Tampereen kaupunki Sisäinen tarkastus TOIMINNAN PAINOPISTEET 2015 2018 Tarkastustoimikunta 11.12.2014
1 SISÄLLYSLUETTELO YLEISTÄ... 2 VALVONTAJÄRJESTELMÄ... 2 Sisäisen valvonnan periaatteet... 2 Sisäisen tarkastuksen asema ja tehtävät... 3 MUUTOSHAASTEET... 4 TOIMINNAN PERUSTEET... 4 Toiminta-ajatus... 4 Arvot... 4 Visio... 5 Sisäisen tarkastuksen itsearviointi... 5 PAINOPISTEET JA VUODEN 2015 TAVOITTEET... 5 Sisäinen toiminta ja johtaminen:... 6 TYÖSUUNNITELMAN SEURANTA... 7 SISÄISEN TARKASTUKSEN TYÖNJAKO VUONNA 2015... 7
2 YLEISTÄ Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa organisaatiolle ja parantaa sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee pormestaria ja konsernijohtoa kaupungin arvojen toteuttamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation valvonta-, johtamis- ja hallintoprosesseihin sekä riskienhallinnan tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Seuraavassa tarkastellaan vuoden 2015 ja vuosien 2015-2018 toiminnan keskeisiä painopisteitä. VALVONTAJÄRJESTELMÄ Tampereen kaupungin valvontajärjestelmä koostuu sisäisestä ja ulkoisesta valvonnasta. Sisäiseen valvontaan kuuluu viranhaltija- ja luottamushenkilöjohdon vastuulla oleva ja organisoima valvonta. Sisäinen tarkastus on näkyvä osa kaupunkikonsernin ohjausja valvontajärjestelmää, jota kaupunginhallitus ja pormestari käyttävät toteuttaessaan valvontavelvollisuuttaan. Ulkoinen valvonta käsittää JHTT- tilintarkastajan (BDO Audiator Oy) tilintarkastuksen ja tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin. Sisäisen valvonnan periaatteet Sisäinen valvonta on keino, jolla johto pyrkii hankkimaan kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Johdolla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen ja toimivuuden asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäinen valvonta on organisaation itsensä toteuttamaa valvontaa. Sisäinen valvonta on jatkuvaa, päivittäisenä toimintana tapahtuvaa toimintaprosessien ja toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön arviointia ja valvontaa. Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan kaupunkikonsernin toimintayksiköiden ohjaus- ja toimintaprosesseihin sisältyviä menettelyitä sekä organisaatioratkaisuja ja toimintatapoja, joiden avulla kaupunkikonsernin toimielinten ja tilivelvollisen johdon sekä tytäryhteisöjen hallitusten tulee saada kohtuullinen varmuus 1. lakien, päätösten, sääntöjen ja johdon ohjeiden noudattamisesta, 2. resurssien ja omaisuuden turvaamisesta, 3. toiminnan tuloksellisuudesta ja tehokkuudesta sekä 4. toiminnan ja talouden raportoinnin oikeellisuudesta ja tietojen luotettavuudesta. Sisäisen valvonnan rakenne, tehtävät, tavoitteet ja menetelmät on määritelty kaupunginvaltuuston hyväksymässä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet -päätöksessä sekä kaupunginhallituksen 30.1.2012 hyväksymässä ja 19.3.2012 päivitetyssä ohjeessa Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta. Ohjeen mukaan valvontarakenteen määrittely perustuu myös julkishallinnossa käytettyyn COSOvalvontamalliin. Sen mukaan sisäinen valvonta koostuu viidestä keskinäisessä suhteessa olevasta osa-alueesta, jotka ovat johtamistapa ja valvontakulttuuri, riskienhallin-
3 ta, valvontatoimenpiteet, tiedonvälitys ja raportointi sekä seuranta. Ne ovat osa johtamisprosessia ja määrittävät sen, miten organisaation sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty ja miten niitä johdetaan. Konsernitasolla kaupungin sisäisestä valvonnasta vastaa konsernijohto: kaupunginhallitus, pormestari ja konsernijohtaja. Jokainen toimielin kuten lautakunta ja johtokunta sekä niiden alaiset johtavat viranhaltijat, erityisesti tilivelvolliset, vastaavat johtamansa toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Keskeinen osa Tampereen kaupunkikonsernin valvontajärjestelmää