Julkaisuvälineen käyttöohje päivitetty 28.4.2005 1
Sisällys 1. Mikä on julkaisuväline?... 3 2. Peruskäsitteitä... 3 3. Verkkosivun julkaiseminen... 7 3.1. Luo uusi verkkosivu (1. Aloita)... 7 3.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 8 3.3. Kuvailutiedot (3.)... 9 3.4. Julkaisupaikka (4.)... 10 3.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 13 4. Uutisen julkaiseminen... 14 4.1. Luo uusi uutinen (1. Aloita)... 15 4.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 15 4.3. Kuvailutiedot (3.)... 16 4.4. Julkaisupaikka (4.)... 17 4.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 20 5. Tapahtuman julkaiseminen... 21 5.1. Luo uusi tapahtuma (1. Aloita)... 21 5.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 21 5.3. Kuvailutiedot (3.)... 23 5.4. Julkaisupaikka (4.)... 23 5.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 25 6. Verkkosivun päivittäminen... 26 6.1. Avaa verkkosivu (1. Aloita)... 27 6.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 28 6.3. Kuvailutiedot (3.)... 29 6.4. Julkaisupaikka (4.)... 30 6.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 32 7. Uutisten päivittäminen... 33 7.1. Avaa uutinen (1. Aloita)... 33 7.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 34 7.3. Kuvailutiedot (3.)... 36 7.4. Julkaisupaikka (4.)... 37 7.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 39 8. Tapahtuman päivittäminen... 40 8.1. Avaa tapahtuma (1. Aloita)... 41 8.2. Sisältö (2. Muokkaa)... 42 8.3. Kuvailutiedot (3.)... 44 8.4. Julkaisupaikka (4.)... 44 8.5. Esikatsele ja julkaise (5.)... 46 9. Verkkosivun muokkaustyökalu... 47 10. Kieliversioiden tekeminen... 48 10.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi... 48 10.2. Kieliversion luominen ruotsiksi... 49 10.3. Kieliversion luominen englanniksi... 49 11. Palveluikkunoiden hallinnoiminen... 51 12. Päivitysoikeuksien hallinta... 56 13. Työryhmien hallinta... 58 13.1. Työryhmän perustaminen ja poistaminen (työryhmän ylläpitäjä)... 58 13.2. Uuden ryhmän sisällönhallinta (päävastuuhenkilö)... 59 2
13.3. Työryhmän käyttäjähallinta (päävastuuhenkilö)... 60 14. Arkisto... 62 1. Mikä on julkaisuväline? Julkaisuväline aukeaa työpöydän vasemman yläkulman toimintoalueella olevasta linkistä julkaisuväline. Tarvitset sisällöntuottajan oikeudet kirjautuaksesi sisään julkaisujärjestelmään. Julkaisuväline on tarkoitettu kaikkeen intranetin päivittämiseen: erilaisten sisältöjen julkaisemiseen välilehdillä olevien palveluikkunoiden järjestelemiseen käyttö- ja päivitysoikeuksien hallinnointiin työryhmien ylläpitoon arkiston eli vanhojen dokumenttien selaamiseen ja hallinnointiin päivittäjien informointiin. Julkaisuvälineellä voit luoda, päivittää ja julkaista verkkosivuja, uutisia ja tapahtumia niille välilehdille, joihin sinulla on päivitysoikeudet. Voit myös pyytää missä tahansa muualla intranetissä julkaistuja sisältöjä julkaistavaksi hallinnoimillesi välilehdille tai ehdottaa omia sisältöjäsi julkaistavaksi muualla. Julkaisuväline toimii intranetin työpöydältä tutulla välilehtiperiaatteella. Välilehtien määrä ja sisältö vaihtelee sen mukaan, minkälaisia päivitysoikeuksia sinulla on. Jos siis jokin oppaassa mainittu välilehti ei näy sinulle, syy on luultavasti se että roolisi intranetissä ei edellytä kyseisen välilehden käyttämistä. Intranetissä päivitysoikeuksia hallinnoi kunkin yksikön välilehden päätoimittaja (ks.11. Päivitysoikeuksien hallinta). 2. Peruskäsitteitä Omat. Julkaisuvälineen välilehdellä omat näet niihin sisältöihin liittyviä asioita, joihin sinulla on päivitysoikeus: pyynnöt saada julkaista kirjoittamiasi sisältöjä muualla intranetissä (julkaisupyynnöt) pyynnöt saada muualla tuotettuja sisältöjä julkaistuksi hallinnoimallasi välilehdellä (julkaisuluvan pyynnöt) kirjoittamasi dokumentit, joiden uusia, muualla julkaistuja versioita on muutettu 3
