Liite 3. (Päivitetty 4.6.2012) JÄRJESTÖN SITOUMUS Ulkoasiainministeriö on myöntänyt JÄRJESTÖ ry:lle XX.XX.20XX tehdyllä päätöksellä HELXXX-XX järjestön kehitysyhteistyöohjelmaan rahoitusta vuosille 20XX 20XX. Tällä sitoumuksella järjestö sitoutuu käyttämään myönnetyn avun annetun päätöksen ja sen liitteiden sekä tässä sitoumuksessa olevien ehtojen mukaisesti. 1 Yleiset velvoitteet 1.1 Tämä sitoumus täydentää ulkoasiainministeriön valtionapupäätöstä (HELXXX-XX, XX.XX.20XX) ja sen liitteitä sekä ulkoasiainministeriön (tämän jälkeen Ministeriö) ja JÄRJESTÖ ry:n (tämän jälkeen Järjestö) välistä kumppanuussopimusta, joidenka yleisiä velvoitteita sovelletaan Järjestön siinä toiminnassa, jota Ministeriö rahoittaa (tämän jälkeen Ohjelma). Ministeriö osoittaa Järjestölle kehitysyhteistyötukea X.XXX.XXX euroa vuodelle 20XX, X.XXX.XXX euroa vuodelle 20XX ja X.XXX.XXX euroa vuodelle 20XX tämän sitoumuksen liitteenä olevan tuenkäyttösuunnitelman (Liite 1) ja sen liitteiden mukaisiin tarkoituksiin kunkin vuoden hyväksytyn vuosisuunnitelman mukaisesti, mikäli valtion kunkin vuoden talousarviossa myönnetään tarkoitukseen tarvittavat määrärahat ja Järjestön toiminnassa on noudatettu valtionapupäätöksen ja sen liitteiden, tämän sitoumuksen sekä kumppanuussopimuksen ehtoja. 1.2 Ministeriö varaa itselleen mahdollisuuden vuosittain tarkistaa avustuspäätöksen tarkoituksenmukaisuuden kansalaisjärjestölinjauksen toimeenpanon tai avustuksen käytölle asetettujen tavoitteiden muuttumisen yleisesti sitä edellyttäessä. 1.3 Järjestö sitoutuu noudattamaan kehitysyhteistyötuen kumppanuussopimuksessa sovittuja ehtoja, valtionapupäätöksessä ja sen liitteissä, tässä sitoumuksessa sekä muita Ministeriön antamia tuen käyttöön liittyviä ohjeita. Tuen myöntämisessä ja käytössä noudatetaan muutoinkin niitä periaatteita, joita Ministeriö noudattaa myöntäessään tukea kumppanuusjärjestöjen ohjelmatoimintaan. EU:n yhteisrahoitushankkeet eivät kuulu edellä mainitun ohjelmatoiminnan piiriin. 2 Rahoitusosuudet 2.1 Ministeriön myöntämän tuen määrä on korkeintaan 85 % tuenkäyttösuunnitelman vuosittaisista kokonaiskuluista. Vammaiskumppanuusohjelmissa ministeriön myöntämän tuen määrä on korkeintaan 92,5 % kokonaiskuluista. 2.2 Järjestö sitoutuu vähintään 15 %:n ja vammaiskumppanuusohjelmissa 7,5 %:n omarahoitusosuuteen toteutuneen tuenkäyttösuunnitelman vuosittaisista kokonaiskuluista. Omarahoituksen alkuperä on selvitettävä ministeriölle. Järjestön tai sen yhteistyökumppanin saamaa muuta valtion tai muun julkisyhteisön antamaa avustusta tai muuta julkisoikeudellista avustusta ei saa käyttää omarahoitusosuuden kattamiseen. Kohdemaasta kerättävää rahaa ei myöskään tule käyttää omarahoitusosuuden kattamiseen. Järjestöjä kannustetaan kuitenkin muuten tukemaan paikallista varainhankintaa ja sisällyttämään paikallista rahoitusosuutta ohjelmiensa paikallisiin toimintoihin. Omarahoituksen on oltava peräisin ETA-alueelta. 2.3 Omarahoituksen kertymistä on seurattava ja mahdollisista ongelmista raportoitava Ministeriölle välittömästi. Jos Järjestö ei kykene keräämään suunniteltua omarahoitusosuutta, on Ohjelmaa 1
vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus vastaa edellytettyä vähimmäismäärää tuenkäyttösuunnitelman kokonaiskuluista. 3 Tuen käyttö 3.1 Ohjelman yksityiskohtaisesta sisällöstä ja toteutuksesta vastaa Järjestö Ministeriön valtionavun käytölle asettamien ehtojen ja ohjeiden mukaisesti. Kehitysyhteistyötuki on valtionavustuslain (688/2001) mukaista avustusta. Järjestö on itse vastuussa niistä vaikeuksista, vaateista ja muista seuraamuksista, jotka mahdollisesti aiheutuvat Ohjelman toteuttamisesta. Kehitysyhteistyötukea voidaan käyttää vain Ohjelman toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin kuluihin hyväksyttyjen tuenkäyttösuunnitelman ja vuosisuunnitelman mukaisesti, ja siten kuin Ministeriö on tukea myöntäessään edellyttänyt. Järjestön tulee noudattaa toiminnassaan, taloudenhoidossaan ja matkakustannuksissaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä. 3.2 Jos Järjestö hankkii toimintaansa tavaroita tai palveluja, sen tulee sisällyttää sekä tarjouspyyntöihin että hankintasopimuksiin lauseke, jonka mukaan tarjous voidaan hylätä ja päätös purkaa, mikäli sopimuksen tekemiseen tai toimeenpanoon on liittynyt korruptiota. 4 Kirjanpito ja sen tarkastaminen 4.1 Ohjelman kirjanpidossa on noudatettava kirjanpitolakia ja -asetusta sekä hyvää kirjanpitotapaa. Järjestön kirjanpito järjestetään niin, että kehitysyhteistyötuen ja vaadittavan omarahoituksen käyttöä voidaan vaikeuksitta seurata. Kirjanpidon kannalta tarpeellisten tietojen tulee ilmetä tositteista, jotka tulee arkistoida ja säilyttää siten, että ne ovat Ministeriön tai sen valtuuttaman tahon tarkastettavissa. 4.2 Järjestön hallitus vastaa siitä, että sekä sen oma että yhteistyökumppanin kirjanpito Ohjelman kulujen osalta tarkastetaan kansainvälisten tilintarkastusstandardien ja Ministeriön vahvistamien kehitysyhteistyöhankkeita koskevien tarkastusohjeiden mukaisesti. Järjestön valitsemat tilintarkastajat tarkastavat sekä kirjanpidon että talousraportit. Tilintarkastajista yhden on oltava KHT-, JHTTtai HTM-tilintarkastaja. Paikallisten kulujen tarkastuksessa tulee käyttää yhteistyömaassa auktorisoitua tilintarkastajaa. 4.3 Järjestön tulee pitää luetteloa siitä omaisuudesta, joka Ministeriön myöntämällä tuella ja omarahoitusosuudella on hankittu. 5 Ministeriön valvontaoikeus Ministeriöllä tai sen määräämällä tarkastajalla, valtiontalouden tarkastusvirastolla sekä valtiontilintarkastajilla on oikeus tarkastaa tarvittaessa Järjestön koko toiminta. Järjestö sitoutuu avustamaan tällaisen tarkastuksen tai arvioinnin täytäntöönpanossa. Tarkastuksen yhteydessä on oikeus tarvittaessa tarkastaa Järjestön koko kirjanpito, omaisuus, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto. Ministeriö voi ulkoistaa kokonaan tai osittain Ohjelman hankehallinnon valvonnan ja tarkastuksen, missä tapauksessa asiasta annetaan erilliset ohjeet. Järjestö toimittaa Ministeriön tai sen valtuuttaman henkilön/yrityksen käyttöön korvauksetta oikeat ja riittävät tiedot toiminnastaan. 6 Järjestön tuenkäyttösuunnitelma ja vuosisuunnitelma 6.1 Sitoumuksen liitteenä ovat järjestön tuenkäyttösuunnitelma (Liite 1), vuosisuunnitelma (Liite 2), voimassa olevat toimintasuunnitelma ja talousarvio (Liite 3) ja viimeisin tilinpäätös (Liite 4). Tuenkäyttösuunnitelmassa kuvataan Kumppanuusjärjestöjen ohjelmatuen ohjeen mukaisesti Ohjelman 2
yksilöidyt tavoitteet ja päämäärät tälle rahoituskaudelle ja toiminta niiden saavuttamiseksi sekä mittarit tulosten ja tuloksellisuuden sekä suunnitelma vaikutusten arviointia varten. Kumppanuusjärjestöjen ohjelmatuen ohjeissa kuvataan tarkemmin vuosisuunnitelma, kehitysviestintäsuunnitelma ja suunnitelma palkattavasta henkilöstöstä. Kuvaus hallintoon käytettävistä resursseista, mukaan lukien henkilöstökulujen määräytymisperusteet, tulee olla mukana. 6.2 Uutta rahoituskautta koskeva hakemus tehdään edellisen rahoituskauden viimeisen vuoden elokuun loppuun mennessä. Hakemuksen liitteenä on kuvaus järjestön kehitysyhteistyöohjelmasta, tuenkäyttösuunnitelma, rahoituskauden ensimmäisen vuoden vuosisuunnitelma sekä järjestön toimintasuunnitelma, talousarvio ja tilinpäätös. Järjestö toimittaa hakemuksen liitteineen ministeriölle kahtena kirjallisena kappaleena ja sähköisesti. Tuen myöntämisen yhteydessä Ministeriö hyväksyy Järjestön tuenkäyttösuunnitelman ja vuosisuunnitelman. 6.3 Tuenkäyttösuunnitelmaa tarkennetaan vuosittain. Järjestö toimittaa seuraavaa vuotta koskevan vuosisuunnitelman, johon sisältyvät tuenkäyttösuunnitelman tarkennukset, aina edellisen vuoden lokakuun loppuun mennessä. Suunnitelmat hyväksytään kumppanuuskeskusteluissa kirjallisesti. 7 Tuen maksaminen 7.1 Ministeriö maksaa tuen Järjestön lähettämien maksatuspyyntöjen perusteella ohjelman toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaisissa erissä Järjestön pankkitilille edellyttäen, että tuen käytölle asetetut edellytykset on täytetty. Ensimmäistä päätösvuotta seuraavien vuosien osalta tuki on ilman eri päätöstä maksettavissa sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt kyseistä vuotta koskevan valtion talousarvion. Valtionavustuslain mukaisesti maksatuspyynnöissä huomioidaan kulujen ajoittuminen. Vuoden viimeinen maksatuspyyntö tulee tehdä Ministeriölle lokakuun loppuun mennessä. 7.2 Mikäli Järjestö esim. Ohjelman hankkeiden viivästymisen vuoksi ei ole nostanut myönnettyä tukea lokakuun loppuun mennessä, Järjestö ja Ministeriö voivat sopia kirjallisesti yhdessä rahojen siirtämisestä seuraavalle vuodelle tai seuraavalle rahoituskaudelle. Kunkin kalenterivuoden lopussa käyttämättömät varat tulee ottaa huomioon seuraavan vuoden ensimmäisessä maksatuspyynnössä. 7.3 Nostetusta tuesta tilikautena käyttämättä jäänyt osa on kirjattava Järjestön taseeseen. Seuraavana tai myöhempänä tilikautena käytetty osa tuesta on kirjattava sen tilikauden tuotoksi, jonka aikana se on käytetty. Järjestön tulee pyrkiä minimoimaan siirtyvien erien määrä. 7.4 Tuenkäyttösuunnitelman puitteissa järjestöllä on oikeus siirtää tukea hankkeesta tai ohjelmakokonaisuudesta toiseen. Mikäli kyse on uusista hankkeista tai merkittävästä toiminnallisesta muutoksesta, on se hyväksytettävä Ministeriössä. Rahoituskauden aikana tarvittavat Ohjelmalliset muutokset käsitellään tuenkäyttökeskusteluissa. Hyväksyttyyn vuosisuunnitelmaan tehtävät muutokset edellyttävät aina ministeriön suostumusta. 7.5 Ohjelman kuluihin voidaan sisällyttää Järjestölle suoraan aiheutuvia hallintokuluja korkeintaan 10 % ohjelman kokonaiskuluista (jotka lasketaan ministeriöltä saadun kehitysyhteistyötuen ja järjestön 15 %:n omarahoitusosuuden mukaisesti). Hallintokulut tulee johtaa Järjestön kirjanpidosta. Halutessaan järjestöt voivat vaihtoehtoisesti noudattaa Euroopan unionin käyttämää 7 %:n flat rate -käytäntöä. Tällöin hallintokuluja ei tarvitse eritellä. 8 Tuen käytön raportointi 8.1 Järjestö toimittaa Ministeriölle edellisen vuoden koko Ohjelmaa, sen toteutumista ja varainkäyttöä käsittelevän vuosiraportin liitteineen seuraavan vuoden elokuun loppuun mennessä. Vuosira- 3
