SISÄISEN VALVONNAN YLEISOHJE Kyh 23.11.2010 118 Kyh liite 2 Kyh 22.5.2012 65 Kyh liite 6
2/27 Sisällysluettelo 1 MITÄ SISÄINEN VALVONTA ON 4 2 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ KARVIAISEN VALVONTAJÄRJESTELMÄ 4 3 SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISVASTUU JA TAVOITTEET 5 4 TILIVELVOLLISUUS 6 5 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄN SISÄISEN VALVONNAN OHJE 6 5.1 HALLINTO-ORGANISAATIO 7 5.1.1 Vastuunjako 7 5.1.2 Toimivallan siirtäminen 7 5.1.3 Julkisuusperiaatteen toteuttaminen 8 5.1.4 Hyvä tiedonhallintatapa 8 5.1.5 Asioiden hyvä valmistelu 8 5.2 SUUNNITTELU- JA RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ 9 5.2.1 Talousarvion ja vuosisopimuksen valmistelu 9 5.2.2 Toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja käyttösuunnitelmat 10 5.2.3 Talousarvion muuttaminen 10 5.2.4 Raportointijärjestelmä 10 5.2.5 Tilinpäätös 11 5.2.6 Kustannusten seuranta/vertailu 11 5.3 HANKINTOJEN SUORITTAMINEN JA VARASTOT 11 5.4 AVUSTUKSET JA PROJEKTIT 12 5.4.1 Avustukset 12 5.4.2 Projektitoiminta 12 5.5 MENOJEN JA TULOJEN VALVONTA 13 5.5.1 Menojen suorittaminen ja hyväksymisvaltuudet 13 5.5.2 Tulojen laskuttaminen ja perintä ulkoisilta asiakkailta 13 5.5.3 Sisäisten erien laskuttaminen 13 5.6 SOPIMUSTEN VALVONTA 14 5.6.1 Sopimusten toteutus- ja seurantavastuu 14 5.6.2 Sopimusasiakirjojen säilytys 14 5.7 OMAISUUSREKISTERIEN YLLÄPITO 15 5.7.1 Poistonalainen pysyvä vastaava omaisuus (käyttöomaisuus) 15 5.7.2 Irtaimistoluettelointi 15 5.7.3 Pysyvän vastaavan omaisuuden (kiinteä ja irtain käyttöomaisuus) poistaminen käytöstä 16 5.7.4 Riskienhallinta sekä omaisuuden ja vastuiden vakuuttaminen 16 5.8 PÄÄKIRJANPITOJÄRJESTELMÄ 16 5.8.1 Ostoreskontra 17 5.8.2 Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen 17 5.8.3 Käteissuoritus/käteiskassat 17 5.8.4 Palvelujen ja tuotteiden hinnoittelu ja sisäisten palveluiden hinnoittelu 17 5.8.5 Palkanlaskenta 18 5.8.6 Vakioraportit 18 5.8.7 Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään 18 5.9 RAHATOIMEN HOITO 19 5.9.1 Sijoituspolitiikka ja vieraan pääoman käyttö 19 5.9.2 Vieraan pääoman käyttö 19
3/27 5.9.3 Tilien käyttövaltuudet 19 5.10 HENKILÖSTÖHALLINTO 20 5.10.1 Virka- ja työsuhteen käyttö 20 5.10.2 Henkilöstösuunnittelu 20 5.10.3 Palkat ja palvelusuhdeasiat 21 5.10.4 Karviaisen henkilöstöstrategia 21 5.10.5 Yhteistoimintajärjestelmät 21 5.10.6 Palkanlaskenta 22 5.11 TIETOHALLINTO 22 5.12 RISKIEN HALLINTA 23 5.12.1 Toiminta- ja työketjuihin sisällytettävät varmistukset 23 5.12.2 Riskien hallintasuunnitelma 23 5.13 SISÄISET TARKASTUKSET 25 5.13.1 Pysyvä vastaava omaisuus (käyttöomaisuus) 25 5.13.2 Arvopaperit ja vakuudet 25 Liite: Karviaisen johtosäännöt ja toimintaohjeet 25 1
4/27 MITÄ SISÄINEN VALVONTA ON Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kuntayhtymän johtamis- ja hallintojärjestelmää. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen (taloudellisuus, tehokkuus, vaikuttavuus); toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen; kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen; erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen; sekä varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen. Sisäinen valvonta on johdon väline varmistua asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta sekä hallita riskejä. Sisäiseen valvontaan kuuluu myös, että organisaation eri tasoja informoidaan perusturvakuntayhtymän toiminnan tarkoituksesta ja asetetuista tulostavoitteista sekä siitä, että asetettujen tulostavoitteiden toetutumista seurataan. Sisäisen valvonnan avulla tulee myös varmistaa organisaation eri tasojen välisen yhteistyön riittävyys ja toimivuus. 2 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ KARVIAISEN VALVONTA- JÄRJESTELMÄ Perusturvakuntayhtymä Karviaisen valvonta jaetaan ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on jäsenkuntien valtuustojen asettamien sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arviointia ja tilintarkastusta. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu (operatiivisen johdon toimesta tapahtuva seuranta) on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sisäinen tarkkailu edellyttää täsmällisiä valtuuksien ja vastuiden määrityksiä sekä kattavia laskenta- ja raportointijärjestelmiä. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, suunnitellulla ja hyväksytyllä tavalla sekä tehtävään osoitettujen
