PL 117, Myllykallionrinne 1 F 00201 Helsinki (09) 2340 4300 lauttasaari.srk@evl.fi www.helsinginseurakunnat.fi/lauttasaari SEURAKUNTANEUVOSTON PÖYTÄKIRJA 8/2013 Kokousaika: Kokouspaikka: Osallistujat: 24.9.2013 klo 18, kahvit klo 17.30 alkaen Lauttasaaren kirkon seurakuntasali, Myllykallionrinne 1 A Rintamäki Juha, puheenjohtaja Sihvonen Juha-Pekka, varapuheenjohtaja Andersson Maria, jäsen Gripenberg Pia, jäsen Haavisto-Hyvärinen Maija, jäsen Heinonen Aila, jäsen Kotamäki Kati, jäsen Lehtinen Sanna, jäsen Malm Ville, jäsen Merenlahti Petri, jäsen Saario Pirre, varajäsen Sorjonen Annukka, jäsen, saapui klo 18.16 pykälän 112 aikana Varpasuo Pirkko, varajäsen Väisänen Seppo, jäsen Nieminen Merja, sihteeri Este: Poissa: Neuvonen Vuokko, jäsen Reinilä Laura, jäsen Mattila Kari, jäsen Vapaaehtoistyön vastuuryhmän jäsenet Varpu Koivunen ja Heidi Tirkkonen osallistuivat kokoukseen pykälän 106-113 ja 117 käsittelyn ajan. 106. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja pidettiin yhteinen alkuhartaus. 107. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun kutsu on lähetetty viittä päivää aikaisemmin ja kokouksessa on läsnä puheenjohtaja ja vähintään puolet valituista jäsenistä tai heidän varamiehensä. Todettaneen kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Vapaaehtoistyön vastuuryhmän jäsenille Varpu Koivuselle ja Heidi Tirkkoselle myönnettiin läsnäolo- ja puheoikeus pykälän 117 käsittelyn ajaksi.
2 108. Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Seppo Väisänen ja Juha-Pekka Sihvonen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Seppo Väisänen ja Maria Andersson. 109. Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Asiat käsiteltäneen esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Pykälä 117 päätettiin käsitellä pykälän 113 jälkeen. 110. Edellisen kokouksen pöytäkirja 7/2013 tiedoksi / Liite 110A Edellisen kokouksen tarkastettu pöytäkirja 7/2013, 27.8.2013 (liite 110A), merkitään tiedoksi. 111. Ilmoitusasioita 111.1. Talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman käsittelyn aikataulu Helsingin seurakuntayhtymä lähetti 4.9.2013 kirjeen, jonka mukaan seurakuntaneuvostoille jaetaan talousarvioasiakirjat marraskuun alussa. Seurakuntaneuvostojen talousarviolausunnot tulee toimittaa kirjaamoon viimeistään 15.11.2013. Talousarvion käsittelyn aikataulu pyydetään ottamaan huomioon määrättäessä seurakuntaneuvostojen kokousaikoja. Merkitään tiedoksi ja todetaan, että työvaliokunta valmistelee luonnoksen Lauttasaaren seurakunnan lausunnoksi, joka lähetetään seurakuntaneuvoston jäsenille hyväksyttäväksi erillisenä postina. 111.2. Lauttasaaren seurakunnan II kappalaisen haettavaksi julistamisen lykkääminen Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli on istunnossaan 14.8.2013 päättänyt ettei Lauttasaaren seurakunnan II kappalaisen virkaa julisteta haettavaksi ennen 14.8.2014. Merkitään tiedoksi. 111.3. Lisäohje vuoden 2014 talousarviovalmisteluun. Yhteinen kirkkoneuvosto on 22.8.2013 pitämässään kokouksessa päättänyt antaa lisäohjeen vuoden 2014 talousarviovalmisteluun. Oheistuksen mukaan seurakunnan talousarvioesityksen yhteydessä tulee antaa selvitys siitä kuinka mahdollinen alijäämä katetaan suunnittelukaudella. Li-
3 säksi mikäli alijäämää on yli 4% talousarviokehyksestä tulee seurakunnan esittää suunnitelma siitä minkälaisiin sopeuttamistoimin se aikoo tasapainottaa taloutensa suunnittelukaudella. Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirje aiheuta Lauttasaaren seurakunnassa toimenpiteitä. 112. Puheenjohtajan tekemät päätökset / Liite 112 A Puheenjohtajan (kirkkoherra) tekemät päätökset, jotka hän on tehnyt seurakunnan johtavana viranhaltijana toimivaltansa puitteissa, saatetaan tiedoksi seurakuntaneuvostolle mahdollista siirtämistä varten. Merkitään tiedoksi kirkkoherran päätökset 62 72 /2013. 113. Seurakuntaneuvoston messuavustusvuorot seurakunnan päämessussa Seurakuntaneuvoston jäsenet ovat avustamassa Lauttasaaren seurakunnan päämessussa sunnuntaisin klo 11. Messujärjestys uudeksi kirkkovuodeksi on valmistunut ja on mahdollisuus täydentää tulevia avustusvuoroja. Todetaan seuraavat messuvuorot ja päätetään avustusvuoroista. 29.9. Pia Gripenberg, 13.10. Ville Malm, 2.11. Annukka Sorjonen ja 22.12. Pia Gripenberg. 114. Inna Ponkäsen eroilmoitus seurakuntaneuvoston varajäsenyydestä / Liite 114A Nuoret aikuiset seurakunnan asialla ehdokaslistan varajäsen Inna Pönkänen on ilmoittanut muuttavansa pois Lauttasaaresta ja pyytää eroa seurakuntaneuvoston varajäsenyydestä. Myönnetään Inna Pönkäselle ero seurakuntaneuvoston varajäsenyydestä 24.9.2013 alkaen. Esitys hyväksyttiin. 115. Vastuuryhmä jäsenyys/ vapaaehtoistoiminnan ja julistuksen vastuuryhmä / uusien jäsenten nimittäminen Lauttasaaren seurakunnan toimintaorganisaatiossa on neljän eri vastuualueen kehittämiseen nimetty seurakuntalaisista ja työntekijöistä koostuvat vastuuryhmät. Uusi emäntä Riitta Halsas on työssään tekemisissä paljon vapaaehtoisten kanssa, joten hänen nimityksensä vapaaehtoistoiminnan vastuuryhmään on luontevaa. Näin pystymme entisestään parantamaan Kirkkokahvilaa yhtenä vapaaehtoistoiminnan paikkana.
