Kunnanhallitus 21.11.2016 XX LAUKAAN KUNNAN VIESTINNÄN PÄÄLINJAT
Laukaan kunnan viestinnän päälinjat Kunta viestii monessa roolissa ja tehtävässä. Kunta on paikallinen viranomainen, asukkaidensa hyvinvoinnin edistäjä, paikallisen yhteisön kokoaja, yritysten kumppani ja toimintaedellytysten luoja, paikallisen päätöksenteon ja demokratian toteuttaja ja mahdollistaja sekä merkittävä työnantaja. Kunnan viestinnällä on ulkoinen ja sisäinen tehtävä ja kunnan viestintä voi vaihdella sen mukaan, missä roolissa kunta viestii. Lainsäädäntö Kunnan viestintään vaikuttaa lainsäädäntö, kunnan omat säännöt ja strategiat. Kunta on osa julkista hallintoa. Sen viestintää ja tiedottamista koskee useat eri lait. Näitä ovat mm. perustuslaki, kuntalaki, hallintolaki ja julkisuuslainsäädäntö, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, maankäyttö- ja rakennuslaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä, tekijänoikeuslaki, sosiaalilainsäädäntö. Kunnan toimintaan liittyen tärkein laki kuntalaki. Kuntalaissa viestintään liittyen on seuraavat säädökset: 22 Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Valtuuston on pidettävä huolta monipuolisista ja vaikuttavista osallistumisen mahdollisuuksista. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti: 1) järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia sekä kuntalaisraateja; 2) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa; 3) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin; 4) järjestämällä mahdollisuuksia osallistua kunnan talouden suunnitteluun; 5) suunnittelemalla ja kehittämällä palveluja yhdessä palvelujen käyttäjien kanssa; 6) tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua. 29 Viestintä Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista,
Hallintosääntö niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Kunnan toimintaan liittyvistä säännöistä tärkein on hallintosääntö. Laukaan kunnan hallintosäännössä viestinnästä tai tiedottamisesta on mainittu, että kunnanhallitus vastaa tiedottamisen yleisohjeista. Kunnanhallitus johtaa kunnan tiedottamista ja hyväksyy yleiset ohjeet kunnan tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kunnan viranhaltijoista. Lisäksi hallintosäännössä on määrätty, että hallintojohtaja vastaa valtuuston ja kunnanhallituksen päätösten hallinnollisesta täytäntöönpanosta ja tiedottamisesta sekä vastaa kunnan yleisestä viestinnästä ja sen kehittämisestä. Kuntastrategia Laukaan kunnan kuntastrategia antaa pitkän aikavälin toimintalinjat kunnan päätöksenteolle ja toiminnalle. Viestinnästä kuntastrategiasta elinvoiman kehittämisen yhteydessä on mainittu, että innostavalla markkinoinnilla edesautetaan yritysten toimintaedellytyksiä. Lisäksi on mainittu, että kunnan viestinnässä painottuu hyvä sijainti ja muut vahvuustekijät kuten liikenneyhteydet, asumismuodot ja palvelut. Henkilöstöstrategia- ja ohje Henkilöstöstrategia ja sen liitteeksi laadittava henkilöstöohje on tarkoitettu ohjaamaan kunnan henkilöstöpolitiikkaa ja tukemaan Laukaan kunnan esimiesten ja työntekijöiden toimintaa. Ne auttavat käytännön johtamisessa ja henkilöstötyön päivittäisessä toteuttamisessa. Henkilöstöstrategiassa viestinnästä ja tiedottamisesta painotetaan, että Laukaan kunta pyrkii avoimeen ulkoiseen ja sisäiseen tiedotukseen. Henkilöstön tulee olla tietoinen kuntaa ja sen toimintaa ja erityisesti kaikista henkilöstöä koskevista asioista. Tietoa valmisteilla olevista asioista tulee antaa henkilöstölle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Vastuu sisäisen tiedotuksen järjestämisestä kuuluu esimiehille. Henkilöstölle kerrotaan avoimesti ja usein luottamuksellisesti kunnan toiminnasta, suunnitelmista ja valmisteilla olevista asioista. Henkilöstön tulee pitää luottamuksella kerrottu tieto omana tietonaan ja siitä tiedottaminen on asiasta vastaavien tehtävänä.
Elinkeinostrategia Laukaan kunnan elinkeinostrategiassa on määritelty elinkeinoelämän kehittämisen pääsuunnat. Viestinnän keinoin voidaan tukea niitä toimenpiteitä, joilla pyritään saavuttamaan elinkeinostrategiassa määritellyt tavoitteet. Viestinnällisesti elinkeinostrategiassa on asetettu johtamiskohteeksi markkinointiviestintä, jonka tavoitteena on, että yrityksille suunnattua markkinointiviestintää hoidetaan pääasiassa seudullisesti yhteistyössä Jykes Oy:n ja Jykes Kiinteistöt Oy:n toimesta. Kunta hyödyntää omassa markkinoinnissaan eri tapahtumia ja mediaa ja kunnan markkinointi on suunnitelmallista. Kuntakuvasta ja kuntamarkkinoinnista elinkeinostrategiassa on seuraavaa: Johtamisella luodaan edellytykset sille, että kuntaorganisaation toiminta vastaa kuntakuvalle asetettuja tavoitteita. Päättäjät sekä koko henkilöstö ovat oleellinen osa kuntamarkkinointia ja vaikuttavat siten myös kuntakuvaan. Todellisuuspohjaisen myönteisen kuntakuvan vahvistamisessa ja välittämisessä laajemmalle joukolle käytetään suunnitelmallisesti monipuolisia markkinointimenetelmiä sekä -tekniikoita. Kunnalle laaditaan kuntastrategiaa tukeva markkinointisuunnitelma. Suunnitelmallisuuden avulla voidaan markkinointi kohdentaa oikein ja samalla voidaan hyödyntää olemassa oleva positiivinen kuntakuva sekä saadaan rakentumaan taloudellisesti järkevästi hallittava kokonaisuus. Markkinointisuunnitelma pohjautuu perusteelliseen harkintaan siitä, miksi kunta markkinoi ja mitä kunta markkinoi sekä arvioon markkinoinnin tuloksellisuudesta. Kunta voi mahdollistaa osin omien markkinointivälineittensä kautta yrityksille näkyvyyttä ja samalla luoda kuvaa elinvoimaisesta kunnasta. Yritysmyönteinen positiivinen kuntakuva on etu sekä kunnalle että yrittäjille ja sen muodostaminen on molempien vastuulla. Kuntamarkkinoinnin keinoja ovat esimerkiksi tiedotus, suhdetoiminta ja mainonta. Yksityiskohtaisempia välineitä ovat mm. kunnan internetsivut, julkaisut, mainokset, messut ja näyttelyt sekä opasteet ja kyltit. Kaikkia markkinoinnin välineitä käytetään suunnitelmallisesti ja noudatetaan yhtenäistä esitystapaa ja ulkoasua. Välineitä valittaessa suositaan sähköisen viestinnän mahdollistavia ratkaisuja. Kuntaviestinnän yleinen visio Viestintä ylläpitää asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Päätöksenteko on läpinäkyvää ja kuntalaisten osallistuminen laajaa. Asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, henkilöstö ja media saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi esitettynä. Kunnan maine tukee kunnan kehittämistä ja luo seudulle vetovoimaa. (Kunnan viestintäopas 2004, Suomen Kuntaliiton julkaisu) Viestinnän tavoitteet Laukaan kunnan viestinnän tavoitteena on, että kunta viestii palveluistaan ja toiminnastaan selkeästi ja viestintä helpottaa kunnan asukkaiden arkea. Viestintä tekee Laukaan kuntaa tunnetuksi, kasvattaa kunnan houkuttelevuutta asuinkuntana ja tuo esiin kunnan yrittäjämyönteisyyttä. Viestinnällä tuodaan esiin vahvaa laukaalaista identiteettiä ja korostetaan kunnan tunnistettavia vetovoimatekijöitä. Laukaan kunta käyttää
viestinnässään monipuolisia viestintäkeinoja, että kaikilla kuntalaisilla olisi tietoa saatavilla. Kunta seuraa viestintävälineiden kehitystä ja viestinnässä suositaan sähköisiä ratkaisuja. Viestinnän päälinjat - Viestintä on strategioiden mukaista - Viestintä on yhdenmukaista ja koordinoitua - Viestintä on läpinäkyvää, oikea-aikaista ja vuorovaikutteista Viestintä on strategioiden mukaista Kunnan päätöksenteon ja toiminnan pääsuuntaviivat annetaan erilaisissa strategioissa. Näistä tärkein on kuntastrategia. Muita Laukaan kunnassa olevia strategioita ovat elinkeinostrategia ja henkilöstöstrategia. Kunnan viestinnän tulee sisällöltään ja tavoitteiltaan olla