SATSHP NYKYTILA ANALYYSI YYTERI SEMINAARI

SATSHP NYKYTILA ANALYYSI YYTERI SEMINAARI 12.10.2016 Rashmi Werning, Senior Consultant 0503277963 rashmi.werning@delfoi.com Ville Teivastenaho Simulointi asiantuntija 0408397931 ville.teivastenaho@delfoi.com Delfoi Oy 30/9/16 Luottamuksellinen 1

Agenda Projektin tausta ja tavoitteet Mukana olevat yksiköt ja rajaukset Projektin vaiheet ja toteutunut aikataulu Haastattelut ja havainnointi Mitä tietoja kirjataan vrs. Mitä voitaisiin tilastotieteellisesti hyödyntää? Lähtötiedot ja analyysin tarkkuustaso Katsaus yksiköiden suuruuteen ja tilojen ikään Yhteenveto merkittävimmistä kehityskohteista Mitä seuraavaksi? 30/9/16 Luottamuksellinen 2

Projektin tausta ja tavoitteet Ennen uuden suunnittelua on tärkeätä ymmärtää lähtötilanne ja määrittää kehityskohteet joiden perusteella lähdetään kehittämään uutta tavoitetoimintamallia Tämän projektin tavoite ja tehtävänanto on ollut kartoittaa valittujen yksiköiden nykytilaa haastatteluiden ja havainnointien sekä tietojärjestelmistä kerätyn toteumatiedon perusteella (tilastoanalyysi) Nykytila-analyysi ei ole tila- tai henkilökuntainventaario vaan prosessilähtöinen analyysi paikkojen ja henkilöstön käytöstä hyödyntäen tilastoanalyysin menetelmiä Tavoitteena on myös luoda yhdenmukainen ja saman tarkkuustason kuvaus eri yksiköiden toiminnasta Lähtötieto pyyntö Ensimmäiset lähtötiedot Haastattelut ja havainnointi Tarkennetut lähtötiedot Nykytilaanalyysi Raportointi Keskeisimmät kysymykset ovat olleet: Mitä kehittämistoimenpiteitä tulisi toteuttaa lyhyellä aikavälillä (ennen Satasairaalaa)? Missä yksiköissä on päiväsairaalatyyppistä toimintaa? Onko mahdollista hyödyntää yleisiä vastaanottotiloja? Jokainen osaston ja poliklinikan analyysissa on valittu yksikön toiminnan näkökulmasta haastatteluissa kiinnostavimmaksi todettu näkökanta 30/9/16 Luottamuksellinen 3

Mukana olevat yksiköt ja rajaukset Tehtävänanto kattoi keskussairaalassa valittujen yksiköiden tilojen- ja henkilöstön nykytilakartoituksen Poliklinikat ja yksiköt 14 kpl Sisätautien poliklinikka Neurologian poliklinikka Korva poliklinikka ja kuuloasema Kirurgian poliklinikka Keuhkosairauksien poliklinikka Fysiatrian poliklinikka ja palveluyksikkö Endoskopia Syöpätautien poliklinikka ja sädehoitoyksikkö Hematologian poliklinikka Dialyysi Äitiys- ja naistentautien poliklinikka Ihotautien poliklinikka Lastenneurologian poliklinikka Silmätautien yksikkö Osastot 12 kpl Neurologian osasto Keuhkosairauksien osasto Hematologian osasto Synnytys ja naistentautien osasto Kirurgian osasto 1-3 Päivystysosasto Lastenneurologian osasto Sisätautien osasto 1 ja 2 Teho- ja tehovalvontaosasto Useilla yksiköillä on myös toimintaa myös muissa toimipisteissä kuten Raumalla tai Satalinnassa, jotka jäävät selvityksen ulkopuolelle (Henkilöstö saattaa olla silti yhteiskäyttöistä). Näitä yksiköitä ovat mm.: Korvapoliklinikka ja kuuloasema, Sisätautien poliklinikka, Dialyysi, Fysiatrian palveluyksikkö Tehtävänanto ei myöskään ylety kaikkiin keskussairaalan yksiköihin 30/9/16 Luottamuksellinen 4

