Tampere Mwanza paikallishallintojen yhteistyöhanke PÖYTÄKIRJA Johtoryhmän kokous 26.11.2007 klo 14 Kokouksen osallistujat: Satu Vuorinen, pj Veijo Kajan Vesa Komonen Katri Laihosalo Eija Uurtamo Riikka Juuma, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 3. Arvio Mwanza päivistä ja vierailuohjelmasta Projektikoordinaattori Riikka Juuma esitteli Mwanza päivien ja vierailujen tulokset. Mwanza päivät keräsivät hyvin väkeä ja erityisesti Mwanza Nite klubi Tullinkamarin Klubilla sai paljon kiitosta. Tilaisuuteen myytiin yli 300 pääsylippua ja esiintyjäkaarti oli erittäin korkeatasoinen. Mwanza päivien järjestelyissä tärkeä kumppani jo vuosia on ollut tanssinopettaja Menard Mponda, joka tekee ympäri vuoden merkittävää työtä kulttuurien kohtaamisen saralla (tanssin opetus, Fest Africa, erilaiset tapahtumat). Yhtä aikaa Mwanza päivien kanssa oli myös mwanzalaisten palomiesten sekä Mwanzan jätehuollosta vastaavan Mathias Kapizon työmatka/ opintomatka. Palomiesten matkaohjelman laatimisesta ja toteuttamisesta vastasi Tampereen palolaitos. Opetuskokonaisuus oli monipuolinen ja tuntui vastaavan hyvin Mwanzan tarpeita. Matkan aikana saatiin myös tehtyä yhdessä suunnitelmat kolmivuotiskaudelle 2008 2010. Mwanzan Health Officer:n Mathias Kapizon vierailu oli niin ikään hyvin tärkeä. Kävi ilmi, että hän on hyvin keskeinen henkilö kaupungissa, etenkin jätehuollosta puhuttaessa ja istuu myös kaupungin johtoryhmässä. Kapizo oli matkaansa hyvin valmistautunut ja hänen pitämänsä esitelmät Tampereen työryhmälle auttoivat merkittävästi jatkosuunnitelmia tehtäessä. Kapizo myös innostui hankkeesta matkan aikana ja lupasi sitouttaa alaisensakin paremmin tehtyihin suunnitelmiin. Ennen matkaa Kapizolla ei ollut juurikaan käsitystä projektin tavoitteista, joka kertoo tarpeesta varmistaa, että tieto siirtyy Mwanzan ohjausryhmästä oikeille tahoille. Merkittiin tiedoksi esitetyt arviot. Päätettiin, että jatkossa sovitaan hyvissä ajoin ohjausryhmän vastuista vierailujen ja ohjelmien käytännön toteuttamisessa ja sitoutetaan ohjausryhmää ja työryhmiä myös iltojen isänniksi.
4. Riikan matkalla esiin tulleet asiat Riikan Mwanzan matkalla kävi ilmi muutamia seikkoja, jotka vaativat jatkotoimenpiteitä. Toisin kuin Mwanzan ohjausryhmästä on kerrottu, Mwanzan kaupungissa on sähköinen kirjanpito ja tili Tampere Mwanza hankkeelle. Ei siis ole mitään järkevää syytä, miksi tili säilyisi erillisenä projektitilinä. Epäselväksi jäi, miten voi olla mahdollista ettei ohjausryhmä tiedä asiasta. Asiasta keskusteltiin Mwanzan kirjanpitäjien kanssa ja sovittiin, että vuoden 2008 alusta alkaen tilinä on kaupungin tili. Toinen esille tullut asia oli koordinaattorin työsuhteeseen liittyvät epäselvyydet. Riikka otti asian esille Mwanzan ohjausryhmän kokouksessa ja vaati selvitystä. Ohjausryhmä kertoi uskoneensa, että kaupungin talous ja henkilöstöhallinto huolehtii asiasta. Sovittiin, että koordinaattorin työsopimus ja muut työsuhteeseen liittyvät asiat on oltava myös Mwanzan ohjausryhmän tiedossa seuraavan hankekauden alusta alkaen (tammikuu 2008). Päätettiin, että Mwanzan projektikoordinaattorin työsopimukset on saatava myös Tampereelle tiedoksi. Mwanzassa suoritettavassa erityistilintarkastuksessa pyydetään erityisesti selvittämään työsuhteeseen liittyviä asioita. Päätettiin, että Riikka kysyy lähetystöltä listaa suositeltavista tilintarkastajista. 5. Ohjausryhmien kokoonpano 2008 2010 Tampere Kj:n päätös 350 19.5.2005: johtoryhmä vuosille 2005 2007 pj kv.asioiden päällikkö Pertti Paltila, jäsenet ympäristösihteeri Harri Willberg, kehityskoordinaattori Vesa Komonen, kuntademokratian kehittämispäällikkö Outi Teittinen ja aluepalomestari Matti Isotalo, sekä sihteeriksi projektikoordinaattori Riikka Juuma. Eläköitymisen ja muiden muutosten takia johtoryhmän jäsenet ovat muuttuneet, kokoonpanon ollessa tällä hetkellä: pj kv.asioiden päällikkö Satu Vuorinen, jäsenet ympäristösuunnittelija Katri Laihosalo, suunnittelupäällikkö Vesa Komonen, kuntademokratiasuunnittelija Eija Uurtamo ja tiedotuspäällikkö Veijo Kajan. Kaupungin johtoryhmä käsitteli kokouksessaan 15.10.2007 Tampere Mwanza projektin suunnitelman seuraavaksi kaudeksi 2008 2010. Johtoryhmä hyväksyi suunnitelman. Ennen hakemuksen jättöä pormestari tekee projektin hakemisesta päätöksen. Samaan päätökseen voidaan liittää myös ohjausryhmän nimeäminen. Johtoryhmä keskusteli ohjausryhmän tulevasta kokoonpanosta ja teki esityksen nimettävistä. Päätettiin esittää jäseniksi ohjausryhmään kaudelle 2008 2010: Harri Willberg, Veijo Kajan, Eija Uurtamo, Vesa Komonen, Leena Viitasaari, pj. Satu Vuorinen Mwanza Mwanzan kaupunki esittää oman ohjausryhmänsä kokoonpanon. Päätettiin esittää mwanzalaisille toive, että puheenjohtajana toimisi kaupungin organisaatioon kuuluva henkilö. Toisaalta ohjausryhmä näkee perusteltuna, että
Mwanzan ohjausryhmässä on edelleen myös kolmannen sektorin toimijoita koska Mwanzassa kolmannella sektorilla on monia sellaisia tehtäviä ja vastuita jotka Tampereella kuuluvat kunnalle. Ryhmässä oltiin myös huolestuneita kouluyhteistyön edustajan puuttumisesta Mwanzan ohjausryhmässä. Nykyinen edustaja on niin kiireinen, ettei juurikaan ehdi kokouksiin. 6. Vierailijoiden valmentaminen ja palautteiden kerääminen (kaikki työvierailut) Vierailujen tehokkuuden ja tulosten parantamiseksi on syytä panostaa aiempaa enemmän valmentamiseen ja palautteiden keräämiseen. Päätettiin, että matkaraportit vaaditaan tiukemmin myös mwanzalaisilta ennen poislähtöä kaikkien kanssa käydään ohjausryhmässä loppukeskustelu matkaraportin pohjalta matkalle lähtijöitä (niin mwanzalaisia kuin tamperelaisiakin) pyydetään ennen matkaa listaamaan matkan tavoitteet ohjausryhmät varmistavat, että myös organisaation tavoitteet ovat tiedossa ja kirjattuna matkaraportin kirjoittajia ohjeistetaan miettimään mitkä olivat matkan KESKEISET tavoitteet ja miten ne onnistuivat vieraiden kanssa käydään joka ilta käydä läpi sen päivän oppimistuloksia varmistetaan, että vierailun tavoitteet ovat selkeästi näkyvillä ohjausryhmä valmentaa matkalle lähtijöitä kulttuurin kohtaamiseen liittyvissä asioissa (molemmissa kaupungeissa) Todettiin, että matkaraportin laadinta ja tavoitteiden pohdinta voivat olla vaikeita tehtäviä henkilölle, joka ei ole tottunut projektityöskentelyyn. Ohjausryhmän tuleekin tukea ja ohjeistaa niin, ettei kenenkään raportti jää tästä syystä palauttamatta. Päätettiin, että asiaan palataan tarkemmin seuraavassa kokouksessa. 7. Suunnitelmien 2008 2010 läpikäynti (liitteet 1 ja 2) Projektikoordinaattori esitteli suunnitelmat. Erityistä huomiota pyydettiin kiinnittämään punaisella korostusvärillä merkittyihin kohtiin. Päätettiin hyväksyä suunnitelmat esityksen mukaisesti, seuraavilla korjauksilla: Komponentti 4: poistetaan ehdotetusta suunnitelmasta muut kohdat paitsi suunnitteluseminaari Komponentti 1: ei ole tarpeellista sisällyttää budjettiin suojavarusteita vaan edellytetään että Mwanzan sitoutuminen täytyy näkyä niin että he itse hankkivat. Koulutus ei onnistu jos varusteita ei saada. Sitoudutaan varustamaan muutama palomies esimerkkinä. Edellytetään että Mwanza budjetoi, jotta voidaan jatkaa. Mwanzalaiset hankkivat varusteet. Komponentti 2: Unicef raha päivärahoista? 3000 euroa muihin projektin kuluihin. Keskustellaan Leenan kanssa. Komponentti 3: Suunnitelma jatkolle, ei enää rahoiteta 2009 Komponentti 4: alkutekijöissä Komponentti 6: aloitetaan, selvitystyö, laaditaan suunnitelma, tarkistetaan ketkä ihmiset löydetään, Komponentti 7: selkeä vastuutus
Komponentti 8: Lisäselvitys Kaoumbwen suunnitelmiin 8. Rahoituspäätöksen aikataulu ja varautuminen what if tilanteeseen Aikataulu: UM johtoryhmä kokoontuu 30.11 Päätös maalis huhtikuussa 2008 Merkittiin aikataulu tiedoksi. Seurataan tilannetta. 9. Uuden kauden aloitustilaisuus 10. Muut asiat Suunniteltu ajankohta: Tammikuun loppu Sisältö: illanvietto, jossa on mahdollista tutustua muihin projektissa mukana oleviin ja saada kokonaiskäsitys projektin tavoitteista. Keille: kaikille työryhmissä ja ohjausryhmässä toimiville Päätettiin uuden kauden aloitustilaisuudesta esitettyjen suunnitelmien pohjalta. Tarkemmasta ajankohdasta sovitaan tammikuussa. Garbon free rahojen käyttö Mwanzassa Tampereen kaupunki alkaa kompensoimaan lentomatkailun päästöjä ja kerättävät varat suunnataan ainakin nyt alkuvaiheessa Mwanzan ympäristöprojekteihin. Asiaa valmistelevat Kari Kankaala, Paulu Välimäki, Suvi Holm, Kirsi Hämäläinen ja Riikka Juuma Elinkeinojohtaja Kari Kankaalan matka Mwanzaan Kari Kankaala matkustaa Mwanzaan 2008, aika ei ole vielä varmistunut. Suunnitelma 2007 vuoden käyttämättömille varoille. Vuoden 2007 budjetista on jäänyt ylijäämää, koska muutama matka peruuntui. Päätettiin, että metsäpäällikkö Kaoumbwen tekemä budjetti metsänhoitajien koulutustilaisuudesta ja pienistä materiaalihankinnoista metsänhoitajille hyväksytään. Päätettiin, että koordinaattorille hankitaan kannettava tietokone rikki menneen tilalle ja projektille hankitaan dataprojektori Mwanzaan. Igoman koulun opettajan Winfrida Majungan vierailu Lamminpäässä jatkuu Virkamieskoulutuksen arviointi Tampereen yliopiston opiskelija Katja Lehtinen on arvioinut osana Pro Gradu työtään Tampere Mwanza projektin hyvän hallinnon koulutusta virkamiehille. Gradu ei ole vielä valmis mutta selvityksen tulokset on saatu lokakuussa. Yliopistolla on oltu tyytyväisiä yhteistyöhön ja seuraavalla projektikaudella tullaan tekemään vastaavia arviointeja ainakin opettajien koulutukseen liittyen.
Päätettiin, että gradun tuloksia käsitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Marjo Riitta Saloniemen esitys Vapriikilta tullut yhteistyöesitys (Vapriikki Bujora) tukee parhaiten projektin kapasiteetin vahvistamisen tavoitetta. Päätettiin sijoittaa kapasiteetin vahvistamisen komponentin alle. Koulu ja ympäristöyhteistyö On järkevää etsiä synergia etuja eri komponenttien välillä. Ainakin kouluyhteistyö ja ympäristöyhteistyö lähestyvät tavoitteissaan toisiaan seuraavalla projektikaudella, kun kouluihin perustetaan ympäristökerhoja ja projektikouluille rakennetaan kompostit. Myös projektikoulujen yhteistyölle mietitään sisältöjä ympäristöteemalla esim. kuvaamataidon töiden aiheena voi olla näin me kierrätetään Pikkujoulut Päätettiin, että koko projektiporukka kutsutaan jouluillalliselle 17.11 klo 16. 11. Seuraava kokous Seuraavasta kokouksesta päätetään tammikuussa. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.