on tarkastustoimikunta (audit committee). Sen tehtävänä on valvoa sisäisen valvonnan, konsernivalvonnan ja riskienhallinnan asianmukaista järjestämistä, riittävyyttä ja tehokkuutta sekä hyvän johtamis- ja hallintotavan toteutumista. Tehtävänä on myös käsitellä kaupungin toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä. Tarkastustoimikunta ohjaa ja kehittää sisäistä tarkastusta. Se hyväksyy sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman ja käsittelee sen raportointia sekä koordinoi sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastajan työtä. Toimikunta kokoontuu vähintään vuosineljänneksittäin. Toimikuntaan kuuluvat puheenjohtajana pormestari sekä jäseninä kaupunginhallituksen kaksi varapuheenjohtajaa. Esittelijänä toimii sisäisen tarkastuksen tarkastusjohtaja. Sisäisen tarkastuksen asema ja tehtävät Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen, tarkastustoimikunnan ja pormestarin alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen toiminta-alueena ovat Tampereen kaupunkikonsernin kaikki toiminnot ja toimintayksiköt sekä palvelutuottajille ulkoistetut toiminnot ja palvelut. Se auttaa tarkastus-, arviointi- ja konsultointipalveluiden avulla kehittämään kaupungin riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa sekä antaa tarvittaessa näihin liittyvää neuvontaa. Sisäinen tarkastus toimii sisäisen valvonnan tukiorganisaationa. Sisäinen tarkastus ei osallistu päätöksentekoon eikä täytäntöönpanoon. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa tarkastussuunnitelman mukaiset ja muut kaupunginhallituksen ja pormestarin määräämät tarkastustehtävät. Sisäinen tarkastus tarkastaa ja arvioi - kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmää, - toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta sekä - johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta ja antaa suosituksia niiden parantamiseksi. Tarkastusten tavoitteena on eettisten arvojen ja hyvän johtamis- ja hallintotavan tukeminen sekä riski- ja valvontatietoisuuden tuottaminen ja lisääminen. Edellisten lisäksi se valmistelee kaupungin johdon selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä ja vastaa tarkastustoimikunnan asioiden valmistelusta ja koordinoinnista.
4 MUUTOSHAASTEET Kaupungin johtamisjärjestelmä perustuu kesällä 2013 hyväksyttyyn uuteen Yhteinen Tampere näköalojen kaupunki -kaupunkistrategiaan. Kuntalain muutoksen 1.7.2012 mukaan konsernijohdon asema kunnan toimintojen ohjaajana sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden varmentajana korostuu. Tulevaa suunnittelukautta sävyttää kuntarakenteen muutos, ns. sote-uudistus ja kuntalain kokonaisuudistus sekä kaupungin toimintamallin arviointi ja uudistaminen. Konsernihallinnon johtamista selkeytettiin uudistamalla kaupunginhallituksen johtosääntö 1.6.2014 lukien. Konsernihallinnon ja konserniohjauksen uudistaminen ja rakenteiden selkeyttäminen jatkuvat tulevan toimintavuoden ajan. Kaupungin omaa palvelurakennetta kehitetään uusien pilottien ja erilaisten kokeilujen kautta esim. yhteiskunnallinen yritys ja palvelusetelihankkeet. Taloustilanteen vaikeutuminen on johtanut talouden sopeuttamiseen. Kasvavan kaupungin lisääntyvä palvelukysyntä ja kuntatalouden ahdinkotila tuottavuustavoitteineen tulevat seuraavina vuosina vaikuttamaan myös sisäisen tarkastuksen työn kohdentumiseen. Sisäisen tarkastuksen tehtävät liittyvät hyvän johtamis- ja hallintotavan edistämiseen sekä valvontajärjestelmän ja riskienhallinnan kehittämiseen. Toimintaympäristön muutosten jälkeen konsernijohdon ja muiden tilivelvollisten valvontavastuu ja arviointivelvollisuus vastuualueensa toiminnasta, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta ja kehittämisestä tulevat lakisääteisiksi. Sisäisen tarkastuksen suorittama toimintayksikköjen johtamisen arviointi ja yksikköjen