lähiaikoina arkistoituvat dokumentit eli sisällöt, joiden julkaisuaika on loppumassa ylläpidon tiedotteet päivittäjille. tällä hetkellä listassa näkyvät kaikki dokumentit, joiden päivittäjä olet. Myös jo arkistoidut dokumentit näkyvät. Pääset käsittelemään haluamaasi kohdetta napsauttamalla sen otsikkoa. Dokumentti ja ikkuna. Intranetin välilehdillä käyttäjille näkyy palveluikkunoita, jotka sisältävät dokumentteja eli esimerkiksi verkkosivuja tai uutisia. Dokumenttien näkymiseen ikkunassa on kolme tapaa: Kaikki dokumentit voivat näkyä palveluikkunassa linkkeinä, joita napsauttamalla kukin dokumentti aukeaa ikkunaan. Ensimmäisen dokumentin sisällöstä näkyy muutama ensimmäinen rivi ja sen alla lue lisää -linkki, josta pääsee näkemään koko dokumentin sekä linkit muihin ikkunassa oleviin dokumentteihin. Tällöin ensimmäistä dokumenttia voi olla näppärää käyttää esimerkiksi ikkunan johdantona. Dokumentista näkyy kuva (jos dokumentissa on useampi kuva, järjestelmä valitsee kuvan satunnaisesti). Kuvan ei tulisi olla 184:ää pikseliä leveämpi. 4
Voit myös valita palveluikkunan korkeuden. Jos valitset ikkunanäkymäksi linkkilistan tai kuvan kannattaa valita suurempi ikkunakorkeus. 3. Dokumenttien näkymisen tapa valitaan palveluikkunaa muokatessa (ks.10 Kieliversioiden tekeminen Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 5
3.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 3.2. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 6
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 3.3. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 7
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 8
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen). RSS-ikkuna. Voit myös julkaista tiettyjä dokumentteja RSS-muodossa. RSS (Really Simple Syndication) on tapa siirtää esim. uutisotsikoita, tapahtumatietoja ja erilaisia listauksia. Kaikilla päätoimittajilla on mahdollisuus luoda omalle välilehdelleen RSS feed - palveluikkunoita, jotka näyttävä feedinä syötettyjä sisältöjä maailmalta (kuten esim. oman alan sähköisiä julkaisuja). Palveluikkuna näyttää RSS 0.91, 1.0 ja 2.0 standardien mukaisia feedejä. Katso esimerkiksi Tietopalvelut ja tietotekniikka > Tietotekniikkapalvelut -kanavalta kuinka tietojärjestelmien käyttökatkot ilmestyvät näkyviin Almaan. Näin teet RSS-palveluikkunan Mene julkaisuvälineen Palveluikkunat -välilehdelle Valitse oma palveluikkunasi, johon sinulla on päätoimittajaoikeudet Mene Lisää uusi ikkuna -osioon Kirjoita ikkunallesi haluamasi nimi Valitse ikkunatyypiksi RSS feed -palveluikkuna Napsauta Lisää välilehdelle -painiketta Siirrä palveluikkuna haluamallesi paikalle Järjestele ikkunoita-sivulla Mene Muokkaa-osioon painamalla Muokkaa-nappia RSS-ikkunassasi Kirjoita RSS feed:n osoite sille varattuun kenttään. Napsauta Muokkaa. Palveluikkuna julkaistaan, ja se näkyy Almassa viimeistään 10 minuutin kuluttua. Julkaisutilat. Jokaisella dokumentilla on olemassa erilaisia julkaisutiloja: "luonnos", jolloin dokumentti ei näy julkisesti "julkaistu", jolloin dokumentti näkyy kaikille kävijöille valituissa julkaisupaikoissa 9
"keskeytetty", jolloin dokumentti ei näy julkisesti mutta on löydettävissä arkistosta. Dokumentti voi myös olla tuhottu, jolloin se ei näy edes arkistossa. Julkaisupaikat. Intranetissä oleva dokumentti voidaan julkaista useassa eri paikassa. Esimerkiksi työryhmässä oleva dokumentti voidaan julkaista myös laitoksen sivuilla ja tiedekunnan sivuilla. 4. Julkaisupyyntö ja julkaisuluvan pyyntö. Muualla julkaisemiseen tarvitaan aina dokumentin kirjoittajan lupa, ja julkaisuluvan pyytäminen on käytännössä samanlainen toimenpide kuin julkaiseminenkin. Myös itse kirjoittamaansa dokumenttia voi ehdottaa julkaistavaksi muualla (julkaisupyyntö). (Ks. 3.4 Julkaisupaikka (4.) ja 10. Kieliversioiden tekeminen Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 4.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse 10
julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 4.2. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 11
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 4.3. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 12
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 13
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen.) Vaikka dokumentti julkaistaan muualla, sen muokkausoikeus säilyy alkuperäisellä kirjoittajalla. Henkilö, joka julkaisee dokumentin uudessa paikassa, ei siis voi muuttaa dokumenttia, ellei hän tee siitä uutta versiota. Versiot. Yhdestä dokumentista voi olla intranetissä olemassa useampia versioita. Näin on jos: dokumentti on olemassa useamman kielisenä dokumentista on julkaistu jossakin uusi, vanhan dokumentin pohjalta muokattu versio. Muu kuin kirjoittaja tai muokkausoikeuden haltija voi tehdä dokumentista uuden version vain siinä tapauksessa, että kirjoittaja on ehdottanut dokumenttia julkaistavaksi kyseisessä ikkunassa. Dokumentin eri versioiden kirjoittajat saavat ilmoituksen, kun dokumentista tehtyjä versioita muutetaan, jotta he voivat tarkistaa muutostarpeen myös omassa versiossaan. Lista muutetuista dokumenteista näkyy julkaisuvälineen välilehdellä "omat". Päivitysoikeudet. Julkaisuvälineessä on ajatuksena, että kussakin kohdassa sinulle näkyvät vain ne dokumentit ja julkaisupaikat, joihin sinulla on päivitysoikeudet. Jos et näe haluamiasi dokumentteja tai julkaisupaikkoja, voit pyytää dokumentin kirjoittajalta lupaa julkaista dokumentti omalla välilehdelläsi (ks. Kieliversioiden tekeminen Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä 14
sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 4.4. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 4.5. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 15
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 4.6. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 16
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 17
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen). välilehden päätoimittajalta lupaa julkaista oma dokumenttisi jossakin välilehden palveluikkunoista (ks. 5.4 Julkaisupaikka). välilehden päätoimittajalta kaipaamiasi päivitysoikeuksia. Kunkin dokumentin vastaavan päivittäjän tiedot näkyvät dokumentin alalaidassa. 5. Verkkosivun julkaiseminen Verkkosivuja voi julkaista intranetiin ilman html- tai muuta erityistä teknistä osaamista, koska sisällön muokkaamiseen on käytössä oma muokkaustyökalu (ks. 9. Verkkosivun muokkaustyökalu). Kun haluat julkaista verkkosivun johonkin palveluikkunaan, valitse julkaisuvälineen välilehti dokumentit. 5.1. Luo uusi verkkosivu (1. Aloita) Valitse dokumenttityypiksi pudotusvalikosta verkkosivu ja napsauta ok. Järjestelmä luo uuden verkkosivun ja siirtyy 2. vaiheeseen (muokkaa). 18
5.2. Sisältö (2. Muokkaa) Kirjoita ensin verkkosivulle otsikko. Verkkosivujen otsikot näkyvät palveluikkunoissa linkkilistana. Valitse sitten asiasanaluettelosta ne asiasanat, jotka parhaiten kuvaavat verkkosivun sisältöä: kirjoita hakukenttään haluamasi hakusana, jolloin saat tulokseksi myös hakusanojen synonyymejä. Sen jälkeen voit valita, millä välineellä haluat muokata verkkosivun sisältöä. Voit muokata sivua järjestelmän omalla muokkaustyökalulla. Muokkaustyökalu on helppokäyttöinen eikä vaadi html- tai muuta erityistä teknistä osaamista. Muokkaustyökalun käytöstä tarkemmin ks. 9. Verkkosivun muokkaustyökalu. Voit syöttää verkkosivun sisällön myös lomakkeella. Lomake aukeaa painikkeesta sivun alalaitaan, jonka jälkeen voit syöttää sen tekstikenttiin sivulle tulevan tekstin ja htmlkoodin, kuvan, linkkejä ja liitetiedostoja. 19
