HRSuunti Kiky -ajo Ohje HRSuunnin Kiky muutoksista HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie 7 tuki@hrsuunti.fi Y-tunnus: 2425954-3 Puhelin: 020 769 4260 20780 KAARINA www.hrsuunti.fi ALV rek.
HRSuunti ja Kiky - ennakkovalmistautumisohje Kikyn aika on nyt käsillä. Olemme HRSuunnilla tehneet asian eteen kovasti työtä koko syksyn aikana. HRSuunnin sisäisiin rutiineihin on tehty isoja muutoksia. Alla ohjeistusta Kikyn käyttöönotosta HRSuunnissa. Varsinainen Kiky ajo suositellaan tehtäväksi mielellään joulukuun loppuun mennessä, kuitenkin aikaisintaan sen jälkeen, kun viimeisin vanhoilla tuntiarvoilla tehty lista on luotu. Useimmissa TESseissä työajanpidennys toteutetaan heti 1.1.2017 alkaen ensimmäisen kokonaisen kolmiviikkoisjakson alusta alkaen. Huom! Ensi vuodelle suunnitelluilla vuorolistoilla tuntiarvot näkyvät vielä vanhojen arvojen mukaisina. Työntekijöiden tavoitetyöajat ja vuorolistakoodien tuntiarvot päivittyvät automaattisesti Kiky ajon myötä uusille arvoille. Listoja voi huoletta suunnitella ensi vuodellekin, uudet tuntiarvot päivittyvät sitten tulevan Kiky ajon myötä. Suosittelemme Kiky -ajon suorittamista yrityksen toiminnan kannalta hiljaisena ajankohtana. Varsinaisen ajon ajankohta tulee ilmoittaa hyvissä ajoin ennakkoon kaikille ohjelmiston käyttäjille, että mitään HRSuunti ohjelmia (HRSuunti, HRWeb, HRAdmin, HRMobia sekä HRKellokorttia) ei saa käyttää Kiky -ajon aikana. Ajolle on suositeltavaa varata aikaa noin 30-60 min. Huom! Kiky -ajo on suoritettava yhdessä erässä. HRSuunti käyttää Kikyn määrittelemiä tuntiarvoja sekä tavoitetyöaikoja vasta ajon yhteydessä määritellystä aloituspäivästä alkaen. Yrityksessä suoritettavan Kiky ajon ajankohtaa ei tarvitse ilmoittaa ohjelmistotoimittaja HRSuunnin tietoon. Mikäli Kiky työajanlisäys ollaan toteuttamassa yrityksessä suositusten mukaisesti, toivomme, että luette alla olevan ohjeemme huolellisesti ja toimitte annettujen ohjeiden mukaisesti. Näin ohjelmistomme antaa teille valmiudet onnistuneeseen työajan seurantaan ja suunnitteluun myös jatkossa. Mikäli yrityksessänne ei oteta käyttöön Kikyn suosituksen mukaista työajan lisäystä, tulee alla olevia ohjeita noudattamalla tehdä valinta Kiky ajoa ei tehdä lainkaan. Huomautus yksityisen sosiaalialan yrityksille: HRSuunti Kiky ajon automatiikka tukee ainoastaan kokonaisen vuorolista jakson tuntimäärien muutosta. Mikäli yrityksessä halutaan ottaa työajanpidennys käyttöön keskellä 3 vk vuorolistajaksoa, esim. 01.02.2017, tulee ko jakson tavoitetyöajat ja tuntimäärät laskea ja korjata käsin ko jaksolle. Näin toimittaessa Kiky ajon aloituksen ajankohdaksi valitaan seuraavan kokonaisen kolmiviikkoisjakson aloittava maanantai päivä 01.02.2017 jälkeen. HRSuunti ja Kiky - uudet ominaisuudet * Kikyn mukaiset uudet Vuorolistan poissaolokoodien tuntiarvot otetaan käyttöön * Kikyn mukainen kolmiviikkoisjakson uusi tavoitetyöaika huomioitu ajon jälkeen Kikyn mukana tuomat koodilisäykset ohjelmiston päivityksen myötä Nämä toiminnot tulevat kaikille asiakkaille. * Toiminnallisuus Kiky tuntien seurantaan, uudella palkanlisät koodilla KIKY * Vuosivapaa päivä (VVP) laskenta sekä seuranta käytössänne 01.01.2017 alkaen 2
