Liite 2a: Asiakirjahallintataulukko, dokumentit Suunnittelu- ja seurantadokumentit (Dokumentti=toimintaa ohjaava asiakirja) Strategia -strategia Kuvattu laitoksen Uusitaan 5 Johtoryhmä käsittelee, tiimissivut / vuoden välein, laitoksen johtaja (Teamplace), arkistointi Laitosjohtaja tarkistetaan hyväksyy puolivälissä Laatukäsikirja -laatukäsikirja kuvattu laitoksen Laatukäsikirja liitteet -lomake, taulukko tms. kuvattu laitoksen Ohjeet ja Oppaat Kuulustelun ohje valvojille Kuulusteluohje opiskelijoille Opinto-oppaan koulutuskohtainen osa strategiakautta Tarkistetaan vuosittain uusitaan, tarkistetaan vuosittain -ohje Pekka Jarho Uusitaan -ohje Laatutiimi Uusitaan farmasian osio Opintoasiainpäällikkö toimittaa ja lähettää viestintään, joka toimittaa nettiin / Opintoasiainpäällikkö Lukujärjestys -suunnitelma Lukujärjestyskoordin aattori laatii/ Laitosjohtaja, Opintoasiainpäällikkö Oppilaan ohjaaminen opetusapteekissa -ohje Opintojakson johtaja laatii/opintojakson johtaja 1/2 johtaja johtaja sähköinen laatukäsikirja,, alkuperäinen laatuvastaava, arkistointi yliopiston arkisto sähköiset liitteet tiimisivut (Teamplace), alkuperäinen laatuvastaava Laatutiimi tiimisivut (Teamplace) Laatutiimi Joka vuosi Tiedekuntaneuvosto Sähköinen Weboodi, 1. vuoden opiskelijat painettu opas www-sivut, kuvattu Tiimisivut (Teamplace), laitoksen spostilista, laitoksen www-sivut, kuvattu Tiimisivut, laitoksen www-sivut, laitoksen spostilista Tiimisivut, henkilöstön spostilista Tiimisivut, henkilöstön spostiista Sähköinen Weboodi, www-sivut, 1. vuoden opiskelijat painettu opas Joka vuosi Tiedekuntaneuvosto Sähköinen oodi-opas Lukari, www-sivut Päivitetään Opintojakson johtaja Opintojakson www-sivut Harjoitteluapteekit, opiskelijat, opintojakson www-sivut
Liite 2a: Asiakirjahallintataulukko, dokumentit 2/2
Kokoukset,työryhmät, lausunnot Johtoryhmän kokous -asialista Laitosjohtaja laatii -muistio asialistan. Johtoryhmän sihteeri laatii muistion / ohtaja Opetuksen kehittämisja arviointitoimikunnan kokous -asialista -muistio (sihteeri) Toimikunnan sihteeri laatii asialistan ja kokouksen muistion/ Opetuksesta vastaava varajohtaja (sihteeri) Laitoskokous -muistio johtaja laatii asialistan, muistion laatii laitoksen johtajan nimeämä henkilö/ johtaja (sihteeri) Oppiainekokoukset -muistio Oppiaineen kutsuu koolle, kokouksessa valittu sihteeri laatii muistion / Oppiaineen (sihteeri) Opetuskokous -muistio Oppiaineen laatii asialistan, kokouksessa valittu sihteeri laatii /Oppiaineen 1/5 laaditaan joka kokouksessa laaditaan joka kokouksessa Tehdään muistio Vähintään 1 lukukaudessa, tehdään joka Laitosjohtaja Opetuksesta vastaava varajohtaja johtaja Oppiaineen tarkistaa Oppiaineen tarkistaa, Oppiaineen viestiryhmä
Yt-kokous -pöytäkirja kokouskutsu vähintään 5 päivää ennen yksikön kokousta, laitosjohtaja kutsuu koolle/puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastajat valitaan kokouksessa/puheenj ohtaja (sihteeri) Laatutiimin kokous -muistio laatuvastaava laatii muistion/laatuvastaav a suunnittelu- ja seuranta-asiakirjat strategia -muistiot Laitosjohtaja/ oppiaineen t Johdon katselmus -muistio tai raportti kuvattu / Ulkoiset auditoinnit ja arviot -raportti johtaja/laatuvastaava Voidaan tehdä ulkoisia auditointeja, jotka toteutetaan toteuttajan ohjeistojen mukaisesti /Auditoija Sisäiset auditoinnit -raportti UEF:n sisäiset auditoinnit kuvattu yliopiston pää. Raportit käsitellään 2/5 Vähintään 2 vuosittain/ Tarkistetaan puolivälissä strategia kautta Vuosittain Pöytäkirjan tarkistajat tarkistavat, puheenjohtaja hyväksyy Laatutiimi tarkistaa muistion ennen jakelua Johtoryhmä käsittelee, johtaja hyväksyy Johtoryhmä käsittelee, johtaja hyväksyy Tdk:n arkisto Auditoija Pääauditoija Laitosjohtaja määrittelee
