PÖYTÄKIRJA 4/2012 1 (11) YHTEISEN KIRKKONEUVON KOKOUS Aika Torstaina 26. päivänä huhtikuuta 2012 klo 17.00 18.10 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Kokoushuone 1 (1. krs),, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Halme Terttu varsinainen jäsen Janhunen Ritva varsinainen jäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Parvinen Vesa varsinainen jäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Suutari Tero varsinainen jäsen Rikala Tuula Viljakainen Hannele Heinonen Heikki Sipponen Päivi Ylikangas Kimmo Komulainen Markku Lonka Riitta Reijo Jukka Tylli Ulla Valapuro Kirsi yht. kirkkovalt. pj yht. kirkkovalt. varapj. Anjalankosken seurakunnan vs. kirkkoherra Elimäen seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra yhteisen seurakuntatyön johtaja vt. hallintojohtaja kiinteistöpäällikkö vs. talouspäällikkö toimistosihteeri, sihteeri Poissa Heijala Marke varsinainen jäsen Soininen Kari varsinainen jäsen Yli-Kankahila Matti varsinainen jäsen Huovila Juhani Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Blom Laura viestintäpäällikkö Hernesaho Virpi talouspäällikkö
PÖYTÄKIRJA 4/2012 2 (11) Käsitellyt asiat 58 Kokouksen avaus 59 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 60 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 61 Työjärjestyksen hyväksyminen 62 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2012 sekä tammikuussa 2013 63 Kouvolan seurakuntayhtymän lausunto seurakuntien rakennemuutoksen ohjausryhmän 2008 2011 loppuraportista 64 Kouvolan seurakuntayhtymän valmiussuunnitelman laatiminen ja työryhmän nimeäminen 65 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2013-2015 66 Ilmoitusasiat 67 Muut mahdolliset asiat 68 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 58 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen Kuusankosken kirkkoherra Kimmo Ylikankaan pitämän alkuhartauden jälkeen. 59 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 :n nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 60 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Ohjesäännön 7 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Terttu Halme ja Marke Heijala. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Terttu Halme ja Marke Heijala.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 3 (11) Tarkastusajankohdaksi esitetään torstai 3.5.2012 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, toimistosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Terttu Halme ja Ritva Janhunen. 61 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Hyväksyttiin muutoin esityslistan mukaisena, mutta ilmoitusasioissa tuodaan tiedoksi Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin kirje, asia nro 2012-00131 sekä Niinirannan vuokrausasia. 62 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2012 sekä tammikuussa 2013 KJ 9:1 mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Ehdotus yhteisen kirkkoneuvoston kokousajankohdiksi syyskaudella 2012: Kokoukset pidetään torstaisin kello 17.00 Kuusankosken seurakuntakeskuksen salissa. Päivämäärät ovat seuraavat: 30.08.2012, 27.09.2012, 25.10.2012, 22.11.2012, 24.01.2013. Yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät ovat torstaina 15.11.2012 ja torstaina 13.12.2012 sekä torstaina 10.1.2013. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokousaikataulusta edellä esitetyn mukaisesti ja merkitsee yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät tiedoksi. Hyväksyttiin kokouspäivät esityksen mukaisena.