Eri toimijaryhmien näkemyksiä kokonaisarkkitehtuurityöstä

Eri toimijaryhmien näkemyksiä kokonaisarkkitehtuurityöstä VARKIT-osaprojekti Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin käsitystutkimus FEAR-projekti 45/2008 Hallinnon kehittäminen

Eri toimijaryhmien näkemyksiä kokonaisarkkitehtuurityöstä VARKIT-osaprojekti Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin käsitystutkimus Katja Liimatainen Hannakaisa Isomäki Valtiovarainministeriön julkaisuja 45/2008 Hallinnon kehittäminen

VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 (Snellmaninkatu 1 A) 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin 09 16001 (vaihde) Internet: www.vm.fi Taitto:.Pirkko Ala-Marttila/VM-julkaisutiimi Helsinki 2008

Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, joulukuu 2008 Tekijät Jyväskylän yliopisto Katja Liimatainen ja Hannakaisa Isomäki Julkaisun nimi Eri toimijaryhmien näkemyksiä kokonaisarkkitehtuurityöstä VARKIT-osaprojekti Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin käsitystutkimus Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot Julkaisu on saatavissa Internetistä osoitteesta www.vm.fi/julkaisut Asiasanat valtionhallinto, kokonaisarkkitehtuuri, haastattelututkimus Julkaisusarjan nimi ja numero Valtiovarainministeriön julkaisuja 45/2008 Julkaisun myynti/jakaja Julkaistu ainoastaan sähköisessä muodossa Painopaikka ja -aika ISBN ISBN 978-951-804-905-3(PDF) ISSN 1459-3394 Sivuja 35 Hinta Kieli Suomi Tiivistelmä Tämä raportti esittelee eri toimijaryhmien näkemyksiä valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin (KA) kehittämistyöhön. Aineisto on kerätty haastattelemalla 21 Yhteentoimivuuden kehittämisohjelmaan keväällä 2007 osallistunutta henkilöä. Haastateltavat edustavat sekä valtionhallinnon eri osia ja tasoja että IT-yrityksiä. Haastatteluaineiston laadullisen analyysin perusteella käsitellään eri toimijaryhmien kokonaisarkkitehtuurityöhön liittämiä käsityksiä. Raportin keskeisinä johtopäätöksinä todetaan, että KA-kehittämistyö nähtiin teknisorientoituneena. Arkkitehtuurityön tulisi keskittyä toimintaan ja sisältöihin. Aineiston perusteella KA-ajattelun ja yhteentoimivuuden kehittämisen eteenpäinvieminen on todennäköisesti helpompaa valtion-hallinto- ja hallinnonalatasolla kuin virastotasolla.

Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, December 2008 Författare Katja Liimatainen, Hannakaisa Isomäki Publikationens titel Forskningsprojektet för statsförvaltningens helhetsarkitektur VARKIT-delprojektet Uppfattningsundersökning om statsförvaltningens helhetsarkitekturprojekt Publikationens andra versioner Publikationen finns på finska på Internet-address www.vm.fi/julkaisut Nyckelord - Publikationsserie och nummer Finansministeriet publikationer 45/2009 Beställningar/distribution Finns endast i elektronisk form Tryckeri/tryckningsort och -år ISBN ISBN 978-951-804-905-3 (PDF) ISSN 1459-3394 Sidor 35 Pris Språk Finska Sammandrag Denna rapport presenterar olika aktörers åsikter om utvecklandet av statsförvaltningens helhetsarkitektur (HA). Materialet har insamlats genom intervjuer av 21 personer som deltagit i Utvecklingsprogrammet för kompatibilitet våren 2007. Bland de intervjuade ingick representerar både för statsförvaltningen och för IT-företagen. I rapporten behandlas utgående från en kvalitativ analys av intervju-materialet uppfattningar som olika aktörer förknippar med helhetsarkitekturarbete. Rapportens centrala slutledningar är att HA-utvecklingsarbetet uppfattades som teknikorienterat. Arkitekturarbetet borde koncentrera sig på verksamheten och innehållet. Man kan på basis av materialet dra slutsatsen att det sannolikt är lättare att pådriva utvecklandet av HA-tänkandet och kompatibiliteten på statsförvaltnings- och förvaltningsområdsnivå än på ämbetsverksnivå.

Description page Publisher and date Ministry of Finance, December 2008 Author(s) Katja Liimatainen, Hannakaisa Isomäki Title of publication Stakeholder views on enterprise architecture in Finnish government administration VARKIT sub-project Study of conceptions of enterprise architecture in Finnish government administration Parts of publication/ other versions released The publication is available in Finnish at www.vm.fi Keywords - Publication series and number Ministry of Finance publications 45/2008 Distribution and sale Available in electronic form only Printed by ISBN ISBN 978-951-804-905-3 (PDF) ISSN 1459-3394 No. of pages 35 Price Language Finnish Abstract This report introduces different stakeholders views on Enterprise Architecture (EA) development within Finnish government. The data is gathered from 21 interviews accomplished during spring 2007 among participants of Interoperability Programme. The interviewees represent different sectors and levels of Finnish government and IT companies. On the basis of qualitative data analysis we discuss the notions that different actors connect to EA work. The key conclusions are that the ongoing EA work is seen as technically oriented and more emphasis should be put to activities and contents. On the basis of the data, it seems to easier to develop EA thinking and interoperability on the level of state administration and ministries than in the agency level.

