11. Vientitoimintopalvelu 11.1. Service Information Palvelun nimi: Vientitoimintopalvelu Palvelun versio: 1.0 Implements Service Identifier 11.2 Keskeiset käsitteet 11.2.1 Vientitoiminnon tarkoitus MoReq2010 :n vientitoiminto on toimenpide, jolla MYJ:ssä entiteetit voidaan kuvailla riittävällä tarkkuudella yleisessä XML-muodossa. Metatietoarvojen, tapahtumahistorioiden, pääsyoikeuksien ja sisällön siirto on toteutettava määritelmän mukaisesti siten, että ne voidaan siirtää ja säilyttää toisessa MYJ:ssä. Vientitoimintoa täydentävä toiminto on tuontitoiminto. Tuontitoiminnon tarkoitus on käyttää toisesta MYJ:stä tuotua XML-muodossa olevaa dataa ja luoda sen avulla uusia entiteettejä toisessa MYJ:ssä siten, että niitä voidaan käyttää ja hallita samalla tavalla kuin aiemminkin. Ideaalitapauksessa sekä vienti- että tuontitoiminnon pitäisi olla häviötön toimenpide: entiteetin ei pitäisi menettää niissä mitään sisällöstään, merkityksestään tai kontekstistaan. Kyky entiteettien siirtämiseen yhdestä MYJ:stä toiseen, ilman toiminnallisen kontekstin häviämistä, tarkoittaa MoReq2010 :ssä yhteensopivuuden saavuttamista. Seuraavassa on joitakin yleisiä syitä entiteettien vientitoiminnolle MoReq yhteensopivasta asiakirjajärjestelmästä: Siirto jossa entiteetit siirretään toisen järjestelmän, organisaation tai arkiston hoidettavaksi. Siirto suoritetaan useimmiten hävittämissuunnitelman perusteella osana hävittämisprosessia. Ks. 8. Säilytysaikasuunnitelmapalvelu. Migraatio jossa entiteetit siirretään yhdestä MYJ:stä toiseen. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi korvaamalla, päivittämällä tai poistamalla käytöstä alkuperäinen järjestelmä. Toissijainen palvelin jossa entiteetit säännöllisesti kopioidaan yhdelle tai useammalle ja mahdollisesti vain lukuoikeudet omaavalle järjestelmälle. Jos toissijainen järjestelmä päivitetään jatkuvasti tällä tavalla, niin silloin vain muuttuneet tiedot tarvitsee siirtää. Replikointi siten, että luodaan kopio MYJ:n sisällöstä helposti käytettävässä ja ymmärrettävässä muodossa, joka voidaan siirtää muihin yhteensopiviin tietojärjestelmiin. Huomaa, että MoReq2010 :n vientitoimintopalvelua ei ole tarkoitettu, eikä sitä ole optimoitu, tuottamaan rutiininomaisia varmuuskopioita osana yleisiä palautustoimintoja.
Vientitoimintopalvelu kuitenkin mahdollistaa kopioimaan osan tai kokonaan MYJ:n sisällöstä yleisesti luettavassa MoReq2010 XML formaatissa. 11.2.2 Osittainen vienti MoReq2010 :n vientitoimintopalvelu on tarkoitettu kokonaisten entiteettien siirtämiseen metadatoineen, tapahtumahistorioineen ja käyttöoikeuksineen. Kun MoReq2010 :n vientitoimintopalvelulla siirretään entiteettejä, täytyy samalla siirtää myös muita kontekstia kuvaavia entiteettejä, kuten paikkamerkkejä (ks. 11.2.7 Vientitoimintopalvelut ja paikkamerkit). Tämä varmistaa sen, että entiteettien koko konteksti tulee siirretyksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Tosin se vaatii, että riittävä määrä tietoa siirretään samalla. Jotkut asiakirjajärjestelmät voivat lisäksi sallia muunkinlaisia siirtotoimintoja, joissa hyödynnetään vain joitakin MoReq2010 :n vaatimuksista. Nämä vaihtelut voivat sisältää: vain osaa metadatasta vain osaa toimenpiteitä tapahtumahistoriasta vain osaa käyttöoikeustiedoista; ja/tai vain osaa läheisesti yhteenkuuluvista entiteeteistä. MoReq2010 kuvaa näitä lähestymistapoja siirrettävän tiedon puutteellisesta eheydestä johtuen osittaisena vientitoimintona. Osittainen vientitoiminto on siis määrittelyltään pikemminkin häviöllinen kuin häviötön. Osittaiselle siirrolla voi olla jotain hyödynnettävyyttä tietyissä tapauksissa, joissa halutaan esimerkiksi luoda ulkopuoliselle taholle tilapäinen kopio tai yhteenveto asiakirjoista. Se ei yleisesti ottaen kuitenkaan ole hyvän asiakirjojen hallintatavan