Digitointi aloitetaan vuodesta 1860 alkaen. Kirjamuotoiset kirkonkirjat digitoidaan perhelehtiin asti.

Transkriptio

1 hankinnan nimeäminen.pdf 1. Digitoitavat kirjatyypit Kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän DIGI-järjestelmään tullaan digitoimaan erityyppisiä kirjoja, joiden metatietoja järjestelmään tullaan tallentamaan. Järjestelmään digitoitavat kirjatyypit ovat: 1. Pääkirjat Sisältää myös mahdolliset lastenkirjat ja siirtoväenkirjat, joiden todettiin olevan rinnastettavissa muihin pääkirjoihin 2. Kastetut Sisältää myös vierasseurakuntalaisten kastetut 3. Vihityt Sisältää myös vierasseurakuntalaisten vihityt 4. Kuolleet Sisältää myös vastaavan vierasseurakuntalaisten kirjan 5. Muuttaneet Sisältää erikoiset muuttaneiden kirjat esim. Amerikkaan muuttaneet 6. Seurakuntaan liittyneet ja eronneet 7. LV/PV/PK-kirjat (Läsnä olevaan väestöön, poissa olevaan väestöön ja pois kokonaisväestöstä siirrot) 8. Perhelehtikirjat Sisältää myös siirtoväenkortit. Ovat metatiedoiltaan samankaltaisia. Tämä tyyppi tarkoittaa perhelehtiä 9. Hakuluettelot Näitä voi olla hyvinkin erityyppisiä eri seurakunnissa Digitointi aloitetaan vuodesta 1860 alkaen. Kirjamuotoiset kirkonkirjat digitoidaan perhelehtiin asti. Myös ennen perhelehtiä pidetyt LV/PV/PK-kirjat täytyy digitoida, paitsi jos näiden kirjojen tiedot on varmuudella siirretty pääkirjoihin tai perhelehtiin. Tällöin ne voidaan jättää digitoimatta. Perhelehtien ajalta ei niitäkään tarvitse digitoida. Jos fyysinen kirja alkaa ennen perhelehtien alkua ja jatkuu vielä perhelehtien pidon aikana, on tästä fyysisestä kirjasta digitoitava aineisto ajalta ennen perhelehtiin siirtymistä. Loppuosan kirjasta voi digitoida, mutta tämä ei enää ole välttämätöntä. Jos fyysinen kirja alkaa ennen vuotta 1860, tulee tämä fyysinen kirja digitoida kokonaan. Huomioitavaa on myös digitoida joka kirjatyypin vierasseurakuntalaisten luettelot.

