SISÄLLYS 1. Yleistä... 2 2. Talousarvion ja toiminnan seuranta ja talousarvion muuttaminen... 2 3. Tilikartta... 3 4. Tilinkäyttöoikeudet... 3 4.1 Tilinkäyttöoikeuden määrääminen... 3 4.2 Menoon sitoutuminen, numero- ja asiatarkastajan sekä tilinkäyttäjän tehtävät ja valtuudet... 4 4.2.1 Menoon sitoutuminen ja vastaanottotarkastus... 4 4.2.2 Numero- ja asiatarkastajan tehtävät... 4 4.2.3 Tilinkäyttäjän tehtävät... 4 4.3 Muut ohjeet... 4 5. Hyväksymisoikeuksien erityistapauksia... 5 6. Menolajikohtaisia erityisohjeita... 7 6.1. Edustuskulut... 7 6.2 Matkustaminen... 7 6.3 Ravintolakulut... 7 7. Henkilöstö... 7 7.1. Virkojen täyttäminen, henkilöstön palkkausohje... 7 7.2 Työllistetyt ja opiskelijat... 8 7.3 Henkilöstön koulutus... 8 8. Hankinnat, hankintavaltuudet ja palveluiden myynti... 9 8.1 Hankinnat... 9 9. Pysyvät vastaavat, irtaimistokirjanpito, irtaimiston poisto ja myynti... 11 10. Hanketoiminta... 12 11. Konsernihallinnon kustannusten vyörytys... 13 12. Sisäinen laskutus... 13 13. Erinäisiä määräyksiä... 14
Kaupunginhallitus antaa vuoden 2014 talousarvion määräysten mukaisesti seuraavat ohjeet talousarvion täytäntöönpanosta: 2 1. Yleistä Täytäntöönpano-ohjeita sovelletaan peruskaupungin toimintaan ja soveltuvin osin liikelaitoksiin. Määrärahojen käyttäjien on tarkoin perehdyttävä kirjanpidon käsikirjaan, talousarviossa oleviin sitovuusmääräyksiin ja muihin määräyksiin sekä määrärahojen kohdalla oleviin toiminnallisiin tavoitteisiin ja tilauksiin. Laskujen hyväksymiseen oikeutettu (=tilinkäyttäjä) on henkilökohtaisesti vastuussa talousarvion ja sitä koskevien määräysten ja ohjeiden noudattamisesta. 2. Talousarvion ja toiminnan seuranta ja talousarvion muuttaminen Hallintokuntien (=keskukset, neuvottelukunta, liikelaitokset, tilaajan yksiköt, lupa- ja viranomaisyksiköt) on raportoitava tilausten ja talouden toteutumisesta sekä tulosennusteesta kuukausittain talous- ja strategiayksikön antamien tarkempien ohjeiden mukaisesti. Ensimmäinen raportti laaditaan helmikuun lopun tilanteesta. Raportit tulee käsitellä lautakunnassa, kaupunginhallituksessa ja sosiaali- ja terveyspalvelujen tilaajajaostossa. Osavuosikatsauksessa tulee raportoida tilausten ja talouden toteutumisen ja tulosennusteen lisäksi myös palveluohjelmien kärkihankkeiden tavoitteiden toteutuminen ko. hallintokunnan osalta. Kärkihankkeiden toteutuminen tulee käsitellä myös tuottajan neuvottelukunnassa. Osavuosikatsaukset laaditaan seuraavista ajankohdista: 31.3, 31.7, 30.9. Lisäksi laaditaan katsaus 31.12. tilanteesta. Katsauksessa käsitellään myös väestömäärän, työllisyyden ja henkilöstömäärän kehitystä sekä rakentamista. Talouden hallinnan parantamiseksi omat budjetit tulee tehdä niin pienille kokonaisuuksille, että budjettivastuullinen henkilö tuntee hyvin yksikön toiminnan ja sen kustannuksiin vaikuttavat tekijät. Kullekin budjetille nimetään vastuuhenkilö käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Mikäli yksikön toimintaan vaikuttavaa päätösvaltaa on annettu muulle kuin budjettivastuulliselle, on toiminnan kustannuksiin vaikuttaviin päätöksiin saatava budjettivastuullisen hyväksyntä. Talouden toteutumista on arvioitava kokonaisuutena. Mikäli talousarvio uhkaa ylittyä, on ryhdyttävä toimenpiteisiin talousarviossa pysymiseksi. Ennen talousarviomuutosesityksen esittämistä on käytävä viranhaltijatasolla tilaaja-tuottaja neuvottelu ja etsittävä säästöjä ko. tulosalueen tai hallintokunnan sisältä. Kaupunginhallituksella on talousarvion määräysten mukainen velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli kuukausittain laadittava kaupungin tulosennuste näyttää vähintään 1 milj. euron alijäämää. Lisäksi mikäli peruskaupungin käyttötalouden toimintakate uhkaa heiketä vähintään 3,6 milj. eurolla talousarviossa asetetusta toimintakatteesta, hallitus käynnistää tarvittavat toimenpiteet talouden tasapainottamiseksi. Tilaajan ja tuottajan välisissä neuvotteluissa käydään läpi mm. taloustilanne ja tilauksen toteutuminen, tulosennuste ja sen perusteet.
