PÖYTÄKIRJA 2/2012 1 (7) YHTEISEN KIRKKONEUVON KOKOUS Aika Torstaina 23. päivänä helmikuuta 2012 klo 17.00 17.45 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Sali,, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Halme Terttu Heijala Marke Janhunen Ritva Mänttäri Leena Nykänen Marjatta Parvinen Vesa Smeds Sakari Suutari Tero Yli-Kankahila Matti Rikala Tuula Huovila Juhani Ylikangas Kimmo Komulainen Markku Lonka Riitta Reijo Jukka Valapuro Kirsi yht. kirkkovalt. pj Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra yhteisen seurakuntatyön johtaja vt. hallintojohtaja kiinteistöpäällikkö toimistosihteeri, sihteeri Poissa Soininen Kari Viljakainen Hannele yht. kirkkovalt. varapj Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Sipponen Päivi Elimäen seurakunnan kirkkoherra Blom Laura viestintäpäällikkö Hernesaho Virpi talouspäällikkö
PÖYTÄKIRJA 2/2012 2 (7) 27 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Juhani Huovilan pitämän alkuhartauden jälkeen. 28 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 :n nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 29 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Ohjesäännön 7 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Marjatta Nykänen ja Vesa Parvinen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Marjatta Nykänen ja Vesa Parvinen. Tarkastusajankohdaksi esitetään perjantai 24.2.2012 klo 12.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, toimistosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Marjatta Nykänen ja Vesa Parvinen. 30 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Asian kiireellisyyden vuoksi 31 tarkastetaan välittömästi.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 3 (7) Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti lisäyksellä, että ylimääräisenä asiana ennen 35 Ilmoitusasiat käsitellään seuraava asia Muun kuin lakisääteisen virkavapauden pituus pykälänä 35, tämän lisätyn pykälän johdosta jäljellä olevien pykälien numerointi muuttuu yhdellä eteenpäin. 31 Kirkonkirjojen valtakunnallisen järjestelmän KIRJURIn käyttöönoton hyväksyminen Kirkkohallituksen täysistunto on hankkeen johtoryhmän esityksestä hyväksynyt kokouksessaan 22.11.2011 valtakunnallisen käyttöönottosuunnitelman otsakkeella Kirjurin toiminnallinen käyttöönotto ja käyttöönottoon valmistautuminen seurakunnissa. Kirjurin valtakunnallisessa käyttöönottosuunnitelmassa todetaan: Jos seurakunta/keskusrekisteri ottaa Kirjurin ensisijaiseksi järjestelmäksi ensimmäisellä käyttöönottojaksolla 1.5. 31.8.2012, ei tästä tarvitse tehdä erikseen hallinnollista päätöstä. Jos sen sijaan käyttöönotto jää myöhempään käyttöönottojaksoon, on seurakunnan/keskusrekisterin tehtävä asiasta hallinnollinen päätös 29.2.2012 mennessä ja lähetettävä se tiedoksi kirkkohallitukselle. Kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunta on 23.1.2012 pitämässään kokouksessa päättänyt suosittaa IT-alueen seurakunnille seuraavaa: Johtokunta suosittaa seurakuntia (pl. Mikkelin seudun keskusrekisteri, joka on mukana Kitken pilotti-hankkeessa) pysymään Kirjurijärjestelmän rinnakkaiskäytössä 31.08.2012 saakka ja siirtymään Kirjurijärjestelmän varsinaiseen käyttöön vasta toisen käyttöjakson (alkaen 01.09.2012) aikana. Seurakuntien tulee tehdä siirtymisestä hallinnollinen päätös (neuvosto) 29.02.2012 mennessä ja antaa asia tiedoksi Kirkkohallituksen hallinto-osastolle. PERUSTELU: - Kirjurihanke on edennyt suunnitellussa aikataulussa. Kuitenkin Kirkkohallituksen resurssi-toimialueen ulkopuoliset IT-alueet (Espoo, Kouvola, Tampere, Oulu) eivät ole saaneet Kirkkohallituksen järjestelmistä käyttöönsä järjestelmän vaatimia varmennepalveluita eikä Kirjurin käyttäjätunnuksia tai -oikeuksia. Näin ollen seurakunnat eivät ole pystyneet valmistautumaan asiassa aikataulunmukaisesti. - Kirjurin ensimmäinen käyttöjakso alkaa toukokuussa kesälomakauden alussa, mikä saattaa aiheuttaa seurakunnissa resurssipulan Kirjurin käyttöön koulutetussa/kouluttautuneessa henkilökunnassa jolloin asiakaspalvelu ja varsinkin viranomaispalveluiden toimittaminen uuden järjestelmän kautta saattaa heikentyä tai estyä kokonaan. Kesälomakausi vaikuttaa myös IT-alueen toimintamahdollisuuksiin heikentävästi. - Kirjuri on täysin uusi atk-järjestelmä jonka laajamittaisessa käyttöönotossa saattaa
PÖYTÄKIRJA 2/2012 4 (7) esiintyä ongelmia huolimatta sen hyvästä testauksesta ja pilotoinnista. Koska kirkon nykyinen tietojärjestelmä on edelleen hajautettu, voimme pienentää mahdollisten laajaalaisten (vrt. VR:n lipunmyynti ja Puolustusvoiminen HR-järjestelmä) ongelmien vaikutusta pidentämällä seurakuntien siirtymisaikaa lain sallimissa puitteissa. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto päättää Kouvolan keskusrekisterin ja sen yhteydessä olevien seurakuntatoimistojen osalta siirtyä Kirjurijärjestelmän käyttöön toisen käyttöjakson aikana alkaen 1.9.2012 ja lähettää päätöksensä Kirkkohallitukselle tiedoksi. Pykälä tarkastetaan heti kokouksessa. Hyväksyttiin yksimielisesti päätösesityksen mukaisesti. Pöytäkirjaan merkitään, että tämä pykälä tarkastettiin välittömästi kokouksessa. 32 Tietohallintopäällikön viran haastatteluryhmän nimeäminen Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 26.1.2012 ( 12), että tietohallintopäällikön virka julistetaan haettavaksi. Hakuilmoitus on julkaistu verkossa Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla ja kirkon työpaikkatorilla kokonaisuudessaan. Lisäksi ilmoitus julkaistaan lyhennettynä Kotimaa-lehdessä, Helsingin Sanomissa sekä Kouvolan Sanomissa. Tietohallintopäällikön viran hakijoiden haastattelua varten tulee nimetä työryhmä, joka valitsee haastateltavat, suunnittelee etukäteen haastatteluprosessin rekrytointiohjeiden mukaisesti. Yhteinen kirkkoneuvosto asettaa tietohallintopäällikköehdokkaiden haastattelutyöryhmän ja valitsee siihen IT-aluekeskuksen johtokunnan puheenjohtajan, kaksi luottamushenkilöä ja kullekin varahenkilön sekä nimeää puheenjohtajan. Viran puolesta ryhmään nimetään yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja vt. hallintojohtaja sekä IT-aluekeskuksen ammattilaisena yksi järjestelmäasiantuntija. Tietohallintopäällikköehdokkaiden haastattelutyöryhmään valittiin seuraavat henkilöt: Irmeli Hakkarainen, It-aluekeskuksen johtokunnan puheenjohtaja Sakari Smeds varahenkilönä Leena Manttäri Marke Heijala varahenkilönä Marjatta Nykänen Keijo Gärdström, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Riitta Lonka, vt. hallintojohtaja Satu Tuulaniemi, It-aluekeskuksen ammattilainen, järjestelmäasiantuntija. Lisäksi työryhmään valittiin Tuula Rikala, yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Työryhmän puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Sakari Smeds.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 5 (7) 33 Määräaikaisten sovellusneuvojien työsuhteet Kouvolan IT-aluekeskuksessa kahden sovellusneuvojan määräaikaiset työsuhteet päättyvät huhtikuun lopussa. Osakasseurakuntien yhteisessä tapaamisessa 25.11.2011 Kouvolassa helpdesk -palvelut koettiin tarpeellisiksi ja toiminnan haluttiin jatkuvan. IT-aluekeskuksen johtokunta on käsitellyt tehtävien täyttöä kokouksessaan 12.1.2012 ja päättänyt esittää Kouvolan seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle, että toinen tehtävistä täytetään toistaiseksi ja toinen määräaikaisesti vuoden loppuun. Lisäksi päätettiin esittää, että tehtävät laitetaan It-aluekeskuksen henkilöstön sisäiseen hakuun. Perusteluna on, että uusien järjestelmien käyttöönotot ja kehittämiset vaativat helpdesk - palvelun neuvontaa. Johtokunta on määräaikaisen työsuhteen jatkamisesta vielä vuoden 2012 jälkeen sitä mieltä, että siihen oltava hyvät perustelut, johon sisällytetään helpdeskin työmäärän seuranta. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy IT -aluekeskuksen johtokunnan esityksen, että toinen sovellusneuvojan paikka täytetään toistaiseksi ja toinen määräaikaisesti vuoden loppuun. Tehtävät laitetaan sisäiseen hakuun. Perusteluna tehtävien täytölle on, että uusien järjestelmien käyttöönotot ja kehittämiset vaativat helpdesk -palvelun neuvontaa. Määräaikaisen tehtävän jatkamiseen vuoden 2012 jälkeen tulee olla hyvät perustelut, johon tulee sisällyttää helpdeskin työmäärän seuranta. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. 34 Eron myöntäminen Juhani Sipposelle hankinta-asiamiehen virasta Kirjeellään 17.1.2012 hankinta-asiamies Juhani Sipponen pyytää eroa hankintaasiamiehen virasta siirtyessään eläkkeelle 1.7.2012 alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää eron Juhani Sipposelle hankinta-asiamiehen virasta 1.7.2012 alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto kiittää Juhani Sipposta ansiokkaasta työurasta Elimäen seurakunnassa talouspäällikkönä ja Kouvolan seurakuntayhtymässä hankintaasiamiehenä. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. 35 Muun kuin lakisääteisen virkavapauden pituus Henkilöstöpalvelun johtokunta, 15.2.2012, päätti esittää linjauksenaan yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi, että yhteinen kirkkoneuvosto ja seurakuntaneuvostot voivat myöntää muuta kuin lakisääteistä virkavapautta työntekijälle korkeintaan kaksi vuotta.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 6 (7) Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että muun kuin lakisääteisen virkavapauden/työloman pituus voi olla korkeintaan kaksi vuotta yhteisen kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston päätöksenä työntekijän yksilöimään virkavapaus/työloma - anomukseen. Päätösesitys hyväksyttiin keskustelun perusteella päätetyllä lisäyksellä; kun virkavapauden/työloman syynä on kirkon virallisten lähetysjärjestöjen tai Kirkon Ulkomaan Avun hyväksi tehty työ, voidaan virkavapautta/työlomaa myöntää kolme vuotta ja tästä voidaan poiketa erityisen painavista syistä. 36 Ilmoitusasiat 1. Kouvolan seurakuntayhtymän päätös tilan myymisestä Kouvolan kaupungille Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli ilmoittaa kirjeellä 7.2.2012, asia nro 2012-00001, puoltavansa Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 15.12.2011, 56 tekemän päätöksen vahvistamista ja lähettää asian edelleen kirkkohallituksen käsiteltäväksi. Päätöksellä on myyty Mäkelä-niminen tila RN:o 27:141 Kouvolan kaupungin Ummeljoen kylässä (kiinteistötunnus 286-423-27-141) tilalla sijaitsevine rakennuksineen Kouvolan kaupungille 25.000 euron kauppahintaan. 2. Puheenjohtaja kertoo sosiaalisesta luotosta ja ruokapankkikokeilusta. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asiat tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 36 Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut. 37 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitettiin pöytäkirjaan (liite 1) ja päätti kokouksen klo 17.45. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro sihteeri
PÖYTÄKIRJA 2/2012 7 (7) Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 24.2.2012 Kouvola 24.2.2012 MARJATTA NYKÄNEN Marjatta Nykänen VESA PARVINEN Vesa Parvinen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 27.2. 12.3.2012. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 15.2.2012 12.3.2012. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja