1 Seinäjoen kaupungin hallintosääntö Valtuuston 18.2.2013 22 hyväksymä. Tarkennukset 27.10.2014 106 15.12.2014 141 16.2.2015 17 I LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: 1 valtuuston työjärjestys 2 kaupunginhallituksen johtosääntö 3 tarkastussääntö 4 kaupunginkanslian johtosääntö 5 asukaslautakunnan johtosääntö 6 hankintasääntö 7 sivistyskeskuksen johtosääntö 8 sosiaali- ja terveyskeskuksen johtosääntö 9 tekniikkakeskuksen johtosääntö 10 Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitos liikelaitoksen johtosääntö 11 Seinäjoen Työterveysliikelaitoksen johtosääntö II LUKU KOKOUSMENETTELY 2 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 3 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 4 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä.
2 Kokouskutsu lähetetään jäsenille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 5 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asia voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 6 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 7 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 8 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 9 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 10 Läsnäolo toimielinten kokouksessa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla. Muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Johtokunnissa läsnäolo- ja puheoikeus voidaan ao. johtokunnan päätöksellä antaa 15 vuotta täyttäneelle henkilölle.
3 Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 11 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. 12 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltija esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen johtosäännössä tai jos toimielimellä ei ole johtosääntöä, toimielimen erillisellä päätöksellä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 13 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 14 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 15 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1 järjestäytymistietoina: toimielimen nimi kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4 2 asian käsittelytietoina: asiaotsikko selostus asiasta päätösehdotus esteellisyys tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu (vaalissa ei tehtyä ehdotusta tarvitse kannattaa) äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide 3 laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus puheenjohtajan allekirjoitus pöytäkirjanpitäjän varmennus merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 16 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunta, sen puheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä. 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta.
5 III LUKU KAUPUNGIN TALOUS 18 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 19 Talousarvion muutokset Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilipäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä Määrärahan muutosesityksessä on selvitettäviä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 20 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen, muille toimielimille ja viranhaltijoille. 21 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 22 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus.
6 Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimieiimille ja viranhaltijoille. 23 Maksujen määrääminen Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus ellei ratkaisuvaltaa ole annettu lautakunnalle tai liikelaitoksen johtokunnalle. KaupunginhaIlitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 24 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on edistää strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, toiminnan lainmukaisuutta, hyvän hallintotavan toteutumista sekä niihin liittyvien riskien ennaltaehkäisyä ja hallintaa. Sisäinen valvonta on osa Seinäjoen kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamisjärjestelmää sekä johdon ja hallinnon työväline. Kaupunginvaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista Seinäjoen kaupungissa ja kaupunkikonsernissa. Kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kaupunginhallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Kaupunginhallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Lauta- ja johtokunnat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta toimialallaan. Lauta- ja johtokunnat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä kaupunginhallitukselle sen antamien ohjeiden mukaisesti. Kaupunginjohtaja ja johtavat viranhaltijat (tilivelvolliset) vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. He raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuulle olevalle toimielimelle kaupunginhallituksen ohjeiden mukaisesti. Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallitusta ja kaupunginjohtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävissä. Sisäinen tarkastus arvioi kaupunginjohtajan hyväksymän vuotuisen tarkastussuunnitelman ja erillistoimeksiantojen nojalla sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta sekä raportoi konsernijohdolle havainnoistaan ja toimenpide-ehdotuksistaan toiminnan kehittämiseksi. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, asianmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Yhteisöjen tulee raportoida konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta.
7 Kaupunkikonsernin ohjauksesta ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta ja tuloksellisuuden valvonnasta vastaavat konsernijohtoon kuuluvat kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, sekä kaupungin johtoryhmä, erityisesti konsernityöryhmä (kaupunginjohtaja, rahoitusjohtaja ja lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja). Kaupunginhallitus antaa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat tarkemmat ohjeet mm. sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja päivittää ohjeistusta tarpeen mukaan. IV LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 25 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 26 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Valtuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi. 27 Viran haku Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. 28 Henkilöstön kelpoisuusehdot Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisestä kelpoisuusvaatimuksesta riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 2 momentin mukaisesti.
8 29 Koeajasta määrääminen Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 30 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen. Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää kaupunginhallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 31 Virka- ja työvapaa Kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta päättää alaisensa henkilöstö virka- ja työvapaan myöntämisestä, jollei ao. johto- ja toimintasäännöistä muuta johdu. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. 32 Sivutoimilupa Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. 33 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. V MUUT MÄÄRÄYKSET 34 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista. 35 Kunnan asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja ao. lautakunnalle niiden päättämällä tavalla.
9 Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kahden viikon kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 36 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin nimenkirjoittamisesta ja asiakirjojen allekirjoittamisesta määrätään johtosäännöissä. Toimielimen, jolla ei ole johtosääntöä, asiakirjojen allekirjoittamisesta päättää toimielin. Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjan pitäjä voi yksinkin toimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 37 Asiakirjojen lunastus Valtuusto päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kunnalle lunastusta. 38 Tarkastussääntö Hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä.