Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan hallitukselle 13.12.2010 Johdanto Ylioppilaskunnan edustajisto on vuonna 2010 päättänyt, että toimitusjohtajan ja talousjohtajan (TJ-TJ) toimet erotetaan toisistaan. Samassa yhteydessä edustajisto päätti, että voitonjakoennusteen muodostukseen tulee saada läpinäkyvyyttä ja HYY Yhtymän hallituksen puheenjohtajan ei tule jatkossa toimia HYYn hallituksen jäsenenä, kuten se on 2000-luvun alussa toiminut. Kaksi viimeksi mainittua päätöstä pannaan toimeen vuoden 2011 alkuun mennessä ja TJ-TJ -toimien erottamisen valmistelun ensivaiheeseen perustettiin alustava työryhmä, johon kuuluivat Olli Nokso-Koivisto (työryhmän puheenjohtaja), Otto Bruun, Katri Korolainen-Virkajärvi, Mikko Kotola ja Hannu-Matias Nurmi. Raportti on kyseisen työryhmän työn pohjalta kirjoitettu. Raportin tarkoituksena on 1) esittää kysymyksiä, joihin tulisi löytää vastaus TJ-TJ-toimien eriyttämisprosessin yhteydessä, 2) pohtia omistajahallinnon kehitystarpeita suhteessa TJ-TJ-toimien eriyttämiseen sekä 3) esittää konkreettisia etenemisaskelia lähitulevaisuuteen. Raportin taustatyönä on haastateltu nykyistä pääsihteeriä Katariina Styrmania, talousjohtaja Heikki Häröä ja ylioppilaskunnan puheenjohtaja Maija Jäppistä sekä pitkäaikaista talousjohtajaa Tapio Kiiskistä. Problematiikka Ylioppilaskuntaa ja Yhtymää koossa pitäviä hallinnollisia rakenteita on viime vuosien aikana karsittu, niitä on pyritty selkiyttämään ja karsimaan päällekkäisyyksiä. Esimerkkeinä tällaisista toimenpiteistä ovat kiinteistöjohtokunnasta luopuminen sekä Unicafen ja Vanhan hallitusten yhdistäminen. Ylioppilaskunnan taloudellinen tilanne on lisännyt painetta omistajahallintoon liittyvien suorien ja epäsuorien kustannusten vähentämiseen. Omistajahallinto eli opiskelijoiden nimittäminen yritysten hallituksiin ja heidän toimimisensa omistamassaan yrityshallinnossa liittyy tiiviisti ajatukseen opiskelijalähtöisestä liiketoiminnasta (palveluiden tuottamiseen opiskelijoille). Opiskelijoiden tehtävä hallinnossa on 1) tuoda ylioppilaskunnan päättäjien näkemyksiä opiskelijoiden omistamaan yritystoimintaan 2) välittää tietoa yrityksen toiminnasta ylioppilaskunnan päättäjille 3) tuoda asiakkaan näkökulmaa hallintoon niissä yrityksissä, joissa tuotetaan palveluita opiskelijoille (Unicafe, Lyyra) Vaikka aikaisempi vahva opiskelijahallinto on saattanut olla tuloksen teon kannalta epätarkoituksenmukaista, on se yleisesti ottaen tähdännyt siihen, että ylioppilaskunnan ja Yhtymän taloutta tarkastellaan kokonaisuutena ja kahden organisaation välillä vallitsee luottamus. Tästä huolimatta ylioppilaskunnan kokonaistaloutta vakauttavia vaikeita taloudellisia päätöksiä, kuten toimintatalouden säästöjä, ei ole joidenkin arvioiden mukaan haluttu tai osattu riittävällä tavalla tehdä. Vaikeita päätöksiä tehtäessä on koettu, että 80 90-lukujen kaltainen talous-toimitusjohtaja olisi tärkeä sisäinen ja yhdistävä toimija. Henkilöstö- ja toimintatapamuutokset sekä viime vuosien toimintakulttuurin kehittyminen ovat kuitenkin johtaneet