Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 1(13) Digikuntakokeilu Projektisuunnitelma Versio 0.1
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 2(13) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 23.8.2016 M.Saarijärvi
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 3(13) SISÄLLYSLUETTELO 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet... 4 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä... 4 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit... 4 1.3 Projektin tavoitteet, vaatimukset ja mittarit... 6 1.4 Projektin rajaukset... 7 1.5 Projektin riippuvuudet, rinnakkaishankkeet ja yhteistyö... 8 1.6 Onnistumisen edellytykset... 8 2 Projektin organisointi ja vaiheistus tehtävineen... 9 2.1 Projektiorganisaatio ja roolit... 9 2.2 Vaiheistus ja aikataulu... 9 2.3 Vaiheiden päätuotokset ja vastuuosapuolet... 10 3 Projektin toteutus... 11 3.1 Toteutussuunnitelma... 11 3.2 Projektin viestintä... 11 3.3 Riskien hallintasuunnitelma... 11 3.4 Raportointi ja poikkeustilanteiden hallintamenettely... 12 3.5 Riippumaton arviointi... 12 4 Projektin talous... 12 5 Liiteluettelo... 12
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 4(13) 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä Valtiovarainministeriön koordinoima Digikuntakokeilu pohjautuu hallitusohjelman tavoitteisiin kuntien tehtävien ja velvoitteiden karsimisesta, kokeilukulttuurin käyttöönottamisesta ja kaikkien julkisten palvelujen digitalisoimisesta. Tavoitteena on edistää kuntien toimintatapojen sekä palveluiden tuotantotapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa muutoksen johtamisen edellytyksiä. Kunnissa toteutettavien kokeilujen kautta on tarkoitus aikaansaada näyttöön perustuvaa säästöä ja/tai hillitä kuntien kustannusten kasvua digitalisaatiota hyödyntämällä sekä aikaansaada kustannussäästöjä samalla kun kuntalaisten palvelukokemus parantuu. Digitalisaatiolla ymmärretään tässä projektissa toimintatapojen kuntalaislähtöistä uudistamista teknologiaa hyödyntämällä. Projektissa keskeisessä roolissa ovat kuntakokeilijoille tarjottavat yhteiset työkalut ja osaaminen. Tavoitteena ovat nopeat ja pienimuotoiset case-kokeilut ilman raskasta hankehallinnointia. Kokeilujen tulosten arviointiin, viestimiseen ja laajempaan hyödyntämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Mukaan toivotaan erilaisia kuntia, kuntaryhmiä sekä kuntien ja muiden toimijoiden yhteishankkeita. Kuntien tarpeista lähtevät kokeilut käynnistyvät kuntien toimesta vaiheittain syksystä 2016, ja niiden käynnistymisen myötä muodostuu tämän valtiovarainministeriön projektin tukemana kuntien digikehitysverkosto, jossa asiantuntijoiden ja sparraajien kanssa mahdollistetaan toimintatapojen muutoksen johtamista, verkostoidutaan, kokeillaan, opitaan ja toteutetaan vuorovaikutteista työskentelyä yhteisissä tapaamisissa. Projektissa hyödynnetään valtioneuvoston kanslian Kokeileva Suomi toiminnassa syntyviä yhteisiä kokeilutoiminnan menetelmiä ja alustoja. Digikuntakokeilun osana toteutetaan yhdessä kuntaverkostojen kanssa kuntien digitalisaatioselvitys, jossa tarkastellaan mm. digitalisaation avulla toteutettuja säästöjä ja säästöpotentiaalia sekä kuntalaisen palvelukokemuksen parantamista. Selvityksestä odotetaan sellaisia tuloksia, joita kunnat voivat konkreettisesti hyödyntää toimintansa arvioinnissa ja tulevaisuussuuntaisessa uudistamisessa. Selvityksestä saatavia kuntien säästövaikutuksiin ja potentiaaliin liittyviä tuloksia hyödynnetään myös kun hallitus käy läpi julkisen talouden kustannusten vähentämisen reformin etenemistä. Projektin vaiheistus ja tehtävät on kuvattu tarkemmin luvussa 3. 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoiteltavat tulokset eri tulosalueilla ja tulosten syntymistä parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit.
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 5(13) PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Kuntakokeilijoille tarjottavat työkalut ja osaaminen Kunnat, yhteistyökumppanit Digikuntakokeilut Kuntien digiverkosto Kuntien digiselvitys Kokeilukohteiden mukaan tietoa, ideoiden rikastamista, menetelmäosaamista. Yhteiset työkalut ja tilaisuudet. Mentorit, sparraajat, kokeilukummit. Tuki tulosten hyödyntämiseen ja levittämiseen valtakunnallisesti ja paikallisesti sekä toimintatapojen muutoksen säästövaikutusten laskemiseen. Kuntien ja niiden yhteistyökumppaneiden toteuttamia toimintatapoja uudistavia ja kuntalaislähtöisiä kokeiluja, jotka edistävät digitalisaatiota, tuottavuutta ja kustannussäästöjen saavuttamista. Verkosto, jossa asiantuntijoiden ja sparraajien kanssa mahdollistetaan toimintatapojen muutoksen johtamista, verkostoidutaan, kokeillaan, opitaan sekä toteutetaan vuorovaikutteista työskentelyä yhteisissä tapaamisissa. Viedään tuloksia n toimintaan ja tulevaisuuden kunnan tehtäviin. Edistää Digikuntakokeilun tavoitteita. Tuottaa tietoa muutosjohtamisesta, kuntien uudesta roolista, digitalisaatiotasosta, toteutetuista säästöistä ja säästöpotentiaalista sekä kuntalaisen palvelukokemuksen parantamisesta. Kunnat, kuntalaiset, hallitusohjelman toimeenpano Kunnat, yhteistyökumppanit, rinnakkaishankkeet Kunnat, yhteistyökumppanit, hallitusohjelman toimeenpano, rinnakkaishankkeet ja tarpeiden mukaiset työkalut ja osaajat kokeilujen käytössä. mukaiset toteutetut kokeilut. mukaiset ja dokumentoidut tulokset. Kuntien ja kuntalaisten palaute. Tulosten laajempi hyödyntäminen. Toimiva, osaava ja kattava asetettuja tavoitteita edistävä verkosto. ja aikataulun mukaisesti toteutettu selvitys tuloksineen. Seuraavassa taulukossa kuvataan edellisessä taulukossa nimettyjen mittareiden tuottamistapa ja tavoitearvot eri mittaushetkinä. TULOSTEN SAAVUTTAMISEN MITTARIT mittari mittarin arviointi-/ laskentatapa mittaus-hetki mittaus-vastuu tavoitearvo ja tarpeiden mukaiset työkalut ja osaajat kokeilujen käytössä Kokeiluista ja kokeilijoilta saatava palaute. VM, Digikuntakokeilun tukiryhmä mukainen eteneminen. mukaiset toteutetut kokeilut Kokeilujen määrä Säännölliset tilannekatsaukset Digikuntakokeilun tukiryhmässä Kuntien tehtävien ja velvoitteiden vähentämisen toimenpideohjelman seuranta- ja koordinaatioryhmä kevät 2017, syksy 2017 VM, Digikuntakokeilun tukiryhmä VM, Digikuntakokeilun tukiryhmä VM vähintään XX kpl mukainen eteneminen mukainen eteneminen Kunnista ja kuntalaisilta saatava palaute kokeiluissa kokeiluissa kokeiluissa Tilannekatsaus JUHTAssa ja kevät 2017, JUHTA
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 6(13) mukaiset ja dokumentoidut tulokset Kuntien ja kuntalaisten palaute asiantuntijajaostossa Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) Raportointi VNK:n kokeilualustalle Kokeilun loppuraportti Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) kokeiluissa Yhteenveto sisällytetään kokeilujen tulosten dokumentointiin syksy 2017 Kokeilun päättyessä kokeiluissa Kokeilun vastuutaho Kokeilun vastuutaho kokeiluissa mukainen eteneminen Sovitun mukaisesti Sovitun mukaisesti kokeiluissa Tulosten laajempi hyödyntäminen Toimiva, osaava ja kattava asetettuja tavoitteita edistävä verkosto Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) projektissa myöhemmin Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) Säännölliset tilannekatsaukset