ETELÄ-SAVON SAIRAANHOITOPIIRI 1 TALOUSARVIOVUODEN 2014 OHJEET 1.1.2014 alkaen Tällä ohjeella hallitus delegoi päätösvaltaa vuodelle 2014 Samalla se ohjeistaa ja täsmentää menettelytapoja hallintoon, hankintoihin ja talouteen liittyvissä asioissa. Tätä ohjetta noudatetaan 1.1.2014 alkaen. Tätä ohjetta tarkennetaan tuottavuusohjelman toimenpiteiden ja päätösten mukaan vuoden 2014 kuluessa. TOIMIVALTA Hallituksella on sairaanhoitopiirin hallintosäännön 19 mukaan oikeus kuntalain 14 :n perusteella siirtää sen päätettäväksi siirrettyjä asioita edelleen alaisensa viranhaltijan ratkaistavaksi. Katso otsikko Hallituksen päätösvallan delegointi. Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 27 3 momentin mukaan toimialajohtajalla on kuntalain mukainen oikeus siirtää hänen päätettäväkseen kuuluvia asioita edelleen alaisensa viranhaltijan ratkaistavaksi lukuun ottamatta työsopimussuhteisten vakanssien perustamista ja lakkauttamista. Katso otsikko Toimialajohtajan päätösvallan delegointi. Tulosaluejohtajien ja ylihoitajien tehtävät on määritelty hallituksen toimintaohjeen 29 :ssä. Lisäksi heidän ja tulosyksikköryhmän/tulosyksikön vetäjien päätösvaltaa koskevia kysymyksiä käsitellään hankintojen ym. päätösten osalta päätösvaltamatriisissa. Hallintosäännön 27 3 momentin mukaisista delegointipäätöksistä pidetään ajantasaista luetteloa sairaanhoitopiirin kirjaamossa. Päätökset on tallennettu sairaanhoitopiirin asianhallintajärjestelmään. Delegointipäätöksien tulee olla niin toteutettuja, että ne toiminnallisen tarkoituksenmukaisuusperusteen lisäksi mahdollisimman hyvin tukevat yksikön kokonaisvaltaista johtamista ja yksikölle asetettujen taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä sairaanhoitopiirissä sovittujen periaatelinjausten ja toimintatapojen noudattamista. Viranhaltijoiden on eri päätöksiä tehdessään kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että viranhaltijalla on toimivalta kyseisen päätöksen tekemiseen. Viranhaltijan toimivaltaan yksittäistapauksissa kuuluvien kysymysten selventäviä ohjeita antaa sairaanhoitopiirin johtaja. Kaikessa päätöksenteossa perussääntönä on, ettei viranhaltijapäätöksiä tehdä viranhaltijaa itseään tai omaa hoidettavaa virkaa koskevissa asioissa. Hallintolain (434/2003) säännöksiä ja periaatteita mm. jääviyskysymysten osalta on tarkoin noudatettava. Tässä ohjeessa sairaalatoimialalla lähiesimies tarkoittaa ylilääkäriä, osastonhoitajaa tai tietystä toimintokokonaisuudesta vastaavaa esimiestä.
2 Hallituksen päätösvallan delegointi "Päättää perusteista, joiden mukaisesti palveluja annetaan kuntayhtymän ulkopuolelle;" Erikoissairaanhoidon palveluja voidaan antaa kuntayhtymän ulkopuolelle. Tämän edellytyksenä on, että sairaanhoitopiirin oman väestön erikoissairaanhoidon palvelujen saatavuutta ei vaaranneta ja, että sairaanhoitopiirin ulkopuolelle myytävät palvelut on hinnoiteltu vähintään samantasoisiksi kuin piirin omien jäsenkuntien maksettavaksi tulevat samat palvelut. Palvelumyynnin tulee aina perustua siitä tehtävään erilliseen sopimukseen. Sairaanhoitopiiri voi antaa erikoissairaanhoitolain perusteella toimialueensa kunnille niiden tarvitsemia sellaisia erikoissairaanhoidon palveluja, joita niiden ei ole tarkoituksenmukaista tuottaa. Edellä mainitut tai mahdollinen muu alueellisen järjestämissuunnitelman toteuttamiseksi tarkoituksenmukainen palvelumyynti ratkaistaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti. Palvelumyynnistä päättää toimialajohtaja. Palvelusta tehdään aina erillinen sopimus (myyntisopimusmallipohja). "päättää asiakasmaksujen ja korvausten määräämisestä kuntayhtymän palveluksista" Hallitus siirtää maksujen ja korvausten suuruuden määräämistä koskevan päätöksenteon koko sairaanhoitopiirin osalta sairaanhoitopiirin johtajalle ja toimialojen osalta toimialajohtajille lukuun ottamatta perussopimuksen tai asiakasmaksulain säännöksistä johtuvia maksuja ja korvauksia. "päättää valtuuston määräämissä rajoissa tilapäisluoton ottamisesta maksuvalmiuden sitä vaatiessa" Hallitus siirtää tilapäisluoton ottamista koskevan päätöksenteon sairaanhoitopiirin johtajalle tai kehitysjohtajalle. Hallitukselle on maksuvalmiustilanteen raportoinnin yhteydessä annettava selvitys nostetuista lyhytaikaisista maksuvalmiusluotoista. "päättää toimivaltansa rajoissa tehtävien delegoinnista alaisilleen toimielimille ja viranhaltijoille" Vahingonkorvausvaatimuksista arvoltaan yli 2 000 euroa päättää hallitus. Yli 2 000 euron vahingonkorvausvaatimuksista tulee aina neuvotella kehitysjohtajan kanssa. Toimialajohtajan päätösvallan delegointi "Päättää toimialan talousarviovuoden tavoitteista, määrärahasta ja tuloarviosta, niiden jakamisesta osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi ja päättää niiden käytöstä sekä seuraa niiden toteutumista;" Toimialan johtaja määrittää tasot, joille toimialan sisällä laaditaan tuloskortit ja myös hyväksyy tuloskortit sekä määrittää tasoille vastuuhenkilöt, jotka vastaavat
tuloskorttiin sisältyvien tavoitteiden sekä osamäärärahojen ja -tuloarvioiden käytöstä, toteutumisesta ja seurannasta sairaanhoitopiirin seurantajaksotuksen mukaisesti. päättää työsopimussuhteisten vakanssien perustamisesta ja lakkauttamisesta tulosalueiden määrärahojen puitteissa Virkojen perustamista ja lakkauttamista koskeva toimivalta on hallituksella lukuun ottamatta sairaanhoitopiirin johtajan virkaa, johon liittyvät päätökset tekee valtuusto. Työsopimussuhteisten vakanssien perustamiseen ja lakkauttamiseen liittyvät asiat on siirretty toimialan johtajalle, jonka on pidettävä kaikista vakansseihin liittyvistä muutoksista päätöspöytäkirjaa. Hallitus edellyttää, että vakansseja koskevat päätökset on toimitettava henkilöstöpäällikölle tiedoksi, jotta sairaanhoitopiirin vakanssirekisteri pysyy ajan tasalla. "päättää toimialan vakinaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden ottamisesta ja heidän palvelusuhteen päättämisestä sekä heidän palkkauksestaan virka- ja työehtosopimuksen ja talousarvion puitteissa sekä yhtymähallinnon ohjeistuksen perusteella" "päättää määräaikaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden ottamisesta ja heidän palvelusuhteen päättämisestä sekä heidän palkkauksestaan virka- ja työehtosopimuksen ja talousarvion puitteissa sekä yhtymähallinnon ohjeistuksen perusteella" Vapautuvien virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien vakituinen täyttäminen on ennen niiden haettavaksi julistamista saatettava sairaanhoitopiirin johtoryhmän käsiteltäväksi. Uuden henkilöstön tehtäväkohtaisen palkan tasossa noudatetaan palkkatoimikunnan ja KT-yhteyshenkilön eli henkilöstöpäällikön antamia ohjeita. Tarvittaessa asiasta neuvotellaan ennen työsopimuksen/virkamääräyksen tekemistä henkilöstöpäällikön kanssa. 3 OHJEET MÄÄRÄAIKAISEN HENKILÖSTÖN KÄYTTÖÖN JA REKRYTOINTIIN Tilanteen ja tarpeen selvittäminen Arvioitaessa tarvetta on otettava huomioon kokonaisuus (potilasmäärä kyseisellä hetkellä, potilaiden hoitoisuus, potilasturvallisuus, tarvittava osaaminen (esim. lääkeosaaminen). Arvion henkilöstötarpeesta tekee aina osastonhoitaja (vastaava) tai muu lähiesimies. Jokaista henkilöstöhallinnollista ratkaisua on tarkasteltava sen aiheuttamien toiminnan järjestelyjen ja lisäkustannusten näkökulmasta kaikilla ratkaisuilla on vaikutus sekä toimintaan että kustannuksiin! Toiminta ja poissaolot (erityisesti vuosilomat ja koulutukset) suunnitellaan siten, että keskeisinä vuosiloma-aikoina (hiihtoloma, juhannus-elokuun alku, syysloma ja joulun seutu) toimintaa rajoitetaan suunnitellusti ja samalla on sitouduttava siihen, että henkilöstöresurssi kaikkien ammattiryhmien osalta reagoi vastaavalla tavalla.
