Tarkastuslautakunta 5 18.04.2013 Yhtymävaltuusto 18 29.05.2013 Yhtymähallitus 124 21.08.2013 Tarkastuslautakunta 23 28.11.2013 Yhtymävaltuusto 33 18.12.2013 Tilintarkastajan valinta toimikaudelle 2013-2016/Hankintaoikaisuvaatimus tilitarkastuspalvelun hankintaan/uusi hankintapäätös 89/00.03/2013 Tarkltk 5 18.4.2013 Esitys (pj): Tarkastuslautakunta (toimikausi 2009-2012) päätti kokouksessaan 22.1.2013 käyn nis tää tilintarkastuk sen kilpailutuksen liitteen mukaisella tarjouspyynnöllä, jo ka on julkaistu Hilmassa eli in ternetissä osoitteessa www.julkisethankinnat.fi 20.2.2013. Hankinta kilpailutettiin kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana. Tarjousten va lin ta pe rus tee na oli kokonaistaloudellisuus, jossa hinnan painoarvo oli 40 pis tet tä ja laadun 60 pistettä. Sopimus tarkastuspalvelusta tehdään vuosiksi 2013-2016. Ilman erillistä hankintamenettelyä voidaan palveluhankintaa jatkaa vuosille 2017 ja 2018. Option käytöstä sovitaan puolta vuotta ennen varsinaisen so pi mus kau den päättymistä. Määräaikaan14.3.2013 mennessä tarjouksensa jättivät; BDO Audiator Oy, PwC Jul kis tar kas tus Oy ja KPMG Oy Ab. Kaikki tarjouksensa jättäneet tilintarkastusyhteisöt täyttivät tarjouspyynnössä vaadi tut kelpoisuusehdot ja heidän väillä voitiin suorittaa tarjousvertailu. Tarjousvertailun mukaan kokonaispistemäärä jakaantui seuraavasti: BDO Audiator Oy 89,95 pistettä, KPMG Oy Ab 77,00 pistettä ja PwC Jul kis tar kastus Oy 73,89 pistettä. Tarkastuslautakunta esittää yhtymävaltuustolle, että Oulunkaaren kuntayhtymän ti lin tar kas tus yh tei sök si kaudelle 2013-2016 valitaan tarjousvertailun perusteella ko ko nais ta lou del li ses ti edullisimman tarjouksen jättäneen BDO Audiator Oy. Tarjousten vertailu on esityslistan liitteenä. 1. Yhtymävaltuusto valitsee Oulunkaaren tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013-2016 BDO Audiator Oy:n ja 2. päättää optiosta vuosille 2016 ja 2017 puolta vuotta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
Todettiin, että pöytäkirja on tarkastuslautakunnan toimesta tarkastettu kokouksessa tämän asian osalta. YhtValt 18 29.5.2013 Tarjousten vertailu on esityslistan liitteenä. Liite n:o 5. Merkittiin, että yhtymävaltuusto piti tauon tämän asian käsittelyn jälkeen klo 11.45 11.51. YhtHall 124 21.8.2013 Valmistelija: hankintapäällikkö Jouni Piri, puh. 0400 380 104 Oulunkaaren kuntayhtymä on kilpailuttanut Kuntalain 72 :n mukaisen hallinnon ja ta lou den tarkastuksen vuosille 2013 2016, optio vuosille 2017 2018. Ou lunkaa ren kuntayhtymän yhtymävaltuusto on käsitellyt asiaa 29.5.2013 pöytäkirjan 18 ja tehnyt päätöksen hankkia tilintarkastuspalvelun BDO Audiator Oy:ltä ko konais ta lou del li sin perustein. KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy on lähettänyt 19.6.2013 päi vä tyllä tiedoksiannolla päätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen. Han kin ta oi kai su vaa timus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Tieto han kin tapää tök ses tä ja osoitus hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiseksi on toimitettu sähkö pos til la 10.6.2013. Hankintaoikaisuvaatimus on toimitettu määräaikaan men nessä. Hankintaoikaisuvaatimuksessaan KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy vaatii, että Oulunkaaren kuntayhtymä vertailee tarjoukset uudelleen laa tu pis teiden osalta ja tekee asiasta uuden päätöksen. KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n mukaan tarjouspyynnössä ja va li tuk sen alai ses sa päätöksessä ei käy ilmi, millä perusteella ovat määräytyneet tar jous pyyn nön kunkin osa-alueen parhaat, toiseksi parhaat jne. laatupisteet. Tarjous ver tai lus ta ei ilmene selkeästi, miten tarjouksia on arvioitu kunkin ver tai lu perus teen osalta ja ennen kaikkea, mihin piste-erot perustuvat. KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n väittämät kohdittain; Tarkastukseen osallistuvien vastuullisten ja avustavien tarkastajien koulutus ja koke mus on KPMG Oy Ab:n mukaan sama, ellei kattavammat kuin voittaneen tarjouk ses sa.