2 Perhelehtien mahdolliset hakuluettelot on myös hyvin suositeltavaa digitoida. 2. Perhelehtien aakkostaminen 3. Nimeäminen Digitoimisprosessissa metatietomäärittelyt vaikuttavat perhelehtien aakkostamiseen, sekä metatietojen nimeämiskäytäntöön. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu DIGIjärjestelmän vaatimuksia aakkostamiseen, sekä määritelty vaatimukset metatietojen nimeämiseen ja nimeämistietojen merkintätapaan. Perhelehdet aakkostetaan kaikki yksiin aakkosiin. Kuitenkin niin, että mikäli osa perhelehdistä on jo mikrofilmattu, niin näitä ei tarvitse aakkostaa samoihin aakkosiin mikrofilmaamattomien kanssa. Aakkostuksessa noudatetaan normaalia sanoittaista aakkostusta seuraavin poikkeuksin: - Etunimissä väliviivaa ei huomioida aakkostuksessa, vaan nimet aakkostetaan kuin ne olisivat kirjoitettu erikseen ilman väliviivaa. - Etuliitteitä kuten de, von ja af ei huomioida aakkostuksessa. - Etuliitteet kuten Mc ja O huomioidaan aakkostuksessa. - Erikoiskirjaimet, eli é, í, ym. merkit aakkostetaan pääkirjaimen mukaan. Ainoat poikkeukset tähän ovat ü, joka on aakkostettu kuten y ja ø, joka on aakkostettu kuin ö. Nimeäminen on äärimmäisen tärkeä osa kuvien digitointiprosessia. Nimeämisessä kuville syötetään metatiedot, jotka mahdollistavat kuvien löytymisen myöhemmin seurakunnan, kirkonkirjan, sekä kirjan hakemiston avulla. Oikeasta nimeämisen suorittamisesta vastaa digitoinnin suorittanut seurakunta. Nimeäminen tehdään muodostamalla tiedoista puolipilkulla eroteltu tekstitiedosto (csvtiedosto), jossa ylimmällä rivillä ovat tietojen tässä dokumentissa määrätyt määrämuotoiset otsikot ja seuraavilla riveillä itse tiedot. Tunnistetietojen lisäksi myös itse kuvatiedoston sijainnilla on oma sarake. Samalle kuvalle voidaan muodostaa useampia tunnistetietojen rivejä. Esimerkiksi perhelehdiltä voidaan syöttää lisätunnisterivejä päähenkilön puolisoiden ja/tai lasten tiedoista. Tällöin perhelehden kuva löytyy myös näiden henkilöiden tiedoilla. Lisätietorivejä voidaan sovelluksen kautta syöttää kuville myöhemminkin. Kirjamuotoisia kirkonkirjoja (Pääkirjat, Kastetut, Vihityt, Kuolleet, Muuttaneet, Seurakuntaan liittyneet ja eronneet, LV/PV/PK-kirjat, Hakuluettelot) nimettäessä kaikkia sivutiedostoja ei tarvitse nimetä erikseen, vaan sivut voidaan nimetä noin 30 peräkkäisen sivun ryhmissä, jolloin kaikille ryhmän sivuille voidaan antaa tunniste

3 ensimmäisen ryhmän ensimmäisen sivun mukaan. Näin ei jokaiselta kirjan sivulta tarvitse erikseen katsoa tunnistetietoa. Järjestelmään näin tuotavat digitoidut kuvat tulee olla järjestelmään tuotaessa nimetty alla olevan taulukon mukaan, seuraavia ohjeita noudattaen: Yleisiä ohjeita o Syötettävät tiedot erotellaan puolipisteellä. o Erikoiskirjaimet (esimerkiksi í, é, õ, û, jne.), mukaan lukien ü ja ø, nimettävä peruskirjaimella. Eli í = i, é = e, õ = o ja û = u, sekä ü = u ja ø = o. o Tietokenttä voidaan myös kirjoittaa -merkkien sisälle, mutta tietoja luettaessa nämä jätetään huomiotta. Virtanen = Virtanen o Jos tieto jätetään tyhjäksi, ei tiedon kohtaan tarvitse kirjoittaa mitään. Eli tähän kohtaan tulee vain kentän edellisestä ja seuraavasta kentästä erottavat puolipisteet peräkkäin. Srk.tunnus: Pakollinen tieto. Srk.tunnukseksi laitetaan seurakuntakoodi. Jos seurakunnalla ei ole seurakuntakoodia, laitetaan tähän kirjan tällä hetkellä omistavan seurakunnan tai keskusrekisterin koodi ja kirjan seurakunnan lyhenne viivalla erotettuna. Esimerkiksi: Lymp, jossa on Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin koodi ja Lymp on kirjan seurakunnan (Lahden ympäristöseurakunnan) lyhenne. Jos seurakunnalla on ollut kolmenumeroinen seurakuntakoodi, niin koodi annetaan silti kuusinumeroisena, kolmella etunollalla varustettuna. Esimerkiksi jos koodi on ollut 599, niin nyt koodiksi laitetaan Seurakunnan lyhenne annetaan korkeintaan kuudella merkillä. Eli koko tunnus on korkeintaan 13 merkkiä pitkä. (Kuusi numeroa kuusi merkkiä). Perhelehdille annetaan sen seurakunnan koodi, jonka ne ovat olleet. Perhelehtiä ei tarvitse yhdistää, jos seurakunnat ovat yhdistyneet tai sen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa perhelehdet digitoidaan kunkin seurakunnan koodin kanssa. Jos perhelehdet ovat kuitenkin tai sen jälkeen jo yhdistetty, niin niitä ei myöskään enää tarvitse jakaa. Srk.nimi: Seurakunnan nimi. Kenttä on pakollinen lopetetuilla seurakunnilla ja suositeltava muillakin. Seurakunnan nimi voi olla korkeintaan 50 merkkiä. Jos

