1 MUISTIO 29.8.2016 Päijät-Hämeen Hyvinvointikuntayhtymän henkilöstötyöryhmä Aika to 25.8.2016 klo 13.00 15.40 Paikka Salpausselän kuntoutussairaala Jalmari, ruokalan kabinetti Läsnäolijat Osmo Pieski, Orimattila (puheenjohtaja) Monica Hostio, PHSOTEY Pirjo Manninen, Heinola Anja Brofeldt, Hollola Anne-Maj Salmi, Lahti Erja Saari, Lahti Sakari Kopperoinen, Lahti Mari Kurisjärvi, JHL Mervi Tuominen, Jyty Jussi Anttila, Juko Tuula Nieminen, SuPer Sirkka Haapanen, Tehy Jaakko Räsänen, PHSOTEY (sihteeri) ASIALISTA 1. Esittäytyminen Käytiin esittäytymiskierros. 2. Henkilöstötyöryhmän tavoite ja tehtävät Monica Hostio esitteli ehdotuksia henkilöstötyöryhmän tavoitteiksi ja tehtäviksi. Niitä pidettiin hyvinä ja tärkeinä. Työlistalla on mm. henkilöstönsiirtoon liittyvien tehtävien määrittely ja toteutuksen seuranta liikkeenluovutustilanteessa, yhteistoimintaprosessin ja henkilöstöviestinnän suunnittelu, tulevaisuuden henkilöstöpolitiikan linjaaminen ja pidemmän aikavälin tavoitteiden määrittely henkilöstöasioissa. Yhtenä tavoitteena on laatia tulevan organisaation yhteistoimintamalli. Nykyisten työsuojeluvaltuutettujen kausi päättyy vuonna 2017, mutta osa työsuojeluvaltuutetuista ei siirry yhtymään. Nykyisten työsuojeluvaltuutettujen ajankäytöstä tulee sopia uudelleen. Erja Saari kertoi, että projektisuunnitelma on pian valmis. Henkilöstötyöryhmä tekee tiivistä yhteistyötä projektitoimiston kanssa.
2 3. Projektitoimiston tehtävät ja henkilöstö Todettiin, että Hyvinvointikuntayhtymän valmistelutyön käytännön toteutusta johtaa projektitoimisto, jota vetää väliaikainen muutosjohtaja Jouko Isolauri. Muutosjohtajan tukena toimii mm. jäsenkuntien kuntajohtajista muodostuva väliaikainen työvaliokunta. Uusi hallitus valitaan syyskuussa. 4. Syksyn valmistelun aiheita Hyvinvointikuntayhtymän henkilöstömäärän arviointi Taulukko nykyisistä henkilömääristä sovittiin täydennettäväksi myöhemmin. Siivous- ja ateriapalvelut ovat saamassa lisäaikaa siirron suunnittelulle. Henkilöstösiirtoja voidaan tehdä myös ensi vuoden puolella. Selvityksessä on myös kaikki muut tukipalvelut. Esimerkiksi osa psykologeista työskentelee sivistystoimen alla. Tukipalveluryhmä selvittää tukipalvelujen tilannetta. Tukipalvelujen lisäksi on yksittäisiä ihmisiä, jotka tekevät sote-alan töitä esim. konsernipalveluissa. Monica Hostio totesi, että siirtyviä henkilöitä määriteltäessä tulee laskea työpanoksia henkilötyövuosina, jottei toisaalle jää liian vähän työpanosta. Osmo Pieski kertoi, että vuoden 2019 maakuntauudistuksen pelisäännöt ovat vielä auki siltä osin, että voiko tukipalveluita ostaa yhdestä yhteisestä yhtiöstä kilpailuttamatta. Monica Hostio kertoi, että PHSOTEY:ssä on käytössä vakanssijärjestelmä myös toimille. Hyvinvointikuntayhtymään on siirtymässä 4000 henkilöä, joilla ei ole vakanssia. Vakanssijärjestelmästä voisi nyt luopua. Anne-Maj Salmi ja Erja Saari kertoivat Lahden kaupungin pärjänneen paremmin ilman vakansseja, kun palkkabudjetti ohjaa rekrytointeja. Täyttölupaprosessi tarvitaan kuitenkin jatkossakin. Calpro yhteistyö Hollolan, Lahden ja PHSOTEY:n palkanlaskennan hoitaa tälläkin hetkellä Calpro. Ensi viikon maanantaiksi on sovittu Calpron kanssa kokous. Palkanlaskennan näkökulmasta kriittinen päivämäärä organisaatioksi on 31.10.2016. Siirtyvän henkilöstön alustava luettelointi tarvitaan 15.11.2016 mennessä. Sovittiin, että Jaakko Räsänen valmistelee Calpron kanssa taulukkopohjan siirtyvän henkilöstön testiaineiston keräämistä varten. Käyttöliittymäksi mm. poissaolojen anomiseen ja työsopimusten tekemiseen ollaan hankkimassa ESS5, joka on jo tulossa käyttöön PHSOTEY:ssä ja ollut myös Lahdessa aiemmin. ESS5:n koulutuksista sovitaan ensi maanantaina Calpron kanssa. Todettiin, että virat tulisi perustaa hyvissä ajoin, jotta henkilöillä on virka ja nimike, johon he siirtyvät. Monica Hostio kertoi, että ajatuksena on siirtyä palkanmaksussa kuukauden 15. päivään, kun PHSOTEY:ssä palkkapäivä on ollut kuukauden 16. päivä. PHSOTEY vie asian seuraavaan yt-toimikuntaan.
