Sivu 1 / 6 MITÄ JOKAISEN YRITTÄJÄN TULISI TIETÄÄ KIRJANPIDOSTA? 1.12.2011 Tilitoimisto on yrittäjän arvokkaimpia yhteistyökumppaneita. Aktiivinen ja ennakoiva yhteistyö tilitoimiston ja yrittäjän välillä tuo turvaa yrittäjälle sekä realisoituu usein myös kulusäästöksi. Tilitoimiston ammattitaidosta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti ja parhaiten se onnistuu, kun yrittäjä itsekin hallitsee hallinnon ja verotuksen kiemuroista ainakin perusasiat. Alle on koottu keskeiset osat siitä, miten yrittäjä itse voi sujuvoittaa kirjanpitäjän työtä ja mitä hänen itsensä tulisi ymmärtää kirjanpito- ja verolainsäädännöstä. TILITOIMISTOLLE TOIMITETTAVA KIRJANPITOMATERIAALI TILIOTE Kirjanpidon laatimisen pohjana on tiliote, joka Suomen Talousverkon tapauksessa välittyy sähköisesti suoraan Netvisoriin päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Muussa tapauksessa tiliotteet toimitetaan kirjanpitäjälle. Tämä koskee kaikkia yrityksen tilejä. Jokaista tiliotteen tapahtumaa muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta tulee vastata tosite, joka on esim. lasku, kuitti tai sopimus ja joka toimitetaan kirjanpitäjälle. Esimerkiksi pankin palvelumaksuista ja verotilimaksuista ei tarvita erillistä tositetta ja maksukorttitilityksistä riittää tositteeksi myynnin kuukausiyhteenveto. Kirjanpitäjän työ nopeutuu, kun aineisto on järjestelty tiliotteen tapahtumien mukaiseen järjestykseen ja varmistuttu siitä, että kaikki tarvittavat paperit ovat mukana. Sähköisessä myynti- ja ostoreskontrassa aineisto on suoraan kirjanpitäjälle helposti käsiteltävässä muodossa ja osa automaattisesti tiliöityinä. MYYNTILASKUT Kuukauden aikana laaditut myyntilaskut toimitetaan kirjanpitäjälle numerojärjestyksessä tai yhteenvetoraportti erillisestä laskutusjärjestelmästä. Mikäli käytössä on Netvisorin myyntilaskutus ja reskontra, muodostuvat tiedot suoraan kirjanpitoon. Kassajärjestelmästä toimitetaan myyntiraportti, joka on kassakladin liitteenä. Mikäli yrityksellä on käteistä rahaa, on tästä laadittava päiväkohtainen selvitys ns. kassakirja tai kassakladi. Tilitoimistosta saa tätä tarkoitusta varten sopivan excel-pohjan. Jos elinkeinonharjoittaja (toiminimi) saa suorituksia yksityisesti yritystoimintaan liittyen, myös tositteet näistä tapahtumista liitetään mukaan. On suositeltavaa, että kaikki rahaliikenne ohjataan yrityksen nimissä olevalle tilille. OSTOTOSITTEET Ostolaskut voidaan kirjata joko laskun päivämäärän mukaiselle kuukaudelle kuluksi ja ostovelaksi tai suoraan kuluksi tiliotteen maksupäivän mukaan. Laskun tulee olla osoitettu yritykselle, jotta arvonlisäverovähennyksen edellytykset täyttyvät. Nimen tulee olla
Sivu 2 / 6 oikein ja täydellisesti kirjoitettuna joko yrityksen nimi tai aputoiminimi. Laskulla tulee olla myös myyjän erittely laskun sisältävästä arvonlisäverosta, myyjän y-tunnus ja merkintä alv-rekisteriin kuulumisesta. Mikäli käytössä on Netvisorin sähköinen ostolaskujen käsittely ja maksatus, ovat ostolaskut valmiiksi järjestelmässä kirjanpitäjän tiliöitäviksi. Paperilla toimitetaan vain mahdolliset muut kuitit ja tositteet. Pankkikorttiostosten kuiteista liitetään mukaan se kappale, joka sisältää myyjän arvonlisäveroerittelyn. Kirjanpitäjältä saat kuittipohjan, johon voidaan liittää myös tapahtumaan liittyvä lisäselvitykset. Luottokorttilaskun liitteenä tulee olla kaikki laskuun liittyvät ostokuitit, joista selviää tarkemmin tapahtumien sisältö. Jos yrittäjä tai työntekijä on maksanut ostoksia omalla rahallaan, liitetään maksutilitykseen mukaan alkuperäinen kuitti, kuten myös yrityksen pankkikortti- ja luottokorttitapahtumiin. Lämpöpaperikuitit tulee aina kopioida kuittipohjaan. Tämän työn voi tehdä itse tai jättää sen kirjanpitäjän tehtäväksi. Laskuun tai kuittiin voi kirjoittaa lisätietoa hankinnan liittymisestä yritystoimintaan ja samalla tiliöintiavuksi kirjanpitäjälle. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun tositteesta ei ole helposti ymmärrettävissä ostetun palvelun tai hyödykkeen laatua. KASSATOSITTEET Liitetään aineistoon mukaan kopio kassakirjan sivusta tai excelissä laadittu kassakladi. Mukaan laitetaan kassajärjestelmästä tulostettu kuukausiraportti ja kassasta maksettujen ostosten ostokuitit. Maksukorttien lähetysraportit voidaan arkistoida myös yrityksen omissa tiloissa. Lämpöpaperiraporteista tulee ottaa valokopiot ja ne säilytetään kuuden vuoden ajan. Kassakladin loppusumman tulee vastata kassassa olevaa fyysistä rahamäärää kuukauden lopussa. Mikäli näiden summien välillä on ero, on ero selvitettävä. Saldo siirtyy sellaisenaan seuraavan kuukauden avaavaksi saldoksi. MUUT TOSITTEET Mikäli yritys hoitaa itse palkanlaskennan, tulee kirjanpitoon toimittaa palkkatositteet. Muita mahdollisia tositteita ovat esim. vuokrasopimuksen perusteella maksettavat tai perittävät vuokrat, lainasopimukset jne. Tilitoimistoon on hyvä toimittaa kaikki liiketapahtumiin liittyvät sopimukset arkistoitavaksi ja tiedoksi kirjanpidon, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimista varten. Tieto varaston arvosta toimitetaan kirjanpitäjälle sovitulla aikajänteellä, näin saadaan tulosvaikutus varastonmuutoksista näkyviin raporteille. ARKISTOINTI Kirjanpito perustuu tositteisiin ja kaikki tositteet ovat lakisääteistä arkistointivelvollisuuden alaista kirjanpitoaineistoa, joka tulee säilyttää kuuden vuoden ajan.
Sivu 3 / 6 Myös tarjoukset, liikekirjeenvaihto. pöytäkirjat, asiakassopimukset ja muut vastaavat asiapaperit tai sähköiset tiedostot ovat osa yrityksen tositeaineistoa. Nämä yrittäjän tulee itse arkistoida asianmukaisella tavalla. MYYNTILASKUTUS Myyntilaskut numeroidaan juoksevalla katkeamattomalla numeroinnilla. Numerosarjoja voi olla tarvittaessa useampia. Jotta kaikki säädetyt laskuvaatimukset tulisivat täytettyä, on hyvä käyttää laskutusohjelmaa, jossa nämä asiat on automaattisesti huomioitu. Mikäli myyntilaskutus on määrältään vähäistä, voi turvautua vaikka www.mezo.fi ilmaisohjelmaan. Itse laadittu laskupohja on hyvä tarkastuttaa kirjanpitäjällä ennen sen käyttöönottoa. Kesken tilikautta myyntilaskut voidaan viedä kirjanpitoon laskutuspäivän mukaiselle kaudelle. Tilinpäätöksessä kirjanpito kuitenkin oikaistaan suoriteperusteiseksi ja jaksotetaan myynnit oikeille tilikausilleen laskutuspäivästä riippumatta, sen mukaan, milloin tavara tai palvelu on tosiasiallisesti luovutettu ostajalle. Kirjanpitäjälle tulee toimittaa tilinpäätöshetkellä tieto mahdollisesti vielä laskuttamattomasta mutta päättyneelle tilikaudelle kuuluvasta myynnistä. OSTOJEN VEROVÄHENNYKSET Ostot ovat pääsääntöisesti verovähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa. Oston tulee liittyä yrityksen liiketoimintaan ja tositteesta tulee selvitä mm. tapahtuman luonne sekä sen sisältämä arvonlisävero. Ostolaskun tulee olla yritykselle osoitettu. Omaan liiketoimintaan liittyviin erityissäännöksiin saa perehdytyksen omalta kirjanpitäjältä esim. poikkeavat arvonlisäverokannat myynnissä ja niihin liittyvät vähennysten rajoitukset. NEUVOTTELUKULU VS.EDUSTUSKULU Yritys voi osoittaa tavanomaista vieraanvaraisuutta asiakkaalleen/ yhteistyökumppanilleen esim. kahvi- tai lounastarjoilulla. Nämä kulut ovat suhdetoimintana tulovero- ja arvonlisäverovähennyskelpoisia. Oman henkilökunnan kesken pidetyt palaverit ovat taas vähennyskelpoisia henkilöstökuluina ja kirjanpitäjän tai tilintarkastajan kanssa pidetyt palaverit kokous- ja neuvottelumenoina. Edustusmenot ovat menoja, joilla pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen ja sopimus- ja muiden neuvottelujen edistämiseen. Edustuksen tulee kohdistua asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin vastaaviin henkilöihin, joilla on vaikutusta elinkeinotoimintaan. Edustaminen ei voi kohdistua vain yrittäjään itseensä tai tämän omaan henkilökuntaan tai oman yrityksen johtoon. Yrittäjän tai työntekijän osallistuminen yrityksen järjestämään edustustilaisuuteen sen sijaan on edustuskuluna käsiteltävä kulu. Edustuskulu ei ole lainkaan arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoinen ja on tuloverovähennyskelpoinen 50 % osalta. Edustuskuluja ovat yleensä ilta-aikaan tapahtuva tarjoilu (klo 18 jälkeen), lahjat, jotka eivät ole alle 25 euron arvoisia ns. massalahjoja. Alkoholilahjat, päiväsaikaan tapahtuva runsasmuotoisempi tarjoilu, matkat ja tapahtumat esim. golf, ovat edustusmenoja.
Sivu 4 / 6 Aina kun kysymyksessä on ruokatarjoilu, tilaisuus tai lahja, liitä tositteeseen mukaan lista kohteena olevista henkilöistä ja heidän edustamistaan yrityksistä. Kysy kirjanpitäjältä tarkempaa ohjeistusta neuvottelu- ja edustuskulujen väliseen linjanvetoon oman yrityksesi kulujen osalta! Osa kuluista voi olla verovähennyskelpoisia kokonaisuudessaan ja osa ei edes edustuskuluna yrityksen kirjanpitoon kelpaavaa kulua. KONEET, KALUSTO JA MUUT PITKÄVAIKUTTEISET MENOT Mikäli yritys hankkii käyttöönsä hyödykkeitä, joiden odotetaan tuottavan taloudellista hyötyä useamman tilikauden ajan, kirjataan hankinta käyttöomaisuudeksi taseeseen. Tasearvo alenee vuosittain poistojen suuruisella kirjauksella, joka on vastaavasti tuloslaskelmalla ja veroilmoituksella kuluna. Poistoajat ja menetelmät vaihtelevat hyödykkeen lajista riippuen. Yleisimmin käyttöomaisuus on koneita, laitteita, kalustoa ja ajoneuvoja, jotka poistetaan 25 % menojäännöspoistoin. Alle kolmen vuoden kalusto voidaan kirjata kerralla tilikauden kuluksi. Tällöin kuitenkin verotuskäytännössä edellytetään todellisen käyttöiän jäävän alle mainitun kolmen vuoden. Pienhankintana voidaan kirjata tapahtumat hankintatilikauden kuluksi, vaikka hyödykkeen taloudellinen pitoaika olisikin yli kolme vuotta. Pienhankintoja voi olla tilikaudella maksimissaan yhteensä 2 500 euron edestä ja yksittäisen hyödykkeen hankintahinta on maksimissaan 850 euroa. VEROT JA NIIDEN VIIVÄSTYSMAKSUT Maksettavat tuloverot eivät ole vähennyskelpoisia. Sen lisäksi mitkään julkishallinnolliset rangaistusmuotoiset maksut ja viivästyskorot eivät ole vähennyskelpoisia. Vastaavasti verohallinnon maksama hyvityskorko on verovapaata tuloa. ENNAKKOPERINTÄREKISTERI Kun yritys ostaa palveluita, tulee tarkistaa toimittajan kuuluminen ennakkoperintärekisteriin www.ytj.fi. Mikäli yritys ei kuulu ennakkoperintärekisteriin tai on poistettu sieltä, tulee ostolaskusta tehdä veronpidätys palvelun osuudesta ja tilittää pidätetty osuus suoraan verottajalle. Mikäli lasku kuitenkin maksetaan täysimääräisenä toimittajalle, voi maksajalle muodostua myöhemmin velvollisuus ylimääräiseen veronmaksuun, mikäli toimittaja jättää omat veronsa hoitamatta. VEROTILI - kausiveroilmoitukset
Sivu 5 / 6 Keskeisimmät verotilin kautta ilmoitettavat ja maksettavat verot ovat arvonlisävero sekä työnantajan maksamat ennakonpidätykset ja sotu-maksut. Kaikki maksut verotilille voidaan maksaa niitä toisistaan erittelemättä yhteisellä maksusuorituksella, verotoimiston lähettämää viitenumeroa käyttäen. Verotili on yrityksen virtuaalinen tili, jonka saldoa kasvattavat yrityksen suorittamat maksut sekä kertynyt hyvityskorko. Saldoa pienentävät ilmoitetut maksuvelvoitteet ja viivästysmaksut. Kertynyttä saldoa voi käyttää hyväkseen seuraavissa maksuissa. Kirjanpitäjä näkee yrityksen verotilin tilanteen ja tapahtumat www.vero.fi sivujen verotilipalvelusta. Palvelussa voi myös laskea kertyneen koron erääntyneelle saldolle. ARVONLISÄVERO Arvonlisäverot on ilmoitettava ja maksettava verotilille kohdekuukautta seuraavan toisen kuukauden 12. päivään mennessä (esimerkiksi tammikuun arvonlisävero erääntyy ilmoitettavaksi ja maksettavaksi 