KIITOKSET Raportin tekijät kiittävät haastateltuja asiantuntijoita tutkimukseen osallistumisesta ja Katariina Valtosta avusta aineiston keräämisessä. Kiitokset FEARprojektin rahoittajille, jotka vuonna 2008 ovat valtiovarainministeriö, IBM Finland Oy, Ixonos Tek-nologiakonsultointi Oy, Microsoft Oy, SAS Institute Oy ja TietoEnator GMR Oy.

9 Sisältö KIITOKSET...7 1 Johdanto... 11 2 Haastattelukysymykset ja analyysi... 13 3 Näkökulmat kokonaisarkkitehtuurityöhön... 15 4 Kokonaisarkkitehtuurityön strategiset tavoitteet... 17 5 Uudet palvelut... 21 6 Tietojärjestelmien poistaminen ja integrointi...25 7 Tiedonkäsittelyn lisäarvo...29 8 Tietoturva... 31 9 Yhteenveto ja johtopäätökset... 33 LÄHDELUETTELO... 35

10

11 1 Johdanto Tässä raportissa kuvataan Jyväskylän yliopiston Tietotekniikan tutkimusinstituutin Finnish Enterprise Architecture Research (FEAR) -projektin osaprojektin Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin käsitystutkimus (VARKIT) tuloksia. Osaprojektissa selvitetään kokonaisarkkitehtuuriin (KA, englanniksi enterprise architecture, EA) liittyviä käsityksiä osana käynnissä olevaa valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurihanketta. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen edellyttää eri asiantuntijaryhmien yhteistyötä ja toisten toimijoiden näkemysten huomioimista. Tutkimuksen tavoitteena on löytää se mentaalimalli, jonka varassa kehittämistoiminnassa mukana olevat eri tahot toimivat sekä hahmottavat käsillä olevaa kehittämistehtävää ja sen organisatorista kontekstia. Tutkimusaineisto koostuu 21 haastattelusta, jotka on tehty kevään 2007 aikana. Haastateltavina olivat sekä julkishallinnon että IT-yritysten toimijat. IT-ammattilaisia haastateltiin kymmenen ja valtionhallinnon asiantuntijoita yksitoista. Kohdejoukko koostui Yhteentoimivuuden kehittämishankkeessa keskeisesti mukana olleista pääkaupunkiseudulla työskentelevistä eri-ikäisistä miehistä ja naisista, joiden kokemus kokonaisarkkitehtuurityöstä vaihteli Haastateltavien valinnalla pyrittiin tukemaan käsitysten koko variaation löytymistä kohdejoukosta. Tutkimus perustuu laadulliseen otteeseen, jonka tavoitteena on saada selville johonkin tiettyyn ilmiöön liittyvä käsitysten variaatio. Yleisesti katsotaan, että 20 haastattelua riittää tuottamaan jossakin määrätyssä joukossa niin sanotun saturaation, jolloin aineiston katsotaan sisältävän riittävän variaation käsityksiä 1. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä käytettiin valtionhallinnon KA-kehikkoa 2. Haastattelut kohdistuivat kehikon pohjalta valittuihin teemoihin. Teemoihin pohjautuvat kysymykset esitettiin yleisellä käsitteellisellä kielellä, joka ohjaa vastaamaan käsitysten ja mielipiteiden tasolla. Tutkijat välttivät ohjaamasta haastateltavien mielipiteitä. Haastattelut litteroitiin. Raportissa esitellään eri toimijaryhmien näkemyksiä KA-työn eri osa-alueista. Nämä osa-alueet ovat KA-kehikon mukaisesti toiminta, informaatio, järjestelmät ja teknologiat. Jokaisesta osa-alueesta löytyi teemoja, joista eri toi- 1 esim. Sandberg 2000 2 Valtiovarainministeriö 2007

12 mijaryhmillä oli eriäviä näkemyksiä. Tässä raportissa esitellään seuraavat teemat: kokonaisarkkitehtuurityön strategiset tavoitteet, uudet palvelut, tietojärjestelmien poistaminen ja integrointi, tiedonkäsittelyn lisäarvo ja tietoturva. Näkemykset poikkesivat toisistaan riippuen siitä edustiko haastateltu virasto-, hallinnonala-, valtionhallintotasoa vai IT-yritystä. Erot haastateltujen organisaatiotaustoissa näkyivät mm. seuraavasti. Virastotason edustajat katsoivat asioita suppeammasta näkökulmasta kuin valtionhallintotason ja IT-yritysten edustajat. Valtionhallintotason ja IT-yritysten edustajien näkemykset olivat keskimäärin lähimpänä toisiaan, kuin muiden ryhmien. Aineiston perusteella KA-ajattelun ja yhteentoimivuuden kehittämisen eteenpäinvieminen on todennäköisesti helpompaa valtionhallinto- ja hallinnonalatasolla kuin virastotasolla.

13 2 Haastattelukysymykset ja analyysi Haastattelukysymykset pohjautuvat kokonaisarkkitehtuurikehikkoon. Kehikko on poimittu haastattelukysymyksiä laadittaessa voimassa olleesta menetelmäversiosta 3. Kehikko sisältää neljä yleisesti tunnettua KA-näkökulmaa: 1. 2. 3. 4. Toiminta (esim. asiakkaat, organisaatio, sidosryhmät, palvelut, prosessit) Informaatio (esim. strateginen tietopääoma, sanastot) Järjestelmät (esim. tietojärjestelmäsalkku, järjestelmien elinkaaret) Teknologiat (esim. teknologia- ja standardilinjaukset, malliarkkitehtuurit) Kehyksessä on kolme tasoa. Ylin taso on julkishallintotaso, joka on ylin päätöksentekotaso. Toinen taso on kohdealuetaso, joka muodostuu julkishallinnon alaisista itsenäistä päätöksentekovaltaa käyttävistä kokonaisuuksista. Näitä ovat ensisijaisesti hallinnonalat. Alin taso on osa-alue ja se muodostuu pääasiassa virastoista. Haastattelukysymykset koskivat valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilaa. Kysymykset esitettiin valtionhallinnon ja IT-yritysten edustajille (TAULUKKO 1) hieman eri tavoin muotoiltuna. Haastatteluissa kiinnitettiin huomiota syntyvän aineiston oikeellisuuteen siten, että haastattelijat välttivät tuomasta esiin omia käsityksiään, suuntasivat keskustelua haastateltavien esille tuomien seikkojen kautta ja kysyivät tarvittaessa tarkistuskysymyksiä 4. Aineisto on analysoitu laadullisesti. Sille on tyypillistä induktiivinen päättely, jossa pyritään tekemään päätelmiä aineistosta nousevien seikkojen perusteella. Aineistoa pyritään tarkastelemaan monitahoisesti ja yksityiskohtaisesti nostaen esiin merkityksellisiä teemoja kattavan vastauksen tuottamiseksi tutkimusongelmaan. Raporttia varten on tehty laadullinen tulkinnallinen analyysi, joka tarkoittaa tutkittavan ilmiön ymmärtämistä haastateltavien siihen liittämien monien eri tulkintojen kautta 5. 3 Valtiovarainministeriö 2007 4 Kvale 1989 5 Klein ja Myers 1999

14 Taulukko 1. Haastattelukysymykset (ei sis. taustatietoja) Nykytilan arkkitehtuuri Tavoitetilan arkkitehtuuri Miten asiakasorganisaationne sijoittuvat valtionhallintoon? Mitä lähitoimijoita asiakasorganisaatioillanne on? Mitä palveluita valtionhallinnon asiakkaanne tuottavat? Kenelle? Mitkä ovat asiakkaittenne ydinprosessit, joilla nämä palvelut tuotetaan? Miten EU-vaikuttaa asiakkaittenne toimintaan tällä hetkellä? Miten lainsäädäntö säätelee asiakkaittenne toimintaa? Millaisia yhteistoimintamahdollisuuksia näet valtionhallinnon asiakasorganisaatioiden kesken? Onko mielestäsi joitain toimintatapoja, joita voisi yhtenäistää? Oletko huomannut mitä uusia palveluita valtionhallinnon organisaatiot voisivat tuottaa? Miten EU tulee mielestäsi tulevaisuudessa vaikuttamaan? Muuttuuko lainsäädännön rooli suhteessa asiakasorganisaatioidenne toimintaan? Millaisia strategisia tavoitteita asiakasorganisaatioidenne tulisi asettaa kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyen? Mitä tietojärjestelmiä valtionhallinnon asiakkaidenne käytössä on? Onko em. asiakkailla alemman tason yksiköitä? Mitä järjestelmiä siellä on käytössä? Mitä tarkoitusta varten nämä tietojärjestelmät ovat? Mitä palveluita ja prosesseja ne tukevat? Näetkö, että on olemassa sellaisia toimintatapoja, joita ei vielä tueta tietojärjestelmin, mutta mielestäsi voisi tukea? Mitä tietojärjestelmiä voisi poistaa? Entä korvata? Onko mielestäsi joitain tietojärjestelmiä, joita voisi integroida lähitoimijoiden kesken? Keiden välillä? Mitkä ovat tärkeimmät tiedot, joita asiakasorganisaationne käsittelevät? Tuottaako asiakasorganisaatioissa tehtävä tietojenkäsittely lisäarvoa tälle tiedolle? Ketä se hyödyttää? Mitä yhteisiä tietoja asiakasorganisaationne käsittelevät lähitoimijoidensa kanssa? Mitkä näistä yhteisistä tiedoista ovat tällä hetkellä koko julkishallinnon yhteiskäytössä? [yhteiset tietovarannot] Olisiko mielestänne asiakkaidenne käsittelemistä tiedoista hyötyä nykyistä suuremmalle joukolle toimijoita? Onko joitain tietoja, joita asiakkaanne tarvitsisivat sen lisäksi mitä nyt käsittelevät? [tehokkaammin käyttöön] Julkishallinnon tärkein tietopääoma? Millä termeillä puhutaan informaatiosta? Toimintaarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Informaatioarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Millaisia teknologia-toteutuksia heillä on tällä hetkellä? Millainen on heidän tietoverkkonsa? Miten tiedonsiirto eri osaalueiden välillä rakentuu? Millaisia periaatteita ja ohjeita valtionhallinnon asiakkaanne ovat antaneet teknologiatoteutuksia koskien? Kenelle? Millainen on asiakasorganisaatioidenne tietoturva? Näetkö, että uusi teknologia voisi edistää asiakkaidenne toimintatapoja? Miten tietoturva on mielestäsi huomioitava tulevaisuuden yhteistoiminnoissa ja yhteisissä järjestelmissä?

15 3 Näkökulmat kokonaisarkkitehtuurityöhön Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurityöhön osallistuu aktiivisesti useita erilaisia toimijaryhmiä. Haastatellut edustivat monipuolisesti julkishallintoa ja konsultointia harjoittavia IT-alan yrityksiä. Haastateltavien organisaatiotasot, ammattinimikkeet ja kokemus KA-työstä on esitetty taulukossa 2. Julkishallinnon 11 haastateltavaa luokiteltiin kolmelle organisaatiotasolle valtionhallinnon KA-kehyksen mukaisesti. Nämä tasot ovat: valtionhallinto, hallinnonala ja virasto. Haastateltavat edustivat kauppa- ja teollisuusministeriötä, liikenne- ja viestintäministeriötä, opetusministeriötä, puolustusministeriötä, sisäasiainministeriötä, sosiaali- ja terveysministeriötä ja valtiovarainministeriötä. IT-alan yritysten edustajat jaettiin kahteen tasoon, jotka olivat IT-yritysten johto ja konsultit. Haastateltavat edustivat seuraavia yrityksiä: Capgemini, Deloitte, Netum, Silverplanet, Sysopendigia ja TietoEnator. Yleisellä tasolla eri toimijaryhmien edustajat näkemykset vaihtelivat suhteessa organisaatiotason näkökulmaan. Virastotasolla kokonaisarkkitehtuurityön tarkastelun näkökulmana oli ensisijaisesti oma virasto tai kunta. Hallinnonalatasolla näkökulmat vaihtelivat omasta organisaatiosta koko hallinnonalaan. Näin asiasta totesi hallinnonalan edustaja:..no oman organisaation näkökulmasta ja sitte kyllä myös siis kokonais ainakin pitäis katsoa.

16 Taulukko 2. Haastateltujen jakautuminen organisaatiotasoille, ammattinimikkeet ja kokemus KA-työstä Organisaatiotaso Ammattinimike KA-työkokemus (vuosia) Lkm Valtionhallinto Hallitusneuvos 25 1 Kansliapäällikkö 10 1 Operaatiopäällikkö 7 1 Apulaispäällikkö 30 1 Hallinnonala Vanhempi lakimies 1 1 Tietoasiantuntija 7 1 Ylitarkastaja 4 1 Virasto Tietojärjestelmäpäällikkö (kaupunki) 2 1 Tietohallintojohtaja 15-30 3 IT-yritysten johto Johtaja 6 1 Myyntijohtaja 10 1 Konsultointijohtaja 10-25 2 Konsultit Vanhempi konsultti 8 1 Johdon konsultti 0-9 2 Konsultti 10-16 3 Valtionhallinnon tasolla näkökulmana oli oma hallinnonala ja myös valtio kokonaisuutena. Lisäksi yksi haastatelluista katsoi asiaa myös kunnallishallinnon näkökulmasta: No kyllä mä nyt sanosin että me, että tästä niinku vahvin näkökulma on sisäministeriöhallinnon ala, sitten kunnallishallinto, ja sitten koko valtionhallintoki. IT-alan yritysten edustajien näkökulma kokonaisarkkitehtuuriin oli kokonaisvaltaisesti valtionhallinto, eikä hallinnonala- ja virastotasoa tarkasteltu erillisinä kokonaisuuksina. Lisäksi yksi haastateltava otti mukaan myös kuntapuolen. Näin näkökulmastaan kertoi eräs haastateltu johtava konsultti:..täs ValtIT:ssä, niin sillon katsotaan valtionhallintoa kokonaisuutena ja miten se siellä niinkun se organisaatio koko systeemi toimis parhaalla mahdollisella tavalla.

17 4 Kokonaisarkkitehtuurityön strategiset tavoitteet Valtion IT-toiminnan johtamisyksikön (ValtIT) Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman tavoitteena on luoda kokonaisarkkitehtuuri toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen ohjausvälineeksi kaikilla valtionhallinnon tasoilla. Lisäksi tavoitteena on luoda ja ottaa käyttöön toimintamalli kokonaisarkkitehtuurin ylläpitämiseksi sekä arkkitehtuurikuvausten hyödyntämiseksi kehityshankkeiden ohjauksessa ja tietojärjestelmien suunnittelussa ja toteutuksessa. Kokonaisarkkitehtuurin avulla julkisten palvelujen kehittämistyössä pystytään ottamaan paremmin huomioon strategiset tavoitteet: asiakaslähtöisyys, kestävä kehitys ja palvelutuotannon tehostaminen. Myös toiminnan rakenteet ja tieto- ja viestintäteknologiset ratkaisut kyetään suunnittelemaan tasapainoisesti teknologian mahdollisuudet ja ratkaisujen koko elinkaari huomioiden. Näin kokonaisarkkitehtuuri on määritelty strategisen johtamisen välineeksi, jonka avulla yhtenäistetään toiminnan kehittämistä ja tieto- ja viestintäteknologian hyödyntämistä koko valtionhallinnon tasolla. 6 Kokonaisarkkitehtuurin tukemat strategiset tavoitteet ovat hyvin kokonaisvaltaisia ja edellyttävät valtionhallinnolta mittavia muutoksia sekä oman sisäisen toimintansa että asiakastyön kannalta. Lisäksi toimijoiden tulisi ottaa huomioon teknologian sisältämät mahdollisuudet ja teknologiatuettujen prosessien koko elinkaari. Haastatelluilta julkishallinnon edustajilta kysyttiin millaisia tavoitteita heidän edustamansa organisaation tai valtionhallinnossa yleensä tulisi asettaa kokonaisarkkitehtuurityölle. Virastotasolla keskeisenä strategisena tavoitteena nähtiin yhteentoimivuuden lisääminen. Yhteentoimivuus nähtiin tärkeäksi erityisesti yhteisten palveluiden rakentamisen kannalta ja tiedonvaihdon helpottamiseksi:...ensimmäinen on tietenki että me pystytään vaihtaan tätä tietoa näitten eri organisaatioden välillä eli tässä on niinku tää, yhteensopivuus se on kyl ihan äärimmäisen tärkeetä. 6 ValtIT 2009

18 Hallinnonalatasolla tuotiin esiin, että teknisen yhteentoimivuuden lisäksi pitäisi kiinnittää huomiota organisaatiotason toimintaprosessien yhteentoimivuuteen: konserniajattelun vielä vahvempi läpivieminen silleen et tota, et me näitä asioita tehään yhessä ja tehtäs niitä yhtenäisellä tavalla huomioiden tietysti niitten eri organisaatioitten erityispiirteet niin kyl se, kyl mä näkisin että se täs jatkossa tulee kyllä kasvamaan ja, kyl sen pitäs tossa arkkitehtuurihankkeessakin sitten näkyy. Meneillään oleva valtion tuottavuusohjelma näkyy myös kokonaisarkkitehtuurihankkeessa. Valtionhallintotason haastateltavat korostivat erityisesti tuottavuus- ja tehokkuusnäkökulmaa: ensinnäkin, kustannustaso pitäs, niinku tehokkuutta lisää ja kustannuksia alas. Ja se pitää perustua valtakunnallisiin keskitettyihin järjestelmiin, koska meijän täytyy muistaa se, et meillei oo ku 5,2 miljoonaa ihmistä, 2 miljoonaa kiinteistöö, 2 miljoonaa rakennusta ja 250 000 yritystä. Suomessa on volyymi täällä niin äärimmäisen pieni siksi täytyy välttää sitä et tehdään päällekkäisiä järjestelmiä olisi hyvä että mahdollisimman paljon, niinku perustuisi niin, näihin perusrekisterijärjestelmien tehokkaaseen käyttöön niin et tieto kerätään, ja rekisteröidään ainoastaan ja vain yhden kerran. Vaikka sitä sit käytetään eri tavalla ja siinon erilaisia sitten sovelluksia. Toinen haastateltu korosti tuottavuusnäkökulmaa, koska se hänen mielestään nopeuttaa hallinnon toimintaa, parantaa sen laatua ja lisää kykyä palvella kansalaisia. Yrityksiä edustaneilta haastateltavilta kysyttiin, että millaisia strategisia tavoitteita valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurityölle tulisi asettaa. ITammattilaisten näkemykset toivat esiin uusia piirteitä KA-työn strategisiin tavoitteisiin: yritysten edustajat toivat esiin, että valtionhallinnossa kaivataan ohjeita ja suosituksia, mutta myös vapautta oman substanssitoiminnan toteuttamisessa. Viestinnän rooli koettiin merkittäväksi, jotta työ saadaan etenemään onnistuneesti. Kokonaisarkkitehtuurityön taustalle kaivattiin valtion konsernistrategiaa, jonka koettiin puuttuvan tällä hetkellä. Myös yritysten edustajat nostivat esiin yhteentoimivuuden parantamisen tärkeänä tavoitteena. Yhteentoimivuus nähtiin toiminnan tehostamisen kannalta tarpeellisena mutta myös laajemmassa yhteiskunnallisessa viitekehyksessä väestön ikääntymisen tuomana laadullisena muutoksena sekä uudentyyppisen palvelutuotannon tarpeena. Konsultin sanoin: Kaipa sellanen tota yleinen tavote on se että pystyy huomattavasti tehostamaan sitä toimintaa niin että kun nyt väestö ikääntyy ja suuret ikäluokat elä-

19 köityy...niin siinä tilanteessa pystyttäis edelleen parantamaan palveluiden laatua, vaikka käytettävissä olevat henkilöstöresurssit vähenevät. Ja varmaan oletuksena on, että koska tää huoltosuhde heikkenee niin julkisella sektorilla tuskin on rahaa jatkossa enemmän, niin pitäs pystyä niinku vähemmillä, sekä henkilöstö- että raharesursseilla tekemään samat työt ja itse asiassa paljon parempia palveluita, ja se onnistuu vaan sillä jatkuvalla niinku tehosta- tai niinku just nimenomaan päällekkäisyyksien poistamisella ja niinku järjestelmien vaikka yhteentoimivuuden edistämisellä. Julkishallinnon edustajien näkemyksestä poiketen yritysten edustajat korostivat myös asiakasnäkökulmaa. Myyntijohtaja esitti asian näin: No loppujen lopuks kaikki tavallaan päätyy tähän asiakasnäkökulmaan eli minkä takia valtio on olemassa siellä ja minkä takia niit palvelui tuotetaan, ja siis ensin strategiset tavoitteet tulee silloin lähtökohtasesti olla, tuottaa sitä parempaa palvelua tähän näille asiakkaille. Kokonaisarkkitehtuurityön strategisten tavoitteiden suhteen julkishallinnon toimijaryhmät korostivat yhteentoimivuutta, joka nähtiin tärkeänä yhteisten tietovarantojen käytön sekä yhtenäisten organisaatiotason toimintaprosessien kannalta. IT-yritysten edustajat toivat esiin asiakaslähtöisyyden sekä korostivat uuden palvelutuotannon luomista ja tehostamista. Toiminnan tehokkuus oli kaikkien toimijaryhmien näkemyksissä toistuva strateginen tavoite. Haastateltavien näkemyksissä ei tullut selkeästi esille kokonaisarkkitehtuurin rooli strategisena toimintaa ohjaavana mallina erityisesti kehityshankkeiden ohjauksessa eikä tietojärjestelmien suunnittelussa ja kehittämisessä.

20

21 5 Uudet palvelut Uusi palvelutuotanto nousi merkittävään rooliin kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteena. Uudentyyppisten palveluiden hahmottaminen tuntui monista haastateltavista hankalalta ja kysymys Millaisia uusia palveluita julkishallinto voisi tuottaa jäsentyi yleiselle tasolle, jolloin uusi palvelutuotanto nähtiin sähköisinä palveluina. Virastotason edustaja: verkkopalvelut niin se on meille iso haaste Että saadaan ne todella verkossa toimiviks palveluiks Mut minun nähdäkseni niin siellä on paljon potentiaalista kehitettävää. Toinen viraston edustaja toi esille sähköiseen asioinnin perusedellytyksen, kansalaisten tunnistautumisen, konkreettisena kehittämiskohteena: kansalaisen tunnistautuminen ja sitä kautta niinku noitten verkkopalvelujen käyttö. Nythän niinku tavallaan verkkopalvelujen eli kansalainenhan ei pysty kauheen hyvin niinkun tällä hetkellä vielä, eikä myöskään viranomaiset niin tuota sähköisesti asioimaan ihan vaan sen takia ettei oo olemassa oikeen luotettavia. Tai ainakaan nyt siis luotevavia on mut ettei oo riittävän laajalle levinneitä tunnistamismekanismeja ja autorisointimekanismeja. Hallinnonalatason haastateltavien näkemys uusista palveluista korosti yhdessä tekemistä ja yhtenäistä palvelutuotantoa: hyvin paljohan tää julkinen puoli on kans siirtynyt tohon sähköiseen puoleen kyllähän sitä paljon on tapahtunu mut kyl mä uskon että vielä hyvin paljon on tosiaan nyt tehtävää, ja nimenomaan tässä niinku laajemmassa mittakaavassa että ei tarvi kaikkien puuhastella yksinään vaan niinku tota ihan varmasti siellä on olemassa semmosta voijaan yhessä myös tehä. Valtionhallintotasolla nähtiin tärkeäksi keskitettyihin ratkaisuihin siirtyminen varsinkin talous- ja henkilöstöhallinnon osalta. Esimerkiksi nostettiin korkeakoulut, joita leimaa ammattikuntaisuus, joka estää yhteisiin ratkaisuihin siirtymistä. Keskitetyillä ratkaisuilla olisi merkittäviä tehokkuusetuja, joilla ei tarkoiteta pelkkää rahan säästämistä vaan parempien palvelujen tuottamista

22 käytettävissä olevilla rahoilla. Lisäksi valtionhallinnon edustajat korostivat sähköisten palveluiden tuottamista tärkeät demokratian periaatteet huomioiden: et nää oikeusturva ja sitten demokratian vaatimukset julkisuus ja nää kaikki, saadaan niinku turvattua, muutettua tää miten paperilla toimitaan niin sähköiseks kerrotaan se koneelle ja saadaan siinä se riittävän helppokäyttöseks niin ihmisetkin haluaa sitä käyttää. Et tää on nyt kyllä kuitenkin se perusasia missä fokus on, et varmasti voidaan tuottaa uusiakin palveluita mut et meidän jotta niinku tää julkinen sektori, sen kustannukset pysys koossa niin, niin nyt tää sopeuttaminen ja tuottavuus vaatii sitä että näistä tehdään nyt ainakin ensimmäises vaihees ja pohditaan miten ne saadaan näist mahollisimman tehokkaita. Uuteen palvelutuotantoon liitetty demokratia- ja tehokkuusvaatimus kävi ilmi myös kolmannen valtionhallintotason edustajan näkemyksissä. Hän toi esiin, että varsinkin vaalien aikaan poliitikot lupasivat uusia palveluja ja laskevia veroja ja että myös kansalaiset odottavat uusia hyvinvointipalveluita. Hän näki tämän ongelmallisena: mut että kysymys on tietysti se että onko meillä varaa tähän ja kuka niitä sitten tekee, koska ne on myöskin sitten työvoimaintensiivisiä, intensiivisiä aloja. Että, voi olla että julkinen hallinto joutuu karsimaan palveluita, sen sijaan että me kyettäs niitä nykysestä laajentamaan. IT-yritysten edustajien näkemykset erosivat jonkin verran sekä hallinnon edustajien näkemyksistä, että toisistaan. Konsultointijohtaja ei kaivannut uusia palveluita vaan korosti nykyisten parempaa toimivuutta: Niin no en mä tiedä, on kyllä vähän sellasta mitä kansalaiset tarvis, suurin osa näistä niin sanotuista palveluista on sellasia ettei niitä kukaan oo pyytänyt koskaan eiköhän se nyt täs tärkeintä saada niinku ne nykyset palvelut toimiin vieläkin paremmin. Myyntijohtaja toi esiin konkreettisen palveluesimerkin: asiakastili et sä pystyt näkemään että mitä kaikkia prosesseja sulla on täällä menossa valtionhallinnossa tai kunnan puolella, missä vaiheessa ne on menossa ja odottaako ne jotain sulta jotain tällasia niinku dokumentaatioita. Konsultti toivoi julkishallinnon kehittävän palvelukonseptiaan ennakoivaan ja kokonaispalvelua lisäävään suuntaan:

23 tapoja palvella vois ainakin uusia kovastikin mun mielestä julkishallinnon pitää kehittää vahvasti että millä tavalla julkisesta tulee tämmönen niinku ennakoiva, ja sidosryhmiensä kanssa kokonaispalvelua kehittävä että sen kansalaisen tarttee mahdollisimman vähän joutua luukulta luukulle ja seuraamaan itse että kaikki etuisuudet ja velvollisuudet tulee hoidettua et jos uusia palveluita mä näkisin pikemminkin tän niinkun kokonaispalveluiden kehittäminen, niin että asiakasta vaivataan mahdollisimman vähän niin sen pitää olla siellä ylevä tavoite koko ajan. Uudet palvelut ovat haastateltavien näkemyksissä keskeisellä sijalla. Julkishallinnon edustajat määrittelevät ne usein yleisellä tasolla sähköisiksi palveluiksi ilman sisältöä ja asiakasnäkökulmaa. Lisäksi sähköisten palveluiden kehittäminen koetaan isoksi haasteeksi, joka edellyttää paljon työtä valtionhallinnon toimijoilta. IT-yritysten edustajien näkemyksissä toivottiin julkishallinnon uusilta palveluilta ennakoivuutta, teknistä toimivuutta sekä kokonaispalveluajattelua. Lisäksi IT-yritysten edustajat näkivät, että valtionhallinnossa ei kaikilta osin tarvita uusia palveluita vaan entisten toimivuutta tulisi kehittää.

24

25 6 Tietojärjestelmien poistaminen ja integrointi Tieto- ja viestintäteknologisten ratkaisujen tasapainoinen suunnittelu ja toteuttaminen ovat perusedellytys kokonaisarkkitehtuurin tukeman yhtenäisen toimintatavan luomiselle. Tämä tarkoittaa tällä hetkellä käytössä olevien teknologioiden ja tietojärjestelmien tarpeellisuuden kartoittamista. Julkishallinnon haastateltavien näkemykset tietojärjestelmien poistamisen ja integroinnin tarpeellisuudesta vaihtelivat heidän edustamansa valtionhallintotason mukaan. Virastotasolla oltiin lähes yksimielisiä siitä, että tietojärjestelmien poistamiselle ei ole tarvetta: kyllä kai semmoset mitä nyt on turhiks osoittautunut ne on sitten jo poistettu. Myös kunnan edustaja oli sitä mieltä, että turhat järjestelmät on jo poistettu. Järjestelmien integroinnista virastojen edustajat olivat ainakin osittain erimielisiä. Erään viraston edustajan mukaan: kaikki tää joka liittyy talous- ja henkilöstöhallintoon matkahallinta ja kaikki niin ne vois ihan hyvin olla yhteisiä, ja itse asiassa dokumentinhallintaan sama juttu. Et sekin ihan ei oo mitään niinku, ihan hyvin vois olla ja sama koskee sit tätä, oikeestaan tätä perusinfraakin, sähköpostia ja kaikki hakemistopalvelut ja Et se on oikeestaan aika laaja repertuaari mitä vois olla yhteistä jos vaan niinku hoitaja löytyy. Toisen viraston edustaja oli periaatteessa samaan mieltä, mutta koki kuitenkin oman virastonsa olevan erityisasemassa: Niin no onhan nää, jo siellä tunnistettukin että nää taloushallinnon henkilöstöhallinnon järjestelmät semmosia varmasti on, integroida tai jopa käyttää samoja järjestelmiä Niin sitähän nyt tavotellaanki. Mutta mehän ollaan siitä nyt tähän omaan erikoiseen, erityiseen rooliimme vedoten niin jättäydytty pois Koska meijän taloushallinnossa on omantyyppisiä vaatimuksia.

26 Hallinnonalatasolla näkemykset vaihtelivat. Toisten mielestä ei ole poistettavia tai integroitavia tietojärjestelmiä ollenkaan. Toiset puolestaan näkivät mahdollisuuksia laajempaankin poistamiseen ja esittivät myös konkreettisia esimerkkejä: eiköhän sieltä nyt olis muutama tuhat ihan varmasti poistettavissaki olevia näitä on tosiaan niinku samaa asiaa hoitavia päällekkäisiä järjestelmiä on niinku läjäpäin ja meillä on toistasataa virastoa plus nää keskushallinnon virastot ja tota jokaisessa nykyään on oma intranet elikkä meillä on täällä valtiolla niinku virastoissa arvatenkin 150 intranettiä ja tota voi tietysti niinku kysyä että tarvitaanko niitä niin paljoa...tää työryhmäjärjestelmäviidakko on kolmas mikä nyt sitte on tämmönen että näitä nyt tosiaan syntyy ku sieniä sateella tällä hetkellä näitä työryhmäjärjestelmiä... Yksi haastateltava korosti rajapintojen merkitystä, jotta saataisiin yhteiskäyttöistä tietoa, joka olisi tallennettu vain yhteen paikkaan. Rajapintojen puutteen lisäksi hän toi esille tietosuojakysymykset ongelmana asian edistämisessä. Toinen keskeinen näkökulma hänellä oli, että tavoitetilana pitäisi olla yhden prosessin läpivienti yhdellä järjestelmällä. Valtionhallintotason haastatellut olivat kaikki sitä mieltä, että poistettavia järjestelmiä ja integrointitarpeita on. Valtionhallintotason edustaja oli eri mieltä kunnan edustajan kanssa tietojärjestelmien poistamisen mahdollisuudesta: No ainakin 2/3 kunnallisista. Et kunnilla on ylikapasiteetti tällä hetkellä että ei ole järkevää että...jokainen kunta rakentaa ja vastaa täysin itse, koska kaikki kuntien tehtävät on samanlaisia että siellä on valtava ylikapasiteetti, siis nyt pitäis kuntien tehdä tota valtakunnallisesti keskitetty järjestelmä että kaikki vois käyttää samoja, koska palvelut on täsmälleen samat jokaisella kunnalla. Meijän keskimääräinen kuntakokohan on 6000 asukasta. Ne on vielä kauheen pieniä Ja niinku mä sanoin niin tä on nyt musta iso ongelma että jos lasketaan pois valtion tietohallintamenot on 650 miljoonaa, mut siitä on 400 miljoonaa on puolustushallinnon menoja, 250 miljoonaa niin me hoidetaan kaikki tää muu mitä meillä on julkishallinnon, valtionhallinnossa on. Kuntien tietohallintomenot on yli 700 miljoonaa euroa vuodessa. Se on ihan käsittämätön ero. Et kolme kertaa isompi. Toinen haastateltava kertoi ministeriön keskeisten tietojärjestelmien integrointipyrkimyksistä. Hän korosti integroinnin tuomia hyötyjä ja esitti, että tietojärjestelmätuettujen prosessien tulisi jo valmiiksi sisältää integraation mahdollistavia ominaisuuksia ja rajapintoja. Tietojärjestelmien integrointi korostui myös yritysten edustajien haastatteluissa. Esille nousivat erityisesti tukijärjestelmät (esim. taloushallinnonjärjestelmät), joiden integrointi koettiin järkeväksi. Useat haastatelluista kokivat, että