tilanteisiin, joissa talousjohtajaa ei nähdä toimintatalouden sisäisenä toimijana, vaan monessa asiassa pikemminkin Ylioppilaskunnalle vieraan Yhtymän edustajana. Talousjohtajaa ei näin ole pidetty legitiiminä hahmona esittämään poliittisesti herkkäluontoisia säästöjä. Vaikka talousjohtaja vastaa nykyisin laajasti myös ylioppilaskunnan toimintataloudesta, on hän ajankäytön ja muiden syiden takia siirtänyt merkittävän osan valmisteluvallasta pääsihteerille tai delegoinut sitä alaisilleen. Näin ollen tarkastelua hankaloittaa että vastuu päätöksistä ja niiden valmisteluun käytännössä
käytetty työaika ja tieto kohtaavat hyvin vähän. Tämä johtaa jossain määrin imaginääriseen tilanteeseen, jossa luullaan ja uskotaan talousjohtajan johtavan jonkin asian valmistelua, kun sen tosiasiallinen valmistelu ja eteenpäin vienti tapahtuukin aivan toisten toimesta. Osin taloudellisten päätösten vaikeus voidaan johtaa organisaatiomalliin, jossa ei ole yhtä selkeää tahoa, joka taloudesta viime kädessä vastaa ja joka sitä hoitaa. Sekä pääsihteerin että toimitusjohtajan tätä raporttia varten kuvaamissa työnjakoanalyyseissä ilmeni monia tehtäviä, jotka ovat "käytännön syistä" asettuneet HYY Yhtymän toimitusjohtajalle, kiinteistöjohtajalle tai talousjohtajalle. Harvoin kuitenkin muistetaan, että näillä henkilöillä on organisaatiossa keskittymistä vaativa "rahan luomisen" tehtävä. Lisäksi he ovat ylioppilaskunnalle laskennallisesti erittäin kallista työvoimaa pyörittämään toimintatalouden puolen käytännön asioita. Nykyisessä tilanteessa asetetaan hyvin suuria vaatimuksia TJ-TJ:lle, jonka täytyy paitsi johtaa usean eri toimialan monialakonsernia, niin samaan aikaan toimia hyvin politisoituneella ylioppilaskuntakentällä. Yksi vahva peruste TJ-TJ-roolien eriyttämisprosessille onkin kysymys siitä, voidaanko löytää riittävän pätevä ja monipuolinen ihminen täyttämään näin isot saappaat. Vai onko tällainen malli aikaisemmin ollut mahdollinen vain koska ylioppilaskunta ja talousjohtaja henkilönä ovat päässeet kasvamaan yhdessä? Tällä hetkellä talousjohtajalle aseteltu mantteli koko ylioppilaskunnan ongelmienratkaisijana tuottaa lähinnä haittoja varsinaisen tehtävän hoitamiselle, koska hänen legitimiteettinsä ylioppilaskuntapäättäjien silmissä heikkenee yllä kuvatun ongelmallisen säästökeskustelun roolituksen myötä. Ylioppilaskunnassa vallitsee eräänlainen moraalikato - ylioppilaskunnan talous- ja henkilöstösuunnittelu on pehmeää, koska siitä ei viime kädessä vastaa kukaan, ainakaan niin suoraan kuin pitäisi. Kuvassa harmaa alue kuvaa toimijoita, jotka toimivat sekä Yhtymän että ylioppilaskunnan puolella. Heidän asemansa organisaatiossa on ollut perinteisesti tasapainottaa sekä tulostoiveita että ylioppilaskunnan kulujen nousupaineita. Vuoden 2006 jälkeisen Yhtymän tuloksentekokyvyn heikentymisen ja ylioppilaskunnan kulujen nousun seurauksena ollaan tilanteessa, jossa molemmilla puolilla toimijoilla on suuret paineet oman toiminnan kehittämiseen, jolloin omien huolien takaa ei välttämättä huomata toisen puolen ponnistuksia.