12. maaliskuuta). Kirjanpitäjä lähettää arvonlisäverosta kausiveroilmoituksen ja sovitun työnjaon mukaisesti joko yrittäjä tai kirjanpitäjä suorittaa maksun verotilille. Pieni yritys voi hakeutua harvennettuun menettelyyn. Mikäli yrityksen liikevaihto on alle 50 000, voi yritys hakeutua neljännesvuosi-ilmoittajaksi tai vastaavasti alle 25 000 euron liikevaihdolla vuosi-ilmoittajaksi. Näin maksut myös erääntyvät maksettavaksi vastaavina ajanjaksoina. HUOM! Kirjanpitomateriaali tulee olla toimitettuna tilitoimistoon viimeistään kymmenen arkipäivää ennen verotilin ilmoitus- ja maksupäivää. Vain näin toimimalla tilitoimisto voi ottaa vastuulleen ilmoitusten jättämisen verottajalle määräajan puitteissa. TYÖNANTAJASUORITUKSET Ennakonpidätykset ja sotu-maksut Palkoista tehdyt ennakonpidätykset sekä sosiaaliturvamaksut erääntyvät ilmoitettavaksi ja maksettavaksi verotilille palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivänä (esimerkiksi tammikuun työnantajasuoritukset erääntyvät ilmoitettavaksi ja maksettavaksi 12. helmikuuta). Työnjakomalleja on useita, yleensä palkanlaskennasta vastaava taho tekee kausi-ilmoituksen ja ilmoittaa summan tiedoksi maksusta vastaavalle taholle. Palkoista laaditaan myös työntekijäkohtaiset vuosi-ilmoitukset sekä vakuutus- ja eläkevakuutusyhtiölle ilmoitukset maksetuista palkoista vuosittain tai kuukausittain. VEROTILIN VIIVÄSTYSMAKSUT
Sivu 6 / 6 Mikäli ilmoituksen jättäminen tai maksun suorittaminen verotilille viivästyy, seuraa tästä viivästysmaksu ja/tai korko, joiden määrän verottaja lisää automaattisesti verotilille odottamaan verovelvollisen maksusuoritusta. YHTEISÖMYYNNIN ALV-ILMOITUS ns. YHTEENVETOILMOITUS Jos yhtiöllä on palvelu- tai tavaramyyntiä EU-alueelle, tulee jättää yhteenvetoilmoitus myyntikuukautta seuraavan kuukauden 20. päivä. Tämä on noin kolme viikkoa aikaisemmin kuin velvollisuus ilmoittaa kotimaiset arvonlisäverot ja vaatii yrittäjää toimittamaan tiedon myyntilaskutuksesta kirjanpitäjälle välittömästi kuukauden päätyttyä. Ilmoitus laaditaan yksittäisen asiakkaan tarkkuudella ja jokaisen asiakkaan VAT-tunnus näkyy ilmoituksella omalla rivillään. Ilmoitukseen ei liity maksettavaa veroa, paitsi mahdollisesti siinä tapauksessa, ettei asiakkaan VAT-tunnus ole voimassa tai oikeellinen. Toiseen EU-maahan lähetettävässä yhteisömyyntilaskussa tulee näkyä sekä myyjän että ostajan VAT-tunnus. Suomalaisten yritysten VAT-tunnus saadaan lisäämällä y-tunnuksen eteen FI ja ottamalla väliviiva lopusta pois. VAT-tunnuksen voi tarkistaa osoitteessa www.vero.fi/vatnumerotarkistus, kerran vuodessa tehtävä tarkistus on verottajan taholta katsottu riittäväksi. INTRASTAT TULLI-ILMOITUS Yritys, joka harjoittaa yhteisöalueella tavaratuontia vuositasolla 200 000 euron tai vientiä 300 000 euron arvosta, tulee jättää tullille intrastat-ilmoitus kuukausittain. Ilmoitus jätetään tuonti- tai vientitapahtumaa seuraavan kuukauden kymmenentenä arkipäivänä. Nämä ohjeet on rakennettu viitteellisiksi apuvälineiksi. Ohjeissa mahdollisesti esiintyvät epätarkkuudet eivät missään tilanteissa aiheuta palvelun tuottajalle korvausvelvollisuutta. Kirjanpidon toteuttamisessa noudatetaan kulloinkin vallitsevaa lainsäädäntöä.