mukaista. Häviöllinen siirto voi johtaa tarkoittamattomaan tärkeiden ominaisuuksien ja kontekstitiedon menetykseen, joita mahdollisesti olisi voitu tarvita myöhemmin. Asiakirjajärjestelmän sisäinen yhdenpitävyys voi vaarantua, varsinkin pidemmällä aikavälillä. Tästä syystä osittainen siirto ei ole vaatimuksena MoReq2010 määrittelyssä, eikä sitä myöskään testata. Siitä huolimatta toimittaja voi tarjota osittaista siirtoa tuotteensa lisäominaisuutena. Huomaa myös, että koska vientitoiminnon tiedostoformaatti pohjautuu XML:ään, organisaation pitäisi pystyä tuottamaan mikä tahansa osittainen siirto täydellisestä vientitoiminnosta suorittamalla XML-muunnos. Tässä määriteltyjen vaatimusten mukainen täydellinen MoReq2010 vientitoiminto on pakollinen palvelu, jotta järjestelmä katsotaan ydintoimintojen osalta yhteensopivaksi. 11.2.3 xmi:n käyttö MoReq2010 :n mukana on XML skeema, joka on DLM Forumin julkaisema ja ylläpitämä, ja joka määrittelee miten data pitää olla kuvailtu ennen tuontia ja viennin jälkeen. Jokaisen MYJ:n täytyy tukea skeeman täydellistä toimeenpanoa. Se on joustava mahdollistaakseen MoReq2010 :n laajennusmoduulien ja lisäosien listaamien metadataelementtien käyttämisen ja talteenottamisen.
MoReq2010 määrittelee tällä hetkellä vientitoimintopalvelun siirrettävien entiteettien kirjoittamisena XML datatiedostoon. Kuitenkin siirrettävän datan kirjoittaminen XML datatiedostoon voi olla toimiva ratkaisu ainoastaan pienten datamäärien kohdalla. Suurten ja keskisuurten MYJ:ien tapauksessa se ei ole järkevä ratkaisu seuraavien rajoitteiden takia: Käyttöjärjestelmät asettavat rajoituksia tiedostojen koolle ja lisäksi tallennusvälineet asettavat käytännön rajoitteita. Tästä syystä suuria datamääriä ei voi kirjoittaa yhteen tiedostoon, vaan joudutaan jakamaan data useammalle tiedostolle. Tähän ei ole olemassa standardia. XML tiedostot usein pakataan, jotta ne mahtuvat pienempää tilaan. Vaikka XML itsessään on standardoitu, eri pakkausalgoritmit eivät ole. XML-tiedostot täytyy tallentaa jonnekin vaikkapa vain tilapäisestikin. Tämä tekee ne alttiiksi turvallisuusuhkille, kuten esimerkiksi luvattomalle pääsylle, vahingossa tapahtuvalle hävittämiselle ja jopa väärentämiselle. Tulevaisuudessa isompien MYJ:ien täytyy siirtää satoja tuhansia ja ehkä miljoonia tiedostoja ja niihin liittyviä entiteettejä osana yhtä vienti/tuonti toimenpidettä. 11.2.4 xmi suoratoisto Edellä mainituista syistä johtuen XML-tiedostojen vientitoiminto voidaan katsoa väliaikaiseksi ratkaisuksi tiedonsiirtoon MYJ:ien välillä. DLM Forumin säätiön MoReqin hallinnollinen johtokunta aikoo tutkija ja selvittää vaihtoehtoja suoratoiston tukemiseksi MoReq2010 :n tulevissa versioissa. XML suoratoistolla on seuraavia etuja verrattuna XML-tiedostoihin: Tiedostokokorajoitukset tai tallennusvälineiden kapasiteetti eivät rajoita datan suoratoistoa, vaikkakin suoratoisto voidaan tarvittaessa tallentaa yhteen tai useampaan tiedostoon. Suoratoisto voidaan keskeyttää koska tahansa ja jatkaa myöhemmin. Suoratoisto on siis lujatekoinen tiedonsiirtotapa. Suoratoisto voidaan lähettää salattuja kanavia pitkin, jolloin suojattu viestintäjärjestelmien välillä on mahdollista. Siirron aikana suoratoisto ei vaadi fyysistä tallennusvälinettä, kuten vaikkapa dvd-levyä, mikä voisi kadota, vaurioitua tai joutua laittomasti kopioiduksi. Suoratoisto mahdollistaa datan reaaliaikaisen siirtämisen. Tämän seurauksena suoratoiston torjuminen tai häirintä voi olla vaikeampaa. Tämä yhdessä reaaliaikaisen viestinnän viiveettömyyden kanssa parantaa siirrettävien asiakirjojen luotettavuutta. Yksi mahdollisen standardi, joka saatetaan tulevaisuudessa lisätä MoReq2010 :n vientitoimintopalveluun, on W3C EXI (Efficient XML Interchange). MoReq2010 :n julkistamisajankohtana EXI ei ollut World Wide Web konsortion (W3C) suositus, mutta se on ollut ehdotus suositukseksi joulukuusta 2009 lähtien. 11.2.5 Entiteettien tuonti MoReq2010 on tarkoitettu soveltuvaksi sekä isojen monikäyttöisten, että pienempien rajoitetumpien järjestelmien käyttöön. Vaikka vientitoiminto on tärkeä osa MYJ:n ydintoimintoja, niin täydentävä tuontitoiminto ei ole määrittelyn ydinvaatimuksia. Tämä kuvastaa tuontiprosessin monimutkaisuutta. Sellaisen tuontipalvelun toteuttaminen, joka mahdollistaisi datan siirtämisen