Tarkastajan ajankäyttösuunnitelmaa ja organisointitapaa arvioitaessa, ratkaiseva työ osuus ja ko on ollut vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan työosuus. Tilintarkastuksen raportointia ja sen laajuutta arvioitaessa ei käy ilmi millä pe rusteel la pisteet on jaettu. KPMG Oy Ab:n käsityksen mukaan tarjoajien esitykset ti lintar kas tuk sen raportoinnista ja sen laajuudesta vastaavat sisällöltään toisiaan. Tilintarkastukseen liittyvä neuvontatyön laajuus on sekoitettu hankintayksikössä siten, että siihen kuuluvat ja kuulumattomat, erityisosaamista vaativat palvelut ja virhees tä johtuen tässä kohden on jätetty ottamatta huomioon KPMG Oy Ab:n tarjouk ses sa sivulla 5, otsikoitu Muu erityisosaaminen tilintarkastuksessa. Tarjoajien tilintarkastusjärjestelmä sekä tilintarkastuspalvelun toteutus- ja toi min tame ne tel mät vastaavat sisällöllisesti toisiaan vaikka kirjoitusasu vaihtelee. Vaa timuk sen mukaan tekstistä ei käy ilmi, millä perusteella pisteet on tarjoajille an net tu. Asiantuntijapalveluiden monipuolisuus ja erityisosaaminen on vertailtu heidän kohdal ta väärin sekä puutteellisin tiedoin, jonka seurauksena pistemäärä on jää nyt liian alhaiseksi. Vastaus hankintaoikaisuvaatimukseen Hankintayksikön Oulunkaaren kuntayhtymän 29.5.2013 tekemä hankintapäätös on perusteltu hankintasäännöksissä edellytetyllä tavalla. Hankintapäätös on perus tel tu kokonaistaloudellisella valinnalla, jonka tueksi on laadittu tarjousvertailu. Han kin ta pää tök sen liitteenä olleessa asiakirjassa (tarjousvertailu) on esitetty, mihin annetut pisteet ovat perustuneet ja miten tarjoajat ovat tarjousten vertailussa si joit tu neet. Tarjousvertailu on toimitettu kaikille asianosaisille tiedoksiannon muka na. Tarkempaan kirjalliseen perusteluun on vaikuttanut tarjoajien vaatimukset luo ki tella tilintarkastajien ja asiantuntijoiden CV:t luottamukselliseksi tiedoksi. Myös laadun var mis tus, lisäpalvelut ja tarkastuksen toteutustapa on merkitty lii ke sa lai suuden piiriin kuuluvaksi. KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n käytössä ei ole ollut BDO Audiator Oy:n tilintarkastajien ja asiantuntijoiden CV-luetteloa. Väittämä perustuu KPMG Oy Ab:lle toimitettuun BDO Audiator Oy:n tarjoukseen, jossa on tiivistetysti ku vat tu henkilöiden koulutukset ja kokemukset. Vertailussa käytettyjen CV-luet teloi den mukaan BDO Audiator Oy:n tarjoamilla vastuullisilla henkilöillä on vahvempi ko ke mus muihin tarjoajiin nähden. Tarjousvertailusta käy ilmi, että BDO Audiator Oy:n ja KPMG Oy Ab / KPMG Julkis hal lin non palvelut Oy:n tilintarkastajien työosuudessa ei ollut suurta eroa. BDO Au diator Oy oli yksilöinyt ja kuvannut tarkemmin ajankäyttösuunnitelman ja niihin liit ty vät tehtävät, jotka vaikuttivat BDO Audiator Oy saamaan pistemäärään.
