Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit



Samankaltaiset tiedostot
Käyttölupamenettely tilastoyksikön näkökulmasta

Tilastokeskuksen käyttölupamenettely. Seminaari

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastolaki uudistuu. Tutkimusaineistot etäkäyttöön -seminaari

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tilastolain muutoksen vaikutukset aineistojen tutkimuskäyttöön. Seminaari

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

JHS 156 suosituksen päivitys

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

Tilastolain uudistus. Tutkimusaineistojen etäkäytön esittelytilaisuus

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/ /2009. Keskeisiä käsitteitä

Kansallisten tietovarantojen toissijainen käyttö biopankkitutkimuksessa

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Kansallisten tietovarantojen toissijainen käyttö biopankkitutkimuksessa

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Sosiaali- ja terveystietojen toissijainen käyttö

Metsätyöntekijöiden palkat 2009, 2. neljännes

TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS

Oikeusministeriö PL VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Tervetuloa Tietoaamiaiselle Tilastokeskukseen!

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

Maakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi. SOTE-paperiarkistot

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

Etäkäyttö ja avaamisen haasteet

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Omasote rekisteriseloste

Etäkäytön sopimus- ja lupakäytännöt. Anne Perälahti Etäkäytön esittelytilaisuus , Tilastokeskus

TUTKIMUSLUPAHAKEMUS/PÄÄTÖS

Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

HALLINTOVALIOKUNNAN MIETINTÖ 6/2013 vp

Sosiaali- ja terveysalan rekisteri- ja tilastoaineistojen arvo tutkimuksen näkökulmasta

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste

PAS-palveluiden ja sidonnaisten palveluiden käyttötarkoitukset

Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Aika: Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Helsingin Seniorisäätiö TIETOSUOJASELOSTE (sisältää rekisteriselosteen) Vapaaehtoistyöntekijät, esiintyjät ja asukastoiminnan yhteistyökumppanit

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS

Tutkittavien informointi. Antti Ketola & Arja Kuula-Luumi

ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

Kansallisarkisto JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

Opiskelijoiden työssäkäynti 2011

Tilastotiedot yhteiskunnan muutosten ja kriisien kuvaajana

Kuka omistaa digitaalisen tiedon Tilastolakiuudistuksen ja Sote-tieto hyötykäyttöön - hankkeen esille nostamia kysymyksiä. Marjo Bruun 5.10.

Yhtymähallitus Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. 3. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Tilinpäätöskysely 2017

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto

5. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Rekisterit yhteiskuntatieteelliseen tutkimukseen

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelin ) Jari Parkkari Kaupinpuistonkatu Tampere puh Juha-Heikki Henttonen, Harri Kujanpää

Tietokannat, tietokoneohjelmat ja aineistokokoelmat

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

TIETOSUOJA LÄÄKETIETEELLISESSÄ TUTKIMUKSESSA LUENTOAIHEET. Tietosuoja on: 1. MITÄ TIETOSUOJA ON? TSV:n tehtävät. Tietosuojaperiaatteet: (HetiL)

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Tietosuoja-asetus Tietoarkiston näkökulmasta. Aila ja aineistojen jatkokäyttö -seminaari Arja Kuula-Luumi Kehittämispäällikkö

THL:N NÄKÖKULMIA TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTTÄMISEEN

Opiskelijoiden työssäkäynti 2013

A Diaarit Diaareja ei ole laadittu. Vuodesta 2002 käytössä Kirkkohallituksen asianhallintaohjelman diaari. Aa Postikirjat hävitetty 5.12.

MÄÄRÄYSKOKOELMA /36/2001 OM lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

1. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Arvoisa koulutuksen/opetuksen järjestäjä. Syksyn 2012 opiskelijatiedonkeruut

Venäjää opiskelevien peruskoululaisten osuus kasvanut

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Case-esimerkkejä: henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus ja eettisyys

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Tutkittavan informointi ja suostumus

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice)

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN

Transkriptio:

Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tutkimusaineistojen arvonmääritys ja säilytysajan määrääminen- seminaari 6.5.2009 Riitta Harala, Tilastokeskus, Elinolot

Tilastoaineistojen ensisijainen ja muu käyttö Tilastokeskus kerää tietoja yhteiskuntaoloja kuvaavien tilastojen laatimista varten Tilastoja varten kerättävät yksikkötason tiedot ovat salassapidettäviä Tilastolain mukaan tilastotarkoituksiin saatuja salassapidettäviä aineistoja voidaan luovuttaa yhteiskuntaoloja koskevia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten Riitta Harala 6.5.2009 2