itsearvioinnin kehittäminen tukevat johdon valvontavastuun toteuttamista. Sisäinen tarkastus järjestää edelleen vuosittain tilivelvollisen johdon koulutusta sekä osallistuu aktiivisesti esimieskoulutukseen kouluttajana. TOIMINNAN PERUSTEET Toiminta-ajatus Toimimme objektiivisesti ja riippumattomasti pormestarin ja muun konsernijohdon kumppanina ja tukena kaupungin arvojen toteuttamisen, tavoitteiden saavuttamisen, järjestelmällisen riskienhallinnan, tehokkaiden johtamis- ja hallintoprosessien sekä sisäisen valvontajärjestelmän hyödyntämisen ja kehittämisen vahvistamiseksi. Sisäinen tarkastus toteuttaa toiminta-ajatustaan tuottamalla konsernijohdolle ja toimintayksiköille toimintaa koskevia tarkastuksia, arvioita ja konsultointeja sekä niiden pohjalta toiminnan kehittämissuosituksia. Arvot Sisäisen tarkastuksen yksikkö edistää toiminnassaan ammattikuntansa ammatillisten standardien mukaisia eettisiä käytäntöjä ja toimii samalla kaupunginvaltuuston hyväk-
5 symien toimintatapojen (toimimme yhdessä, toimimme vastuullisesti ja toimimme avoimesti ja rohkeasti) mukaisesti. Yksikön noudattamia ammatillisia periaatteita ovat rehellisyys, objektiivisuus, luottamuksellisuus ja ammattitaito. Näiden periaatteiden mukainen toiminta varmentaa sen, että sisäinen tarkastus suorittaa arviointi- ja varmistustyönsä objektiivisesti. Sisäisen tarkastuksen yksikköön tehtiin vuonna 2010 toinen laadunvarmistustarkastus. Sen mukaan tarkastusyksiköllä on oikeus käyttää raporteissa mainintaa suoritettu ammatillisten standardien mukaisesti. Laadunvarmistuksessa todettiin, että tarkastajat noudattavat työssään ammatillisten standardien mukaisia eettisiä lähtökohtia. Visio Olemme arvostettu johtamis- ja hallintojärjestelmän, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asiantuntijayksikkö niin Tampereella kuin valtakunnallisestikin. Vision mukaan haluamme tukea kaupungin johtamisjärjestelmien kehittämistä myös valtakunnallisesti arvostettuna asiantuntijayksikkönä. Sisäisen tarkastuksen itsearviointi Sisäisessä tarkastuksessa tehtiin itsearviointi SWOT-menetelmällä. Yksikön toimintaa kehitettäessä huomioidaan vahvuuksina ammattitaitoinen, asiantunteva ja luotettava henkilöstö, jolla on pitkäaikainen näkemys ja kokemus kaupungin toiminnoista. Ikärakenteen ja tiedonjakamisen heikkouksiin vastataan tulevilla rekrytoinneilla sekä hyödyntämällä oman organisaation osaajia ja johdon tukea entistä paremmin. Uhkia torjutaan vahvistamalla yksikön omaa ammattitaitoa ja asiantuntemusta sekä tuottamalla monipuolista tietoa päätöksentekoa ja johtamista varten. Mahdollisuutena sisäinen tarkastus haluaa johdon tukena edelleen edistää hyvää hallintotapaa ja riskienhallintaa. Sisäinen tarkastus kehittää omia työskentelytapojaan, muun muassa riskiperusteista suunnittelua. Vahvuudet Ammattitaitoinen, asiantunteva ja luotettava henkilöstö Pitkäaikainen näkemys kaupungin toiminnoista Mahdollisuudet Lisäarvon tuottaminen organisaatiolle Johdon tuki Heikkoudet Ikärakenne ja hiljaisen tiedon jakaminen Sisäinen tiedonvälitys Uhat Ulkoistaminen Talousarvioleikkaukset PAINOPISTEET JA VUODEN 2015 TAVOITTEET Sisäinen tarkastus kehittää vuonna 2015 osana toimintamallin kehitystyötä erityisesti johdon valvontajärjestelmiä koordinoimalla sekä valtuuston Sisäinen valvonta ja ris-