Projektin vaiheet ja toteutunut aikataulu DL Effica tiedonkeruu Toukokuu Kesäkuu Kesälomat Elokuu Syyskuu 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Lähtötiedot ja ohjeistus Web-Meeting lähtötietojen keruu Käynnit 2 2 2 Hoitojaksot ja hoitoisuus Neuron omahoitaja potilaat PÄIS lisääminen Tehon PICIS Leikkaukset Silmätautien yksikön leikkaukset Päiväohjelmat Lähetteet 2 Henkilöstötiedot Henkilöstötiedot ja osaston titania tiedot Haastattelut ja toimintaan tutustuminen 17 Kirjausmenetelmien läpikäynti Analyysi silmät Analyysi pkl Analyysi osastot Tuloste esittely Toteutuneesta aikataulusta ilmenee, että lähtötietojen keruu/ohjeistaminen/korjau s ja muokkaus on ollut kaikista työllistävin projektivaihe Projektin aikana on toimitettu myös paljon lähtötietoja ei työstettävässä formaatissa Analyysivaihe voidaan käynnistää vasta kun lähtötiedot ovat olleet hyödynnettävissä tai hyödynnettävässä muodossa Yhteistyö Medbitin kanssa on sujunut erittäin hyvin. Lähtötietojenkeruun pääongelma on ollut, ettei SATSHP:n puolelta ole ollut riittävää ohjeistusta siitä miten ja millä tunnuksilla lähtötiedot pitäisi kerätä. Yksiköiden eriävillä kirjausmenetelmillä on ollut tähän erittäin suuri vaikutus! Efficasta poimitut kentät, eivät välttämättä ole sisältäneet pyydettyä tietoa 30/9/16 Luottamuksellinen 5

Haastattelut ja havainnointi Valtaosa haastatteluista ja tilojen läpikäynnistä suoritettiin 13.6-17.6, joidenkin yksiköiden haastattelut toteutettiin vasta elokuussa ja WEB-Meetingin välityksellä Eri yksiköiden haastatteluita ei voitu suunnitelman mukaisesti yhdistää, joten jokainen haastattelu on pidetty erikseen, yhteensä 20 kappaletta PÄIVÄ klo Yksikkö Henkilöt 6.6.2016 11.30-13.00 Sisätautien poliklinikka Juha Liikala, Anne Sieviläinen 13.6.2016 9.30-11.00 Neurologian ppkl ja osasto Juha-Matti Seppä, Anne Inkinen 11.30-13.00 Korvapoliklinikka ja kuuloasema Kirsi Ylitalo,Titta Koski 13.00-15.00 Kirurgian poliklinikka Pekka Salminen,Tuija Multisilta 14.6.2016 7.30-10.00 Keuhko pkl ja keuhkosairauksien osasto Eija Nieminen, Jaana Virtanen 10.30-12.00 Fysiatrian poliklinikka ja palveluyksikkö Hannu Heikkilä, Terhi Lahti-Myllymäki 13.00-16.00 Endoskopia Veikkko Moilanen, Anne Sieviläinen 15.6.2016 8.00-10-00 Syöpätautien pkl ja sädehoitoyksikkö Maija Murashev, Tapio Ollonqvist,Kati Jakonen, Taru Koskinen 13.00-15.00 Sisätautiosasto 4 + Hematologian pkl Hanna Ollikainen,Eija Koivisto 16.6.2016 8.15-10.00 Dialyysi Kaisa Laine, Tapio Kallio 10.00-11.30 Äitiys- ja naistentautien pkl + synnytys- ja naistentautien osasto Minna Maunola,Tiina Virkanen 12.00-13.30 Ihotautien poliklinikka Anna Hjerppe, Anne Sieviläinen 15.00-16.00 Kirurgian osastot 1 Antti Kaipia,Tarja Kippo (kiro1) 17.6.2016 7.30-9.00 Kirurgian osasto 3 Jyrki Haikonen,Terttu Sammaljärvi (kiro3) 10.00-11.30 Päivystysosasto Janne Kekki, Eija Vaula,Riikka Fridfelt 13.00-14.30 lastenneurologia pkl + osasto Esa Kuusinen,Esa Kuusinen 16.8.2016 10.30-14.00 Silmätaudit Pasi Pehkonen,Meritta Heino 14.00-16.00 Sisätautienosasto 1+2 Juha Liikala, Marika Kivistö, Riitta Ojakoski 17.8.2016 7.30-9.00 Kirurgian osastot 2 Juha Kukkonen,Tarja Kärki (kiro2) 29.8.2016 12.00-13.30 Tehostettu valvonta, teho-osasto Antti Pehkonen,Raija Säviaho 30/9/16 Luottamuksellinen 6

Mitä tietoja kirjataan vrs. Mitä voitaisiin tilastotieteellisesti hyödyntää? Tietoa kerätään hyvin paljon ja monipuolisesti Kirjaukset kuormittavat myös hyvin paljon ammattilaisia ja eri tietojärjestelmät eivät keskustele keskenään mutta vain murto-osa siitä, miten kerättyä tietoa voitaisiin hyödyntää, hyödynnetään (Exreport on vain esimerkki) Nykytila-analyysissa on pyritty tuomaan esiin, miten kerättyä tietoa voidaan hyödyntää Tietovarasto Analyysin potentiaali Nykytila analyysi Exreport 30/9/16 Luottamuksellinen 7

