Raportti Versio 1.0 17.12.2010 Digitoitavien videoiden valinta ja esivalmistelu Olli Alm Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto
Sisältö 1. JOHDANTO... 3 1.1. Liikkuvan kuvan tallenteet yritysarkistoissa... 3 1.2. Raportin tarkoitus ja sisältö... 5 2. PERUSTELUT ASIAKIRJOJEN DIGITOINNILLE... 8 2.1. Miksi asiakirjoja ylipäänsä digitoidaan?... 8 2.2. Tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen pelastaminen... 9 2.3. Käytettävyyden ja jakelun parantaminen...13 2.3.1. Kiinnostavien aineistojen esille tuominen...14 2.3.2. Täysin uudet käyttötavat ja tarkoitukset...15 3. AINEISTON VALINTA JA ARVONMÄÄRITYS...17 3.1. Valinta analogisen tallenteen formaatin perusteella...17 3.2. Haarukointimenetelmä...18 3.3. Sisällön arvottaminen...19 4. AINEISTON ESIVALMISTELU...23 4.1. Aineiston fyysinen esivalmistelu...23 4.2. Aineiston luettelointi...25 4.3. Ostopalveluihin liittyvä logistiikan seuranta...27 5. YHTEENVETO mitkä ovat digitoinnin haasteet ja pullonkaulat?...28 LÄHTEET...31 LIITTEET...32 Liite 1. Tilastokeskuksen toimialaluokitus ja AV-rekisterin sisältötyypit...32 2
1. JOHDANTO 1.1. Liikkuvan kuvan tallenteet yritysarkistoissa Usein sanotaan, että yksi kuva vastaa tuhatta sanaa. Siksi kuvamateriaali ja erityisesti liikkuva kuva visualisoi ja elävöittää monesti arkista ja harmaata arkistoaineistoa. Kuvamateriaali antaa kasvot työn tekijöille ja tuo toiminnan inhimillistä puolta esille. Tuotantoprosesseistakin saa helpommin kuvan tehtaan esittelyvideon perusteella kuin rakennuspiirustuksia tutkimalla. Mainosvideoissa taas tuodaan selkeästi esille se, millä tavoin tuotetta markkinoidaan, mihin asiakkaiden tunteisiin halutaan vedota ja mihin asioihin omaa tuotetta pyritään assosioimaan. Näistä edellä mainituista seikoista johtuen liikkuva kuva tuo tiiviissä muodossa lisäarvoa arkistolle täydentämällä ja monipuolistamalla muista asiakirjalähteistä saatavaa kuvaa. Liikkuvaa kuvaa voidaan myös hyödyntää irrallaan muusta arkistoaineksesta ja erilaisin kuva-analyysin keinoin tutkia tallenteiden visuaalisia elementtejä. Esimerkiksi karismaattisen puhujan retoriikka ja elekieli tallentuu esityksen videotallenteelle mutta ei puheen paperikonseptille. Liikkuva kuva mahdollistaa siten aivan toisenlaisen kysymyksenasettelun ja tutkimusmenetelmien käyttämisen. Liikkuvalla kuvalla on perinteisesti ollut iso merkitys myös yritysten toiminnan kannalta. Tallenteiden käyttötarkoitukset voi jakaa neljään päätyyppiin: Ensinnäkin filmejä ja videoita on käytetty esimerkiksi koulutustarkoituksiin. Yrityksen henkilökuntaa on opetusmateriaalilla perehdytetty uusien laitteiden tai toimintatapojen hallintaan. Toiseksi liikkuvaa kuvaa on käytetty runsaasti yritysten ja sen valmistamien tuotteiden tunnetuksi tekemiseen. Yritysesittelyt ja mainosvideot lienevät kaikista yleisimpiä sisältötyyppejä tallenteiden joukossa. Kolmas keskeinen syy liikkuvan kuvan tallentamiselle on ollut toiminnan dokumentointi. Tehtaiden ja toimitilojen rakentamisesta, tuotteiden valmistamisesta, turvajärjestelyistä sekä muista vastaavista asioista ja tapahtumista on säilynyt runsaasti kuvamateriaalia. Neljäs keskeinen sisältötyyppi on tapahtumatallenteet. Henkilöhaastatteluita, kokoustallenteita, yritysjuhlien videointeja sekä muita vastaavia löytyy useista yritysarkistoista. 3
Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (Elka) on yritysten ja elinkeinoelämän järjestöjen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen päätearkisto. Kahdenkymmenenyhdeksän toimintavuoden aikana arkistoon on luovutettu 24 hyllykilometriä asiakirja-aineistoa yli kolmentuhannen yrityksen, järjestön ja yksityishenkilön arkistosta. Elkan kokoelmat muodostuvat perinteisten paperiasiakirjojen, kuten kirjeenvaihdon, pöytäkirjojen sekä tilikirjojen lisäksi myös piirustuksista, kartoista, valokuvista sekä ääni- ja liikkuvan kuvan tallenteista. Kaavio 1. Arkistoluovutukset Elkaan hyllymetreinä vuosina 2000-2009 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Liikkuvaa kuvaa on arkistoluovutuksien mukana saapunut vuosien varrella reilut kymmenentuhatta tallennetta eli noin 3500 tuntia. Fyysisenä määränä se on 400 hyllymetriä, edustaen vain noin reilua puoltatoista prosenttia Elkan kokonaisarkistomäärästä. Toisaalta liikkuvan kuvan aineistoja on vain uusimmissa arkistokokonaisuuksissa, joissa liikkuvan kuvan suhteellinen kokonaismäärä voi nousta hyvinkin suureksi. 2000-luvun arkistoluovutuksissa liikkuvan kuvan osuus kokonaismäärästä onkin ollut jo viitisen prosenttia. Kappalemäärissä laskettuna se on keskimäärin noin tuhat tallennetta vuodessa. 1 1 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston toimintakertomukset vuosilta 2000 2009. 4
Kaavio 2. Liikkuvan kuvan tallennemäärät Elkassa vuosina 2007-2010 2 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 2007 2008 2009 2010 Analoginen videomateriaali on mitä ilmeisimmin ohittanut aktiivisen käyttöaikansa yrityksissä 2000-luvun alkupuolella, kun kuvaaminen on siirtynyt digitaalitekniikkaan. Tämä osittain selittää audiovisuaalisten tallenteiden runsaita luovutusmääriä viime vuosina. Analogisilla videoilla ei ole enää käyttöä päivittäisessä toiminnassa, mutta niitä ei myöskään haluta hävittää, koska ne sisältävät arvokasta yrityksen historiaa koskevaa tietoa. Tällöin yksi luonnollinen tapa on siirtää tallenteet päätearkistoon. Viime vuosina Elkaan onkin tullut runsaasti videoluovutuksia, ja varmasti myös tulevina vuosina riittää vastaanotettavaa. 1.2. Raportin tarkoitus ja sisältö Tässä raportissa pyrin vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: Miten digitoitava videoaineisto valitaan? Miten aineisto valmistellaan digitointia varten? Ensiksi esitettyyn kysymykseen ei kuitenkaan voi vastata ennen kuin on selvitetty miksi asiakirjoja ylipäänsä digitoidaan? Raportissani en käsittele digitointia teknisenä toimenpiteenä enkä erittele siinä tarvittavia laitteistoja ja ohjelmistoja. En myöskään millään tavalla esittele tai analysoi digitoinnin jälkeistä säilyttämistä, kuten säilytysformaattien paremmuutta tai vaadittavia tallennusjärjestelmiä. Rajaan myös 2 Erityismateriaalien vastaanoton tilastointi on aloitettu vuonna 2008, joten liikkuvan kuvan kokonaismäärien kasvua voidaan seurata vasta vuoden 2007 lopusta alkaen. Tilastoon merkitään saapuvien tallenteiden lukumäärä kappaleina, hyllymetreinä sekä laskennallinen arvio sisällön määrästä tunteina. Vuoden 2010 osalta kaaviossa on esitetty tilanne 30.6.2010. 5
