Sivistyslautakunta 114 04.08.2016 Kunnanhallitus 143 15.08.2016 Kunnanvaltuusto 53 10.10.2016 Nousiaisten kunnan osallistuminen Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön perustamiseen 1133/12.03.02/2016 SIVLTK 04.08.2016 114 Asian valmistelija: kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja Eila Ylioja Koha-Suomi Oy tuottaa omistajakunnilleen Ko ha-kir jas to jär jes telmään liittyviä ylläpito- ja kehittämispalveluita. Koha on avoimen lähde koo din kirjastojärjestelmä, jota kehitetään Koha-järjestelmää käyttä vien kirjastojen kanssa yhteisesti osana kansainvälistä Ko ha-yhteis työ tä. Yhtiön perustajiksi esitetään Rovaniemen, Mikkelin, Ou lun, Joensuun, Kouvolan ja Turun kaupunkeja. Muiden Vas ki-kir jas to jen tulee päättää osaltaan osakeyhtiöön liittymisestä. Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjas to jär jes tel mä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suo mes sa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä. Axiell Au ro ran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huomattavat. Jär jestel män kehittäminen ei myöskään ole kirjastojen omissa käsissä. Näis tä syistä monet kirjastot ovat etsineet joustavampaa ja edul lisem paa vaihtoehtoa. Joensuun seutukirjasto onkin ottanut en simmäi se nä suomalaisena kirjastona käyttöönsä avoimen lähdekoodin kir jas to jär jes tel män, Kohan, kesällä 2014. Koha on kansainvälinen kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehit tä mi ses tä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kan sain vä lis tä Koha-yhteisöä. Kehitystyössä on mahdollista hyö dyntää kansainvälisen yhteisön tekemää työtä, teettää työ omilla jär jestel mä ke hit tä jil lä tai kilpailuttaa ulkopuolinen taho ohjelmoimaan. Avoi mes sa ohjelmistossa ideat ja niiden toteutukset ovat kaikkien hyö dyn net tä vis sä. Turulle ja muille Vaski-kirjastoille siirtyminen käyttä mään Koha-järjestelmää on ajankohtaista siinä vaiheessa, kun Koha toiminnallisuudeltaan on vähintään kirjaston nykyisen tie to jär jestel män, Axiell Auroran tasolla. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän etuna on, että kirjastot vas taa vat sen kehittämisestä ja ylläpidosta itse. Ylläpidon ja ke hit tämi sen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeek si suuri, jotta laatu ja kehitys pystytään turvaamaan. Axiell Au rora-kir jas to jär jes tel mä on ns. suljettu järjestelmä, jonka koodin jär jestel mä toi mit ta ja omistaa. Jos järjestelmää haluaa kehittää, se ta pahtuu toimittajan ehdoilla ja on kallista. Erityisesti Vaskin verk ko kir jas to
Finnan kehittäminen ja käyttöönotto pitkittyi tarpeettomasti juuri täs tä syystä. Tietojärjestelmän tulisi olla joustava ja mahdollistaa eri lais ten uusien toimintojen liittäminen sen osaksi kohtuullisin kus tan nuk sin. Tämä ei aina toteudu suljetuissa järjestelmissä. Onnistuessaan avoimen lähdekoodin järjestelmä sekä yhteistyössä ta pah tu va kehittäminen ja ylläpito säästävät järjestelmäkustannuksia mer kit tä väs ti. Tällä hetkellä Kohan ovat ottaneet käyttöön Joensuun seu tu kir jas ton lisäksi Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lum me-kirjas tot sekä Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot. Kouvolan kau pun gin kir jas to ja muut Kyyti-kirjastot ottivat Kohan käyttöön huh tikuus sa 2016. Rovaniemen kaupunginkirjasto sekä muut Lapin kir jastot ottavat järjestelmän käyttöön syksyllä 2016. Useat muutkin maakun ta kir jas tot ovat ilmaisseet kiinnostuksensa Kohaa kohtaan. Yl lä pitokustannukset ovat tällä hetkellä 0,26 /asukas, kun esi mer kik si Turun ja muiden Vaski-kirjastojen Axiell Aurora-kustannukset ovat 0,68 /asukas. Kun järjestelmää kehitetään laajana yhteistyönä, vapautuu yk sit täisel tä kirjastolta enemmän voimavaroja kehittää asiakkaille kirjaston mui hin tehtäviin kuuluvia palveluja. Turun kaupunginkirjasto on ollut mukana valtakunnallisessa Mik ke lin kaupunginkirjaston hallinnoimassa Kohti Kohaa -hankkeessa. Hankkeen keskeisenä tehtävänä on valmistella hallintomalli Ko ha-kir jas tojär jes tel mää käyttäville kirjastoille. Hallintomalleista par haim mak si vaihtoehdoksi osoittautui selvitysten perusteella osa ke yh tiö muo to, Koha-Suomi Oy. Koha-Suomi Oy:n toimintaideana on tuottaa Kohaa käyttäville kun nille järjestelmän tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yh teis työs sä kirjastojen kanssa niin, että verkostomaisen työn periaatteet to teu tuvat. Yhtiöön palkataan järjestelmäkehittäjiä, ja osa mukana ole vis ta kirjastoista jyvittää yhtiölle joidenkin työntekijöidensä työ ai kaa. Nämä henkilöt vastaavat yhtiön tuotepäällikön ja toi mi tus joh ta jan tehtävistä. Tällä pyritään sekä osaamisen jakamiseen että kus tan nus ten pitämiseen maltillisina. Koha-Suomi Oy ei jaa voittoa omis ta jil leen, vaan sen tehtävä on tukea kirjastopalvelujen tuot ta mis ta toimivan kirjastojärjestelmän avulla. Itä-Suomen Aluehallintovirasto myönsi kirjastoille 130 000 euron avus tuk sen Koha-pääkäyttäjäkoulutusta sekä hallintomallin suun nitte lua ja valmistelua varten. Suunnittelun aikana vertailtiin erilaisia hal lin to mal le ja, minkä tuloksena on päädytty esittämään osa ke yhtiön, Koha-Suomi Oy:n perustamista. Osakeyhtiöön päädyttiin, kos ka toimintamallina se mahdollistaa kaikille mukana oleville kunnille tavan vaikuttaa kirjastojärjestelmään, sen kehittämiseen sekä kus tannus ra ken tee seen. Erillisen osakeyhtiön perustamiseen päädyttiin sii-
tä syystä, että mukana oleville kunnille ei löytynyt yhteistä toimijaa alu eel lis ten tietohallintoyhtiöiden tai Tieran kautta. Lisäksi kuntien omis ta man osakeyhtiön toimiessa järjestelmän ylläpitäjänä jokainen osak kaa na oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon Koha-Suo mi Oy:ltä ilman kilpailutusta, jolloin osakaskunnat hank ki vat palvelun yhtiöltä suoraan kilpailuttamatta palvelun hankintaa. Tä mä mahdollistaa sen, että käytössä on vain yksi järjestelmäversio ja työpa nos voidaan keskittää yhteen ohjelmaversioon. Resursseja ei hajau te ta, mikä puolestaan tuo toimintaan kustannustehokkuutta. Toimin ta mal li mahdollistaa asukaslukuun perustuvan päätöksenteon ja samassa suhteessa tehtävän kustannusten jakamisen. Liittymisen ja järjestelmän käyttöönoton kustannuksista jokainen kunta vastaa it se. Vuonna 2016 lunastettaessa osakkeesta maksetaan 0,11 /asukas kun nan asukasluvun mukaisesti. Tästä osakepääomaan osoitetaan 0,01 ja loput vapaaseen pääomaan, jota käytetään tuleviin in vestoin tei hin. Osakkeiden hinta määräytyy 31.12.2015 asukasluvun mukaan. Nousiaisten kunnan asukasmäärän (4 859) mukaan hinta on 534,49. Jos osakkeet hankitaan vuoden 2016 jälkeen, on osakkeen hinta 0,15 /asukas. Vuosittainen palvelumaksuarvio on 0,26 /asukas. Kustannukset lasku te taan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan vas ta siinä vaiheessa, kun järjestelmä on otettu käyttöön. Koha-Suomi Oy:n perustajaosakkaita ovat Joensuun kaupunki, Kouvo lan kaupunki, Mikkelin kaupunki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kau pun ki ja Turun kaupunki. Myöhemmin mukaan tuleville kunnille jär jes te tään kohdennettu osakeanti. Realistisena laajentumisena pide tään, että Koha-Suomen vaikutuspiirissä on noin 2 miljoonaa asukas ta viiden vuoden kuluessa. Turun kaupungin IT-palvelujohtaja pitää Koha-toimintakokonaisuutta oikean suuntaisena kehityksenä eivät kä kaupungin muut IT-sitoumukset ole esteenä esitetylle yh teistyöl le. Liite 1 Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus Liite 2 Koha-Suomi Oy:n yhtiöjärjestys Liite 3 Koha-Suomi Oy Osakassopimus Liite 4 Koha-Suomi Oy Palvelusopimus Nousiaisten kunnan hallintosäännön mukaan päätösvalta yhtiön jäseneksi ryhtymisestä ja osakkeiden hankinnasta kuuluu valtuustolle. Sivistyslautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle, että Nou siaisten kunta liittyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön jäseneksi, hyväksyy pe rus ta mis asia kir jat liitteiden 1-4 mukaisesti ja sitoutuu hank kimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 /asukas. Osakkeiden hinta
määräytyy 31.12.2015 asukasluvun (4 859) mukaan. Lisätietoja päätösehdotuksesta antaa: kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja Eila Ylioja, puh. 044 4355 356 ehdotus hy väk syt tiin yksimielisesti. sivistysjohtaja Jyrki Lumiainen, puh. 044 4355 300 KHALL 15.08.2016 143 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Oheismateriaali: Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus, Koha-Suo mi Oy:n yhtiöjärjestys, Koha-Suomi Oy osakassopimus, Koha-Suo mi Oy palvelusopimus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, sivistyslautakunnan ehdotuksen mu kai ses ti, että valtuusto 1) hyväksyy Nousiaisten kunnan liittymisen Koha-Suomi Oy -nimisen yh tiön osakkaaksi, 2) hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden 1-4 mukaisesti ja 3) si tou tuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 /asukas. Osak kei den hinta määräytyy 31.12.2015 asukasluvun (4 859) mukaan. hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen. hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p. 044 4355 500 KVALT 10.10.2016 53 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Oheismateriaali: Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus, Koha-Suo mi Oy:n yhtiöjärjestys, Koha-Suomi Oy osakassopimus, Koha-Suo mi Oy palvelusopimus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, sivistyslautakunnan ehdotuksen mu kai ses ti, että valtuusto 1) hyväksyy Nousiaisten kunnan liittymisen Koha-Suomi Oy -nimisen yh tiön osakkaaksi,
2) hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden 1-4 mukaisesti ja 3) sitoutuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 /asukas. Osak kei den hinta määräytyy 31.12.2015 asukasluvun (4 859) mukaan. hyväksyttiin yksimielisesti keskustelutta. hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p. 044 4355 500