Avustusten maksaminen RAY:n verkkoasioinnissa Raha-automaattiavustusten maksaminen tapahtuu osoitteessa https://asiointi.ray.fi. Käytössä olevat maksutavat: Automaattimaksatus Maksusuunnitelma Maksupyyntö (ja Kuluselvitys) Avustuskohteiden maksutavan löydät avustuspäätöksestä ja verkkoasioinnin Maksatus -välilehdeltä. Jos avustuksen saajan maksutapa on automaattimaksatus, ei maksujen teko vaadi toimenpiteitä avustuksen saajalta. Automaattimaksut tulevat järjestön vahvistamalle tilille neljänä samansuuruisena eränä. Maksusuunnitelma ja maksupyyntö sekä kuluselvitys puolestaan vaativat avustuksen saajalta toimia. Jos haluatte vaihtaa kohteen maksutapaa tilikauden aikana, olkaa yhteydessä avustuksen saajan vastuutarkastajaan, jolloin voitte keskustella maksutavan muuttamisen tarpeesta ja perusteista. Maksusuunnitelma -tehtävän löydät verkkoasioinnin etusivulta, jos kohteen maksutapa on maksusuunnitelma. Maksupyyntö- ja kuluselvitystehtävät löydät puolestaan Maksatus -osiosta. Maksatus - osiosta pääset myös tarkastelemaan kaikkien avustuskohteiden maksatustilannetta. Tulevat maksutapahtumat -otsikon alle listautuvat kohteiden tulevat maksutapahtumat päivämäärän mukaan. Maksuhistoria -otsikon alta löydätte puolestaan listauksen kohdekohtaisesti niistä maksuista, jotka on jo maksettu. Maksusuunnitelma Maksusuunnitelma -tehtävän avaamalla näette avustuskohteen numeron, käyttötarkoituksen, jäljellä olevan eli nostamattoman avustuksen määrän, nostamattomien avustusten määrät avustuksen käyttöajan mukaan ja suunnittelematta olevan avustuksen määrän.
Yhdellä maksusuunnitelmalla suunnitellaan kerralla saman kohteen nostamattomien avustusten maksuajankohdat. Jäljellä oleva avustus voi sisältää nostamatonta avustusta, joka koskee kuluvaa vuotta ja edeltäville vuosille myönnettyjä avustuksia. Jos avustuksen saajalla on nostamattomia avustuksia edeltäviltä vuosilta, ovat nämä osuudet eritelty maksusuunnitelmatehtävän näytöllä käyttöajan mukaan. Maksusuunnitelman maksut Maksusuunnitelman maksut -kohdassa suunnitellette miten nostatte teille myönnetyn avustuksen seuraavan kahden vuoden aikana (avustuksen käyttöaika on sen myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi). Myönnetyn avustuksen maksuajankohdat ja käyttö on suunniteltava aina yhdellä kertaa. Maksuaikataulu on suunniteltava siten, että avustusta ei nosteta kerralla yli kolmen kuukauden osuutta vastaavaa määrää. Maksusuunnitelmaa voidaan muuttaa kesken avustuksen käyttöajan. Kun uusi maksusuunnitelma tehdään, mitätöi se vanhan maksusuunnitelman. Ole yhteydessä järjestösi vastuutarkastajaan, jos haluat tehdä uuden maksusuunnitelman. Jos teet maksusuunnitelmaa esimerkiksi 31.3., on ensimmäinen mahdollinen järjestelmän sallima maksupäivä 7.4. Järjestelmä varaa siten RAY:lle viikon aikaa käsitellä avustuksen saajan lähettämän maksusuunnitelman. Jos tallennatte maksusuunnitelman keskeneräisenä ja palaatte lähettämään sen 8.4., tulee ensimmäistä maksupäivää tällöin muuttaa. Voit lisätä maksupäiviä valitsemalla Lisää. Huomioithan, että maksujen aikaväli tulee suunnitella niin, että ennakkoon maksettavan avustuksen määrä on korkeintaan kolmen kuukauden kuluja vastaava osuus. Jos avustuksen saajalla on perusteltu syy poiketa tästä säännöstä, tulee poikkeavasta maksuaikataulusta antaa perustelut kohdassa Lisätietoja maksusuunnitelman tarkastamiseen. Jokaisen maksupäivän riville tulee ilmoittaa kululajeittain (esim. henkilöstökulut) euromääräiset summat mihin avustus käytetään. Jos tietty maksupäivä ei sisällä kaikkia maksusuunnitelmapohjassa olevia kululajeja, jätetään kyseinen solu tyhjäksi (älä merkitse 0 ). Järjestelmä laskee automaattisesti yhteen kunkin maksupäivän maksun kokonaismäärän. Lisätietoja maksusuunnitelman tarkastamiseen Tämä kenttä on pakollinen. Perustelkaa tässä maksusuunnitelmalla valittua avustusten maksuaikataulua, jotta maksamisen kannalta oikeat ja riittävät tiedot tulee ilmoitettua RAY:lle. Maksuaikataulua on syytä perustella tarkemmin silloin, jos maksupäivämääriä on vain muutama ja ne sisältävät kertaluontoisesti
suuria summia. Esimerkiksi kurssitoiminnassa avustuksen käyttö voi olla kausiluontoista, jolloin euromääräisesti merkittävät maksuerät ajoittuvat mm. kesäkuukausille. Ennen kuin lähetät maksusuunnitelman laita raksi ruutuun Emme ole hakeneet ennakkoa yli kolmelle kuukaudelle todellisesta kulujen syntymisestä. Tämän jälkeen verkkoasioinnissa allekirjoitusoikeuden omaava pääkäyttäjä voi lähettää maksusuunnitelman hyväksyttäväksi RAY:lle. Kun RAY on hyväksynyt maksusuunnitelman, siirtyy suunnitelluista maksupäivistä tieto verkkoasioinnin Maksatus -osion kohtaan Tulevat maksutapahtumat. Maksupyyntö ja kuluselvitys Maksupyynnöllä avustuksen saaja voi hakea avustusta maksuun ennakkona tai toteutuneita kuluja vastaan. Maksupyynnön ja kuluselvityksen löydät verkkoasioinnin Maksatus-osiosta. Tee maksupyyntö Valitsemalla Tee maksupyyntö näet avustuskohteen numeron, käyttötarkoituksen, jäljellä olevan eli nostamattoman avustuksen määrän, nostamattomien avustusten määrät avustuksen käyttöajan mukaan ja suunnittelematta olevan avustuksen määrän. Maksupyynnöllä voi hakea avustusta maksuun ennakkoon korkeintaan neljäsosan nostamattomasta avustuksesta. Jos toiminnan tai hankkeen toteutuksen kannalta on perusteltua, että ennakon tarve on suurempi, ole yhteydessä järjestön vastuutarkastajaan. Avustuksen saaja voi antaa maksupyyntöön liittyen myös lisätietoja ja lisätä liitteitä. Lisätietokenttä ja liitteet ovat vapaaehtoisia. Kun maksupyyntö on valmis, voi nimenkirjoitusoikeudellinen pääkäyttäjä lähettää sen RAY:n hyväksyttäväksi. Kun RAY on hyväksynyt maksupyynnön, siirtyy tieto verkkoasioinnin Maksatus -osion kohtaan Tulevat maksutapahtumat. Tee kuluselvitys Valitsemalla Tee kuluselvitys näet avustuskohteen numeron, käyttötarkoituksen ja kohteen maksutavan. Kuluselvityksen pakollisena liitteenä on kohteen kustannuspaikkakohtainen tuloslaskelma. Kuluselvityksessä tulee valita minkä vuoden kuluja ollaan selvittämässä. Kuluselvityksessä ilmoitetaan RAYavusteisesta toiminnasta syntyneet tuotot (pl. RAY-avustus) ja toiminnasta syntyneet kulut.