5/27 voimavarojen puitteissa. Kukin esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvin osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa, jossa tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus suoritetaan toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Siten sisäisen valvonnan kokonaisuudesta sisäinen tarkastus on vasta toissijaista. 3 SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISVASTUU JA TA- VOITTEET Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Sisäisen valvonnan toteuttamisvastuu on kuntayhtymän johtajalla, palvelulinjajohtajilla, vastuualueiden päälliköillä sekä perusturvakuntayhtymän muilla tilivelvollisilla ja esimiesasemassa olevilla. Kuntayhtymän henkilöstö toteuttaa sisäisen valvonnan vastuutaan noudattamalla kuntayhtymän ohjeita ja esimiesten määräyksiä. Valvonnan tavoitteena on edistää kuntayhtymän toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä parantaa palvelujen ja muiden tuotteiden laatua turvata menetyksiltä, jotka aiheutuvat väärinkäytöstä, vahingosta, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista varmistaa säädösten ja määräysten noudattaminen ja ohjauksen vaikuttavuus kehittää ja ylläpitää tietoja taloudesta ja hallinnosta sekä esittää ne määräaikaisissa raporteissa tietoihin pääsyn rajoittaminen valtuutetuille henkilöille, jotka ovat vastuuvelvollisia niiden hallussapidosta ja käytöstä avainvelvollisuuksien ja -tehtävien varmistaminen jakamalla ne eri henkilöiden kesken ja määrittelemällä tarvittavat sijaisuudet tehostaa menestymisen mahdollisuuksia. Jokainen esimies vastaa oman yksikkönsä sisäisen valvonnan järjestämisestä etenkin yksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen seuran-
6/27 nan, toiminta- ja työketjujen toimivuuden varmistamisen, henkilöriskien, tietoturvallisuuden ja omaisuuden vahinkoriskien osalta. Yksiköiden työntekijät toteuttavat sisäisen valvonnan vastuutaan noudattamalla esimiehen määräyksiä. Tilintarkastuksen yhteydessä perusturvakuntayhtymän tilintarkastajan on selvitettävä, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. 4 TILIVELVOLLISUUS Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat toimielinten jäsenet ja asianomaisen toimielimen johtavat viranhaltijat. Tilivelvollisten määrittely kuntayhtymäkohtaisesti on tarpeen muistutusja vastuuvapausmenettelyn vuoksi. Perusturvakuntayhtymä Karviaisessa kuntalain 75 :n 1 momentissa ja hallintosäännön 4 :ssä tarkoitettuja tilivelvollisia ovat: yhtymähallituksen jäsenet kuntayhtymän johtaja palvelulinjajohtajat keskuspäälliköt johtava ylilääkäri Tilivelvollisella johtavalla viranhaltijalla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta johtamallaan toimialalla. 5 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄN SISÄISEN VALVONNAN OHJE Sisäisen valvonnan ohjeistamisen lähtökohtana ovat seuraavat periaatteet: Tulostietoisuus Toiminnan tavoitteet pyritään asettamaan mitattavina taloudellisina tuloksina ja toiminnallisina tavoitteina. Tulosten mittaamisen ohella korostetaan tulosten saavuttamiseen kohdistuvaa valvontaa. Keskittyminen oleelliseen Ohjeistamisessa keskitytään toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisimpiin seikkoihin eli ns. avainalueisiin ja avaintehtäviin.
7/27 1 HALLINTO-ORGANISAATIO Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinto on jaettu tulosalueisiin. Muilta osin organisaation jakautuminen toiminnallisiin yksiköihin määritellään yhtymähallituksen päätöksellä. Tulosalueet ovat: lasten, nuorten ja perheiden palvelut, esimiehenä palvelulinjajohtaja työikäisten palvelut, esimiehenä palvelulinjajohtaja ikäihmisten palvelut, esimiehenä palvelulinjajohtaja talous- ja hallintopalvelut, esimiehenä kuntayhtymän johtaja 1 Vastuunjako Tulosalueiden vastuunjaosta ja toimivallasta säädetään hallintosäännössä. Hallintosäännössä annetaan määräykset perusturvakuntayhtymän organisaation perusrakenteesta, johtamisen järjestämisestä, päätöksentekomenettelystä ja taloudenhoidosta. Henkilötasolla vastuunjakoa täsmennetään tarvittaessa kunkin henkilön tehtäväkuvauksessa, jonka lähin esimies hyväksyy ja jossa määritellään henkilön asema organisaatiossa ja keskeiset tehtävät. Työsopimussuhteeseen palkatun henkilön työtehtävien hoitoon liittyvä vastuu tulee sisällyttää työsopimukseen. 2 Toimivallan siirtäminen Yhtymähallitus voi siirtää päätösvaltaansa alaiselleen toimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle. Kuntayhtymän johtaja ja palvelulinjajohtajat voivat erillisellä kirjallisella päätöksellä siirtää toimivaltaansa, mikäli se lainsäädännön mukaan on mahdollista. Toimivallan siirtoa koskevista päätöksistä pitää päätöksentekijä erillistä luetteloa. Toimivallan voi siirtää vain yhden kerran edelleen, mutta siitä aiheutuvaa valvonnan tarvetta ja vastuuta ei voi siirtää.
8/27 3 Julkisuusperiaatteen toteuttaminen Kuntayhtymän tiedottamista johtaa yhtymähallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kuntayhtymän viranhaltijoista. 4 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä siten, että lainsäädännön vaatimukset (julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista hallinnolla, henkilötietolaki, hallintolaki ym.) toteutuu. Tietojärjestelmän ja siihen sisältyvien tietojen ja asiakirjojen koko elinkaaren mittainen alkuperäisyys, eheys ja muu laatu samoin kuin käytettävyys on turvattava. Kuntayhtymän asiakirjahallintoa ja arkistointia johtaa yhtymähallitus (arkistol 9 ). Perusturvakuntayhtymä Karviainen on yksi arkistonmuodostaja, jolla on arkistonmuodostussuunnitelma asianhallintajärjestelmässä. Suunnitelma sisältää mm. asiakirjojen rekisteröinnin sekä julkisuutta/salaisuutta, säilytysaikoja, säilytystapoja ja säilytyspaikkoja koskevat ohjeet. Karviaisessa käytetään Dynasty for SQL asianhallintajärjestelmää. Asianhallintajärjestelmä käsittää kaikki ne asiat ja asiakirjat, joita ei seurata muissa järjestelmissä tai rekistereissä. Asianhallintajärjestelmän toiminnoista ovat käytössä tiedonohjausjärjestelmä, dokumenttien hallinta, asianhallinta (diaari), kokoushallinta, sopimushallinta ja viranhaltijapäätökset. Esimies myöntää alaisilleen käyttöoikeudet järjestelmään käyttäjän työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. 5 Asioiden hyvä valmistelu Päätökset on valmisteltava hyvin. Pelkkä asiakirjojen kokoaminen ei riitä, vaan asiakirjojen tietosisältö on analysoitava ja ratkaisun kannalta olennainen tietoaines seulottava ja yhdistettävä. Valmisteluasiakirja sisältää vähimmäistietona seuraavat asiat: hakemuksen tai esityksen perusteena olevien tosiasioiden selostuksen tietosisällön analysoinnin sovellettavat oikeusohjeet, säännökset ja määräykset selostuksen muista sovellettavista ratkaisuohjeista
9/27 kuvauksen toteutuksen arvioiduista vaikutuksista (kustannukset, henkilövaikutukset, vaikutukset tila- ja laitetarpeisiin ym.) päätöksen perustelut lisätietojen antajan yhteystiedot. Hyvä esitys huomioi vaihtoehtoiset ratkaisut sekä ehdotukset täytäntöönpanotoimenpiteiksi. 2 SUUNNITTELU- JA RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ Suunnittelu- ja raportointijärjestelmä on johdon sisäisen valvonnan väline, jonka avulla varmistetaan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen. Suunnittelujärjestelmällä varmistetaan, että tavoitteet tulevat asetetuksi, että niiden saavuttamiseksi osoitetaan tarvittavat resurssit ja että toteuttamistoimenpiteet tulevat suunnitelluiksi. Seurannalla varmistetaan, että toiminta on tavoitteiden mukaista. Arviointi on sanallista tai kuvallista selostusta, jota voidaan tehdä suhteessa asetettuun tavoitteeseen poikittaisvertailuna (benchmarking, vertailukehittäminen) tai pitkittäisvertailuna eli aikasarjan tai kehityksen tarkasteluna. Perusturvakuntayhtymä Karviaisen raportointijärjestelmää kehitettäessä tulee ottaa huomioon myös arvioinnin edellyttämien tietojen kerääminen. Johtamisjärjestelmä on keskeinen tuloksellisuuden osatekijä. Johtamistoiminnot on järjestettävä siten, että ne tukevat toimintayksikön tavoitteiden saavuttamista. Johdon on tuettava toimillaan taloudellisuutta, tehokkuutta ja vaikuttavuutta. 1 Talousarvion ja vuosisopimuksen valmistelu Kuntayhtymän taloussuunnittelujärjestelmä perustuu Suomen Kuntaliiton suositukseen "Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja suunnitelma". Kuntayhtymän talousarvio pohjautuu valtuustokausittain laadittuun palvelutasosuunnitelmaan sekä kuntien kanssa tehtäviin vuosisopimuksiin Vuosisopimusten liitetiedostot sisältävät kaikki jäsenkuntien talousarvioihin ja suunnitelmiin sisällytettävät tekstit ja määrärahat. Talousarviosuunnitelman ja vuosisopimuksen laatiminen käynnistyy yhtymähallinnossa talousarvion kehysten ja laatimisohjeiden valmistelulla sekä jäsenkuntien kanssa käytävillä neuvotteluilla. Talousarvion kehykset perustuvat edellisen vuoden tilinpäätökseen, voimassa olevaan talous-
10/27 suunnitelmaan, osavuosikatsauksiin sekä päätöksiin ja kannanottoihin, jotka on tehty voimassa olevan taloussuunnitelman hyväksymisen jälkeen ja joita ei ole otettu huomioon taloussuunnitelmassa. Kuntayhtymän johtaja valmistelee yhteistyössä palvelulinjajohtajien ja kuntajohtajien kanssa talousarvio- ja suunnitelmaehdotuksensa yhtymähallituksen käsiteltäväksi. Tarvittaessa käydään neuvotteluja jäsenkuntien kanssa. 2 Toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja käyttösuunnitelmat Kuntien valtuustojen hyväksyttyä talousarvion ja vuosisopimukset, ne annetaan palvelulinjoille noudatettavaksi. 3 Talousarvion muuttaminen Jos talousarvioon on tilikauden aikana tehtävä muutos, on yhtymähallituksen tehtävä siitä jäsenkunnille ehdotus. 4 Raportointijärjestelmä Talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista raportoidaan yhtymähallitukselle ja annetaan tiedoksi jäsenkunnille kaksi kertaa vuodessa. Osavuosikatsaukset tehdään talousraporttien ja suoriteraporttien perusteella, ensimmäinen annetaan toukokuussa ja toinen syyskuussa. Osavuosikatsaus sisältää lyhyen arvion palvelulinjoittain vuosisopimuksen mukaisten palvelujen toteutumisesta, ennusteen talousarvion toteutumisesta ja ennusteen jäsenkuntalaskelman toteutumisesta tuotteittain ja toimipisteittäin Toteutumavertailun merkittävistä poikkeamista on osavuosikatsauksessa esitettävä selvitys. Talousarviovuoden aikana ilmenevistä yllättävistä ja merkittävistä toiminnallisista ja taloudellisista poikkeamista on raportoitava välittömästi yhtymähallitukselle. Tarkemmasta raportoinnista päättää kuntayhtymän johtaja. Esimiesten tulee luoda tehtäväalueellaan arviointi ja raportointijärjestelmä, joka takaa heille ajantasaisen näkemyksen tavoitteiden saavuttamisesta, määrärahan riittävyydestä ja toiminnan taloudellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. 5 Tilinpäätös
11/27 Kolmas osavuosikatsaus on tilinpäätös. Talousarvion toteutumisvertailu esitetään samalla tasolla kuin tavoitteet, määrärahat, tuloarviot ja tunnusluvut on esitetty talousarviossa. Toteutumisvertailun yhteydessä esitetään selvitys määrärahojen ja tuloarvioiden sekä tavoitteiden ja tunnuslukujen poikkeamista. 6 Kustannusten seuranta/vertailu Kunnallisessa laskentatoimessa kustannuslaskenta on sisäistä laskentatointa, jonka keskeisin tehtävä on johtamisen tukeminen. Kustannuslaskentaa tarvitaan mm. seuraaviin tarkoituksiin: toiminnan ohjaus päätöksenteko työprosessien kehittäminen vaihtoehtojen vertailu palvelujen ja tavaroiden hinnoittelu tehokkuuden ja taloudellisuuden selvittäminen kannattavuuden selvittäminen Kuntayhtymän talousarviossa/taloussuunnitelmassa ja tilinpäätöksessä esitetään toiminnan tehokkuutta/taloudellisuutta kuvaavat tunnusluvut palvelulinjoittain. Palvelutuotannon tuloksellisuus edellyttää, että yksiköissä tehdään kustannuslaskentaa ja vertailua sekä saatua tietoa käytetään toiminnan arvioinnissa, kehittämisessä ja päätöksenteossa. 3 HANKINTOJEN SUORITTAMINEN JA VARASTOT Hankintojen suorittamisessa noudatetaan hankintalakia (348/07) ja erityisalojen hankintalakia (349/07). Kuntayhtymän johtaja päättää uusien varastojen perustamisesta ja määrittelee varastoarvojen enimmäismäärät. Varastoilla tulee olla vastuuhenkilö ja tämän varahenkilö. Varastot inventoidaan vähintään kerran vuodessa. Inventointieroista ja hävikkikirjauksista laaditaan asianmukaiset selvitykset, jotka kuntayhtymän johtaja hyväksyy. Tarpeetonta varastointia on vältettävä. Tavoitteena on pitää varastojen arvo mahdollisimman alhaisena ja kiertonopeus mahdollisimman suurena. 4 AVUSTUKSET JA PROJEKTIT
12/27 1 Avustukset Avustuksia myönnetään kotitalouksille, palvelutoimintaan sidotuille yhteisöille ja yksityishenkilöille. Etuuksista päättävien viranhaltijoiden tehtävänä on valvoa, että lainsäädäntöä ja Karviaisen ohjeistusta noudatetaan, maksatus toimii asianmukaisesti ja asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti. Avustuspäätösten tekemisen jälkeen on seurattava, ovatko avustuksen maksamisen perusteet edelleen voimassa. Yhteisölle myönnettyjen avustusten sisäisestä valvonnasta vastaa avustuksen myöntänyt viranomainen. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustusehtojen tai avustuspäätösten mukaisesti, on avustuksen myöntäjän harkittava avustuksen takaisinperintää tai maksatuksen keskeyttämistä. Avustuksen myöntämisen ehdoksi tulee asettaa tavoitteisiin ja avustuksen saajan toimintaan sekä edellytyksiin liittyvät toiminnalliset velvoitteet ja niitä vastaava raportointi. Kuntayhtymälle tulee varata mahdollisuus tarkistaa avustusten saajan toimintaa. 2 Projektitoiminta Kuntayhtymä voi itse hallinnoida projekteja ja olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Kuntayhtymän omina projekteina toteutettavista hankkeista ja kehittämiskohteista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat aikatauluineen ja kustannusarvioineen, nimettävä vastuuhenkilöt sekä määriteltävä vastuunjako. Projektitehtäviä varten voidaan kuntalain 17 :n nojalla perustaa toimikunta, joka on toimielin. Projektin kirjanpito on järjestettävä siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Osallistumisesta kuntayhtymän ulkopuolisen toimijan hallinnoimaan projektiin on tehtävä päätös, jossa on nimettävä yhdyshenkilö, hyväksyttävä projektisuunnitelma ja kustannusarvio kuntayhtymän osalta sekä osoitettava, miten projektin tulot ja menot kirjataan. 5
13/27 MENOJEN JA TULOJEN VALVONTA 1 Menojen suorittaminen ja hyväksymisvaltuudet Palvelulinjajohtajat ja keskuspäälliköt vastaavat palvelu- ja toimipistekohtaisten tavoitteiden saavuttamisesta ja päättävät yksikön hankinnoista ja määrärahojen muusta käytöstä ja hyväksyvät tositteet. Kukin vastuuhenkilö nimeää tehtäväalueensa tavaroiden, työsuoritusten ja muiden palvelujen vastaanottajat. Vastaanottajan/asiantarkistajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että se on tilauksen mukainen. 2 Tulojen laskuttaminen ja perintä ulkoisilta asiakkailta Kuntayhtymän saatavat on laskutettava viipymättä. Kukin palvelulinja tai sen alainen toimintayksikkö huolehtii oman tehtäväalueensa palvelujen myyntitulojen, maksujen ja muiden tulojen laskuttamisesta. Saatavat jäsenyhteisöiltä hoidetaan ensisijaisesti neuvottelemalla ilman perintätoimistoa. Muiden saatavien perinnässä käytetään perintätoimistoa. Mikäli laskua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä tai sen jälkeenkään, perintätoimisto lähettää asiakkaalle maksumuistutuksen viimeistään kahden viikon kuluttua eräpäivästä. Laskutussaatava, joka perintätoimenpiteistä huolimatta on tilinpäätöshetkellä saamatta, kirjataan seuraavan vuoden tilinpäätökseen laadinnan yhteydessä luottotappioksi laskuttajan toimintayksikön muihin kuluihin. Laskutuksesta vastaavan toimintayksikön on varmistettava poistetun saatavan seuranta saatavan vanhenemiseen asti. 3 Sisäisten erien laskuttaminen Kukin palvelulinja huolehtii oman tehtäväalueensa palvelujen osalta sisäisten tulojen saamisesta. 6 SOPIMUSTEN VALVONTA 1 Sopimusten toteutus- ja seurantavastuu
14/27 Perusturvakuntayhtymä Karviaisen puolesta tehtävät sopimukset hyväksytään yhtymähallituksessa tai sen alaisen viranhaltijan toimesta hänen toimivaltansa puitteissa. Toimivalta on määritelty hallintosäännössä. Sopimukset on laadittava kuntayhtymän edun mukaisina ja niiden pitää noudattaa ko. alan sopimusehtoja silloin, kun sopimustyyppi sen sallii. Sopimusten valvonta kohdistuu niiden laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Täytäntöönpanon ja sopimuksen noudattamisen osalta valvotaan mm. laskutusta/maksatusta, tilitysten suorittamista, indeksitarkistuksia ja irtisanomisia. Sopimusten hyväksymisoikeuksista on määräyksiä hallintosäännössä. Sopimuksiin on sisällytettävä kuntayhtymän edun turvaava riittävän lyhyt irtisanomisaika. Sopimuksen rakenteen ja tekstin on oltava sellainen, että sopimuksen tulkinta voidaan tehdä mahdollisimman yksiselitteisesti. Jos kuntayhtymä hankkii peruspalveluita ulkopuolisilta palvelutuottajilta, tulee palvelusopimuksissa tai niiden tekemisen yhteydessä kuvata, miten palveluiden laadunvarmistus järjestetään. Palveluja hankittaessa on varmistettava, ettei kuntayhtymä joudu jälkikäteen maksamaan työnantajamaksuja. Sopimusten valvontavastuu on joko sopimusten hyväksyjällä tai hänen määräämällään. Palvelulinjojen hyväksymien sopimusten osalta valvontavastuu on palvelulinjajohtajalla tai hänen määräämällään. Tärkeää on, että kullekin sopimukselle tai sopimusryhmälle on nimetty valvontavastuussa oleva henkilö. Sopimusten valvontaan kuuluu sopimusten täytäntöönpano sekä sopimuksista johtuvien toiminnallisten ja taloudellisten toimenpiteiden hoitaminen määräaikana. Tällaisia toimenpiteitä ovat maksatuksen/laskutuksen suorittaminen, indeksitarkistusten laskeminen, tilitysten suorittaminen, sopimuksen irtisanominen jne. Valvontatehtävä on kullakin toimialalla järjestettävä hyväksytyillä toimenkuvauksilla tai muilla määräyksillä, joista ilmenee selkeästi valvontatehtävästä vastuussa oleva viranhaltija. 2 Sopimusasiakirjojen säilytys Tehdyistä sopimuksista pidetään luetteloa tarkoituksenmukaisesti ryhmiteltynä. Karviaisessa sopimusten hallinnassa käytetään Dynasty for SQL asianhallintajärjestelmää. Sovelluksessa on muistutustoimintoja, joilla varmistetaan esimerkiksi määrärahoihin sidottujen sopimusten irtisanominen tai tarkistaminen. Sopimuksiin liittyviä toimenpiteiden eräpäiviä on seurattava systemaattisesti. Alkuperäiset sopimukset arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Erityisesti on seurattava sopimusten voimassaoloaikoja, jotta ehditään ajoissa neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde.
15/27 Allekirjoitetut sopimukset skannataan asiahallinnan sopimusjärjestelmään. Hyväksytyistä ja voimassaolevista sopimuksista pidetään säilytyspaikoittain rekisteriä (luetteloa), joista ilmenevät sopimusosapuolet, sopimuksen kohde, hyväksymispäätös ja voimassaoloaika. Sopimukset säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyllä tavalla. 7 OMAISUUSREKISTERIEN YLLÄPITO 1 Poistonalainen pysyvä vastaava omaisuus (käyttöomaisuus) Pysyvä vastaava omaisuus (PVO) koostuu sellaisista aineettomista ja aineellisista hyödykkeistä, jotka vaikuttavat jatkuvasti tuotannontekijänä useana tilikautena. Aineettomia hyödykkeitä ovat mm. atk-ohjelmien lisenssioikeudet ja osuudet muiden yhteisöjen pysyvien vastaavien hankintamenoihin. Karviaisen pysyvästä vastaavasta omaisuudesta (käyttöomaisuus) pidetään rekisteriä, joka on osa kuntayhtymän laskentajärjestelmää. Käyttöomaisuusrekisterin raportit ovat samalla luettelo käyttöomaisuudesta tasetileittäin ryhmiteltynä. Käyttöomaisuus jaetaan poistosuunnitelman mukaisiin käyttöomaisuusluokkiin, joissa noudatetaan valtuustojen vahvistamia poistoaikoja ja menetelmiä. Käyttöomaisuusrekisteri tuottaa pääkirjanpitoa varten tiedot käyttöomaisuuden poistamattomasta jäännösarvosta, kertyneistä poistoista sekä käyttöomaisuuden lisäyksistä ja vähennyksistä. Hankintamenoon luetaan arvonlisäveroton hankintameno. Hankintamenosta vähennetään valtionosuudet ja rahoitusosuudet. 2 Irtaimistoluettelointi Rekisteröitäväksi irtaimistoksi katsotaan myös vähintään 1.000 euroa (alv=0) maksavat koneet, laitteet, kuljetusvälineet ja toimistokalusteet, joiden käyttöaika on vähintään 3 vuotta. Alle 1.000 euron hintaisista esineistä rekisteröitävää irtaimistoa ovat lisäksi atk-laitteet ja sellaiset atk-ohjelmistot, työkoneet, kalusteet, taulut, toimistotekniset ym. laitteet, jotka on tarkoituksenmukaista rekisteröidä huolellisen omaisuudenhoidon kannalta. Irtaimistoluettelointi toteutetaan kuntayhtymän johtajan ohjeistamalla tavalla. Irtaimistoluetteloon merkitään esineestä seuraavat tiedot:
16/27 esineen tunnistetiedot hankintameno hankinta-ajankohta sijoituspaikka Käytöstä poistetun irtaimiston käsittelystä antaa ohjeet kuntayhtymän johtaja. 3 Pysyvän vastaavan omaisuuden (kiinteä ja irtain käyttöomaisuus) poistaminen käytöstä Pysyvän vastaavan omaisuuden (käyttöomaisuus) myynnistä päättää kuntayhtymän johtaja, ellei hallintosäännössä ole muutoin määrätty. 4 Riskienhallinta sekä omaisuuden ja vastuiden vakuuttaminen Kuntayhtymän johtaja päättää kuntayhtymän omaisuuden vakuuttamisesta. Vakuutusturvan riittävyys tulee tarkistaa vähintään kerran vuodessa. 8 PÄÄKIRJANPITOJÄRJESTELMÄ Liikelaitoskuntayhtymä Puhti vastaa kuntayhtymän kirjanpidon teknisestä toteuttamisesta siten kuin palvelukuvauksissa tarkemmin määritellään. Palvelukuvauksissa sovitaan tarkemmin Puhdin ja käyttäjäorganisaation välinen työnjako ja rajapinnat. Taloushallinnon laskentajärjestelmään kuuluva pääkirjanpito hoidetaan kulloinkin voimassa olevalla järjestelmällä. Ohjelmistojen menetelmäkuvauksesta ilmenee tehtävien kulku ja työvaiheet. Ohjelmien ylläpidosta ja laitteistojen käyttövalmiudesta tehdään huoltoja ylläpitosopimus Tietojärjestelmät on suojattava käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla ja yksityisillä salasanoilla. Esimies myöntää alaisilleen tarvittavan ohjelman käyttöoikeudet. Liikelaitoskuntayhtymä Puhti avaa ja sulkee käyttöoikeudet järjestelmässä. Taloushallinnon ohjelmistoille on nimettävä vastuuhenkilöt. 1 Ostoreskontra
17/27 Maksatukset hoidetaan ostoreskontraohjelmaa käyttäen. Manuaalinen ostolaskujenkirjaus on hajautettu, ostolaskut skannataan järjestelmään liikelaitoskuntayhtymä Puhdin toimesta. Paperilla saapuneita laskuja skannattaessa ei saa peittää mitään laskulla näkyvää kohtaa. Skannaaja reitittää laskut asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Ostolaskujen maksatus ja valvonta hoidetaan keskitetysti liikelaitoskuntayhtymä Puhdissa. Toimittajatietojen avaus ja ylläpito hoidetaan liikelaitoskuntayhtymä Puhdissa. 2 Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Kuntayhtymän johtaja nimeää laskujen ja muiden tositteiden vastaanottajat ja hyväksyjät, ellei hyväksy laskua itse. Laskulla tulee olla ennen maksatusta vähintään kaksi eri käsittelijää, tarkastaja ja hyväksyjä. Laskun vastaanottaja tarkistaa, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on laskun mukainen, tositteeseen tai siihen liittyvään selvitykseen on vastaanottajan merkittävä päivämäärä ja oma nimikirjoitus tai sähköinen vastaanottomerkintä. Hyväksyjä tarkistaa, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikein ja tositteessa on tilimerkintä (tiliöinti). Hyväksyjä vastaa määrärahan käytöstä. 3 Käteissuoritus/käteiskassat Perusturvakuntayhtymä Karviaisella ei ole käteiskassoja. 4 Palvelujen ja tuotteiden hinnoittelu ja sisäisten palveluiden hinnoittelu Jokainen jäsenkunta vastaa asukkaidensa käyttämien palveluiden todellisista omakustannushintaisista kustannuksista. Maksuosuudet käyttömenoihin perustuvat kuntakohtaiseen kustannuslaskentaan. Kustannukset jaetaan toimipaikkakohtaisesti. Jäsenkunnan osuus yhteisesti käytetyn toimipaikan kustannuksiin määräytyy käytön suhteessa. Se osoitetaan tuotteistamalla toimipaikan palvelut ja hinnoittelemalla ne omakustannusperiaatteella. Todellisia kustannuksia ei ilmaista keskiarvolukuina, vaan toimipaikan omina euromääräisinä kustannuksina. Omakustannushinta sisältää toiminnan välittömät kustannukset, yhteiset kustannukset sekä pääomakustannukset. Yhteiset kustannukset kohdennetaan toiminnoille niiden talousarviomäärärahojen suhteessa.
18/27 Mikäli tuotteistetusta palvelusta aiheutuvia kustannuksia ei ole tarkoituksenmukaista kohdistaa toimipaikkakohtaisesti jaetaan ne suoraan kuntien maksuosuuksiin kyseessä olevan palvelun käytön suhteessa hinnoittelemalla ne omakustannusperiaatteella. Yhtymähallituksen tehtävänä on vahvistaa jäsenkunnilta palveluista perittävät hinnat. 5 Palkanlaskenta Palkanlaskennan teknisestä toteuttamisesta vastaa liikelaitoskuntayhtymä Puhti siten kuin palvelukuvauksissa tarkemmin määritellään. Palvelukuvauksissa sovitaan tarkemmin Puhdin ja käyttäjäorganisaation välinen työnjako ja rajapinnat. Palkkalaskenta tulee hoitaa taloushallinnon ohjelmistoon liittyvällä ja kirjanpitoa päivittävällä palkkalaskentaohjelmistolla. Menetelmäkuvauksen hyväksyy ja ylläpitää liikelaitoskuntayhtymä Puhti. 6 Vakioraportit Tulostettavat vakioraportit ovat vientilistat talousarvio- ja tasetileistä, talousarvion toteutuminen, tase-erittelyt sekä tulos ja rahoituslaskelmat. 7 Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään Käyttövaltuudet kirjanpitojärjestelmään antaa kuntayhtymän johtaja.
19/27 9 RAHATOIMEN HOITO 1 Sijoituspolitiikka ja vieraan pääoman käyttö Lähtökohtana on, että Karviainen laskuttaa jäsenyhteisöjä siten, että Karviaisen tilille ei pitkäaikaisesti kerry rahaa peruspääoman suuruutta enempää. Maksuliikennetilille pyritään saamaan sellainen korko, että kuntayhtymän maksuvalmius pystytään pitämään yllä riittävässä määrin ja tilillä oleville rahoille saadaan riittävä korko ilman sijoituksia. Kuntayhtymän johtajan päätöksellä voidaan jäsenkunnalle myöntää palveluennakolle maksuaikaa tai lainata lyhytaikaisesti kuntayhtymän kassavaroja. Jäsenkunnan tulee tällöin suorittaa saamalleen maksuajalle tai lyhytaikaiselle kassalainalle vähintään maksuliiketilin korkoa vastaava korko. 2 Vieraan pääoman käyttö Lähtökohtana on, että Karviainen ei käytä lainoja. Jos lainanottoon päädytään, neuvotellaan siitä ensin jäsenyhteisöjen kanssa, ja yhtymähallitus tekee siitä erillisen päätöksen. Päätöksessä määritellään myös toimivaltuudet ja sisäinen valvonta 3 Tilien käyttövaltuudet Kuntayhtymän johtaja päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta. Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän rahatilien käyttöoikeudesta. Päätöksestä ilmenee, ketkä virka-asemansa perusteella yksin tai yhdessä ovat valtuutettuja allekirjoittamaan ottoja ja siirtoja kuntayhtymän rahatililtä. Allekirjoitusoikeudesta lähetetään päätöksen jälkeen, ja aina myös viranhaltijamuutosten yhteydessä, päätös ja tarvittaessa myös nimikirjoitusnäyte pankille. Nimenkirjoitusoikeuden peruuttamisesta esim. tehtäväjärjestelyjen yhteydessä tai kuntayhtymän palveluksesta eroamisen johdosta on välittömästi toimitettava tieto rahalaitoksiin.
20/27 10 HENKILÖSTÖHALLINTO 1 Virka- ja työsuhteen käyttö Kuntalain 44 :n mukaan perusturvakuntayhtymä Karviaisen palveluksessa oleva henkilöstö on virkasuhteessa tai työsopimussuhteessa Karviaiseen. Virka on perustettava ja henkilö palkattava virkasuhteeseen, jos henkilö on esimiesasemassa tai suorittaa asioiden valmistelua tai esittelyä toimielimelle, käyttää hallintolainsäännön nojalla ratkaisuvaltaa, päättää julkiseen valtaan perustuvan pakon käyttämisestä tai muutoin suorittaa erityislainsäädäntöön perustuvia viranomaistehtäviä. Kun virka tulee avoimeksi, on täyttävän viranomaisen aina selvitettävä, sisältyykö tehtäviin viran edellytyksenä viranomaistehtäviä. Mikäli tehtäviin sisältyy viranomaistehtäviä, virka täytetään noudattaen täyttämismenettelyä koskevia hallintosäännön määräyksiä. Henkilöstöä palkataan virka- ja työsuhteisiin talousarviossa vahvistetun henkilöstösuunnitelman mukaisesti. 2 Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on sellainen henkilöstö, joka vastaa määrällisesti ja rakenteellisesti organisaatiolle kuuluvien tehtävien asettamia vaatimuksia. Henkilöstömäärän mitoituksen lähtökohtana ovat toimintayksikön toiminnalliset tavoitteet. Suunnittelussa pyritään tasapainoon työmäärän ja henkilöstömäärä välillä, jotta työkuormitus jakautuu tasaisesti. Henkilöstön määrä mitoitetaan sellaiseksi, että vältytään tarpeettomilta henkilöstön lisäyksiltä ja irtisanomisilta. Rakenteellisen henkilöstömitoituksen perusteena ovat lait, asetukset ja suositukset suhteutettuna talousarvioon ja palvelutasosuunnitelmaan. Rakenteellisen suunnittelun tavoitteena on ammatillisesti koulutettu ja erityisosaava henkilöstö, joka kykenee kehittymään omassa työssään sekä ammatillisesti että työelämän ja yhteiskunnan vaatimusten mukaisesti. Henkilöstöä palkattaessa käytetään kuntayhtymässä käytössä olevia virka- ja tehtävänimikkeitä. Pysyviksi katsottavat virat tai tehtävät täytetään vakinaisesti, mikäli niihin on saatavissa kyseisen vakanssin mukaista ammattitaitoista pätevyysvaatimukset täyttävää henkilökuntaa. Määräaikaista työvoimaa käytetään, jos kelpoisuusvaatimukset täyttävää ei ole saatavissa, vakituisen sijaisena sekä määräaikaisissa projektitöissä hyväksytyn henkilöstösuunnitelman puitteissa.