Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 1 (18) Sisällysluettelo 1 Yleistä 2 2 Tuotekorista tulevat tiedot 2 3 Sharepoint-listaus ja sen suodattaminen 3 3.1 Erilaiset listausnäkymät 3 3.1.1 Tulosalueen perustiedot-lista 4 3.1.2 Tulosalueen kaikki tiedot lista 4 3.2 Listauksen suodattaminen Sharepointissa 4 3.2.1 Koulutuksen id-numero (PID) on varma tapa suodattaa 5 3.3 Suodatuksen poistaminen 6 3.4 Listauksen lajittelu 6 4 Excel-listaus ja sen suodattaminen 7 4.1 Tietojen vienti Exceliin 7 4.2 Tietojen suodatus Excelissä 8 4.3 Excelin tallentaminen jatkokäyttöä varten 9 4.4 Vinkkejä erilaisiin suodatuksiin 10 4.5 Suodatuksen poistaminen 10 5 Osallistujamäärän seuraaminen, varasijat ja peruutukset 11 5.1 Varasijatoiminnallisuus 11 5.2 Sähköposti-ilmoitukset ilmoittautumisista ja peruutuksista 11 5.3 Ilmoittautumispäivämäärä 11 5.4 Tila, Tilatieto, Perumispäivä, Tilan lisätieto 12 5.4.1 Tila-sarakkeen tiedot ensimmäisissä ilmoittautumisissa 12 5.4.2 Tila-sarakkeen tiedot syksyllä 2012 12 5.4.3 Tilatieto-sarake nyt (17.1.2013 päivityksen jälkeen) 12 5.4.4 Esimerkkejä tilatiedoista 13 6 Henkilön tietojen muokkaus (tilatieto ym.) 14 6.1 Muokkauksen aloitus 14 6.2 Tilatiedon muutos (esim. peruutus) 15 6.2.1 Ilmoittautumisen peruminen 15 6.2.2 Ilmoittautumisen muuttaminen varasijalta osallistujaksi 15 7 Yksittäisen henkilön tietojen tarkastelu 16 7.1 Henkilön tietojen tulostaminen 16 8 Ilmoittautumisen lisääminen järjestelmään 17 8.1 Henkilön lisääminen www-sivujen kautta 17 8.2 Henkilön lisääminen järjestelmään 17 9 Ilmoittautuneiden poistaminen listalta 18 9.1 Poistamisessa huomioitavia asioita 18 9.2 Ilmoittautumisten poistaminen 18
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 2 (18) Www: ostoskori & ostotietojen käsittely 1 Yleistä Koulutuskeskus Salpauksen ja Lahden ammattikorkeakoulun www-sivujen kautta voi ilmoittautua tai hakea koulutuksiin. Koulutusten tiedot ylläpidetään Tuotekori-nimisessä tietokannassa, ja siellä valitaan, halutaanko koulutukseen ns. sähköinen ilmoittautuminen/hakeminen päälle. Tässä ohjeessa ilmoittautumisilla tarkoitetaan sekä ilmoittautumisia että hakemuksia. Ilmoittautumiset kertyvät Ostoskori-nimiseen tietokantaan eli ns. ilmoittautumissivustoon: https://ilmoittautumiset.phkk.fi 2 Tuotekorista tulevat tiedot Koulutuksen esittelysivujen eli ns. tuotekorttien tietoja ylläpidetään Tuotekorissa. Tuotekorissa ylläpidettäviä ja ilmoittautumiseen eli ostoskoriin vaikuttavia kenttiä ovat mm. Tuotteen ID-numero Tuotteen (eli koulutuksen) nimi Tuotteen aika Ilmoittautumisaika Varasijatoiminnallisuus Maksimiosallistujamäärä
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 3 (18) 3 Sharepoint-listaus ja sen suodattaminen 3.1 Erilaiset listausnäkymät Avaa haluamasi lista vasemman laidan valikosta. Avautuvassa listauksessa jokainen rivi sisältää yhden ilmoittautujan tiedot. Listauksissa näkyviä sarakkeita ja niiden järjestystä voidaan muuttaa käyttäjien tarpeiden ja toiveiden mukaan. Näkymät saattavat siis muuttua aika ajoin. Listauksen alalaidassa (keskellä koko listausta) on näkyvissä rivimäärät ja kolmio, josta pääsee seuraavalle listaussivulle.