen määrä tippui merkittävästi vuoteen 2014 verrattuna, jolloin poissaoloja oli 15,8 päivää/htv. 1.5 Kehittämishankkeet Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite oli parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Hankkeessa onnistuttiin kehittämään metadatan siirtoa nykyisten Voyager ja Melinda -järjestelmien avulla. Tätä jatketaan jo mukana olevien kirjastojen kanssa. Jatkossa hankkeeseen liittyy muitakin kirjastoja. Varastokirjaston aineistoluettelo oli monen kirjaston Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnassa. Tämä vaikutti tilausten määrän nousuun. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. Uudet tilat saatiin käyttöön vuoden 2014 syyskuussa yli puoli vuotta suunniteltua myöhemmin. Vuonna 2015 uudet tilat olivat tuotantokäytössä. Uuden hyllyratkaisun ansiosta tilan käyttö tehostui, ja hyllytilaa saatiin noin kaksinkertainen määrä neliölle vanhaan ratkaisuun verrattuna. 1.6 Kansainvälinen konferenssi Toukokuussa järjestettiin kansainvälinen konferenssi juhlistamaan Varastokirjaston 25-vuotista toimintaa. Konferenssin teema oli Aligning commercial and public document repositories to facilitate free and sustainable information. Osallistujia oli 57 neljästätoista maasta. Esitykset tullaan julkaisemaan Library Management lehdessä. 2

4 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että Varastokirjastoon siirretty tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2015 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa hyllymetriä. Erityisesti yliopistokirjastoissa, mutta myös muissa kirjastoissa on pystytty vähentämään kokoelmatiloja. Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen hyllymetriä. Monografioita on lähes 1,8 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli nimekettä. Aineiston käyttö nousi hieman ja oli yli Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Käytön kasvun takana on se, että Varastokirjastossa oleva aineisto on entistä helpommin löydettävissä mm. KDK:n Finna-käyttöliittymän kautta. 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon hyllymetriä. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin hyllymetriä aineistoa. Vuoden aikana järjestettiin kokoelmayhdyshenkilötapaaminen, jossa yhdessä kirjastojen edustajien kanssa pohdittiin Varastokirjaston kokoelmapolitiikan uudistamista. Tapaamisessa perustettu kokoelmapoliittinen työryhmä laati tarkennetut ohjeet lähettäville kirjastoille. Aineistosiirtojen palvelusopimus oli voimassa 71 kirjaston kanssa. Mukana olivat kaikki yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli yli 80 % kaikesta siirretystä aineistosta. 3

5 Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2015 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): % Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot , AMK-kirjastot , Erikoiskirjastot ,2 * Yleiset kirjastot , Muut ,1 440 Yhteensä Mono- Kausijulkaisut grafiat Muu Yhteensä Yliopistojen kirjastot AMK-kirjastot Erikoiskirjastot Yleiset kirjastot Vaihdot Yksityiset Yhteensä Kausijulkaisuja tuli runsaasti jo kolmatta vuotta peräkkäin erityisesti yliopisto- ja erikoiskirjastoista. Monografioita siirrettiin tavanomainen määrä. Kausijulkaisuja siirrettiin hieman vuotuista keskiarvoa vähemmän (ka. monografiat ja kausijulkaisut hm). Suurimmat siirrot vuonna 2015 tulivat seuraavilta kirjastoilta: - Aalto-yliopiston kirjasto 968 hm - Oulun yliopiston kirjasto 605 hm - Helsingin yliopiston kirjasto 428 hm - Turun yliopiston kirjasto 365 hm - Jyväskylän yliopiston kirjasto 210 hm Vuonna 2015 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 130 kirjastoa tai tietopalvelua (v. 2014: 143). Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 23, ammattikorkeakouluissa toimivia 15, erikoiskirjastoja 51 ja yleisiä kirjastoja 41. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista noin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 62 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. 4

6 2.1.2 Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) Kokoelmiin otettu (hm) Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiajulkaisut otettu Kausi- Kokoelmiin Väitösk. Yhteensä Yhteensä koko toiminnan aikana % käsittelystä 40 56,5 3, ,5 Monografioita käsiteltiin hieman vähemmän kuin vuonna 2014, kuitenkin huomattavasti enemmän kuin keskimäärin. Siirtomäärärahojen ansiosta monografialuetteloijia ja muita aineiston käsittelijöitä oli mahdollista työllistää, ja se näkyy tuloksissa: vuoden aikana aineistoa on käsitelty yhteensä lähes hm, kun keskimääräinen käsittely on noin hm. Siirtomäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli hm rästiaineistoa. Aineistoa käsiteltiin lähes kaksi kertaa enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto hm Monografiajulkaisut Kausi- Väitös- Musiikki- Yhteensä kirjat aineisto Vast.otettu Valmista Ei otettu kokoelmiin Odottaa käsittelyä Lähetyksistä poistettiin seuraavan taulukon mukaisesti: 5 hm Monografiat Kausijulkaisut Muut 0 Yhteensä Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36 %.

