Viestintäsuunnitelma Luonnos / Inka Kanerva
MUUTOSVISIO Luomme rohkeasti maailman turvallisimman palvelumaakunnan Kun itselle teemme, hyvää tulee maakuntien Suomi alkaa Uudeltamaalta. Rakennamme omaa Uudenmaan maakuntaa ja omia sote-palveluitamme, emme vain toteuta valtion maakunta- ja sote-uudistusta, Palveluiden digitalisaatio on mahdollisuus, ei uhka. Olemme osa kansallista tietoarkkitehtuuria. Jatkuvuus on turvattava, mutta muutokseen tähdätään. Palveluiden 100% jatkuvuus 1.1.2019 ei estä toiminnan käynnistymistä uudistavalla otteella. Hyvä henkilöstöpolitiikka on avain muutokseen. Älä juokse lujaa ennen kuin tiedät suunnan. Ei haeta nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta. Kun juna kulkee, matkustajia riittää veturinkuljettajat löytyvät aikanaan.
MUUTOSVISIO Hyväksytään uudistuksen perusraami sellaisena kuin se on Ennen lainsäädännön voimaantuloa ei voida tehdä sitovia päätöksiä on edettävä konsensushakuisesti ja tarvittaessa rinnakkaisin suunnitelmin. Väliaikaishallinnon ja aikanaan maakuntavaltuuston johtaman valmistelun aikataulu on tiukka ja siksi maakunta aloittaa 1.1.2019 pitkälti nykyisin rakentein ja toimintamallein. Varmistetaan palveluiden sataprosenttinen jatkuvuus 1.1.2019 Palveluiden käyttäjät eivät huomaa muutosta 1.1.2019. Onnistuneet henkilöstö-, liiketoiminta-, kiinteistö- ja ICT-järjestelmäsiirrot siirrot tehdään pitkälti as-is eli toiminnot siirtyvät sellaisinaan. Maakunnan johtamisjärjestelmä koeponnistetaan jo syksyllä 2018. Aloitetaan maakunnan toiminta 1.1.2019 eteenpäin suuntautuvana, uudistumishaluisena ja -kykyisenä Valmius heti korjaaviin liikkeisiin jos niitä tarvitaan riskianalyysi ja varautumissuunnittelu. Maakunta käynnistetään uudistuvana, oppivana organisaationa vältetään vanhojen rakenteiden betonointi. Rakenteet ja eetos mahdollistavat voimavarojen siirron back-officesta core-businekseen. Avoin ulkoinen viestintä ja sisäinen kommunikaatio strategisena toimintamenetelmänä.
Viestinnän periaatteet 1/3 Viestintä tukee muutosvision toteuttamista. Viestinnän periaatteena on taata avoin valmistelu. Asioista kerrotaan jo valmisteluvaiheessa. Materiaalia jaetaan myös keskeneräisenä, luonnosvaiheessa. Muutosjohtaja ja sote-muutosjohtaja jakavat sosiaalisessa mediassa pääsääntöisesti kaiken. Samaa suositellaan myös muille.
Viestinnän periaatteet 2/3 Esityslistat ja pöytäkirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja luettavissa Uusimaa2019-verkkosivuilla*) Muutoksen tuki -tiimi hoitaa yleisviestinnän Mediatiedotteet lähetetään Uudenmaan liitosta Tiedottamiskynnyksen ylittävät kaikki strategiset ratkaisut ja asiat, joiden oletetaan herättävän yleistä mielenkiintoa. Maakuntauudistukselle tehdään oma tiedotepohja. Uutiskirjeellä on oma uutiskirjepohja ja jakelulista *) pois lukien mahdolliset julkisuuslain mukaan salaisina pidettävät asiat
Viestinnän periaatteet 3/3 Viestintä toteutetaan verkostomaisesti. Viestintää koordinoidaan Uusimaa2019 hankkeen projektitiimissä. Kaikki lähettävät organisaatiot antavat viestintään panoksensa.
Kuka vastaa viestinnästä? Kokonaisvastuu maakuntauudistuksen viestinnästä on maakuntajohtajalla Viestintää johtavat: Muutosjohtaja Markus Sovala, sote-muutosjohtaja Timo Aronkytö ja kehittämisjohtaja Inka Kanerva yhdessä. Viestintää koordinoi Inka Kanerva. Muut muutoksesta viestijät hankeorganisaatiossa ja Uudenmaan liitossa: muutoksen tuki -tiimin hallintopäällikkö Inka Tikkanen-Pietikäinen Uudenmaan liiton viestintäpäällikkö Seija Elo (varalla viestintäsuunnittelija Kosti Keistinen) Verkkosivuille aineistoa tuottavat: Inka Kanerva, Inka Tikkanen Pietikäinen ohjausryhmien sihteeri ja viestintävastaava tiimien sihteeri ja viestintävastaava valmisteluryhmien sihteeri ja viestintävastaava Uudenmaan liiton viestintä Neuvottelematta toistaiseksi: ELYn, HUSin ja kuntien tapa osallistua viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen.
Esivalmistelun ohjausryhmien muodostaminen Neuvottelukunta Poliittinen ohjausryhmä Kuntajohtajakokous Virkamiesjohtoryhmä Sote-tiimi & Makutiimi Valmistelutahot, kuntajohtajat, henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät, kuntien kh:n ja kv:n pj:t mhs:n strategisten kokousten laajennettu kokoonpano + mv:n pj:t Uudenmaan kunnanjohtajat ja kaupunginjohtajat 13 ylintä virkamiestä organisaatioista, jotka kutsutaan 1.7.2017 käynnistyvän valmistelun väliaikaiseen toimielimeen + henkilöstön edustus Sote-tiimi: kuntien sote-johtajat, valmisteluryhmien pj:t ja sotemuutosjohtaja Maku-tiimi: muutosjohtaja, valmisteluryhmien pj:t Maakuntahallituksen puheenjohtaja kutsuu erikseen koolle 2-3 krt esivalmistelun aikana Maakuntahallituksen päätökset 18.4.2016 69 ja 13.6.2016 90 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 21.11.2016 157 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 12.12.2016 168 Muodostettu/ muodostetaan maakuntajohtajan viranhaltijapäätöksin
Valmistelun rakenne Maakuntakonsernin hallintamallin rakentaminen Henkilöstö Sote-tiimi sote-muutosjohtaja & valmisteluryhmien pj:t Maku-tiimi muutosjohtaja & valmisteluryhmien pj:t
Asialista & muu materiaali pyritään lähettämään kokousta edeltävänä perjantaina Ryhmien työskentelytavat Ohjausryhmät Asioiden käsittelytapa: kokousselostus/ -esittely ja keskustelu + mahdolliset teema-työpajat erikseen Valmisteluryhmät (henkilöstöryhmä, 15 20 valmisteluryhmää) Asioiden käsittelytapa: ryhmän kokoukset + yhteisvalmistelu sharepointin online-tilassa Kokoontumistiheys: 2 3 viikon välein (pl. neuvottelukunta) Kokousjärjestelyt: Uudenmaan liitto tarjoaa kokous- ja työtilat sekä hoitaa sihteeriydet Viestintä: Uudenmaan liitto vastaa poliittisen, virkamise ja kuntajohtajaohjausryhmien viestinnästä. Tiimien viestinnän hoitaa sidosryhmäorganisaatio Kokoontumistiheys: ryhmät määrittelevät itse annettujen toimeksiantojen määräaikojen puitteissa Kokousjärjestelyt: ryhmien puheenjohtajan/sihteerin organisaatio tarjoaa kokous- ja työtilat Viestintä: sihteerin organisaatio tarjoaa viestintäosaamisen (viestinnän ammattilainen tai sihteerin kompetenssi) Valmistelu tehdään virkatyönä eli jokainen taho vastaa jäsenensä kokous- ja matkakustannuksista
Tiedonkulku ohjausryhmistä (poliittinen ohjausryhmä, kuntajohtajakokous, virkamiesjohtoryhmä) Tiedonkulusta huolehtii viestintävastaava/ sihteeri Kokouspäivämäärät julkaistaan ajoissa verkkosivuilla Esityslistat ja muistiot saataville verkkoon Muutoksen tuki -tiimille aineistoa mediatiedotusta varten Viestinnän vastuuhenkilö / sihteeri Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti.
Tiedonkulku tiimeistä Puheenjohtaja / sihteeri huolehtii tiedonkulusta kokouspäivämäärät julkaistaan ajoissa verkkosivuilla esityslistat ja muistiot saataville verkkoon Muutoksen tuki -tiimille aineistoa mediatiedotusta varten Viestinnän vastuuhenkilö / sihteeri Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti.
Tiedonkulku valmisteluryhmistä Puheenjohtaja / sihteeri huolehtii tiedonkulusta kokouspäivämäärät julkaistaan ajoissa verkkosivuilla esityslistat ja muistiot saataville verkkoon Muutoksen tuki -tiimille aineistoa mediatiedotusta varten Viestinnän vastuuhenkilö / sihteeri Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti.
Kohderyhmät ja yhteistyö Kohderyhmät Seuraavien organisaatioiden päätöksentekijät, johto ja henkilöstö: Kunnat ELY-keskus Uudenmaan liitto HUS Pelastuslaitokset Ympäristöterveydenhuollon yksiköt TE-toimisto AVI Eteva, Kårkulla Henkilöstöjärjestöt KT Valtion työmarkkinalaitos Kauppakamari Suomen yrittäjät (aluejärjestöineen) Media, erityisesti Yle Uusimaa HS:n kaupunkitoimitus Kuntalehti Maakuntalehdet Viestintäyhteistyö ELY:n viestintä Kuntien viestintä + sote-viestijöiden verkosto Kuntaliiton viestintä HUS:n viestintä AVI:n viestintä Etevan viestintä Kårkullan viestintä Viestintäyhteistyö kuntien ja kuntayhtymien kanssa erityisen tärkeää, jotta saadaan välitettyä tietoa alueille sekä kuntien ja kuntayhtymien henkilöstölle. Maakunnan asukkaat Yritykset, järjestöt Valtakunnallinen sote- ja maakuntauudistus (ministeriöt) Kuntaliitto
Sidosryhmiä (Listaus kesken) SOSTE ry ja sen jäsenjärjestöt (200 kpl) http://www.soste.fi/soste/jasenet.html Ensi- ja turvakotien liitto, Lastensuojelun Keskusliitto, Mannerheimin Lastensuojeluliitto, Pelastakaa Lapset Marttaliitto, Naisasialiitto Unioni, Naisjärjestöjen Keskusliitto, Naisjärjestöt Yhteistyössä Nytkis EETU Eläkeliitto Eläkeläiset ry.; eläkkeensaajien keskusliitto Luonto-Liitto, Suomen luonnonsuojeluliitto ja Dodo. Potilas- ja vammaisjärjestöt http://www.hus.fi/potilaalle/potilasjarjestot/sivut/potilasjarjestojen-lista.aspx Allianssi Kela Terveydenhuollon palveluntarjoajat Kaupunginosayhdistykset Urheilujärjestöt Kuttuurijärjestöt jne
Osallisuus (suunnittelu kesken) Uusimaa2019-hanke järjestää osallisuustilaisuuksia. Helmikuussa 2017 järjestetään noin 200 hengen sidosryhmäfoorumi. Muita osallisuustilaisuuksia järjestetään kunnissa / seuduilla yhteistyössä kuntien kanssa Tiedusteltava kunnilta miten yhteistyö olisi hyvä rakentaa käytännössä Laadittava aikataulu Muita sidosryhmiä mukaan?
Väline http://www.uudenmaanliitto.fi/uusimaa2019 (Myöhemmin hankkeella on omat verkkosivut) Neuvottelukunnan ja ohjausryhmien alasivu Vastuu sisällöstä Inka Kanerva, Seija Elo / vastuu verkkosivujen kokonaisuudesta Uudenmaan liitto / Kanerva, Elo Valmistelutiimien alasivu Valmisteluryhmien alasivu Sosiaalinen media: Twitter: #Uusimaa2019 Uudenmaan liiton facebook-sivu Sähköpostilistat Sisäinen viestintä: MS 365 -työtila Yleisötilaisuudet Muutosjohtajien blogi Mediatiedotteet Uutiskirje Valmistelutiimin sihteeri ja viestintävastaava Valmisteluryhmän sihteeri ja viestintävastaava Markus Sovala, Timo Aronkytö / Twitter Inka Kanerva, Seija Elo (Kosti Keistinen) Myös valmistelun muut tahot hyödyntävät sosiaalista mediaa. Asiakohtaisesti Vastuu: Liisa Setälä, Inka Tikkanen-Pietikäinen Käyttäjät: kaikki tiimien ja valmisteluryhmien jäsenet, sihteerit ja viestintävastaavat, Uudenmaan liiton viestintä Muutoksen tuki -tiimi (IK, IT-P,TH), Seija Elo Muutosjohtajat, Inka Kanerva, Seija Elo Seija Elo, Inka Kanerva Seija Elo, Inka Kanerva Youtube? Striimaukset? Osallisuustilaisuudet?
Kaksikielisyys Ruotsiksi käännetään - Nettisivut - Uutiskirjeet - Ohjausryhmien ja tiimien ydinviestit
Visuaalinen ilme Esivalmistelun viestinnällä on visuaalinen ilme, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Sähköiset allekirjoitukset Visuaalisen ilmeen materiaalit tuleva verkkoon kaikkien mukana olevien tahojen käyttöön.
1.7.2017 jälkeinen aika? Tämä viestintäsuunnitelma on voimassa 31.6.2017 asti. Kevään 2017 aikana laaditaan suunnitelma väliaikaishallinnon viestinnän järjestämiseksi. Suunnittelutyöhön tarvitaan merkittävä panos kuntien ja kuntayhtymien viestintäammattilaisilta.
Yhteystietoja (lista kesken) Kuntien sote-viestijäverkosto: hannele.repo@kirkkonummi.fi; jaana.laine@loviisa.fi; merja.hento@eteva.fi; anu-kaarina.suonpaa@hyvinkaa.fi; susan.mykra@kerava.fi; paula.ropponen@sipoo.fi; niina.kauppinen@hus.fi; vappu.vienamo@vantaa.fi; aino-marja.kontio@porvoo.fi; outi.huida@espoo.fi; jaana.juutilainen-saari@hel.fi; hannele.repo@kirkkonummi.fi; jaana.laine@loviisa.fi; merja.hento@eteva.fi; anu-kaarina.suonpaa@hyvinkaa.fi; susan.mykra@kerava.fi; paula.ropponen@sipoo.fi; niina.kauppinen@hus.fi; vappu.vienamo@vantaa.fi; ainomarja.kontio@porvoo.fi; outi.huida@espoo.fi; jaana.juutilainen-saari@hel.fi; Lisäksi: Kauniainen, Raasepori, Siuntio, Nurmijärvi, Inkoo, Lohja, Hanko, Karkkila, Vihti, Mäntsälä, Tuusula, Järvenpää, Askola, Myrskylä, Pukkila, Lapinjärvi; Kårkulla samkommun Tapio Kari, pj, Viestintäpäällikkö, Helsinki, tapio.kari@hel.fi Johanna PajakoskiVs. Viestintäjohtaja,Espoo johanna.pajakoski@espoo.fi Päivi Rainio,Viestintäjohtaja,Vantaa, paivi.rainio@vantaa.fi Johanna Saukkomaa,Viestintäjohtaja, HUS,johanna.saukkomaa@hus.fi ELY: Reetta.harmaja@ely.fi Etelä.Suomen AVI: Päivi Välimäki, p. 0295 016 131 TE-keskus Tarja-Leena Helin viestintäpäällikkö ETEVA Pelastuslaitokset