Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi
Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla Hyödyt Projektin organisoituminen» Projektin tilanne ja aikataulu» Asianhallinnan viitearkkitehtuuriin sisältyvät kuvaukset» Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Prosessit Käsiteet Looginen järjestelmäjako Liitteet 2 [pvm]
Taustaa 3 [pvm]
Mitä on viitearkkitehtuuri? Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden abstrakti toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne. Se on esitys arkkitehtuurikokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista. Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai yleinen looginen rakennemalli. Viitearkkitehtuurin pohjalta voidaan tehdä erilaisia ratkaisumalleja kokonaisuuden toteuttamiseksi. 4
Hyöty näkökulma Asianhallinnan viitearkkitehtuurin avulla parannetaan ja ohjataan kunnan asianhallinnan kehittämistä yhdenmukaiseen sähköistettyyn ja automatisoituun malliin, jossa on lainsäädännön vaatimukset huomioitu. Yhdenmukaisella prosessilla ja tiedon elinkaarenhallinnan (ml. metatietomallin) avulla parannetaan myös välillisesti kuntien yhteentoimivuutta ja liittymäintegraatioita alueellisissa yhteentoimivuushankkeissa. Kuntalaisille tarjottavien sähköisten palvelujen integraatio asianhallintaan mahdollistaa asioiden käsittelyn tilan seurannan yhdenmukaisen ja yhtenäisen sähköisen asianhallinnan menettelyn ansiosta. 5
Tavoitteet Asianhallinnan ja sen toiminnallisten kokonaisuuksien suunnittelu sellaiseen tavoitetilaan, jossa automatisoinnilla / sähköistämisellä saadaan aikaiseksi tavoitellut hyödyt. Lainsäädännöstä tulevien vaatimusten esittäminen prosessikuvauksissa. Kuvataan, mitä vaatimuksia lainsäädäntö asettaa prosessille ja prosessin eri kohdille sekä miten säädöksen vaatimus on otettu suunnittelussa huomioon. Pääpaino toiminnallisilla vaatimuksilla eli prosessikuvauksella. Keskitytään määrittelyssä asian- ja asiakirjallisen tiedon hallintaan. 6
Projektiryhmä ja ohjausryhmä Vaihe1 ja Vaihe2 Ohjausryhmässä on edustettuina:» VM» Kuntaliitto» Turku» Vantaa» Pieksämäki (vaihe1)» Pori (vaihe1)» Kuntien Tiera Projektiryhmässä on ollut mukana edustettuina:» Kuntaliitto» Espoo (vaihe 1)» Pieksämäki (vaihe1)» Pori» Turku» Vantaa» Tampere (vaihe1)» Kiuruveden kaupunki» Ylä-Savon Sotekuntayhtymä» Kuntien Tiera 7
Projektin tilanne ja dokumentaatiorakenne 8 Heini Holopainen Tapahtuma
Viitearkkitehtuurin kokoukset Pidetyt ja tulevat työpajat:» Työpaja 1: ma 23.3.2015 klo 9.00-16.00» Työkokous ma 13.4.2015» Työpaja 21.04.2015» Työpaja 15.5.2015 klo 9.30-16.00» Työkokous 2.6.52015 klo 9.00-11.30» Työkokous 8.6.2015, 12-14.30» Työkokous 18.6.2015, 9:00-11.30» Työkokous 20.8.2015, 9:30-16:00» Työkokous 31.8.2015, 12-14:30» Työkokous 15.9.2015, 8:30-11.00, Järjestelmäpalvelut ja skenaariokuvaukset- vimeistely» Työpaja 25.9 klo 9-12. kokonaisuuden läpikäynti, katselmoinnin saate» Katselmointityöpaja, 9.11.2015 klo 9:30-16.00» Työpaja viikolla 50, 10.12.2015 (vielä auki) 9