3 Lauta- ja johtokuntien tulee päättää talousarvioon esitettävistä muutoksista elokuun loppuun mennessä. Talousarviomuutoksia käsitellään muina ajankohtina vain erityisestä ja perustellusta syystä. Lautakunta voi päättää talousarviomuutoksista kaupunginvaltuuston hyväksymän sitovuustason sisällä. Mahdolliset muutokset tallennetaan kirjanpitoon taloussuunnitteluohjelma Budnetin kautta. Talousarviomuutosesitys on valmisteltava lautakunnan hyväksymällä talousarvion sitovuustasolla. Muutosesityksen yhteydessä on arvioitava myös tilauksen toteutumista ja esitettävä niihin tarpeelliset muutokset. Kaupunginhallitus ei esitä toimintakatteen heikentämistä koskevaa asiaa valtuustolle, mikäli hallintokunnalla on kaupunginhallituksen käsityksen mukaan ollut mahdollisuus pysyä valtuuston hyväksymässä talousarviossa omilla päätöksillään. Mikäli valtuusto ei hyväksy talousarviomuutosta, on hallintokunnan toiminta sopeutettava alkuperäisen talousarvion mukaiseksi loppuvuoden aikana. Liikelaitosten johtokunnat päättävät liikelaitosten talousarvioista kaupunginvaltuuston asettamien sitovien tavoitteiden mukaisesti. Tulos- ja rahoituslaskelmaan sekä investointiosaan tehdyistä muutoksista tulee ilmoittaa talous- ja strategiayksikölle. 3. Tilikartta Kirjausohjeet ja niihin sisältyvä tilikartta löytyvät intranetistä osoitteesta https://intra.jns.fi/ > Talous. Kirjausohjeita päivitetään useita kertoja vuodessa. Jokaisen ohjeiden käyttäjän velvollisuutena on seurata kirjausohjeiden ja tilikartan päivityksiä. Toteutuneet kustannukset kirjataan sille menokohdalle, jolle meno luonteensa mukaisesti kuuluu riippumatta siitä, onko ko. tilille kohdennettu määrärahaa vai ei. Talouspalveluilla on oikeus tehdä vähäisiä teknisluontoisia korjauksia (esim. alv-tiliöintien ja kumppanikoodien korjauksia) kaikkien tositteiden tiliöinteihin. Korjauksesta on tehtävä maininta tositteeseen ja Rondossa kommenttilapulle. 4. Tilinkäyttöoikeudet 4.1 Tilinkäyttöoikeuden määrääminen Kaupunginhallituksen, lautakuntien, johtokuntien, tuotannon neuvottelukunnan ja sosiaalija terveyspalvelujen tilaajajaoston on määrättävä oman toimialansa tilinkäyttäjät. Tilinkäyttäjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasialliset mahdollisuudet vastata talousarvion noudattamisesta ja varojen käytöstä sekä seurannasta. Luettelo tilinkäyttäjistä on lähetettävä talouspalveluihin ennen tilivuoden alkua. Kaupunginhallitus päättää tasetilien hyväksyjistä tilinkäyttöpäätöksessään.
4 4.2 Menoon sitoutuminen, numero- ja asiatarkastajan sekä tilinkäyttäjän tehtävät ja valtuudet 4.2.1 Menoon sitoutuminen ja vastaanottotarkastus Ennen tilauksen tekemistä tai muulla tavalla sitoutumista menon maksamiseen on menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä valtuus ja määrärahan riittävyys asianmukaisesti varmistettava. Jos menoon sitoutuminen edellyttää erityistä hyväksymistä, lupaa tai erillisen lausunnon saantia, on menopäätöksen tekijän varmistettava, että sellainen on saatu. Tavaraa tai palvelusta vastaanotettaessa on suoritettava vastaanottotarkastus, jossa todetaan toimituksen olevan määrältään, lajiltaan ja laadultaan sopimuksen tai tilauksen mukainen. 4.2.2 Numero- ja asiatarkastajan tehtävät Ennen menon hyväksymistä ja maksamista on sitä koskeva tosite numerollisesti ja asiallisesti tarkastettava. Numero- ja asiatarkastuksessa on tarkastettava, että menotositteella maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset ovat oikein suoritetut, mahdolliset alennukset on otettu huomioon ja tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea. Tarkastuksessa on lisäksi tarkastettava, että tavara, työsuoritus tai muu palvelus on todettu asianmukaisesti vastaanotetuksi ja menotosite on sopimuksen, tilauksen tai päätöksen mukainen. Numeroja asiatarkastaja tarkastaa myös mahdolliset ammattirekisterimerkinnät sekä suorittaa tositteen tiliöinnin. Numero- ja asiatarkastaja voivat olla sama tai eri henkilö. 4.2.3 Tilinkäyttäjän tehtävät Tilinkäyttäjän tehtävänä on tarkastaa, että tosite on todettu muodollisesti ja asiallisesti oikeaksi, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on todettu vastaanotetuksi, tositteessa on oikeat tilimerkinnät ja menon suorittamiseen on käytettävissä riittävä määräraha ja meno perustuu asianomaiseen päätökseen. Tilinkäyttäjä on myös vastuussa siitä, että lasku on numeerisesti oikein ja että lasku maksetaan eräpäivään mennessä. Kaikki laskut ja maksut on oltava hyväksyttyinä vähintään kaksi pankkipäivää ennen laskussa mainittua eräpäivää, jotta ne ennätetään maksaa maksunsaajalle viimeistään eräpäivänä. Laskun hyväksyjän tulee olla eri henkilö kuin numero- ja asiatarkastaja. Yksityiskohtaisia ohjeita laskujen käsittelyyn löytyy intranetistä osoitteesta https://intra.jns.fi > Talous. 4.3 Muut ohjeet Ostolaskujen käsittely (ostolaskujen tarkastaminen ja tiliöinti) tulee järjestää riittävän keskitetysti siten, että laskujen käsittely on kokonaistaloudellisesti tehokasta ja käsittely keskitetty riittävän taloushallinnon osaamisen omaaville henkilöille. Kaikessa ostolaskujen käsittelyssä tulee välttää tarpeetonta laskujen kierrätystä.
Perintälaissa on säädetty velkojan (=laskuttajan) oikeudesta saada velalliselta (=kaupunki, liikelaitos) 40 euron suuruinen korvaus maksun viivästymisestä. Vakiokorvaus veloitetaan viivästyksen aiheuttaneen yksikön määrärahoista. Kukaan ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja itselleen. Jos kulu tai maksu kohdistuu ainoastaan tilinkäyttäjään, on lasku esitettävä tilinkäyttäjän esimiehen hyväksyttäväksi. EU-hankkeissa tilinkäyttäjään kohdistuvat laskut hyväksyy asianomainen hallintokunnan vastuuhenkilö. Keskusten johtajien ja konsernihallinnon yksiköiden johtajien kululaskut ja heille kohdistuvat maksut hyväksyy kaupunginsihteeri tai talous- ja strategiajohtaja. Kaupunginjohtajan laskut hyväksyy kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Liikelaitosten johtajien kululaskut ja heille kohdistuvat maksut hyväksyy ao. liikelaitoksen johtokunnan puheenjohtaja. Lupa- ja viranomaisyksikön rakennustarkastaja rinnastetaan tässä keskuksen johtajiin. Luottamushenkilöiden kululaskut hyväksyy asianomaisen hallintokunnan vastuuhenkilö, tarkastuslautakunnan luottamushenkilöiden osalta tarkastuspäällikkö, seutuvaltuuston osalta kehittämispäällikkö ja hankintatoimen johtokunnan osalta hankintapäällikkö. Tilinkäyttäjän ollessa estynyt hyväksyy laskut tilinkäyttäjän sijainen. Sijainen ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja varsinaiselle tilinkäyttäjälle. EU-hankkeissa tilinkäyttäjän sijaisena toimii asianomainen hallintokunnan vastuuhenkilö tai hänen määräämänsä. Jokaiselle laskujen asiatarkastajalle ja tilinkäyttäjälle on määrättävä sijainen, joiden poissaolot on järjestettävä siten, että laskujen asiatarkastus tai hyväksyminen ei esty tai häiriinny. Toimeksiantosopimuksen laatijan ja ko. sopimukseen perustuvan ostolaskun asiatarkastajan tulee ottaa huomioon muussa kuin virka-/työsuhteessa tehdyn työn vakuuttamista koskevat vaatimukset. Asiaa koskeva henkilöstöjohtajan tiedote 5/2005 löytyy Intranetistä osoitteesta https://intra.jns.fi >Henkilöstöjohtajan tiedotteet. 5 5. Hyväksymisoikeuksien erityistapauksia Kaupunginjohtajalla on oikeus päättää avustuksista 15 000 euroon saakka. Kaupunginkamreeri voi hyväksyä maksuja talousarvion kaikille tileille, jos maksun kiireellisyys varsinaisen hyväksyjän estyneenä ollessa sitä välttämättä edellyttää. Hyväksymisestä on ilmoitettava asianomaiselle tilinkäyttäjälle. Milloin maksu perustuu kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakunnan, jaostojen, liikelaitoksen johtokunnan tai yksihenkilöisen viranomaisen nimenomaiseen päätökseen, voidaan maksu suorittaa kaupunginkamreerin hyväksymismerkinnällä. Tositteeseen on tällöin merkittävä päätöksen tehneen viranomaisen nimi, päätöspäivämäärä ja -pykälä. Verotilityksiin ja alv palautushakemuksiin sekä alv- oikaisuihin sisältyvät kirjanpidon tiliöinnit hyväksyy kaupunginkamreeri. Pyöristyserot (ns. sentinpyöristykset) hyväksyy asianomainen tilinkäyttäjä, apulaiskaupunginkamreeri tai kaupunginkamreeri.
