Sisäisen valvonnan ohje Kuntayhtymähallitus 15.6.2009
SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHTAMIS- JA HALLINTOJÄRJESTELMÄ SEKÄ KUNTAYHTYMÄN VALVONNAN RAKENNE 3 1.2 Johtamis- ja hallintojärjestelmä 3 1.2 Kuntayhtymän valvonnan rakenne 3 2 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 4 2.1 Sisäisen valvonnan määritelmä ja tavoitteet 4 2.2 Sisäisen valvonnan vastuut 4 2.3 Otto-oikeus 5 2.4 Tilivelvollisuus 6 3 SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTUS 6 4 OHJEEN VOIMAANTULO 7 5 OHJEEN KUMOAMINEN 7
1 JOHTAMIS- JA HALLINTOJÄRJESTELMÄ SEKÄ KUNTAYHTYMÄN VALVONNAN RAKENNE 1.2 Johtamis- ja hallintojärjestelmä Kuntayhtymä johtamis- ja hallintorakenne sekä viranhaltijoiden ja toimielinten vastuut on määritelty kuntayhtymän perussopimuksessa ja hallintosäännössä. Kuntayhtymän toiminnassa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kuntayhtymän johtaminen perustuu hyvään johtamis- ja hallintotapaan sekä yhteisesti määriteltyihin arvoihin. Kuntayhtymän toimielimet kokoontuvat säännöllisesti ja käsittelevät niille lainsäädännön ja kuntayhtymän hallintosäännön ja muiden ohjeiden mukaan kuuluvat asiat. Hyvään hallintotapaan kuuluu toiminnan läpinäkyvyys ja päätösten perustuminen riittäviin ja asianmukaisiin selvityksiin sekä päätösten toimeenpanon seuranta. Valtuusto päättää toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, ohjauksen periaatteista ja hallinnon järjestämisen perusteista (organisaatiorakenteesta). Hallitus vastaa kuntayhtymän hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Hallitus ohjaa, valvoo ja ohjeistaa kuntayhtymän toimivaa johtoa. Toimitusjohtaja johtaa kuntayhtymän hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa siten, että toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan. Peruspalveluliikelaitoksen hallinnosta ja talouden hoidosta vastaa liikelaitoksen johtokuntana toimiva peruspalvelulautakunta. Lautakunta ohjaa ja valvoo sekä ohjeistaa liikelaitoksen toimintaa ja toimivaa johtoa. Liikelaitoksen johtaja johtaa liikelaitoksen hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa siten, että toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan. Johtava viranhaltija järjestää vastuullaan olevan toiminnan tehokkaasti niin, että vastuualueen päämäärät ja tavoitteet saavutetaan. 1.2 Kuntayhtymän valvonnan rakenne Valvonta muodostuu ulkoisesta ja sisäisestä valvonnasta. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat valtuuston toimikaudekseen asettama tarkastuslautakunta ja valtuuston valitsema tilintarkastaja. Tarkastuslautakunta valmistelee valtuustolle hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja arvioi valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa kuntayhtymän hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös tilikaudelta.
Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kuntayhtymän hallitus ja toteuttamisesta toimitusjohtaja. Lisäksi tulosalueiden ja tulosyksiköiden johtajat vastaavat asianmukaisista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön toimenpiteistä omilla vastuualueillaan. Sisäinen tarkastus ja raportointi toimii toimitusjohtajan alaisuudessa. Sisäinen tarkastus arvioi kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja riittävyyttä. Sisäinen tarkastus arvioi riskienhallinta-, valvonta-, sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokuutta ja tukee kuntayhtymän johtoa em. prosessien kehittämisessä. Sisäinen tarkastus ei osallistu päätöksentekoon eikä päätösten täytäntöönpanoon. 2 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 2.1 Sisäisen valvonnan määritelmä ja tavoitteet Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on olennainen osa toiminnan suunnittelua, seurantaa ja johtamista. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan rakenteita, toimenpiteitä ja menettelytapoja, joilla varmistetaan prosessien toimivuus ja toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Sisäistä valvontaa suorittavat kuntayhtymän johto, johtavat viranhaltijat, esimiehet ja koko henkilöstö. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa: 1. Kuntayhtymän tehtävien häiriötön toteutuminen ja lainmukaisuus (lakien, määräysten ja sopimusten noudattaminen). 2. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus sekä hyvän hallintotavan mukaiset menettelytavat. 3. Omaisuuden ja voimavarojen turvaaminen 4. Taloudellisen ja toiminnallisen tiedon oikeellisuus, riittävyys, ajantasaisuus ja luotettavuus (tietojärjestelmät, raportointijärjestelmät). Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytavat ovat osa kuntayhtymän laadunhallintaa ja sertifioitua laatujärjestelmää. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan tavoitteet, vastuut ja organisointi on määritelty ja riskienhallintaprosessi kuvattu hallituksen hyväksymässä riskienhallintapolitiikassa, jota täydentävät riskienhallinnan käytännön ohjeet. Lisäksi sisäistä valvontaa koskevaa ohjeistusta sisältyy mm. kuntayhtymän tietoturvaohjeisiin, toiminnan suunnittelu- ja seurantaohjeisiin, omaisuuden hankintaa ja luovutusta koskeviin ohjeisiin, sopimusten valvontaa koskeviin ohjeisiin sekä taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjeisiin. Kuntayhtymän tietojärjestelmähankinnoissa pyritään siihen, että ne tuottavat oikean ja riittävän tiedon toiminnasta ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Prosessien toimivuutta ja tehokkuutta seurataan systemaattisesti kuntayhtymän eri tasoilla ja kuntayhtymässä on asianmukaiset tiedonvälityskanavat toimintasuunnitelmista, tavoitteista ja tavoitteiden toteutumisesta tiedottamiseen.