4 tulee tarve lyhentää nimeä, niin vanhoissa seurakunnissa ensimmäiseksi lyhennetään nimestä seurakunta lyhenteellä srk. Nykyisissä seurakunnissa käytetään seurakunnan nimessä muotoa evl. Esimerkiksi Turun tuomiokirkkoseurakunta kirjoitetaan Turun tuomiokirkko evl. Keskusrekisteri lyhennetään termillä krek. Kirjatyyppi: Pakollinen tieto. Kirjatyyppeinä on käytettävä alla lueteltuja nimiä. Kirjatyypit on esitetty tarkemmin kappaleessa 1. - Pääkirjat - Kastetut - Vihityt - Kuolleet - Muuttaneet - Seurakuntaan liittyneet ja eronneet - LV/PV/PK-kirjat - Perhelehtikirjat - Hakuluettelot Kirjan alkuvuosi: Vuosiluvut kirjoitetaan neljällä numerolla muodossa vvvv, esimerkiksi Ei milloinkaan vain viimeisellä kahdella numerolla. Alkuvuotta käytetään kirjoissa, joihin on kirjattu tietoa tiettynä vuosivälinä, kuten esimerkiksi yleensä pääkirjoissa tai joissain hakuluetteloissa. Kirjoissa, joihin tietoja on syötetty aikajärjestyksessä ja joista etsitään tapahtumia ajankohdan perusteella (esimerkiksi yleensä muuttaneiden kirja), ei käytetä tätä kenttää kertomaan mistä kuukaudesta tai hetkestä eteenpäin kirjaan tapahtumia on kirjattu, vaan tämä tulee kenttään alkupvm. Kirjan loppuvuosi: Vuosiluvut kirjoitetaan neljällä numerolla muodossa vvvv, esimerkiksi Ei milloinkaan vain viimeisellä kahdella numerolla. Loppuvuotta käytetään kirjoissa, joihin on kirjattu tietoa tiettynä vuosivälinä, kuten esimerkiksi yleensä pääkirjoissa tai joissain hakuluetteloissa. Tätä kenttää ei käytetä kirjoissa, joihin tietoja on syötetty aikajärjestyksessä ja joista etsitään tapahtumia ajankohdan perusteella (esimerkiksi yleensä muuttaneiden kirja).

5 Kirjanro: Kirjannumero kirjoitetaan numeroina, ei roomalaisilla numeroilla. Määre: Määre-kenttään laitetaan pääkirja- tai hakuluettelo-kirjatyypissä kirjaa mahdollisesti tarkemmin kuvaava tieto. Esimerkiksi, jos pääkirja on jonkun tehtaan pääkirja (Finlayson), tai johonkin seurakuntien liitokseen liittyvä kirja (Kurun liitos), tai jos kirja sisältää tietyn ryhmän tietoja esimerkiksi naimattomien naisten-kirja (Naimattomat naiset), lastenkirja tai siirtoväen kirja. Hakuluetteloissa taas voi olla esimerkiksi ammattiryhmittäin oleva kirja, jolloin määreenä voi olla työläistenkirja. Alla luetelluissa kirjatyypeissä määre on pakollinen ja määre-kentän sisältö on määrätty kursiivilla kirjoitettuun muotoon. Muissa kirjatyypeissä määre on vapaaehtoinen: o Muuttaneet-kirjatyypissä määre-kenttään tulee muuton suunta tai tyyppi: Sisäinen, Seurakunnasta tai Seurakuntaan Sisäinen-määrettä käytetään keskusrekistereissä, jos sellainen kirja on ollut olemassa. o Seurakuntaan liittyneet ja eronneet-kirjatyypissä määre-kenttään tulee: Liittyneet tai Eronneet o LV/PV/PK-kirjat-kirjatyypissä määre-kenttään tule: LV, PV tai PK o Vierasseurakuntalaisten kirjoissa (koskee kirjatyyppejä: Kastetut, Vihityt ja Kuolleet) määre-kenttään merkitään: Vieras srk Fyysisen kirjan tunnus: Fyysisen kirjan tunnukseksi merkitään seurakuntakoodi, eli sama arvo kuin srk.tunnus-kentässä,ja sen kirjan arkistotunnus, josta rivin kuva on, välilyönnillä erotettuna: srk.tunnus arkistotunnus. Esimerkiksi: Lymp IC4, jossa on Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin koodi, Lymp on kirjan seurakunnan (Lahden ympäristöseurakunnan) lyhenne ja IC4 on kirjan arkistotunnus. Filmitunnus: Filmitunnukseksi laitetaan mikrokortin tai mikrofilmin numero. Tunniste: Kirjamuotoisia kirkonkirjoja, joissa järjestys ei perustu aikajärjestykseen (Pääkirjat, Hakuluettelot), nimettäessä kaikkia sivutiedostoja ei tarvitse nimetä erikseen. Näissä sivut voidaan nimetä noin 30 peräkkäisen sivun ryhmissä, jolloin kaikille ryhmän sivuille voidaan antaa tunniste ryhmän ensimmäisen sivun mukaan.