Oikaisutositteen hyväksyy alkuperäisen tilitapahtuman hyväksynyt tilinkäyttäjä. Tallennustai tiliöintivirheen korjaamiseksi laaditun oikaisutositteen voi hyväksyä tositteen tallentaneen yksikön tilinkäyttäjänä toimiva vastuuhenkilö. Varsinaisen menon hyväksyjä on oikeutettu hyväksymään myös arvonlisäveromenon kustannuspaikalle 1000, 9900 ja 9950. Apulaiskaupunginkamreeri tai kaupunginkamreeri hyväksyy 1. tallennus- ja tiliöintivirheistä johtuvat oikaisutositteet, 2. maksuosoitukset liika- ja virhesuorituksista, 3. ns. välitilin ja saatava- tai selvittelytilin väliset oikaisutositteet sekä myyntisaamisiin liittyvät vähäiset oikaisuerät, 4. kaupungin kassoille maksettujen, Joensuun kaupungin liikelaitoksille kuuluvien suoritusten maksuosoitukset. Liikelaitosten pääkirjanpitäjä ja kirjanpitäjä hyväksyvät niiden liikelaitosten osalta, joiden kirjanpito tai sen osia hoidetaan talouspalveluissa: 1. tallennus- ja tiliöintivirheistä johtuvat oikaisutositteet, 2. maksuosoitukset liika- ja virhesuorituksista, 3. ns. välitilin ja saatava- tai selvittelytilin väliset oikaisutositteet, 4. liikelaitosten myyntisaamisiin liittyvät vähäiset oikaisuerät. Liikelaitosten pääkirjanpitäjän ja kirjanpitäjän itsensä laatimat tositteet hyväksyy apulaiskaupunginkamreeri tai kaupunginkamreeri. Kunnallisen eläkevakuutuksen eläkemenoperusteisen maksun ja varhaiseläkemenoperusteisen maksun jaon hallintokuntien menoksi hyväksyy henkilöstöjohtaja tai palvelupäällikkö/ palkat. Tunti- ja kuukausipalkkojen, luottamustoimipalkkojen ja eläkkeiden sekä niistä suoraan johtuvien ennakonpidätysten ja henkilösivukulujen laskenta sekä maksatusaineiston valmistelu tapahtuu henkilöstöyksikössä. Hyväksyjänä on palvelupäällikkö/palkat. Sairausvakuutus- ja tapaturmapäivärahojen tuloutukset kirjataan palkanlaskentajärjestelmän kautta. Tapahtumat hyväksyy palkkalistan hyväksymisellä palvelupäällikkö/palkat. Jos kyse on palkkaerästä, jota laskennassa sattuneen virheen takia tai muusta syystä ei ole voitu maksaa atk-menetelmin tapahtuvan palkanlaskentajärjestelmän kautta sopimusten ja määräysten edellyttämänä palkanmaksupäivänä, saadaan maksatus suorittaa palvelupäällikön/palkat hyväksynnällä. Tuntipalkat hyväksyy maksettaviksi asianomainen tilinkäyttäjä henkilötilierittelyn hyväksymisellä. PTTK:n käyttäjätilejä, työasemia sekä oheis- ja päätelaitteita-, puhelin- sekä tulostinkustannuksia koskevat laskut veloitetaan sisäisinä tilityserinä. Veloituksen määrä määritellään kaksi kertaa vuodessa. Joulukuussa määritellään veloituksen taso seuraavaksi alkuvuodeksi ja kesäkuussa loppuvuodeksi. Värikasetit tulostimiin hankkii jokainen yksikkö itse hankintatoimen osoittamasta hankintapaikasta. Tietojärjestelmät PTTK laskuttaa suoraan yksiköistä. 6
7 6. Menolajikohtaisia erityisohjeita 6.1. Edustuskulut Edustuskulut on aina kirjattava tilille 4942. Edustusmäärärahoja on oikeus käyttää vain kohtuullisen ja tavanomaisen vieraanvaraisuuden osoittamiseen erikseen annettujen ohjeiden mukaisesti (kaupunginhallituksen päätös 19.8.1996 505). Edustuskulutilille kuluksi kirjataan myös laskuun sisältyvä arvonlisävero. Kaupunginvaltuuston ja -hallituksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla on kullakin oikeus käyttää edustuskuluihin 1 000 euroa. 6.2 Matkustaminen Matkakustannusten korvaukseen oikeuttava matka on virka-/työmatka, joka tehdään esimiehen määräyksestä virka-/työtehtävien hoitamiseksi virka-/työpaikan ulkopuolelle työtai koulutustarkoituksessa. Ulkomailla tapahtuvasta koulutuksesta sekä ulkomaille tehtävistä opinto- ja virkamatkoista päättää asianomainen hallintokunnan vastuuhenkilö, myös EU-hankkeiden osalta. Hallintokuntien vastuuhenkilöiden osalta päätöksen tekee tuotantojohtaja lukuun ottamatta liikelaitosten johtajia, joiden osalta päätöksen tekee liikelaitoksen johtokunta ja konsernihallinnon yksiköiden johtajia, joiden osalta päätöksen tekee kaupunginjohtaja sekä rakennustarkastajaa, jonka osalta päätöksen tekee tekninen johtaja, myös EU-hankkeiden osalta. Päätökset tehdään kirjallisesti yksihenkilöisen viranomaisen päätöksenä (pl. liikelaitoksen johtokunta). Kirjanpitoon hyväksyttävät kustannukset hyväksyy ao. menokohdan tilinkäyttäjä. Matkaennakoita ei pääsääntöisesti myönnetä. Jos matkaennakkoa poikkeuksellisesti myönnetään, matkaennakon hyväksyy se tilinkäyttäjä, jonka tehtävänä on hyväksyä myös lopullinen matkalasku. Luottamushenkilöiden matkakulut hyväksyy asianomaisen hallintokunnan vastuuhenkilö, tarkastuslautakunnan luottamushenkilöiden osalta tarkastuspäällikkö, seutuvaltuuston osalta kehittämispäällikkö ja hankintatoimen johtokunnan osalta hankintapäällikkö. Virka- ja työmatkoista on laadittu erilliset ohjeet. Ohjeet löytyvät Intranetista osoitteesta https://intra.jns.fi/ >Palvelussuhdeasiat. 6.3 Ravintolakulut Ravintolakuluja koskevista laskuista tai niiden liitteistä tulee käydä ilmi tilaisuuden tarkoitus ja osallistujat, jos osallistujien määrä on kohtuullinen. Merkintä tilaisuuden tarkoituksesta ja osallistujista voidaan tehdä myös Rondon kommenttilapulle. 7. Henkilöstö 7.1. Virkojen täyttäminen, henkilöstön palkkausohje Henkilöstösuunnitelmaan sisältyvät virat ja toimet saadaan täyttää ilman lupamenettelyä. Poikkeuksena virat tai toimet,