kaikista muista MYJ:stä, vaatii väistämättä paljon kehittyneemmän ratkaisun kuin sellainen, jossa tarvitsee vain viedä dataa. Kehittyneemmän järjestelmän rakentaminen on kalliimpaa ja vaatii pidemmän aikaa kehittelyä. Tämän seurauksena järjestelmä tulee maksamaan loppukäyttäjälle enemmän, ainakin siihen asti, kunnes vastaavat järjestelmät ovat arkipäivää. MoReq2010 määrittelee, että jokaisen MYJ:n on tuettava vientitoimintoa siten, ettei mihinkään järjestelmään jää tietoa loukkoon, ilman että sitä saa mitenkään noudettua pois. MoReq ei kuitenkaan määrittele, että jokaisessa MYJ:ssä täytyy olla tuontipalvelu. Jotkut ajanmukaiset liiketoimintajärjestelmät eivät välttämättä olleenkaan tue tuontia, ja toiset toimittajat sisällyttävät tuontipalvelun vain toisen sukupolven MoReq2010 yhteensopiviin järjestelmiinsä. Yleisesti ottaen isommat ja yleisemmät asiakirjajärjestelmät, jotka toimivat operatiivisten liiketoimintajärjestelmien taustajärjestelminä, tulevat tarvitsemaan tuontitoimintoa ennemmin kuin muun tyyppiset MYJ:t. Tuontitoimintopalvelu tarjotaan MoReq2010 :n laajennusmoduulina ja asiakasorganisaatiot voivat itse määritellä sen toiminnallisuudet, mikäli tarvitsevat he tarvitsevat tuontitoimintoa. 11.2.6 Vientitoiminto ei-yhteensopivista järjestelmistä Kun MoReq2010 yhteensopivista järjestelmistä tulee yhä yleisempiä on oletettavaa, että toimittajat haluavat luoda adaptereita, jotka mahdollistavat vanhojen tietojärjestelmien asiakirjojen ja muiden entiteettien viemisen MoReq2010 XML formaattiin. Näitä vanhoja ei-yhteensopivia järjestelmiä ei ehkä koskaan voi päivittää uudeksi MoReq2010 -yhteensopivaksi versioksi. Kuitenkin organisaatio voi haluta joko tietojärjestelmätoimittajan tai kolmannen osapuolen tarjoavan migraatioratkaisun, jolla näiden asiakirjajärjestelmien sisältö voidaan siirtää MYJ:ään. Kun asiakirjat ja entiteetit on onnistuneesti siirretty tai luotu MYJ:ssä, niin niitä voidaan säilyttää toistaiseksi, koska kaikki MYJ-yhteensopivat ratkaisut tukevat vientitoimintopalvelua, jonka avulla sisältö voidaan siirtää seuraavan sukupolven järjestelmiin. MoReq2010 ei määrittele muuta kuin XML-siirtoformaatin, jolla asiakirjat ja entiteetit voidaan siirtää ei-yhteensopivasta järjestelmästä. Jokaisen asiakasorganisaation täytyy itse varmistua käyttämänsä migraatiovälineen toimivuudesta ja oikeellisuudesta siirtäessään asiakirjoja ja entiteettejä poistuvista järjestelmistä. 11.2.7 Sisällön vientitoiminto MYJ:ssä entiteetit liittyvät vahvasti toisiinsa, joten MoReq2010 vaatii, että jokainen entiteetti siirretään omassa asiayhteydessään. Tämä tarkoittaa sitä, että kun yksi entiteetti viedään, niin tiedot entiteetistä sekä kaikki siihen liittyvät muut entiteetit siirretään samalla kertaa. Vientitoimintoa varten jokaisen entiteetin koko asiayhteys muodostetaan seuraavasti: 1. Järjestelmän metatietoelementit ja niiden arvot 2. Asiayhteyden metadataelementit ja niiden arvot 3. Liittyvät entiteetit, joihin viitataan näiden metatietoelementtien järjestelmätunnisteissa 4. Merkittävät entiteetit, kuten asiakirjojen säilytysaikasuunnitelmat, olivatpa ne viitattuina entiteetin metatietoelementeissä tai eivät