Digikuntakokeilun tukiryhmässä Tilannekatsaus JUHTAssa ja asiantuntijajaostossa projektin keston ajan kevät 2017, syksy 2017 VM, Digikuntakokeilun tukiryhmä JUHTA Osapuolten määrä Tilaisuuksien määrä Osallistujapalaute ja aikataulun mukaisesti toteutettu selvitys tuloksineen Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) Tilannekatsaukset ja tulosten käsittely Digikuntakokeilun tukiryhmässä Tulosten käsittely JUHTAssa ja asiantuntijajaostossa projektin keston ajan marras-joulukuu 2016 Digikuntakokeilun tukiryhmä JUHTA myöhemmin Käsittely JulkICT-osastolla VM Riippumaton arviointi (määritellään myöhemmin) 1.3 Projektin tavoitteet, vaatimukset ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoitteet ja vaatimukset eri tavoitealueilla sekä tavoitteiden toteutumista parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit. Projektin tavoitteet ovat ensisijaisesti projektitoiminnalle asetettavia tavoitteita. Digikuntakokeilun tukiryhmä käsittelee projektin projektitoiminnan tavoitteet ensimmäisessä kokouksessaan syyskuussa 2016. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus mittari toiminnalliset Digikuntakokeilu toimii verkostomaisesti, avoimesti ja
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 7(13) tavoitteet LUONNOKSIA! laadulliset tavoitteet vuorovaikutteisesti. Tehdään tiivistä yhteistyötä rinnakkaishankkeiden kanssa ja hyödynnetään mahdollisimman paljon olemassa olevia yhteisiä ratkaisuja. Erillisistä kokeiluista muodostetaan Digikuntakokeilun kokonaistavoitteita toteuttava kokonaisuus. Kokeilijoilla on käytössään työkaluja, joilla he voivat uudistaa toimintatapoja kuntalaislähtöisesti teknologian avulla. Projektin lopputuotokset ovat sovitun ja dokumentoidun laatutavoitteen mukaisia. Projektityössä yhteistyö ja kommunikointi on sujuvaa ja projektin toteutus on hallinnassa tavoitteisiin nähden. Tuotosten laatutavoitteiden arviointi Projektin sisäisen viestinnän onnistuminen Projektityöskentelyyn ja tilaisuuksiin osallistumisaste taloudelliset tavoitteet Projekti viedään läpi suunnitellussa budjetissa. Projektin kustannusten toteuma Projektin toteutus on kustannustehokasta. Projektin henkilöresurssien työajankäytön toteuma aikataulu-tavoitteet Projekti viedään läpi suunnitellussa aikataulussa. Projektisuunnitelman resurssitavoitteet Projektilla on käytössään sekä määrällisesti että laadullisesti riittävästi henkilöresursseja tavoitteisiin nähden. toteutuminen Projektisuunnitelman toteutuminen. Hankintojen toteuttaminen. 1.4 Projektin rajaukset Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin toteuttamisen rajaukset ja rajausten syyt. Toteuttamisen rajauksessa määritellään sellaiset asiat ja ominaisuudet, joiden saattaisi kuvitella kuuluvan projektin tehtäviin ja tuotoksiin, mutta joita ei jostain syystä toteuteta tässä projektissa ja joilla pyritään poistamaan luuloja ja oletuksia. TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET aihe rajauksen kuvaus ja syy vastuullinen taho tai yhteyshenkilö Sote-toimialaan liittyvät kokeilut eivät keskeisiä Digikuntakokeilussa Eivät keskeisiä Digikuntakokeilussa, koska kyseiset tehtävät siirtyvät pois kunnilta maakunnille. Tässä projektissa pyritään vahvistamaan tulevaisuuden kunnan roolia ja digitalisaatiota tulevassa STM, VM Perinteiset laajamittaiset ja pitkäkestoiset ICT-projektit eivät ole digikuntakokeiluja. palvelurakenteessa. Projektin toimintatapana on kokeilemalla kehittäminen, ja pyritään löytämään uudenlaisia toimintamalleja. VM, kunnat