portissa Järjestö tarkastelee toimintaansa tuloksellisuuden ja ohjelman eri osien tulosten kestävyyden näkökulmasta arvioiden samalla, miten ne liittyvät Ohjelmassa mainittujen vuosituhattavoitteiden toteutumiseen. Tavoitteiden ja tulosten saavuttamista kuvataan valittujen mittareiden avulla. Vuosiraportin sisältö on kuvattu tarkemmin Kumppanuusjärjestöjen ohjelmatuen ohjeissa. Rahoituskauden päättyessä Järjestö käsittelee vuosiraportissaan kuluneen vuoden lisäksi koko rahoituskautta ja aikaansaannoksia sen aikana, ja se toimii koko kauden loppuraporttina. Järjestön viralliset nimenkirjoittajat allekirjoittavat Ohjelmaa koskevat raportit. 8.2 Järjestö toimittaa Ministeriölle raportit arvioinneista (evaluaatioista), jotka järjestö on raportointivuoden aikana itse tehnyt tai teettänyt ulkopuolisella konsultilla ohjelman tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden mittaamiseksi ja arvioimiseksi, niiden valmistuttua. Vuosiraportissa esitetään järjestön johtopäätökset ja toimenpiteet, joihin suositusten johdosta on ryhdytty. 8.3 Vuosiraporttiin liitetään Järjestön tilintarkastajan tarkastuskertomukset Ministeriön ohjeiden mukaisesti. Järjestön on pyydettäessä toimitettava ulkoasiainministeriölle kustakin hankkeesta siitä tehty tilintarkastuskertomus sekä tilintarkastajan erillinen vakuutus siitä, että järjestön ministeriöltä saama tuki on käytetty sille asetettujen ehtojen ja valtion avustuksia koskevien säännösten mukaisesti. 8.4 Järjestön tulee huolehtia siitä, että sen seurantajärjestelmät tuottavat myös ohjelmakokonaisuuksia yksityiskohtaisempaa raportointiaineistoa (hankkeittain/maittain), joka on Ministeriön käytettävissä tarpeen mukaan. Ministeriö voi perustellusta syystä pyytää Järjestöltä tarpeelliseksi katsomiaan muita selvityksiä. 8.5 Järjestö sitoutuu ylläpitämään verkkosivuillaan yleiskuvaukset käynnissä olevista toiminnoistaan ja hankkeistaan. Järjestön vuosiraportti on myös verkkosivuilla. 9 Ehtojen laiminlyönti, tuen palauttaminen ja muut tuen käyttöä koskevat ehdot 9.1 Ehtojen laiminlyönnin seuraamukset Mikäli Ministeriön tuen käytölle asettamia ehtoja ei ole noudatettu, Ministeriö voi - asettaa määräajan ehtojen täyttämiselle, - keskeyttää kyseisen hankkeen tai koko Ohjelman tuen maksamisen, - määrätä jo maksetun kyseisen hankkeen tai koko Ohjelman tuen palautettavaksi. 9.2 Maksatusten keskeytys Ministeriö voi jättää Järjestölle myöntämänsä tuen kokonaan tai osittain maksamatta, mikäli - on perusteltua aihetta epäillä, että Järjestö ei menettele tuen käytölle asetettujen ehtojen mukaisesti - ne perusteet, joilla tuki on myönnetty, ovat olennaisesti muuttuneet tai - Valtionavustuslaissa tai Euroopan yhteisön lainsäädännössä tätä edellytetään. 9.3 Tuen palauttaminen Järjestö on velvollinen viipymättä palauttamaan - sen osan tuesta, joka on jäänyt käyttämättä Ohjelman päättyessä tai keskeytyessä, tai jos varoja ei muusta syystä voida käyttää tukipäätöksessä edellytetyllä tavalla tarkoitukseensa - sen osan tuesta, jota vastaavaa omarahoitusosuutta ei ole pystytty keräämään - sen osan tuesta, jota ei ole käytetty tukea koskevien ehtojen edellyttämän määräajan kuluessa, ellei Ministeriö ole myöntänyt lisäaikaa - muutoin virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa tuen tai sen osan. - Valtionavustuslaissa tai Euroopan yhteisön lainsäädännössä tätä edellytetään. 4
9.4 Tuen takaisinperintä Ministeriöllä on oikeus jättää myönnetty tuki maksamatta ja periä jo maksettu tuki tai osa siitä takaisin korkoineen, jos - Järjestö on jättänyt palauttamatta kohdassa 9.3 palautettavaksi luokitellun tuen - Järjestö on käyttänyt tuen olennaisesti muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty - tuen saamiseksi on esitetty vääriä tai harhaanjohtavia tietoja tai salattu seikkoja, jotka olennaisesti vaikuttavat tuen myöntämiseen, määrään tai ehtoihin - Järjestö ei toimita kohdassa 8 edellytettyä raporttia ja selvityksiä määräaikaan mennessä tai vaikeuttaa tuen käyttöä koskevia valvontatoimenpiteitä - Järjestön kyky vastata tuen kohteena olevasta toiminnasta on ulosottotoimenpiteen, selvitystilan, konkurssin tai muun vastaavan syyn vuoksi olennaisesti heikentynyt - Järjestö jättää muutoin noudattamatta tuen käyttöä koskevia Ministeriön asettamia ehtoja tai voimassaolevia valtionavustuksia ja niiden käyttämistä koskevia säännöksiä - Valtionavustuslaki tai Euroopan yhteisön lainsäädäntö sitä edellyttää - tuen maksamisen lopettamiseen tai takaisinperimiseen on Ohjelman aikana voimassaolevien valtionavustuksia koskevien säännösten mukainen peruste tai muu edellisiin seikkoihin verrattava erityinen syy. 9.5 Korko Järjestön on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle korkolain 4 :n ja 12 :n mukaista viivästyskorkoa. 10 Muita säännöksiä Järjestön tulee siirtää soveltuvin osin kaikki tämän sitoumuksen ja kumppanuusjärjestöjen ohjeistuksen mukaiset velvoitteensa myös yhteistyökumppaniensa vastattavaksi. Järjestö on kuitenkin Ministeriöön nähden täysimääräisesti vastuussa tuen oikeasta käyttämisestä. Järjestön tulee noudattaa valtionavustuslaissa (688/2001) mainittuja valtionavustuksia koskevia yleismääräyksiä ja muita Ohjelman aikana voimassa olevia valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevia säännöksiä sekä kumppanuusohjelmia koskevia ohjelmatuen periaatteita ja ohjeita sekä ulkoasiainministeriön täydentäviä määräyksiä, jotka ovat saatavilla ulkoasiainministeriön verkkosivuilta (www.formin.fi). 11 Sitoumuksen voimassaolo Sitoumus ja sen velvoitteet astuvat voimaan sen allekirjoituspäivänä. Sitoumus on voimassa rahoituskauden ajan, siihen saakka kunnes Järjestön antamat rahoituskautta koskevat raportit ja selvitykset on hyväksytty Ministeriössä ja järjestön velvoitteet on muutoinkin täytetty. Mikäli sitoumuksen edellytykset eivät täyty tai muiden syiden vuoksi rahoituskausi ennenaikaisesti päättyy, tulee Järjestön viipymättä palauttaa saamansa tuen se osa, jota ei ole käytetty kumppanuussopimuksessa hyväksyttyyn tarkoitukseen. Helsingissä. päivänä kuuta 20XX Järjestön puolesta Nimenkirjoittaja Asema Nimenkirjoittaja Asema 5
LIITTEET: 1. Järjestön tuenkäyttösuunnitelma 20XX 20XX 2. Järjestön vuosisuunnitelma 3. Voimassa oleva Järjestön toimintasuunnitelma ja talousarvio 4. Viimeisin tilinpäätös 6