5. Mukaan luetut entiteetit, kuten asiakirjan osakomponentit, ryhmään kuuluvat jäsenet tai kertymätasoon sisältyvät asiakirjat 6. Entiteetin käyttöoikeustiedot ja käyttöoikeusmerkinnät 7. Liittyvien ja merkittävien entiteettien käyttöoikeustiedot sekä käyttöoikeusmerkinnät 8. Käyttäjät, ryhmät ja roolit, joihin käyttöoikeusmerkinnöillä viitataan 9. Entiteetin tapahtumahistoria 10. Jokaisen tapahtuman metatietoelementtien järjestelmätunnisteiden viittaamat entiteetit Vientitoiminnon täytyy siirtää kaikki listassa olevat kohdat, jotta entiteetin siirto asiayhteyksineen MYJ:stä olisi täydellinen. Huomaa kuitenkin, että jotkin kohdat lähinnä 3, 4, 6, 7 ja 8 vaativat lisäentiteettien siirtämistä. Jos nämä liittyvät entiteetit siirretään vastaavalla tavalla, voi se johtaa yhä kasvavaan joukkoon siirrettäviä entiteettejä. Tämän sijasta kaikki liittyvät entiteetit, jotka eivät suoraan sisälly siirrettävien entiteettien joukkoon, siirretään pelkistetyin asiayhteyksin. Tarkemmin sanoen nämä entiteetit tarvitsevat vain seuraavat osiot listalta: 1. Järjestelmän metatietoelementit ja niiden arvot 4. Merkittävät entiteetit, kuten asiakirjojen säilytysaikasuunnitelmat, olivatpa ne viitattuina entiteetin metatietoelementeissä tai eivät 6. Entiteetin käyttöoikeustiedot ja käyttöoikeusmerkinnät 7. Liittyvien ja merkittävien entiteettien käyttöoikeustiedot sekä käyttöoikeusmerkinnät 8. Käyttäjät, ryhmät ja roolit, joihin käyttöoikeusmerkinnöillä viitataan Entiteetit, jotka siirretään kaikkine asiayhteystietoineen, kuvaillaan viedyiksi kokonaisuudessaan. Entiteetit, jotka siirretään pelkistetyin asiayhteystietoineen, kuvaillaan viedyiksi paikkamerkkeinä. Paikkamerkit eivät sisällä kontekstuaalista metatietoa, tapahtumahistorioita eivätkä liittyviä entiteettejä, paitsi ainoastaan merkitykselliset entiteetit. Viedyt paikkamerkit tarjoavat hyödyllistä asiayhteystietoa muille entiteeteille, mutta niitä ei pidetä kokonaisina entiteetteinä, koska osa niiden omasta asiayhteystiedosta puuttuu. Ne esittävät pikemminkin tietyllä hetkellä otettua kaksiulotteista valokuvaa, kuin kokonaista elävää entiteettiä. Entiteetit, jotka on siirretty kokonaisuudessaan, voidaan tuoda toiseen MYJ:ään, jossa niitä voidaan hallinnoida aktiivisina entiteetteinä. Vastaavasti, kun MYJ:ään tuodaan paikkamerkki, niin se luo siitä toimimattoman entiteetin, joka ei ole aktiivinen eikä jäännös. Toimimattomat entiteetit ovat merkityksellisiä ainoastaan MoReq2010 :n tuontitoimintopalvelun kontekstissa. Ne eivät ole osa ydintoimintoja eikä niitä ole välttämätöntä pannan toimeen täyttääkseen ydinvaatimukset. 11.2.8 Metadatan vientitoiminto Jokaiseen entiteettiin liittyy joukko metatietoelementtejä, joista osa on järjestelmämetatietoja ja osa taas kontekstuaalista metatietoa. Jokaisella metatietoelementillä on kaksi tärkeää osaa: siihen liittyvät metatietoelementin tarkenteet, ja sen arvo (tai arvot) Metadataelementtien vientitoimintoa suorittaessa järjestelmämetatietoelementtien tarkenteita ei sisällytetä siirrettävään tietopakettiin. Voidaan turvallisesti olettaa, että vastaanottava MYJ tietää
nämä tarkenteet, koska ne ovat määritetty MoReq2010 :ssä. Tästä syystä järjestelmämetatietoelementeistä siirretään ainoastaan arvot. Kontekstuaalisia metatietoelementtejä vietäessä on tarpeellista siirtää vastaavat tarkenteet yhdessä arvojen kanssa. Tämän ansiosta vastaanottava MYJ kykenee tunnistamaan kyseiset elementit. Merkitykselliset kontekstuaalisen metatiedon elementit täytyy viedä tarvittaessa paikkamerkkeinä. Kun entiteetti viedään kokonaisuudessaan, siirretään sen mukana sekä järjestelmämetatietoelementtien että kontekstuaalisten metatietoelementtien arvot, ja lisäksi vielä vastaavien kontekstuaalisten metatietoelementtien tarkenteet. Kun elementti siirretään paikkamerkkinä, siirretään sen mukana vain järjestelmämetatietoelementtien arvot. Jokainen metatietoelementti mukaan lukien järjestelmä- ja kontekstuaaliset metatiedot on