Avustustoiminta TULOKSELLISUUS- JA VAIKUTUS- SELVITYKSEN RAPORTOINTIOHJE 2013 Ohje koskee lomakkeita RAY 3780a ja RAY 3780b 1
2 Taitto: Grafiksi/Pauliina Sjöholm Julkaisija: RAY
Sisältö Mikä on tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys?...4 Mitä tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksessä kysytään?...4 Henkilökohtaista neuvontaa selvityksen täyttämisestä...5 Kysymyskohtaiset ohjeet lomake 3780a...5 Avustuksen saajan tiedot...5 I Arvio tavoitteiden saavuttamisesta ja avustettuun toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista...5 II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot...6 III Työntekijöiden näkökulma...8 IV Vapaaehtoistoimijoiden näkökulma...8 V Osallistuja- / kohderyhmänäkökulma...9 VI Yhteistyökumppaneiden näkökulma...10 Yleiset ohjeet lomakkeen 3780b täyttämiseen...12 Kysymyskohtaiset ohjeet lomake 3780b...12 Sanastoa...14 3
Mikä on tuloksellisuusja vaikutusselvitys? Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys on osa vuosiselvitystä. Selvitys tehdään lomakkeilla 3780a ja 3780b, ja se koskee viimeksi päättynyttä avustusvuotta. Esimerkki: Keväällä 2013 raportoidaan vuoden 2012 toiminnasta. Huomatkaa, että kaikista avustuskohteista ei pyydetä selvitystä joka vuosi. Selvityksen tekeminen kannattaakin aloittaa tarkastamalla mistä kohteesta selvitystä on pyydetty. Jos selvitystä pyydetään useasta avustuskohteesta, täytetään jokaisesta kohteesta erilliset selvityslomakkeet. Esimerkki: Jos selvitystä on pyydetty avustuskohteista Ak 5 ja Ak 8, tulee molemmista täyttää erilliset lomakkeet. Lomakkeiden kysymykset koskevat vain toimintaa, johon on saatu ja käytetty RAY:n avustusta. Mitä tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksessä kysytään? Lomakkeessa 3780a on kuusi osiota: I Arvio tavoitteiden saavuttamisesta ja avustettuun toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot III Työntekijöiden näkökulma IV Vapaaehtoistoimijoiden näkökulma V Osallistujien ja/tai kohderyhmän näkökulma VI Yhteistyökumppaneiden näkökulma Tarkoitus on raportoida vain todennettavaa tietoa. Toiminnan sisältö, tavoitteet ja tulokset kannattaa kuvata mahdollisimman konkreettisesti. Voitte myös täydentää lomakkeella esitettyjä tietoja liittämällä vastaukseen taulukoita, kaavioita, väliraportteja tai arviointeja. Liitteet eivät ole pakollisia, ja niiden lisäksi on aina täytettävä lomakkeen kysymyskentät. Lomakkeessa 3780b kysytään toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavia tietoja. Lomakkeen ensimmäisellä sivulla kysytään yli 30 valmiiksi määriteltyä indikaattoria. Tarkoituksena ei ole vastata kaikkiin kohtiin, vaan täytettävistä indikaattoreista valitaan raportoitavan kohteen osalta oleelliset, kohteen toiminnan määrää ja laajuutta parhaiten kuvaavat kohdat, jotka täytetään. Jos käytössä on muita kuin lomakkeessa ehdotettuja indikaattoreita, on niitä mahdollisuus raportoida lomakkeen 3780b sivulla 2. 4