2.2 Sisäisen valvonnan vastuut Kuntayhtymän valtuusto määrittelee sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Valtuusto päättää mm. kuntayhtymän strategiasta, kuntayhtymän toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista ja hyväksyy talousarvion erikoissairaanhoidon ja kehitysvammahuollon osalta. Kuntayhtymän hallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Hallituksella on vastuu kuntayhtymän strategisesta suunnittelusta ja suunnan näytöstä sekä toiminnan mittaus- ja seurantajärjestelmistä. Lisäksi hallitus vastaa kuntayhtymän johdon arvioinnista. Hallitustyöskentely kohdistuu kuntayhtymän toiminnan kannalta keskeisiin ja merkittäviin asioihin ja työskentelyn tulee olla tehokasta. Kuntayhtymän hallitus laatii toimintakertomukseen sisältyvän selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Peruspalvelulautakunta vastaa liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta kuntayhtymässä hyväksyttyjen toimintaperiaatteiden mukaisesti ja hyväksyy peruspalveluliikelaitoksen talousarvion. Toimitusjohtajalla on kokonaisvastuu kuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämisestä, toteuttamisesta ja toimivuuden varmistamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Peruspalveluliikelaitoksen johtaja avustaa toimitusjohtajaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta liikelaitoksessa. Sisäinen tarkastus avustaa toimitusjohtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Kuntayhtymän johtavat viranhaltijat ja tulosalueiden johtajat vastaavat sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta alueillaan. He vastaavat toiminnan organisoinnista siten, että toiminnoille on määritelty vastuuhenkilöt ja että tiedonkulku ja raportointi omalla vastuualueella on asianmukaisesti järjestetty. Toiminnan organisoinnissa otetaan huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohje ja sitä tukevat käytännön ohjeet. Tulosyksiköiden esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön toimenpiteistä omassa tulosyksikössään ottaen huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohjeen ja sitä täydentävät käytännön ohjeet. Heidän tehtävänään on mm. varmistaa, että yksikölle asetetut tavoitteet saavutetaan ja tavoitteiden saavuttamista seurataan systemaattisesti. Lisäksi esimiesten tehtävänä on varmistaa toimintaprosessien toimivuus ja tehokkuus ja henkilöstön toimivallan ja vastuiden asianmukainen määrittely. Esimiehet vastaavat keskeisten toimintaan liittyvien riskien tunnistamisesta ja hallinnasta. Henkilöstö vastaa siitä, että se toimii toimenkuvien ja tehtävänmäärittelyjen edellyttämällä tavalla ja noudattaa kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistusta sekä muuta kuntayhtymän ohjeistusta. Kuntayhtymän esimiehen on ryhdyttävä toimenpiteisiin, mikäli hän havaitsee sääntöjen ja ohjeiden vastaista, epätaloudellista ja/tai tehotonta toimintaa ja raportoitava tarvittaessa ylemmälle esimiehelle. Henkilöstöä tulee kannustaa tuomaan esimiehen tietoon havaitsemansa epätaloudellinen ja/tai tehoton toiminta.