joko: jonkin datatyypin arvo, kuten esimerkiksi tekstiarvo, numero tai lippu, tai järjestelmätunniste, joka viittaa johonkin toiseen entiteettiin MYJ:ssä. Jos metatietoelementti sisältää datatyypin, viedään yksinkertaisesti vain sen arvo. Kuitenkin jos metatietoelementti sisältää järjestelmätunnisteen, kuvaillaan siihen liittyvä entiteetti liittyvänä entiteettinä. Juuri liittyvien entiteettien väliset suhteet antavat niille kontekstin. Kun jokin entiteetti viedään kokonaisuudessaan, niin mikä tahansa järjestelmämetatiedoilla tai kontekstuaalisesti siihen viittaava liittyvä entiteetti siirretään paikkamerkkinä. Silloin kun entiteetti viedään paikkamerkkinä, niin vain sen järjestelmämetatietoelementtien arvot siirretään, ei mitään liittyviä elementtejä joihin arvo saattaa viitata. 11.2.9 Merkityksellisten entiteettien vienti Kontekstin luomisessa toiset entiteetit ovat tärkeämpiä kuin toiset. MoReq2010 :ssä kaikki viittaavat entiteetit eivät ole merkityksellisiä, eivätkä kaikki merkitykselliset entiteetit ole viittaavia. Esimerkiksi asiakirjan säilytysaikasuunnitelma on hyvin merkityksellinen. Kuitenkin asiakirja voi periä luokkansa ylemmältä kertymätasolta, ja säilytysaikasuunnitelmansa luokalta. Säilytysaikasuunnitelma ei siksi ole välittömän viittauksellinen entiteetti asiakirjalle, vaikka se on hyvin merkityksellinen. Seuraavat entiteetit ovat merkityksellisiä luokille: luokan säilytysaikasuunnitelma, ja luokkaan yhdistetty hävityksessä pito Seuraavat entiteetit ovat merkityksellisiä kertymätasoille: kertymätason luokka, olipa se sitten periytyvä tai erikseen sovellettu kertymätason ylemmän ja alemmat kertymätasot aina juuriobjektiin saakka kertymätasoon yhdistetty hävityksessä pito Seuraavat entiteetit ovat merkityksellisiä asiakirjoille: asiakirjan luokka, olipa se sitten periytyvä tai erikseen sovellettu asiakirjan säilytysaikasuunnitelma, olipa se sitten periytynyt luokalta tai erikseen sovellettu. asiakirjan kertymätasot aina juuriobjektiin saakka.
asiakirjaan yhdistetty hävityksessä pito Seuraavat entiteetit ovat merkityksellisiä käyttäjille: ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu. Kuva 11a. Merkitykselliset entiteetit kuten esimerkiksi luokka, säilytysaikasuunnitelma ja periytyvät kertymätasot täytyy siirtää paikkamerkkeinä. Merkitykselliset entiteetit ovat niin merkityksellisiä, että jopa silloin kun entiteetti viedään paikkamerkkinä, niin sen merkitykselliset entiteetit täytyy siirtää myös paikkamerkkeinä. 11.2.10 Mukaan kuuluvien entiteettien vienti Joidenkin entiteettien voidaan ajatella sisältävän toisia entiteettejä, jolloin jälkimmäiset ovat mukaankuuluvia entiteettejä. Seuraavassa määritellään mukaan kuuluvat entiteetit: Asiakirjan mukaan kuuluvia entiteettejä ovat komponentit. Kertymätason mukaan kuuluvia entiteettejä ovat alemmat kertymätasot ja asiakirjat. Käyttäjäryhmiin mukaan kuuluvia entiteettejä ovat käyttäjät
Yleisen mallin mukaan kuuluvia entiteettejä ovat kontekstuaalisen metadataelementtien tarkenteet Silloin kun toisia entiteettejä sisältäviä entiteettejä viedään kokonaisuudessaan, niin silloin myös mukaan kuuluvat entiteetit siirretään kokonaisuudessaan. Tämä käy ilmi kuvissa 11b ja 11c. Mukaan kuuluvia entiteettejä ei koskaan siirretä paikkamerkkeinä. Silloin kun entiteetit viedään paikkamerkkeinä, niin niiden mukaan kuuluvia entiteettejä ei viedä mukana. Kuva 11b. Esimerkki jossa komponentit ovat asiakirjan mukaan kuuluvia entiteettejä: kun asiakirja viedään kokonaisuudessaan, niin komponentit viedään sen mukana. Kaikki mukaan kuuluvat entiteetit täytyy viedä kokonaisuudessaan, aina alimmalle tasolle asti. Esimerkiksi jos juuriobjekti viedään kokonaisuudessaan, niin kaikki sen alemmat kertymätasot ja asiakirjat täytyy myös viedä kokonaisuudessaan alimpaan komponenttiin saakka.
