Tarkastuslautakunta 12 19.05.2016 Valtuusto 7 15.06.2016 Hallitus 146 31.08.2016 Valtuusto 16 28.09.2016 Hallituksen selvitykset valtuustolle vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta 553/00.02.02/2016 EKSTPTAR 12 Tarkastuslautakunta on valmistellut tilikautta 2015 koskevan arviointikertomuksen, jossa se arvioi valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. pj tarkltk 1) tarkastuslautakunta hyväksyy ja allekirjoittaa arviointikertomuksen ja 2) saattaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja esittää, että valtuusto pyytää hallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, niin että lausunto voidaan käsitellä valtuustossa syyskuun 2016 loppuun mennessä Hyväksyttiin. EKSTPVAL 7 Tarkltk Valtuusto Valtuusto päättää käsittellä arviointikertomuksen vuodelta 2015 ja pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa syyskuun 2016 loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle. Hyväksyttiin. EKSTPHAL 146 Valtuusto käsitteli arviointikertomuksen vuodelta 2015 ja päätti pyytää siinä esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa syyskuun 2016 loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle. Seuraavassa on kursiivilla arviointikertomuksessa esiin tuodut suositukset ja kunkin suosituksen kohdalla siihen liittyvä selvitys. Valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet Sähköisen ajanvarauksen osuus kaikista ajanvarauksista
- Sähköinen ajanvaraus on hyvinvointi- ja terveysasemilla myös kehittämiskohteena ja mm. ajanvaraukset laboratorioon ja suuhygienisti- sekä hoitajavastaanotoille hitaassa kasvussa. Itseilmoittaumisen osuus kaikista ilmoittautumisista - Itseilmoittautumisen osuus on pysynyt viime vuoden tasolla. Keskussairaalassa itseilmoittautuminen on käytössä kaikilla ajanvarauspoliklinikoilla ja keskussairaalassa käyttöaste on 80-90 %. Terveysasemilla itseilmoittautuminen on otettu käyttöön niiltä osin, missä se on ollut järkevää. Asiakaskontaktien määrä asiakasta kohden (pl. kotikäynnit) - Integraation ja kehittämistyön vaikutuksesta asiakaskäyntejä vähentävästi ei ole tutkimuksellista referenssiä ja käyntien korvaantuminen itsehoidolla ja kokonaisvaltaisilla käynneillä näyttää olevan hidasta. Kontakteihin lasketaan käyntien lisäksi mm. puhelinkonsultaatiot. Työ prosessien yksinkertaistamiseksi ja asiakasohjauksen parantamiseksi on käynnissä. Pitkäaikaistyöttömien aktivointiaste - Mittari ja asetettu tavoite kuvaavat Eksotea laajemman yhteistyöverkoston toimintaa. Aktivointiasteeseen vaikuttaa sekä aktivointitoimenpiteissä olijoiden määrä, että työmarkkinatukea saaneiden pitkäaikaistyöttömien kokonaismäärä, joissa on kausi- ja suhdannevaihtelua. - Syyskauden 2015 aikana käynnistettiin lisää toimenpiteitä asiakasohjauksen- ja prosessien sujuvoittamiseksi ja työelämäpalvelujen keskittämiseksi uudelle tulosalueelle vuoden 2016 alusta alkaen. Työhyvinvointikyselyn tulos - Eksoten johtoryhmä päätti 24.11.2015, että työhyvinvointikysely toteutetaan joka toinen vuosi siten, että seuraava kysely tehdään tammi-helmikuussa 2017. Työhyvinvoinnin kehittämistoimenpiteiden toteuttaminen vie aikaa, minkä takia koko Eksoten tasolla toimenpiteiden tulokset näkyvät paremmin pidemmällä aikavälillä. Lisäksi muutos antaa mahdollisuuden tehdä välivuosina kohdennettuja kyselyjä eri aihepiireistä tarpeen mukaan. Näitä kyselyjä ei toteutettu vuonna 2015. - Viimeisin työhyvinvointikysely koskee siten vuotta 2014 ja sen tuloksia on analysoitu muun muassa vuoden 2014 tilinpäätöksessä.