Toimenpiteet Osana organisaation kehitystä edustajisto on päättänyt eriyttää talousjohtajan ja toimitusjohtajan roolit toisistaan nykyisen talousjohtajan kauden päättyessä. Tarkoituksena on selventää roolijakoa ja toimintatalouden toimijoiden vastuita. Työryhmä pohti myös tämän linjauksen käytännön toteutusta. Jatkotoimenpiteet voidaan karkeasti jakaa kahteen osaan: 1) ensisijaiset toimenpiteet, jotka tulisi tehdä joka tapauksessa sekä 2) toissijaiset, jotka vaativat vielä lisäharkintaa ja mahdollisesti sääntömuutoksia. Ensimmäisenä toimenpiteenä tulisi käydä talousjohtajan tehtäväkenttä läpi ja dokumentoida miten ja kuka kunkin tehtävän käytännössä hoitaa. Tämän selvityksen perusteella tulisi tehtäviä mahdollisesti priorisoida uudelleen ja vastuita selkiyttää. Toimenpiteiden tarkoituksena on toisaalta tuottaa Yhtymän toimivalle johdolle edellytykset ja kyky vastata liiketoiminnan nykyhetken haasteisiin niiden vaatimalla tavalla, sekä toisaalta selkiyttää ylioppilaskunnan toimijoiden vastuita, jotta vastuut ovat selkeästi määriteltyjä ja toimijoiden ymmärtämiä. Yksi selkeä tavoite on siirtää talousjohtaja-toimitusjohtajalle kuuluvien tehtävien näkyvää vetovastuuta selkeämmin ylioppilaskunnan sisälle, jossa kyseiset tehtävät käytännössä jo nyt tehdään. Näin sekä vapautetaan Yhtymäjohdon resursseja liiketoiminnan kehittämiseen, että selkiytetään ylioppilaskunnan toimijoille missä todellinen valmistelu ja vaikuttaminen tapahtuu. Työryhmä ehdottaa, että nykymalliselle TJ-TJ:lle kuuluvien tehtävien delegointia selkiytetään ja pitkään käytäntöinä olleita rakenteita mietitään uudelleen tai ne formalisoidaan, ja että niitä tässä yhteydessä tarkastellaan myös priorisoinnin näkökulmasta. Tarkoituksena on poistaa ne hallinnolliset käytännöt, joille ei nähdä selkeää tarvetta. Ensimmäisessä vaiheessa nämä muutokset tulee olla mahdollista tehdä ilman sääntömuutoksia, jotta mallin toimivuutta voidaan testata. Toimintatalous voi arvioida kokeiluvaiheen aikana, mitä uudelleenorganisointia tämä ylioppilaskunnan puolella edellyttää. Joissakin tapauksissa tämä saattaa vaatia joko talousjohtajan tai talouspäällikön valintaa, joka vastaa toiminnastaan suoraan joko ylioppilaskunnan hallitukselle tai sen pääsihteerille. Koska valtaosa ylioppilaskunnan kiinteistömassasta on suoraan ylioppilaskunnan omistuksessa, tulee Yhtymän toimitusjohtajalla olla edelleen formaali toimi myös ylioppilaskunnassa. Lisäksi koska ylioppilaskunnan omistaman kiinteistömassan merkitys kokonaistaloudelle on huomattavasti toimintatalouden merkitystä suurempi, voi HYYn talousjohtaja -nimitys kaikesta huolimatta olla myös tulevaisuudessa perusteltu. Tehtävien priorisoinnin jatkokehitys Mikäli aiemmassa kappaleessa kuvatut toimet tuntuvat oikeansuuntaisilta ja niitä halutaan viedä pidemmälle vielä selkeämpää roolijakoa kohti, voidaan seuraavia toimia harkita. Tehtävien priorisoinnissa tulee käydä nykyiset käytännöt kriittisesti läpi ja todeta, missä määrin ammattijohdon on tarkoituksenmukaista osallistua ylioppilaskunnan rutiinien pyörittämiseen. Ensimmäinen askel on dokumentoida Yhtymän johdon nykyisellään hoitamat tehtävät ja siirtää näitä systemaattisesti ylioppilaskunnan organisaation alle. Tämän jälkeen tulee valmistella sääntömuutos, jonka pyrkimyksenä on formalisoida työnjako ja vastuut ylioppilaskunnan taloudesta tarkoituksenmukaisella tavalla. Jo nykyisin vastuu ylioppilaskunnan toimintatalouden budjetista on ylioppilaskunnan toimintatalouden päättäjillä, eikä tätä vastuuta voi ulkoistaa. Sen sijaan on äärimmäisen tärkeää löytää toimintatapoja, joilla Yhtymä ja ylioppilaskunta viestivät tarpeistaan ja kyvystä täyttää toistensa tarpeet ja pitää yllä kokonaistaloudellista tasapainoa. Tarvitaan toimintamalli, jossa Yhtymän tuloutuksesta käyttörahastoon luodaan realistiset odotukset ylioppilaskunnan puolelle.