7 Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat Jatkuvat julkaisut Tietueita Tietueet yht Vuonna 2015 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan Näistä perinteiseen tapaan luetteloituja monografiatietueita oli Ns. LowTag menetelmää käyttäen luetteloitiin monografiatietuetta. LowTag tarkoittaa, että aineistoa lähettävä kirjasto merkitsee aineiston omistajuuden Varastokirjaston tietokantaan. Monografianiteitä oli vuoden 2015 lopussa Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 3401 nimekettä. Kausijulkaisuja oli vuoden lopussa nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä hyllymetriä (noin nidettä) hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli säilytysyksikköä.käsittelyä odottaa154 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2015 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 4 % oli primääriluetteloituja ja 96 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä pysyi vuoden 2014 tasolla. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 23 % oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Tämä lisää Varastokirjaston kokoelmien näkyvyyttä ja löytyvyyttä. Rästit Rästit ovat aineistoa, joita oli kertynyt vuosina odottamaan käsittelyä. Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti vuonna 2015: Monografiat (hm) % Kausijulkaisut (hm) Hyllyyn Roskiin Yhteensä % Kaikki rästit (ennen vuotta 2013 tulleet) saatiin vuoden aikana käsitellyksi, mikä oli tavoitteena. 6

8 2.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: Lainaus Pdf-kopiot Virheelliset tilaukset Yhteensä Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on noussut, ja kasvu vuodesta 2014 oli 9,4 %. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä väheni hieman. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Lainoista 66 % meni asiakkaille yleisten kirjastojen kautta. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 17 %. Jäljenteistä 84 % toimitettiin yliopisto- ja erikoiskirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2015 lopussa kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 658 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista kaikille avoimista kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui Voyagerohjelmiston Universal Borrowing moduulin (UB) ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka ansiosta minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi jättää tilauksen Varastokirjaston tietokantaan oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti moni ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. Moni yliopisto- ja tutkimuskirjasto salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan joko oman tietokantansa tai Finnan kautta. Näitä tilauksia toimitettiin 4 895, mikä on 32 % kaikista artikkelikopioista Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. Saatua palautetta hyödynnetään mm. ohjeistuksen täsmentämisessä. 7

9 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2015 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat euroa (momentit ja ). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty Kustannukset Euroa / hm Tähän sisältyvät tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat euroa. Yksikkökustannus oli 6,8 euroa/hyllymetri Aineiston käyttö Vuonna 2015 aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tapahtumia Kustannukset Euroa/tapahtuma 4,84 4,52 4, Toiminnan tuottavuus Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 16,46 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 484 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) HTV 16,74 18,23 16,46 Käsitelty aineisto (hm/htv) Vuoden 2013 luvuissa on mukana rästiprojekti 3,20 htv. Vuonna 2014 rästiprojektin htv-määrä oli 4,68. Vuoden 2015 aikana rästien purkuun käytettiin 4,96 henkilötyövuotta. 8

10 Tuottavuuden poikkeuksellisen suuri nousu vuonna 2014 johtuu siitä, että uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti arvioitua tarpeetonta aineistoa poistettiin aikaisempia vuosia enemmän. Vuonna 2015 poistoja oli vähemmän. Kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä lisää tuottavuutta. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita HTV 16,74 18,23 16,46 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) Tuottavuus nousi huomattavasti. Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli korkea normaalitilanteeseen verrattuna, ja nousi edellisestä vuodesta. Tämä johtuu siitä, että kahden viime vuoden aikana rästien käsittelyn lisäksi on tehostettu myös luettelointiprosesseja Aineiston käyttö Tilaustapahtumia oli Henkilötyövuosia käytettiin 5,68.Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden Alla vertailutiedot: Tilauksia HTV 5,45 5,42 5,68 Tilauksia / htv Tuottavuus nousi edellisvuoteen verrattuna. Töitä organisoitiin paremmin vastaamaan mm. ruuhkahuippujen tasoittamisessa. Aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli oman henkilökunnan lisäksi myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, joten niitä on analysoitu vaikuttavuusosiossa Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2015 vastaanotettu aineisto käsiteltiin pääosin alle kuudessa kuukaudessa sekä monografioiden että kausijulkaisujen osalta. Varastokirjasto tukee kirjastoja kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Kaikkien paljon aineistoa lähettävien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on myös luotu Webropol -ohjelman avulla työkalu, joka ohjaa 9