Henkilökohtaista neuvontaa selvityksen täyttämisestä I Arvio tavoitteiden saavuttamisesta ja avustettuun toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista Tästä ohjeesta löydätte kysymyskohtaiset neuvot selvityksen täyttämiseen. Tutustukaa selvityslomakkeisiin ja raportointiohjeeseen hyvissä ajoin ennen selvityksen jättämisen määräaikaa. Vastaamiseen liittyvissä ongelmatilanteissa auttavat myös RAY:n avustusosaston seurantavastaavat: Anne Merjovaara 040 591 7096 Samuli Koiso-Kanttila 040 673 8460 Satu Niemelä 09 4370 2776 Tuomas Koskela 040 653 2183 Ulla Hartvig 040 017 2011 Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@ray.fi. Tässä osiossa on tarkoitus arvioida avustuskohteen toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Kertokaa lyhyesti viimeksi päättyneen toimintakauden tuloksista ja toiminnasta sekä analysoikaa onnistumiset, epäonnistumiset ja kehitystarpeet. Kysymyskohtaiset ohjeet ovat numeroituina alla: 1. Tiivis kuvaus avustetun toiminnan sisällöstä vuonna 2012. Kuvailkaa mitä avustetussa toiminnassa on tehty, miksi ja kenelle. Kuvailkaa toiminnan tavoittama kohderyhmä, toteutunut toiminta-alue, toteutuneet toimintamuodot ja mahdolliset rajaukset muiden järjestämään toimintaan. Keskittykää tiivistämään toiminnan olennainen toteutunut sisältö. Kysymyskohtaiset ohjeet lomake 3780a Avustuksen saajan tiedot Täydentäkää tähän osioon vähintään järjestön nimi ja raportoitavan avustuskohteen kohdetunnus, käyttötarkoitusteksti sekä vastaajan tiedot. Avustuskohdetta koskevat tiedot löydätte avustuspäätöksestä. Vastaajan tietoihin täytetään lomakkeen täyttäneen henkilön yhteystiedot. Jos lomak keen tiedoissa on kysyttävää tai täsmennettävää, olemme RAY:ltä ensisijaisesti yhteydessä henkilöön, jonka tiedot on ilmoitettu tässä kohdassa. Ole konkreettinen, tiivistä. Meillä riittää luettavaa! 5
2. Arvio tarkastelukauden tavoitteiden toteutumisesta vuonna 2012. Valitse yksi vaihtoehto. Peilatkaa hakemuksessa asetettuja tavoitteita toimintakauden saavutettuihin tuloksiin. Valitkaa vaihtoehdoista toimintaanne parhaiten kuvaava vaihtoehto. 3. Mitkä tekijät vaikuttivat siihen, että asetetut tavoitteet saavutettiin / ylitettiin / jäivät saavuttamatta? Analysoikaa avustushakemuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumista vuonna 2012. Pohtikaa mitkä tekijät ovat vaikuttaneet siihen, että tavoitteet on saavutettu / ylitetty / alitettu. Jos toiminnalla on ollut useita tavoitteita, analysoikaa jokainen tavoite erikseen. Samoin jos toiminta sisältää eri osa-alueita, joilla on erilliset tavoitteet. Kertokaa myös jos tavoitteita on ollut tarpeen määritellä uudestaan tai täsmentää kesken toimintakauden. 4. Tiivis kuvaus avustetulla toiminnalla aikaansaaduista tuloksista ja vaikutuksista vuonna 2012 Tuloksilla ja vaikutuksilla tarkoitetaan niitä asioita ja kehitystä, jota toiminnalla on saatu aikaan, ei tekemistä tai toimenpiteitä. Toimenpidetason tavoitteiden toteutumisesta voitte kertoa kohdassa 2. Kertokaa tuloksista ja vaikutuksista tiiviisti ja mahdollisimman konkreettisella tasolla. Kertokaa myös jos tulosten saavuttaminen on kesken. Voitte verrata edistymistä toiminnan aikatauluun ja osatavoitteisiin. Voitte myös kuvata millaista hyötyä avustetulla toiminnalla on saatu aikaan ja kenelle. 5. Toiminnan kehittämisehdotukset lyhyellä aikavälillä Lyhyellä aikavälillä tarkoitetaan seuraavaa toimintavuotta. Onko toiminnassa havaittu sellaisia kehittämistarpeita joihin on syytä / mahdollista reagoida? Miten kehitystarpeet ja kehitysehdotukset on tarkoitus jalostaa toiminnaksi tulevalla kaudella? Ottakaa tässä arvioinnissa huomioon myös eri sidosryhmiltä kerätty palaute ja toteuttamiskelpoiset kehittämisehdotukset. Jos toiminnassa ei ole havaittu kehittämistarpeita, tuokaa sekin esille. 