Suomen Voimisteluliitto NEPTON JÄSENTIETO - PERUSVERSIO käyttöohjeet lyhyesti Nepton perusversio on seuran yhteyshenkilörekisteri ja jäsenrekisteri. Perusversiota käyttää seurassa henkilö/t, jolle on annettu ylläpito-oikeus seuran ohjelmaversioon. Seura päättää ylläpitäjistä. YLLÄPITÄJÄT Ylläpitäjät määritetään henkilötietojen sivulla kohdassa Onko ylläpitäjä Jokaisessa seurassa tulee olla vähintään yksi ylläpitäjäksi merkitty. Ylläpitäjän oikeuksia tulee antaa harkitusti ja vain niille jotka sitä tarvitsevat, sillä ylläpitäjä pääsee näkemään kaikki rekisterissä olevat tiedot. Ylläpitäjät on hyvä päättää johtokunnassa. Rekisterejä koskee henkilörekisterilaki - katso rekisteriselostemalli tämän ohjeen lopusta. Rekisteriä seurassa pääasiallisesti käyttävä liitetään rekisterin pääkäyttäjä- rooliin seuran yhteyshenkilötkohdassa kts. alla. Jos annat henkilölle ylläpitäjän oikeudet, lähetä tietojen syöttämisen ja tallentamisen jälkeen henkilölle kirjautumistunnus ja salasana, yhteystietojen alta. Viesti lähtee ko. henkilön sähköpostiin. SEURAN YHTEYSHENKILÖT - LIITON TIEDOTTAMISTA JA LASKUTUSTA VARTEN Perusversio toimii yhteyshenkilörekisterinä Voimisteluliiton tiedottamista ja laskutusta varten sekä VOIMISTELU lehden + KOULUTUSKALENTERIN osoiterekisterinä. Kun seura ylläpitää itse yhteyshenkilöiden tiedot Jäsentiedossa, ei muutoksia tarvitse enää ilmoittaa liittoon muuta kautta ja posti tulee oikealle henkilölle. Koska tiedottaminen liitosta toimii pääosin sähköisesti, erityisesti oikean sähköpostiosoitteen ylläpito on tärkeää. Voimistelu-lehti postitetaan seuran puheenjohtajalle, viralliselle postinsaajalle sekä ohjaajille/valmentajille, kun heidät on liitetty näihin rooleihin. (Katso ohje alla). Voimisteluliiton laskut lähetetään laskutuksen yhteyshenkilölle. Jos seuralla on toimisto, niin laskutuksen yhteyshenkilörooliin voi liittää toimiston yhteystiedon ja sähköpostiosoitteen. Koulutuksen vastuuhenkilön sähköpostiin lähetetään tieto ohjaajista ja valmentajista, jotka ilmoittautuvat Voimisteluliiton koulutuksiin, ja ilmoittavat jäsenseurakseen ko. seuran. Mikäli koulutusvastaavan rooli on tyhjä, viesti lähtee seuran puheenjohtajalle. Jos seuralla on toimisto, niin koulutuksen yhteyshenkilörooliin voi liittää toimiston yhteystiedon ja sähköpostiosoitteen.
OHJE YLLÄPITÄJÄLLE: NÄIN SYÖTÄT YHTEYSHENKILÖN TIEDOT REKISTERIIN: 1) Kirjaudu sisään seuranne Jäsentieto-versioon 2) Henkilön perustaminen Klikkaa "henkilöt" palkkia- pääset henkilöiden hallintasivulle. Klikkaa välilehteä "henkilön lisäys". ja pääset tyhjälle lomakkeelle, johon tallennat yksitellen johtokunnan jäsenten ja ohjaajien nimi, osoite yms. tiedot. Pakolliset tietokentät on merkitty tähdellä. Jos ruksi jätetään kohtaan Haluan veloituksetta VOIMISTELUverkkolehden henkilö saa liiton VOIMISTELU verkkolehden 4 x vuodessa sähköpostiosoitteeseen. Ruksi Nimi ja osoitetietoni saa luovuttaa seuran yhteistyökumppaneille on seuran omaa käyttöä varten. Kysy lupaa henkilöltä itseltään, jos jätät ruksit näihin kohtiin. Kun olet syöttänyt henkilön tiedot, klikkaa Lisää henkilö palkkia. Henkilö on nyt rekisterissä. Jos myöhemmin henkilön tietoihin tulee muutoksia, esim. sähköpostiosoite vaihtuu - etsi henkilö listasta kohdasta henkilöt, klikkaa suurennuslasilla henkilön tiedot näkyviin ja syötä muuttuneet tiedot. Lopuksi muista tallentaa.
2) Yhteyshenkiöiden liittäminen rooleihin Kun henkilöt on tallennettu, käy liittämässä "Seuran yhteyshenkilöt" kohdassa oikeat henkilöt eri rooleihin. Valitse ensin rooli alasvetovalikosta. Sen jälkeen valitse alemman laatikon henkilötietolistasta ko. rooliin oikea henkilö ja klikkaa "lisää rooliin". Pakolliset (puheenjohtaja, virallinen postinsaaja, rekisterin pääkäyttäjä ja laskutuksen yhteyshenkilö) roolit on merkitty tähdellä. Muut roolit ovat vapaaehtoisia, esim. jos seurassa on nimetty aikuisten liikunnan vastuuhenkilö, liitä hänet tähän rooliin. Henkilö voi tällöin saada toimenkuvaansa liittyvää tiedottamista liitosta. Sama henkilö voi toimia useassa roolissa. 3) Tarkista Seuran yhteyshenkilöt kohdan "rooliraportti" välilehdestä onko lista OK ja henkilöt liitetty oikeisiin rooleihin.
