Yhtymähallitus 96 21.08.2012 Yhtymähallitus 132 06.11.2012 Liikelaitoskuntayhtymä Puhdin tietohallinnon palvelutuotannon siirto liikkeenluovutuksena Kuntien Tiera Oy:lle Kyh 96 Länsi-Uudenmaan kunnat ovat tehneet varsin tiivistä yhteistyötä tietohallinnon ja tietotekniikan organisaatioiden kesken. Yhteistyö on muodoiltaan kuitenkin epävirallista ja perustuu monesti yksittäisten asioiden hoitamiseen. Yhteistyössä ovat olleet mukana Karkkila, Kirkkonummi, Lohja, Nummi-Pusula, Vihti, Raasepori, Hanko, Inkoo, Siuntio ja alueen kuntayhtymistä LUKSIA, Karviainen ja Puhti. Kaikki nämä kunnat ja kuntayhtymät ovat myös Kuntien Tiera Oy:n osakkaita. Kuntien Tiera Oy tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita. Yhtiö järjestää ja kehittää palveluita koordinoimalla kuntasektorin ICT-kehityshankkeita ja palvelutarpeita. Se yhdistää toimittajien tarjoamia sovelluksia ja asiantuntijuutta valmiiksi, kuntien toimintoja hyödyntäviksi kokonaisuuksiksi, ratkaisuiksi ja palveluiksi. Kuntien Tieran perustamisen tavoitteena oli saavuttaa merkittäviä säästöjä yhtenäistämällä ja virtaviivaistamalla prosesseja ja sirpaleisia tietohallinnon järjestelmiä. Jos kuntien käyttämät sovellukset ja niihin liittyvät prosessit sekä tietotekniikan infraratkaisut saataisiin järjestettyä optimaalisesti, voitaisiin säästyviä resursseja ohjata kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintoihin. Tulevaisuuden hankkeet ja haasteet asettavat ICT-palvelujen ylläpidon ja palvelutason vaakalaudalle nykyisellä järjestämistavalla kuntakohtaisesti tai pienissä yhteistyöorganisaatioissa. Lainsäädäntö tuo koko ajan vaateita, joihin pienten yksiköiden on vaikea vastata. Kuntien palvelutuotanto kehittyy ja monipuolistuu koko ajan ja vaatimukset tietotekniikalle kasvavat. Tietotekniikkaorganisaatioiden aika on mennyt ja menee pääosin nykytekniikan ylläpitoon ja kehittäminen ja tulevaisuuden suunnittelu jää liian vähälle. Teknologinen velka on koko ajan kasvussa. Kuntien resurssit ovat tiukalla, joten eri organisaatioiden päällekkäinen työ samojen asioiden parissa on resurssien tuhlausta. Edellä kuvatun tilanteen parantamiseksi tehtiin liikelaitoskuntayhtymä Puhdin (jäsenyhteisöt Karkkila, Nummi-Pusula, Vihti ja perusturvakuntayhtymä Karviainen) ja Lohjan kaupungin kesken esiselvitys tietohallinto- ja tietotekniikkapalvelujen järjestämisestä alueella. Selvityksessä oli mukana myös ammattikoulutuskuntayhtymä LUKSIA. Seudulliseen maakuntaverkkohankkeeseen liittyen tehtiin koko Länsi-Uudenmaan alueella kehittämistyön perustaksi ICT-palvelujen nykytilakartoitus. Molemmissa selvityksissä asiantuntijana oli Kuntien Tiera Oy. Esiselvityksen vastaanottanut viranhaltijatyöryhmä päätti esittää tarkemman suunnitelman tekemistä Karkkilan, Vihdin, Lohjan, perusturvakuntayhtymä Karviaisen ja Länsi-Uudenmaan ammattikoulutuskuntayhtymän tietohallinto- ja tietotekniikkapalvelujen järjestämisestä. Lähtökohtana suunnitelmassa on tietotekniikkapalvelujen järjestäminen alueelle Kuntien Tiera Oy:n toimesta siten, että palvelun tuottaa palvelusopimuksiin perustuen suoraan Tieran alainen yksikkö, johon Liikelaitoskuntayhtymä Puhdin ja Lohjan kaupungin nykyinen ICT-henkilöstö siirtyy vanhoina työntekijöinä.
Toimintamallissa tietohallinto ja tietotekniikka erotetaan toisistaan, jolloin eri toimijoiden roolit selkeytyvät. Tietohallinnon tehtävänä on kehittää ja tukea kuntatoimijan varsinaista toimintaa tietotekniikan avulla. Tietotekniikan tehtävänä on tuottaa määritellyt IT-palvelut laadukkaasti ja kustannustehokkaasti itse tai ulkopuolisten palveluntarjoajien avulla. Tietohallintopalvelun kunnat ja kuntayhtymät järjestävät itse joko yksin tai yhteistoiminnassa keskenään tai ostamalla sen palveluna. Pieni osa Puhdin ja Lohjan ICT-henkilöstöstä saattaisi siten jäädä kuntien tai kuntayhtymien palvelukseen. Tältä osin malli selkeytyy tarkemman suunnittelun yhteydessä. Suoraan Tieran organisaatioon kuuluvan tietotekniikan järjestämistavan etuna on mm. Tieran valtakunnallisen osaamisen helppo hyväksikäyttö, tietohallintoon ja tietotekniikkaan erikoistunut taustaorganisaatio, riippumattomuus kuntarakenteesta ja kuntien yhteistyörakenteista ja niiden muutoksista sekä helppo laajennettavuus. Näin ei myöskään luoda uusia organisaatioita. Tarkemman suunnittelutyön yhteydessä valmistellaan: - palvelukuvaus - kummankin osapuolen tehtävät - kustannus-/hinta-arviot - palvelusopimus - lyhyen ja pitkänaikavälin karkea kehittämissuunnitelma - henkilöstösopimus - liikkeenluovutussopimus. Tämän valmistelun perusteella kunnilla ja kuntayhtymillä on edellytykset tehdä päätös tietohallinnon ja tietotekniikan järjestämistavasta. Tavoiteaikatauluna uudelle järjestelylle on 1.1.2013. Karkkilan, Vihdin ja Karviaisen osalta järjestely liittyy myös liikelaitoskuntayhtymä Puhdin toiminnan kokonaisjärjestelyyn. Laskentaja palkanlaskentapalvelut on tarkoitus siirtää Kunnan Taitoa Oy:lle ja siitä on menossa erillinen valmistelu. Oheismateriaali: Tieran selvitys tietohallinnon ja tietotekniikan järjestämisestä Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Valmistelija: Lars Forsell Yhtymähallitus päättää, että perusturvakuntayhtymä Karviainen osallistuu suunnitelman laatimiseen, jonka tarkoituksena on tietotekniikkapalvelujen järjestäminen 1.1.2013 Kuntien Tiera Oy:n toimesta Karkkilan ja Lohjan kaupungeille, Vihdin kunnalle, perusturvakuntayhtymä Karviaiselle ja Länsi-Uudenmaan ammattikoulutuskuntayhtymälle. Suunnittelussa tulee lähteä siitä, että alueelle perustetaan Tieran toimintayksikkö, jossa palveluja tuotetaan hajautetusti ja toimijoiden nykyinen henkilöstö siirtyy Tieran palvelukseen vanhoina työntekijöinä mahdollisesti kuntiin ja kuntayhtymiin jäävää tietohallintohenkilöstöä lukuun ottamatta. Hanketta varten perustetaan ohjausryhmä, johon kuntayhtymä nimeää edustajakseen Lars Forsellin. Ohjausryhmään kutsutaan henkilöstön edustaja Lohjalta ja liikelaitoskuntayhtymä Puhdin alueelta.
Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kyh 132 Länsi-Uudenmaan kunnat ovat tehneet varsin tiivistä yhteistyötä tietohallinnon ja tietotekniikan organisaatioiden kesken. Yhteistyö on muodoiltaan kuitenkin epävirallista ja perustuu monesti yksittäisten asioiden hoitamiseen. Tilanteen parantamiseksi liikelaitoskuntayhtymä Puhti ja Lohjan kaupunki Kuntien Tiera Oy:llä esiselvityksen tietohallinto- ja tietotekniikkapalvelujen järjestämisestä alueella. Selvityksessä oli mukana myös ammattikoulutuskuntayhtymä LUKSIA. Selvityksen perusteella kaupungin-, kunnan- ja yhtymähallitukset tekivät päätökset osallistua suunnitelman laatimiseen, jonka tarkoituksena on tietotekniikkapalvelujen järjestäminen 1.1.2013 Kuntien Tiera Oy:n toimesta Karkkilan ja Lohjan kaupungeille, Vihdin kunnalle, perusturvakuntayhtymä Karviaiselle ja Länsi-Uudenmaan ammattikoulutuskuntayhtymälle (LUKSIAN ja Lohjan kaupungin yhteistyösopimuksen laajuudessa). Kaikki edellä mainitut kunnat ja kuntayhtymät olivat jo aikaisemmin merkinneet Kuntien Tiera Oy:n osakkeita. Suunni telman laatimista ohjasi kuntien ja kuntayhtymien ja henkilöstön edustajis ta nimetty ohjausryhmä. Suunnitelman laadinnan yhteydessä on varsin perusteellisesti käyty lävitse nykyiset palvelut ja niiden tuotantotapa ja arvioitu palvelun järjestämistapa, toimintavarmuus ja kehittämistarpeet jatkossa. Suunnitelman mukaan Puhdin tietohallinnon ja tietotekniikan palvelutuotanto ja Lohjan kaupungin tietotekniikan palvelutuotanto siirretään liikkeenluovutuksena Kuntien Tiera Oy:lle vuoden 2013 alusta. Lähtökohtana on, että tuotanto jatkuu ensi vuonna nykyisenä ja nykyisellä kustannustasolla. Alueella tapahtuu kuitenkin muutoksia kunta- ja kuntayhtymärakenteessa, joten asiakaskohtaisesti kustannustaso saattaa muuttua. Puhdin jäsenyhteisöjen osalta toiminnan jatkuminen Puhdin järjestämänä ilman Nummi-Pusulaa merkitsisi jäljelle jäävien jäsenyhteisöjen kustannustason nousua. Vuoden 2013 aikana toimintatapoja yhtenäistetään ja poistetaan päällekkäisyyksiä ja näin alennetaan kustannuksia tai ainakin hillitään kustannusten nousua. Pidemmällä aikavälillä siirrytään Tieran toimintatapaan ja otetaan käyttöön Tieran valmiita tuotteita. Edellä mainittu toimintatapojen yhtenäistäminen, päällekkäisyyksien poistaminen ja Tieran valtakunnallisten käytänteiden tuominen käytäntöön edellyttää panostusta. Tähän on laskettu ensimmäisen toimintavuoden ajaksi alueelle yhden henkilön työpanos, joka näkyy lisäkustannuksena. Palvelusta tehdään puitesopimus sekä aloitusvaiheen palvelusopimus. Palvelusopimus perustuu tietohallinto- ja tietotekniikkayksiköiden nykyisin tuottamiin palveluihin. Alkuvaiheessa ei siten tapahdu merkittävää muutosta. Kuntien Tiera myy palveluja pelkästään osakkailleen ns. omakustannushintaan, joten jatkossakin hinnoittelu perustuu asiakkaiden os tamiin palveluihin, todellisiin tuotantokustannuksiin ja Tieran käyttämään hinnoittelumalliin. Vuonna 2013 ja sen jälkeen tehtävä kehittämistyö, päällekkäisyyksien poistaminen ja tuotantotapojen muutos vaikuttaa tulevien vuosien kustannuksiin. Omistajina kunnat ja kuntayhtymät voivat vaikuttaa Tieran kehitystyöhön ohjausryhmien ja yhtiön normaalin hallinnon kautta. Ratkaisevassa asemassa on myös asiakkaiden valmius toimintaprosessiensa muutoksiin siten, että kustannussäästöt ovat mahdollisia.