6. Toiminnan kehittämisehdotukset pitkällä aikavälillä Pitkällä aikavälillä tarkoitetaan toimintaa aika-akselilla 2-5 vuotta. Erityisesti jatkuvaluonteisten avustusten (Ay ja Ak) kohdalla on perusteltua tehdä myös tällaista pohdintaa. Toimintaa voi peilata tiedossa oleviin toimintaympäristömuutoksiin, jotka saattavat vaatia toiminnan sopeuttamista tai painopistealueen muuttamista. 7. Kokonaisarvio toiminnasta Tiivistäkää tähän toiminnan havaitut vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja kehittämisehdotukset. II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot 8. Avustuskohteella työskennelleiden henkilöiden lukumäärä vuonna 2012 Tässä kysytään vain raportoitavalla avustuskohteella työskennelleitä henkilöitä. Ilmoittakaa ne henkilöt, joiden työpanosta on kohdistunut kyseisen avustuskohteen tehtäviin. Henkilötyövuosi tarkoittaa kokopäiväisen henkilön vuodessa tekemää työmäärää. Jos kohteella työskentelee kaksi osa-aikaista työntekijää 50 % työajalla, tarkoittaa tämä, että kohteella on palkattuja henkilöitä yhden henkilötyövuoden verran. Vapaaehtoistoimijoiden ilmoittaminen: lomakkeella on mahdollista ilmoittaa aktiiviset vapaaehtoistoimijat erillään vapaaehtoistoimijoiden kokonaismäärästä. Lähtökohtaisesti aktiivisilla vapaaehtoistoimijoilla tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat työskennelleet avustuskohteen tehtävissä päättyneellä toimintakaudella. Toiminnan luonteesta johtuen aktiivisuus voidaan määritellä myös muulla tavalla. 6
Yhdistyslain mukaan hallitus on vastuussa yhdistyksen toiminnasta. Päätöksenteko ja hallinnollisten asioiden hoitaminen on siten yhteisön hallituksen lakisääteinen velvollisuus, eikä se näin ollen ole yksittäiseen RAY:n avustuskohteeseen kohdistuvaa vapaaehtoistyötä. Jos hallituksen jäsen kuitenkin työskentelee vapaaehtoisena avustuskohteen varsinaisissa työtehtävissä, voidaan hänet laskea kohteen vapaaehtoistoimijaksi. Lisätietoja -kohdassa voit tarkentaa mm. miten olet laskenut vapaaehtoisten määrän sekä millaisissa tehtävissä ja kuinka paljon vapaaehtoistoimijat työskentelevät. 9. Avustuskohteella työskennelleiden palkattujen työntekijöiden nimikkeet ja tehtävänkuvat vuonna 2012 Kysymys koskee vain tämän avustuskohteen palkkaa saavia työntekijöitä. Kertokaa myös lyhyesti henkilöiden keskeiset työtehtävät. 10. Mitkä olivat avustetun toiminnan keskeisimmät kohderyhmät vuonna 2012? Valitse yksi tai useampi avustetun toiminnan kohdentumista kuvaava vaihtoehto. Kohderyhmällä tarkoitetaan sitä ryhmää, jonka hyväksi toimintaa tehdään. Jos kohderyhmä ei ole valikossa, voitte lisätä sen alimmalle riville. Huomatkaa, että kohdassa kysytään vain kyseessä olevan avustuskohteen kohderyhmää. 11. Toiminnan laajuus tarkastelujaksolla Toiminnan laajuutta kuvaavia lukuja kysytään lisää lomakkeella 3780b. Järjestön jäsenmäärä ilmoitetaan vuoden lopun jäsenrekisteritietojen mukaan. Kertokaa lisätietoja -kohdassa onko kyseessä jäsenmaksun suorittaneet jäsenet vai jäsenrekisteriin kirjattujen jäsenten kokonaismäärä. Lisätietoja kohdassa voi myös tarkentaa keitä on laskettu toimintaan osallistuviksi. Jos avustuskohteen toiminnassa on useita merkittäviä osatoimintoja, kertokaa lisätietoja -kohdassa mitkä osallistujaluvut kuuluvat mihinkin osatoimintoon. Esimerkki. Avustuskohteella on toteutettu 4 kurssia ja 2 yleisötilaisuutta. Osallistujia on kaikkiaan ollut 300, joista 45 osallistui kursseille ja loput yleisötilaisuuksiin. Kurssiosallistujat olivat ympäristökuntien omaishoitajia. Yleisötilaisuudet järjestettiin Seinäjoella ja Tampereella, kävijät olivat pääasiassa paikallisia asukkaita. 12. Avustettuun toimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä ikäluokittain Toimintaan osallistuneista kysytään sekä ikä että sukupuolitieto. Raportoikaa yksi osallistuja vain yhden kerran. Tarkoituksena ei ole kertoa käyntikertojen lukumäärää vaan henkilöiden määrä. Tähän kohtaan vastaaminen edellyttää, että tiedot on pystytty keräämään jollakin luotettavalla tavalla. Jos ikäryhmätietoa ei ole saatavilla, voitte vastata ainoastaan naisia yhteensä tai miehiä yhteensä -riveille. Lisätietoja osiossa voitte antaa tarkennuksia. Kertokaa tässä esimerkiksi jos osallistujien sukupuoli- ja / tai ikäjakauma on mahdollista ilmoittaa vain osasta toimintaa, tai jos kyseisiä tietoja ei ole kerätty lainkaan. 13. Avustettuun toimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä työelämästatuksen mukaan, kpl Yksi henkilö = yksi osallistuja. Tarkoituksena ei ole raportoida käyntikertojen määrää vaan henkilöiden määrä. Huomatkaa, että taulukossa on myös vaihtoehtona rivi: työelämästatus ei tiedossa. Lisätietoja -kentässä voitte esittää tarkennuksia, kuten mistä osasta toimintaa osallistujien työelämästatustiedot on kerätty, tai miksi tietoja ei ole kerätty lainkaan. 7
III Työntekijöiden näkökulma Tässä osiossa on tarkoitus raportoida avustuskohteen työntekijöiltä kerättyjä näkemyksiä toiminnan toteuttamisesta. Vastausten 15-17 tulee perustua avustuskohteen työntekijöiden näkemyksiin. Työntekijätietoa kertyy esimerkiksi viikko/kuukausipalavereissa. 14. Tiivis kuvaus miten avustuskohteen työntekijöiltä on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen. Kuvatkaa myös miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Työntekijöillä tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat työskennelleet avustuskohteella tarkastelukaudella ja saaneet työstä rahallisen korvauksen. Kertokaa millä tavalla työntekijöiden näkemyksiä on kartoitettu. Jos avustetulla kohteella ei ole palkattua henkilöstöä, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen. Jos työntekijöiden näkemyksiä ei ole kerätty eikä käsitelty, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen ja jättäkää vastaamatta kysymyksiin 15-17. Perustelkaa myös, miksi työntekijöiden näkemyksiä ei ole kartoitettu. Kertokaa myös miten työntekijäpalautetta on käsitelty, ja miten palaute on vaikuttanut organisaation päätöksentekoon. 15. Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan sisällöstä ja toteutustavasta. Raportoikaa tässä toiminnan vahvuudet ja onnistumiset sekä mahdolliset epäonnistumiset ja heikkoudet. Mikä arjen työssä toimi hyvin, mikä huonommin? Huomatkaa, että tässä kysytään kohteen työntekijöiden näkemyksiä! Osallistujien mielipiteet kartoitetaan myöhemmin kysymyksissä 22-25. 16. Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan keskeisimmistä tuloksista ja vaikutuksista. Millaisia tuloksia ja vaikutuksia avustetulla toiminnalla on saatu aikaan? Miten kohderyhmä on hyötynyt toiminnasta? Onko toimintakaudella syntynyt konkreettisia tuotoksia tai tuloksia? Voidaanko toiminnalla nähdä olevan pidemmän aikavälin vaikutuksia? Huomatkaa edelleen, että kysymys koskee työntekijöiden näkemyksiä. 17. Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan kehittämistarpeista. Ehdotukset voivat koskea esimerkiksi toiminnan organisointia, sisältöä ja järjestämistapaa, kohderyhmän määrittelyä, priorisointia, yhteistyömahdollisuuksia tai resursointia. Nostakaa toteuttamiskelpoiset ajatukset esille myös analyysiosiossa I, kohdissa 5 tai 6. IV Vapaaehtoistoimijoiden näkökulma Tässä osiossa on tarkoitus raportoida avustuskohteen vapaaehtoistoimijoilta kerättyjä näkemyksiä toiminnasta. Vastausten kysymyksiin 20-21 tulee perustua avustuskohteen vapaaehtoisten toimijoiden näkemyksiin. Vapaaehtoistoimija on määritelty kysymyksen 8 ohjetekstissä. 8