4 Samoin on julistuksen vastuuryhmään tehtävä nimitys uuden pääsuntio Kai Sorokin osalta. Pääsuntion osalta julistuksen vastuuryhmä on ydinosaamisaluetta. Seurakuntalaisjäsenenä esitetään julistuksen vastuuryhmään uudeksi jäseneksi pastori Kristiina Kartanoa. Kristiina Kartano vahvistaa vastuuryhmän teologista osaamista sekä käytännön seurakunnan näkökulmaa toisenlaisesta seurakuntakehyksestä katsottuna. Nimetään julistuksen vastuuryhmään seurakuntalaisjäsenenä pastori Kristiina Kartano. Merkitään tiedoksi pääsuntio Kai Sorokin nimitys julistuksen vastuuryhmään. Emäntä Riitta Halsaksen nimitys vapaaehtoistoiminnan vastuuryhmään. Todetaan, että nuorisotyönohjaaja Varpu Koivunen jatkaa seuraavat 2 vuotta vapaaehtoistoiminnan vastuuryhmässä. Esitys hyväksyttiin. 116. Seurakuntavaalit 2014/Liite 116A Seurakuntavaalit käydään "Usko hyvän tekemiseen" -teemalla. Vaalien yhteydessä seurakunnissa pyritään aktivoimaan passiivisiakin kirkon jäseniä äänestämään ja rohkaisemaan ihmisiä asettumaan ehdolle. Kampanjaviestinnässä kerrotaan mitä kaikkea hyvää kirkko ihmisten kautta tekee, ja mihin kaikkeen äänestämällä tai ehdolle asettumalla pääsee myös vaikuttamaan. Kirkon ovet halutaan avata myös muutokselle ja erilaisille mielipiteille. Ehdokasasettelu päättyy 15.9.2014 ja ennakkoäänestys on 27. 31.10.2014 sekä todennäköinen vaalipäivä 9.11.2014. Merkitään tiedoksi. 117. Vapaaehtoistoiminnan vahvistaminen Lauttasaaren seurakunnan strategia 2015:ssa tavoitellaan vapaaehtoistoiminnan roolin kasvua. Vapaaehtoistoiminnan vahvistaminen mahdollistaa seurakunnan avautumisen uudenlaisille ryhmille, lisää lauttasaarelaisten hyvinvointia ja vahvistaa yhteisöllisyyden tunnetta. Vapaaehtoisuus on ajassa toimiva malli toteuttaa omia arvoja ja toimia mielekkäiden asioiden puolesta. Kirkko 2015 määrittää että kirkon tulee entistä enemmän kiinnittää huomiota jäsenyyteen ja jäsenen tulee kokea seurakunta paikaksi joka on tukena arjessa. Nykyisellään Lauttasaaren seurakunnassa vapaaehtoisia ohjaa eri työalojen työntekijät ja vapaaehtoiset kokoontuvat omissa ryhmissään. Kirkolla on pidetty muutama vapaaehtoisten innostusilta, joiden myötä toimintaan on tullut uusia lähimmäispalvelijoita. Lisäksi kuukausittain tulee toimintaan mukaan uusia innostuneita. Uusia vapaaehtoisia on tullut paljon mm. kansainväliseen työhön, lähimmäispalveluun ja perheille suunnattuihin ryhmiin. Vapaaehtoistoimintaan on tullut lisää kiinnostuneita, mutta haasteena on usein ollut että selkeää tehtävää vapaaehtoiselle ei ole löytynyt. Vapaaehtoisella tulisi olla muutamalla sanalla kirjoitettuna tehtävänsä ja näin ollen hän tietäisi oman roolinsa, sekä hahmottaisi mihin sitoutuu. Myös keikkaluontoisesta vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneet on ollut hankala sijoittaa, sillä selkeää järjestelmää sen koordinointiin ei ole. Vapaaehtoiset toimivat pitkälti omissa ryhmissään ja jää eri työntekijöiden vastuulle huolehtia heidän jaksamisestaan. Ei riitä, että työntekijä antaa va-