3 Työvuorosuunnittelu yhteen järjestelmään Kaikilla toimijoilla on jo käytössä Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmä. Tarvitaan kuitenkin palvelinmuutoksia uuden organisaation myötä. Osalle järjestelmän toimittaa Aditro ja tosille CGI. PHSOTEY vertaili tarjouksia aiemmin, jolloin CGI:n tarjous oli kalliimpi. Sovittiin, että kaikista kunnista nimetään yhteyshenkilö Titania-asioihin; Pirjo Manninen ilmoittaa Monica Hostiolle vielä Heinolan henkilön. Lääkäreiden palkkaukseen liittyvät sopimukset Perusterveydenhuollossa (Lahti, Aava, Oiva) lääkäreiden palkkaus perustuu paikallisiin sopimuksiin, joita on vertailtu kertaalleen työnantajien kesken. Sopimukset on tarkoitus irtisanoa ja neuvotella uusi yhteinen sopimus. Sovittiin, että Monica Hostio lähettää neuvotteluista henkilöstöjohtajille ja Jukon edustajille kokouskutsun. Jukosta edustajiksi nimettiin Jussi Anttila, Sirpa Rekonen ja Talvikki Koskue sekä mahdollisesti vielä Oivan edustaja. Työnantajapuolella kerätään palkkatietoja kolmelta kuukaudelta keväältä, ja mahdollisesti konsultoidaan myös KT:ta palkkausjärjestelmän rakentamisesta. Todettiin, että palkanlaskennalle tarvitaan aikaa uuden paikallisen sopimuksen sovittamiseksi palkanlaskentajärjestelmään. Paikallisten sopimusten ja palkkiojärjestelmien tarkastelu Aiemmassa henkilöstötyöryhmän kokouksessa 11.8.2016 henkilöstötyöryhmä ehdotti, että mukana olevat organisaatiot irtisanovat tällä hetkellä voimassa olevat paikalliset sopimukset päättymään 31.12.2016. Ajalla 1.1. 30.6.2017 noudatetaan nykyisiä yhtymän paikallisia sopimuksia. Vuoden alussa käynnistetään neuvottelut uusista paikallisista sopimuksista. Anne-Maj Salmi kertoi, että Lahdessa säteilytyön korvaus on ainut pelkästään sotealaa koskeva sopimus. Jotkin sopimukset irtisanotaan vain sote-alan osalta. Erja Saari kertoi, että Lahdessa lomarahavapaita on muilla kuin lääkäreillä 52 henkilöllä yhteensä 363 päivää. On sovittu, että nämä voi pitää 30.4.2017 mennessä. Jussi Anttila toivoi siirtymäaikaa palkkiovapaapäivän soveltamiseen. Monica Hostio totesi, että on hankala valita siirtymäajanjakso, jota ei koettaisi epäoikeudenmukaisena. Yksinkertaisinta on henkilöstön siirtyminen yhtymän nykyiseen palkkiojärjestelmään heti 1.1.2017. Jussi Anttila kysyi palkkaharmonisoinnin aikataulusta, johon Erja Saari kertoi projektisuunnitelmaan kirjatun, että harmonisointisuunnitelma tehdään ensi vuoden kuluessa. Tehtävän muuttuessa palkkaus tulee työnvaativuuden mukaan. Siirtymävaiheen rekrytoinneista sopiminen Tarkasteltiin alustavasti toimijoiden rekrytointihenkilöiden toimittamaa esitystä tulevasta rekrytointiprosessista. Esityksessä tarjotaan mm. mahdollisuus ilmaista kiinnostus työkiertoon. Avoimet tehtävät olisivat sisäisesti auki intrassa esimerkiksi kaksi viikkoa. Sovittiin, että esitys käsitellään tarkemmin seuraavassa henkilöstötyöryhmän kokouksessa. Anja Brofeldt kertoi, että alle kolmen kuukauden sijaisuuksiin Hollola on käyttänyt Seuturekryä. Keskusteltiin siirtymävaiheesta, jolloin Seuturekry olisi käytössä