kirjoitelman koskemaan ainoastaan videoformaatteja 3, vaikkakin valinta- ja valmisteluprosessit ovat hyvin samankaltaisia filmi- ja äänitallenteiden kohdalla. Maailmalta löytyy runsaasti tutkimuksia ja raportteja asiakirjojen myös liikkuvan kuvan digitointimenetelmistä ja niiden edellyttämistä teknisistä vaatimuksista. Samoin perusteluja asiakirjojen digitoinnin tarpeelle löytyy runsaasti varsinkin digitointiprojektin rahoitushakemusten perusteluista. Jos sen sijaan koettaa etsiä tutkimuskirjallisuutta, jossa otettaisiin kantaa siihen, mitä asiakirjoja tulisi digitoida, on valinnan vara huomattavasti pienempi. Aineiston valmistelu taas on asia, johon jokaisella organisaatiolla on omat menetelmänsä. Se on riippuvainen organisaation käytänteistä, tietojärjestelmistä, laitteistoista 4, palveluntarjoajista, fyysisestä sijainnista sekä monista muista seikoista. Tästä syystä vastaan aineiston valmistelua koskevaan kysymykseen Elkan omista lähtökohdista käsin, pohjautuen meidän järjestämisohjeisiin, käytänteisiin ja tarpeisiin. Asiakirjojen digitoinnin perusteluja koskevat osiot pohjautuvat pääasiassa elektronisiin lähteisiin sekä helposti saatavilla olleisiin julkaisuihin. Tärkeimmistä lähteistä mainitsen brittiläisen JISC Digital Media verkkopalvelun, joka on suunnattu Yhdistyneissä Kuningaskunnissa toimiville jatko- ja korkeakoulutusta tarjoaville oppilaitoksille. Siellä neuvotaan, ohjataan ja koulutetaan digitaalisten aineistojen luomista, jakelua ja käyttöä sekä digitointiprojektien hallintaa. Vastaavia kotimaisia verkkosivustoja on mm. Digiwiki-sivut sekä Kansallisen Digitaalisen Kirjaston wikisivut. Ne tarjoavat hyvän lähtöpaikan tiedon tarkemmalle etsimiselle. Kuten edellä jo mainitsin, ei digitoitavan aineiston valintaan liittyviin kysymyksiin ole juurikaan lähdekirjallisuutta olemassa. Tästä syystä koetan soveltaa yleisiä asiakirjojen ja arkistojen arvonmääritystä koskevia oppeja digitoitavien tallenteiden valintaan. Arvonmääritys yhdistetään ainakin suomalaisessa arkistoalan kirjallisuudessa yleensä käsittämään seulontaa ja säilytysaikojen määrittelyä. Sanan varsinaisessa merkityksessä arvonmääritys tarkoittaa tietenkin jonkin tietyn asian, esimerkiksi videokasetin, arvon määrittämistä. Tallenteella on hyvin monenlaista arvoa sekä sen laatineelle organisaatiolle että myös laajemmin yhteiskunnalle. Onko 3 Tarkoittaen Elkan kokoelmissa olevia videoformaatteja U-Matic, Betacam, Betamax, MII, ja VHS. 4 Esimerkiksi mitä analogisia katselulaitteita arkistolla on käytettävissään. 6
näitä arvoja tarkemmin erittelemällä mahdollisuus valita jyvät akanoista myös digitoitavien videotallenteiden valinnassa? 7
2. PERUSTELUT ASIAKIRJOJEN DIGITOINNILLE 2.1. Miksi asiakirjoja ylipäänsä digitoidaan? JISC Digital Media näkee selvityksessään Deciding to Digitise kuusi perustetta audiovisuaalisen aineiston digitointiin: Providing improved access to unknown or little used collections Offering better search and retrieval facilities for a collection Providing greater understanding of original works through improved indexing or some form of digital enhancement Creating resources that are tailored for use in learning and teaching Ensuring continued access to copies of fragile originals Enhancing the public knowledge, recognition or understanding of the collection Näistä edellä mainituista kuudesta kohdasta viisi käsittelee aineiston helpompaa käytettävyyttä sekä jakelua ja yksi kohta käsittelee aineiston tuhoutumisvaaraa tosin siinäkin tarkoittaen vain analogisen aineiston käyttöiän jatkamista. Mielestäni asiakirja-aineiston digitoinnilla on kuitenkin vain kaksi selkeää päätarkoitusta: 1. tuhoutumisvaarassa olevan analogisen aineiston tietosisällön saaminen turvaan uudelle (digitaaliselle) tallennusvälineelle ja 2. aineiston jakelun, käytön ja uusiokäytön helpottaminen. Esimerkiksi JISC Digital Median selvityksessään mainitsema aineiston hyödyntäminen opetuksessa ja oppimisessa on vain yksi tapa helpottaa aineiston käyttöä ja uusiokäyttöä. Ihan yhtä hyvin digitoinnilla voi helpottaa aineiston käyttöä esimerkiksi videotuotannossa, akateemisessa tutkimuksessa tai vaikkapa YouTuben kaltaisissa verkkosovelluksissa. Kotimaisessa DigiWiki-verkkopalvelussa on äänitteiden digitoinnille annettu kolme syytä: Aineiston käytön helpottaminen Alkuperäisen aineiston säästäminen ylimääräiseltä rasitukselta Sisällön pelastaminen tuhoutumisvaarassa olevilta medioilta 8
Saman verkkopalvelun valokuvien digitointia koskevassa osiossa on valokuvien digitoimiselle keksittykin jo kuusi perustetta: Kokoelmanhallinta paranee Alkuperäisen aineiston suojelu Käyttöoikeuksia on selvennetty ja parannettu Kokoelmien käytettävyys on parantunut Lisääntyneen käytön myötä kokoelmien näkyvyys on parempi Sopimuksista riippuen mahdollisia kuvanmyyntituloja jne. Äänitteiden digitoinnin perusteluissa kohta yksi käsittelee jakelun ja käytön helpottumista ja kohdat kaksi ja kolme tuhoutumisvaarassa olevan aineiston pelastamista. Valokuvien digitoinnin perusteluissa kolmas kohta käsittelee tuhoutumisvaaraa ja muut kohdat aineiston jakelun ja käytön tehostumista. Tiivistetysti siis näistäkin perusteluista nousee kaksi seikkaa esille: 1) tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen pelastaminen ja 2) aineiston käytön ja jakelun helpottaminen. Äänitteiden digitoinnin perusteluissa tosin tulee huomattavasti vahvemmin esille magneettisten tallennusvälineiden tuhoutumisuhka, kun taas valokuvien digitoinnin perusteluissa käytettävyys nousee vahvemmin esille. Tämä oikeastaan hyvin kuvaakin näiden aineistotyyppien eroa, sillä valokuvilla ei ole vastaavanlaista akuuttia tuhoutumisuhkaa kuin magneettisilla tallenteilla. Seuraavissa luvuissa käsitellään tarkemmin näiden kahden pääkohdan merkityksiä digitoinnin arvonmäärityspäätöksien kannalta. 2.2. Tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen pelastaminen Audiovisuaaliset aineistot ovat joko mekaanisilla, magneettisilla tai optisilla tallennusvälineillä. Yritysarkistoissa sijaitsevat aineistot ovat lähes poikkeuksetta nauhoitettu magneettisille tallenteille, kuten ääni-, filmi- ja videonauhoille. Mekaanisesti tallennettuja äänitteitä on ainoastaan levytetyn musiikin muodossa ja optisesti tallennetut audiovisuaaliset aineistot ovat jo valmiiksi digitaalisessa muodossa cd- tai dvd-levyille. 9