Arkistotoimen tarkoitus ja tehtävät Tilastokeskuksessa tarkoituksena on turvata aineiston säilyminen uudelleenkäytön mahdollistavassa muodossa yhteiskunnallista tutkimusta ja tietopalvelua varten edistää tietovarannon hoitoa hyvien asiakirjahallinnollisten ja yhtenäisten tietohallinnollisten periaatteiden mukaisesti 3

Tilastoaineistojen arvonmääritys arkistoinnin näkökulmasta Perusteena myöhempi käyttö tietopalvelutarkoituksiin tutkimustarkoituksiin 4

Tilastoaineistojen tutkimuskäyttö Yksikköaineistoja voidaan luovuttaa yhteiskuntaoloja kuvaavia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten: henkilötietoja ei saa luovuttaa muiden tilastoyksiköiden tunnistetietoja ei saa luovuttaa otosaineistona ei-tunnistettavasti Riitta Harala 6.5.2009 5

jatkuu Yksikköaineistojen käyttö edellyttää yksilöidyn käyttöluvan - tutkimussuunnitelma - halutut tiedot, tietojen käyttäjät - käyttöaika, aineiston palautus tai tuhoaminen Vuosittain käyttölupia myönnetään 150-200 kpl 6

Tilastoaineistot tutkimusaineistoina Käytettävissä Tilastokeskuksen tilastoaineistot väestötilastot, perhe- ja asuntokuntatilastot, asuinolotilastot, työssäkäyntitilastot, koulutustilastot, rikostilastot, tulo- ja varallisuustilastot, palkkatilastot Tulo- ja elinolotutkimus, kulutustutkimus, työolotutkimus, varallisuustutkimus, aikuiskoulutustutkimus Kuntasektorin palkkatilasto, vuokratiedustelu Maatilatalouden yritys-, tulo- ja veroaineisto Patenttirekisteri, innovaatiotoiminta, tieliikenneonnettomuudet, asuntoyhteisöjen korjaustoiminta, Riitta Harala 6.5.2009... 7

jatkuu Erikseen muodostetut tutkimusaineistot pitkittäisominaisuus Tutkijalle erikseen räätälöidyt aineistot yhdistelty TK:n aineistoista yhdistelty TK:n ja muiden rekisterinpitäjien aineistoja yhdistelty tutkijan aineistoon Riitta Harala 6.5.2009 8

Tilastoaineistot tutkimusaineistoina suurin osa omaa pysyvää säilytysarvoa aineisto ei ole hankittavissa uudelleen tietosisällöltään, koostumukseltaan tai luonteeltaan ainutkertaisia keskeinen toissijainen käyttötarkoitus on tutkimuskäyttö -> säilytysarvon määrittelyn kriteereinä voidaan käyttää tutkimusaineistojen säilytyskriteereita 9

Tutkimusaineistojen säilytyskriteerit (tutkimusaineistojen säilyttämistä selvittävä projektiryhmä 1995) 1. Kokoaja, tarkoitus, fyysinen muoto ja käytettävyys kokoaja, ajankohta ja tutkimusaihe tiedetään aineiston kunto ja muoto on sellainen, että se on järkevää säilyttää säilytys- ja käyttökustannukset oikeuttavat säilyttämisen 2. Tietosisältö aineisto on systemaattinen ja ajallisesti tai alueellisesti kattava 10

jatkuu aineisto on ainutkertainen (ei saatavissa muualta yhtä helposti) aineisto on laaja ja siinä on paljon muuttujia, tiedot ovat perustasolla ja yhdisteltävissä vastaavaa aineistoa ei ole tai sitä ei säilytetä 3. Säilyttämistä ja käyttöä koskevat määräykset aineistoa koskevat säädökset ym. mahdollistavat säilyttämisen aineiston käyttöoikeudet ja rajoitukset oikeuttavat säilyttämisen 11

jatkuu 4. Oikeudellinen, yhteiskunnallinen ja historiallinen arvo aineisto on oikeudellisesti, yhteiskunnallisesti, kulttuurisesti, historiallisesti tai tieteenhistoriallisesti ravokas tai merkittävä 5.Tieteellinen arvo aineistoa tarvitaan dokumentoimassa tutkimustuloksia aineistoa voidaan käyttää muihin tutkimuksiin, kuin alun perin kerätty 12

jatkuu aineistolla on kiistaton pitkäaikainen tai pysyvä tieteellinen arvo tai merkitys aineisto on kansainvälisesti arvokas tai merkittävä aineistoa voidaan käyttää yliopistollisessa opetuksessa 13

Tilastokeskuksen arkistointiohjeen mukaiset aineiston säilytysarvon määrittelykriteerit kattavuus (esim. kaikki yritykset, koko väestö) alueellisuus paikannettavuus yhdisteltävyys ilmiöalueen merkittävyys jalostusaste ja korvattavuus aineiston hankinta/saantitapa ajankohdan poikkeuksellisuus ajankohtaisuus muu säilytysperuste 14