Työhyvinvointikysely on jätetty pois vuoden 2016 mittaristosta. Lyhyiden sairauspoissaolojen määrä - Vuonna 2015 Eksotessa oli 6,8 lyhyttä sairauspoissaolopäivää henkilötyövuotta kohden. Tavoite, 6,0 jäi saavuttamatta. Tilanteen korjaamiseksi Eksoten johtoryhmä käsitteli 26.4.2016 työhyvinvointia tukevia toimenpiteitä, joiden avulla pyritään yhteistyössä työterveyshuollon kanssa vähentämään lyhyitä sairauspoissaoloja Hoivan tulosalueella. Toimenpiteiden vaikuttavuutta seurataan vuoden 2016 aikana ja tuloksia hyödynnetään koko Eksoten alueella. Nettotoimintamenojen budjettiero - Nettotoimintamenojen budjettiero on valittu mittariksi, koska se kuvaa vaikutettavissa olevien tulojen ja menojen yhteenlaskettua arvoa. Tähän nettoarvoon eivät vaikuta jäsenkuntatuottojen mahdolliset muutokset. Nettotoimintamenot budjetoidaan kuukausittain ja toteutuman ja budjetin eroa seurataan ja ennustetaan myös kuukausittain. Eron seuraaminen mahdollistaa nopean reagoinnin mahdollisiin käyttösuunnitelman ylitysuhkiin. Puhelinkontaktin saaminen hoidon tarpeen arvioimiseksi Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota puhelinkontaktin saatavuuteen terveydenhuollossa. - Puhelintoiminnan aukoton sujuminen on yksi Eksoten kehittämistoiminnan kärkihankkeista syyskaudelle 2016 ja siihen ollaan valmistauduttu toiminnan kehittämisen lisäksi myös lisäresurssoinnilla. Jo alkuvuodesta 2016 puhelinhoitajien määrää Eksotessa on lisätty. - Puhelutietojen tilastoinnista ei ole kansallisesti sovittua yhtenäistä tapaa. Kun vastausprosentti lasketaan suhteuttamalla vastatut puhelut kaikkiin saapuneisiin puheluihin, jää vastausprosentti erittäin alhaiseksi (noin 20-30 % puheluista). Kun lasketaan vastatut puhelut suhteessa soittajiin, vastausprosentti on noin 70 %. Kun lasketaan alle 5 minuutissa vastatut puhelut suhteutettuna kaikkiin vastattuihin puheluihin, vastausprosentti on noin 83 %. Eksotessa on soittopyyntöjen jättämismahdollisuus, tällöin vastausprosentti on lähes 100 %. - Eksote ei ole ohjelmisto- ja teknisten ongelmien vuoksi toimittanut avoterveydenhuollon hoitoilmoituksia THL:lle vuonna 2015. Eksote on toimittanut aluehallintovirastolle asiaa koskevan vastauksen joulukuussa 2015, jonka jälkeen Eksoteen ei olla oltu yhteydessä
asiaan liittyen. Eksote on myös sitoutunut hankkimaan kyseisen avohilmo-ohjelman vuoden 2016 loppuun mennessä. - Hoitoonpääsyn seuraamiseksi on toukokuussa 2016 avattu Eksoten yleisille nettisivuille hyvinvointi- ja terveysasemakohtainen kahden päivän viiveellä päivittyvä jonotieto. Esimerkiksi suurimmalle Armilan terveysasemalle pääsy kiireettömälle lääkärin vastaanotolle on ollut koko kesäkuun alle kaksi viikkoa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Tilintarkastaja on todennut, että Eksoten valtuusto on hyväksynyt kuntalain tarkoittamalla tavalla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet, mutta niiden toimeenpano ei vuonna 2015 ole vielä kaikilta osin ollut kuntalian edellyttämällä tasolla. - Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa Eksoten johtamisjärjestelmää, joka otetaan kattavasti käyttöön syksyllä 2016. Keskeinen osa johtamisjärjestelmää on johtoryhmätyöskentely, jonka kautta sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat sekä dokumentoituvat systemaattisesti. - Johtamisjärjestelmän mukaan johtoryhmän tehtävänä on seurata muun muassa strategian mukaisten tavoitteiden toteutumista, toiminnan laatua ja