Kun olet muokannut verkkosivua haluamallasi tavalla, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry esikatsele ja julkaise -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylä- tai alalaidasta. 5.3. Kuvailutiedot (3.) Katso luomasi verkkosivun kuvailutiedot eli metatiedot läpi ja korjaa virheelliset tiedot. Tiedot auttavat dokumentin löytämisessä ja kategorisoinnissa. Kaikkien kenttien ei tarvitse olla täytettyinä. Intranetissä kunkin julkaistun dokumentin alalaidassa näkyvät vastuullinen päivittäjä ja yksikkö sekä sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite-kenttään siis kannattaa kirjoittaa se sähköpostiosoite, johon halutaan dokumenttia koskeva palaute. Lataa kieliversio -painikkeesta dokumentille voi lisätä yhteyden sen erikieliseen versioon. Tämä auttaa dokumenttien hallinnoinnissa: jos erikieliseen versioon tulee muutoksia, dokumentin kirjoittaja saa siitä tiedon omat-välilehdelle (ks. tarkemmin 2. Peruskäsitteitä) ja voi tarkistaa, olisiko myös alkuperäistä versiota tarpeen päivittää. (Tämä intranetin toiminnallisuus on ohjeiden kirjoitushetkellä vielä julkaisematta. Voit tarkistaa julkaisuajankohdan Alman julkaisuaikataulusta. Julkaisuaikataulun löydät Alman etusivulta, Tervetuloa Almaan linkin alta.) 20
Kun olet muokannut kuvailutiedot haluamiksesi, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry esikatsele ja julkaise -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylä- tai alalaidasta. 5.4. Julkaisupaikka (4.) 6. Intranetissä oleva verkkosivu voidaan julkaista useassa eri palveluikkunassa eli julkaisupaikassa. Voit valita dokumentille useamman sellaisen julkaisupaikan, johon sinulla on päivitysoikeudet, tai pyytää dokumentillesi julkaisulupaa palveluikkunassa johon sinulla ei ole päivitysoikeuksia. Myös muualla intranetissä olevan palveluikkunan päivittäjä voi pyytää lupaa julkaista kirjoittamasi dokumentti omassa ikkunassaan (ks. tarkemmin kohta 10. Kieliversioiden tekeminen 21
Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 6.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 22
6.2. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 6.3. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 23
1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 24
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen). Jos dokumentti julkaistaan kahdessa eri paikassa, sen muokkausoikeus säilyy alkuperäisellä kirjoittajalla. Henkilö, joka julkaisee dokumentin uudessa paikassa, ei siis voi muuttaa dokumenttia, ellei hän tee siitä uutta versiota. Uuteen dokumenttiversioon tehdyistä muutoksista tulee sinulle ilmoitus omat -välilehdellesi. Julkaisupaikan valitseminen. Valitse sivustopuusta paikka, jossa haluat verkkosivun julkaista. Puussa näkyvät vain sellaiset julkaisupaikat, joihin sinulla on julkaisuoikeus. Saat alempien hierarkiatasojen vaihtoehdot näkyviin vasta valittuasi jonkin vaihtoehdon ylemmältä hierarkiatasolta. Voit valita verkkosivulle useammankin julkaisupaikan. Valitsemasi julkaisupaikat listautuvat sivustopuun alle, ja listan alla olevalla painikkeella voit tarvittaessa poistaa julkaisupaikkoja listasta. Tässä vaiheessa dokumenttia ei vielä julkaista, joten voit valita julkaisupaikkoja vain tarkasteltavaksi. Valitsemasi julkaisupaikat listautuvat seuraavalla välilehdellä (esikatsele ja julkaise), ja siinä yhteydessä voit vielä poistaa valitsemiasi julkaisupaikkoja listasta. 25