2.3 Otto-oikeus Kuntalain 51 :ssä säädetään asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsittelyyn (otto-oikeus). Kuntayhtymän hallitus, sen puheenjohtaja, kuntayhtymän johtaja tai hallintosäännössä mainittu viranhaltija voi ottaa käsiteltäväkseen asian, joka on kuntalain nojalla siirretty toimielimen tai viranhaltijan käsiteltäväksi ja jossa asianomainen on tehnyt päätöksen. Hallintosäännön 40 :n mukaan kuntayhtymän hallituksella ei ole kuntalain tarkoittamaa otto-oikeutta peruspalvelulautakunnan tekemiin päätöksiin lukuun ottamatta päätösten laillisuusvalvonnan edellyttämää otto-oikeutta. Peruspalvelulautakunta, sen puheenjohtaja, peruspalvelujohtaja tai tilaajajohtaja voi ottaa käsiteltäväkseen asian, joka on kuntalain nojalla siirretty toimielimen tai viranhaltijan käsiteltäväksi ja jossa asianosainen on tehnyt päätöksen. 2.4 Tilivelvollisuus Tilivelvollisella on henkilökohtainen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämis- ja ylläpitovastuu. Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat kuntayhtymän toimielimen jäsenet sekä asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Kuntayhtymässä tilivelvollisia ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, hallintosäännön 52 :n 2 momentin mukaiset keskushallintoon kuuluvat johtavat viranhaltijat sekä tulosalueiden johtajat. Peruspalveluliikelaitoksen osalta lisäksi tilivelvollisia ovat peruspalvelulautakunnan jäsenet ja liikelaitoksen johtaja. Myös muun henkilön kuin tilivelvollisen on hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella. Tilivelvollisuuden määrittely ei estä kohdistamasta vahingonkorvausvaatimusta tai rikosseuraamusta myös muuhun henkilöön kuin tilivelvolliseen. 3 SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTUS Kuntayhtymän sisäisessä valvonnassa kiinnitetään erityisesti huomiota seuraaviin seikkoihin: a) Tavoitteiden asettaminen: Kuntayhtymän tavoitteet ja tavoitteita kuvaavat mittarit määritellään kaikilla organisaation tasoilla ja operatiivinen johto seuraa tavoitteiden toteutumista systemaattisesti. Kuntayhtymän hallitukselle ja valtuustolle sekä peruspalveluliikelaitoksen osalta peruspalvelulautakunnalle raportoidaan tavoitteiden toteutumisesta määräajoin sovittujen mittareiden ja sanallisten kuvausten avulla. b) Kehityskeskustelut: Kuntayhtymän tulosyksiköissä käydään esimiehen johdolla kehityskeskustelu vuosittain, joissa varmistetaan, että henkilöstö tietää oman yksikkönsä
tavoitteet. Keskusteluissa arvioidaan tavoitteiden toteutumista ja sovitaan tulevan kauden tavoitteet ja kehityskohteet. c) Tehtävät, valtuudet ja vastuut: Viran- ja toimenhaltijoiden tehtävät, valtuudet ja vastuut määritellään hallintosäännössä sekä tehtävänkuvauksissa selkeästi. Tehtävienjako suoritetaan siten, että väärinkäytösten mahdollisuudet ja vastuuepäselvyydet ovat mahdollisimman vähäiset. Uudet työntekijät perehdytetään tehtäviin ja kuntayhtymän tavoitteisiin. d) Talouden ja toiminnan seurantajärjestelmä: Kuntayhtymän taloustilanne raportoidaan valtuustolle, kuntayhtymän hallitukselle ja peruspalvelulautakunnalle kunkin kokouksen yhteydessä. Raportointi sisältää tiedot tavoitteiden toteutumisesta, määrärahojen käytöstä ja ennustetiedot koko talousarviovuodelle. e) Riskienhallinta: Kuntayhtymässä tunnistetaan ja arvioidaan systemaattisesti toimintaan kohdistuvia riskejä (strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja vahinkoriskit). Riskienhallintaa koskeva raportointi tapahtuu riskienhallintaohjeen ja sitä tukevien käytännön ohjeiden mukaisesti. f) Informaatio ja tiedonvälitys: Tiedonkulku järjestetään siten, että kuntayhtymän johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissään työtehtävien edellyttämä tieto kuntayhtymän ja tulosyksiköiden toiminnasta, tavoitteista, ohjeista ja määräyksistä. g) Omaisuuden hallinta: Kuntayhtymällä on asianmukainen ohjeistus omaisuuden hankintaan ja luovutukseen sekä investointien suunnitteluun ja toteutukseen. Lisäksi kuntayhtymällä tarkoituksenmukaiset hoito- ja huoltojärjestelyt sekä ajantasaiset omaisuusrekisterit omaisuuden seurantaa varten. h) Tietojärjestelmät ja tietoturva: Kuntayhtymässä varmistetaan käytössä olevien tietojärjestelmien toimivuus ja asianmukaisuus. Tietojärjestelmät on asianmukaisesti kuvattu. Kuntayhtymän johto ja henkilöstö osallistuu säännöllisesti tietoturvakoulutukseen ja kuntayhtymässä on tietoturvastrategia ja sitä täydentävät käytännön ohjeet, joiden noudattamista valvotaan. 4 OHJEEN VOIMAANTULO Tämä ohje tulee voimaan 1.8.2009. 5 OHJEEN KUMOAMINEN Tällä ohjeella kumotaan 25.8.2004 voimaantullut ja 1.1.2009 päivitetty sisäisen valvonnan ohje.