Mitä valmisteluja tulee tehdä ennen Kiky ajon aloitusta - Tärkeää! HRSuunnin Työntekijät tiedoista tulee tarkistaa työntekijöiden perustiedot kuntoon kuukausipalkkaiset / tuntityöntekijät / osa-aikaisten tavoitetunnit tulee olla merkitty oikein, jotta ajon tulos on uusien Kiky määritysten mukainen. Virheellisillä perustiedoilla Kiky ajon lopputulos menee väärin. Ennen Kiky ajon aloittamista tulee tehdä päätös, minkä kolmiviikkoisjakson alusta Kikyn mukaiset uudet tuntiarvot otetaan yrityksessä käyttöön. Yrityksessä on tehty päätös siitä, koskeeko Kiky myös yrityksen tuntipalkkaisia työntekijöitä. Useammissa työehtosopimuksissa tuntipalkkaiset työntekijän on jätetty Kikyn ulkopuolelle. Kiky ajo on syytä tehdä vasta sen jälkeen kuin viimeisin vanhoilla tuntiarvoilla tehty lista on luotu. Yrityksen HRSuunti ohjelmien (HRSuunti, HRMobin, HRWeb sekä HRKellokortin) käyttäjille tulee ilmoittaa milloin yritys suorittaa Kiky ajon. HRSuuntin ohjelmia ei saa käyttää Kiky ajon aikana! Varmista, että Asetukset ikkunassa Oletusarvoihin on valittuna yrityksen käytössä oleva oletus TES Ajon voi suorittaa vain ohjelmiston pääkäyttäjä/admin ja ajo on suoritettava yhdellä kerralla loppuun. 3
Kikyn käyttöönotto HRSuuntiin on lisätty Kiky valmius, kun oheinen ilmoitus ilmestyy kirjautumisen yhteydessä. Valitse ohjelman alkuvalikosta Asetukset KIKY ajon aloitus, ohjeistus vaihe vaiheelta * Varmista, että tieto käyttökatkosta on tavoittanut ohjelmistoa käyttäjät työntekijät. * On tarkastettu, että työntekijöiden palkkaustiedot ovat oikein (Kuukausipalkkainen, tuntipalkkainen, osa-aikatyöntekijä). * Kiky ajon alkaessa HRSuunti ottaa varmuuskopion asiakkaan tietokannasta. Valitse Asetukset ikkunasta KIKY -painike * Ohjelma varmistaa ensin, että Kiky -ajoa suorittavalla henkilöllä on valtuudet tehdä ko. ajo: 4
* Tietoja Kiky ajosta. Useimmissa TESseissä työajanpidennys toteutetaan heti 1.1.2017 alkaen ensimmäisen kokonaisen kolmiviikkoisjakson alusta alkaen. HRSuunti Kiky -ajolla vuorolistakoodien työaikaa lyhentävät tuntiarvot ja työntekijöiden tavoitetyöajat kasvatetaan valitun kolmiviikkoisjakson alusta alkaen. Tässä vaiheessa voidaan yrityksessä tehdyn päätöksen mukaisesti tehdä valinta, ettei Kiky ajoa tehdä ohjelmaan. Valitsemalla Kiky ajoa ei tehdä lainkaan yritys on valinnut jonkin vaihtoehtoisen tavan Kiky työajanlisäykseen. * Tarkistuslista, eli muistutus vielä vaiheista, jotka tulee olla tehtynä ennen Kiky -ajon suorittamista * KIKY aloituspäivän valinta -ikkunassa tehdään päätös siitä, minkä kolmiviikkoisjakson aloitus maanantaista Kiky työajanpidennys otetaan yrityksessä käyttöön. Huom! Aloituspäiväksi voidaan valita vuorolistan aloittava maanantaipäivä vuoden 2017 puolelta. Aloituspäivä ei voi olla menneisyydessä. Vuosivapaapäivien laskenta alkaa kaikilla Mara-alan yrityksillä 01.01.2017 alkaen riippumatta tästä valinnasta. Vuosivapaapäivä järjestelmä korvaa aiemmin käytössä olleen JP (Juhlapyhä/arkipyhä) käytännön. Mikäli yrityksessä on käytössä useampi TES, ajetaan Kiky -ajo kunkin TESsin osalta erikseen, myös aloituspäivämäärä on valittavissa TES kohtaisesti. Useimmissa työehtosopimuksissa tuntipalkkaiset työntekijät on jätetty kokonaan KIKY työajanpidennyksen ulkopuolelle. Mikäli yrityksessänne työajanlisäys tehdään myös tuntipalkkaisten työntekijöiden tavoitetyöaikoihin, valitaan tässä kohta Tavoitetuntien lisäys tehdään myös tuntityöntekijöille. Lisäys tehdään suhteessa TT:n nykyiseen tavoitetuntimäärään nähden. 5
* Tuntiarvot - ikkunassa, Kikyn mukaiset uudet vuorolistakoodien tuntiarvot ovat muutettavissa. Mikäli on tarvetta tehdä yrityskohtaisesti muutoksia Kiky oletuksen mukaisiin tuntiarvoihin, tulee muutokset tehdä tässä ikkunassa. Yrityksessä mahdollisesti aiemmin muutetut vuorolistakoodien oletusarvot on periytetty sellaisinaan oheiseen taulukkoon. - Työehtosopimus -valinta kertoo mitä TESsiä ko. asetukset koskevat. - Aiemmin valittu Kikyn aloituspäivä on tässä vielä muistutuksena, mutta ei enää muokattavissa. - Kolmen viikon tavoitetuntiarvo on Kikyn mukainen oletusarvo kokoaikaiselle työntekijälle. Tuntiarvot on muokattavissa ja tallennettavissa jokaisen TESsin osalta erikseen, mikäli yrityksen käytössä on useampia TESsejä. Käytä HRSuunti oletusarvoja painikkeella, muutetaan haluttaessa vuorolistakoodien aika-arvot HRSuunnin oletusarvojen mukaisiksi. Admin / pääkäyttäjän on mahdollisuus muokata tuntiarvoja vielä myöhemminkin HRSuunnin Asetukset ikkunassa -> Muokkaa tuntiarvoja toiminnolla. * HRSuunnin Kiky -ajo on suoritettu onnistuneesti. Ohjelma ilmoittaa mitä ajon myötä on ohjelmaan tehty sekä sen mistä päivästä alkaen Kikyn uudet tuntiarvot ovat yrityksen käytössä (esim. 16.01.2017 alkaen). 6
* Kun Kiky ajo on suoritettu, palataan takaisin Asetukset ikkunaan. Kiky asetukset astuvat voimaan yrityksessä valitun päivämäärän mukaisesti. Tieto Kiky ajon suorituspäivästä sekä käyttöönotto päivästä näkyy Asetukset ikkunassa ajon jälkeen infotietona. Huom! Poissaolokoodien harmaalla pohjalla näkyvät tuntiarvot ovat ajon jälkeen Kikyn mukaiset uudet arvot. Mikäli vanhoja tuntiarvoja olisi vielä tarve muuttaa onnistuu se Muokkaa tuntiarvoja napin kautta. Huom! Poissaolokoodien tuntiarvot ovat yrityskohtaisia, eivät enää tunnuskohtaisia. Kiky ajo ei muuta historiatietoja. Kiky ajoon valittua päivämäärää vanhemmat vuorolistat näkyvät edelleen vanhoilla tuntiarvoilla. Huomioittehan, että Kikyn myötä työehtosopimuksiin tulee muitakin kuin suoraan työvuorosuunnitteluun vaikuttavia muutoksia. HRSuunti Oy suosittelee kaikkia asiakkaitaan tutustumaan oman alansa työehtosopimuksen Kiky muutoksiin. Katso erillinen ohje Kiky toiminnallisuudesta tästä: http://www.hrsuunti.fi/ohjeet/hrsuuntikikyohje.pdf 7