Lähtötiedot ja analyysin tarkkuustaso Poliklinikat Osastot Tavoite Tilojen ja henkilöstön kuormitus Paikkojen käyttö ja osastojaksojen kestot Puutteet Suoritteita kirjataan sekaisin resurssi- ja virkakirjoille Yhtä resurssikirjaa on voinut tehdä useampi henkilö samana päivänä tai yksi henkilö on voinut tehdä sekä virka- että resurssikirjalla suoritteita Suoritteen toteuttanutta henkilöä ei voida eritellä tilastomielessä (kirjataan erilliseen paikkaan) Suoritteen tekopaikkaa ei kirjata Lääkärin hoitajatyöpari työskentelyyn ei päästä suoritteiden perusteella kiinni Toteutuneita kestoja ei kirjata Infuusiohoitojen/päiväsairaalatyyppisen hoidon osin potilaspaikkaa ei kirjata Leikon potilaat kirjataan osastolle Osastolla tehtyjä toimenpiteitä ei tyypillisesti kirjata Potilaspaikkaa ei kirjata Päivystyksen seurantapaikoilla olleita päivystysosaston potilaita ei voida yksilöidä aineistosta Osastojen suhteen hoitohenkilöstön läsnäolo on saatu erillisenä tietopyyntönä ylihoitajilta (HIENOA!) Jatkohoitopaikkaan pääsemisen todellista odotteluaikaa ei voida tarkastella. Potilas kirjataan Yleislääketieteen erikoisalalle vasta 3 odotuspäivän jälkeen (laskutusteknisistä syistä) Teoriassa näin laskettuna osastolla on paljon enemmän ylimääräisiä osastojaksoja, joita ei vain saada data-analyysissa näkyviin Suurimmat puutteet tietojärjestelmissä vaikuttavat tämän analyysin kannalta siihen, ettei henkilöstön kuormitusta (henkilötasolla) tai suoritemäärien vaihtelua eri ammattilaisten välillä pystytä tarkastelemaan kaikkien poliklinikoiden ja yksiköiden osin. Lisäksi ilman suoritteen tekopaikkaa ei aina pystytä yksiselitteisesti selvittämään vastaanottotilojen käyttöasteita. 30/9/16 Luottamuksellinen 8

KEHITYSKOHTEET JA JATKOSUOSITUKSET 30/9/16 Luottamuksellinen 9

Katsaus yksiköiden suuruuteen ja tilojen ikään Kuplien suuruus kuvaa yksikön suoritemäärää Tarkastelussa on mukana hyvin eri suuruisia yksiköitä Osa yksiköistä toimii yli 25 vuotta vanhoissa tiloissa Vaikuttaa toiminnan tehokkuuteen tiloissa Osa suurivolyymisista yksiköt (SISP1, KORKU, KORP) toimivat n. 15-25 vuotta vanhoissa tiloissa *SISP1 suoritemääristä on poistettu KARD vastaanotot sekä HEMP vastaanotot siirretty HEMP **FYSY1 suoritemääriä ei ole tässä esitetty 30/9/16 Luottamuksellinen 10

Suoritemäärät yleisesti ja potilaiden määrä Aineistossa on poliklinikkasuoritteita yhteensä n. 66 600/4kk Tämä vastaa n. 156 700 suoritetta vuodessa Aineistossa on asiakaskäyntejä yhteensä n. 46 500/4kk, eli karkeasti n. 109 400 vuodessa * ** *SISP1 suoritemääristä on poistettu KARD vastaanotot sekä HEMP vastaanotot siirretty HEMP **FYSY1 suoritemääriä ei ole tässä esitetty, FYSY 1, sairaalan sisäisiä palvelusuoritteita on n. 6130/4kk 30/9/16 Luottamuksellinen 11

Suoritemäärien vaihtelu ajansuhteen viikonpäivien vaihtelu Suoritteita on keskimäärin n.640/arkipäivä ja fyysisiä potilaskäyntejä keskimäärin n. 500/arkipäivä Perjantaina toiminnassa näkyy selkeä lasku Viikonloppuna on päivystyskäyntien lisäksi suunnitelmallisia sarjahoitokäyntejä on DIAL ja SYÖP+SÄDP. GYNP+ÄITP sekä KORP toteuttavat myös päivystyskäyntejä. Näitä on keskimäärin 14/arkipäivä (yksikkökohtainen erottelu myöhemmin) 30/9/16 Luottamuksellinen 12

Suoritemäärät Käyntityypit Fyysisten käyntien osuus kaikista on n. 70% ja muiden suoritteiden osuus n. 30%. Fyysiset potilaskäynnit: Ensikäyntien osuus kaikista käynneistä on 20%; uusintakäyntien 40% ja sarjahoitokäyntien osuus 30% Suuria eroja yksikkötasolla 30/9/16 Luottamuksellinen 13

Katsaus yksiköiden suuruuteen ja tilojen ikään Kuplien suuruus kuvaa yksikön osastojaksojen määrää Tarkastelussa on mukana hyvin eri suuruisia yksiköitä PÄIO eniten nettohoitopäiviä, eli paljon lyhyitä osastojaksoja SISO4 on muuttanut 2015 tiloihin, joiden tiloja ei ole kokonaan peruskorjattu, jolloin se erotettiin poliklinikkatoiminnasta KIRO 3 on saanut lisätilaa A- siivestä ja viimeisimmät perusparannukset on tehty 2015/2016 30/9/16 Luottamuksellinen 14