18. Tiivis kuvaus, miten avustuskohteen vapaaehtoistoimijoilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen. Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Kuvatkaa millä tavalla ja kuinka laajalla otoksella vapaaehtoistoimijoiden näkemyksiä on kartoitettu. Miten vapaaehtoisilta kerättyä tietoa on prosessoitu, ja onko se vaikuttanut organisaation päätöksentekoon? Jos avustuskohteen toiminnassa ei ole mukana vapaaehtoisia, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen ja jättäkää vastaamatta kysymyksiin 19-20. Jos vapaaehtoisia on ollut toiminnassa mutta heiltä ei ole kerätty palautetta, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen ja jättäkää vastaamatta kysymyksiin 20-21. 21. Avustetun toiminnan keskeisimmät tulokset ja vaikutukset. Vapaaehtoistoimijoiden näkemys siitä, millaisia tuloksia ja vaikutuksia avustetulla toiminnalla on saatu aikaan? Miten kohderyhmä on hyötynyt toiminnasta? Onko toimintakaudella syntynyt konkreettisia tuotoksia tai tuloksia? Voidaanko toiminnalla nähdä olevan pidemmän aikavälin vaikutuksia? V Osallistuja- / kohderyhmänäkökulma Tässä osiossa on tarkoitus raportoida avustuskohteen osallistujilta kerättyjä näkemyksiä toiminnan toteuttamisesta. Vastausten kysymyksiin 23-25 tulee perustua avustuskohteen osallistujilta / kohderyhmien edustajilta kerättyyn tietoon. 19. Millaista tukea ja koulutusta vapaaehtoistoimijat ovat saaneet tehtäviensä hoitamiseen? Vapaaehtoistoimijat tarvitsevat usein tukea ja koulutusta tehtäviensä hoitamiseen. Kuvatkaa vapaaehtoistoimijoille tarjotun tuen sisältö, laatu ja laajuus. Kokivatko vapaaehtoistoimijat saaneensa riittävästi tukea ja tietoa tehtäviensä hoitamiseksi? 20. Avustetun toiminnan sisältö, toteutustavat ja kehittämistarpeet. Vastauksessa on tarkoitus raportoida vapaaehtoistoimijoilta kerättyä tietoa toiminnan käytännön toteuttamisesta. Tuntevatko vapaaehtoiset toiminnan tavoitteet? Tehdäänkö oikeita asioita? Tavoitetaanko oikea kohderyhmä? Onko työn määrä ja ajoittuminen sopiva? Ovatko työtehtävät sisällöllisesti mielekkäitä? Onko resursoinnissa tai tukitoimissa kehitettävää? Toteuttamiskelpoiset kehittämisehdotukset voitte nostaa esiin kyselyn analyysiosiossa I, kohdissa 5 tai 6. Kerro myös mitä on kysytty! 22. Tiivis kuvaus, miten avustettuun toimintaan osallistuneilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja 9
vaikutuksiin liittyen. Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Kuvatkaa, keitä osallistujat ovat ja millä tavalla heiltä on tietoja kerätty. Kertokaa myös, jos tietoja on kerätty vain osalta osallistujia. Kuvatkaa otoksen koko, ja mihin toimintoihin osallistuneisiin tiedon kerääminen kohdistuu. Jos toiminnassa ei ole varsinaisia osallistujia, tai heiltä ei ole kerätty palautetta, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen. VI Yhteistyökumppaneiden näkökulma Tässä osiossa on tarkoitus raportoida avustuskohteen yhteistyökumppaneilta kerättyjä näkemyksiä toiminnan toteuttamisesta. Vastausten kysymyksiin 28-29 tulee perustua avustuskohteen yhteistyökumppaneilta kerättyyn tietoon. 