6 kienhallinnan perusteet -päätöksen että kaupunginhallituksen Hyvä johtamis- ja hallintotapa -ohjeen päivittämistä. Tarkoitus on kehittää yksikön raportointia edelleen johtoa paremmin palvelevaksi ja lisäarvoa tuottavaksi. Hyvän johtamis- ja hallintotavan kehittäminen: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet päätöksen sekä Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta ohjeen päivitys ja toimielinten ja esimiesten koulutus Olemme arvostettu johtamis- ja hallintojärjestelmän, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asiantuntijayksikkö niin Tampereella kuin valtakunnallisestikin Yksiköiden itsearvioinnin kehittäminen: Valittujen liikelaitoksien ja tuottajayksiköiden johtamistavan arviointi Laatutyö: Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Sisäisen tarkastuksen tavoitteet pohjautuvat kaupunkistrategiaan. Sisäinen tarkastus edistää toimenpiteillään kaupunkistrategiassa esitettyjen valtuustokauden ja vuositavoitteiden toteuttamista. Sisäinen toiminta ja johtaminen: Valtuustokauden tavoitteet Tavoite 2015 Mittari Hyvän johtamis- ja hallintotavan Sisäisen valvonnan ja riskien- Valtuuston päätös kehittäminen hallinnan perusteet -päätöksen päivittäminen Hyvä johtamis- ja hallintotapa Kh:n hyväksymä uusi ohje ja sisäinen valvonta -ohjeen päivittäminen Hyvään johtamis- ja hallintotapaan liittyvä koulutus johdolle, Toteutuneet koulutustilaisuudet Yksiköiden itsearvioinnin kehittäminen toimielimille ja esimiehille Kahden liikelaitoksen ja neljän tuottajayksikön johtamistavan arviointi Arviointilausumat Laatutyö Asiakastyytyväisyys Asiakaspalaute arvo 4,3 Sisäinen tarkastus tukee ja kehittää strategian mukaista johtamista. Kaupunginvaltuustossa päivitetään kuntalain ja johtosääntöjen muutosten mukaisesti Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet -päätös. Kaupunginhallituksessa päivitetään valtuuston päätöksen mukainen menettelytapaohje Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen val-
7 vonta. Hyväksyttävistä periaatteista järjestetään tilivelvolliselle johdolle, luottamushenkilöille ja esimiehille koulutusta. Sisäinen tarkastus edistää konserniohjauksen ja toimintayksikköjen kehittämistä arvioimalla liikelaitosten ja tuotantoyksikköjen johtamista. Tilivelvollisen johdon vastuulla on yksikkökohtaisen itsearvioinnin kehittäminen. Tätä toimintaa tuetaan koulutuksella sekä arvioimalla sisäisen valvonnan selontekoprosessia ja laadittujen selontekojen sisältöä. Laadun kehittämiseksi ja vaikuttavuuden lisäämiseksi selvitetään asiakastyytyväisyyttä. Tarkastus- ja arviointityön menestyksekäs suorittaminen alati muuttuvassa toimintaympäristössä edellyttää henkilöstön työhyvinvoinnin hyvää tasoa. Tehokkaiden työpäivien sekä työviihtyvyyden ja työhyvinvoinnin hyvä ylläpito edistävät työssä jaksamista ja yksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. TYÖSUUNNITELMAN SEURANTA Tarkastustoimikunta hyväksyy sisäisen tarkastuksen toiminnan painopisteet ja yksityiskohtaisen vuosittaisen työsuunnitelman. Sille raportoidaan myös suunnitelman toteutumisesta yhteenvetoraportilla neljännesvuosittain ja tehtyjen suositusten toteutumisesta seurantaraportilla puolivuosittain. Kaupunginhallitukselle esitetään vuosiyhteenveto ja kahdesti vuodessa tarkastussuositusten toimeenpanon seurantaraportti. Hyvän tarkastustavan lähtökohtana ovat sisäisten tarkastajien kansainväliset ammattistandardit. SISÄISEN TARKASTUKSEN TYÖNJAKO VUONNA 2015 Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen vahvistaman vuosisuunnitelman ja resurssien mukaisesti. Tarkastusjohtaja toimii osa-aikaisena (työaika 50 %). Tarkastuspäällikkö vastaa vuosisuunnitelman mukaisen työn suunnittelusta, ohjauksesta ja raportoinnista. Työt on jaettu seuraaviin vastuualueisiin: tarkastusjohtaja Keijo Lappalainen: konsernihallinto tarkastussihteeri, tarkastaja Anne Perttala: toimisto tarkastajat: - tarkastuspäällikkö Kaj Palenius: tietojärjestelmät ja tietohallinto - sisäinen tarkastaja Jukka Piirto: liikelaitokset ja kaupunkiympäristön kehittäminen sekä yhtiötarkastus - sisäinen tarkastaja Piritta Haapahuhta: sivistyspalvelut, yhtiötarkastus - sisäinen tarkastaja Annikka Paavola, sosiaali- ja terveyspalvelut - atk-tarkastaja Irja Peltoniemi: atk-avusteinen tarkastus, konsernipalvelut ja työllisyysprojektit - sisäinen tarkastaja Marja Pärssinen: palkat, henkilöstöhallinto