Julkaisupyyntö. Jos sinulla ei ole julkaisuoikeuksia jollekin välilehdelle, jossa haluaisit verkkosivun näkyvän, voit lähettää verkkosivusta julkaisupyynnön. Valitse tästä sivustopuusta ne julkaisupaikat, joihin haluat julkaisupyynnön lähettää. Julkaisupyyntö lähetetään valitun julkaisupaikan päivittäjälle, joka näkee pyynnön omat - välilehdellään. Hän voi hyväksyä julkaisupyynnön ja julkaista dokumentin seuraavalla kerralla intranetissä käydessään. 26
Kun olet valinnut haluamasi julkaisupaikat ja pyynnöt, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry esikatsele ja julkaise -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylätai alalaidasta. Julkaisuluvan pyyntö. Jos haluat julkaista omassa palveluikkunassasi dokumentin johon sinulla ei ole oikeuksia, voit esittää dokumentin päivittäjälle julkaisuluvan pyynnön. Kilkkaa julkaisuvälineen ylävalikosta kohtaa Palveluikkunat ja valitse välilehti, jolla haluat työskennellä. Napsauta Järjestele ikkunoita ja valitse palveluikkuna, jossa haluat dokumentin näkyvän. Valitse ikkunan sisältä nappi Muokkaa ja siirry Lisää dokumentteja osioon. 27
Valitse sivun alareunassa olevasta sivustopuusta dokumentti, jonka haluat näkyvän omassa palveluikkunassasi. Kirjoita dokumentin tekijälle viesti siihen varattuun kenttään ja paina Lähetä. Jos dokumentin tekijä hyväksyy julkaisuluvan pyyntösi, ilmestyy dokumentti ikkunaasi. 6.4. Esikatsele ja julkaise (5.) Valitse pudotusvalikoista julkaisuajankohta ja sen alta arkistointitapa. Jos valitset arkistointitavaksi käsin, verkkosivun julkaisu päättyy vasta kun arkistoit eli poistat sivun. Seuraavista listoista ovat näkyvissä vain ne, joissa on dokumentteja sisällä. Tyhjät listat eivät siis näy lainkaan. Luonnostilaisten dokumenttien listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet tallentamassa verkkosivua luonnos-tilassa eli eijulkisena. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit esikatsella verkkosivua julkaisupaikassa, julkaista sen tai poistaa julkaisupaikan listasta. 28
Julkaistujen dokumenttien listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet julkaisemassa verkkosivua eli laittamassa sitä näkyviin kaikille intranetin käyttäjille. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit siirtää verkkosivun luonnostilaan eli eijulkiseksi, poistaa sen julkaisupaikasta tai esikatsella sitä julkaisupaikassa. Julkaisupyyntöjen listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet pyytämässä verkkosivulle julkaisulupaa. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit kirjoittaa julkaisupyynnön, lähettää sen tai poistaa julkaisupaikan listasta. 7. Jos haluat muokata useamman dokumentin julkaisuaikaa tai -tilaa kerralla, se käy kätevimmin julkaisuvälineen välilehdellä palveluikkunat kohdassa muokkaa ikkunaa (ks. 10. Kieliversioiden tekeminen Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat 29
tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 7.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 7.2. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 30
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 7.3. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 31
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 32
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen). 8. Uutisen julkaiseminen Kun haluat julkaista uutisen johonkin palveluikkunaan, valitse julkaisuvälineen välilehti dokumentit. 8.1. Luo uusi uutinen (1. Aloita) Valitse dokumenttityypiksi pudotusvalikosta uutissivu ja napsauta ok. Järjestelmä luo uuden verkkosivun ja siirtyy 2. vaiheeseen (muokkaa). 8.2. Sisältö (2. Muokkaa) Uutisen muokkaaminen lomakkeella: Kirjoita tekstikenttiin uutisen otsikko, ingressi ja teksti. Huomioi tekstikenttien maksimimerkkimäärät. Paina valitse asiasanoja -painiketta. Kirjoita hakukenttään haluamasi hakusana, jolloin saat tulokseksi myös hakusanojen synonyymejä. 33