5 paaehtoiselle tehtävän, vaan hänen toimintaa tulee ohjata ammatillisesti, pitää yhteyttä ja huolehtia tehtävän mielekkyydestä. Lisäksi vapaaehtoisilta puuttuu yhteinen vertaisryhmätoiminta. Vapaaehtoistyön vastuuryhmä on vielä hakenut muotoaan. Työntekijöiden kesken tulee luopua työntekijäkeskeisestä ajattelutavasta ja antaa seurakuntalaisille mahdollisuus osallistua toiminnan järjestämiseen. Vapaaehtoistyötä toteutetaan kaikissa järjestöissä ja yhteiskunnan eri järjestelmissä, joten vapaaehtoisista ja heidän ajastaan kilpaillaan. Meidän tulee pystyä tarjoamaan sellaisia toimintoja joihin on mielekästä tarttua ja helppo osallistua sekä toimintaa, jolle on selvästi tarve. Tälläiset toimintamallit eivät synny itsestään, niiden ohjaamiseen tulee varata ammattitaitoa ja niitä tulee hallita systemaattisesti, pitkäjänteisesti ja sidosryhmiä osallistaen. Toimintaympäristömme muuttuu niin nopeasti, että ilman etukäteisinvestointeja seurakunnan kansalaistoiminnan vahvistamiseen ei myöskään voida olettaa tuloksia pitkällä aikavälillä. Mielekäs toiminta synnyttää sitoutumista ja sitä kautta lisää jäsenien sosiaalista pääomaa. Viime kuukausien aikana seurakunta on käyttänyt Suurella sydämellä sivustoa vapaaehtoisten rekrytoinnissa. Sivuston ominaisuuksia laajennetaan ja pystymme hyödyntämään sitä myös rekisterinä sekä keikkamallin ohjelmana. Aiemmin seurakunta on pystynyt tarjoamaan lähinnä pitkäaikaisia tehtäviä ja vapaaehtoiset on kutsuttu kasvokkain tai puhelimitse. Jokainen työntekijä on ollut vastuussa omien vapaaehtoistensa kutsumisesta, yhteystietojen ylläpidosta, koulutuksesta ja vapaaehtoisen jaksamisesta. Jotta seurakunnan vapaaehtoistoiminta voisi laajentua, tulisi nämä kaikki yhtenäistää. Toinen johtopäätös on, että vapaaehtoistoimijoille tulee luoda yhtenäinen malli, kuinka uudet vapaaehtoiset toivotetaan tervetulleeksi seurakuntaan, ohjataan koulutukseen ja sen myötä toimintoihin. Vapaaehtoistoiminnalle tulee luoda pelisäännöt ja heidän jaksamistaan tukeva seurantajärjestelmä. Vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi on Lauttasaaren seurakunnan toimintaorganisaatiossa vapaaehtoistoiminnan vastuuryhmä, jonka edustajat ovat mukana seurakuntaneuvoston kokouksessa. Seurakunnan vuoden 2014 TAE on varattu mahdollisuus vapaaehtoistoiminnan vahvistamiseen. Käydään lähetekeskustelu mitä tavoitteita asetetaan ja miten tavoitteet vapaaehtoistoiminnan vahvistamiseksi voitaisiin toteuttaa. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. 118. Lastenohjaajan toimi / Liite 118A Seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan 6/2013 (18.6.2013) julistaa lastenohjaajan toimen (palkkaluokka 402) haettavaksi. Määräaikaan mennessä lastenohjaajan toimeen haki 18 henkilöä. Henkilöstötoimikunta kutsui haastatteluun 4 hakijaa. Haastattelut pidettiin Lauttasaaren kirkolla 6.8.2013. Hakijoista hakemusten ja haastattelujen perusteella syntyneen vaikutelman pohjalta päädyttiin jatkamaan hakuaikaa.
6 Uuteen määräaikaan mennessä lastenohjaajan toimeen haki 7 henkilöä. Henkilöstötoimikunta kutsui haastatteluun 3 hakijaa. Haastattelut pidettiin Lauttasaaren kirkolla 16.9.2013. Hakukierroksessa oli mukana kaikki kesän 2013 aikana lastenohjaajan toimea hakeneet. Heidän hakemusyhteenveto on esittelymuistiossa (Liite 118A). Valitaan Taru Hahto kokoaikaiseen lastenohjaajaan (402) toimeen 1.11.2013 alkaen, 4 kuukauden koeajalla sekä varalle Johanna Pajunen. Esitys hyväksyttiin. 119. Muut mahdolliset asiat 120. Valitusoikeus ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.57 ja antoi kokouksen päätöksistä oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen. Juha Rintamäki puheenjohtaja Merja Nieminen sihteeri Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi / 2013 Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä välisenä aikana Lauttasaaren seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Juha Rintamäki, kirkkoherra