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 4 (11) 63 Kouvolan seurakuntayhtymän lausunto seurakuntien rakennemuutoksen ohjausryhmän 2008 2011 loppuraportista Kirkkohallitus asetti 26.3.2008 seurakuntien rakennemuutosprosessia varten ohjausryhmän vuosiksi 2008 2011, jonka tehtävänä on ollut koota muutosprosessin kehityslinjat ja tehdä niistä johtopäätökset, tukea muutosprosessia kirkon eri tasoilla sekä suunnitella ja ohjeistaa muutosprosessia koskevaa viestintää. Ohjausryhmän loppuraportti julkaistiin 12.1.2012. Kokouksessaan 24.1.2012 kirkkohallituksen täysistunto 10 päätti, että seurakunnille ja seurakuntayhtymille, hiippakuntavaltuustoille, tuomiokapituleille sekä Kirkon työmarkkinalaitokselle varataan tilaisuus antaa loppuraportista palautetta 30.4.2012 mennessä. Ohjausryhmä on loppuraportissaan katsonut, että kirkon paikallistason rakenteita on syytä kehittää, jotta kirkon ja seurakuntien perustehtävän toteuttaminen turvataan. Raportissa tuodaan esille kolme vaihtoehtoa: Seurakunnat seuraavat edelleen kuntien kehitystä. Kirkon rakennetta kehitetään uuden, raportissa luonnostellun rovastikuntarakennemallin mukaisesti. Kirkon rakennetta kehitetään uuden raportissa luonnostellun hiippakuntarakennemallin mukaisesti. Kehittämisen lähtökohdaksi ohjausryhmä suosittaa raportissa kuvattua rovastikuntamallia (liite 1) Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Kouvolan seurakuntayhtymä näkee ohjausryhmän loppuraportin eduksi seurakuntarakenteen omaehtoisen, kuntarakenteesta riippumattoman, kehittämistoiminnan. Rovastikuntamalli noudattaa vanhaa ja vakiintunutta perinnettä Suomen seurakunnissa ja on siksi paitsi luonnollinen niin myös luonteva seurakuntakokonaisuuksien pohjaksi kaikkialla. Rovastikuntamalli luo myös pohjaa tiettyjen toimintojen, jotka eivät ole välitöntä seurakunnallista palvelemista, laajemmalle ja tehokkaammalle organisoitumiselle. Toisaalta se auttaa jatkossa myös tarkastelemaan toimivuuden ja taloudellisuuden näkökulmista joidenkin toimintojen organisoitumista tulevaisuudessa myös hiippakunnalliselle tasolle. Rovastikunnan vanhasta perinteestä ja sen kattavuudesta käsin Kouvolan seurakuntayhtymä tukee rovastikunnallisen mallin kehittämistä kirkossa. Tästä näkökulmasta katsoen rovastikuntamalli on myös vaivattomimmin hyväksyttävissä laajalti. Rovastikuntamalliin sisältyy myös haasteita, joita loppuraportti ei täysin kykene avaamaan. Näitä ovat mm. lääninrovastin aseman täsmentäminen ja riittävän luottamushenkilöedustuksellisuuden huomioiminen operatiivisessa hallinnollisessa toiminnassa. Ohjausryhmän loppuraportti ottaa kantaa seurakuntarakenteen laajempien hallinnollisten kokonaisuuksien luomiseen. Sen sijaan tulevaisuuden toiminnan kannalta seurakuntarakenteen pienempien jumalanpalvelusyhteisöjen muodostamiseen, seurakuntalaisten kotiseurakunnaksi kokemiseen, rakenteisiin, jotka syventäisivät
PÖYTÄKIRJA 4/2012 5 (11) henkilökohtaista kohtaamista sekä osallistumista, loppuraportti ei ota kantaa. Kirkon uudistumisen, tulevaisuuden toiminnan turvaamisen kannalta, molemmat kehittämis- ja liikesuunnat ovat välttämättömiä. Laajemmat seurakuntarakenteet mahdollistavat yhä toimivampia pienempiä seurakuntia. Rovastikuntamallin vaarana on, että se vain vahvistaa kirkossa olemassa olevia ja osin jo toimimattomia seurakuntarakenteita. Hiippakuntamalli sallisi tähän liittyen vapaamman ja nykytilanteeseen soveltuvamman tavan lähestyä haastetta. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen lausuman ja päätti lähettää sen kirkkohallituksen ohjausryhmälle tiedoksi, pyytäen kirkkohallituksen ohjausryhmää huomioimaan lisäksi, että loppuraportista jää epäselväksi 1.) mikä on seurakunnan oikeus valita omat keskeiset hengelliset työntekijät, ja 2.) oikeus valita seurakuntaneuvostojen jäsenet sekä 3.) mitkä ovat varojen jaon periaatteet seurakuntien kesken. Tämä pöytäkirjan pykälä tarkistettiin kokouksessa lausuman lähettämisen aikataulun vuoksi. 