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 4 (18) 3.1.1 Tulosalueen perustiedot-lista Tulosalueen Perustiedot-nimisessä listassa näkyy vain osa ilmoittautujan tiedoista. Tästä listasta voi käydä tarkistamassa esim. osallistujien määrän, mutta lista ei riitä varsinaiseen osallistujatietojen käsittelyyn. Perustiedot-listat julkaistaan kerran vuorokaudessa Excel-tiedostona myös x- asemalla: \\aitta\phkk\yhteiset\www-ilmoittautumiset Em. tiedostoa voivat hyödyntää esim. opettajat, jotka haluavat seurata kurssinsa osallistujamääriä. Lukuoikeuksien saaminen x-aseman tiedostoon ohjeistetaan erikseen. 3.1.2 Tulosalueen kaikki tiedot lista Tulosalueen Kaikki tiedot nimisessä listassa on näkyvissä kaikki ilmoittautujan antamat tiedot. Tätä listaa käytetään erityisesti silloin, kun osallistujien tiedot siirretään Exceliin jatkokäsittelyä varten. 3.2 Listauksen suodattaminen Sharepointissa Voit suodattaa tai lajitella näkymiä/listauksia minkä tahansa sarakkeen tietojen perusteella. Vie hiiri haluamasi sarakkeen otsikon (esim. Tuotteen nimi) kohdalle > Klikkaa otsikon perään ilmestyvää kolmiota > Valitse avautuvasta luettelosta haluamasi tieto/arvo Jos suodatusvalikossa ei näy valmiiksi vaihtoehtoja, klikkaa Näytä suodatinvaihtoehdot : Sarakkeen otsikkorivin yläpuolelle tulee näkyviin Kaikki-pudotusvalikko, josta voit valita haluamasi.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 5 (18) Suodatuksen jälkeen listalla näkyvät vain ko. tiedon sisältävät rivit eli esim. tiettyyn koulutukseen ilmoittautuneet: HUOM. Sharepointissa tehty suodatus ei siirry Exceliin. 3.2.1 Koulutuksen id-numero (PID) on varma tapa suodattaa HUOM. Jos koulutuksen nimeä tai esim. aikaa on muutettu, sekä uusi että vanha tieto näkyy suodatusvalinnoissa. Et siis saa Tuotteen nimi -kentän tai Tuotteen aika -kentän mukaan tehdyillä suodatuksella välttämättä näkyviin kaikkia ilmoittautumisia. Esimerkki tilanteesta, jossa koulutuksen nimi ja aika on muuttunut (kuva on Excel-näkymästä): Koulutuksen id-numero (listauksessa PID) pysyy samana, vaikka muita tietoja muutetaan. Suodatus kannattaa siis aina tehdä PID-sarakkeen avulla. Id-numero näkyy ostoskorin lisäksi tuotekorissa sekä nettisivuilla ko. koulutuksen osoitteessa, esim. http://www.lamk.fi/matkailu/koulutus/avoin-amk/sivut/tuote.aspx?pid=2243
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 6 (18) 3.3 Suodatuksen poistaminen Kun johonkin sarakkeeseen on tehty suodatus, ko. sarakkeen otsikon perään tulee suppilon kuva. Voit poistaa suodatuksen klikkaamalla valikon auki => Poista suodatin kohteesta 3.4 Listauksen lajittelu Voit tarvittaessa lajitella listauksen esim. aakkosiin sukunimen mukaan:
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 7 (18) 4 Excel-listaus ja sen suodattaminen Taulukon tiedot siirretään Exceliin muokkauksia ja jatkokäyttöä varten. 4.1 Tietojen vienti Exceliin Luettelon työkalut -välilehti > Luettelo-välilehti > Vie Exceliin:
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 8 (18) 4.2 Tietojen suodatus Excelissä HUOM. Exceliin siirtyvät kaikki tulosalueen listauksen ilmoittautumiset, vaikka olit mahdollisesti tehnyt jo Sharepointissa jonkin suodatuksen. Suodatus täytyy siis tehdä uudestaan Excel-taulukon otsikkorivien kautta: Poista ruksi (Valitse kaikki) kohdasta ja valitse haluamasi koulutus: HUOM! Yllä olevasta esimerkistä huolimatta suodatus kannattaa tehdä id-numeron (PID) mukaan!
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 9 (18) Suodatettu näkymä näyttää vain haluamasi rivit, mutta kaikki muut rivit pysyvät yhä tallessa, ne on vain piilotettu näkyvistä: 4.3 Excelin tallentaminen jatkokäyttöä varten Jatkokäsittelyä ja tallentamista varten kopioi näkyviin saamasi rivit leikepöydälle ja vie ne uuteen Excel-taulukkoon. Tiedosto > Uusi > Tyhjä työkirja > tuplaklikkaus Liitä kopioimasi rivit tyhjään Excel-taulukkoon. Uusi taulukko sisältää siis vain haluamasi rivit: Muokkaa sarakkeiden leveyksiä tai piilota/poista niitä tarpeen mukaan. Tallenna tiedosto haluamallasi nimellä myöhempää käyttöä varten.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 10 (18) 4.4 Vinkkejä erilaisiin suodatuksiin Excelissä voit valita useamman arvon samaan suodatukseen Voit tehdä suodatuksen myös esim. jonkin sanan perusteella: Tekstisuodattimet > Sisältää 4.5 Suodatuksen poistaminen Sarakkeen otsikkoriviltä (muuttunut pudotusvalikon kuva) näet, mihin sarakkeisiin on tehty suodatus. Suodatuksen saat poistettua klikkaamalla valikon auki > Poista suodatin kohteesta
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 11 (18) 5 Osallistujamäärän seuraaminen, varasijat ja peruutukset Kun suodatat Sharepointissa tai Excelissä näkyviin yhden koulutuksen ilmoittautujat, pystyt seuraamaan ko. koulutuksen osallistujamääriä eli ilmoittautumisia ja peruutuksia. 5.1 Varasijatoiminnallisuus Koulutuksen tietojen eli tuotekorin ylläpitäjä voi valita, onko koulutuksessa käytössä ns. varasijatoiminnallisuus. Jos toiminnallisuus on päällä, koulutukselle määritellään tuotekorissa maksimiosallistujamäärä, jonka perusteella järjestelmä laskee mahtuuko ilmoittautuja mukaan vai ei. Jos toiminnallisuus on päällä, on koulutuksen täyttymistä ja varasijatilannetta helppo seurata ostoskorissa seuraavien sarakkeiden avulla: Tila (= mahtuiko henkilö koulutukseen vai ei, poistumassa oleva kenttä) Tilatieto (= mahtuiko henkilö koulutukseen vai ei, uusi kenttä) Perumispäivä Tilan lisätieto 5.2 Sähköposti-ilmoitukset ilmoittautumisista ja peruutuksista Mikäli tuotekorissa koulutuksen tiedoissa on annettu tuotekohtainen vastuuhenkilön sähköpostiosoite, järjestelmä lähettää sähköpostiin automaattisesti viestin jokaisesta saapuneesta ilmoittautumisesta tai peruutuksesta. 5.3 Ilmoittautumispäivämäärä Luotu-sarakkeessa näkyy päivämäärä ja kellonaika, jolloin ilmoittautuminen on saapunut järjestelmään. Poikkeus: 25.10.2012 on tehty palvelinsiirto, jonka yhteydessä kaikkiin siihen mennessä tulleisiin ilmoittautumisiin vaihtui Luotu-sarakkeeseen päivämäärä 25.10.2012. Ennen 25.10.2012 tulleissa ilmoittautumisissa alkuperäinen ilmoittautumisaika näkyy Otsikko-sarakkeessa:
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 12 (18) 5.4 Tila, Tilatieto, Perumispäivä, Tilan lisätieto Henkilön tilatietojen näyttäminen on muuttunut Ostoskorin kehittämisen eri vaiheissa. 5.4.1 Tila-sarakkeen tiedot ensimmäisissä ilmoittautumisissa Tila-sarake on tyhjä. Siitä huolimatta varasijatoiminnallisuus on ollut käytössä, eli koulutuksen täyttymisen jälkeen ilmoittautuneille on lähtenyt järjestelmästä tieto varasijalle joutumisesta. 5.4.2 Tila-sarakkeen tiedot syksyllä 2012 1 = varasijalla 0 = mahtuu mukaan Tila-sarake on näkyvissä toistaiseksi, ja sitä tulee seurata Tilatieto-sarakkeen rinnalla. Myöhemmin Tila-sarake poistuu käytöstä kokonaan. 