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 8(13) 1.5 Projektin riippuvuudet, rinnakkaishankkeet ja yhteistyö PROJEKTIN RIIPPUVUUDET riippuvuus Kuntien, maakuntien ja koko julkisen hallinnon kustannusten karsinnan reformi Digitalisoidaan kaikki julkiset palvelut -kärkihanke Otetaan käyttöön kokeilukulttuuri -kärkihanke Kuntaliiton Uskalla kokeilla - ohjelma Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA ja Kunta-KaPA Tulevaisuuden kunta Kuntademokratiaverkosto ARTTU2-tutkimusohjelma, Kuntastrategiat digitalisaation ohjausvälineenä riippuvuuden ja sen perustelun kuvaus Kokeilutoiminnan käynnistäminen ja innovaatioiden edistäminen. Digitalisaatio kuntien toiminnan ja palvelujen uudistamisen välineenä ja muutostekijänä. Julkiset palvelut uudistetaan käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi. Hallinnon sisäiset prosessit. Digitalisoinnin periaatteiden huomioiminen. Digisuomi.fi sisällöt. Tehdään yhteistyötä VNK:n Kokeileva Suomi toiminnan kanssa. Hyödynnetään erityisesti heidän tarjoamiaan kokeilutoiminnan yleisiä työkaluja, menetelmiä, osaamista, kokeilualustaa ja tilaisuuksia. Tehdään yhteistyötä Kuntaliiton Uskalla kokeilla ohjelman kanssa. Hyödynnetään tämän jo pitkällä olevan ohjelman kokemuksia ja tuloksia, selvitetään mahdollisuudet viestintäyhteistyöhön, yhteistilaisuudet ym. Viestitään osaltaan KaPA:n etenemisestä kunnille ja ohjataan siihen liittyvät kyselyt KaPA:n toimijoille. Huomioidaan yhteisten tukipalveluiden käyttöönottovelvoite. Kunta- KaPA edistää palveluarkkitehtuurin käyttöönottoa kunnissa ja vauhdittaa kuntien digitalisaatiota. Yhteistyö kunnan tulevaan rooliin valmistautumisessa. Yhteistyö osallistumisen, vaikuttamisen ja kuntalaislähtöisten menetelmien kehittämisessä. Yhteistyö kunnan tulevaan rooliin valmistautumisessa. 1.6 Onnistumisen edellytykset PROJEKTIN ONNISTUMISEN EDELLYTYKSET edellytys edellytyksen kuvaus Yhteinen ymmärrys kokeilutoiminnan luonteesta ja merkityksestä Kuntien aktiivinen lähteminen mukaan Digikuntakokeiluun VNK:n Kokeilevan Suomen kokeilualustan eteneminen Riittävä osaaminen ja työvälineet Kokeilujen dokumentointi Tulosten laajempi hyödyntäminen (skaalaaminen) Joustava reagointi muuttuviin tarpeisiin Tukiryhmän rooli Kattava viestintä tavoitteista etenemisestä ja tuloksista Projektin organisointi yhdessä hyvän digikuntakokeilun tavoitteet ja tunnuspiirteet, viestitään niistä ja sitoudutaan niihin. Saadaan riittävä määrä innostuneita kuntaosallistujia mukaan ilmoittautumisen kautta ja osallistumaan tapaamisiin sekä jakamaan kokemuksiaan muille. VNK:n kokeilualusta on kokeilujen käytössä. Projekti tukee sen laajempaa käyttöönottoa ja tunnettuutta kunnissa. Pystytään tarjoamaan kokeilijakunnille sellaista osaamista ja työvälineitä, joita ne tarvitsevat kokeilujen läpiviennin eri vaiheissa ja tulosten hyödyntämisessä. Kokeilujen eteneminen, tulokset ja opit dokumentoidaan riittävästi ja kiinnostavasti. Edellytys mm. säästövaikutusten esittämiselle. Panostetaan riittävästi kokeilujen tulosten levittämiseen. Ollaan valmiita tarkistamaan ja muuttamaan Digikuntakokeilun suunnitelmia ja toimenpiteitä. Tukiryhmä kehittää ja tukee aktiivisesti digikuntakokeilun toteuttamista. Viestintä on oikea-aikaista, eri kohderyhmät ja kanavat huomioivaa sekä tarkoituksenmukaista sisällöltään. Projektin asemointi osana digitalisaation ja kokeilukulttuurin kokonaisuutta.