Jotta odotukset ja teot eivät ole irrallaan toisistaan, on tärkeää, että ylioppilaskunnan keskeiset päättäjät ovat myös Yhtymän puolella näkemässä, kuulemassa ja päättämässä, jotta he pystyvät toimintatalouden puolella perustelemaan Yhtymästä odotettavissa olevan voitonjaon realistisen määrän. Opiskelijaedustus on tae sille, että ylioppilaskunta ymmärtää ja hyväksyy voitonjaon tason ja määräytymisperustan. Siirryttäessä kohti vahvempaa tehtävien priorisointia tulee kontaktipintaa yhtymäjohdon kanssa kehittää esimerkiksi luomalla uusia toimintatapoja, jotta tahtomatta ei liu uttaisi kohti säätiömallista Yhtymää. Pisimmälle vietynä tämä malli tarkoittaa, että HYY haluaa eriyttää toimintatalouden ja kiinteistötalouden (HYY Yhtymän) henkilöstöhallinnon ja toimintatalouden talousvalmistelun ja mahdollisesti taloushallinnon. Suoria kustannusvaikutuksia tällä tuskin on, mutta saattaa toteutustavasta riippuen joko lisätä kokonaisuuden kustannuksia tai vähentää niitä. Noudattamalla tätä etenemissuuntaa ei automaattisesti oteta kantaa siihen, millainen HYY Yhtymä on ja minkälaista liiketoimintaa se harjoittaa. Linja tarkoittaa ennemminkin selvempää vastuujakoa toimintatalouden ja Yhtymän välillä, sekä selventää Yhtymän tulostavoitetta. Siirryttäessä kohti suurempaa tehtävien priorisointia on ylioppilaskunnan toimintatalouden puolella hyväksyttävä, että Yhtymä ei voi enää subventoida ylioppilaskunnan toimintatalouden kuluja tai auttaa operatiivisessa toiminnassa samassa mittakaavassa kuin aikaisemmin. Tällöin ylioppilaskunnan tarjoamat luontaiset kontaktit sidosryhmiin vaativat Yhtymän puolella enemmän hoitoa ja ylioppilaskunnan rooli palvelunostajana ja asiakkaana vahvistuu. Konkreettisia toimenpide-ehdotuksia: Määritellään eri toimijoiden tehtävät ja priorisoidaan ne uudelleen. Tavoitteena on, että toimintatalous ottaa vastuulleen budjetin valmistelun ja osia hallintotehtävistä Toimintatalous päättää talousjohtajan toimintatalouteen kohdistuvien tehtävien uudelleenjaosta Toimintatalous konsultoi säännöstötoimikuntaa sääntömuutostarpeista Toimintatalous kehittää omaa organisaatiotaan vastaamaan uuden tilanteen asettamiin haasteisiin Käynnistetään uusia yhteydenpitomuotoja, joilla ylioppilaskunnan päättäjät kohtaavat Yhtymän johtoa (nykyistä mielekkäämmillä tavoilla) Vastattavat kysymykset: Kuinka vahvaa mandaattia Yhtymän hallituksen puheenjohtaja käyttää? (esitteleekö esimerkiksi asioita HYYH:lle tai edustajistolle?) Minkälainen rooli Yhtymän hallituksen puheenjohtajalla on suhteessa HYYH:een? Kuinka vahva rooli Yhtymän hallituksella on ylioppilaskunnassa? Minkälaisia rakenteita voidaan luoda, jotta hallituksen vaihtuessa vuosittain toimitusjohtajan luottamusasema säilyy vaillinaisesta tiedosta tai puutteellisesta kokemuksesta riippumatta? Säätiömalli [referenssiksi] Priorisointi voi ääritapauksessa johtaa siihen, että opiskelijoiden vaikutuskanavia karsitaan yhä enemmän ja ylioppilaskuntaomistajan kädenjäljellä nähdään yhä pienenevä rooli. Säätiömallissa Ylioppilaskunta näkee Yhtymän pelkästään tapana hallita omaisuutta ja Yhtymän olemassaolo perustuu täysin taloudellisen hyödyn maksimointiin. Koska äärimmäinen Yhtymän tuloksen priorisointi voi ilman selvää päätöstäkin johtaa ajan saatossa säätiömalliseen Yhtymään, tulee tämä malli pitää aina taustalla mielessä. Tämä malli ei olekaan ryhmän suosittama etenemissuunta, vaan se esitetään tässä jotta tällainen kehitys tunnistettaisiin ja siihen lipsumista tiedostamatta pystyttäisiin välttämään.