Lataa halutessasi uutiseen liittyvä kuva koneeltasi napsauttamalla lisää kuva -linkkiä. Kirjoita halutessasi uutiseen liittyvän ulkoisen linkin linkkiteksti sille varattuun kenttään. Linkkiteksti on se teksti, jota napsauttamalla linkki aukeaa. Kirjoita linkin osoite sille varattuun kenttään. Jos uutiseen liittyy liitetiedosto, kirjoita sen nimi ja osoite niille varattuihin kenttiin. Voit myös ladata liitetiedoston omalta koneeltasi napsauttamalla lisää liitetiedosto -painiketta. Jos uutiseen liittyy lähde, kirjoita sen tiedot sille varattuun tekstikenttään. 34
Kun olet muokannut uutista haluamallasi tavalla, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry tarkista kuvailutiedot -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylä- tai alalaidasta. 8.3. Kuvailutiedot (3.) Katso luomasi uutisen kuvailutiedot eli metatiedot läpi ja korjaa virheelliset tiedot. Tiedot auttavat dokumentin löytämisessä ja kategorisoinnissa. Kaikkien kenttien ei tarvitse olla täytettyinä. Intranetissä kunkin julkaistun dokumentin alalaidassa näkyvät vastuullinen päivittäjä ja yksikkö sekä sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite-kenttään siis kannattaa kirjoittaa se sähköpostiosoite, johon halutaan uutista koskeva palaute. Lataa kieliversio -painikkeesta dokumentille voi lisätä yhteyden sen erikieliseen versioon. Tämä auttaa dokumenttien hallinnoinnissa: jos erikieliseen versioon tulee muutoksia, dokumentin kirjoittaja saa siitä tiedon omat-välilehdelle (ks. tarkemmin 2. Peruskäsitteitä) ja voi tarkistaa, olisiko myös alkuperäistä versiota tarpeen päivittää. (Tämä intranetin toiminnallisuus on ohjeiden kirjoitushetkellä vielä julkaisematta. Voit tarkistaa julkaisuajankohdan Alman julkaisuaikataulusta. Julkaisuaikataulun löydät Alman etusivulta, Tervetuloa Almaan linkin alta.). 35
Kun olet muokannut kuvailutiedot haluamiksesi, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry julkaisupaikka -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylä- tai alalaidasta. 8.4. Julkaisupaikka (4.) 9. Intranetissä oleva uutinen voidaan julkaista useassa eri uutisikkunassa eli julkaisupaikassa. Voit valita dokumentille useamman sellaisen julkaisupaikan, johon sinulla on päivitysoikeudet, tai pyytää dokumentillesi julkaisulupaa palveluikkunassa johon sinulla ei ole päivitysoikeuksia. Myös muualla intranetissä olevan palveluikkunan päivittäjä voi pyytää lupaa julkaista kirjoittamasi dokumentti omassa ikkunassaan (ks. tarkemmin kohta 10. Kieliversioiden tekeminen Yliopiston intranet Alma on kolmikielinen eli jokaisesta dokumentista tai palveluikkunasta voidaan julkaista tarpeen mukaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielinen versio. Eri 36
kieliversioita pääset katsomaan Alman päänäkymän oikean ylälaidan linkeistä (På svenska/in English). Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kun ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa johon täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti, pitää materiaalit julkaista englanniksi sekä suomen- että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. 9.1. Dokumentin tekeminen ruotsiksi/englanniksi Dokumentin julkaiseminen ruotsiksi tai englanniksi tapahtuu samalla tavalla kuin suomenkieliseksikin. Erona on, että valitessasi julkaisupaikkaa vaiheessa 4. Valitse julkaisupaikka, muista valita sivustopuusta Ruotsi tai Englanti. Ohjeet dokumentin julkaisemiseen löydät luvusta 3 Verkkosivun julkaiseminen. Huomioithan, että ruotsinkielisessä kieliversiossa sinulla on samat oikeudet kuin suomenkielisessäkin, mutta englanninkieliseen kieliversioon tarvitset jokaiseen ikkunaan ja välilehteen julkaisuoikeudet erikseen. 9.2. Kieliversion luominen ruotsiksi Ruotsinkielisellä puolella oleva suomenkielinen dokumentti voidaan kääntää ruotsiksi ilman, että sitä täytyy julkaista uudelleen. Kääntäminen tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti. 37