64 Kouvolan seurakuntayhtymän valmiussuunnitelman laatiminen ja työryhmän nimeäminen Seurakuntien velvollisuutena on huolehtia perustehtävistään kaikissa olosuhteissa. Tämän vuoksi seurakuntayhtymällä tulee olla voimassa oleva valmiussuunnitelma. Valmiussuunnittelun tarkoituksena on turvata organisaation toiminta ja erityisesti sen perustehtävän hoitaminen kaikissa oloissa. Valmiussuunnittelu käsittää organisaation toiminnan suunnittelun häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa sekä tarpeelliset ennakkotoimenpiteet tämän toiminnan varmistamiseksi. Eri suunnitelmien on täydennettävä toisiaan. Viranomaisten tulee huolehtia lakisääteisistä tehtävistään kaikissa olosuhteissa, myös poikkeusoloissa. Yleiset säännökset poikkeusoloihin ovat valmiuslaissa sekä väestönsuojelun osalta lisäksi pelastuslaissa. Pelastuslaissa on lisäksi säännöksiä siitä, mitä jokaisen tulee tehdä turvallisuuden ja toimintavalmiuden ylläpitämiseksi. Kirkollishallinnon varautumista koskevia erityissäännöksiä on kirkkolaissa. Poikkeusolojen vaikutuksesta kirkollishallintoon ja sen päätöksentekoon säädetään kirkkolain 25 luvun 14 ja 15 :ssä. Seurakuntien varautumisen perustana on kirkkolain 1 luvun 2 :n säännös kirkon tehtävästä. Sen mukaan kirkko tunnustuksensa mukaisesti julistaa Jumalan sanaa ja jakaa sakramentteja sekä toimii kristillisen sanoman levittämiseksi ja lähimmäisenrakkauden toteuttamiseksi. Seurakunnan työntekijät tukevat työssään erilaisiin äkillisiin kriisitilanteisiin joutuneita lähimmäisiä esimerkiksi suuronnettomuuden järkyttäessä tai yksittäistä ihmistä hänen surussaan. Tämä merkitsee, että kirkon tulee varautua hoitamaan perustehtäväänsä kaikissa olosuhteissa. Seurakuntien ja kokonaiskirkon tehtävän toteuttaminen korostuu yhteiskunnan laajoissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Häiriötilanteita ovat uhka tai tapahtuma, joka vaarantaa ainakin hetkellisesti tai alueellisesti rajattuna yhteiskunnan turvallisuutta, toimintakykyä tai väestön elinmahdollisuuksia. Häiriötilanteita voi esiintyä sekä
PÖYTÄKIRJA 4/2012 6 (11) normaalioloissa sekä poikkeusoloissa. Valtioneuvoston 16.12.2010 antamaan periaatepäätökseen liittyy yhteiskunnan turvallisuusstrategia. Normaalioloissa rakennetut järjestelmät ja toimenpiteet luovat perustan toiminnalle poikkeusoloissa. Poikkeusoloissa tilanteen hallitseminen edellyttää lisätoimivaltuuksia tai -voimavaroja. Näihin tilanteisiin varaudutaan valmiussuunnitelmalla, jota myös päivitetään säännöllisesti. Kouvolan seurakuntayhtymälle laadittu pelastussuunnitelma on osa valmiussuunnitelmaa. Pelastussuunnitelmassa on kiinteistökohtaiset toimintaohjeet vaaratilanteiden varalle. Väestösuojeluun varaudutaan henkilöstön, kiinteistöjen ja kuljetuskaluston varaamisella ym. poikkeusoloihin varautumisella. Valmiussuunnittelun työvaiheita ovat suunnittelussa huomioitavien toimintojen ja tehtävien rajaaminen, työryhmän kokoaminen, uhkien tunnistaminen, resurssien määrittely, suunnitelman sisältö ja suunnitelmien käyttöönotto, perehdyttäminen sekä mahdollisesti myös harjoittelu. Seurakuntayhtymän valmiustoimesta vastaa hallinnollisesti yhteinen kirkkoneuvosto. Valmiustoimen operatiivinen vastuu on seurakuntayhtymän johtavilla viranhaltijoilla. Valmiussuunnitelman hallinnollisia ja operatiivisia tehtäviä varten nimetään valmiuspäällikkö. Valmiussuunnitelmaan tulee liittää tietoturva- ja viestintävalmiussuunnitelma sekä kiinteistöjen pelastussuunnitelmat. Hyväksytty valmiussuunnitelma lähetetään tiedoksi hiippakunnan tuomiokapitulille. Valmiussuunnitelmaa laadittaessa tulee ottaa huomioon seurakuntayhtymän koko ja paikalliset olosuhteet sekä erityisesti oman alueen erityispiirteet uhkakuvia hahmotettaessa. Varsinaisen valmiussuunnitelma-asiakirjan liitteeksi laaditaan toimintokohtaisia erillissuunnitelmia, joissa voidaan käsitellä käytännöllisluonteisia ja yksityiskohtaisia valmiusjärjestelyjä. Valmiussuunnitelman laadinta varten tulee tässä vaiheessa nimetä työryhmä, jonka tehtävänä on vastata valmiustoimen suunnittelusta, koulutuksesta ja yhteistoimintasuhteista, huolehtia henkisen huollon valmiudesta, varmistaa edellytykset seurakunnallisen toiminnan jatkamiselle poikkeusoloissa. Työryhmä esittää valmiussuunnitelma yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy valmiussuunnitelman. Työryhmä hyväksyy suunnitelman liitteet ja yksikkökohtaiset valmiussuunnitelmat. Työryhmään valittavan tulee tuntea edustamansa vastuualueen toiminta, avoin suhtautuminen tehtävään sekä aikaa olla mukana sekä kokouksissa että selvittelytyössä. Työryhmässä on hyvä olla seurakunnan/seurakuntayhtymän edustajien lisäksi myös muuta asiantuntemusta mm. pelastusviranomaisia, kunnallisviranomaisia, paikkakunnan järjestöjen edustajia. Kouvolan seurakuntayhtymän valmiussuunnittelun asiantuntija-avuksi ja -tueksi on tarjoutunut Kaakkois-Suomen Pelastusalanliitto ry:n turvallisuusasiantuntija koko valmiussuunnittelutyön ajan aina alun selvittelytyöstä valmiussuunnitelman valmistumiseen saakka. Kaakkois-Suomen Pelastusalanliitto on ollut laatimassa myös seurakuntayhtymän pelastussuunnitelmaa.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 7 (11) Valmiussuunnitelman laatiminen jakaantuu kahdelle vuodelle siten, että ensimmäinen työryhmän kokoontuminen on lokakuussa 2012 ja suunnitelma esitetään yhteiselle kirkkoneuvostolle toukokuussa 2013. Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valmiussuunnitelman laadintaa varten nimetä seuraavan työryhmän: yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, yhteisen seurakuntatyön johtaja, hallintojohtaja, rakennusmestari, hautaustoimen päällikkö, pääemäntä, viestintäpäällikkö sekä seurakunnista diakoniatyön edustajana Eija Grönvall, lapsityön edustajana Helena Kokkonen-Nurmela sekä kasvatustyön edustajana Mikko Wirtanen. Lisäksi työryhmään nimetään kiinteistöpäällikkö, joka toimii normaaliolosuhteissa turvallisuuspäällikkönä ja poikkeusoloissa valmiuspäällikkönä. Kiinteistöpäällikkö nimetään työryhmän puheenjohtajaksi. Sihteeriksi kutsutaan hallintosihteeri ja hänen poissa ollessaan hallinnon toimistosihteeri. Tarvittaessa työryhmän tapaamisiin kutsutaan kulloisenkin käsiteltävän asian tiimoilta asiantuntijoita seurakuntayhtymästä ja seurakunnista, viranomaisista, kunnasta tai paikallisista järjestöistä. Lisäksi työryhmän asiantuntijaapuna toimii Kaakkois-Suomen Pelastusalanliitto ry:n turvallisuusasiantuntija. Päätösesitys hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena lisäyksellä, että työryhmään nimetään myös Leena Mänttäri. 65 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2013-2015 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 1 :n mukaan seurakunnalle on jokaista varainhoitovuotta varten viimeistään edellisen vuoden joulukuussa hyväksyttävä talousarvio. Varainhoitovuotena on kalenterivuosi. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä kirkkovaltuuston on hyväksyttävä vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän kaksi ensimmäistä vuotta olivat alijäämäiset, mutta viimevuosi ylijäämäinen. Väkiluku on vähentynyt seurakuntayhtymän alueella viidessä vuodessa (2007-2011) 6,5 % (koko kirkko 3,6 %). Tarvitaan siksi edelleen toimintakulujen sopeuttamista tuloihin talouden saamiseksi tasapainoon. Laadinnan yleisohje Talousarviota laadittaessa tavoitteena on, että vuoden 2013 talousarvio laaditaan tasapainoisen talouden periaatteen mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vuosikate on vähintään poistojen suuruinen. Vuosikatteella pyritään myös kattamaan lainanlyhennykset ja investoinnit. Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään sama kuin vuonna 2011 seurakuntien toiminnan turvaamiseksi ja sen korostamiseksi, että säästöt kohdistuvat yhtymään vähintään samalla osuudella kuin seurakuntiin.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 8 (11) Vuoden 2013 talousarviossa ja suunnitelmavuosina 2014 2015 henkilöstön kehittämiseen varattava määräraha vahvistetaan 0,5 prosenttiin palkkamenoista. Tätä määrää ei saa ylittää seurakunta/työalatasolla. Vakinaisen henkilöstön palkkaerät ja sisäiset laskennalliset erät (sisäiset vuokrat, korot ja poistot ym.) laskee ja merkitsee talousarvioon talouspalvelut/henkilöstöpalvelut. Mahdollisten uusien työntekijöiden sekä ylimääräisen ja määräaikaisen henkilöstön palkkaerät on kuitenkin merkittävä talousarvioehdotukseen. Kehittämissuunnitelma 2013 sekä tavoitteet ja painopisteet seuraaville vuosille 2014 2015 liitetään toiminnan ja talouden kolmivuotisen suunnitteluprosessin osaksi. Henkilöstön kehittämisen tulee olla jatkuvaa ja suunnitelmallista ja koko henkilöstön kattavaa. Henkilöstöpalvelut toimittaa tarkemman ohjeistuksen työaloille. Kuten yhteinen kirkkoneuvosto vuonna 2011 päätti, väkilukuun suhteutetut henkilöstömäärärahat ja toimintamäärärahat sopeutetaan viiden vuoden ajanjaksolla seurakunnittain yhteneväksi (vuosina 2012 2016). Seurakuntien osuudessa huomioidaan talousarviosta 2012 lähtien ensin alueelliset erot vuoden 2010 toteutuneiden kilometrikorvausten mukaisesti Anjalankoski 33.000 Elimäki 15.000 Kouvola 13.000 Kuusankoski 18.000 Valkeala 17.000. Euromäärät ovat tulevissa talousarviossa edellä mainitut ja kiinteät. Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautatoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Ajatuksena on tukea strategista painopistettä jäsenyyden vahvistaminen palkitsemalla vapaaehtoistyötä. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan/työalan pysyvä toiminta-ajatus, sen jälkeen kuvaus työalan henkilöstöstä (kuka/mikä viranhaltija työalasta vastaa ja henkilöstömäärä), kuvataan työalan keskeiset strategian mukaiset painopistealueet suunnittelukaudella ja lopuksi talousarviovuoden keskeiset toiminnalliset tavoitteet (1-5 tavoitetta). Näiden tavoitteiden toteutumista arvioidaan aikanaan sekä talousarviovuoden 2013 aikana että toimintakertomusta laadittaessa. Toimintasuunnitelmaan hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa ja arvioitavissa perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin ohjaa toimintaa hyväksytyn strategian toteuttamiseen
PÖYTÄKIRJA 4/2012 9 (11) sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) haasteellinen, mutta saavutettavissa. Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työalajohtajia laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2013 sekä suunnitelman vuosiksi 2014-2015. Talousarvioehdotus ja -suunnitelma tehdään pääosin suoraan Status-budjetointiohjelmaan, toimintasuunnitelmat Word-lomakepohjalle. Käyttäjille järjestetään lisäkoulutusta tarpeen mukaan. Käyttösuunnitelma on suunnitelma, jonka avulla seurakunnat ja yhtymän tehtäväalueet panevat täytäntöön yhtymän kirkkovaltuuston hyväksymän talousarvion. Tilikohtainen käyttösuunnitelma on kunkin työalan oma asia ja sen tulee noudattaa vahvistettua talousarviota. Aikataulu Talousarvion (joka sisältää aina kyseisen vuoden toimintasuunnitelman) laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeet seurakunnille ja muille toimintayksiköille. Toukokuu: 4.5. mennessä talouspalvelut antavat euromääräiset vastuukatteet seurakuntien ja yhtymän työaloille Toukokuu: Seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille Työalojen tiedot Statukseen 31.8. mennessä seurakuntaneuvostojen kokoukset 7.9. mennessä Syyskuu: Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman kokonaisuutena ja tekee siihen mahdollisesti muutoksia. Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee talousarvion toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle sekä pyytää talousarviosta lausunnot seurakuntaneuvostoilta valtuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2013. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja eri työalat tarkistavat tarvittaessa välittömästi tämän jälkeen omat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmansa saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkistetut tiedot talouspalveluihin (sekä tarkistetut toimintasuunnitelmatekstit että tarkistetut rahankäyttösuunnitelmat). Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää antaa edellä olevaan esittelyyn perustuvan ohjeen talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosiksi 2013 2015.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 10 (11) 66 Ilmoitusasiat Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. Mikkelin hiippakunnan luottamushenkilöiden neuvottelupäivä 29.9.2012 Seurakuntakeskus, Mikkeli Kenelle: Kirkkovaltuustojen ja neuvostojen, kappeli-, seurakunta- ja alueneuvostojen jäsenet ja kirkkoherrat. Tavoite: perehtyminen ajankohtaisiin kysymyksiin kirkossa ja hiippakunnassa, perehtyminen rooliinsa ja tehtäviinsä seurakunnan talouden ja henkilöstöhallinnon kysymyksissä, tutustuminen luottamushenkilön mahdollisuuksiin vaikuttaa seurakunnan painopisteiden asettamisessa, verkostoituminen toisten seurakuntien luottamushenkilöiden kanssa. Ilmoittautuminen: Seurakunnittain 17.9.2012 mennessä. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin kirje, asia nro 2012 00131 Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli ilmoittaa, 17.4.2012 päivätyllä kirjeellään, asianro 2012 00131, lähettävänsä Valkealassa, Marja-ahontie 2 B, määräalan, rivitaloasunnon myyntiä koskevat asiakirjat edelleen kirkkohallituksen käsiteltäväksi ja ilmoittaa lausuntonaan puoltavansa Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 16.2.2012, 7 tekemän päätöksen vahvistamista. Toimintakeskus Niinirannan vuokraus Kiinteistö- ja hautauspalvelujohtokunta, 19.4.2012 kokouksessaan, päätti, että Niinirannan toimintakeskuksen päärakennus vuokrataan Kouvolan kaupungille 1.8.2012 alkaen toistaiseksi. Puheenjohtajan päätösesitys: Merkitään tiedoksi. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 67 Muut mahdolliset asiat Info Kouvolan seurakuntayhtymän työntekijöiden keskuudessa teetetystä työhyvinvointikyselystä. 68 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 2), joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen virren 552 jälkeen klo 18.10.
PÖYTÄKIRJA 4/2012 11 (11) Pöytäkirjan allekirjoitukset KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 3.5.2012 Kouvola 3.5.2012 TERTTU HALME Terttu Halme RITVA JANHUNEN Ritva Janhunen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 4.5.2012 18.5.2012. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 18.4.2012 18.5.2012. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja