Hallintosääntö 1(13) KEMIN KAUPUNGIN HALLINTOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 8.10.2012 98 tulee voimaan 1.1.2013. Muutoksia KV 9.12.2013, 164 1, 33, 34, 35 Voimaan 1.1.2014 Muutoksia KV 26.10.2015, 109 3, 20, 31 Voimaan 1.12.2015 1 luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - valtuuston työjärjestys - kaupunginhallituksen johtosääntö - keskusviraston johtosääntö - kulttuurilautakunnan, koulutuslautakunnan ja sivistyspalvelukeskuksen johtosääntö - sosiaali- ja terveyslautakunnan ja jaoston sekä sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen johtosääntö - Länsi-Pohjan musiikkitoimen yhteislautakunnan ja vapaan sivistystyön jaoston johtosääntö - teknisen lautakunnan ja ympäristöjaoston sekä teknisen palvelukeskuksen johtosääntö - tarkastussääntö - normaaliolojen erityistilanteiden ja poikkeusolojen johtosääntö 2 luku KOKOUSMENETTELY 2 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 3 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous voidaan pitää myös sähköisessä toimintaympäristössä. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.
Hallintosääntö 2(13) 4 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja esittelijän päätösehdotuksen, lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu ja esityslista voidaan toimittaa myös sähköisesti, mikäli toimielin on niin päättänyt. Kokouskutsu toimitetaan jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo- tai otto-oikeus, mikäli mahdollista, kolmea päivää ennen kokousta. 5 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 6 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai pöytäkirjanpitäjä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 7 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin kiireellisen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 8 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous.
Hallintosääntö 3(13) 9 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 10 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten ja esittelijöiden lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. 11 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä tarkastuslautakuntaa ja keskusvaalilautakuntaa lukuun ottamatta muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. 12 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 13 Esteellisyyden toteaminen Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään.
Hallintosääntö 4(13) Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 14 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 15 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjaa pitää puheenjohtajan johdolla toimielimen määräämä pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Kokouksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi toimielimen valitsemaa jäsentä. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi; - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko; - asian valmistelija ja päivämäärä; - selostus asiasta; - päätösehdotus; - esteellisyys; - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; - päätöksen toteaminen; sekä - eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; - puheenjohtajan allekirjoitus; - pöytäkirjanpitäjän varmennus; - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä - merkintä nähtävänäpidosta. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu.
Hallintosääntö 5(13) Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 16 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi palvelukeskuksen johtaja sekä toimielimen esittelijä alaisensa viranhaltijan päätöksestä. 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Päätöksen tehneen viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle tai lautakunnalle niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ilmoittaa ei kuitenkaan tarvitse päätöksistä, jotka koskevat: - hankintoja ja urakoita, joiden arvo ei ylitä kaupunginhallituksen tai lautakunnan vahvistamaa rajaa, - henkilövalintoja, joissa yhden vuoden yhtäjaksoinen määräaika yhdellä tai useammalla virkamääräyksellä tai työsopimuksella ei ylity, - virka- tai työehtosopimuksen mukaisia etuuksia, jotka eivät ole harkinnanvaraisia, - harkinnanvaraisia palkattomia virkavapauksia ja työlomia yhtäjaksoisesti enintään vuodeksi, - päätöksiä, joiden ilmoitusvelvollisuudesta kaupunginhallitus on toimielimen tai viranhaltijan vapauttanut. Sen estämättä, mitä 1. momentissa määrätään, voivat ne, joilla on otto-oikeus, ottaa muunkin päätöksen ylemmän viranomaisen käsittelyyn. 3 luku TALOUS 18 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Kaupunginhallitus hyväksyy vuosittain talousarvion laadintaohjeet sekä talousarvion hyväksymisen jälkeen täytäntöönpano-ohjeet. Kaupunginhallitus ja lautakunnat, hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille.