Avustuksen saaja voi antaa kuluselvitykseen liittyen myös lisätietoja ja lisätä liitteitä. Lisätietokenttä ja liitteet ovat vapaaehtoisia. Kun kuluselvitys on valmis, voi nimenkirjoitusoikeudellinen pääkäyttäjä lähettää sen RAY:n hyväksyttäväksi. Kun RAY on hyväksynyt kuluselvityksen, vapauttaa se maksupyynnöllä nostettavissa olevaa avustusta. Investointiavustusten maksaminen ja selvittäminen Investointiavustusten maksutapa on lähtökohtaisesti maksupyyntö. Investointiavustuksia voi siten hakea maksuun täyttämällä maksupyynnön ja selvittämällä hankkeen toteutuneita kuluja Maksupyyntö ja kuluselvitys -otsikon alla kuvatulla tavalla. Investointien kuten rakennushankkeiden toteuttaminen etenee vaiheissa, joissa maksuerien suuruus yleensä poikkeaa avustuksen ennakkoon nostettavissa olevasta maksimimäärästä (1/4 nostettavissa olevasta avustuksesta). Jos hankkeen toteutuksen ja rahoituksen kannalta on perusteltua, että ennakon tarve on suurempi, ole yhteydessä järjestön vastuutarkastajaan. Investointiavustuskohteista ei tehdä kohdekohtaista vuosiselvitystä. Hankkeen eri vaiheisiin liittyvät selvitysasiakirjat ja kustannusarviot toimitetaan RAY:lle kunkin vaiheen avustusta haettaessa. Ohjelmointivaihe o Avustuksen saaja voi nostaa ohjelmointivaiheen suunnittelusta ja/tai hankinnasta aiheutuvien kulujen maksamiseksi avustusta toteutuneita kuluja vastaan tai avustusennakkoa. Ohjelmointivaiheen avustettavat kustannukset on hyväksytty, kun avustus on myönnetty. Maksupyynnön yhteydessä tulee tehdä kuluselvitys toteutuneista (Kuluselvitys toiminto) ja/tai toteutumassa olevista kuluista (maksuerätaulukko). Urakkavaihe o Avustuksen saaja voi nostaa urakkavaiheen kustannuksien ja/tai hankinnasta aiheutuvien kulujen maksamiseksi avustusta toteutuneita kuluja vastaan tai avustusennakkoa. Urakkavaiheen avustettavat kustannukset on hyväksytty, kun avustus on myönnetty. Maksupyynnön yhteydessä tulee tehdä kuluselvitys toteutuneista (Kuluselvitys toiminto) ja/tai toteutumassa olevista kuluista (maksuerätaulukko). Loppuselvitysvaihe o Investointihankkeen avustuksia ei myönnetä eikä makseta kokonaisuudessaan ennen kuin hankkeen loppuselvitys on hyväksytty RAY:ssä. Loppuselvitysasiakirjat toimitetaan RAY:n hyväksyttäväksi haettaessa hankkeen loppuerää. Hankkeen loppuselvitys tulee toimittaa RAY:lle 2 kuukauden kuluessa hankkeen valmistumisesta. RAY:lle on toimitettava lomake 3729 sekä rakennusaikainen tase tai luovutustase ja ote niistä pääkirjan tileistä, joille kustannukset on kirjattu. Lisäksi on toimitettava mahdollinen ARA:n loppuhintapäätös. o Avustuksen loppuerän maksupyyntöön ei yleensä liitetä kulu- tai muita selvityksiä, koska ne on käsitelty ja hyväksytty jo avustusta myönnettäessä. Investointiavustuksen maksupyynnön yhteydessä lähetettävät asiakirjat Ohjelmointivaihe: maksuerätaulukot (ennakot) Urakkavaihe: maksuerätaulukot (ennakot) Loppuselvitysvaihe: ei liitteitä, koska asiakirjat on toimitettu loppuselvityksen hyväksymisen yhteydessä (hakemus).
Investointiavustuksen kuluselvityksen yhteydessä lähetettävät asiakirjat Otteet hankkeen rakennusaikaisesta taseesta ja kohteen kustannuspaikan pääkirjan tileistä, joille kustannukset on kirjattu (ohjelmointi- ja urakkavaihe). Avustuksen saaja voi antaa maksupyyntöön ja kuluselvitykseen liittyen lisätietoja niille varattuun avokenttään.