Magneettisten tallenteiden suurin ongelma arkistonhoidollisesta näkökulmasta katsottuna on niiden heikko säilyvyys. Ääni- ja kuvanauhat säilyvät asiantuntija-arvioiden mukaan olosuhteista riippuen muutamasta vuodesta ehkä puoleen vuosisataan. Kuumissa ja kosteissa olosuhteissa säilytettävät, kovassa käytössä olevat tai valolle altistuvat nauhat voivat tuhoutua todella nopeasti. Merkittävä ongelma niiden säilymiselle on ns. etikkasyndrooma, joka on asetaattinauhoja haurastuttava kemiallinen reaktio. Toisaalta kuivissa ja säädellyissä olosuhteissa säilytettynä magneettiset tallenteet voivat säilyä vuosikymmeniäkin. Päätearkiston kannalta tilanne on kuitenkin ongelmallinen, koska emme voi tietää, millaisissa olosuhteissa tallenteet on säilytetty ennen arkistoluovutusta. 5 Magneettinauhojen fyysisessä muodossa ja pohjamateriaaleissa on jonkin verran eroja, joiden vaikutuksesta säilyvyyteen en kuitenkaan osaa esittää arvioita. Digitointiprojektien yhteydessä olemme kuitenkin havainneet, että 1960- ja 1970-lukujen ääninauhojen sekä 1970-luvun U-Matic videokasettien fyysinen kunto alkaa olla jo huomattavasti heikentynyt. Tämän perusteella voisi hyvin varovaisesti arvioida keskimääräiseksi säilymisajaksi noin 35 50 vuotta. Sitä vanhemmat nauhat ovat jo niin heikossa kunnossa, että ne katkeilevat digitoitaessa tai muuten toistettaessa. Kaikki magneettinauhatallenteemme tulevat siis varmasti lähivuosikymmeninä tuhoutumaan. Kuten johdannosta kävi jo ilmi, Elkassa on tällä hetkellä säilytyksessä yli kymmenen tuhatta yksikköä liikkuvaa kuvaa sekä tuhansia yksiköitä äänitteitä. Koko ajan tuo tallennemäärä lisäksi kasvaa noin tuhannen yksikön vuosivauhdilla, joten kysymyksessä on kilpajuoksu aikaa vastaan. Audiovisuaalisia aineistoja on tähän mennessä digitoitu neljässä eri projektissa. Vuosien 2004 2006 ElkaD projektissa luotiin lähinnä käytänteitä digitoinnille, sähköiselle säilyttämiselle ja aineistojen hallinnalle. Kyseisessä projektissa ennätettiin digitoida 340 tuntia liikkuvaa kuvaa sekä 1300 tuntia äänitteitä. Yksityisten keskusarkistojen ääniteprojektissa vuonna 2009 digitoitiin 200 tuntia äänitteitä ja Viva3 projektissa digitoidaan vuosina 2009 2010 noin 50 tuntia videoita ja filmejä. Suurin projekti on kuitenkin vuosina 2009 2010 toteutettava Pikadigi, jossa digitoidaan 500 tuntia videoita ja viisi tuntia filmejä. 5 Ks. esim. loppuraportti TAPE-kyselyn Suomen vastauksista 2006, sivu 14. 10
Edellä mainituista suurista digitointihankkeista huolimatta uutta audiovisuaalista aineistoa tulee koko ajan nopeammin kuin sitä ennätetään digitoida. Äänitteiden osalta tilanne on tällä hetkellä hyvä, koska nykyisistä äänitteistä noin 60 % on digitoitu. Sen sijaan liikkuvan kuvan, ja erityisesti juuri videoiden, kohdalla tilanne on heikompi. Pikadigin jälkeenkin vain noin 25 % videoiden kokonaismäärästä on digitoitu. Suhteellinen osuus tullee lisäksi lähivuosina vielä nopeasti tippumaan, jos videoaineistoa vielä saapuu edellisien vuosien malliin, sillä viime vuosien elvytysrahalla toteutetuille digitointihankkeille tuskin on lähiaikoina tulossa jatkoa. Videoiden osalta aika alkaa siis käydä todella vähiin. Tallenteille voisi hyvin varovaisesti antaa sellaiset elinaikaennusteet, että U-Matic- ja MII formaattien suhteen aikaa on enää kuluva vuosikymmen. Sen jälkeen videokasetit ja ennen kaikkea niiden katselulaitteet ovat lopullisesti tuhoutuneet. Betamax- ja Betacam formaatit seuraavat perässä ehkä vuosikymmenen viiveellä. Ne ovat kuitenkin U-Matic formaattia noin vuosikymmenen nuorempia tallennetyyppejä, joten niitä lienee pelastettavissa vielä 2020 luvulla. VHS- ja Betacam SP -formaatit, jotka ovat olleet aktiivikäytössä aina viime vuosiin saakka, säilynevät vielä useamman vuosikymmenen. Lähivuosien konkreettisin haaste ei kuitenkaan liity itse videokasettien säilyvyyteen vaan niiden katselulaitteiden saatavuuteen. Vanhoja videonauhureita on vaikea löytää, ne vaativat jatkuvaa huoltoa ja sopivien varaosien saatavuus alkaa olla mahdotonta. Voi hyvinkin olla, että armonaikaa kasettien digitoinnille on huomattavasti vähemmän kuin edellä on mainittu, jos katselulaitteiden tilanne vielä merkittävästi heikkenee. Sveitsiläinen Memoriav esittää suosituksessaan videoaineistojen säilyttämisestä tallenneformaattien jaottelua seuraavanlaisiin luokkiin niiden säilymisoletuksen mukaisesti: 6 Kadonnut: muutamia nauhureita on vielä toiminnassa erikoistuneissa laboratorioissa. Vahvasti Uhanalainen: pieni määrä nauhureita, joilla ei tukea valmistajalta. Uhanalainen: riittävästi nauhureita, mutta ei tukea valmistajalta. Uhattu: nauhureita edelleen saatavissa, formaatti epävakaa tai laadultaan huono. 6 VIDEO Die Erhaltung von Videodokumenten 2006, sivut 6-9. 11
Haavoittuva: vahva itsenäinen formaatti, mutta jota tuottaa vain yksi valmistaja. Vähäriskinen: vielä vähintään 5 vuotta käytössä. Memoriav on edellä mainitulla luokituksella arvioinut U-Matic nauhaformaatin uhatuksi, Betamaxin vahvasti uhanalaiseksi, Betacamin uhatuksi, Betacam SP:n haavoittuvaksi ja VHS:n vähäriskiseksi. Mielestäni erikoista arviossa on U-Maticin luokittelu ainoastaan uhatuksi ja taas Betamaxin luokittelu vahvasti uhanalaiseksi. Elkan kokemusten mukaan Betamax on U-Maticia huomattavasti kestävämpi ja helpommin saatavilla oleva nauhaformaatti. Todennäköisesti Memoriav:n silmissä Betamaxin pisteitä on laskenut se, että se on ollut vain yhden toimittajan (Sony) valmistama. Suomalaisten arkistojen käsityksiä omien audiovisuaalisten aineistojensa haavoittuvuudesta voi selvittää Suomen Jazz & Pop Arkiston laatimasta loppuraportista, joka käsittelee TAPE-kyselyn Suomen vastauksia. TAPE-kyselyssä selvitettiin eurooppalaisia audiovisuaalisia aineistoja, ja sen suomalaisen osuuden toteutti Jazz & Pop Arkisto. Videotallenteiden kuntoa pyydettiin arvioimaan neljälle kriteerillä A) erittäin hyvä, B) hyväksyttävä, joitakin ongelmia, C) kokoelmat rappeutuvat, D) ei tiedossa. U-Maticia koskevista vastauksista yllättäen vain 9,1 % merkittiin kohtaan C, eli kokoelmat rappeutuvat. Tätä voi selittää se, että suurin osa vastauksista (45,5 %) tuli kohtaan D ei tiedossa. Suurin piirtein samanlaiseen tulokseen päädyttiin muidenkin ns. ammattilaisformaattien kohdalla. Sen sijaan VHS-aineiston, jota vastausten lukumäärien perusteella on Suomen arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa huomattavasti ammattilaisformaatteja laajemmin, kunto oli paljon paremmin tiedossa. Ainostaan 8,8 % vastaajista ilmoitti, ettei tiedä missä kunnossa heidän VHSvideonsa ovat. 7 Yhteenvetona täytynee todeta, että suomalaisilla muistiorganisaatioilla ei juurikaan ole kokoelmissaan harvinaisempia videoformaatteja. Ainostaan VHS-kasetteja näyttäisi hyvin monen kirjaston, museon ja arkiston kokoelmista löytyvän. Voi tietysti hyvinkin olla, että kokoelmista mahdollisesti löytyviä harvinaisempia formaatteja ei yksinkertaisesti ole osattu tunnistaa. Samoin 7 Loppuraportti TAPE-kyselyn Suomen vastauksista 2006, sivut 20-21. Kyselyssä ei eritelty esimerkiksi Betamax ja MII formaatteja. 12
aineistojen kunnon arviointi ja ylipäätänsä niiden tuhoutumisuhkan tiedostaminen näyttävät olevan hyvin puutteellisella tasolla. Magneettisilla nauhoilla olevien aineistojen väistämätön tuhoutuminen on paitsi keskeisin peruste audiovisuaalisten aineistojen digitoimiselle, niin se on myös johdanto kolmannessa luvussa käsittelemälleni digitoitavan aineiston valinnalle. Arkistonhoitajan näkökulmasta audiovisuaaliset aineistot ovat siis kuin määräaikaisesti säilytettäviä asiakirjoja, joiden säilytysajaksi on määritelty 30 40 vuotta. Arkistonhoitaja joutuu tuhoutuvien nauhojen joukosta valitsemaan kaikkein merkityksellisimmät sisällöt, jotka hän haluaa pelastaa. Tästä syystä valintaa voi käsitellä samoin kuin arkistotieteessä käsitellään asiakirjojen arvonmääritystä ja seulontaa. Audiovisuaalisen aineiston kohdalla tosin se, joka seuloo ylimääräisen aineiston pois, on aika eikä arkistonhoitaja. 2.3. Käytettävyyden ja jakelun parantaminen Asiakirja-aineiston digitoinnin yksi keskeisimmistä perusteluista on sähköisen aineiston käytettävyyden helppous. Sähköiset aineistot ovat analogisiin verrattuna huomattavasti helpommin editoitavissa, jatkojalostettavissa ja jaeltavissa. Digitoinnin jälkeen aineistoa voidaan helpommin antaa asiakkaiden käyttöön esimerkiksi verkkosovellusten tai yksittäisten kopioiden muodossa. Digitaalista aineistoa ei tarvitse tulla enää paikanpäälle arkistoon tutkimaan tai pyytää sitä kaukolainaksi postin välityksellä. Verkossa oleva digitaalinen aineisto on tutkittavissa mistä päin maapalloa tahansa. Digitointi avaa siksi arkistoaineistolle aivan uudenlaisen käyttöpotentiaalin. Digitaalinen ääni tai liikkuva kuva on analogiseen verrattuna myös paljon helpommin editoitavissa ja uudelleenkäytettävissä. Videopätkiä voidaan helposti leikata ja liittää yhteen, ja luoda samalla aineistolle uusi käyttötarkoitus. Esimerkiksi videotuotannossa vanhat digitoidut videoarkistot ovat tärkeä raakamateriaalivarasto, jota jatkuvasti käytetään tuotannossa uudelleen. Digitoituja videotiedostoja voidaan helposti myös liittää esimerkiksi yrityksen kotisivuille tai asettaa ne nähtävillä YouTuben tai ElkaD:n kaltaisiin verkkosovelluksiin. 13
Alkuperäisten analogisten tallenteiden käytettävyys alkaa olla nykyisin hyvin hankalaa ennen kaikkea katselulaitteiden kunnosta ja saatavuudesta johtuen. Kotitalouksille suunnattuja VHSformaatin nauhureita on toki runsaasti vielä saatavilla, ja ne ovat päätearkistokäytössäkin osoittautuneet kestäviksi ja luotettaviksi laitteiksi. VHS:n kilpailijana tunnetun Betamax-formaatin nauhureita on enää vähän saatavilla, mutta Betamaxin vähäisen suosion takia nauhurit ovat olleet kohtalaisen vähällä käytöllä. Paras tilanne näyttäisi olevan ammattikäyttöön tarkoitetun Betacam SP -formaatin nauhureiden suhteen. Hyvälaatuista Betacamia on videotuotannossa käytetty ihan viime vuosiin saakka, joten nauhureita on melko hyvin saatavilla. Huonoin tilanne sen sijaan on U-Maticja MII-nauhureiden kanssa. U-Matic on formaattina Betacamia vanhempi ja ilmeisesti myös nauhurit rikkoutumisalttiimpia. U-Matic- ja MII nauhureita ja niiden varaosia on tänä päivänä hyvin vaikea saada enää mistään. Videokasettien kohdalla katselulaitteiden kesto on siis osoittautumassa suuremmaksi ongelmaksi kuin itse tallenteiden kestävyys. Useimmat videokasetit tulevat kuntonsa puolesta kestämään vielä useamman vuosikymmenen, mutta katselulaitteiden suhteen eletään nyt viimeisiä hetkiä. Nauhureita tarvitaan niin asiakaspalvelussa, digitoinnin esivalmistelussa kuin itse digitoinnissakin. Kaikki tämä kuluttaa vanhoja nauhureita entisestään, joten ainakin U-Matic- ja MII formaattien suhteen nyt on viimeinen tilaisuus digitointiin. 2.3.1. Kiinnostavien aineistojen esille tuominen Digitointi mahdollistaa kiinnostavien aineistojen esille tuomisen ja korottamisen massan yläpuolelle. Näitä voivat olla esimerkiksi jotkut selkeät, paljon käytetyt aineistokokoelmat, kokonaan unohduksiin jääneet aineistot tai tietyt hetken aikaa ajankohtaiset aineistot. Hyvä esimerkki ensiksi mainitusta on Kansallisarkiston päätös digitoida kaikki viime sotien sotapäiväkirjat ja asettaa ne Digitaaliarkistoon tutkittavaksi. Sotapäiväkirjat muodostavat yhden selkeän kokonaisuuden, joka on kokoelmana helposti esille nostettavissa ja myös helposti rajattavissa. 14
Urho Kekkosen syntymän 110-vuotisjuhlavuosi huomioitiin monissa muistiorganisaatioissa teemanäyttelyin. Tämä on yksi esimerkki jonkun tietyn ajankohtaisen teeman esille nostamisesta. Digitoidut aineistot mahdollistavat hyvinkin nopealla varoitusajalla ajankohtaiseen teemaan liittyvien aineistojen esille nostamisen sekä niiden esittämisen suurelle yleisölle tietoverkkojen välityksellä. Jotkut aineistokokonaisuudet voivat olla historiantutkijoille hyvinkin tuttuja ja paljon käytettyjä lähteitä, mutta samalla suurelle yleisölle täysin vieraita ja tuntemattomia. Digitointi on hyvä menetelmä nostaa tällaisia tuntemattomampia aineistoja esille ja asettaa niitä laajemman yleisön käyttöön. Ammattitutkijat tuntevat lähdeaineistot paremmin ja hallitsevat niiden hakumenetelmät. Tavallinen kansalainen ei välttämättä osaa selvittää, missä hänen etsimäänsä tietoa säilytetään ja kuinka sitä käytetään. Heitä varten esimerkiksi Kansallisarkisto on perustanut oman Portti verkkopalvelun, jossa asiakas johdatetaan lähteiden äärelle ja samalla myös perehdytetään sen käyttöön. 2.3.2. Täysin uudet käyttötavat ja tarkoitukset On hyvin yleistä, että asiakirjojen käyttötarkoitus muuttuu niiden elinkaaren aikana täysin toisenlaiseksi. Esimerkiksi kirkonkirjoja käytettiin vuosisatojen ajan väestön rekisteröintiin sekä väestötilastojen laatimiseen. Nykyisin ne toimivat ennen kaikkea erinomaisena lähdeaineistona sukututkijoille. Hypoteekkiyhdistyksen tilanarviointipöytäkirjat laadittiin alun perin lainanhakijan takaisinmaksukyvyn ja lainan vakuuksien arviointiin. Nykyisin näistä tarkoista kiinteistö- ja irtaimistoluetteloista voi esimerkiksi arvioida maaseudun elintasoa 1880-luvun Suomessa. Audiovisuaalisen materiaalinkin käyttötarkoitus voi vuosien ja vuosikymmenten kuluessa muuttua täysin toisenlaiseksi. Aineiston digitointi eli migraatio kokonaan uudenlaiseen tallennustapaan voimistaa vielä tätä käyttötarkoitusten ja käyttömahdollisuuksien muuttumista. Yritys voi esimerkiksi hyödyntää vaikkapa 1950-luvulla kuvattua, henkilökunnan koulutukseen tarkoitettua filmiä, mainontaan omilla verkkosivuillaan kuusikymmentä vuotta myöhemmin. 15
Monet yritykset käyttävät tänä päivänä markkinoinnin ja asiakassitouttamisen apuvälineenä sosiaalisen median palveluita, kuten esimerkiksi Facebookia, Twitteriä tai YouTubea. Digitoitujen av-aineistojen esittely on niissä hyvin yleistä. Yleisradio on asettanut vanhoja digitoituja avaineistojaan esille Elävään arkistoonsa, joka helppokäyttöisyydellään houkuttaa ihmisiä kurkistamaan menneisyyteen. Kansallisen digitaalisen kirjaston ja Europeanan kaltaisten yhteisportaalien kautta kulttuurilaitosten digitoidut aineistot päätyvät internetin välityksellä hyvin suurten ihmisjoukkojen tutkittavaksi. Museot, kirjastot ja ennen kaikkea arkistot voivat näin saada verkon kautta paljon suurempia asiakasmääriä kuin houkuttelemalla heitä paikanpäälle fyysisiin toimitiloihinsa. 16
3. AINEISTON VALINTA JA ARVONMÄÄRITYS 3.1. Valinta analogisen tallenteen formaatin perusteella Toisessa luvussa käsiteltiin sitä, miksi asiakirjoja ylipäätänsä digitoidaan ja mitkä ovat keskeisimmät perustelut digitoimiselle. Koska resurssit eivät koskaan tule riittämään kaiken aineiston digitoimiseen, on laadittava jonkinlainen kriteeristö sille, millä perusteilla digitoitava aineisto valitaan. Liikkuvan kuvan digitoinnissa kriteeristö voidaan jakaa kahteen kokonaisuuteen: 1) analogisten tallenteiden fyysiseen kuntoon perustuvaan valintaan ja 2) tallenteiden sisällön mukaan tapahtuvaan valintaan. Useimmissa audiovisuaalisia aineistoja säilyttävissä arkistoissa U-Matic formaatti on nimetty pahiten tuhoutumisvaarassa olevaksi tallenneryhmäksi. U-Matic -nauhureilla ja kaseteilla on ikää jo kolmekymmentä vuotta ja molemmat alkavat olla hyvin heikossa kunnossa. Myös nauhureiden korjaaminen ja varaosien saanti on nykyisin ongelma ainakin täällä Suomessa. 2010-luvun alkupuoli lienee siis viimeinen ajankohta yrittää pelastaa U-Matic kasetteja. Samoin myös Betamax-nauhureiden saanti ja korjaaminen alkaa olla melko hankalaa. Betacam- ja MII formaatin kasetit ja nauhurit ovat ainakin Elkassa osoittautuneet U-Maticia huomattavasti kestävämmäksi, mutta MII on nauhureiden heikon saatavuuden takia luokiteltava erittäin uhanalaiseksi formaatiksi. Edellä mainituista syistä johtuen tuhoutumisvaarassa olevat formaatit voisi jaotella kolmeen ryhmään: I) U-Matic ja MII, II) Betamax ja Betacam, III) Betacam SP. VHS kasetit ovat pääosin vielä erinomaisessa kunnossa ja nauhureitakin on saatavilla vielä pitkän aikaa johtuen VHS formaatin laajasta suosiosta ja pitkästä käyttöiästä. 8 Yksi tapa valita digitoitavat aineistot on siis tehdä se analogiseen formaattiin pohjautuen. Käytännössä kuitenkin vain yhteen tai kahteen formaattiin perustuva aineistovalinta on liian paljon nauhureiden kunnon varassa. Digitointiprojekteissa on yleensä melko tiukka aikataulu, ja nauhurin 8 Loppuraportti TAPE-kyselyn Suomen vastauksista 2006; VIDEO Die Erhaltung von Videodokumenten 2006; Keskustelut Viva3-projektin digitointiasiantuntijoiden kanssa Mikkelin ammattikorkeakoulussa syksyllä 2010. U-Matic nauhureihin liittyy asiantuntijoiden, sekä Elkan omienkin kokemusten, mukaan huomattava määrä mekaanisia vikoja. MII nauhuri on toiminut luotettavasti, mutta niiden saatavuus on äärimmäisen heikkoa. Esimerkiksi Die Erhaltung von Videodokumenten ei edes tunne MII-formaattia, vaikka raportti on muuten videoformaattien osalta hyvin kattava. 17
tai nauhureiden rikkoutuminen aineiston valintavaiheessa voi pilata koko projektin, sillä korjaukseen menee varaosien saannista riippuen viikkoja tai kuukausia. Esimerkiksi pelkästään U- Matic formaattiin perustuva digitointihanke kuulostaa järkevältä idealta, mutta käytännössä se edellyttäisi huomattavan määrän toimivia nauhureita sekä aineiston valintavaiheessa sekä itse digitoinnissa. Siksi Elkassa on pyritty valitsemaan digitoitavat tallenteet useiden formaattien joukosta, jotta nauhureiden mahdolliset laiteviat eivät turmele koko hankkeen onnistumista. 3.2. Haarukointimenetelmä Tallenteiden sisältöön perustuva valinta on formaattien luokitteluun perustuvaa valintaa paljon hankalampi toimenpide, ja se kuitenkin jättää aina tilaa subjektiiviselle arviolle. Elkassa on digitointiprojektien yhteydessä pyritty aineiston valinnassa ennen kaikkea tasaiseen kattavuuteen. Digitoitavaksi otettavat aineistot pyritään valitsemaan siten, että ne kattaisivat mahdollisimman hyvin kaikki toimialat ja sisältötyypit. Tietysti valinta on myös painotettava toimialaluokituksen ja sisältötyyppien suhteellisten osuuksien mukaisesti. Toimialaluokitukseen perustuvassa valinnassa voi apuna käyttää esimerkiksi Tilastokeskuksen virallista toimialaluokitusta, vaikkakin sen soveltaminen taannehtivasti historialliseen aineistoon voi joissakin tapauksissa olla hieman hankalaa. Sisältötyyppien mukainen luokittelu tapahtuu AVrekisterin sisältötyyppien mukaan. Näitä sisältötyyppejä ovat esimerkiksi yritysesittely, tuoteesittely, tapahtumatallenne ja koulutustallenne. Esimerkiksi Pikadigi-projektin aineistovalinnassa laadittiin ensimmäiseksi taulukko, johon sijoitettiin vaaka-akselille Tilastokeskuksen toimialaluokitus ja pystyakselille Elman AV-rekisterin sisältöluokittelu (ks. liite 1). Arkisto- ja inventointiluetteloita hyödyntämällä kartoitettiin videoaineistokokonaisuuksia ja sijoitettiin niitä kyseisen taulukon soluihin. Tällä tavalla haarukoimalla voi suorittaa digitoitavan aineiston karkean esivalinnan. Esimerkiksi Pikadigi-projektissa kymmenen tuhannen tallenteen joukosta pystyttiin esivalitsemaan kolmentuhannen tallenteen joukko, josta digitoitavaksi valitut noin 1300 tallennetta sitten sisältöä arvottamalla lopullisesti valittiin. 18
3.3. Sisällön arvottaminen Liikkuvan kuvan tallennemäärät ovat Elkassa jo niin suuria, että jonkinlainen esivalinta on aineistojoukon rajaamiseksi välttämätöntä. Edellä on kuvattu analogisen tallenteen kuntoon perustuva sekä kasettien toimialaan ja sisältötyyppiin perustuvan luokittelun käyttäminen tässä rajaavassa esivalinnassa. Varsinainen digitoitavien tallenteiden valinta täytyy kuitenkin suorittaa nauhan tarkkuudella. Jokainen tallenne on katseltava ja kuunneltava läpi nauhurin avulla, jotta voi a) tehdä päätelmiä tallenteen sisällöstä ja b) syöttää metatiedot AV-rekisteriin. Jotkut videot sisältävät selkeästi raakamateriaalia, jota on kuvattu käytettäväksi varsinaisessa esityksessä. Joukossa on usein myös kaksoiskappaleita samasta tallenteesta. Lisäksi tallenteissa on myös laadullisia eroja. Hämärässä kuvattua juhlapuhetta, jossa puhujan äänestä ei saa selvää, ei kannata valita digitoitavaksi. Myös sellaiset tallenteet, jotka sisältyvät muiden arkistojen kokoelmiin lähinnä kysymykseen tulee Kansallinen Audiovisuaalinen Arkisto jätetään valitsematta. Viime kädessä valta siitä, mitä yksittäisiä kasetteja valitaan digitoitavaksi, on kuitenkin sillä henkilöllä, joka nauhojen sisältöön tutustuu. Jotkut videot tuntuvat sisältönsä puolesta hyvin mielenkiintoisilta ja toiset taas eivät. Digitoitavaksi pyritään valitsemaan sellaisia kasetteja, jotka sisältävät hyvin paljon informaatiota jostakin asiasta. Hyvin staattiset yleiskuvat vaikkapa voimalaitostyömaalta eivät tuo esille liikkuvan kuvan parhaita puolia. Vastaava yleiskuva rakennustyön edistymisestä voidaan säilyttää arkistoimalla pari valokuvaa samaiselta työmaalta. Sellaiset tallenteet, jotka sisältävät runsaasti ihmisiä, asioita, toimintaa tai informaatiota missä muodossa tahansa, ovat parempi vaihtoehto digitoinnin kohteeksi. Liikkuvalla kuvallahan pystytään tallentamaan sellaisia asioita, joita ei esimerkiksi valokuvin, piirustuksin tai asiakirjoin pystytä tallentamaan. Tästä syystä myös digitoitavan aineiston valinnassa kannattaa pitää mielessä kysymys: Voiko tämä informaatio säilyä muulla tavoin? Digitoitavaksi valittavia tallenteita voi pyrkiä valitsemaan myös arkistojen arvonmääritykseen (seulontaan) tarkoitettujen valintakriteereiden perusteella. Tavallaanhan arkistonhoitaja on digitointivalintojen edessä samassa tilanteessa kuin arkistojen seulonnankin kohdalla: resurssit eivät riitä kaiken aineiston säilyttämiseen. Laadin seulontateoreettisten mallien perusteella oman 19
asiakirjojen käyttötarvetta ja tietosisällön arviointia koskevan kriteeristön, jota voi soveltaa myös digitoitavan audiovisuaalisen aineiston valintaa koskevassa päätöksenteossa. Asiakirjojen käyttötarpeen sekä tietosisällön arviointi: 1. Tarvitseeko organisaatio asiakirjoja omassa operatiivisessa toiminnassaan? 2. Tarvitaanko asiakirjoja oikeuksien, etuisuuksien tai oikeusturvan todentamiseen? 3. Sisältävätkö asiakirjat organisaation historiaan liittyvää tietoa, joka koskee A. Henkilöitä B. Laitteita, koneita, esineitä tai muuta kiinteää omaisuutta C. Ilmiöitä ja tapahtumia? 4. Sisältävätkö asiakirjat organisaation tuotannollista toimintaa koskevaa tietoa? 5. Sisältävätkö asiakirjat muuta tutkimukselle tärkeää informaatiota? Kohtien yksi ja kaksi arviointi ei varsinaisesti kuulu enää Elkan kaltaisen päätearkiston tehtäviin, koska lähtökohtaisesti arkistonluovuttajat eivät luovuta päätearkistoon aktiivikäytössä tarvittavia arkistoaineistojaan. Nämä kohdat käsittelevätkin asiakirjojen niin kutsuttua todistusarvoa ja kohdat kolme, neljä ja viisi asiakirjojen laajempaa informaatioarvoa. Jokainen audiovisuaalinen tallenne sisältää varmasti jotain informaatiota yllämainituista asioista, joten kyseiset kriteerit eivät yksin riitä digitointia koskevan valintapäätöksen tekemiseen. Siksi on analysoitava myös tallenteiden ainutkertaisuutta, vaikuttavuutta ja käytettävyyttä suhteessa muuhun arkistoaineikseen ja merkittävyyteen yhteiskunnan kannalta. Asiakirjojen ainutkertaisuuden, vaikuttavuuden ja käytettävyyden arviointi: 1. Kuinka ainutkertaisia asiakirjat ovat suhteessa muuhun aineistoon? 2. Kuinka merkittäviä asiakirjat ovat arkiston ja yhteiskunnan kannalta? 3. Kuinka käyttökelpoisessa muodossa asiakirjat ovat? 4. Kuinka suppeassa muodossa asiakirjat ovat? 20
Ainutkertaisuus, merkittävyys, käyttökelpoisuus ja laajuus voidaan siis käsittää attribuutteina käyttötarpeen ja tietosisällön arvioinnille. Jokaista niistä on pyrittävä arvioimaan antamalla niille esimerkiksi numeraalinen arvo. Kriteeristöstä huolimatta tämä viimeinen vaihe, eli yksittäisten nauhojen arvottaminen näiden attribuuttien mukaisesti, on kuitenkin aina subjektiivinen tulkinta. Viime kädessä digitoitavaksi valittavia tallenteita läpikäyvä arkistonhoitaja joutuu tekemään päätöksen, miksi joku nauha digitoidaan ja miksi jotain toista ei. Arvonmäärityskriteeristön avulla subjektiivisen valinnan merkityksen suuruutta voidaan pienentää, mutta ei kokonaan sulkea pois. Kaksi samoja audiovisuaalisia aineistoja läpikäyvää henkilöä päätyisivät kuitenkin ainakin osittain erilaisiin päätöksiin digitoitavaksi valittavista tallenteista. Havainnollistan arvonmäärityskriteeristön käyttöä digitoitavaksi valittavien audiovisuaalisten aineistojen valinnassa käyttämällä esimerkkinä Vaisala Oyj:n arkistoa. Vaisalan Elkaan luovuttama arkisto ei sisällä organisaation oman toiminnan kannalta enää relevanttia aineistoa, eikä sitä juurikaan tarvita todistusvoimaisuuden toteamiseen. Sen sijaan Vaisalan arkistolla on huomattavaa yhteiskunnallista informaatioarvoa, sillä olihan se ensimmäinen todellinen suomalainen high tech yritys. Tästä syystä on myöhemmän tutkimuksen kannalta tärkeää turvata Vaisalaa koskevan tiedon säilyminen ennen kaikkea yrityksen ja sen valmistamien tuotteiden ainutkertaisuuden ja merkittävyyden takia. Tallenteilla ei juurikaan ole arvoa esimerkiksi paikallishistoriallisen, poliittisen tai yhteiskunnallisen historian tutkimuksen kannalta niiden selvittämiseen löytyy huomattavasti parempiakin arkistokokonaisuuksia. Vaisalan videotallenteita on selkeästikin syytä digitoida, mutta keskittämällä digitointi ainoastaan sen substanssitoimintaa kuvaavien nauhojen valintaan. Niidenkin osalta on pyrittävä valitsemaan kaikista käyttökelpoisimmat ja suppeimmassa muodossa olevat tallenteet, ja sellaiset, jotka ovat arkiston sisällä kaikista merkityksellisimmät. Kriteeristöä voi hyödyntää myös pelkästään arkistoyksikkötasolla yksittäisten tallenteiden valinnassa. Esimerkiksi Imatran Voiman kuva- ja ääniarkisto sisältää yli 3000 videotallennetta, joista Pikadigi-projektissa valittiin digitoitavaksi noin 250 kappaletta. Nauhoilla oli pääasiassa kuvamateriaalia IVO:n voimalaitostyömailta sekä henkilökunnalle tarkoitettuja IVO News uutiskatsauksia. Digitoitavaksi valittiin IVO News tallenteet, koostenauhat voimalaitostyömailta 21
sekä otantana muutama kattava sarja yksittäinen voimalaitosten kuvatallenteista. IVO:n videokaseteilla oli selkeästi organisaation historiaan liittyvää arvoa sekä merkitystä myös muulle yhteiskunnalle, koska voimalaitoksilla on suuri merkitys paikallisessa yhteisössä. Ongelmana oli löytää kolmen tuhannen tallenteen joukosta ne ainutkertaisimmat, merkittävimmät ja ennen kaikkea suppeimmassa muodossa olevat kokonaisuudet. 22
4. AINEISTON ESIVALMISTELU 4.1. Aineiston fyysinen esivalmistelu Audiovisuaaliset aineistot säilytetään Elkassa erityisissä AV-makasiineissä 9. Näin ne ovat valokuvien sekä karttojen ja piirustusten ohessa ainoita asiakirjamateriaaleja, jotka säilytetään erillään muusta normaalista arkistoaineksesta. Videot ja filmit säilytetään AV-makasiinissa omissa alkuperäisissä säilytyskoteloissaan. Kokoelmanhallinnan helpottamiseksi kasetit on lisäksi laitettu vielä pahvisiin arkistokoteloihin. Yhteen koteloon mahtuu kahdesta kymmeneen videokasettia tai muutamia filminauhakeloja. Kotelo muodostaa usein myös samalla arkistoyksikön, joka sisältää useita samantyylisiä videoita tai filmejä. Nauhoja digitoitaessa muodostuu tiedoston nimi numerosarjasta, jossa on arkiston numero, arkistoyksikön numero sekä videokasetin numero. 10 Kuva 1. Videokasetit sijoitettuna arkistokoteloon. 9 AV-makasiineissa käytetään normaalia arkistomakasiinia kylmempää ja kuivempaa ilmaa. Elkassa tavoitearvot ovat noin +17 asteen lämpötila ja 35 % suhteellinen kosteus, kun tavallisissa makasiineissa tavoitearvot ovat lämpötilan osalta +19 astetta ja ilmankosteuden osalta 45 %. 10 Esimerkiksi 000321_00023_00015. 23
Digitoitavaksi lähetettävät filmit ja videot pitää tietenkin suojata hyvin matkan rasituksia silmällä pitäen. Mikäli kyse on järjestämättömästä arkistosta, niin videot täytyy ensin sijoittaa arkistokoteloihin. Jokaisen kasetin yhteyteen laitetaan myös paperinen digitointiohje digitoijaa varten. Siinä kerrotaan lähettävän arkiston nimi, kyseisen kasetin arkistonmuodostaja, arkiston numero, arkistoyksikön numero ja kasetin numero. Digitointiohjeeseen voidaan tarvittaessa kirjoittaa myös muuta olennaista informaatiota. Tämän jälkeen arkistokoteloissa olevat videot sijoitetaan sopivan kokoisiin pahvisiin tai muovisiin muuttolaatikoihin. Kuva 2. Arkistokotelot sijoitettuna muuttolaatikkoon kuljetusta varten. Kun aineisto on palannut digitoinnista, puretaan muuttolaatikot ja arkistokotelot sijoitetaan omalle paikalleen AV-makasiiniin. Arkistokoteloiden nimiöön sijoitetaan samalla punainen D-tarralappu, joka kertoo kotelon sisällön olevan digitoitu. Tästä on huomattavasti apua, koska samoja aineistokokonaisuuksia käydään läpi eri digitointiprojekteissa. Esimerkiksi vuosien 2009 2010 Pikadigiprojektissa on käyty paljon läpi samoja arkistokokonaisuuksia kuin vuosien 2004 2006 ElkaD projektissa. Näin voidaan välttyä siltä, ettei samoja alkuperäisiä videoita tai filmejä digitoida useampaan kertaan. 24
4.2. Aineiston luettelointi Digitoitavaksi valittava aineisto ei useinkaan ole valmiiksi luetteloitua, koska video- ja filmiaineistoa sisältävät arkistot ovat pääsääntöisesti melko äskettäin Elkaan saapuneita. Monesti valittavasta arkistosta on olemassa vain karkea inventointiluettelo. Toisinaan taas videot ja filmit on syötetty arkistotietokantaan arkistoyksikön tarkkuudella, mutta tallennekohtaiset tiedot puuttuvat AV-rekisteristä. Kaikissa tapauksissa digitoitavaksi valittavat tallenteet katsotaan läpi, ja puuttuvat luettelointitiedot kirjoitetaan ylös arkistotietokantaan ja AV-rekisteriin. Kuva 3. Arkistotietokannan syöttöpohja. 25
Arkistotietokantaan kirjattavien normaalien luettelointitietojen lisäksi AV-rekisteriin kirjataan kustakin tallenteesta tietyt perustiedot. Näitä ovat mm. valmistusvuosi, tallenteen tyyppi (formaatti) ja tallennusaika. Sisältötietoihin kuvataan lyhyesti tallenteen sisältö ja huomautuksiin voidaan laittaa merkintä esimerkiksi kuvan laadusta tai muusta poikkeamasta. Digitoinnin jälkeen huomautuskenttään lisätään myös tieto digitoinnista. Jokainen tallenne saa AV-rekisteriin syötettäessä oman juoksevan AV-rekisterinumeron. Arkistotietokantaan taas merkitään kyseisessä arkistoyksikössä olevien tallenteiden AV-numerot. Kuva 4. AV-rekisterin syöttöpohja. 26
AV-rekisteritietojen kattava merkitseminen edellyttää tietysti sitä, että jokainen tallenne on pystyttävä katsomaan tai kuuntelemaan järjestämisen yhteydessä. Perustiedot, kuten arkistonmuodostaja, arkiston numero ja tallenteen tyyppi voidaan toki antaa pelkän tallenteen ulkoisen tarkastelun perusteella. Sisältöä koskevat tiedot taas voidaan merkitä ainoastaan silloin, kun tallenteen sisältö on voitu analogisesta tallenteesta selvittää. Tästä syystä arkisto tarvitsee kattavan valikoiman erilaisia nauhureita jo pelkästään digitoinnin esivalmistelun kannalta. Digitointi tietämättä mitä tallenne sisältää on kuin etsisi arkistoyksiköitä pimeästä makasiinista; koskaan ei tiedä mitä käteensä saa. 4.3. Ostopalveluihin liittyvä logistiikan seuranta Pienissä ja keskisuurissa arkistoissa ei ole järkevää tuhlata resursseja kaikenlaisten erityismateriaalien digitointiin. Niinpä esimerkiksi Elkassa toiminta on keskittynyt valokuvien digitointiin. Sen sijaan muut eritysmateriaalit, kuten liikkuva kuva, äänitteet, kartat ja piirustukset digitoidaan ostopalveluna, koska niiden digitointiin tarvittavat laitteet ovat hyvin kalliita. Ulkoistettu digitointi asettaa kuitenkin huomattavia haasteita. Aineisto on joka tapauksessa valmisteltava huolellisesti jo arkistossa. Aineiston valinta, luettelointi asiakirjan tarkkuudella, digitointiohjeiden laatiminen, lähetysluetteloiden koostaminen ja aineiston suojaaminen kuljetusta varten vaatii huomattavan työpanoksen. Karkeana ohjeena voisi pitää sitä, että digitoinnin esivalmistelu maksaa yhtä paljon kuin itse ulkoistettu digitointi. Kuitenkin digitointiprojektien hakemuksissa valmistelevaan työhön ja metatietojen syöttämiseen on huomattavan vaikeaa saada osoitetuksi määrärahoja. Vaarana onkin se, että digitointiprojekti syö ison osan arkiston vakituisen henkilökunnan työpanoksesta. Elkassa kaikki arkiston ulkopuolelle digitoitavaksi lähtevä materiaali merkitään arkistotietokantaan samalla tavalla kuin kaukolainat. Lainauslomakkeelle kirjataan hyvin yksityiskohtaisesti kenelle asiakirjat on lähetetty, milloin niiden pitäisi tulla takaisin ja minkä arkistonmuodostajan asiakirjoja ne ovat. Lisäksi kirjataan ylös myös lähetettyjen asiakirjojen erityismateriaalinumerot. Näin pystytään yksittäisen asiakirjan tarkkuudella seuraamaan, mitä on lähtenyt digitoitavaksi ja mitä on 27
tullut takaisin. Tämän lisäksi jokaisesta lähtevästä digitointierästä koostetaan lähetysluettelo, jossa ilmenee edellä mainittujen seikkojen lisäksi myös esimerkiksi tallenteiden kesto, formaatti, kunto ja muita kulloinkin tarpeellisia tietoja. Lähetysluettelo voi samalla toimia myös kuittauslistana digitointityön aloittamiselle, että myös palautumiselle arkistoon. 5. YHTEENVETO mitkä ovat digitoinnin haasteet ja pullonkaulat? Videoiden ja muiden audiovisuaalisten tallenteiden digitoinnin suurimpana haasteena pidän resurssien vähyyttä ja ennen kaikkea niiden huonoa kohdentamista. Elkalla, samoin kuin useimmilla muillakaan arkistoilla, ei ole laitteistoja, ammattitaitoa eikä taloudellisia resursseja digitoida audiovisuaalisia aineistoja omana ns. virkatyönään. Siksi näiden aineistojen digitointi tapahtuu ostopalveluna, ja siihen tarvitaan erillinen rahoitus, yleensä opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama digitointihanke. Digitointihankkeet tulevat monesti yllättäen, ne saattavat olla heikosti valmisteltuja ja niiden kesto on yleensä hyvin tiukasti rajattu. Tästä seuraa se, että digitointiprojektin aikana joudutaan toimimaan ripeästi ja monin paikoin oikomaan valitettavan usein juuri aineiston valinnassa. Esimerkiksi Opetus- ja kulttuuriministeriön Arkistolaitokselle ja Yksityisille keskusarkistoille vuosina 2009 ja 2010 myöntämissä suurissa, elvytysrahalla toteutetuissa digitointihankkeissa arkistot digitoivat suuria määriä mikrofilmiä. Mikrofilmattuja asiakirjoja ei digitoida siksi, että ne eivät säilyisi tai olisivat jotenkin huonosti käytettävissä, vaan siksi, että se on nopeaa. Projektirahoituksen huono puoli on myös se, että se ei mahdollista pitkäjänteistä kehittämistoimintaa. Koskaan kun ei tiedä, milloin saa seuraavan kerran rahaa digitointiin. Seuraava kerta voi tulla vuoden tai vaikka kymmenen vuoden päästä. Tästä syystä jokainen projekti täytyy suunnitella erikseen ja digitoida sillä hetkellä tärkeimmiksi katsotut asiakirjaryhmät (ellei sitten tule todella kiire, ja päädytä digitoimaan mikrofilmiä). Määräaikaisina toteutetut hankkeet eivät myöskään mahdollista digitointimenetelmien, metatiedon keruun ja pitkäaikaissäilytyksen suunnitelmallista kehittämistä, vaan usein joudutaan turvautumaan tilapäisiin ratkaisuihin. 28
Resurssien ohella toinen merkittävä rajoite audiovisuaalisten aineistojen digitoinnissa liittyy niissä tarvittavien laitteiden ja tarvikkeiden huonoon saatavuuteen. Kuten edellä olen jo useampaan kertaan todennut, on eräiden videonauhureiden hankinta ja kunnossapito jo erittäin hankalaa. Esimerkiksi Pikadigi-projektin aikana Elkan U-Matic nauhurit viettivät enemmän aikaa korjattavina huoltoliikkeessä kuin varsinaisessa käyttötarkoituksessaan aineiston valinnassa. Nauhureiden suhteen tilanteen ei voi odottaa parantuvan lähitulevaisuudessa, vaan se tulee päinvastoin huononemaan koko ajan. Meidänkin U-Matic nauhureista kaksi jouduttiin jo kärräämään kaatopaikalle, kun niille ei ollut enää mitään tehtävissä. Kolmas kriittinen asia audiovisuaalisten aineistojen erityisten liikkuvan kuvan kohdalla liittyy digitoinnista syntyneen sähköisen aineiston pitkäaikaissäilyttämiseen. Digitointi itsessään ei ole kovinkaan kallista, mutta aineiston pitkäaikainen luotettava säilyttäminen on. Digitoidun videon arkistokappale vie tilaa 50 mb/s. Satojen tuntien digitoinneissa puhutaan jo kymmenistä teratavuista. Yksityiset keskusarkistot eivät saa valtiolta tukea sähköisten aineistojen säilyttämiseen, joten pitkäaikaissäilyttäminen jää niiden itsensä maksettaviksi. Kustannukset nousevat helposti kymmeniin tuhansiin euroihin vuodessa. Monet arkisto ovat hankkineet omia nauhatallennusjärjestelmiään, joilla turvata sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen ainakin Kansallisen Digitaalisen Kirjaston pitkäaikaissäilytysratkaisun valmistumiseen saakka. Senkään yksittäiselle arkistolle aiheuttamat kustannukset eivät ole vielä tiedossa. Oletettavaa kuitenkin on, että jossakin vaiheessa myös sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen otetaan valtionavun piiriin samalla tavalla kuin analogisenkin aineiston säilyttäminen. Edellä mainitut kolme ongelmaa, eli resurssit, nauhurit ja pitkäaikaissäilyttäminen johtavat siihen, että arkisto ei voi digitoida (pelastaa) kaikkia uhanalaisia magneettitallenteitaan. Digitoitavaksi otettavat nauhat joudutaan siis valitsemaan huomattavasti suuremmasta joukosta. Tässä työssä on käytettävä jonkinlaista apuvälinettä, ettei valinta tapahdu ainoastaan subjektiivisen minusta tämä video on kivempi kuin tuo tuntemuksen perusteella. Yleisten arvonmääritysteorioiden pohjalta laadinkin oman videotallenteiden arvottamiseen käytettävän kriteeristön. Todennäköisesti parhaan lopputuloksen saavuttaminen riippuu kuitenkin digitointiprojektin määrärahoista ja käytettävästä ajasta. Hyvin suppeassa digitointiprojektissa kannattanee keskittyä yhden arkistonmuodostajan tai 29
yhden formaattityypin valintaan. Laajemmassa digitointiprojektissa taas voi olla hyödyllistä ensin haarukoida tasapuolinen otanta eri toimialojen ja sisältötyyppien joukosta, ja sen jälkeen sisältöä arvottamalla valita yksittäiset digitoitavat nauhat. Digitointiprojektit ovat myös oppimisen paikka meille arkistoissa työskenteleville henkilöille. Matkan varrella tulee paljon oppia kantapään kautta, ja vasta projektin loppupuolella monesti ymmärtää, kuinka jokin yksittäinen asia olisi kannattanut hoitaa. Kannattaa kuitenkin aina pelata varman päälle, ja esimerkiksi metatietojen keruussa kerätä mieluummin liikaa kuin liian vähän tunnistetietoja. Digitointi ja sähköinen säilyttäminen ovat myös asioita, jotka vievät humanistiarkistonhoitajan väkisinkin insinöörien reviirille. Tietynasteista tekniikan tuntemusta on siksi välttämätöntä olla myös arkistossa, vaikka itse digitointi hankittaisiinkin ostopalveluna. Digitointi ja sähköinen säilyttäminen ovat tällä hetkellä hyvin ajankohtaisia asioita kaikkialla maailmassa ja myös aiheita, jotka herättävät voimakkaita mielipiteitä siitä, kuinka ne tulisi hoitaa. Valitettavasti huomattavasti vähemmälle pohdiskelulle on jäänyt se kysymys, mitä tulisi digitoida ja miksi. Erityisen huolestuttavaa tämä on siksi, koska digitointiperusteluista on nyt ylivoimaisessa valta-asemassa nimenomaan digitoiminen käytettävyyden parantamiseksi ja verkkopalveluiden luomiseksi kansalaisille. Samaan aikaan arkistojen hyllyille happanee suuria määriä magneettisia tallenteita, vanhoja värivalokuvia sekä kellastuvia sanomalehtiaineistoja. 30