Hallintosääntö 6(13) 19 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät sitovien määrärahojen ja tavoitteiden muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 20 Omaisuuden myynti Pysyvien vastaavien myynnistä päättää kaupunginhallitus valtuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti. Pysyviin vastaaviin kuuluvan irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Toimielin tai sen määräämä viranhaltija päättää hallitsemansa, arvoltaan vähäisen muun irtaimen omaisuuden myynnistä tai romuttamisesta. 21 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 22 Rahoituksen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 23 Maksujen määrääminen Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista
Hallintosääntö 7(13) perusteista päättää kaupunginhallitus lukuun ottamatta lakisääteisiä asiakasmaksuja, joista toimielin päättää tehtäväalueellaan. Saatavien lykkäyksistä, huojennuksista ja poistamisista määrätään kaupunginhallituksen hyväksymissä laskutus- ja perintäohjeissa. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 4 luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 24 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus ellei laissa ole toisin säädetty tai jäljempänä tässä hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. Esimiesasemassa oleva viranhaltija tai työntekijä antaa työnjohto-oikeudelliset määräykset ja ohjeet. 25 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Kaupunginhallitus päättää viran perustamisesta ja siihen kuuluvista virkatehtävistä, viran kelpoisuusehdoista, viran lakkauttamisesta ja virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi sekä virkojen nimikemuutoksista, kaupunginvaltuuston täyttämien virkojen osalta kuitenkin kaupunginvaltuusto. 26 Toimivalta työsopimussuhteisten tehtävien perustamisessa ja lakkauttamisessa Kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija päättää työsopimussuhteisen tehtävän perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä kelpoisuusehdoista ja nimikkeiden muuttamisesta. 27 Virkojen hakumenettely Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on avoimen viran täyttö. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. Virkasuhteeseen voidaan ottaa henkilö vain julkisella hakumenettelyllä. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman julkista hakumenettelyä sellaiseen virkasuhteeseen
Hallintosääntö 8(13) - jossa kyseessä on viran uudelleen täyttäminen sitä aikaisemmin hakeneiden, asianomaiset kelpoisuusehdot täyttävien joukosta virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää tai ilmoitettua, ettei ota virkaa vastaan tai siitä syystä, että virkasuhde puretaan koeaikana, taikka siitä syystä, että virkaan ottamista koskeva päätös on lainvoimaisella päätöksellä kumottu ja asia on palautettu uudelleen käsiteltäväksi; - jossa kyseessä on kaupungin sellaisen entisen viranhaltijan valitseminen, joka saa kunnallisessa eläkelaissa tarkoitettua työkyvyttömyyseläkettä ja joka ennen eläkeiän saavuttamista todetaan ansiotyöhön kykeneväksi. - johon Kemin kaupunki on hänet kouluttanut tai johon vaadittavaa pätevöitymiskoulutusta kaupunki on tukenut ja jonka kelpoisuusvaatimukset henkilö täyttää. 28 Työntekijän hakumenettely Silloin kun työntekijä otetaan kaupungin palvelukseen toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen, tapahtuu työntekijän ottaminen julkista hakumenettelyä käyttäen, ellei kaupunginjohtaja jonkun työntekijäryhmän osalta toisin määrää. Julkista hakumenettelyä käyttämättä voidaan ottaa palvelukseen henkilö, joka on jo toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa kaupunkiin tai sellainen määräaikaisessa palvelussuhteessa kaupunkiin oleva henkilö, joka välittömästi ennen palvelukseen ottamispäätöstä on vähintään vuoden ajan hoitanut vastaavia tehtäviä. Työntekijä voidaan ottaa kaupungin palvelukseen ilman julkista hakumenettelyä myös silloin, kun se on työvoiman heikon saatavuuden vuoksi perusteltua tai kun on kysymys määräaikaisen henkilön palkkaamisesta. 29 Henkilöstövalinnat ja koeajasta määrääminen Kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan ja palvelukeskusten johtajat. Muun henkilöstön ottamisesta määrätään asianomaisessa johtosäännössä. Virantoimitusvelvollisuuden muuttamisesta ja virkasuhteen muuttamisesta osa-aikaiseksi päättää se viranomainen, jonka toimivaltaan kuuluu viranhaltijan ottaminen. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 30 Palvelussuhteeseen ottamista koskevan päätöksen ehdollisuus Viranhaltijan päätettävänä oleva vakinaisen henkilön valinta on tehtävä ehdollisena siten, että päätös tulee voimaan, ellei lautakunta tai kaupunginhallitus ota valintaa päätettäväkseen. Valintapäätös on ajoitettava siten, että toimielin voi otto-oikeusaikana käsitellä valinnan.
Hallintosääntö 9(13) Terveydentilaa koskevaan selvitykseen liittyvästä valinnan ehdollisuudesta on määräykset kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 7 :ssä. Täytettäessä lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annetun lain tarkoittamaa virkaa on valinta tehtävä ehdollisena, jos kyseisen lain tarkoittamaa rikosrekisterinotetta ei ole käytettävissä virkaa täytettäessä. Vastaavaa menettelyä on noudatettava myös työsuhteista henkilöä valittaessa. Työsopimus voidaan allekirjoittaa vasta, kun lautakunta, tai kaupunginhallitus ei ole käyttänyt asiassa otto-oikeutta tai toimielin on tehnyt asiassa päätöksen ja valintaa koskeva päätös on lainvoimainen, terveydentilaa koskeva selvitys on tehty ja valittu henkilö on toimittanut mahdollisesti tarvittavan rikosrekisterinotteen. Terveydentilaa koskeva selvitys on tehtävä myös sijaisista ja määräaikaisiin palvelussuhteisiin otettavista, jos palvelussuhde kestää yli vuoden. 31 Palkkaus Henkilöstön palkan vahvistamisesta valtakunnallisten ja paikallisten sopimusten puitteissa sekä kaupunginhallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. Valtuuston täyttämän viran palkkauksesta päättää kaupunginhallitus. Palveluvuosien perusteella maksettavista palkanlisistä päättää henkilöstöpäällikkö ja opetustoimen osalta koulutoimenjohtaja tai heidän määräämänsä viranhaltija. 32 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä palvelukeskuksen sisällä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää ao. palvelukeskuksen johtaja. Viran ja viranhaltijan siirtämisestä palvelukeskuksesta toiseen päättää kaupunginjohtaja. Työsuhteisiin noudatetaan myös 1 ja 2 momentin määräyksiä. 33 Virka- ja työvapaa Jollei 37 :stä muuta johdu, kaupunginhallitus, jaosto ja lautakunta päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- ja työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta.
Hallintosääntö 10(13) 34 Sivutoimilupa Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää asianomainen lautakunta tai jaosto ja keskusviraston osalta kaupunginhallitus. Sivutoimi-ilmoitus tehdään palvelukeskuksen johtajalle ja toimitetaan tiedoksi henkilöstöpäällikölle. 35 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää kaupunginhallitus tai asianomainen lautakunta tai jaosto, jonka alainen viranhaltija on. Kaupunginjohtajan virasta pidättämisestä päättää kaupunginvaltuusto, ennen valtuuston kokousta väliaikaisesti valtuuston puheenjohtaja. Muiden viranhaltijoiden väliaikaisesta virasta pidättämisestä päättää kaupunginjohtaja tai asianomaisen palvelukeskuksen johtaja. 36 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Varoituksista, palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Kaupungin koko henkilöstön lomauttamisesta ja siihen tehtävistä poikkeuksista päättää kaupunginhallitus. 37 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, palvelukeskuksen johtaja, tulosaluepäällikkö ja tulosyksikön päällikkö ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1. päättävät vuosilomasta 2. myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön, virka- ja työehtosopimuksen tai johtosäännön nojalla ehdoton oikeus 3. myöntävät harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden ja työloman kaupunginhallituksen periaatepäätöksen mukaisesti 4. myöntävät oman auton käyttöoikeuden virka- ja työtehtävissä ja oikeuden matkapuhelin- tai muuhun henkilökuntaetuuteen 5. päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työmatkoista sekä koulutukseen osallistumisesta 6. määräävät tarvittaessa alaisensa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon ja määräävät muista työaikaa koskevista järjestelyistä
Hallintosääntö 11(13) 7. päättävät terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä sekä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä 8. päättävät alaisensa henkilöstön tehtäväkuvauksista 9. määräävät palkan takaisinperimisestä Ulkomaille suuntautuvista virka- ja työmatkoista koko henkilöstön osalta päättää kaupunginjohtaja tai hänen nimeämänsä viranhaltija matkustusohjeen mukaisesti. Vanhan eläkesäännön mukaisista eläkkeistä päättää henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä viranhaltija. 5 luku MUUT MÄÄRÄYKSET 38 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet tiedottamisen periaatteista. 39 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 40 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisen valvonnan perusteista määrätään kaupunginvaltuuston hyväksymässä sisäisen valvonnan ohjeessa ja riskienhallinnan perusteista kaupunginvaltuuston hyväksymässä riskienhallintapolitiikassa. 41 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ja varmentaa kansliajohtaja, jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä tai jäljempänä muuta määrätä. Kaupunginhallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja ja varmentaa kansliajohtaja tai kaupunginhallituksen määräämä muu viranhaltija.
Hallintosääntö 12(13) Asianomaisen toimielimen päättämät sopimukset, annettavat sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa esittelijä ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä ellei johtosäännössä toisin määrätä. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 42 Asiakirjojen antaminen ja lunastus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 :ssä ja 14 :n 1 momentissa tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Toimielimen ja viranhaltijan päätöksistä tiedon ja asiakirjan antamisessa ei ole oikaisu- eikä otto-oikeutta, vaan niistä haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneina kustannuksina peritään kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. Salassa pidettävään asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle ja joka on pidettävä salassa toisen tai yleisen edun vuoksi, on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu. 43 Sähköinen viestinvälitys Toimielinten kokouskutsut, esityslistat ja pöytäkirjat sekä toimielinten alaisten viranomaisten päätökset ja ilmoitukset voidaan lähettää ja saattaa tiedoksi sähköisen viestinvälityksen avulla siinä laajuudessa kuin toimielin päättää ja asianosaiset ovat antaneet suostumuksensa.
Hallintosääntö 13(13) 44 Toimivallan siirtämistä koskeva luettelo Toimielimen tai viranhaltijan johtosääntöjen perusteella tekemistä toimivallan edelleen siirtämistä koskevista päätöksistä on pidettävä palvelualueittain ajantasaista luetteloa, josta ilmenevät asiat, joita koskeva toimivalta on siirretty sekä viranomainen, jolle toimivalta on siirretty. Luettelo toimitetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä kaupunginkanslian kirjaamoon. 45 Tarkastussääntö Kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. - - - - Voimaantulo Tämä hallintosääntö kumoaa kaupunginvaltuuston 15.12.2008 hyväksymän hallintosäännön myöhemmin tehdyin muutoksin ja tulee voimaan 1.12.2015.