OHJE: NÄIN TEET MUUTOKSET HENKILÖTIEDOISSA TAI ROOLEISSA Seuran yhteyshenkilörooleihin liitetyt nimi- ja osoitetiedot päivittyvät automaattisesti liiton yhteyshenkilörekisteriin. Jos muutoksia henkilö- tai osoitetietoihin tulee, päivittää seuran rekisterin ylläpitäjä muuttuneet tiedot henkilötietojen alle. Samoin jos esim. puheenjohtaja vaihtuu, käy ylläpitäjä poistamassa edellisen puheenjohtajan ko. roolista ja lisää uuden puheenjohtajan rooliin. Huomaa, että roolista poistaminen ei hävitä henkilön tietoja rekisteristä. Jos henkilö ei ole enää seuran toiminnassa mukana, voi henkilön poistaa seuran rekisteristä henkilöt kohdasta.
SEURAN JÄSENREKISTERI Jäsentieto toimii halutessanne myös seuran jäsenrekisterinä: Ylläpitäjä hallinnoi rekisterissä jäsenten tiedot ja halutessaan myös ryhmäkohtaiset osallistujatiedot. Ohjelman avulla tiedottaminen on nopeaa ja helppoa sähköpostitse. Kaikki listaukset saat helposti excel- taulukkomuotoon. Seuran jäsenten henkilötiedot eivät ole liiton käytössä. Liitto voi ajaa rekisteristä ainoastaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitetiedon, joiden kohdalle on merkitty ruksi "haluan veloituksetta voimistelu- verkkolehden ja tietoa valtakunnallisista jäseneduistani". Sähköpostiosoitetta ei käytetä liitossa muuhun tiedottamiseen. Seuran jäsenet perustetaan rekisteriin samoin kuten yhteyshenkilöt ja "ilmoitetaan" seuran liikuntaryhmiin, sen jälkeen kun kaudet ja liikuntaryhmät on perustettu. Kaudet ovat seuran toimintakausia; syys, kevät, koko lukuvuosi tai kesäkaudet. Kausi perustetaan ensimmäisenä, ennen ryhmien perustamista. Ryhmät (liikuntaryhmät) perustetaan seuran lukujärjestyksen mukaisesti ja liitetään kauteen. Mikäli seurallanne ei ole tarvetta seurata tai tiedottaa liikkujia ryhmittäin, voi liikuntaryhmäksi perustaa esim. vain kaksi ryhmää: aikuiset ja lapset. Henkilöryhmät ovat vapaasti käytössä olevia ryhmittelyjä, jonka avulla voit poimia haluamasi rekisterissä olevat jäsenet esim. kiltalaiset, voimistelupassilaiset tai ohjaajat omaksi ryhmäkseen seuran tiedottamista tai listauksia varten (Voimistelupassit, Jumppaturvavakuutukset). Tiedottaminen onnistuu helposti. Voit lähettää sähköpostia helposti ohjelman kautta koko jäsenistölle, tietyn liikuntaryhmän osallistujille tai tietylle henkilöryhmälle. Henkilölistaukset voit helposti viedä Excel- taulukkolaskentaohjelmaan, ohjelmassa valmiina olevan linkin kautta näytä lisätoiminnot alta.
Jäsenlistan saat kohdasta "kaudet, osallistujajakauma" valitsemalla esim. syksy 2009 tarkemmat tiedot (Suurennuslasi -ikoni). Listalla näkyvät kaikki syksyn 2009 liikuntaryhmiin liitetyt seuran jäsenet. Osallistujatiedot löytyvät myös ryhmien takaa. LISÄTIETOJA Nepton ohjelmaan on sisäänrakennettuna ohjeita - sivuilla olevat siniset kysymysmerkkipallot sisältävät kyseisen kohdan lisäohjeita- klikkaa niitä. Liiton seurasivulta löytyy lisätietoja Nepton jäsentiedosta. Sivulla on tulostettavissa lomake ilmoittautumistilanteisiin - yhteystietojen ja lupatietojen keruuta varten. Malli pakollisesta rekisteriselosteesta. https://voimistelufi.directo.fi/extra/seurat/jasenedut/seuratoiminta/nepton-jasentieto-ohjelma/paivityksetohjeet-ja-hinnasto/ LAAJA VERSIO JÄSENTIEDOSTA on tarjolla myös LAAJA VERSIO, joka on maksullinen. Sen avulla seuran jäsenet ilmoittautuvat itse netin kautta liikuntaryhmiin, sekä saavat laskun sähköpostiinsa. Lasku lähtee automaattisesti, kun hinnat on määritelty kauden/ryhmien taakse. Reskontrassa näkyvät kaikki ohjelmasta lähteneet laskut, ja maksuja seurataan siellä. Pankin viitesiirrot voi ajaa sähköisenä ohjelmaan, jolloin viitteellä maksetut laskut kohdistuvat automaattisesti oikealle laskulle. Tämä helpottaa rekisterinhoitajan / rahastonhoitajan työtä. Laajaan versioon voi tutustua liiton seurasivujen kautta, mm. koulutusvideoilla. Ohjeita ja päivityssaatteista käyttöön (lähinnä laajasta versiosta) löytyy myös toimittajan sivuilta www.nepton.fi kohdasta Jäsentieto.