strategioiden tavoitteiden mukaisia ja edes auttaa strategian tavoitteiden toteutumista. Viestintä on yhdenmukaista ja koordinoitua Laukaan kunta organisaationa on yksi kokonaisuus. Kunnan viestinnän tulee olla mahdollisimman yhdenmukaista. Yhdenmukaisuus edistää viestinnän tunnettavuutta, sisällön tavoitettavuutta sekä helpottaa viestinnän hallintaa. Yhdenmukainen viestiminen edes auttaa myös halutun viestin antamisessa. Viestinnän yhdenmukaisuutta edistetään noudattamalla strategisia linjauksia ja yhteisiä sääntöjä ja ohjeita. Viestinnän yhdenmukaisuutta edistetään sillä, että viestintä on koordinoitua. Viestinnän vastuutahot on hyvä määrittää. Tällöin tiedetään, kenen tulee viestiä ja keneen olla yhteydessä viestintään liittyvissä kysymyksissä. Päälähtökohtana tulee olla se, että se taho tuottaa viestinnän sisällön ja vastaa viestinnästä kenellä on paras tieto asiassa. Kunnan yleisviestinnän tulee olla keskitetty. Kunnan viestintää harjoittavat kaikki kunnan kanssa tekemisissä olevat henkilöt ja yhteisöt, asukkaat, yritykset, järjestöt, luottamushenkilöt, kunnan henkilöstö ja kunnan viranomaiset. - Luottamushenkilöt päättävät kunnan asioista ja heillä on oma roolinsa kunnan viestijöinä. Heidän päätöksillään, heidän kommenteillaan ja teoillaan on merkitystä kunnan viestinnässä, kun he toimivat luottamushenkilöinä. Luottamustoimessa heidän tulee toimia luottamustoimen edellyttämällä tavalla. Luottamushenkilön tulee muistaa viestinnässään luottamuksellisuus ja mikä on yksittäisen luottamushenkilön rooli viestiä. Esimerkiksi toimielimen päätöksistä yksittäinen luottamushenkilö voi viestiä omalta kohdaltaan, mutta ei toimielimen tai kunnan nimissä. - Kunnan henkilöstöllä on suuri merkitys viestinnässä. Koko henkilöstö tekee kunnan viestintää joka päivä, kun he suorittavat työtehtäviään ja kun syntyy kontakti kunnan organisaation ulkopuoliseen henkilöön. Kunnan työntekijän on henkilökohtaisessa viestinnässään muistettava velvollisuutensa, joihin voi liittyä luottamuksellisuus tai muu tiedotus- tai neuvontavelvollisuus. Palvelujen yhteydessä tapahtuvassa viestinnässä erityisesti korostuu asiakaslähtöisen viestinnän roolin tärkeys.
- Kunnan johdolla ja viranomaisilla on oma roolinsa kunnan virallisessa viestinnässä. Kunnan johdolla voidaan käsittää kunnan ylimmät toimielimet ja viranhaltijat. Niiden viestiminen on kunnan virallisen äänen käyttämistä. Kunnan puolesta ääntä käyttävät kunnanhallitus ja kunnanjohtaja ja muut, joille virallista viestintävastuuta on delegoitu kuten hallintojohtaja. Viestintä on läpinäkyvää, oikea-aikaista ja vuorovaikutteista Kunnan rooliin viranomaisena kuuluu, että kunta viestii läpinäkyvästi, totuudenmukaisesti ja tasapuolisesti. Viestintään kuuluu myös, että viestintä on ennakoivaa ja oikea-aikaista. Kunnassa meneillä oleviin asioihin liittyy niistä ennakkoon viestiminen. Oikea-aikaisuus ja ajantasainen viestintä ovat tärkeää esimerkiksi kriisitiedottamisessa tai kunnan markkinointiviestinnässä, jotta viestinnällä saavutetaan haluttu lopputulos. On tärkeää, että kunnan viestintä on kaksisuuntaista. Kunnan viestintään kuuluu asukkaiden ja muiden sidosryhmien kuuleminen. Vuorovaikutteinen viestintä kuuluu kunnan rooliin julkishallinnollisena toimijana, mutta vuorovaikutteisuus edes auttaa palvelutuotannon kehittämisessä tai muussa kunnan kehittämisessä. Vuorovaikutteisessa viestinnässä korostuu sähköisten välineiden hyödyntäminen. Viestinnän strategisten päälinjojen jalkauttaminen käytäntöön Laukaan kunnassa otetaan käyttöön päivitetty viestintäsuunnitelma ja graafinen ohjeistus. Niiden sisältö otetaan käyttöön kaikissa viestinnän muodoissa ja henkilökuntaa ohjeistetaan käyttämään niitä. Viestinnän ohjeistusta ja vastuunjakoa tarkennetaan aina tarvittaessa.