K U U L U T U S / K O K O U S K U T S U Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokous pidetään torstaina klo 18.00 Vapaaehtoiskeskus Pysäkin auditoriossa, Kirjastokatu 1, Hämeenlinna. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherranvirastossa ajalla 4.2.2015 6.3.2015 viraston aukioloaikoina arkisin kello 9.00 15.00. Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 5 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 6 Yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 7 Yhteisen kirkkovaltuuston sihteerin vaali vuosiksi 2015-2016 8 Suhteellisten vaalien vaalilautakunnan asettaminen vuosiksi 2015-2018 9 Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 10 Yhteisen kirkkoneuvoston viidentoista (15) varsinaisen jäsenen vaali vuosiksi 2015 2016 11 Yhteiseen kirkkoneuvostoon valittujen kuudentoista (16) jäsenen henkilökohtaisten varajäsenten vaali vuosiksi 2015 2016 12 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan, kahdentoista (12) jäsenen ja neljän (4) varajäsenen vaali vuosiksi 2015 2016 13 Tilintarkastusyhteisön valinta vuosiksi 2015-2018 14 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kolmen (3) jäsenen valitseminen vuosiksi 2015 2016 15 Muut asiat 16 Seuraava kokous 17 Valitusosoitus 18 Kokouksen päättäminen Kokouksen jälkeen Vapaaehtoiskeskus Pysäkin toiminnan lyhyt esittely. Hämeenlinnassa 21.1.2015 Timo Kalaja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Ensimmäisille varajäsenille lähetetään esityslista tiedoksi. Varajäsen kutsutaan tarvittaessa erikseen kokoukseen puhelimella tai sähköpostilla Mahdollisesta esteestä pyydämme ilmoittamaan Päivi Hyväriselle puh. 040-8049 403 tai sähköpostilla paivi.m.hyvarinen@evl.fi
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 2 1 Kokouksen avaus Kirkkojärjestyksen säännösten mukaisesti kirkkovaltuuston vanhin jäsen avaa kokouksen ja toimii puheenjohtajana siihen asti kunnes kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja on valittu (KJ 8:5 ). 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on kutsuttu koolle liitteen mukaisella kuulutuksella. Kokouskuulutus ja asialista on asetettu nähtäville Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, ja Tuuloksen seurakuntien kirkkoherranvirastojen ilmoitustauluille 22.1. 6.3.2015 väliseksi ajaksi. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty valtuutetuille 21.1.2015. Kirkkojärjestyksen säännösten mukaisesti on kutsu asialuetteloineen lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston jäsenille viikkoa ennen kokousta (KJ 8:5 ). 3 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa. 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 3 5 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 Kirkkojärjestyksen mukaisesti kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. (KJ 8:2 ) Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vuosiksi 2015 2016. 6 Yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 Kirkkojärjestyksen mukaisesti kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. (KJ 8:2 ) Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vuosiksi 2015 2016. 7 Yhteisen kirkkovaltuuston sihteerin vaali vuosiksi 2015-2016 Yhteisen kirkkovaltuuston kokousten pöytäkirjanpitäjänä toimii ja sen muistakin sihteerin tehtävistä huolehtii yhteisen kirkkovaltuuston valitsema sihteeri. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteisen kirkkovaltuuston sihteerin vuosiksi 2015 2016.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 4 8 Suhteellisten vaalien vaalilautakunnan asettaminen vuosiksi 2015-2018 Ensimmäisessä kokouksessaan yhteinen kirkkovaltuusto asettaa keskuudestaan toimikaudekseen suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon samalla valitaan kolme varsinaista jäsentä ja kolme varajäsentä. Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee suhteellisten vaalien vaalilautakuntaan kolme (3) varsinaista ja kolme (3) varajäsentä vuosiksi 2015-2018. 9 Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2015-2016 Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajana on Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin määräämänä (12.11.2014 443) Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherra Timo Kalaja ja varapuheenjohtajana yhteisen kirkkovaltuuston valitsema varapuheenjohtaja (KL 10:2 sekä KJ 10:10). Varapuheenjohtajan vaali toimitetaan kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Varapuheenjohtajaksi ei saa valita saman seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijaa eikä työsopimussuhteessa olevaa työntekijää. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vuosiksi 2015-2016. 10 Yhteisen kirkkoneuvoston viidentoista (15) varsinaisen jäsenen vaali vuosiksi 2015-2016 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisen kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa (KL 10:2 sekä KJ 10:10). Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston kokoonpano on yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaisesti puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisitoista (15) jäsentä. Jäseneksi ja varajäseneksi ei saa valita saman seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijaa eikä työsopimussuhteessa olevaa työntekijää.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 5 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteiseen kirkkoneuvostoon viisitoista (15) varsinaista jäsentä vuosiksi 2015 2016. 11 Yhteiseen kirkkoneuvostoon valittujen kuudentoista (16) jäsenen henkilökohtaisten varajäsenten vaali vuosiksi 2015 2016 Kirkkojärjestyksen 10 luvun 10 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee henkilökohtaiset varajäsenet kirkkoherraa lukuun ottamatta kullekin yhteiseen kirkkoneuvostoon valitulle jäsenelle. Jäseneksi ja varajäseneksi ei saa valita saman seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijaa eikä työsopimussuhteessa olevaa työntekijää. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yhteiseen kirkkoneuvostoon valituille jäsenille henkilökohtaiset varajäsenet vuosiksi 2015-2016. 12 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan, kahdentoista (12) jäsenen ja neljän (4) varajäsenen vaali vuosiksi 2015-2016 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenten vaali toimitetaan yhteisen kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa siten, että ensiksi valitaan puheenjohtaja ja sitten kaksitoista (12) jäsentä ja lopuksi neljä (4) varajäsentä. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokuntaan vuosiksi 2015-2016 puheenjohtajan, kaksitoista (12) jäsentä ja neljä (4) varajäsentä.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 6 13 Tilintarkastusyhteisön valinta vuosiksi 2015-2018 Kirkkojärjestys 15 luku 7 : määrää, että yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan taikka näiden sijasta tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä KHT-tilintarkastaja, kauppakamarin tilintarkastuslautakunnan hyväksymä HTM-tilintarkastaja tai julkishallinnon ja talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä JHTT-tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön tulee olla KHT-, HTM- tai JHTT-yhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja. Liitteenä 1 on julkisten hankintojen HILMA hankintailmoitus sivuilla joulukuussa 2014 julkaistu tarjouspyyntö hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista yhteisen kirkkovaltuuston 2015 2018 toimikaudelle. Liitteenä 2 on määräaikaan 16.1.2015 klo 12.00 mennessä saatujen tarjousten avauspöytäkirja ja tarjouksista laadittu yhteenveto. (Kaikki saadut tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa.) Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee tilintarkastusyhteisön vuosiksi 2015 2018. 14 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kolmen (3) jäsenen valitseminen vuosiksi 2015 2016 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 15 :ssä todetaan seuraavaa: Seurakuntayhtymän 5-jäsenisen johtoryhmän muodostavat (tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä) yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, seurakuntayhtymän talousjohtaja sekä yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat kolme muuta viranhaltijaa, joista kaksi edustaa seurakuntia ja yksi seurakuntayhtymää. Johtoryhmän puheenjohtaja on yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Seurakuntayhtymän johtoryhmän toimikausi on kaksi vuotta ja kolme sen jäsentä valitaan yhteisen kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee seurakuntayhtymän johtoryhmän kolme (3) jäsentä vuosiksi 2015-2016.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 7 15 Muut asiat Yhteisen kirkkovaltuuston jäsenille, yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenille (sekä em. toimielinten varajäsenille) järjestetään luottamushenkilökoulutus keskiviikkona 11.3.2015 Keskusseurakuntatalolla klo 17.30 alkaen. 16 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkovaltuuston kokous on Lammilla torstaina 21.5.2015 klo 18.00. 17 Valitusosoitus Pöytäkirjaan liitettään Kirkkolain 24 luvun mukainen valitusosoitus sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan ei saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla ryhtyä julkisista hankinnoista annetun lain mukaiseen hakemusmenettelyyn, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen. Toiminnanjohtaja Lauri Nurmi esittelee Vapaaehtoiskeskus Pysäkin toimintaa.