Mallissa ylioppilaskunta siirtyy holding-yhtiö -tyyppiseen omistamisen muotoon, jossa aktiivista opiskelijaomistajaohjausta ei enää ole. Tällöin hallintoa vähennetään voimakkaasti ja pyritään karsimaan omistajuuteen liittyvistä ajallisista ja rahallisista rasitteista. Yhtymän liiketoiminta keskittyy kiinteistöjen omistamiseen. Oletettavasti omistuksesta saatavat tulot kasvavat muutaman vuoden kuluessa. Tämä malli on lopullinen ja siitä paluuta entisen kaltaiseen Yhtymään on vaikea kuvitella. Tämän suunnan valitsemisella olisi suuri vaikutus siihen, mitä Yhtymä tekee ja miten se toimii. Voidaan nähdä, että kiinteistöjen omistamisen lisäksi ainoa toinen omaisuusmuoto tässä mallissa on arvopaperit. Tämä luonnollisesti tarkoittaisi radikaalisti kevyempää hallintoa. Säätiömalli ei ole vastakkainen priorisoinnille, vaan sen vastakohta on laaja ja merkittävältä osin opiskelijoihin liittyvää liiketoimintaa harjoittava Yhtymä. Välivaiheet tähän malliin siirryttäessä: Määritellään eri toimijoiden tehtävät ja priorisoidaan ne uudelleen. Tavoitteena on, että toimintatalous ottaa vastuulleen budjetin valmistelun ja osia hallintotehtävistä Toimintatalous ottaa vastuulleen kaikki tuki- ja muut toiminnot Yhtymästä ja järjestää organisaationsa uudelleen muutostarpeiden pohjalta Luovutaan kaikesta muusta paitsi kiinteistö-, sijoitus- ja hostel-liiketoiminnasta Painotetaan asiantuntijajäsenten roolia Yhtymän omistajahallinnossa Karsitaan opiskelijaedustajien määrää omistajahallinnossa Karsitaan omistajahallinnon elinten määrää Asetetaan Yhtymälle selvät tulostavoitteet Erityisesti huomioitavaa on, että jatkamalla viime vuosina hieman aloitettua virtaviivaistamista, säästämistä ja heikentämistä päädymme ennen pitkään säätiömallin kaltaiseen tilanteeseen. Kysymyksiä jatkoa ajatellen Sen lisäksi, että toimintatalouden puolella tulee miettiä omia kehityspolkuja sisäisessä työnjaossa, tulisi samanaikaisesti jatkaa työtä omistajahallinnon kehittämisessä. Kysymyksiä jatkoon: Miten opiskelijapäättäjien keskuudessa kehitetään Yhtymän tuntemusta ja taloudellista osaamista? Miten Yhtymän ja toimintatalouden keskinäisen vuorovaikutuksen tulisi jatkossa toimia, miten rakennetaan luottamusta ja miten hankalista asioista neuvotellaan? Kuka on päävastuussa siitä, että Yhtymässä näkyy omistajan kädenjälki? Miten tämä varmistetaan? Määritellään Yhtymähallituksen puheenjohtajan, Yhtymähallituksen muiden jäsenten, Ylioppilaskunnan hallituksen ja talousjohtajan tehtävät Miten vakavissa epäluottamustilanteissa vältetään asioiden kärjistyminen ja miten tilanteet ratkaistaan? Miten erotetaan toisistaan omistajahallinnon palkitseminen ja luottamuksen kehittämiseen tarkoitettu toiminta? Miten omistaja ottaa vastuun omistajahallinnosta? Miten mahdollinen vellova kritiikki omistajahallinnossa saadaan tuotua keskusteluun, jotta päätöksen tekijät ja johtajisto kuulisivat erimielisyydet ja niiden syyt mahdollisimman lähellä lähdettä?
Nykyisten sääntömääräisten talousjohtajan tehtävien mahdollinen uusjako Johtaa toimintatalouden talousosastoa Huolehtia ylioppilaskunnan taloudellisesta toiminnasta ja voimavaroista *8 *8 Valmistella ylioppilaskunnan kiinteistötalouden omistajastrategia ja valvoa sen toteuttamista *1 Huolehtia ylioppilaskunnan toimintatalouden kehyslaskelman, talousarvion ja lisätalousarvioiden laatimisesta ja seurannasta Johtaa ylioppilaskunnan taloudellisen toiminnan kannalta merkittävien hankkeiden suunnittelua ja valvoa niiden toimeenpanoa *2 Huolehtia rahoitussuunnittelusta ja tarvittavan rahoituksen hankkimisesta Huolehtia ylioppilaskunnan kannalta merkittävien sopimusten ja muiden oikeustoimien valmistelusta Johtaa henkilöstöhallinnon toimeenpanoa Seurata niiden organisaatioiden taloutta, joiden jäsen, säätäjä tai osakas ylioppilaskunta on Huolehtia esittelystä kiinteistöhallituksessa, kiinteistöjohtokunnassa ja ylioppilaskunnan hallituksen talousjohtokunnassa *3 Huolehtia muista ylioppilaskunnan hallituksen määräämistä tehtävistä *4 Rahaliikenne: Maksatuksesta vastaa talousjohtaja Ylioppilaskunnan hallitus ja talousjohtaja voivat päättää menon hyväksymisoikeuden delegoinnista *5 Hallituksen hyväksymän tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus ja talousjohtaja *6 Sisäinen tarkastus: Tarkastus voidaan antaa talousjohtajan, sisäisen tarkastajan tai talousjohtokunnan keskuudestaan määräämien henkilöiden yhdessä talousjohtajan tai sisäisen tarkastajan kanssa tehtäväksi *7 Toimintatalous TJ / TJ-TJ Yha pj/hane pj HYYH *8 *8 *8 *8 TJK YHa 1: Hane-pj yhdessä YHa-pj:n kanssa valmistelee omstran edustajistolle jo nyt 2: Merkittävät hankkeet on riskienhallinnan näkökulmasta mielekästä sijoittaa yritystoiminnan puolelle. Esimerkkeinä Lyyra ja kolmas ylioppilastalo. 3: Taloudellisen valmisteluvallan siirtyessä talousjohtaja-toimitusjohtajalta puhtaasti toimintatalouden puolelle on mielekästä, että toimintataloudesta vastaava henkilö toimii esittelijänä TJK:ssa. TJ vastaa esittelystä Kiinteistöhallituksessa. 4: Kohta ei merkityksellinen - HYYH jakaa valtaansa ja erillistehtäviä näkemyksensä mukaisesti 5: Kohta voidaan poistaa säännöistä, HYYH jakaa valtaansa toistaispäätöksellä 6: HYYH allekirjoittaa kaikki tilinpäätökset. PS allekirjoittaa toimintatalouden tilinpäätöksen. TJ allekirjoittaa Kiinteistötalouden tilinpäätöksen. 7: Sisäinen tarkastus on ulkoistettu tilintarkastusyhteisölle 8: Ylioppilaskunta harjoittaa kiinteistötaloudessaan kiinteistötoimintaa ja sijoitustoimintaa, tekee näihin liittyviä merkittäviä sopimuksia ja kuuluu organisaatioihin (esim. vasta perustettu vastuullisen sijoittamisen yhdistystä) On huomioitavaa, että suuri osa tehtävistä on jo käytännössä jakautunut tämän taulukon mukaan, vaikkakin sääntöjen mukaan kaikki vastuu näistä kuuluu talousjohtajalle. Työryhmän puolesta, Helsingissä 13.12.2010 Olli Nokso-Koivisto työryhmän puheenjohtaja