5.4.3 Tilatieto-sarake nyt (17.1.2013 päivityksen jälkeen) Osallistuu Varasijalla Peruttu Paikkaa tarjottu Peruttu myöhässä Off = varasijatoiminnallisuus ei ole päällä Järjestelmä varaa paikan ilmoittautujille, joiden tila on osallistuu, varasijalla tai paikkaa tarjottu.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 13 (18) 5.4.4 Esimerkkejä tilatiedoista Osallistuu a. Ilmoittautuja on mahtunut mukaan ilmoittautumishetkellä. b. Ostotietojen käsittelijä on muuttanut ilmoittautumisen varasijalta osallistujaksi. Varasijalla o Koulutuksen maksimiosallistujamäärä on täyttynyt, ja ilmoittautuja on joutunut ilmoittautumishetkellä varasijalle. Peruttu a. Ilmoittautuja on perunut itse sähköpostivahvistuksessa olevan perumislinkin kautta. Järjestelmään tulee automaattisesti tieto peruutuksesta. Huomaa päivämäärän käänteinen muoto 1/18/2013 = 18.1.2013. Sähköinen peruminen on mahdollista 14 päivää ennen koulutuksen alkamista. b. Ostotietojen käsittelijä on ottanut perumisen vastaan esim. sähköpostitse ja kirjannut sen järjestelmään. Paikkaa tarjottu o Ostotietojen käsittelijä on tarjonnut paikkaa varasijalla olleelle ja kirjannut sen järjestelmään. Peruttu myöhässä o Ostotietojen käsittelijä on ottanut viime tipan perumisen vastaan ja kirjaa sen järjestelmään o Tätä tietoa voidaan hyödyntää esim. laskutusvaiheessa: laskuttaja huomaa helposti, että peruuttaneelle pitää lähettää peruutusehtojen mukainen lasku. ( Mikäli ilmoittautuminen peruutetaan myöhemmin kuin 14 vuorokautta ennen suunniteltua toteutusajankohtaa jne.)
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 14 (18) 6 Henkilön tietojen muokkaus (tilatieto ym.) Voit korjata tai täydentää esim. henkilön ilmoittamia yhteystietoja tai kirjata esim. sähköpostissa tulleen peruutustiedon järjestelmään. 6.1 Muokkauksen aloitus Valitse haluamasi henkilön ilmoittautumisrivi > Luettelon työkalut vällehti > Kohteet-välilehti > Muokkaa kohdetta Muokkaa avautuvalta lomakkeelta haluamiasi tietoja. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 15 (18) 6.2 Tilatiedon muutos (esim. peruutus) Peruutukset ym. henkilön tilatietoa koskevat muutokset kirjataan avautuvan lomakkeen alalaidassa oleviin kenttiin: 6.2.1 Ilmoittautumisen peruminen Peruutus on tullut esim. sähköpostitse ja ostoskoritietojen käsittelijä tekee perumisen järjestelmään. Myös mahdollinen tuplailmoittautuminen tulee poistaa tällä tavalla. Peruutus vapauttaa paikan seuraaville ilmoittautujille tai mahdollisesti varasijalla olevalle. Vapautuneesta paikasta ilmoitetaan varasijalla olevalle sähköpostitse tai puhelimitse. Täytä lomakkeen tietoihin seuraavat kentät: Perumispäivä, Tilan lisätieto, Tilatieto. 6.2.2 Ilmoittautumisen muuttaminen varasijalta osallistujaksi Jos varasijalla olevalle on vapautunut paikka koulutuksesta, hänelle ilmoitetaan siitä puhelimitse tai sähköpostitse. Tässä vaiheessa ylläpitäjä voi muuttaa henkilön tiedoissa Tilatieto-kohtaan tilan Paikkaa tarjottu. Tilan lisätieto kenttään on hyvä kirjoittaa lisätietoa, esim. Lähetetty sähköposti 12.1.2013. Kun henkilö ilmoittaa ottavansa vapautuneen paikan vastaan, tilatiedoksi muutetaan Osallistuu. Jos henkilö ilmoittaa, ettei tule koulutukseen, tilatiedoksi muutetaan Peruttu. Lisäksi täytetään Perumispäivä- ja Tilan lisätieto kentät. Vapautunutta paikkaa tarjotaan mahdollisesti seuraavalle varasijalla olevalle henkilölle.