Dataotoksen laajuus Mukana analyysissa ovat osastojaksot, jotka ovat alkaneet tai päättyneet 1/2016-4/2016 Analyysissa ei mukana osastojaksoja, jotka olivat datan poiminnan ajankohtana vielä avoimena ANALYSOITAVASSA DATASSA MUKANA YHTEENSÄ: Potilasta 7042 Hoitojaksoa 9185 Osastojaksoa 9985 Nettohoitopäivää (tammihuhti) 27859 Nettohoitopäivää 29045* *sisältää joulu- ja toukokuulle osuvia hoitopäiviä 30/9/16 Luottamuksellinen 15

Hoito- ja osastojaksojen määrä henkilöä kohti Osastoilla käyneistä henkilöistä 75% on vain yksi hoitojakso tarkastelujakson aikana 25% potilaista löytyy useampi hoitojakso Tässä luvussa ovat mukana mm. päivystysosastolta osastolle siirrettävät potilaat, joille avataan kustannussyistä uusi hoitojakso Yksittäisissä tapauksissa jopa 10-11 hoitojaksoa Tyypillisesti yksi hoitojakso koostuu vain yhdestä osastojaksosta (pl. Tehon taustayksiköt) 30/9/16 Luottamuksellinen 16

Osastojaksojen määrät ja keskimääräiset kestot Eniten osastojaksoja on ollut KIRO3 Osastoilla on paljon lyhyitä osastojaksoja Lyhyet osastojaksot kuormittavat kaikista eniten hoitohenkilökuntaa Potilaat odottavat osastolla leikkausta Tulevat osastolle toimenpiteen takia ja voisivat kotiuta 23h HER; jos siellä olisi tilaa Olisivat päiväsairaala potilaita Pitkiin osastojaksoihin vaikuttavat jatkohoitopaikan siirtoviiveet Osastoilla on siis jonkin verran potilaita, jotka eivät tarvitse osastohoitoa 30/9/16 Luottamuksellinen 17

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Tilat ja toiminta sekä tulevat volyymit Yksiköt toimivat tiloissa, jotka on alun perin suunniteltu muuhun käyttöön eivätkä kaikin osin palvele toimintaa KNK:n tilojen keskellä on epäkäytännöllisesti hamsun tiloja (Hamsun potilaat eivät odota yhteisessä odotustilassa vaan käytävällä kuuloaseman edessä.).kuuloasemalla kojehuoltoon odottavat potilaat häiritsevät käytävällä istuessaan tutkimuksia (äänet kuuluvat läpi). Odotustila ei ole valvottu, riski huonokuntoisille potilaille SYÖP/SÄDP: 10 vuotta vanhat tilat, edellisessä tilasuunnittelussa ei saanut ottaa huomioon tulevaisuuden kasvuennusteita/tilatarpeet ovat muuttuneet. Osa infuusio hoidoista annetaan käytävällä ja sädehoitolaitteiden käyttöaste on korkeaa. NEUP: Potilaiden tiputushoito tapahtuu käytävällä sermillä erotetussa tilassa, jossa 2 kpl lepotuoleja NEUO: Fysioterapeutin tilat osastolla eivät ole riittävät ENDTP: Osa bronkoskopia valvonnoista toteutetaan KEUP/KEUO tiloissa. Yhdessä endoskopian toimenpidehuoneista ei ole vessaa ja toisessa on huono ilmastointi, jolloin näiden käyttöä vältellään HEMP: Tiputushoitoja valvovilla hoitajilla ei ole suoraa näköyhteyttä omasta huoneesta hoitohuoneeseen KIRO 3: kahdessa potilashuoneessa ei ole omaa vessaa SILMÄT: Potilaat joutuvat kulkemaan pitkiä matkoja sokkeloisissa poliklinikkatiloissa yhden käynnin aikana Osastojen kansiliat ja lääkäreiden toimistot ovat meluisia Osalla osastoista osastopaikkoja on vähennetty vaikka potilaspaikkojen kysyntä ei ole muuttunut samassa suhteessa Osastoilla ei ole riittävästi kunnollisia eristyspaikkoja Eristyspotilaita joudutaan sijoittamaan väärälle osastolle Yksiköillä on tiedossa volyymin kasvua, nykyiset tilat eivät riitä tai toimintaa on lisättävä eri vuoroissa Tilojen käyttöä ohjaa myös osissa yksiköitä resurssipula Yksiköiden mukaan volyymikasvua on odotettavissa ainakin seuraavilla poliklinikoilla: SYÖP/SÄD, KEUP ja KORP/KORKU, DIAL ja LASNP (osa jo nyt ostopalveluna) 30/9/16 Luottamuksellinen 18