turvallisuutta kuvaavia kriteereitä sekä varmistaa hankintojen asian- ja tarkoituksenmukainen toteuttaminen. Tilintarkastajan raportointi tilikaudelta Tilintarkastaja on kiinnittänyt huomiota hankintatoimen menettelytapavirheisiin, sopimushallinnan ja asiakirjahallinnan sekä palkkoja koskevien viranhaltijapäätösten puutteisiin. Hankintatoimen menettelytapavirheet - Markkinaoikeus on kahdessa tapauksessa todennut, että Eksote on menetellyt julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti. Ensimmäisessä tapauksessa markkinaoikeuden päätös annettiin vuonna 2015 ja hankintapäätös tehtiin edellisenä vuonna 2014. Toisessa tapauksessa hankintapäätös tehtiin vuonna 2015 ja markkinaoikeus antoi ratkaisunsa vuonna 2016. - Markkinaoikeus totesi 25.6.2015 tekemässään ratkaisussa, että Eksote oli silmätautien poliklinikkapalvelujen kilpailutusta koskevassa päätöksessään 24.9.2014 menetellyt julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti, kun se oli sulkenut Coronaria Oy:n tarjouskilpailusta. - Markkinaoikeus totesi 7.3.2016 tekemässään ratkaisussa, että
Eksote oli 12.8.2015 tehdyssä K-Sairaalan ilmanvaihtourakkaa koskeneessa hankintapäätöksessä menetellyt julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden mukaisesti. Kyseisessä tapauksessa Eksote oli päivittänyt tarjouspyyntöä, mutta ei ollut julkaissut asianmukaisesti päivityksestä hankintailmoitusta. Markkinaoikeus ei kuitenkaan puuttunut hankintapäätökseen eikä myöskään määrännyt Eksotea maksamaan hyvitystä. - Yhteistä edellä mainituille kilpailutuksille on se että, että tarjouspyynnön ja päätösten valmisteluun on osallistunut Eksoten ulkopuolisia asiantuntijoita. Ensimmäisessä tapauksessa valmisteluun osallistui hankinta-asioiden konsultti, kahdessa jälkimmäisessä pääsuunnittelija, valvoja ja rakennuttajakonsultti. Vastuu oikeusohjeiden noudattamisesta on toki hankintayksiköllä eli Eksotella, mutta ulkopuoliset asiantuntijatkaan eivät havainneet tarjoupyynnöissä tai hankintoihin liittyvissä päätöksissä puutteita tai virheitä, mikä osoittaa hankintamenettelyyn liittyvien oikeusohjeiden tulkinnanvaraisuuden. - Eksote vahvistaa tukipalvelujaan vuonna 2016 siten, että hankintojen johtamiseen voidaan kohdentaa enemmän resursseja. Lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttaminen osana johtamisjärjestelmää aikaisemmin kuvatulla tavalla tehostaa hankintojen etukäteissuunnittelua, valmistelua ja seurantaa. Sopimushallinnan ja asiakirjahallinnan puutteet - Tilintarkastajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella puutteet kohdentuvat ostopalvelusopimuksiin ja hankkeisiin liittyviin asiakirjoihin, joita ei ole kattavasti toimitettu kirjaamoon. - Eksote laatii ohjeistuksen, jonka mukaan asiakirjat toimitetaan mahdollisimman kattavasti kirjaamoon, jossa tehdään lopullinen päätös niiden viemisestä diaariin. - Ostopalvelu- ja muiden sopimusten hallintaa tukee myös säännöllinen johtoryhmäkäsittely, jossa käydään läpi kaikkien kansalliset kynnysarvot ylittävien hankintojen asian- ja tarkoituksenmukaisuus sekä huolehditaan sopimusten toimittamisesta kirjaamoon. Palkkoja koskevien viranhaltijapäätösten puutteet - Tilintarkastajan kanssa käydyissä keskusteluissa tarkentui, että ongelmana on palkkapäätösten puutteellinen dokumentointi, minkä takia toimitusjohtaja ei pysty valvomaan delegoimaansa päätösvaltaa eikä hänellä ole tosiasiallista mahdollisuutta käyttää otto-oikeuttaan halutessaan.
- Palkkapäätökset toimitetaan paikallisen palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvien osalta palkanlaskentaan Personec hr -järjestelmän kautta sähköisesti ja muiden osalta sähköpostitse. Sähköisiä päätöksiä tehtäväkohtaista palkkaa koskien tehtiin vuonna 2015 yhteensä 411 kappaletta ja henkilökohtaista lisää koskevia päätöksiä 367 kappaletta. Sähköpostitse palkkapäätöksiä toimitetaan vuosittain reilusti yli 100. - Personec hr -järjestelmästä otetaan tulevaisuudessa säännöllisesti raportti, joka toimitetaan toimitusjohtajalle - Sähköpostitse toimitetut palkkapäätökset tulostetaan ja toimitetaan säännöllisesti toimitusjohtajalle - vuoden 2017 alusta käyttöönotettavan M-Files tiedonhallintaohjelmiston avulla toteutetaan päätösten sähköinen arkistointi Tj Hallitus Hallitus päättää antaa edellä olevat selvitykset valtuustolle vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta. Hyväksyttiin, että annetaan esityslistalla olevat selvitykset valtuustolle vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta sillä lisäyksellä, että lausuntoon lisätään kuvaus Eksoten johtamisjärjestelmästä. EKSTPVAL 16 Valmistelijat/lisätiedot: Keijo Siiskonen, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, p. 0400 854 252 Tuula Karhula, terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja, p. 040 194 4936 Marja Kosonen, perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja, p. 040 510 6975 Liisa Mänttäri, talousjohtaja, p. 040 524 3167 Merja Tepponen, kehitysjohtaja, p. 0400 655 197 etunimi.sukunimi@eksote.fi Eksoten hallituksen kokouksessa 31.8.2016 hyväksytty lisäys arviointikertomuksen 2015 johdosta annettavaan selvitykseen: Riskienhallinta osana johtamisjärjestelmää Kuntalain (410/2015) 14 :n 2 momentin 7 kohdan mukaan valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Eksoten valtuusto hyväksyi 16.12.2015 Eksoten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Valtuuston päätöksen mukaisesti sisäinen valvonta ja riskienhallinnan toimeenpano tapahtuu osana johtamisjärjestelmää ja perustuu suurelta osin
johtoryhmätyöskentelyyn. Esityslistan liitteenä on kuvaus Eksoten johtamisjärjestelmästä. Eksoten hallitus vastaa valtuuston päätöksen mukaisesti riskienhallintasuunnitelmasta, joka sisältää tarkemmat määräykset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta Eksoten oman toiminnan, hankkeiden/projektien, osakkuusyhtiöiden ja ostopalvelujen osalta. Eksoten hallitus oli jo 12.10.2012 hyväksynyt riskienhallintasuunnitelman vuosille 2013-2015. Riskienhallintasuunnitelma päivitetään vuoden 2016 aikana. Riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintasuunnitelman päivitys tapahtuu vuoden 2016 aikana edellä mainitun valtuuston päätöksen mukaisesti eli osana johtamisjärjestelmää ja johtoryhmätyöskentelyyn perustuen. Johtamisjärjestelmän mukaisen käsittelyn seurauksena on mahdollista saada kattava tieto Eksoten toimintaan vaikuttavista riskeistä ja keinoista varautua niihin. Hallinto- ja toimintasäännöt Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut on määritelty valtuuston hyväksymässä hallintosäännössä ja toimitusjohtajan hyväksymässä toimintasäännössä, jossa toimitusjohtaja on delegoinut päätösvaltaansa johtaville viranhaltijoille. Eksoten hallintosäännön 31 :n 1 momentin 7 kohdan mukaan toimitusjohtajan tehtävänä on vastata siitä, että kuntayhtymän sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Eksoten hallintosäännön 42 :ssä on säädetty riskienhallinnasta. Hallintosäännön mukaan toimitusjohtaja vastaa riskienhallinnan organisoimisesta, ohjauksesta ja siihen liittyvien vastuiden määrittämisestä. Vastuualuejohtajat vastaavat omien alueidensa riskienhallinnan käytännön toteutuksesta. Eksoten toimitusjohtajan 11.2.2014 hyväksymän toimintasäännön mukaan, hallintosäännön mukaisesti, tulosyksikkötasolle asti johtajalla ja päälliköllä on kokonaisvastuu oman toiminta-alueensa toiminnasta, henkilöstöstä ja taloudesta. Kokonaisvastuu sisältää myös vastuun sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta. Hallitus Hallitus antaa edellä olevat selvitykset valtuustolle vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta. Valtuusto Merkittiin tiedoksi.
Tiedoksi Tarkastuslautakunta Valmistelijat/lisätiedot: Keijo Siiskonen, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, p. 0400 854 252 Tuula Karhula, terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja, p. 040 194 4936 Marja Kosonen, perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja, p. 040 510 6975 Liisa Mänttäri, talousjohtaja, p. 040 524 3167 Merja Tepponen, kehitysjohtaja, p. 0400 655 197 etunimi.sukunimi@eksote.fi