1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se suomenkielinen dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä ruotsiksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti ruotsiksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt ruotsi. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan ja versiointi on valmis. Sinun ei tarvitse valita julkaisupaikkaa, koska sellainen on jo olemassa. Myöskään julkaisemista ei tarvitse tehdä uudelleen. 9.3. Kieliversion luominen englanniksi Dokumentti voidaan kääntää myös englanniksi. Kääntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ruotsiksikin, mutta lopuksi on muistettava julkaisupaikan valitseminen ja julkaiseminen. 1. Avaa vanha dokumentti (1.Aloita) Etsi sivustopuusta se dokumentti, jonka haluat kääntää. Valittuasi dokumentin klikkaa sivun alalaidasta Kieliversiot -painiketta. Esiin tulee vaihtoehdot kielistä. Valitse Käännä englanniksi, jolloin siirryt seuraavaan vaiheeseen. 38
2. Käännä teksti (2. Muokkaa) Muokkaustyökalussa näkyy suomenkielinen teksti. Käännä teksti englanniksi ja poista suomenkielinen. Muista vaihtaa myös otsikko. Paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 3. Tarkista päivittäjä (3. Tarkista kuvailutiedot) Jos haluat vaihtaa sivun päivittäjää, tee se tässä. Kohdassa Dokumentissa käytetty kieli lukee automaattisesti nyt englanti. Kun olet valmis, paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 4. Valitse julkaisupaikka (4. Valitse julkaisupaikka) Valitse ensin sivustopuusta Englanti, jolloin pääset selaamaan englanninkielisiä julkaisupaikkoja. Huomaa, että jos sivustopuusi on tyhjä, sinulla ei ole oikeuksia julkaista englanninkieliselle puolelle. Käänny tällöin yksikkösi päätoimittajan puoleen. Valitse sivustopuusta haluamasi julkaisupaikka. Lopuksi paina sivun alalaidasta Tallenna ja siirry seuraavaan. 39
5. Julkaise (5. Esikatsele ja julkaise) Jos haluat esikatsella dokumenttiasi, klikkaa linkkiä. Kun olet valmis, paina Julkaise. Kohdassa Paikat, joihin dokumenttisi on julkaistu näkyy myös muut versiot dokumentistasi. Palveluikkunoiden hallinnoiminen). Uutispalveluikkuna. Varsinaisia uutispalveluikkunoita on yksi kutakin yliopiston yksikköä kohden. Palveluikkunassa näkyy kolmesta kuuteen uutista, uusi uutinen tiputtaa aina vanhimman uutisen listalta pois. Yhdestä kahteen uutista on mahdollista merkitä pysyviksi, jolloin ne poistuvat palveluikkunasta vasta kun poisto suoritetaan manuaalisesti. Uutispalveluikkunaa ei voi siirtää eikä muokata, se sijoittuu aina ruudun oikeaan ylälaitaan ja on taustaväriltään keltainen. Jos dokumentti julkaistaan kahdessa eri paikassa, sen muokkausoikeus säilyy alkuperäisellä kirjoittajalla. Henkilö, joka julkaisee dokumentin uudessa paikassa, ei siis voi muuttaa dokumenttia, ellei hän tee siitä uutta versiota. Uuteen dokumenttiversioon tehdyistä muutoksista tulee sinulle ilmoitus omat -välilehdellesi. Julkaisupaikan valitseminen. Napsauta valintaruutu aktiiviseksi, jos haluat että uutisesi voi tulla julkaistuksi useassa eri palveluikkunassa. Tällöin kirjoittamastasi uutisesta tulee osa intranetin uutisvirtaa ja se voidaan julkaista missä tahansa uutispalveluikkunassa. Valitse sivustopuusta paikka, jossa haluat uutisen julkaista. Puussa näkyvät vain sellaiset julkaisupaikat, joihin sinulla on julkaisuoikeus. Saat alempien hierarkiatasojen vaihtoehdot näkyviin vasta valittuasi jonkin vaihtoehdon ylemmältä hierarkiatasolta. Voit valita uutiselle useammankin julkaisupaikan. Valitsemasi julkaisupaikat listautuvat sivustopuun alle, ja listan alla olevalla painikkeella voit tarvittaessa poistaa julkaisupaikkoja listasta. 40