laatutiimissä ja johdon katselmuksessa/ pääauditoija Opintojaksopalautteet -lomake tms. kuvattu /opin -tojakson johtaja Muut palautteet -lomake, muistio, pöytäkirja tms. kuvattu tdk:n ja laitosten laatukäsikirjoissa / toimialueen Reklamaatio -lomake tms. Kuvattu yliopiston ja tdk:n Vilppilomake -lomake Kuvattu laitoksen /laatu tiimi Henkilöstöhallinnan tallenteet Tehtävään ottaminen -työsopimus Hallintopalvelut laativat lähiesimiehen pyynnöstä /lähiesimies Toimikuntiin nimeäminen -nimeämiskirje Laitosjohtaja esittää, hallintopalvelut laativat/laitosjohtaja Perehdyttäminen -vapaaehtoinen lomake lähiesimies hoitaa perehdyttämisen/lähie simies 3/5 Opintojakson johtaja tarkistaa ko. toimialueen Tarkistettava reklamaatiolomakkeest a ko. toimialueen Opintoasiainpäällikkö vastaa arkistoinnista opintojakson johtaja, opintojakson opettajat ja opiskelijat, kooste laitosjohtajalle laitoksen viestiryhmät Yliopiston laatupäällikkö, ao. henkilö Dekaani Tdk:n arkisto Laitosjohtaja, opintojakson johtaja, opiskelija nimityksestä nimeämisestä Tehdään uusi Kehityskeskustelut HRM ao. henkilö laatii Tehdään uusi Työsuunnitelma -SoleTM-lomake ao. henkilö laatii, Tehdään kerran (1600h) lähiesimies tarkistaa vuodessa Dekaani Tdk:n arkisto ao. henkilö Dekaani Tdk:n arkisto ao. henkilö ao. henkilö ja esimies ao. henkilö ao. henkilö ao. henkilö ja esimies ao. henkilö ao. henkilö johtaja SoleTM SoleTM
Riskienarviointi, -lomake Laitosesimies työhyvinvointi-kyselyt, ohjeistaa ja valitsee Tyhy-toiminta laatijan /Laitosjohtaja CV, Koulutuskortit -HRM ao. henkilö itse vastaa laatimisesta/ao. henkilö Opintohallinnon tallenteet Henkilökohtainen HOPS opintosuunnitelma Opintojakson suorittaminen Opinnäytetyöt, farmaseutti Pro gradu työ -sähköinen oodirekisteri -paperinen suorituslistaus - lopputyö -turnitin tarkastus -suoritusmerkintä oodirekisteri -opinnäytetyö -merkintä oodirekisteri Opiskelija laatii, opettajatuutorit avustavat / Opiskelija Opintojakson suoritustapa kuvattu opintojaksokuvaukses sa/opintojakson johtaja, osastosihteeri Ohjaaja hyväksyy, ilmoitus osastosihteerille/ Ohjaaja, osastosihteeri Arvioija hyväksyy/ Opintoasiantoimisto Tehdään uusi Laitosjohtaja laatija huolehtii määräytyy arvioinnin tai kyselyn yhteydessä ao. henkilö ao. henkilö ao. henkilö huolehtii ao. henkilö Laaditaan kerran, päivitetään Tehdään jokaisesta opintojaksosuorituksesta Tehdään uusi Tehdään uusi jokaisesta opinnäytetyöstä Farmaseuttien HOPSit hyväksyy laitoksen nimeämä henkilä, proviisorien ja maisterien HOPSit oppiaineen Opintojakson johtaja Ohjaaja Lukuvuodesta 2010-2011 sähköisenä sähköinen oodirekisteri, paperinen suorituslistaus osastosihteerillä tiimisivut, oppiaineen kanslia sähköinen, opiskelija opiskelija, sähköinen oodirekisteri ohjaaja, opiskelija Laitosjohtaja Opinto- ja opetuspalvelut opiskelija Opetusapteekkien valinta -sopimus hakemuksen perusteella/ Laitosjohtaja Voimassa kunnes apteekkari vaihtuu tai mikäli palauteen perusteella ei Laitosjohtaja Osastosihteeri tiedoksi tdk:n kirjaamo 4/5
Tutkimuksen tallenteet Tutkimusluvat Eettisen toimikunnan päätökset Tutkimusryhmän johtaja hakee /Tutkimusryhmän johtaja /tutkija Sopimukset sopimus kuvattu yliopiston sopimuskäytänteissä/ tutkimusryhmän johtaja Tutkimustulokset raportti, julkaisu tms. tutkimuksen suorittaja laatii, Tutkimusryhmän johtaja, tutkija täytä opetusapteekin kriteerejä UEF:n sekä Pohjois- Savon sairaanhoitopiirin Tutkimuseettinen toimikunta Tapauskohtaisesti, Dekaani, laitosjohtaja, tutkimustyhmän johtaja Tutkimusryhmän johtaja Tutkimusryhmän johtaja Tutkimusryhmä, palaverit Tutkimusryhmäkohtaisesti vastuullinen tutkija Vastuullinen tutkija tutkimusryhmä, yhteistyön osapuolet 5/5