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 16 (18) 7 Yksittäisen henkilön tietojen tarkastelu Valitse haluamasi henkilön rivi klikkaamalla se aktiviiseksi > Luettelon työkalut välilehti > Kohteet välilehti > Näytä kohde Avautuvassa ikkunassa näkyy ko. henkilön tiedot: 7.1 Henkilön tietojen tulostaminen Voit tarvittaessa tulostaa henkilökortin jollain seuraavista tavoista: selaimen Tulosta-painikkeen kautta Tiedosto > Tulosta -valikon kautta Ctrl + P -näppäinkomennolla
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 17 (18) 8 Ilmoittautumisen lisääminen järjestelmään Kaikki ilmoittautumiset pyritään saamaan sähköisesti www-sivuilla olevan ilmoittautumislomakkeen eli ns. ostoskorin kautta. Jos asiakas ei jostain syystä pysty tekemään ilmoittautumista sähköisesti ja esim. soittaa, ylläpitäjän pitää viedä ilmoittautuminen järjestelmään. 8.1 Henkilön lisääminen www-sivujen kautta Suositeltavin tapa lisätä ilmoittautuminen on tehdä se www-sivujen ilmoittautumislomakkeen eli ostoskorin kautta eli täyttää sähköinen lomake asiakkaan puolesta. 8.2 Henkilön lisääminen järjestelmään Jos ilmoittautumisaika on päättynyt, mutta koulutukseen otetaan silti ilmoittautuminen vastaan esim. puhelimitse, ilmoittautuminen pitää viedä suoraan järjestelmään. Luettelon työkalut välilehti > Kohteet välilehti > Uusi kohde Täytä avautuvaan lomakkeeseen kaikki tarvittavat kentät ja tallenna: Henkilön tietojen lisäksi täytä erityisesti seuraavat kentät huolellisesti:
Päijät-Hämeen koulutuskonserni SharePoint 2010 18 (18) 9 Ilmoittautuneiden poistaminen listalta Kun koulutus on ohi, ilmoittautuneiden nimet tulee poistaa Sharepoint-listalta. 9.1 Poistamisessa huomioitavia asioita Poista ilmoittautumiset vasta sitten kun ilmoittautumisaika on päättynyt. Jos poistat niitä aikaisemmin, niin varasijatoiminnallisuus ei pysy ajan tasalla. Poista viimeistään siinä vaiheessa kun koulutus toteutetaan uudestaan ja tuotekortin tiedot päivitetään (eli koulutuksen id-numero pysyy samana). Varmista ennen poistamista, että ilmoittautujien nimilistat ja henkilötiedot ovat varmasti tallessa excel- tms. muodossa jossain muualla! 9.2 Ilmoittautumisten poistaminen Ilmoittautumisten poistaminen tapahtuu näin: Suodata näkyviin haluamasi koulutus. Laita ruksi niiden ilmoittautumisten kohdalle, jotka haluat poistaa. Ruksaa rivit yksitellen. Varmista esim. Tuotteen nimi ja Tuotteen aika kentistä, että kyse on varmasti poistettavasta ilmoittautumisesta. Alla olevassa esimerkissä neljä ensimmäistä on valittu poistettavaksi. Paina Poista kohde kuvaketta. Poistaminen saattaa kestää jonkin aikaa.