Säilytysarvon arviointi Edellä esitettyjä kriteerejä voidaan pitää näkökulmina, joiden avulla tutkimusaineistojen/tilastoaineistojen säilytysarvoa voidaan arvioida tilastolainsäädäntö ja TK:n ohjeistus määrittelevät tilastoaineiston säilytysarvon ja ajan määrittelymenettelyt tarkemmin (määrittelyajankohta, neuvotteluvelvoite tiedonantajien kanssa, tiedonkeruupäätös) näistä tarkemmin Anna-Leena Reinikaisen esityksessä 15

Arkistolain arkistotoimelle asettamat tehtävät asiakirjojen säilitysajoista ja tavoista päättäminen arkistonmuodostamissuunnitelman ylläpitäminen aineistojen arvonmääritys ja seulonta arvokkaiden aineistojen säilyttäminen säilytettävien aineistojen järjestäminen ja luettelointi lainaaminen ja luovutus tutkimustarkoituksiin tietopalvelu arkistoaineistoista tarpeettomien aineistojen hävittäminen aineistojen suojaaminen poikkeusolojen varalta 16

Arkistonmuodostamissuunnitelma (AMS) AMS:ssa määritellään pysyvästi tai Tilastokeskuksen päätöksellä määräajan säilytettävät aineistot kansallisarkisto hyväksyy arkistonmuodostamissuunnitelman pysyvästi säilytettävien aineistojen osalta (toistaiseksi tilastoaineistoilta puuttuvat säilytysajat kattavasti ja arkistolaitos ei ole näin ollen ottanut kantaa aineistojen pysyvään säilytykseen) 17

Arkistoitavat aineistot ja niiden arvonmääritys TK:n arkistointiohjeen mukaan kaikkien säännöllisesti tuotettavien tilastojen konekoodinen vuosiaineisto säilytetään pysyvästi ½-, ¼- ja kuukausitilastojen aineistot arkistoidaan kerran vuodessa vuosiaineistoiksi muodostettuna kokonaisuutena lopullisen tilastoaineiston lisäksi arkistoidaan tilastoyksikön harkinnan mukaan sellaiset tuotantovaiheessa syntyneet raakataulut ym., joiden muodostamisesta uudelleen aiheutuisi huomattavia kustannuksia ja joita käyttäen voidaan nopeuttaa tietopalvelua tai joita voidaan käyttää tutkimustarkoituksiin 18

jatkuu eri tilastoalueiden vuosiaineistojen lisäksi säilytetään ajallisesti ehjänä historiallisena sarjana kaikki 5- ja 0-loppuisten vuosien kuukausi-, neljännesvuosi- ja muut vastaavat suhdanneaineistot 10 vuotta, jos keskeiset tulokset on esitetty julkaisuissa ja muussa tapauk-sessa 25 vuotta tai 50 vuotta sen mukaan, mitä asiasta erikseen päätetään 19

jatkuu toistuvien määräaikaistutkimusten aineisto säilytetään pysyvästi, jos kysymys on koko maan kattavasta ja yhteiskunnan kuvaamisen kannalta muuten merkittävästä aineistosta (esim. ajankäyttötutkimus, työolotutkimus, kulutustutkimus ym.) poikkeuksellisia aikoja kuvaavat aineistot, suhdannetutkimusta varten luodut aineistot, yhdistellyt tai muuten arvokkaaksi määritellyt aineistot voidaan TK:n eri päätöksellä säilyttää enintään 50 vuotta, jonka jälkeen aineisto voidaan hävittää 20

jatkuu maksullisen toimeksiannon perusteella luodun aineiston säilyttämisestä sovitaan toimeksiannossa. Jos säilyttämisestä ei ole sovittu eikä aineiston arvoa pystytä määrittelemään, säilytetään toimeksiantona tehdyn tutkimuksen aineistoa vuoden ajan, jonka jälkeen päätetään sen hävittämisestä tai pysyvästä säilyttämisestä 21

jatkuu yleensä aineistosta säilytetään vain sen lopullinen versio. Jos aineistoa (esim. hallinnollinen aineisto) on muokattu paljon, voi olla tarpeen säilyttää myös alkuperäinen aineisto, mikäli esim. aineiston omistaja ei sitä säilytä otostutkimuksista arkistoidaan luotu aineisto, mallilomake, tiedonkeruu- ja käsittelyohjeet yms. sekä otosasetelma ja estimointiasetelma ns. teknisenä tai muuna oheistiedostona. Otosaineistot arkistoidaan korottamattomina, ellei muuta päätetä, korotuskertoimet on oltava mukana, jos mahdollista 22