4 jatkossakin. Kaikilla toimijoilla on jo käytössä Kuntarekry-järjestelmä. Sakari Kopperoinen kertoi, että keikkailu eri työnantajilla on vapaapäivinä yleistä. Henkilöstön tiedottaminen ja osallistaminen Erityisesti lomat ja säästövapaat ovat keskusteluttaneet henkilöstön keskuudessa. Päätettiin, että lomia voidaan myöntää tämän vuoden aikana normaalisti siten, etteivät ne vaikeuta toimintaa. Jo myönnetyt lomarahavapaat siirtyvät pidettäväksi sovitusti. Työaikakorvaukset (esim. ylityövapaat) nollataan ensisijaisesti pitämällä ne vapaana ja toissijaisesti maksamalla rahana. Esimiesten tulee käydä syyskuun loppuun mennessä alaistensa vapaatilanne läpi. Säästövapaat pyritään pitämään tämän vuoden puolella, jos se on toiminnan kannalta mahdollista. Toissijaisesti henkilön kanssa tehdään säästövapaiden pitämisestä korkeintaan kahden vuoden pituinen suunnitelma. Siirtohetken lomapalkkavelasta tuleva lasku tulee kunnan maksettavaksi. Kysymys-vastauspalsta kehitetään myöhemmin. Yhteistoimintaneuvottelut Keskusteltiin irtisanomissuojasta ja KT:lta saadusta lausunnosta. Sovittiin, että asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. Lopullisen päätöksen asiasta tekee hallitus. Anja Brofeldt kertoi, että Hollolassa osa siirtyy viroista työsopimussuhteisiin. Osmo Pieski poistui kokouksesta klo 15.00, ja Monica Hostio jatkoi kokouksen puheenjohtajana. Tulevaisuuden yhteistoiminnan mallintaminen Käytiin läpi toimijoiden nykyiset yhteistoimintaryhmät. Tulevan organisaation yhteistoimintarakenteet jäi pohdittaviksi ja käsiteltäviksi seuraaviin kokouksiin. HR-resurssit tulevaisuudessa Käytiin läpi siirtyvien HR:ssä toimivien henkilöiden määrää ja nykyisiä tehtäviä. HR:ssä toimivien henkilöiden lisäksi on paljon toimistoliitteeseen kuuluvia henkilöitä. Hollolan johtoryhmässä ollaan käymässä henkilöitä vielä läpi. Monica Hostiolle voi toimittaa talouden ja HR:n osalta listan nimikkeistä ja tehtävistä. Myös päällekkäiset esimiestehtävät tulee tunnistaa ajoissa; kaksi ylintä esimiestasoa ovat kriittisimmät. Vuoden 2018 talousarvio tehdään jo uudella rakenteella. Monica Hostio esitteli PHSOTEY:n osaamisen johtamisen ja täydennyskoulutuksen toimintamalleja, joita voidaan tarvittaessa kehittää uuden toimintaorganisaation tarpeisiin. Sovittiin kartoitettavaksi halukkaita osallistujia kerran kuussa kokoontuvaan osaamispääoman ohjausryhmään tekemään valmistelua vuodelle 2017, mutta tämän vuoden puolella aikaa todettiin olevan monilla niukalti. Yhteisen henkilöstöpolitiikan valmistelu ja perehdytyksen suunnittelu Monica Hostio esitteli PHSOTEY:lle valmistellun henkilöstöohjelmaluonnoksen. Keskusteltiin, että henkilöstötyöryhmässä henkilöstöohjelmaa voitaisiin jatkossa
5 työstää uudelle organisaatiolle. Ohjelmasta voitaisiin viestiä henkilöstölle mm. esitteellä. 5) Päätöksentekoon vietävät asiat 6) Muut asiat Ei asioita. Päätettiin, että tulevat kokoukset pidetään etäisyyksien vuoksi Lahdessa. Sakari Kopperoinen katsoo vapaita kokouspaikkoja. Monica Hostio päätti kokouksen klo 15.40. Jaakko Räsänen muistionpitäjä