Palvelussa ja sopimusrakenteessa tietohallinto ja tietotekniikka erotetaan toisistaan heti alkuvaiheessa. Nyt Puhdissa kuntien ja Karviaisen tietohallinnon palvelut on tehnyt sama henkilöstö, joka on tuottanut myös tietotekniikan palvelut. Menettelyllä selkeytetään tietohallinnon johtamista sekä tilaajan ja tuottajan roolien erottamista toisistaan. Toiminta jatkuu alkuvaiheessa nykyisissä toimipisteissä nykyisellä henkilöstöllä ja jatkossakin toiminta järjestetään siten, että asiakkaiden tarvitsema lähituki pystytään järjestämään. Liikkeenluovutuksessa koko toiminta siirtyy nykyisine sopimuksineen ja henkilöstöineen liikkeenluovutussopimuksessa sovitulla tavalla. Liikkeenluovutuksessa siirretään myös tietotekniikkapalvelujen tuottamisessa tarvittavaa irtainta omaisuutta uudelle toimijalle. Omaisuusarvot Puhdissa ja Lohjalla ovat lähes saman suuruisia, joten luovutus voidaan tehdä ilman maksettavia korvauksia. Liikkeenluovutussopimuksessa luovutuspäivä on 1.1.2013. Sopimuksen liitteissä on lueteltu siirtyvä henkilöstö, sopimukset ja omaisuus. Sopimuksen mukaan kunnat sitoutuvat ottamaan palvelusopimuksen viiden ensimmäisen vuoden aikana liikkeenluovutuksessa siirtynyttä henkilöstöä takaisin palvelukseensa, jos Tieran toiminta lakkaa tai ostettavien palvelujen määrä pienenee niin, ettei Asiakkaan Tieralta tilaaman työn määrä enää vastaa luovutushetkellä siirtyneiden työsuhteiden määrää. Liikkeenluovutussopimusta täydentää sopimus henkilöstön siirrosta, tässä sopimuksessa osapuolina ovat Puhdin ja Tieran lisäksi myös siirtyvää henkilöstöä edustavat henkilöstöjärjestöt. Puhtia koskevassa liikkeenluovutussopimuksessa ovat mukana Puhdin lisäksi myös kunnat ja Karviainen, koska Puhdin lakkautuessa velvoitteet siirtyvät kunnille ja Karviaiselle. Kuntien ja Karviaisen keskinäisestä vastuunajosta on erillinen sopimusliite. Liikkeenluovutussopimuksen ja henkilöstön siirtosopimuksen käsittelee myös Puhdin johtokunta, koska Puhti käytännössä toteuttaa liikkeenluovutuksen. Liikkeenluovutusta säännellään työsopimuslain 1 luvun 10 :ssä. Työnantajan liikkeenluovutuksella tarkoitetaan mm. yhteisön toiminnallisen osan luovuttamista toiselle työnantajalle, jos luovutettava liike tai sen osa pysyy luovutuksen jälkeen samana tai samankaltaisena. Liikkeenluovutuksessa työnantajan luovutushetkellä voimassa olevista työsuhteista johtuvat oikeudet, velvollisuudet siirtyvät uudelle omistajalle tai haltijalle. Kunnallisen viranhaltijalain 25 :ssä säännellään viranhaltijan asema liikkeenluovutuksessa vastaavasti. Kun luovutus tapahtuu yksityisoikeudelliselle yhteisölle, siirtyvät viranhaltijat työsopimussuhteeseen luovutuksensaajan palve lukseen. Oikeuksien ja velvollisuuksien siirtyminen ei kuitenkaan koske niitä oikeuksia ja velvollisuuksia, jotka johtuvat nimenomaan virkasuhtees ta eivätkä ole ominaisia työsuhteelle. Henkilöstöä on informoitu asian kaikissa valmisteluvaiheessa ja henkilöstön edustajat ovat olleet mukana asian valmistelua ohjanneessa ohjausryhmässä. Henkilöstölle pidettiin 11.10.2012 erillinen tiedotus- ja keskustelutilaisuus, jossa oli mukana myös Tieran edustus. Liikkeenluovutussopimus ja sopimus henkilöstön siirrosta on käsitelty Puhdin YT-toimikunnassa 22.10.2012. Siirtyvää henkilöstöä edustavilta järjestöiltä on lisäksi pyydetty lausunnot em. sopimuksista 1.11.2012 mennessä. Kokonaisuutena uudella tietohallinnon ja tietotekniikan järjestämistavalla tavoitellaan mm: - Tieran valtakunnallisen osaamisen ja kehitystyön helppoa hy väksikäyttöä - Kustannussäästöjä toimintatapojen yhtenäistämisellä ja pois tamalla päällekkäisyyksiä
Kuntayhtymän johtajan ehdotus: - Tietotekniikan parempaa hyväksikäyttöä palvelutuotannossa - Tietohallintoon ja tietotekniikkaan erikoistunutta taustaorgani saatiota - Riippumattomuutta kuntarakenteesta ja kuntien yhteistyöra kenteista ja nii den muutoksista. Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tietotekniikan ja tietohallinnon kustannusten taso vuonna 2013 palvelumaksuna Puhdilta olisi noin 216 000 euroa. Tieran palvelussa kustannukset ovat arvion mukaan tietotekniikkaan 196 000 euroa. Ensimmäisen vuoden kustannukset sisältävät toiminnan haltuunoton ja kehittämisen kustannuksia. Tietohallinnon johtamispalvelujen ostosta tehdään erillinen sopimus. Kustannusarvio tarkentuu haltuunottoprojektin aikana. Oheismateriaali: Henkilöstön siirtosopimus Liitteet: Liite 1. Puitesopimus liitteineen Liite 2. Siirtymäkauden palvelusopimus liitteineen Liite 3. Sopimus ICT-tuotannon siirtoa koskevasta liikkeenluovutuksesta Kuntien Tiera Oy:lle liitteineen Valmistelija: Lars Forsell Yhtymähallitus hyväksyy: liitteenä 1 olevan puitesopimuksen yhteistyöstä perusturvakuntayhtymä Karviaisen ja Kuntien Tiera Oy:n välillä tietohallinto- ja tietotekniikkapalvelujen tuottamisessa liitteenä 2 olevan siirtymäkauden palvelusopimuksen tietotekniikkapalveluiden ostamisesta Kuntien Tiera Oy:ltä. liitteenä 3 olevan sopimuksen ICT-palvelutuotantoa koskevasta liikkeenluovutuksesta Kuntien Tiera Oy:lle siinä olevine vastuineen. Käsittely: Asian käsittelyn aikana puheenjohtaja Aulis Stenholm esitti Tuukka Salmisen kannattamana, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi siten, että sopimuksesta poistetaan kohdat, joissa perusturvakuntayhtymä Karviainen velvoitetaan palkkaamaan Puhdista Kuntien Tiera Oy:lle siirtynyttä henkilöstöä omaan palvelukseen, mikäli Tieran toiminta lakkaa tai Karviaisen Tieralta tilaaman työn määrä ei enää vastaa luovutushetkellä siirtyneiden työsuhteiden määrää. (Liikkeenluovutussopimus kohta 5.6, 5.8, liite 5.) Päätös: Yhtymähallitus päätti yksimielisesti hyväksyä puheenjohtajan ehdotuksen.