Projektin aikataulu Vaihe / tehtävä 1. Suunnittelu ja aloitus 2. Viitearkkitehtuurin rakenne 3. Sidosarkkitehtuurien huomioiminen 4. Integraatioarkkitehtuuri loogisella tasolla 5. Järjestelmäarkkitehtuuri loogisella tasolla 6. Tiedon tallentamisen menetelmät ja skenaariot 7. Asianhallinnan hallinnointimalli 8. Katselmointi, loppuraportointi ja hyväksyntä 2015 Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Projektityö Katselmointi kunnissa Ohjausryhmän kokous 2016 Aikataulu Projektin aikataulu Vaihe / tehtävä 2015 Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 1. Suunnittelu ja aloitus 2. Viitearkkitehtuurin rakenne 3. Sidosarkkitehtuurien huomioiminen 4. Integraatioarkkitehtuuri loogisella tasolla 5. Järjestelmäarkkitehtuuri loogisella tasolla 6. Tiedon tallentamisen menetelmät ja skenaariot 7. Asianhallinnan hallinnointimalli 8. Katselmointi, loppuraportointi ja hyväksyntä Projektityö Katselmointi kunnissa Ohjausryhmän kokous 10
Viitearkkitehtuurin kuvaukset Dokumentaation tilanne Asianhallinnan_viitearkkitehtuuri, päädokumentaatio viimeistelyssä Liite1 Asianhallinta_sanasto, viimeistelyssä Liite 2 Asianhallinnan hyödyt (excel), valmis Liite 3_Asianhallinnan_eri_metatiedot (metatietojen selitykset ja arvojoukot), viimeistelyssä Liite 4 Case-esimerkit_asianhallinta, viimeistelyssä Liite 5 Sidosarkkitehtuurit ja huomioitavat ohjeet (excel), valmis Liite 6 Kuntasektorin_viitearkkitehtuuriprojektin asettaminen, valmis [pvm] 11
Asianhallinnan viitearkkitehtuuri 12 Copyright Kuntien Tiera Oy
Asianhallinnan toiminnallinen ympäristö Asianhallinta on osa tiedonhallinnan kokonaisuutta. Tämän viitearkkitehtuurin kohde on kuvassa keskellä oleva asianhallinnan kokonaisuus. 13
Asianhallinnan määritelmä Asianhallinta Asianhallinta on asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallintaan sisältyy asiankäsittely, asiakirjahallinta ja arkistointi. Asiankäsittely Asiankäsittely tarkoittaa viranomaisen prosessia, jossa asia käsitellään laissa määritellyn hallintomenettelyn mukaisesti. Asiankäsittelyn päävaiheet ovat vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, täytäntöönpano ja seuranta. Asiakirjahallinta Asiakirjatiedon hallinta koko sen elinkaaren ajan, asiakirjan luonnista hävittämiseen. Arkistointi Asiakirjojen pysyvä tai pitkäaikainen säilytys ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. 14
Tiedonhallintaa pääasiassa säätelevä lainsäädäntö [pvm] 15
Lainsäädännön asianhallinnalle asettamat vaatimukset [pvm] 16
Asianhallinnan prosessikartta Kukin asianhallinnan prosessi on kuvattu omana kokonaisuutena ja tarvittaessa avattu tarkemmiksi vaiheiksi. Asianhallinnan asiakasprosesseja ovat kunnan palvelutuotanto sekä ohjaus- ja tukiprosessit. Kunnan asiakas on myös asianhallinnan prosessin asiakas. Asianhallinnan tukiprosesseja, jotka luovat edellytyksiä asianhallinnalle ja avustavat niiden toimintaa, ovat tiedonohjaus, master datan hallinta, käyttövaltuushallinta ja tiedolla johtaminen 17
Asianhallinnan prosessi-integraatiomalli 18
Asianhallintaan liittyvät roolit Yllä kuvatut roolit ovat asianhallinnan prosesseissa toimijoina. Roolien nimet eivät ole yhtä kuin tehtävänimike tai virkanimike vaan enemmän työrooleja 19
Asiankäsittelyn prosessi-integraatiomalli Asian käsittely hallintomenettelyn mukaan Jokaisesta asiankäsittelyn vaiheesta on tarkempi prosessikuvaus 20
Asiakirjahallinnan prosessi-integraatiomalli Asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta, jolla varmistetaan asiakirjoihin sisältyvien tietojen saatavuus, käytettävyys, suojaaminen ja eheys. 21
Arkistoinnin prosessi-integraatiomalli Asiakirjojen määräaikainen tai pysyvä säilyttäminen 22
Asianhallinnan käsitemalli 23
Tunnistetut koodistot 24
Asianhallinnan metatietomalli pohjautuu JHS176- suosituksen määrityksiin 25
Looginen järjestelmäjako- Järjestelmäpalvelut 26
Kiitos Tietoja projektin etenemisestä antavat: heini.holopainen@tiera.fi jari.hintsala@tiera.fi 27