6 o Pääkirjoissa tunnisteeseen tulee kirjojen lajitteluperuste, eli esimerkiksi sukunimi tai kylännimi, jolla kuvan sivu alkaa. o Aikajärjestykseen pohjautuvissa kirjatyypeissä, kuten luetteloissa (esim. muuttaneet), tunniste jätetään tyhjäksi. o Perhelehdiltä tunniste-kenttään laitetaan päähenkilön sukunimi. Kaikki etuliitteet sukunimissä kirjoitetaan mukaan, vaikka niitä ei aakkostuksessa huomioida. Väliviivat ja välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. o Hakuluetteloissa tunnisteeseen tulee hakemiston lajitteluperuste, esimerkiksi sukunimi. Etunimet: Kenttää käytetään syöttämään perhelehden päähenkilön etunimet. Väliviivat ja välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. Kenttää ei käytetä muissa tyypeissä. Entiset etunimet: Vapaaehtoinen. Kenttää käytetään vain perhelehdillä. Perhelehden päähenkilön entiset etunimet, jos ne on merkitty perhelehdelle ja halutaan tuoda järjestelmään. Väliviivat ja välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. Hetu: Perhelehden päähenkilön syntymäaika ja jos päähenkilölle on merkitty myös tunnusosa, niin koko päähenkilön henkilötunnus. Puutteellisen syntymäajan kohdalla syötetään aika ja jos henkilötunnus havaitaan virheelliseksi, niin nimetään se muotoon ppkkvv-9999 (Esimerkiksi: ). Jos henkilötunnuksen loppuosa puuttuu kokonaan, niin kenttään syötetään pelkästään syntymäaika, eli pelkkä ppkkvv (Esimerkiksi ). Alkupvm : Kenttään kirjoitetaan aikajärjestyksessä kirjattujen kirjojen alkamispäivämäärä. Tällaisia kirjoja tyypillisesti ovat esimerkiksi muuttaneet, vihityt, kastetut, sekä muut luettelot. Alkupvm-kentän päivämäärä kirjoitetaan muotoon vvvv-kk-pp. Jos tiedossa ei ole kirjan alkupäivää, laitetaan päiväksi ensimmäinen päivä. Samoin toimitaan myös kuukausien kanssa. Jos kirjan alku on tiedossa vain vuoden tarkkuudella, niin aloitus kuukaudeksi laitetaan ensimmäinen kuukausi. Näissäkin kirjoissa sivut nimetään noin 30 peräkkäisen sivun ryhmissä, jolloin sivuryhmän kaikille sivuille voidaan antaa alkupvm-arvo ryhmän ensimmäisen sivun mukaan. Huomattavaa on muistaa syöttää tiedot väliviivoineen: vvvv-kk-pp.