Tässä vaiheessa dokumenttia ei vielä julkaista, joten voit valita julkaisupaikkoja vain tarkasteltavaksi. Valitsemasi julkaisupaikat listautuvat seuraavalla välilehdellä (esikatsele ja julkaise), ja siinä yhteydessä voit vielä poistaa valitsemiasi julkaisupaikkoja listasta. Julkaisupyyntö. Jos sinulla ei ole julkaisuoikeuksia jollekin välilehdelle, jossa haluaisit uutisen näkyvän, voit lähettää uutisesta julkaisupyynnön. Valitse tästä sivustopuusta ne julkaisupaikat, joihin haluat julkaisupyynnön lähettää. Julkaisupyyntö lähetetään valitun julkaisupaikan päivittäjälle, joka näkee pyynnön omat - välilehdellään. Hän voi hyväksyä julkaisupyynnön ja julkaista dokumentin seuraavalla kerralla intranetissä käydessään. 41
Julkaisuluvan pyyntö. Jos haluat julkaista omassa palveluikkunassasi uutisen johon sinulla ei ole oikeuksia, voit esittää uutisen päivittäjälle julkaisuluvan pyynnön. Kilkkaa julkaisuvälineen ylävalikosta kohtaa Palveluikkunat ja valitse välilehti, jolla haluat työskennellä. Napsauta Järjestele ikkunoita ja valitse palveluikkuna, jossa haluat dokumentin näkyvän. Valitse ikkunan sisältä nappi Muokkaa ja siirry Lisää dokumentteja osioon. Valitse sivun alareunassa olevasta sivustopuusta uutinen, jonka haluat näkyvän omassa palveluikkunassasi. Kirjoita uutisen tekijälle viesti siihen varattuun kenttään ja paina Lähetä. Jos dokumentin tekijä hyväksyy julkaisuluvan pyyntösi, ilmestyy uutinen ikkunaasi. Kun olet valinnut haluamasi julkaisupaikat ja pyynnöt, paina tallenna ja siirry seuraavaan tai siirry esikatsele ja julkaise -vaiheeseen klikkaamalla painiketta sivun ylätai alalaidasta. 9.4. Esikatsele ja julkaise (5.) Valitse pudotusvalikoista julkaisuajankohta ja sen alta arkistointitapa. Jos valitset arkistointitavaksi käsin, uutisen julkaisu päättyy vasta kun arkistoit eli poistat sen. (Tämä toiminnallisuus on vielä julkaisematta.) 42
Napsauta valintaruutu aktiiviseksi, jos haluat että uutisesi voi tulla julkaistuksi useassa eri palveluikkunassa. Tällöin kirjoittamastasi uutisesta tulee osa intranetin uutisvirtaa ja se voidaan julkaista missä tahansa uutispalveluikkunassa. Seuraavista listoista ovat näkyvissä vain ne, joissa on dokumentteja sisällä. Tyhjät listat eivät siis näy lainkaan. Luonnostilaisten dokumenttien listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet tallentamassa uutista luonnos-tilassa eli ei-julkisena. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit esikatsella uutista julkaisupaikassa, julkaista sen tai poistaa julkaisupaikan listasta. Julkaistujen dokumenttien listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet julkaisemassa uutista eli laittamassa sitä näkyviin kaikille intranetin käyttäjille. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit siirtää uutisen luonnostilaan eli ei-julkiseksi, poistaa sen julkaisupaikasta tai esikatsella sitä julkaisupaikassa. Julkaisupyyntöjen listassa näkyvät edellisessä vaiheessa (julkaisupaikka) valitsemasi julkaisupaikat, joihin olet pyytämässä uutiselle julkaisulupaa. Valitsemalla julkaisupaikan valintaruudun ja napsauttamalla listan alla olevia painikkeita voit kirjoittaa julkaisupyynnön, lähettää sen tai poistaa julkaisupaikan listasta. 43