Kuva 11c. Toinen esimerkki, jossa mukaan kuuluvat entiteetit viedään kertymätason mukana. Kaikki entiteetit viedään kokonaisuudessaan, joten jopa asiakirjojen osakomponentit viedään kokonaisuudessaan. Mukaan kuuluvaa entiteettiä käsitellään samalla tavalla kuin se olisi itse siirrettäväksi määritetty entiteetti. Kaikki entiteetit viedään kokonaisuudessaan ja mikä tahansa viittaava merkityksellinen entiteetti viedään paikkamerkkinä, kuten esitetään kuvassa 11d.
Kuva 11d. Esittää sekä mukaan kuuluvat entiteetit, jotka viedään kokonaisuudessaan, sekä liittyvät entiteetit, jotka viedään paikkamerkkeinä. 11.2.11 Pääsyoikeuslistojen vienti Pääsyoikeuslistat sisältävät henkilöiden ja ryhmien pääsyoikeustiedot yhdessä tai useammassa roolissa. Kuvassa 11e näytetään entiteetin tyypillinen käyttöoikeuslista. Vaikka entiteetti vietäisiin paikkamerkkinä, on siitä huolimatta tarpeellista, että sen pääsyoikeuksia kontrolloidaan. Tästä syystä MYJ:n on kyettävä viemään sekä kokonaisuudessaan siirrettävien entiteettien että paikkamerkkien pääsyoikeuslistat. Koska mallimetatietopalvelu tukee pääsyoikeuslistojen periytymistä palveluista, kertymätasoista ja luokista (R4.5.11), täytyy MYJ:n viedä kokonaisuudessaan tai paikkamerkkeinä siirrettäviin entiteetteihin liittyvien palveluiden pääsyoikeuslistat. Tällä tavalla entiteetin koko pääsyoikeuslistaus voidaan tuontivaiheessa koota yhteen palvelun, merkityksellisen entiteetin, kertymätasojen ja luokkien sekä itse entiteetin pääsyoikeuslistauksista. Kun pääsyoikeuslista on viety koskipa se sitten kokonaan vietyjä entiteettejä tai paikkamerkkejä täytyy myös jokainen pääsyoikeuslistassa viitattu entiteetti viedä mukana paikkamerkkinä. Tämä koskee myös käyttäjiä, ryhmiä ja rooleja. Katso esimerkki kuvasta 11e.
Kuva 11e. Tyypillinen pääsyoikeuslista. Jokainen pääsyoikeus liittää käyttäjän tai ryhmän yhteen tai useampaan rooliin. Kuva 11f. Kaikki pääsyoikeuslistan viittaamat entiteetit täytyy siirtää paikkamerkkeinä.
11.2.12 Tapahtumien vienti Kaikkien entiteettien tapahtumahistoria sisältää tapahtumia, joihin entiteetti on ollut osallisena. Jokaiseen näistä tapahtumista on voinut liittyä muita entiteettejä, ja tapahtumaan liittyvä metadata voi viitata useisiin entiteetteihin. Kun entiteetti viedään kokonaisuudessaan, siirretään mukana myös sen tapahtumahistoria. Tämä tarkoittaa kaikkia niitä tapahtumia, joihin entiteetti oli osallinen. Metadatan viennin lisäksi kaikki tapahtuman viittaavat entiteetit täytyy viedä paikkamerkkeinä. Silloin kun entiteetti siirretään paikkamerkkinä, sen tapahtumahistoriaa ei siirretä. Yhtään sen tapahtumista ei myöskään siirretä paikkamerkki-entiteettien kera. 11.2.13 Yhteenvetotaulun vieminen Kappaleissa 11.27 11.2.12 kerrotaan mitä MYJ:n tulee tehdä kootakseen metadatakokonaisuuden vientitoimintoa varten. Käyttäjän valitsemista entiteeteistä alkaen MYJ:n tulee jälkittää kaikki viittaavat entiteetit ja päättää, että mitkä niistä viedään kokonaisuudessaan ja mitkä paikkamerkkeinä. MYJ:n täytyy sitten koota tämä data, monistaa se, ja viedä yhtenäisenä tietokokonaisuutena. Seuraavassa taulukossa kerrataan nämä MYJ:n tekemät vientitoimintopäätökset. mitä viedään kokonaisuudessaan siirrettävät paikkamerkkinä siirrettävät järjestelmämetadatan elementit kontekstuaalisen metadatan elementit kontekstuaalisen metadatan elementtien tarkenteet liittyvät entiteetit (metadataelementtien viittaamat) merkitykselliset entiteetit (esim. asiakirjan luokka) Mukaan kuuluvat entiteetit (esim. kertymätason alaryhmät) viedään arvot viedään arvot viedään paikkamerkkeinä viedään paikkamerkkeinä viedään paikkamerkkeinä viedään kokonaisuudessaan viedään arvot ei siirretä ei siirretä ei siirretä viedään paikkamerkkeinä ei siirretä käyttöoikeuslistat viedään arvot viedään arvot käyttöoikeuslistojen viittaamat entiteetit viedään paikkamerkkeinä viedään paikkamerkkeinä tapahtumat ja niiden metadata viedään arvot ei siirretä tapahtumiin liittyvät entiteetit (metadatan viittaamat) viedään paikkamerkkeinä ei siirretä
11.2.14 Entiteetit joita ei viedä Oletuksena vain aktiiviset entiteetit viedään MYJ:stä. Jäännösentiteettejä ei yleensä oteta mukaan, mutta ne voidaan vaihtoehtoisesti viedä, jos käyttäjä niin haluaa. Huomaa, että luvussa 10 mainittuja hakuja ja raportteja pidetään sovelluskohtaisina objekteina eikä MoReq2010 :n entiteetteinä, joten niiden viennistä ei säädetä tässä määrityksessä. 11.2.15 Vientitoiminnon turvallisuus Käyttäjä ei voi viedä kokonaisuudessaan tai paikkamerkkeinä sellaisia entiteettejä, joihin hänellä ei ole käyttöoikeutta. Eikä MYJ:n pidä antaa sellaisen käyttäjän siirtää entiteettejä, joihin hänellä ei ole pääsyoikeutta. MYJ:n ei pidä antaa käyttäjän suorittaa sellaista vientitoimintoa, jossa siirrettäviin entiteetteihin hänellä ei ole täyttä pääsyoikeutta. 11.2.16 Vientitoiminnon täydellisyys MYJ:iä on voitu rakentaa erilaisten arkkitehtuurien ympärille. Määritys antaa eri tuotteille mahdollisuuden käyttää omia pääsynhallintapalveluitaan (ks. 4. Esimerkki roolipalvelu) ja niiden omia kontekstuaalisen metadatan määritelmiä (ks. 7. Malli metadatapalvelu). MoReq2010 myös esittää palveluperustaista lähestymistapaa, missä erityyppisiä entiteettejä hallitaan erillisillä palveluilla. MoReq2010 ei kuitenkaan pakota tämän lähestymistavan käyttämistä, antaen jokaisen toimittajan valita oman tapansa toteuttaa MYJ, mukaan lukien toimimisen yhtenä eimodulaarisena sovelluksena. Näitä vapauksia täytyy tasapainottaa sillä välttämättömyydellä, että kaikki tieto viedään yhteisessä formaatissa, jota jokainen vientitoimintopalvelua hyödyntävä MYJ kykenee ymmärtämään ja käyttämään. Tämä tarkoittaa sitä, että seuraavat jälkiehdot pitää täyttyä, kun tieto on siirretty. Vähintäänkin vietävän datan osalta, MYJ:n täytyy siirtää käyttöoikeudet kuten MoReq2010 käyttöoikeuslistoissa, käyttöoikeusentiteeteissä ja rooleissa. Vähintäänkin vietävän datan osalta MYJ:n tulee siirtää järjestelmä- ja kontekstuaalinen metadata MoReq2010 :n metadata elementtien määritysten mukaisesti. Vähintäänkin vietävän datan osalta MYJ:n ei tule viedä omia tai kustomoituja entiteettejä, joita ei ole kuvailtu sellaisilla metadataelementtien tarkennuksilla, joita ei siirretä mukana. Vähintäänkin siirrettävän datan osalta MYJ:n tulee viedä entiteetit ryhmiteltynä siten, kuten ne ovat erillisissä palveluissa tyypitetty. Viimeinen näistä vaatimuksista, jonka mukaan saman tyyppiset entiteetit ryhmitellään yhteen ja viedään palveluittain, on tarpeellinen koska tuontipalvelua tukevien MYJ:ien täytyy tukea myös useita saman tyyppisiä palveluita. Esimerkiksi omalla luokittelupalvelulla varustettu MYJ voi siten tuoda luokittelupalvelun toisesta MYJ:stä. Tuotu luokittelupalvelu voi jopa sisältää rakenteeltaan toisenlaisen luokitteluskeeman (ks. 200. Luokittelusarjojen moduulit)
Kun MYJ tuo palvelun kuten esimerkiksi luokittelun toisesta järjestelmästä, niin sen luokittelupalvelun luokat voivat olla mäpättyjä sen oman luokittelupalvelun luokkiin. Tai sitten tuotuja luokkia voidaan hallita ei-aktiivisina luokkina, jotka kuvastavat sitä rakennetta, jossa niitä hallittiin alkuperäisessä ympäristössä. Mahdollisuus valita kumpi tahansa näistä tuontitavoista merkitsee sitä, että tuotu data identifioi entiteettien kuuluvan erillisiin palveluihin, vaikka niitä ei olisi järjestettykään sillä periaatteella alkuperäisessä asiakirjajärjestelmässä. 