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Päiväsairaala/hoitohuoneet ja valvontapaikat Valvonta- ja seurantapaikkoja on hajautetusti eri keskussairaalan yksiköissä NEUP (2-3 kpl) Tiputushoidot annetaan käytävällä DIAL1 (15 kpl +1) kolmessa huoneessa ja yhdessä eristyshuoneessa SISP (2 kpl +2 nojatuolia) Hoitohuoneessa, haastattelut myös toimenpidehuoneessa ENDTP (4 kpl) valvontapaikat riittämättömät HEMP (6+1 kpl) SYÖP (12 kpl) KEUP (2 kpl +2 nojatuolia) Paikkaa endoskopiayksikön valvontapaikoille kuuluvia potilaita GYNP (5-6 kpl) KIRP (2 kpl) Seurantapaikat varalla +tiettyjä urologisia toimenpiteiden seurantoja varten Päiväsairaala- tyyppistä toimintaa *SISP1 suoritemääristä on poistettu KARD vastaanotot sekä HEMP vastaanotot siirretty HEMP **FYSY1 suoritemääriä ei ole tässä esitetty 30/9/16 Luottamuksellinen 19

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Päiväsairaala/hoitohuoneet ja valvontapaikat 2/2 Hoitopaikkojen käyttö ei ole tasapainossa Syöpätautien tiputushoitojen toimintamalli on erittäin toimiva, mutta heillä on ajoittain puutetta paikoista Toisaalta gynellä on havaittu, että heillä olisi kapasiteettia hoitaa myös muiden erikoisalojen potilaita Yksikössä annettuihin hoitoihin liittyviä tietoja ei kuitenkaan kirjata tarkkaan (alkuaika, paikka ja kesto) Jatkoa ajatelleen tulisi hoitopaikkojen käyttöä tarkentaa, raportissa esitetyt kuvaajat hoitopaikkojen käytöstä tukeutuvat suunnitelmallisiin hoitojen alkuaikoihin sekä kestoihin Hoitojen segmentointi on myös suositeltavaa, jolloin hoitopaikkoja voisi varata hoitotuoleittain ja mm. niin että lyhytkestoiset hoidot aloitetaan aamulla Hoitojen aloituksien porrastukseen tulisi myös kiinnittää huomiota Esimerkki: Syöpätautien poliklinikan hoitopaikkojen kuormitus 30/9/16 Luottamuksellinen 20

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Henkilöstön kuormitus Todellinen työpanos Poliklinikoilla hoitajien ja sihteerien kuormituksen esittäminen vaatii ajankäyttöseurannan mm. Hoitajan työparityöskentely lääkärin vastaanottojen yhteydessä ei näy suoritemäärissä Hoitajille ja lääkäreille vastaanottotilojen käyttöön (toteumatiedon kartoittaminen (aloitusajat ja kestot) Hoitajien hands on työnosuus mm. tiputushoidoissa Logististen töiden osuus: Osastoilla (ja joillain poliklinikoilla) hoitohenkilökunnalla on paljon logistista ja kirjaamatonta työtä (mm. petaus, ruuanjako, ja tilaukset) Logistiikkatyön osuuden kartoittamista varten tulisi järjestää ajankäyttöseuranta, jonka jälkeen voisi päätellä voisiko tulevaisuudessa nämä työtehtävät tehdä jokin muu ammattiryhmä kuten esim. hoitologistikko 30/9/16 Luottamuksellinen 21

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Yhteiskäyttöiset vastaanottotilat Osalla poliklinikoista potilasvastaanottotapahtuma ei vaadi tiloilta erikoisalakohtaista varustelua, vaan vastaanottotilaksi riittää yleinen vastaanotto-/tutkimushuone Yhteisiä vastaanotto-/tutkimushuoneita on jo osalla erikoisaloista käytössä, kuten esim. sisätautien- ja kirurgian poliklinikalla Muita yksiköitä, jotka voisivat tulevaisuudessa toimia yhteiskäyttöisissä vastaanottotiloissa ovat: Syöpätautien poliklinikka, neurologian poliklinikka, ihotautien poliklinikka, dialyysi, hematologian poliklinikka Lastenneurologian poliklinikan tilat olisivat teoriassa yhteiskäyttöisiä lastenpoliklinikan tilojen kanssa Yhteiskäyttöisiä vastaanottotiloja suunnitellessa tulee muistaa, että Yksiköiden toiminta on usein rakennettu hoitaja-lääkärityöparityöskentelyyn, jolloin tämän säilyvyys on ehdotonta Vastaanottotoiminta, jonka yhteydessä toteutetaan päiväsairaalatyyppistä hoitoa hyötyisi keskinäisestä läheisyydestä (mm. hematologia, syöpätaudit, gyne) Nykyinen poliklinikan toimintamalli, jossa aamupäivällä on potilasvastaanottoja iltapäivällä paperityöitä ei tue Esimerkki: Poliklinikoiden toimintamalli KLO7 lääkäreiden vastaanotot johtuvat dialyysin aamuvuorosta joka kirjataan lääkärille yhteiskäyttöisiä vastaanottotiloja, sillä sekä vastaanottotilojen että back-office tilatarpeessa esiintyy selkeitä huippuja Ennen tarkempaa suunnittelua tulisi mitata (ajankäyttöseuranta) mikä osuus työstä pitää toteuttaa vastaanottotiloissa ja mikä osuus työstä voidaan toteuttaa back-office tiloissa. Tämän lisäksi poliklinikoiden vastaanottotyön tulevaisuuden tavoitetoimintamalli tulisi määritellä 30/9/16 Luottamuksellinen 22