23. Osallistujapalaute toiminnan sisällöstä ja toteuttamistavasta. Osallistujien näkemykset ja kokemukset siitä, onko toiminnan sisältö ollut mielekästä ja hyödyllistä ja onko toimintaan ollut helppo osallistua? Onko osallistujien tarpeet ja valmiudet huomioitu toiminnassa? Vastasiko toiminta osallistujien odotuksia? 24. Osallistujapalaute toiminnan hyödyistä ja vaikutuksista. Osallistujien kokemuksia ja havaintoja siitä, millaista hyötyä he kokevat saavansa toiminnasta. Jos toiminnasta on tehty pidemmän aikavälin seurantaa, voitte kertoa myös siitä saatuja havaintoja. Esittäkää raportoitavan avustusvuoden tiedot kuitenkin selkeästi erillään pitkän aikavälin seurantatiedosta. 25. Osallistujien odotukset / ideat toiminnan kehittämiseksi. Millaisia toiveita ja ehdotuksia osallistujilla on toiminnan kehittämiseksi? Onko osallistujien ideoita toteutettu kuluneella toimintakaudella? Jos toimintaa on tarkoitus kehittää osallistujien ehdotusten pohjalta, kertokaa siitä kyselyn analyysiosiossa I, kohdissa 5 ja 6. Aito kumppanuus hyödyttää molempia osapuolia. 26. Keskeiset kumppanit ja niiden rooli avustetun toiminnan toteuttamisessa? Keitä kumppanit ovat olleet? Mitä kumppanit ovat tarjonneet toiminnalle ja miten ne ovat itse hyötyneet toiminnasta? Kumppanuus voi olla esimerkiksi tilojen tarjoamista, näkyvyyden lisäämistä, tiedon tai asiakkaiden välittämistä. Huomaa, että tässä kysytään yhden avustuskohteen kumppaneita, ei koko järjestön yhteistyösuhteita ja verkostoja. 10
Esimerkki: Ympäristökuntien seurakunnat ovat antaneet tiloja vertaisryhmätoiminnan (Ak1) käyttöön. 27. Tiivis kuvaus, miten yhteistyökumppaneilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen. Kuvatkaa myös miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Mikäli avustuskohteella ei ole yhteistyökumppaneita, kertokaa se vastauksena tähän kysymykseen ja jättäkää vastaamatta kysymyksiin 28 ja 29. 28. Avustetun toiminnan keskeisimmät tulokset ja vaikutukset. Tuntevatko yhteistyökumppanit toiminnan tavoitteet ja tulokset? Miten yhteistyökumppanit arvioivat toiminnan tuloksia? Onko toiminnalla ollut yhteistyökumppanien mielestä näkyviä vaikutuksia? Millaisia? Raportoikaa tässä vain kumppaneilta kerättyä tietoa. Omat näkemyksenne voitte esittää kyselyn alussa analyysiosiossa I, kohdassa 5 tai 6. 29. Yhteistyön kehittämistarpeet Millaisia mahdollisuuksia kumppanit näkevät toiminnan kehittämiselle? Kertokaa, onko kumppaneiden esille nostamilla kehittämisehdotuksilla ollut vaikutusta toimintaan ja ovatko ne vaikuttaneet organisaationne päätöksen tekoon. Jos kehittämisehdotuksia on tarkoitus viedä käytäntöön, nostakaa ne esiin myös kyselyn analyysiosiossa I, kohdissa 5 ja 6. 11
Yleiset ohjeet lomakkeen 3780b täyttämiseen Tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksen toisella lomakkeella kysytään toiminnan laajuutta ja määrää kuvaavia lukuja. Lomake on kohdekohtainen, joten yhdellä lomakkeella on tarkoitus raportoida vain yhden avustuskohteen lukuja. Tarkoituksena ei ole vastata kaikkiin lomakkeessa kysyttyihin kohtiin. Kysyttävät luvut on ryhmitelty lomakkeella kahdeksaan eri toimintakokonaisuuteen. Lähtökohtaisesti yhden avustuskohteen osalta tulee vastata ainakin yhteen kysymysosioon, joka sisältää noin 4 kysymystä. Käytä lisätietoja-saraketta selventämään lukujen taustatietoa. Esimerkki: Järjestöllä on Akl-avustus tukihenkilötoimintaan ja neuvontapuhelimen ylläpitämiseen. Järjestö ilmoittaa osiossa Yhteydenotot ja asiakaskontaktit kysytyt luvut (4 kysymystä). Esimerkki: Järjestöllä on Ak3 avustus, jolla ylläpidetään matalan kynnyksen kohtaamispaikkaa ja järjestetään säännöllistä vertaisryhmätoimintaa. Järjestö ilmoittaa osiossa Matalan kynnyksen toiminta kysytyt luvut (5 lukua), sekä vertaisryhmätoiminnan osalta Kurssi- ja ryhmätoiminta -osiossa kysytyt luvut (4 lukua). Lomakkeessa on eri sarakkeet kerättyjä ja arvioituja tietoja varten. Lisätietoja-sarakkeessa voitte tarkentaa antamianne tietoja. Lisätietoja-saraketta on hyvä käyttää myös siinä tapauksessa, että luvut on pystytty keräämään esimerkiksi vain osasta toimintaa. Samoin jos ilmoitatte arvioituja lukuja, on lisätiedoissa hyvä kertoa, mihin arvio perustuu. Sivulla 2 on mahdollisuus raportoida järjestön omia toiminnan laajuutta kuvaavia indikaattoreita. Kysymyskohtaiset ohjeet lomake 3780b Toimintaan osallistuneet järjestöt: Vastatkaa tähän, jos avustettu toiminta kohdistuu ensisijaisesti järjestötoimijoihin. Esimerkiksi järjestötalojen ylläpitoon tarkoitetuista avustuksista raportoidaan nämä luvut. Ilmoittakaa erikseen oman organisaationne jäsenjärjestöt ja muut toimintaan osallistuneet järjestöt. Yhteydenotot ja asiakaskontaktit: Tämä osio koskee erityisesti yksilöllistä tukea tarjoavia avustuskohteita. Vastatkaa tähän, jos henkilökohtainen kontakti toiminnan osallistujiin on merkittävä osa avustuskohteen toiminnan tavoitteiden toteuttamista. 12
Yksilöllistä tukea ovat esimerkiksi tukihenkilötoiminta, ystävätoiminta ja neuvontapuhelimet. Ryhmämuotoisen tuen luvut on kysytty erillisessä osiossa. Tiedotus- ja viestintätoiminta: Tämä osio koskee erityisesti avustuksia, jotka on myönnetty tiedotukseen ja viestintään. Kerätkää ja raportoikaa luvut, kun avustetun toiminnan tavoitteet ja painopistealueet ovat viestintätoimenpiteiden toteuttamisessa tai tiedottamisessa. Kurssi- ja ryhmätoiminta: Tässä osiossa ilmoitetaan RAY:n avustuksella toteutettuja sopeutumisvalmennuskurssien lukumäärä ja sopeutumisvalmennuskursseille osallistuneiden henkilöiden lukumäärä. Kurssitoiminnan luvut on ilmoitettava aina silloin, kun RAY on myöntänyt avustusta kurssitoiminnan järjestämiseen. Mikäli kurssit ovat vain pieni osa jonkin muun avustuskohteen toimintaa, on lukujen ilmoittaminen avustuksen saajan omassa harkinnassa. Jokainen henkilö on tarkoitus laskea yhden kerran. Huomatkaa, että tässä ei ilmoiteta Kelan kurssien määrää eikä osallistujia. Erikseen ilmoitetaan muut kurssit ja muille kursseille osallistuneet henkilöt. Matalan kynnyksen toiminta: Tässä osiossa ilmoitetaan avustuksella ylläpidettyjen matalan kynnyksen osallistumisja kohtaamispaikkojen toimintaan liittyvät luvut. Epäselvissä tapauksissa neuvoa voi kysyä RAY:n seurantavastaavilta. Koulutustilaisuudet ja tapahtumat: Antakaa näitä tietoja, jos avustuskohteen toiminnan tavoitteet painottuvat koulutuksellisten tilaisuuksien tai tapahtumien järjestämiseen. Loma- ja leiritoiminta: Loma- ja leiritoiminnasta on aina raportoitava lomakkeella kysytyt luvut. Loma- ja leiritoimintaa avustuksella järjestäviltä organisaatioilta edellytetään näiden lukujen keräämistä ja raportointia. Asumisen tuki ja edistäminen: Nämä luvut on esitettävä avustuskohteilta, joissa avustaminen kohdistuu kokonaan tai merkittävässä määrin asumisen tukitoimiin. Asumisen tukeen avustusta saavilta organisaatioilta edellytetään näiden lukujen keräämistä ja raportointia. Raportoi toiminnan kannalta olennaiset luvut. Epäselvissä tapauksissa neuvoa voi kysyä RAY:n seurantavastaavilta. 13