11.2.17 Vientitoimintoprosessi Joka kerta kun MYJ suorittaa vientitoiminnon, sen täytyy luoda vientitunniste kyseiselle siirrolle. Tämä vientitunniste sisältyy XML dataan, kuten myös vientitoimintotapahtuma, joka generoidaan kullekin entiteetille (ks. R2.4.16). Kyseistä vientitunnistetta käytetään kaikissa entiteeteissä ja paikkamerkeissä, jotka siirretään samassa vientitoiminnossa. Vientitunnista mahdollistaa sen, että käyttäjä voi hakutoiminnolla etsiä mitkä entiteetit on siirretty samalla vientitoiminnolla. Se mahdollistaa myös tuontipalvelun tarkistaa mitkä entiteetit tulivat samasta MYJ:stä, eräänlaisena otoksena tietystä hetkestä. Kaikkien MYJ:ien täytyy noudattaa entiteettien siirtämisessä samaa vientitoimintoprosessia. Luo edellä kuvattu vientitunniste Jokaisen kokonaisuudessaan siirrettävän entiteetin kohdalla luo lista, jossa kerrotaan kaikki siihen liittyvät kokonaisuudessaan siirrettävät entiteetit sekä paikkamerkit. Aloita vienti ja kirjoita otsikkotiedot, mukaan lukien tiedot MYJ:stä ja mitkä palvelut se täyttää, vientitunniste, etc. Vie jokainen asiaankuuluva palvelu vuorollaan. Palvelun sisällä vie jokainen entiteetti vuorollaan, siirtämällä joukko paikkamerkkejä ja niiden jälkeen joukko kokonaisuudessaan siirrettäviä entiteettejä kullekin entiteettityypille. Kun jokainen entiteetti on viety, luo vientitoimintotapahtuma, ja lisää se entiteetin tapahtumahistoriaan. Suorita vientitoiminto loppuun. Minkä tahansa virheen sattuessa, kirjoita virheilmoitus ulkopuoliseen virhelokiin (ks. R2.4.7). Vientitoiminnon tiedostomuoto ja järjestys, jossa entiteetit ja niiden metadataelementit viedään, on määritelty MoReq2010 XML formaatin skeemassa. 11.2.18 Kaksoiskappaleiden poisto Vientitoimintoa suoritettaessa MYJ:n tulee varmistua, että se sisällyttää jokaisen merkityksellisen entiteetin vain yhteen kertaan. Jos entiteetti viedään kokonaisuudessaan, niin sitä ei pidä viedä enää paikkamerkkinä samassa siirrossa. Jos samaan entiteettiin viitataan monissa eri paikoissa, tulisi se siirtää vain kertaalleen, huolimatta siitä kuinka monesta eri entiteetistä siihen viitataan.
11.2.19 Vientitoiminnon jälkeinen pääsynrajoitus Kun entiteettejä viedään MYJ:stä, siirrettävät entiteetit muunnetaan XML tietovirraksi, jota ei voi hallinnoida millään normaaleilla MYJ:n hallintavälineillä. Tämä nostaa esiin joukon turvallisuusnäkökohtia, jotka on otettava huomioon jokaisessa vientitoimintoa käyttävässä organisaatiossa. Täytyy huolehtia siitä, että vientitoimintoa suorittavalla henkilöllä on pääsyoikeus kaikkiin siirrettäviin entiteetteihin. Käyttäjät eivät voi siirtää aineistoa, joihin heillä ei itsellään ole pääsyoikeutta MYJ:ssä. Toimintatavat on suunniteltava, kuinka voidaan varjella vientitoimintoa sekä siirrettävää informaatiota. Kun data on siirretty pois järjestelmästä, se on vain tavallinen XML tiedosto, jota MYJ ei voi enää suojella. Organisaatioiden kannattaisi miettiä XML tiedostojen salaamista tai suojelemista muilla tavoilla. Jos XML tiedosto on luettavassa muodossa, tulisi se säilyttää mahdollisimman turvallisessa paikassa, johon siihen on pääsyoikeus vain samoilla henkilöillä kuin MYJ:ssäkin. Arkaluonteisen datan vienti haluttuun järjestelmään täytyy toteuttaa siten, että vastaanottava MYJ välittömästi turvaa aineiston siten, että vastaanottavan järjestelmän muut käyttäjät eivät pääse siihen käsiksi. Tämä on erityisen tärkeää, koska vastaanottava järjestelmä ei välttämättä noudata lähettävän järjestelmän pääsyoikeuslistoja, ryhmiä ja käyttäjärooleja. Lisätoimenpiteisiin on mahdollisesti tarvetta, jos siirrettävää aineistoa säilytetään pidempiä aikoja MYJ:n ulkopuolella. Mielellään ja erityisesti arkaluontoisen aineiston osalta olisi suotavaa säilyttää XML siirtotiedostoa mahdollisimman lyhyen aikaa, ja deletoida se mahdollisimman pikaisesti vientitoiminnon suorittamisen jälkeen.