7 Esimerkkejä: (kuukausi tiedossa, päivää ei tiedetä) (tiedetään vain kirjan alkava vuosi) Sivunro: Perhelehdissä sivunumeroksi laitetaan kuvan juokseva järjestysnumero. Jos numerointi aloitetaan mikrofilmikohtaisesti alusta, niin numeroksi tulee sama numero kuin kuinka mones kuva on mikrofilmillä. Perhelehdillä sivunumero saa myös olla juokseva numero läpi koko seurakunnan perhelehtien. Ainoastaan jos perhelehdestä tehdään korjausversio tai toinen versio, tulee sivunumeron olla sama ja versio-kentän arvo kasvaa yhdellä. Pääkirjoilla kenttään merkitään sivun tai aukeaman numero. Kirjoissa, joissa ei ole sivunumeroita, merkitään tähän sivun järjestysnumero. Versio: Jos samasta sivusta joudutaan ottamaan useampi versio, jotta saadaan sivun kaikista osista selvää, merkitään versio-kenttään sivuille omat versionumerot. Versiot numeroidaan aina numeroilla yhdestä eteenpäin. Samoin jos sivusta joudutaan lähettämään korjauskuva, tulee versionumeroa kasvattaa yhdellä. Versiota käytettäessä muiden kenttien tulee olla samoja. Versio-kentän lisäksi vain tiedosto-kenttä saa poiketa edellisen version arvoista. KP: Mikäli kyseessä on perhelehden kääntöpuoli tai lisäperhelehti, kirjoitetaan KPkenttään kääntöpuolimerkiksi KP, muutoin tämä kenttä jätetään tyhjäksi. Tiedosto: Tiedosto-kenttään kirjoitetaan polku kuvaan, jonka metatietoja kyseisellä rivillä on. Polku kerrotaan suhteessa csv-tiedostoon, esimerkiksi jos csv-tiedosto on kansiossa, jonka sisällä on kansio nimeltä kuvat ja sen sisällä itse kuvatiedostot kuva1.tif, kuva2.tif ja kuva3.tif, niin tiedosto kenttään tulee teksti kuvat/kuva1.tif, kuvat/kuva2.tif ja kuvat/kuva3.tif. Kuvatiedoston nimi saa olla muutakin kuin kuva. Esimerkiksi perhelehdillä kalle.tif tai pääkirjoissa kirjan nimi ja sivunumero. Kuvan nimellä ei ole järjestelmän kannalta merkitystä, kunhan Tiedosto-kenttään kirjoitettu polku ja kuvatiedoston nimi viittaavat oikeaan kuvaan.

8 Polussa tai kuvan nimessä ei saa käyttää erikoismerkkejä esimerkiksi välilyöntiä, #, &,,, ä, ö, å tai muita vastaavia. Tiedostot on hyvä kansioida esimerkiksi seuraavasti: Srk.Tunnus Kirjatyyppi (jos tiedossa) Alkuvuosi-loppuvuosi tai alkupvm kirjanro tai muu erottava tekijä Esimerkiksi: \Paakirjat\ \1\1.tif \Kastetut\ \1\1.tif Lymp\Kastetut\ \Vierassrk\1\1.tif Perhelehtien osalta vuosi-kansiota ei enää voi tehdä, joten tälle tasolle kootaan kansioon sukunimen alkavan kirjaimen perusteella. Eli kansioon aina kaikki samalla kirjaimella alkavat. Esim. kansio A, jossa ovat kaikki näin alkavat sukunimet. Esimerkiksi: \Perhelehtikirjat\A\1.tif Esimerkin tiedoston numerossa (1.tif) saa olla myös vaihtoehtoinen määrä etunollia. Jos tiedostot kuitenkin vielä menevät päällekkäin, niin kansiorakenteessa voi käyttää muutakin rakennetta (esim. kastetut tai kastetut1), kunhan Tiedostokentän polku viittaa oikeaan kuvaan. Otsikkorivi: Srk.tunnus;srk.nimi;Kirjatyyppi;kirjan alkuvuosi;kirjan loppuvuosi;kirjanro; määre;fyysisen kirjan tunniste;filmitunnus;tunniste;etunimi;entiset etunimet; hetu;alkupvm;sivunro;versio;kp;tiedosto Esimerkki csv-tiedostosta on liitteessä metatietomäärittely.xls.