4 Äkillinen poissaolo Ensisijaisena toimenpiteenä selvitetään oman osaston/työyksikön tilanne: onko asia hoidettavissa sisäisin työvuorojärjestelyin. Seuraavaksi kysytään apua toisilta osastoilta, vaikka vain osaksi työvuoroa. Jollei tilanne ratkea, käytetään varahenkilöstöä. Järjestelyissä edellä mainitut järjestelyt ovat ensisijaisia ennen kuin otetaan yksikössä kutsurahajärjestelmä käyttöön. Varahenkilöstöä käytetään vain välittömiin ja lyhytaikaisiin (3 päivää tai alle) sijaisuuksiin. Välitön poissaolo käsittää äkilliset sairaustapaukset, äkillisesti sairastuneen lapsen hoitojärjestelyt, lääkärin määräämä vierihoito ja poikkeukselliset ja äkilliset potilastilanteet. Muiden kuin em. poissaolotapauksien sijaistamisesta neuvotellaan erikseen rekrytointipäällikön kanssa. Pääsääntöisesti ei käytetä keikkalaisia, mutta jos tarvitaan alle kolmentoista päivän sijainen, sijaishankinnan tekee ja hoitohenkilöstön työsopimukset hyväksyy rekrytointipäällikkö ja hänen poissa ollessaan hänen sijaisensa. Sijaistarvepyyntö tehdään Kuntarekry-ohjelmalla tai jos ei ole tunnuksia, niin sähköisellä lomakkeella. Keikkalaisten kohdalla jaksotyössä minimoidaan 3 päivän työsopimuksen syntyminen. Jos iltaisin tai viikonloppuisin palkataan keikkalaisia, palkkaamisesta ja sen perusteesta on raportoitava omalle lähiesimiehelle ja rekrytointipäällikölle. Lähiesimiehen velvollisuus on selvittää keikkalaisten käyttöä ja pyydettäessä raportoitava edelleen ko. asiasta. Huomioitava työsopimuksen tekemisessä: Vakanssittomien taustoja ei käytetä 1.10. 30.4. pois lukien poikkeuksellinen äkillinen lisähenkilön tarve (esim. vierihoitaja) sekä arkipyhän tekemiseen otettu sijainen (pääsiäinen, joulun ja vuoden vaihteen seutu). Pitempi aikainen poissaolo Poissaolon myöntämisen näkökulmasta lakisääteiset poissaolot (esim. perhevapaat) ovat aina etusijalla. Harkinnanvaraisten poissaolojen kohdalla esimies päättää poissaolosta suhteessa toimintaan. Sijaisen hankinnan näkökulmasta arvioidaan aina ensin tarve huomioiden sijaisuuden pituus kuten esim. tarvitaanko sijaista koko poissaolon ajalle. Lisäksi selvitetään sekä oman henkilöstön että muissa työyksiköissä työskentelevien halukkuus työkiertoon. Vakituiselle vuosiloman tekijälle ei oteta sijaista hänen oman lomansa ajaksi. Toimintamalli sijaisten hankintaan - lähiesimies käy esimiehensä kanssa läpi henkilöstötilanteen - kartoitetaan sijaistilanne organisaation sisällä yhteistyössä rekrytointiyksikön kanssa - rekrytointiyksikkö hankkii mahdolliset ulkopuoliset sijaiset
5 MUUT HENKILÖSTÖÄ KOSKEVAT OHJEET Tilikartan palkkatilit Sairauslomat Määräaikaiseksi palkattavan henkilön palkka kohdistetaan aina sijaistilille (400601/lääkärit, 400603/hoitohenkilöstö, 400604/muu henkilöstö) riippumatta siitä, sijaistaako henkilö palkatonta tai palkallista poissaoloa (sijaisuuksia tässä mielessä ovat myös avoimen tehtävän tai viran hoito sekä vov-määräyksellä tehtävä työ). Erikoistuville lääkäreillä on oma palkkatili (vakinaisten ryhmä) 400108/erikoistuvat lääkärit. Keikkalaisilla on oma palkkatilit (sijaisten ryhmä) 400606/keikkalääkärit 400607/keikkahoitajat Keikkalaisilla tarkoitetaan alle 13 päivän palvelussuhteeseen palkattavia henkilöitä tai lääkäreiden osalta keikkapäivystäjiä ja ulkopuolisia päivystäjiä (voi olla joko yksi päivystysjakso, viikonloppupäivystys tai useita päiviä kestävä työjakso). Erikoistuvilla lääkäreillä ja keikkalaisilla on seuraavat erilliskorvaustilit: 400806/keikkalääkärit 400807/keikkahoitajat 400808/erikoistuvat lääkärit Sairaanhoitopiirin vakituisen nykyisen henkilöstön palkkojen tarkistuksia koskevat asiat päättää hallituksen nimeämä palkkatoimikunta. Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen ja sairaanhoitopiirin käytäntöjen mukaisista määräaikaisista tehtäväkohtaisten palkkojen tarkistuksista päättää toimialajohtajien ja ylihoitajien esityksestä henkilöstöpäällikkö. Hallitus toteaa, että henkilöstön ottamiseen, eron myöntämiseen ja irtisanomiseen liittyvää toimivaltaa ei saa delegoida tulosaluetasoa alemmas. Hallitus toteaa, että viranhaltijan tai työntekijän on irtisanouduttava siirtyessään varhennetulle vanhuuseläkkeelle tai vanhuuseläkkeelle ennen 68 vuoden ikää. Irtisanoutuminen tulee kaikissa tapauksissa tehdä kirjallisesti. "Päättää palkallisen ja palkattoman virkavapauden/työloman myöntämisestä" lähiesimies hyväksyy sairauslomien omailmoitukset ja kaikki muut sairauslomatodistukset, mutta mikäli on tarve evätä palkallisuus, päätöksen tekee ylempi esimies yli 14 vrk kestävissä tai useasti toistuvissa lyhyissä (yli 3 krt 1-3 pv/3kk aikana) sairauslomissa on ryhdyttävä yhdessä lähiesimiehen ja työntekijän kanssa selvittämään työkykyisyyteen liittyviä asioita hyödyntäen henkilöstökoordinaattorin asiantuntijuutta
6 Koulutukset Opintovapaa lähiesimies hyväksyy kotimaassa tapahtuvat koulutukset ja koulutusristeilyt Tukholmaan ja Tallinnaan, kun koulutus järjestetään laivassa toimialajohtaja hyväksyy ulkomaan koulutukset, ulkomaista koulutuksista voi saada päivärahat, mikäli toimialajohtaja on ne anomuksessa hyväksynyt (Huom! tästä viimeiset kaksi lausetta pois) lähiesimies hyväksyy ay-, työsuojelu- ja yhteistoimintakoulutuksiin osallistumisen sekä pääsopijajärjestöjen ylimpien päättävien elinten kokouksiin osallistumisen pitkäkestoisiin koulutuksiin, erityistason terapiakoulutuksiin ja johtamiskoulutuksiin hyväksyminen tapahtuu kaksivaiheisesti: työntekijän on tehtävä kirjallinen suunnitelma/sopimus ao. lomakkeelle, josta ylempi esimies tekee MU-päätöksen ja liittää siihen kyseisen sopimuksen. Sen jälkeen koulutukseen liittyvät yksittäiset koulutuspäivät anotaan sähköisesti ja lähiesimies hyväksyy ne sopimuksen mukaisesti. Pitkäkestoisissa koulutuksissa edellytetään sitoutumista työnantajan palvelukseen koulutuksen päättymisen jälkeen koulutuksen keston mukaisen ajan Hallitus toteaa, että koulutuksen on aina oltava ammatillisesti perusteltua. Koulutuksellisia palkallisia virka- ja työvapaita ja koulutus etuuksia rajataan vuoden 2014 osalta myöhemmin tehtävällä päätöksellä. Osa-aikatyötä tekevillä koulutuspäivien määrä suhteutetaan työaikaan. Kuntoutus- ja toimintakyky Perhevapaat lähiesimies hyväksyy lähiesimies hyväksyy Aslak- (palkaton virka- tai työvapaa) ja Tykkuntoutukseen (palkallinen virka- tai työvapaa) sekä muuhun kuntoutukseen lähiesimies hyväksyy muut toimintakykyyn liittyvät työnteon keskeytykset kuten KVTEL:n määräaikainen kuntoutustuki, määräaikainen työkyvyttömyys, työkyvyn/kuntoutustarpeen arviointi lähiesimies hyväksyy äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat sekä hoitovapaat, anomisen tekninen toteutus rekrytointiyksikössä tilapäisen hoitovapaan kohdalla (eli vapaata sairaan lapsen hoidon järjestämiseksi/hoitamiseksi) 2 päivää voidaan myöntää ilman lääkärin tai terveydenhoitajan todistusta, mutta poissaolo on aina anottava sähköisellä lomakkeella lähiesimieheltä lähiesimies hyväksyy palkattomat virka- ja työvapaat pakottavien perhesyiden vuoksi KVTES:n määräysten mukaisesti (omaisen tai lapsen hoito)
7 Palkaton virka- tai työvapaa toisen viran/tehtävän hoitamiseksi toisella työnantajalla lähiesimies voi myöntää palkatonta virka- tai työvapaata toisen viran/tehtävän hoitamiseksi toisella työnantajalla enintään 4 kk, mikäli toiminnan turvaamiseksi ei ole estettä sen antamiseen Palkaton virka- ja työvapaa yksityisasioiden vuoksi lähiesimies hyväksyy yksityisasiat syy-koodia ei saa käyttää toisen työnantajan palveluksessa oloon Hallitus toteaa, että palkattomien virka- tai työvapaiden myöntämisessä henkilöille, joille lauantai ja sunnuntai ovat säännöllisesti vapaapäiviä, noudatetaan seuraavia ohjeita: tarve virka-/työvapaaseen ma-pe ti-pe ke-pe to-pe pe pääsiäisviikko ma-to ja vastaavasti muutkin arkipyhäviikot myönnetään ma-su ti-la ke-la to-pe pe ma-su Em. ohje edellyttää, että ollaan konkreettisesti työssä ko. viikolla. Jos palkaton virka- tai työvapaa myönnetään välittömästi muun syyn takia poissaolon jälkeen (esim. vuosiloma), myönnetään palkaton virka-/työvapaa siihen päivään saakka, kun aloittaa työnteon. Muut harkinnanvaraiset virka- ja työvapaat sekä vapaa työnohjausta varten Vuorotteluvapaa ja osa-aikalisä Virkamatkat vuonna 2014 lähiesimies hyväksyy työpäiväksi sattuvat 50- ja 60 -vuotispäivät, oman vihkiäispäivän, parisuhteen rekisteröimispäivän, aviopuolison, rekisteröidyn parisuhteen osapuolen, vanhemman, lapsen, veljen ja sisaren hautauspäivän, asevelvollisuuslain mukaisen kutsuntapäivän lähiesimies hyväksyy työnohjaukseen käytettävän virka- tai työvapaan sairaanhoitopiirin käytäntöjen mukaisesti. kun valmistelut yhteistyössä työvoimaviranomaisten ja rekrytointiyksikön kanssa on tehty, lähiesimies hyväksyy poissaolon sähköisesti. sairaanhoitopiirin johtajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään ne viranhaltijat, joiden tehtäviin kuuluu virkamatkojen tekeminen maassa tai rajoitetusti - seuranta matkalaskujen kautta (Travel-ohjelmisto)
8 Virantoimitusmatkat vuonna 2014 Aktiivivapaat Vuosilomat, säästövapaat erityistapauksissa toimialajohtaja voi tehdä MU-päätöksen yksittäisistä virkamatkoista ja päättää oman auton käytöstä virka-ajoihin toimialajohtajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään ne viranhaltijat, jotka tekevät virantoimitusmatkoja KYS-Erva -alueella ja päättää oman auton käytöstä virka-ajoihin tulosaluejohtajan/ylihoitajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään yksittäiset viranhaltijat, joiden työtehtäviin kuuluu liikkuminen sairaanhoitopiirin alueella lähiesimies hyväksyy satunnaiset virantoimitusmatkat (merkintä työvuorosuunnitelmaan tmv.) koulutus-, virka- ja virantoimitusmatkoilla tapahtuvaan maksulliseen pysäköintiin voi käyttää työnantajan FirstCard-luottokorttia, mikäli se on kokonaistaloudellisesti perusteltua. lähiesimies hyväksyy. lähiesimies hyväksyy. Anomus osa-aikatyön tekemiseksi - osa-aikatyön tekoa koskeva päätös on aina määräaikainen - lähiesimies ottaa kantaa määräajan jatkumiseen kalenterivuosittain. OSTOPALVELUT Ostopalveluihin ja maksusitoumuksia varten tulee aina olla hyväksytty sopimus palveluista ESSHP:n ja palveluntuottajan välillä. Mikäli sopimusta ei ole ESSHP:n kanssa, tilatuista palveluista ei synny maksuperustetta. HANKINNAT Hankinnoissa tulee noudattaa sairaanhoitopiirin hankintaohjetta. Hankintapäätöksissä noudatetaan päätösvaltamatriisin mukaisia euromääräisiä hankintarajoja. Yli 3000 hintaisista hankinnoista tulee aina tehdä kirjallinen päätös. Hankkeiden osalta kaikista hankinnoista on syytä olla kirjallinen päätös (esim. sähköpostiviesti pienhankinnoista). Päätösvaltamatriisin mukaan hankinnasta mahdollisesti tehtävän sopimuksen allekirjoittaa se, joka hankinnasta päättää. Atk-hankinnat valmistellaan kaikkien toimialojen osalta yhteistyössä sairaan-
9 hoitopiirin tietohallintopalvelujen kanssa. Investointihankinta on 10 000 tai yli olevan talousarvion investointiosaan budjetoitu hanke. Sairaanhoitopiirin johtaja voi tehdä muutoksia yksittäisiin hankkeisiin toimialan investointimäärärahan sisällä. Mikäli hanke toteutuu budjetoitua pienempänä, toimialajohtaja voi päättää säästyneen määrärahan käyttämisestä toisen investointiehdon täyttävän hankkeen toteuttamiseen. Säästynyttä määrärahaa ei voi siirtää käyttötalouteen. Toimintaan liittyvät kulutustavarahankinnat tehdään materiaaliyksiköstä tai sen kautta. Mikäli kulutustavaroita joudutaan poikkeustapauksessa hankkimaan muualta, hankintaan käytetään ensisijaisesti FirstCard-maksukorttia ja ainoastaan erityisissä poikkeustapauksissa hankinnan tulee ensisijaisesti tapahtua laskulle. Omien rahojen käyttöä hankintoihin tulee välttää. Näitä tilanteita varten työntekijöille on hankittu työnantajan vastuulla oleva maksukortti. Maksukorttia ei ole tarkoitettu käytettäväksi tavaroiden hankintaan postimyynnin tai erilaisten internetpalveluiden kautta. Sairaanhoitopiirin tavoitteena on lisätä sähköisten ostolaskujen määrää eli hankintojen yhteydessä toimittajaa tulee pyytää aina ensisijaisesti hoitamaan laskutus sähköisenä. HANKKEET Hankkeen toteuttamista koskevan hallitukselle tai sairaanhoitopiirin johtajalle tehtävän esityksen tulee perustua erilliseen hankesuunnitelmaan, jonka avulla selvitetään hankkeen vaikutukset mm. käyttötalouteen. Sairaanhoitopiirin hallinnoimalle hankkeelle tulee aina nimetä projektista vastaava henkilö. Sama koskee myös osallisuushankkeita. Hankkeissa tulee noudattaa sairaanhoitopiirin projektityöskentelyn ohjetta. Hanke tai projekti voidaan aloittaa ainoastaan toimialuejohtajan päätöksellä. Tämä koskee myös hankkeita, joiden osalta sairaanhoitopiirin osuus liittyy työajankäyttöön tai kokouksiin osallistumiseen, joille pitää laskea taloudellinen arvo osaksi päätöstä. UUDET TOIMINNAT TAI INVESTOINNIT Sairaanhoitopiirissä on ollut käytössä vuoden 2011 alusta lukien uuden toiminnan suunnittelulomake, joka tulee täyttää aina uutta toimintaa suunniteltaessa ja toimittaa johtoryhmän käsiteltäväksi. Lisäksi uudesta toiminnasta tulee olla kustannusarvio ja -laskenta talousarviota varten. MAKSULIIKENNE Hallintosäännön mukaan toimialan johtajan tehtävänä on huolehtia siitä, että maksut maksetaan ajallaan ja tulot saadaan oikeanmääräisinä ja ajallaan. Toimialan johtaja voi delegoida päätösvaltaansa tositteiden hyväksymisen
osalta. Samassa yhteydessä tulee myös nimetä tositteiden asiatarkastukseen oikeutetut henkilöt. Ostoreskontraan tulee ilmoittaa mahdolliset vuoden varrella tapahtuvat muutokset tositteiden käsittelyyn. Lomat ym. poissaolot tulee järjestää niin, että paikalla on aina riittävä määrä hyväksymiseen ja asiatarkastukseen oikeutettuja henkilöitä. Sairaanhoitopiirin laskutus tehdään laskutukseen toimitettujen tietojen pohjalta. Laskutuksen perusteissa olevat virheet korjaa laskutusaineiston tuottava tulosyksikkö. Asiakasmaksulain 11 mukaista maksun perimättä jättämistä tai alentamista voidaan soveltaa myös muihin kuin henkilön maksukyvyn mukaan määräytyviin maksuihin. Sairaanhoitopiirin päätösvaltaan perustuvia maksuja koskevat muutosvaatimukset päättää kehitysjohtaja. Perintäpalveluyhteistyössä on sovittu linjaukset sairaanhoitopiirin perintäpalvelulle. Perinnässä olevan maksun poistamisesta päättää kehitysjohtaja. Saamisten poistamisesta perintäyhtiö tekee sairaanhoitopiirille luottotappiosuositukseen ja poistopäätöksen tekee kehitysjohtaja. 10 SIVUTOIMILUPA JA SIVUTOIMI-ILMOITUS "Viranhaltija tai työntekijä ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. Muusta kuin edellä tarkoitetusta sivutoimesta viranhaltijan on tehtävä ilmoitus työnantajalle. Sivutoimena ei saa harjoittaa sellaista toimintaa, joka kilpailevana toimintana ilmeisesti vahingoittaa työnantajaa." Sivutoimi ei saa vaarantaa luottamusta tasapuolisuuteen tehtävien hoidossa tai muutenkaan haitata tehtävien asianmukaista hoitamista. Sivutoimiluvat myöntää sairaanhoitopiirin hallitus, jolle hakemus osoitetaan esimiesten kirjallisella lausunnolla varustettuna. Myöntämiselle pitää olla erittäin painavat syyt, sillä pääsääntöisesti sairaanhoitopiirin palveluksessa oleva henkilö ei voi toimia sivutoimessa, mikä edellyttää työajan käyttöä. Sivutoimi-ilmoitus (ei käytetä työaika sivutoimen hoitoon) toimitetaan lähiesimiehille, joka toimittaa sen edelleen tulosaluejohtajalle/ylihoitajalle/ muulle ylemmälle esimiehelle hyväksyttäväksi. Sivutoimen kieltäminen voi tulla kyseeseen, mikäli lainsäädännölliset edellytykset täyttyvät. Ilmoituksen käsittelyn jälkeen se toimitetaan sairaanhoitopiirin kirjaamoon, jossa pidetään ajantasaista luetteloa voimassa olevista sivutoimista. Sivutoimi-ilmoituksessa on tuotava esille sivutyön luonne, sen harjoittamispaikka sekä ajankohta sivutyön tekemiseksi (alkaminen-päättyminen tai voimassa toistaiseksi).
11 KIRJALLISEN VAROITUKSEN ANTAMINEN Sairaanhoitopiirin johtaja ja toimialojen johtajat kukin alaisensa henkilöstön osalta päättävät kirjallisen varoituksen antamisesta Kunnallisen viranhaltijalain 35 :n mukaan viranhaltijaa ja työsopimuslain 7 luvun 2 :n 3 momentin mukaan työntekijää, joka on laiminlyönyt virkasuhteesta/työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei kuitenkaan saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Hallitus toteaa, että kirjallisen varoituksen alaiselleen henkilöstölle antaa toimialajohtaja/sairaanhoitopiirin johtaja. SISÄINEN VALVONTA "Viranhaltijan on pidettävä päätöksistään asianmukaista pöytäkirjaa, jollei se asian luonteen johdosta ole tarpeeton. Päätöksenteossa tulee ottaa huomioon kuntalain ja hallintolain jääviyssäännökset. Hallituksella tai sen puheenjohtajalla ja sairaanhoitopiirin johtajalla on oikeus siirtää viranhaltijan päättämä asia hallituksen käsiteltäväksi. Sairaanhoitopiirin johtajan yleisiin virkavelvollisuuksiin ja toimialajohtajien virkavelvollisuuksiin kuuluu seurata viranhaltijoiden päätöksentekoa ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin yksittäisen päätöksen ottamiseksi hallituksen käsiteltäväksi. Hallituksen puheenjohtaja seuraa vastaavasti sairaanhoitopiirin johtajan päätöksentekoa. Yksilöön kohdistuvia terveydenhuollon päätöksiä ei saa ottaa ylemmän toimielimen käsiteltäväksi. Päätös asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi on tehtävä ja siitä ilmoitettava sen ajan kuluessa, jossa oikaisuvaatimus tai valitus päätöksestä on tehtävä. Viranhaltijapäätöksiin noudatetaan soveltuvin osin hallintosäännön 18 määräyksiä. Hallitus päättää, että päätökset tulee tarkistaa pistokokein vähintään 3 kertaa/vuosi. organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta, ja vastuu asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta on kullakin esimiestai muussa vastuutehtävässä olevalla henkilöllä Toistaiseksi muussa sisäisessä valvonnassa noudatetaan erityisesti talousohjeen määräyksiä soveltuvin osin ja sen lisäksi muissa sairaanhoitopiirin säännöissä ja ohjeissa olevia sisäiseen valvontaan liittyviä määräyksiä. Sairaanhoitopiiri sisäinen tarkastus hoidetaan KYS-ERVA alueen yhteistyösopimuksella ja erillisellä vuosittain vahvistettavalla suunnitelmalla.
12 PANKKITILIEN KÄYTTÖVALTUUDET Hallitus päättää pankkitilien käyttövaltuuksista seuraavaa: Tilin käyttäjä sairaanhoitopiirin johtaja Matti Nupponen kehitysjohtaja Vesa Vestala laskentapäällikkö Taru Saalasti toimistosihteeri Satu Himanen Käyttöoikeus kaikki tilit kaikki tilit kaikki tilit kaikki tilit Lisäksi Sirpa Lång ja Pia Hyttinen kaksi yhdessä kaikki tilit 100 000 euroon saakka. Lisäksi Sirpa Långilla ja Pia Hyttisellä on oikeus yksin tehdä sairaanhoitopiirin omien tilien välisiä tilisiirtoja ilman rajoitusta. Linjasiirtoina tapahtuvien maksujen ja palkkojen maksuluettelot allekirjoittaa siirron suorittaja ja tilien käyttövaltuuksien omaava henkilö.