SANASTOA Arvioinnilla tarkoitetaan tiedon tuottamista toiminnasta, siihen liittyvistä kehittämistarpeista sekä toiminnalla aikaansaaduista tuloksista ja vaikutuksista. Usein arvioidaan toiminnan onnistumista sekä aikaansaatuja tuloksia ja vaikutuksia suhteessa toiminnalle asetettuihin tavoitteisiin. Avustuskohde tarkoittaa yhtä RAY:n avustusta. Avustuskohteet on nimetty kirjaintunnuksilla, jotka kertovat avustuslajin, ja numerotunnuksilla, jotka erottavat kohteet toisistaan. Esimerkki: Projektiavustus C1. Avustuslajeista on lisätietoa RAY:n hakuoppaassa, joka löytyy RAY:n nettisivuilta aineistopankista. Itsearvioinnilla tarkoitetaan järjestön itse, omana toimintana, toteuttamaa arviointia. Itsearvioinnin avulla saadaan selville toimijoiden näkemykset mm. toiminnan vahvuuksista, toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista sekä aikaansaaduista tuloksista ja kehityksestä. Juurruttaminen on toimintaa, jossa toiminnan tuloksia pyritään liittämään osaksi jo olemassa olevia järjestö-, kunta- tai palvelurakenteita. Kohderyhmällä tarkoitetaan sitä ryhmää, jonka hyväksi toimintaa tehdään. Avustetun toiminnan kohderyhmä kuvataan yleensä avustushakemuksessa. Resursseilla tarkoitetaan toimintaan varattuja/käytettävää rahamäärää sekä mukana olevien toimijoiden (esim. työntekijät, yhteistyökumppanit) määrää. Tavoitteet kuvaavat sitä tai niitä asioita, joita pyritte edistämään tai saamaan aikaiseksi toiminnalla. Olette esittäneet tavoitteet rahoitushakemuksessa ja mahdollisesti täsmentäneet niitä sen jälkeen. Toimenpiteillä tarkoitetaan sitä käytännön tekemistä sekä niitä keinoja ja tapoja tehdä työtä, joilla tavoitteet pyritään saavuttamaan. Toimijoilla tarkoitetaan niitä henkilöitä, jotka ovat mukana toteuttamassa käytännön toimenpiteitä. Kyse voi olla palkatuista työntekijöistä tai vapaaehtoistoimijoista. Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys on vuosiselvityksen yhteydessä annettava raportti avustuskohteen toiminnan saavutetuista tuloksista ja vaikutuksista. Selvitys koskee päättynyttä avustusvuotta. Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys koskee yhtä avustuskohdetta. Selvitys pyydetään C-avustuskohteilta joka vuosi, Ak-kohteilta joka toinen vuosi ja Ay- ja B-avustuskohteilta harvemmin. Tuloksilla ja vaikutuksilla tarkoitetaan niitä asioita ja kehitystä, joita toiminnalla on saatu aikaiseksi. Oleellista on kyetä erottamaan toimenpiteet tuloksista ja vaikutuksista. Tuloksia ja vaikutuksia tulisi tarkastella erityisesti suhteessa toiminnalle asetettuihin tavoitteisiin. Vuosiselvitys on lakisääteinen selvitys avustuksen käytöstä. Vuosiselvitys annetaan päättyneeltä avustusvuodelta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Lisätietoja saatte vuosiselvitysohjeesta, joka löytyy RAY:n nettisivuilta aineistopankista. 14
Yhteistyökumppaneilla tarkoitetaan niitä tahoja (esim. muut järjestöt, kunnat, oppilaitokset, hankkeet) ja henkilöitä, jotka ovat aktiivisesti mukana toiminnassa, mutta jotka eivät ole varsinaisesti vastuussa toiminnasta. Kumppanuus voi olla esimerkiksi tilojen tarjoamista, näkyvyyden lisäämistä, tiedon tai asiakkaiden välittämistä, jne. 15