8 1. jotka on määritelty johtavaan asemaan, 2. jotka henkilöstösuunnitelmassa on määritelty jätettäväksi täyttämättä tai erikseen selvitettäväksi, 3. joihin henkilöstöyksikkö osoittaa työkykysyistä ja toiminnallisista syistä uudelleensijoitettavan työntekijän. Edellä kohdassa 1. määriteltyjen virkojen ja toimien täyttäminen on saatettava henkilöstöja työllisyysjaoston päätettäväksi. Henkilöstösuunnitelma viedään henkilöstö- ja työllisyysjaostoon hyväksyttäväksi tammihelmikuun kokoukseen. Ennen suunnitelman hyväksymistä noudatetaan virkojen ja toimien täytössä nykyistä lupamenettelyä. Mikäli Joensuulla seudulla syntyy kuntaliitos, antaa henkilöstö- ja työllisyysjaosto rekrytoinnista kuntaliitoksen liittyen uudet ohjeet. Virat ja toimet laitetaan haettavaksi henkilöstöyksikköön kuuluvan rekrytointipisteen kautta. Ennen virkojen ja toimien täyttämistä on selvitettävä, voidaanko tehtävä hoitaa työjärjestelyillä. Uuden työvoiman palkkaamisessa on otettava huomioon sekä viranhaltijalain että työsopimuslain määräykset. Ennen sijais- ja tilapäistyövoiman palkkaamista tulee selvittää, voidaanko tehtävät hoitaa ensisijassa oman viraston sisäisillä järjestelyillä tai toissijaisesti voidaanko työvoimaa saada muista virastoista henkilöstöyksikön rekrytointipisteen avustuksella. Sijais- ja tilapäistehtäviin ottamisesta henkilöstö- ja työllisyysjaosto antaa erilliset ohjeet. Henkilöstöhallinnon ohjeisto löytyy intranetistä osoitteesta https://intra.jns.fi/ > palvelussuhdeasiat. 7.2 Työllistetyt ja opiskelijat Työllistetyistä sekä koululaisista ja opiskelijoista aiheutuvat menot kirjataan tulosalueelle 140 työllistäminen. Henkilöstöyksikkö osoittaa työllistetyt sekä koululaiset ja opiskelijat toimialueen käyttöön. 7.3 Henkilöstön koulutus Henkilöstön koulutukseen suositellaan koko kaupungin tasolla käytettäväksi 0,5 1,0 % palkkasummasta. Henkilöstökoulutusmääräraha on suunnattu yhtäältä henkilöstöyksikölle kaupungin täydennyskoulutukseen ja toisaalta tulosalueelle sen järjestämään täydennyskoulutukseen. Suurille ammattiryhmille järjestetään täydennyskoulutus pääsääntöisesti paikallisesti henkilöstöyksikön toimesta. Eri ammattiryhmille on annettu säännökset tai ohjeet täydennyskoulutuksen määristä, joita työnantaja tavoittelee ammattitaidon kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi.
9 8. Hankinnat, hankintavaltuudet ja palveluiden myynti 8.1 Hankinnat Hankinnoissa on noudatettava kaupungin hankintaohjeita. Hankinnat on suoritettava Joensuun seudun hankintatoimen osoittamasta ostopaikasta. Hankintaohjeet löytyvät https://intra.jns.fi/ > hankintatoimi. Ostopaikat ovat nähtävillä hankintatoimen internetsivuilla. Hankintatoimella on oikeus valvoa hankintaohjeiden ja muiden hankintasäännösten noudattamista ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin hankintaprosessin saattamiseksi ohjeiden ja säännösten mukaiseksi. Toimistotarvikehankinnat kiertäviltä edustajilta on kielletty. Hankinnat tulee suorittaa hankintatoimen osoittamien vuosisopimustoimittajien kautta. Työasemat, oheis- ja päätelaitteet, puhelimet, käyttäjätunnukset sekä tietojärjestelmät toimittaa Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy. Kaupungin ostoetujen ja ostoetukorttien tms. käyttö työntekijöiden yksityistalouden hankintoihin on kielletty. Henkilökunnan yksityistalouden hankinnat kaupungin kauttalaskutuksena sekä yksityistalouksien etukorttien käyttö kaupungin hankinnoissa on kielletty. Samoin on kiellettyä käyttää kaupungin hankinnoista saatavia etuuksia yksityiskäytössä. Mikäli yksikössä on tarve säännöllisesti suorittaa ns. pienhankintoja tai tehdä mm. ulkomailta nettiostoksia tulee nämä hankinnat ensisijaisesti suorittaa käyttäen kaupungin maksukortteja. Ns. ostolupamenettelyä, jossa jokaisesta pienostoksesta tulee erillinen lasku, sekä menettelyä, jossa työntekijä maksaa oston ensin omilla varoillaan ja osto korvataan maksuosoituksella työntekijälle, tulee välttää. Näistä aiheutuu hallinnollista työtä, joka voidaan välttää käyttämällä ostoissa kaupungin maksukortteja. Jokaisen yksikön tulee varmistaa, että käytettävissä on riittävästi kaupungin maksukortteja ostotarpeisiin nähden. Luotto- ja maksukorttien hankinta on suoritettava talouspalvelut -yksikön kautta. 8.2 Hankintapäätökset (sisäinen ja ulkoinen) ja hankintavaltuudet Hankintaprosessi sisältää kaksi päätöstä; päätöksen hankinnan käynnistämisestä (sisäinen hankintapäätös, jos hankittavan palvelun kokonaisarvo ylittää 200 000 euroa) ja päätöksen tavaran tai palvelun toimittajan valinnasta (ulkoinen hankintapäätös). Sisäinen hankintapäätös tehdään asianomaisessa hallintokunnassa. Ulkoisen hankintapäätöksen tekee pääsääntöisesti hankintapäällikkö. Mikäli hallintokunta tekee ulkoisen hankintapäätöksen, erillistä sisäistä hankintapäätöstä ei vaadita. Hankintojen kilpailutuksesta vastaa pääsääntöisesti hankintatoimisto. Ennen hankintapäätöksen tekemistä on varmistettava, että tavara -tai palveluhankinnan rahoittamiseen on varauduttu talousarviossa. Sisäisestä hankintapäätöksestä on käytävä ilmi ainakin - hankittava palvelukokonaisuus - hankinnan ennakoitu arvo - hankintaan varautuminen talousarviossa ja miltä menokohdalta hankinta maksetaan
- hankinnan ja palvelun toimituksen valvonnan vastuuhenkilö hallintokunnassa tai liikelaitoksessa, - hankinnan vaikutukset henkilöstöön ja tiloihin, - reklamaatioiden käsittely ja muu sopimusaikaisen seurannan järjestäminen. Mikäli on tarpeen päättää muiden kuin hallintosäännössä mainittujen viranhaltijoiden hankintavaltuuksista, tulee kunkin toimielimen tehdä tästä erillinen päätös. Valtuusportaat ovat 100 000, 50 000 ja 25 000. Valtuusportailla tarkoitetaan kertahankinnan euromääräistä arvoa ja hankintavaltuuksilla hankintapäätöksen hankintarajaa. Hankinnan suorittaminen vähitellen ulkoisen hankintapäätöksen välttämiseksi on kielletty. Hankintalain mukaan on myös kiellettyä jakaa hankinta eriin, osittaa, yhdistellä tai laskea poikkeuksellisin menetelmin tai muuten järjestellä hankintaa siten, että kynnysarvon aiheuttamaa hankintojen ilmoittamisvelvollisuutta voitaisiin kiertää. Mikäli ulkoisen hankintapäätöksen on tehnyt joku muu kuin hankintapäällikkö, tulee hankinnasta merkitä ostolaskuun hankintapäätöksen numero ja päiväys Rondon kommenttilapulle. Ulkoinen hankintapäätös (monijäsenisen toimielimen tai yksihenkilöisen viranomaisen) on tehtävä aina kun hankinnan arvo on vähintään 5 000 euroa. Jos tavarasta tai palvelusta on kuitenkin olemassa hankintatoimen hyväksymä vuosisopimus, hankintapäätöstä ei tarvita. Tavarahankintaa, jonka arvo on alle 5 000 euroa, ei tarvitse kilpailuttaa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa alle 5 000 euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Kilpailutuksen epätarkoituksenmukaisuutta voidaan arvioida esimerkiksi vertaamalla kilpailuttamisen kustannuksia kilpailuttamisesta oletettavasti saatavaan hyötyyn. Kilpailuttamisen kustannuksien arvioinnissa voi käyttää apuna hankintatoimea. Kansallisen kynnysarvon alittavissa rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. Kansalliset kynnysarvot ovat tavara- ja palveluhankinnoissa 30 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa sekä julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain 6 luvun 3 :n mukaisesti yhteishankintana työnantajan kanssa hankittavissa koulutuspalveluissa 100 000 euroa ja rakennusurakoissa 150 000 euroa. Kaikki yllä olevat euromäärät tarkoittavat arvonlisäverottomia arvoja. 10
11 9. Pysyvät vastaavat, irtaimistokirjanpito, irtaimiston poisto ja myynti Irtaimiston hankinta tapahtuu investointimäärärahoin silloin, kun hyödykkeen arvonlisäveroton hankintameno on vähintään 10 000 euroa ja hyödyke on tarkoitettu käytettäväksi vähintään kolmena tilikautena. Tapahtuma kirjataan tällöin taseen pysyvien vastaavien tilille. Jos investointiosaan on kirjattu sellaisen hyödykkeen hankinta, joka ei täytä edellä mainittua ehtoa, voi talouspalvelut korjata kirjauksen käyttötalouden menoksi. Korjauksesta on välittömästi ilmoitettava ao. hallintokunnalle. Ensikertaisinvestointien yhteydessä hankittava materiaali, joka ei täytä investointimenon kriteereitä, tulee kirjata käyttötalouden menoksi. Edelliseltä tilikaudelta käyttämättä jääneet keskeneräisten investointien määrärahat eivät siirry automaattisesti seuraavalle tilikaudelle. Hyödyke, jonka käyttöikä on vähintään kolme vuotta ja arvonlisäveroton hankintameno on yli 1 000 euroa, mutta alle 10 000 euroa, kirjataan Raindance-kirjanpidon yhteydessä pidettävään irtaimistoluetteloon. Hyödykkeitä seurataan irtaimistokirjanpidossa siihen saakka, kunnes ne myydään, poistetaan käytöstä tai niiden luettelointi ei ole muutoin enää tarkoituksenmukaista. Yhtenäisen kokonaisuuden muodostavat hyödykkeet (esim. huoneen kalusteet) merkitään irtaimistoluetteloon, vaikka niiden yksittäiset hankintahinnat eivät täytä luettelointikriteerejä. Kunkin hallintokunnan on nimettävä irtaimiston vastuuhenkilö(t) ja ilmoitettava yhteystiedot talouspalveluihin ennen tilikauden alkamista. Irtaimisto on inventoitava kerran vuodessa ja irtaimiston luetteloinnissa on noudatettava talous- ja strategiayksikön antamia ohjeita. Poistettavan irtaimiston huutokaupan järjestää tekninen keskus. Irtaimiston poistoista on annettu tarkemmat ohjeet, jotka löytyvät Intranetistä osoitteesta https://intra.jns.fi/ > Taloushallinnon ohjeet Pysyvien vastaavien myynnistä päättää kaupunginhallitus, jollei hallintosäännöllä ole toisin määrätty. Taloussäännön 10 nojalla kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa mm. irtaimen omaisuuden myynnissä muille toimielimille tai viranhaltijoille. Koneiden ja kaluston myynnistä päättää asianomainen lautakunta, johtokunta tai hallintokunnan vastuuhenkilö talousarvion toimintavaltuuksissa määrättyjen rajojen puitteissa. Tilakeskuksen vuokratilojen kalusteita ei rekisteröidä irtaimistokirjanpitoon. Vuokrasopimuksen liitteenä oleva kalusteluettelo korvaa rekisteröinnin ja toimii samalla inventoinnin pohjana. Vastaavasti autokeskuksen autoseuranta ja konservatorion soittimia koskevat rekisterit korvaavat talouspalveluiden ylläpitämän irtaimistorekisterin. Hallintokunnan itse hankkimien vuokratilojen kalusteiden luetteloinnissa noudatetaan annettuja luettelointi- ja kirjausohjeita.
12 10. Hanketoiminta Kaupungin hanketoiminnassa tulee noudattaa rahoittajan antamaa ohjeistusta, voimassa olevia sääntöjä ja määräyksiä sekä talousarvion täytäntöönpano-ohjetta ja käyttösuunnitelmaa. Näitä täydentävät kaupungin hankeohjeet, jotka löytyvät osoitteesta https://intra.jns.fi/ > Hankkeet, strategiat, toiminta. Vuoden 2014 aikana hankeohjeisto uusitaan vastaamaan kaupungin uutta tilaaja-tuottaja toimintatapaa. Hankkeeseen osallistumisesta ja kaupungin rahoitusosuudesta tekee kaupunginhallitus päätöksen silloin, kun hankkeeseen haetaan kehittämishankemäärärahaa, muussa tapauksessa asianomainen lautakunta. Mikäli kaupungin omarahoitus kehittämishankevaroista rahoitettavassa hankkeessa on enintään 10 000 euroa, osallistumis- ja rahoituspäätöksen voi tehdä kehittämishankkeista vastaava tilaajajohtaja. Hankehakemukset ja rahoitusselvitykset allekirjoittaa henkilö, jolla on kaupungin nimenkirjoitusoikeus. Tuottajaorganisaation lauta- ja johtokuntien ratkaisuvaltaan kuuluvat kokeilut ja tuotannon kehittämishankkeet. Tällaisten hankkeiden omarahoitusosuuksiin tulee varautua pääsääntöisesti tilauksen ja talousarvion yhteydessä. Kehittämishankkeisiin, joissa kehitetään uusia palveluja tai toimintatapoja ja joilla on merkittäviä kustannuksia lisääviä vaikutuksia, tulee olla tilaajan hyväksyntä. Kehittämishankkeiden yhteensovitusta ja priorisointia sekä rahoituspäätöksiä valmistelee tilauksien valmisteluryhmä. Tiva valmistelee hankeasiat kaupunginhallituksen päätöksentekoa varten ja käsittelee myös maaseutuohjelman toteuttamiseen liittyvät merkittävimmät hankkeet. Kansainväliset hankkeet ja hankkeet, joiden kokonaisbudjetti ylittää 100 000 euroa on saatettava Tivalle tiedoksi ennen hakemuksen jättämistä. Tämä koskee myös niitä hankkeita, joiden osallistumis- ja rahoituspäätökset tehdään lauta- tai johtokunnassa. Hankkeen vastuuhenkilö vastaa hankkeen toteuttamisesta ja taloudesta, valvoo kaupungin hankintaohjeiden noudattamista ja toimii hankkeen osalta tilinkäyttäjänä. Tilinkäyttäjän tulee olla kaupungin viran- tai toimenhaltija; myös silloin kun projektin johtamispalvelut hankitaan ostopalveluna. Hanketta ei saa käynnistää ennen kuin hankkeen rahoituksesta on riittävä varmuus. Pääsääntöisesti hanke käynnistetään vasta sen jälkeen, kun päärahoittajat ovat tehneet sitovat rahoituspäätökset. Hankkeella on oltava täsmälliset tavoitteet sekä budjetti ja rahoitussuunnitelma talousarviovuosittain ja hankevaiheittain. Hankkeen on oltava kaupungin kirjanpidossa omana kohtanaan. Sisäisissä veloituksissa ei saa olla sisäistä katetta ja kulujen tulee olla todellisia, ei arvioita. Hankeasiakirjat ja kirjeenvaihto on säilytettävä arkistointiohjeiden sekä rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Rahoittajien vaatimukset hankkeiden kirjanpito- ym. aineiston säilytysajoista saattavat ylittää kaupungin muun aineiston yleiset säilytysajat. Kaluston aktivoinnissa noudatetaan ulkopuolisen rahoittajan ja rahoitusohjelman hanketta koskevia ohjeita, jos ne poikkeavat kaupungin omista aktivointirajoista ja poistomenetelmistä. Työasemat, oheis- ja päätelaitteet, puhelimet sekä tietojärjestelmät toimittaa Pohjois- Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy.
Hankerahoituksella hankittu omaisuus jää hankkeen päättymisen jälkeen ao. hallintokunnan käyttöön. Kukin hanketoimija vastaa oman toimintansa rahoituksesta. Kaupunki ei myönnä ennakoita kaupungin ulkopuolisille toimijoille. Kehittämishankkeen vastuuhenkilön tulee vuosittain tammikuun loppuun mennessä sekä hankkeen päätyttyä antaa selonteko Tivalle. 13 11. Konsernihallinnon kustannusten vyörytys Konsernihallinnon kustannuksia kohdistetaan keskuksille ja soveltuvin osin liikelaitoksille kustannuslaskentaa varten siten, että tulosalueen 150 Konsernihallinto (poisluettuna asuntoasiat ja erikseen veloitettavat palvelut; talouspalvelut, palkanlaskenta, varahenkilöstö, yhteistoimintamenot) nettomenoista 2/3 jaetaan kustannuslaskennallisena eränä käyttötalouden tulosalueille ja liikelaitoksille niiden bruttomenojen ja liikevaihdon suhteessa. Vyörytyksessä ei oteta huomioon kaupunginvaltuuston, tarkastuslautakunnan eikä kaupunginhallituksen alaisia tulosalueita eikä erikoissairaanhoitoa (tulosalue 540) ja Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymältä ostettavia erityishuollon palveluita (tulosyksikkö 5840). Sosiaali- ja terveyspalveluihin ei vyörytetä kustannuspaikan 1552 (Koulutus ja kehittäminen) menoja. Sosiaali- ja terveyspalveluihin vyörytetään tulosalueelle 192 kirjatut Vanhat eläkevastuut (kustannuspaikka 1922). Vyörytykset eivät vaikuta hallintokuntien määrärahoihin, mutta vyörytetty erä on otettava huomioon palvelun tai tuotteen kustannuksia laskettaessa. Vyörytyserät tulosalueittain ja liikelaitoksittain ilmoitetaan ennen talousarviovuoden alkua. 12. Sisäinen laskutus Kaupungin sisäinen laskutus, kaupungin ja liikelaitosten välinen sekä liikelaitosten välinen laskutus on toteutettava ensisijaisesti käyttämällä tiedostonsiirtoja, suoraveloituksia, raporttiajoja tai muita vastaavia järjestelyjä mikäli mahdollista ja vasta toissijaisesti laskuttamalla yksittäisillä laskuilla. Sisäiset liiketapahtumat on laskutettava suoriteperusteisesti ilman arvonlisäveroa. Summaltaan vähäisiä yksittäisiä laskutusmääräyksiä (< 20 euroa) ei saa tehdä. Laskutustapahtumat on koottava tarvittaessa yhdelle koontilaskutusmääräykselle. Ne laskutetaan määräjoin esim. kuukausittain tai neljännes- tai puolivuosittain. Laskutusmääräykset on toimitettava laskutustiimille viimeistään kuukauden kuluessa (30 pv) myyntitapahtumasta ja tilinpäätösaikana talous- ja strategiayksikön antaman aikataulun mukaisesti. Tätä vanhemmista laskutusmääräyksistä veloitetaan 20 euron laskutuslisä laskutusta pyytävältä yksiköltä. Sisäisten sopimusten ja käytäntöjen tulee olla sellaisia, että laskutus voidaan niiden perusteella suorittaa tehokkaasti. Sisäisten laskujen laskupohjiin tulee kirjata kaikki ostajan laskun tarkastuksessa ja hyväksymisessä tarvitsemat tiedot sekä kirjanpidossa tarvittavat tiedot, jotta sisäisessä laskutuksessa voidaan minimoida liitteiden käyttö.
CPU-kassojen kautta tapahtuvassa sisäisessä myynnissä on käytettävissä tilimyyntiominaisuus. Tilimyynnissä kirjataan ostohetkellä sekä meno- ja tulotiliöinti suoraan CPUkassa-järjestelmään ja siirretään sieltä suoraan kirjanpitoon. Tilimyynnissä olevien tuotteiden osalta ei enää tarvita erillistä laskutusta. Joensuun Vesi, Pohjois-Karjalan pelastuslaitos ja Joensuun Työterveys ovat kaupungin liikelaitoksia ja näin ollen kaupungin ja liikelaitosten välinen sekä liikelaitosten välinen laskutus on arvonlisäverotonta. Talous- ja strategiayksikkö antaa tarvittaessa ohjeita sisäisestä laskutuksesta. 14 13. Erinäisiä määräyksiä Toimitilojen toiminnalliset muutokset rahoittaa pääsääntöisesti tilan käyttäjä käyttötalousmenoistaan. Muutostyöt, jotka tulevat aktivoitavaksi, kuuluvat Tilakeskuksen rahoitettavaksi. Tilakeskus perii tällaiset muutostyöt vuokrassa. Konserniyhteisöjen on ennen lainatarjouspyynnön lähettämistä neuvoteltava asiasta kaupunginkamreerin kanssa. Leasing -rahoituksen käyttäminen on kielletty ilman talous- ja strategiajohtajan päätöstä. Maksuvalmiussuunnittelussa tarvittavat tiedot on annettava talous- ja strategiayksikölle sen erikseen antamien ohjeiden mukaisesti. Kaupungin päätösvallassa olevia maksuja ja taksoja korotetaan vähintään 5 %. Maksujen ja taksojen korotukset tulee tehdä siten, että korotukset tulevat voimaan heti vuoden alusta lukien.