11 kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Varastokirjasto uudisti kokoelmapolitiikkaansa ja toimintatapojaan. Parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä monografialähetysten määrä laski. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta. Aineiston käsittelyä tehostaa myös se, että aineistoa lähettävät kirjastot itse siirtävät metadatan Varastokirjaston tietokantaan Aineiston käyttö Vuoden 2015 lopussa rekisterissä oli yhteensä kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Aktiivisia lainaajia oli 658 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä on lähes kaikki Suomen kirjastot. Pohjoismaisia asiakkaita oli 342. Muita ulkomaisia asiakkaita oli Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Tavoitteena oli ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehdittiin. Ongelmia oli kuitenkin edelleen esimiestyössä, mikä vaikeutti suunnitelmallista ja pitkäjänteistä toimintaa. Tähän liittyvät ongelmat on vuoden aikana ratkaistu. Työkuntoa ja työtyytyväisyyttä edistettiin järjestämällä muun muassa henkilöstön virkistystoimintaa. Omaehtoista liikuntaa tuettiin kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,53 3,39 3,51 13,3 15,8 8, Työtyytyväisyysindeksi nousi. Muun muassa seuraavien osioiden tunnusluvut nousivat: johtaminen, työn sisältö ja vaikuttamismahdollisuudet, työyhteisön toimintakulttuuri. Kehitettävää oli palkkauksessa sekä vuorovaikutuksessa ja viestinnässä. Sairauspoissaolojen määrä laski. Vuonna 2015 sairauspoissaoloja oli 8,3 päivää/htv, kun vuonna 2014 se oli vielä 15,8 päivää/htv. Työterveyskustannukset nousivat tavanomaiselle tasolle. Työterveyshuollon kustannusten painotus siirtyi ennaltaehkäisevän työterveyshuollon puolelle. 10

12 Seuraavassa muutama osaamisen kehittämiseen liittyviä tunnuslukuja: Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) ,4 2,1 3,2 Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Edelliseen vuoteen verrattuna koulutuskulut nousivat hieman vuonna Kuluneena vuonna koulutusten määrää lisäsi erityisesti Kiekun käyttöönotto. Lisäksi käyttöönotettiin uusi versio Valtiolle.fi rekrytointiohjelmasta. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. 11 Henkilötyövuodet 18,99 19,99 22,13 Kustannukset ( ) /htv Vuoden 2015 luvussa mukana toimintameno- ja siirtomäärärahamomentilta maksettu henkilöstö. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 19 vakinaista ja 6 määräaikaista virkamiestä. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin laskennallisesti 9,60 henkilötyövuotta. Aineiston käytössä oli 4,74 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin, kuten atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 1,92 henkilötyövuotta. Vakinaisen henkilöstön osalta yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 16,26 henkilötyövuotta. Määräaikaisten virkamiesten työpanos jakautui seuraavasti: - Aineiston vastaanotto, luettelointi ja aineiston käsittely 4,96 henkilötyövuotta. - Toimiston hallintosihteerin viransijaisuus 0,92 henkilötyövuotta. Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 22,13. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv -osuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 50,3 53,4 56,6 Naiset 46,1 41,2 42,3 seniori-ikäisiä* (%) * Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.

13 Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toimintaja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) saakka johtava informaatikko Tuula Snicker (Savonia ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) alkaen kirjastonjohtaja Riitta-Liisa Karjalainen (Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjasto, Kajaani) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja sekä toimistopäällikkö. Johtokunta kokoontui neljä kertaa. Johtokunnan työvaliokunta kokoontui 3 kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2014 oli euroa. Käytettävänä oli yhteensä euroa. Varastokirjaston kulut momentilla olivat euroa. Siirtomäärärahoja (momentti ) vuodelta 2014 käytettiin kokonaisuudessaan eli euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat euroa. Tuloja kertyi yhteensä 3 657,93 euroa. Vuodelta 2014 siirtyneitä määrärahoja käytettiin sovitun mukaisesti rästien purun henkilöstökuluihin euroa sekä vuokrakuluihin euroa. Lisäksi momentin siirtomäärärahoja käytettiin toukokuussa pidetyn 25th Anniversary Conference of The National Repository Library of Finland konferenssin järjestelyihin yhteensä euroa. Määrärahoja vuodelle 2016 siirtyi euroa. 12

14 c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden v kokonaiskustannukset euroa (momentit ja ) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,1 % Henkilöstökustannukset ,1% Vuokrat* ,8% Palvelujen ostot ,1 % Muut kulut (matkat ym.) ,2 % Yhteensä ,4 % *Vuoden 2015 vuokrat sisältävät vuodelta 2014 myöhässä maksuun tulleita vuokrakuluja euroa sekä uuden tilan vuokrat. d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelman mukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, jotka johtivat irtisanomiseen. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: 13 - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku ovat asianmukaisia - Seuranta on asianmukaista