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Osastojen kuormitukset Ajan myötä osastoja on suljettu ja osastopaikkoja vähennetty, mutta potilaspaikkojen kysyntä/tarve ei ole pienentynyt samassa suhteessa Osalla osastoista on nettohoitopäivistä laskettuna korkeat kuormitukset Monilla osastoilla potilaita on usein enemmän kuin osastolla on virallisesti potilaspaikkoja Potilaita joudutaan sijoittamaan ylipaikoille tai jopa käytäville Toisilla osastoilla on todellisuudessa enemmän fyysisiä potilaspaikkoja, kuin virallisia potilaspaikkoja, jolloin nämä paikat toimivat tarvittaessa ylipaikoina Esimerkki: Osastojen kuormitusaste 30/9/16 Luottamuksellinen 23

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Lyhyet osastojaksot ja päivystyksellisten osastojaksojen osuus Osastoilla on paljon lyhyitä osastojaksoja Sisään- ja uloskirjaukset kuormittavat paljon hoitohenkilökuntaa Potilaat voivat mm. odottaa osastolla leikkausta Potilaat voivat tulla osastolle toimenpiteen takia ja voisivat kotiuta 23h HER jos siellä olisi tilaa! Potilaat voisivat olla päiväsairaala potilaita Esimerkki: 20% osastojaksoista kestää < 1 vrk Osastoilla on paljon päivystyksellisiä potilaita Vaikutus heijastuu myös korkeaan käyttöasteeseen, sillä osastopaikat ovat usein mitoitettu niukasti (vaikka vaikutuksen pitäisi olla juuri toisinpäin!) Esimerkki: Päivystyksellisten potilaiden osuus osastoilla 30/9/16 Luottamuksellinen 24

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Onkologian potilaat Keskussairaalassa ei ole onkologista osastoa, vaan onkologiset potilaat jakautuvat eri osastoille. Onkologian potilaita on ainakin seuraavilla osastoilla (onkologisten potilaiden osuus osaston kaikista osastojaksoista) KIRO3 (12%), KIRO1 (13%), SISO4 (30%), KEUO (10%), GYSYO (2%), NEUO (3%), SISO1 (5%), SISO2 (1%) 30/9/16 Luottamuksellinen 25

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Rinnakkaiset kirjanpidot ja tietojärjestelmät Osa poliklinikoista pitää rinnakkaista manuaalikirjanpito olemassa olevien tietojärjestelmien rinnalla Päällekkäiset kirjaukset kuormittavat ylimääräisesti henkilöstä Toteutuneet dialyysihoidot Valvontapaikkojen käyttö tähystyksessä Oirehoitajan puhelut// Oirehoitajan puheluista pidetään rinnakkaista kirjaa, sillä kirjausten tekeminen Efficaan on liian työlästä ja siihen ei ole aikaa Neurologian osaston omahoitopotilaat Päivystyksen tarkkailupaikoilla yöpyneiden päivystysosaston potilaiden määrä TEHO: Teho tilastoi PICIS- tietojärjestelmään toimintansa ja Efficaan tehdään rinnakkaisia,vaikkakin puutteellisia, kirjauksia Effica ja PICIS tietojen yhdistäminen ei onnistunut (kummatkin ovat Tiedon tietojärjestelmiä) VUODEPAIKAN TARVE vko 10 (7.3. - 11.3.2016) MA TI KE TO PE Sedaatio 3 P.o. lääk. Bronko 2 Kapseli 1 1 1 Infuusio 2 1 Entyvio-lääk. Muut 1 3 Yht. 4 3 6 2 0 Esimerkki endoskopian valvontapaikkojen potilaiden manuaalikirjanpidosta 30/9/16 Luottamuksellinen 26

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Toiminnan ohjaus Eri yksiköillä on omat menetelmänsä viikko-ohjelmien ylläpitämiseen Viikko-ohjelmia suunnitellaan excelissä, wordissa tai ylläpidetään Outlookissa! Tyypillisesti resursointi on osastonhoitajan ydinosaamista ja hänellä on paras kokonaiskäsitys yksikön toiminnan organisoitumisesta (tilojen allokointi ja käytettävissä oleva hoitohenkilöstö) Nykyinen toimintatapa ei ole läpinäkyvä ja se on myös nykyisellään haavoittuvainen Toiminnanohjaukseen tulisi hankkia kaikille yhteinen työkalu 5 HELMIKUU MA TI KE TO PE LKÖ LL 1 2 3 4 5 TE AJ AA TE AJ LL TE Järjestelmän tulisi pohjautua oikeaan kysyntään ja sen tulisi mahdollistaa henkilöstön ja tilojen resurssisuunnittelun LL/AA MM preopjh uro MM hsc vko KIRSI MINNA MAIJA PEKKA JOHAN MATTI IISA MARTTI HOITAJ 9 YLITALO ILOMÄK PÖNTIN SALMIN KARJALA MANSIKK APKL I EN EN NPH INEN NPH A TAMMIN EN NA LUUKKA NPH MERIKA NPH RI NEN ma os ja Ksali päiki Ksali h4/ Bsali/ 1AL/h1/ h2/ 2AL/h3/ 29.2 kons AJ LKÖ LKÖ ti pois pois ksali os ja pois päiki 1AL/h1/ h2/ 2AL/h3/ 1.3 kons ke os. + pois pois h1/ last pkl/ 1AL/h3/ K-SALI h2/ päiki 2.3 kons to kons h1/ last pkl pois Ksali os 1AL/h3/ h2/ h2/ 3.3 4.4. 5.4. 6.4. 7.4. pe kons h4/ last pkl h1/ pois os 1AL/h9/ h2/ 2AL/h3/ 8.4. 4.3 AKUT Jokela Kekki Karihuhta Jokela Kekki KONS/triage Karihuhta Peltomäki Peltomäki Päivystys Kekki(Effica/Tieto) Kekki Esimerkkejä nykyisistä suunnittelu työkaluista poissa Karihuhta(00) Jokela Jokela(00) Kekki(00),Karihuhta Jokela,Karihuhta 30/9/16 Luottamuksellinen 27

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Effica ajanvarauskirjojen viidakko Nykytila-analyysissa on jouduttu rajaamaan yksikkökohtaisesti 0.04-2% virhekirjauksia analyysin ulkopuolelle Haastatteluiden aikaan ovat osastonhoitajat todenneet että kirjausmenetelmät ovat hyvin kirjavia ja kirjaukset sisältävät paljon epäjohdonmukaisuuksia Kirjauksia tehdään sekaisin sekä virka- että resurssikirjoille Yhteisien resurssikirjojen suoritteita ei voida tilastoanalyysissa erotella henkilötasolle Yhtä resurssikirjaa on voinut tehdä useampi henkilö Yksi henkilö on voinut myös saman päivän aikana tehdä suoritteita sekä virka- että resurssikirjoille, jolloin yhden henkilön tekemiä suoritteita ei saada yksiselitteisesti raportoitua Muuta: Virhekirjauksien ohella aineisto sisälsi keskussairaalan Effica lyhenteillä myös toimintaa Rauman ajanvarauskirjoille Suoritteiden tekopaikkaa tai toteutunutta kestoa ei kirjata AMMATTIRYHMÄ KÄYTTÄJÄTUNNUS SUORITTAJAN NIMI Ajanvarauskirjojen yhtenäistäminen osastonhoitajan kanssa Kuulontutkijat hyvtii Hyvärinen Tiina Riitta RKOR1 KOSEKA Audionomiopiskelijat KOSEKA koskei Koskenniemi-Saarivirta Eija KOJE1 laitar Laine Taru Susanna KOJE4 vallpa Vallden Päivi KOJE2 Muut terveydenhuollon erityisasiantuntijat kartii Kari-Saarinen Tiina Kuntoutusohjaajat 1/KUULAE virkai Virtanen Kaija Kuntoutusohjaajat 2/KUUKUN Sairaanhoitajat maksin Mäkelä Sini KOSINI pynsis Pynnä Sisko KOJE3 vilsei Viljanen Seija Sairaanhoitajat ym. KORAGR Kuulonmittaus KORAGR KUKORJ Kuulokojekorjaus ja -ajanvarau KUKORJ KUOSTO Kuulon Ostopalveluasiakkaat RKOR1 Rauman kuulonkuntoutus 1 RKOR2 Rauman kuulonkuntoutus 2 Terveydenhoitajat laisus Laine Susanna KOJE4 Puheterapeutit roilii Roiko-Jokela Liisa KORLRJ Sihteerit, tekstinkäsittelijät ym. kivsuv Kiviluoma Suvi Laura Maria koivsm Koivunen Sanna-Maria Erikoislääkärit ja osastonlääkärit esktal Eskelinen Talvikki gromik Grönroos Mikael KORFON salmim Salminen Maija KOREL sarjus Sarin Jussi KOROPE tampek Tamminen Pekka KOREL4 Lääkärit KOPAIV Korvapäivystys KOPAIV KOR1AL Erikoistuva KNK-lääkäri 01 KOR1AL KOR2AL Erikoistuva KNK-lääkäri 02 KOR2AL KOR3AL Erikoistuva KNK-lääkäri 03 KOR3AL KORLAS Korvataudit/Lapset LASP:lla KORLAS KOROL KNK osastonlääkärin pkl Tekijää ja paikkaa ei tiedossa KOROPE KNK opetuspoliklinikka KOROPE KORTMP Toimenpide B-sali KORTMP OSKO08 OSKO/Korva-, nenä- ja kurkkuta KOPAIV Muut lääkärit luujoh Luukkanen Johanna merima Merikari Martti ponmin Pöntinen Minna KOREL3 Ylilääkärit ilojaa Ilomäki Jaana Hannele KORYL korpir Korsoff Pirkko ylikir Ylitalo Kirsi KORYLI Esimerkki (lyhenteistä ei ole tarkoitus saada selvää, koskee kaikkia yksiköitä ei vain esimerkin yksikköä!):kirjauksia tehdään sekaisin sekä virka- että resurssikirjoille. Osa ajanvarauskirjoista ei ole edes keskussairaalan toimintaa, osa työntekijöistä ei ole tunnistettavissa ja yksittäisellä työntekijällä on kirjauksia kahdella lyhenteellä 30/9/16 Luottamuksellinen 28

Kehityskohteet ja jatkosuositukset Effican puutteet Jatkohoitopaikkaan pääsemisen todellista odotteluaikaa ei voida tarkastella. Potilas kirjataan Yleislääketieteen erikoisalalle vasta 3 odotuspäivän jälkeen (laskutusteknisistä syistä) Teoriassa näin laskettuna osastolla on paljon enemmän ylimääräisiä osastojaksoja, joita ei vain saada data-analyysissa näkyviin Osastoilla keskenään erilaisia kirjaustapoja/ -puutteita: Leikoon saapuvat potilaat kirjataan osastolle Osastokohtaisia eroja käytännöissä, jotkut kirjaavat jatkohoitopäätöksen yhteydessä potilaat ulos eivätkä silloin kun potilas on fyysisesti poistunut Osastolla tehtäviä toimenpiteitä ei ole monilla osastoilla kirjattu Aineiston perusteella ei päästä käsiksi tietoon, millä potilaspaikalla potilas on ollut Ei myöskään tietoa onko potilas tarvinnut eristyspaikan (pl. Teho) Päivystyksen seurantapaikoilla olleita päivystysosaston potilaita ei voida yksilöidä aineistosta Päivystyksen seurantapaikoilla yöpyneistä potilaista pidetään rinnakkaista kirjaa Päivystysosastoilla ja osastoilla erilainen hinnoittelu Potilaille avataan osastolle siirryttäessä uusi hoitojakso ja aineistosta ei ole mahdollista tarkastella hoitojakson perusteella mille osastolle on siirretty (käsityötä!) Tähystykset: Efficaan ei tehdä kirjausta onko päivystyksellinen vai elektiivinen tähystys (päivystyksellisistä toimenpiteistä ei lähde myöskään lisämaksua) 30/9/16 Luottamuksellinen 29

Mitä seuraavaksi? Nykytila-analyysi ja sen tuottamat kehityskohteet eivät saisi olla kertaluontoinen projekti Nykytila-analyysissa tuotetut mittarit ja mittareiden seuranta tulisi ottaa osaksi toiminnan jatkuvaa kehittämistä (leanperiaatteiden mukaisesti) Ajankäyttöseurantojen järjestäminen Osastojen hoitohenkilökunnalle logistisen työn kartoittamiseen Sihteerit ja hoitajat poliklinikoilla kirjaamattoman työn selvittämiseen Hoitajille ja lääkäreille vastaanottotilojen käyttöön (toteumatiedon kartoittaminen (aloitusajat ja kestot) Kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistäminen Effica työryhmät käyvät yksikkökohtaiset kirjaamiskäytännöt läpi ja pohtivat miten Efficaa voisi hyödyntää ketterämmin/laajemmin Toiminnanohjauksen suositellaan yhteistä resurssisuunnittelutyökalua Nykytila-analyysin laajentaminen seuraaviin yksiköihin: Sydänyksikön tarkastelu, Leikkaussalit, Päivystysalue Satasairaala-hanketta ajatellen tulevaan tilatarpeeseen vaikuttavat seuraavat asiat: Mitä palveluita tarjotaan missäkin Kuinka suuret tulevaisuuden volyymit ovat (huomioiden toiminnalliset muutokset) Mikä on tavoitteen mukainen toimintamalli ( leanattu prosessi) Tulevaisuuden tavoitetoimintamallien mukaisten prosessienkuvaukset Tulevaisuuden tila- ja resurssitarve ja prosessin toimivuus tulisi varmistaa simuloinnin avulla 30/9/16 Luottamuksellinen 30