Tarjousvertailusta käy myös ilmi, että tarjouskilpailun voittaneen BDO Audiator Oy:n antama kuvaus tilintarkastuksen raportoinnista ja sen laajuudesta on kerrottu yk si löi dys ti ja kattavammin verrattuna muiden tarjoajien antamiin selvityksiin. Tarjouspyynnön kohdan 4.2 mukaan, tarjottavaan palveluun tulee kuulua ti lin tarkas tuk sen yhteydessä syntyneisiin havaintoihin ja tilinpäätöksen laatimiseen liit tyvä tavanomainen neuvontatyö. Tarjouksessa oli annettava kuvaus neuvontatyön laa juu des ta ja sisällöstä. KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n väittämän mukaan heidän tarjoa maa erityisosaamista ei ole huomioitu tässä kohdassa. Kyseisessä kohdassa on arvioitu tarjoajien tavanomaista neuvontatyötä ja sen laajuutta tar kas tus pal velus sa. Eritysosaaminen on arvioitu tarjousvertailun erillisessä kohdassa. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoajaa kuvaamaan käytettävän ti lin tar kas tus jär jestel mä sekä tilintarkastuspalvelun toteutus- ja toimintamenetelmän (esim. käy tet tävät atk-perusteiset tilintarkastustyövälineet ja dokumentointi, tilintarkastusta ja ti lintar kas tuk sen laadunvarmistusta koskevien standardien noudattaminen). Tarjouspyynnössä edellytettiin myös, että tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laa dunvar mis tusjär jes tel mä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, pro ses si ku vauk sessa tai muussa laatuasiakirjassa. Kuvaus laadunvarmistuksen järjestelmästä tu li liittää tarjoukseen. Tarjousvertailusta käy selkeästi ilmi käytettävät tilintarkastusjärjestelmät, toi min tata vat mm. riskien kartoituksessa ja sisäisessä valvonnassa sekä standardit. Pis teiden painoarvoon vaikutti myös laadunvarmistus, jonka kaikki tarjoajat olivat il moitta neet salaiseksi liitteeksi. Saatujen selvitysten mukaan BDO Audiator Oy:n laadun var mis tus jär jes tel mä todettiin olevan vertailun paras. Myös sisäisen val von nan osalta BDO Audiator Oy:n toimittama selvitys oli vertailun paras. Muilla asiantuntijoilla tarkoitettiin tavanomaisen tilintarkastuksen lisäksi tarjottavaa eri tyis osaa mis ta, joka mahdollisti tietyiltä kohdin yksilöllisemmän tuen ti lin tar kastuk seen. Erityisosaamista hankitaan vain tarvittaessa. Kaikki tarjoajat esittivät luettelon asiantuntijoista ja heidän tarjoamista asian tun ti japal ve luis ta. Tarjouskilpailun voittanut BDO Audiator Oy tarjosi muihin tarjoajiin nähden laa jemman asiantuntijapalvelun, joka oli tarjouksessa paremmin yksilöity. Tar jous pyynnös sä ei ole estetty tarjoajia saamasta samaa pistemäärä. KPMG Oy Ab / KPMG Jul kis hal lin non palvelut Oy:n ja PwC Julkistarkastus Oy:n tarjous asian tun ti ja palve lui den monipuolisuudessa ja erityisosaamisessa ei voitu tehdä eroa, joten molemmat saivat saman pistemäärän. Liitteenä vastine Markkinaoikeudelle. Esitys (kyj):
Yhtymähallitus päättää hylätä KPMG Oy Ab / KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana. Liite n:o 1. Tarkltk 23 28.11.2013 Esitys (pj): Markkinaoikeus on antanut päätöksen 14.11.2013 421/13 Oulunkaaren kun ta yh tymän tilintarkastuspalvelusta. Seuraamuksenaan markkinaoikeus ilmoittaa, kun han kin ta pää tös tä ei ole pantu täytäntöön, voidaan hankintalain 94 :n 1 momentin no jal la kumota ja sen täytäntöönpano kieltää. Hankintayksikön virheellinen menettely voidaan tässä tapauksessa korjata siten, et tä hankintayksikkö vertailee tarjoukset uudelleen ja tekee uuden perustellun han kin ta pää tök sen, jossa otetaan huomioon markkinaoikeuden 421/13 pää tök sessä mainitut seikat. Tarjoukset on vertailtu uudelleen ja huomioitu markkinaoikeuden päätöksessään esil le nostamat seikat. Tarjousvertailun mukaan kokonaispistemäärä jakaantui seuraavasti: BDO Audiator Oy 89,95 pistettä, KPMG Oy Ab 77,00 pistettä ja PwC Jul kis tar kastus Oy 73,89 pistettä. Tarkastuslautakunta esittää yhtymävaltuustolle, että Oulunkaaren kuntayhtymän tilin tar kas tus yh tei sök si kaudelle 2013-2016 valitaan tarjousvertailun perusteella koko nais ta lou del li ses ti edullisimman tarjouksen jättäneen BDO Audiator Oy. Tarjousten vertailu perusteluineen on esityslistan liitteenä. 1. Yhtymävaltuusto valitsee Oulunkaaren tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013-2016 BDO Audiator Oy:n ja 2. päättää optiosta vuosille 2016 ja 2017 puolta vuotta ennen varsinaisen so pimus kau den päättymistä. Merkittiin, että asiantuntijana tämän asian käsittelyn aikana paikalla oli han kin tapääl lik kö Jouni Piri klo 11.15-11.40. Merkittiin, että tilintarkastaja Simo Paakkola poistui kokouksesta tämän asian käsit te lyn ja päätöksenteon ajaksi. YhtValt 33 18.12.2013
Tarjousten vertailu perusteluineen on esityslistan liitteenä. Yhtymävaltuusto 1. valitsi Oulunkaaren tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013-2016 BDO Audiator Oy:n ja 2. päätti optiosta vuosille 2016 ja 2017 puolta vuotta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Liite n:o 1