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 9(13) Sidos- ja rinnakkaishankkeiden huomioiminen ja riittävä yhteistyö Projektissa tehdään yhteistyötä sidos- ja rinnakkaishankkeiden kanssa taulukossa 1.5 kuvatulla tavalla. 2 Projektin organisointi ja vaiheistus tehtävineen 2.1 Projektiorganisaatio ja roolit Valtiovarainministeriö (Kunta- ja aluehallinto-osasto ja JulkICT-osasto) koordinoi Digikuntakokeilun kokonaisuutta ja rahoittaa siihen sisältyvät toimenpiteet. Kunnat vastaavat digikuntakokeilujen toteuttamisesta. Valtiovarainministeriö on asettanut vuoden 2017 loppuun asti Digikuntakokeilun tukiryhmän, jossa on edustusta kunnista, Suomen Kuntaliitosta, ministeriöistä, valtioneuvoston kansliasta, järjestöistä ja tutkimussektorilta. Ryhmän tehtävänä on mm. kehittää, tukea ja toteuttaa digikuntakokeilun etenemistä valtakunnallisesti, seurata ja tukea yksittäisten digikuntakokeilujen etenemistä, arvioida kokeilujen säästöpotentiaalia ja kustannusvaikutuksia ja varmistaa kokeilujen tulosten levittämistä kuntakentällä. Projektille palkataan vuoden 2017 loppuun asti päätoiminen projektikoordinaattori, ja projektissa on muiden tehtäviensä ohella mukana molemmilta VM:n osastoilta yhteensä neljä asiantuntijaa. Nämä henkilöt muodostavat Digikuntakokeilun projektiryhmän valtiovarainministeriössä. 2.2 Vaiheistus ja aikataulu Kuten edellä on todettu, on Digikuntakokeilun tukiryhmä asetettu vuoden 2017 loppuun. Projektin jatkumista vuodenvaihteen 2017/2018 jälkeen arvioidaan kesällä - alkusyksystä 2017. Digikuntakokeilulla edistettävät tavoitteet ovat agendalla koko hallituskauden, ja voi olla perusteltua jatkaa kuntien kokeilutoiminnan valtakunnallista tukemista ja tulosten levittämistä myös vuoden 2017 jälkeen. Digikuntakokeilun valtakunnallisten toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus noudattelee kokeilutoiminnan yleistä vaiheistusta (Demos Helsinki 2016): - Tavoitteen asettaminen - Kokeilun suunnittelu - Ideointi ja oletukset - Esitestaus - Kokeilu - Arviointi ja oppiminen - Skaalaus PROJEKTIN VAIHEISTUS nro vaihe vaiheen kuvaus alkupvm valmpvm 1 Digikuntakokeilun valmistelu ja Asetetaan Digikuntakokeilun tavoitteet. Suunnitellaan yhdessä kuntien kanssa tarvittavia toimenpiteitä, organisoidutaan, 3/2016 9/2016
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 10(13) käynnistäminen 2 Kokeilujen suunnittelu, ideointi ja oletukset 3 Kokeilujen esitestaus, käynnistyminen ja toteuttaminen 4 Kuntien digiselvityksen hankinta ja toteuttaminen 5 Arviointi ja oppiminen 6 Tulosten levittäminen 7 Projektin päättäminen tehdään ensimmäisiä viestintätoimenpiteitä ja käynnistetään kokeiluihin ilmoittautuminen. Käynnistysseminaari 23.9.2016. Rikastetaan ilmoittautumisen kautta saatuja haasteita ja 9/2016-4/2017 kokeiluideoita, edistetään kumppanien löytämistä ja tuetaan kokeilijoita myös muilla tavoin. Käynnistetään toimenpiteitä riittävän osallistujamäärän varmistamiseksi. Verkostotyöskentely sekä osaamisen ja työvälineiden hankinta. Kunnat ja niiden yhteistyökumppanit ovat vastuussa kokeilujen suunnittelusta Digikuntakokeilun tukemana. Pyritään nopeisiin liikkeellelähtöihin. Sovitaan kokeilujen riittävästä dokumentoinnista ja raportoinnista. myöhemmin. 9-10/2016 12/2017 Hankitaan (EU-kynnysarvon alittava hankinta, mutta kansallisen kynnysarvon ylittävä) Hilman kautta avoimella menettelyllä selvityksen tekijät. Hankinnan kohteena on selvityksen suunnittelu, toteuttaminen ja tulosten analysoinnin tuki tilaajalle. Selvityksen valmistelua, toteuttamista, tulosten analysointia ja toimenpide-ehdotusten laatimista ohjaa digikuntakokeilun tukiryhmä. myöhemmin myöhemmin myöhemmin. 8/2016 1/2017 2.3 Vaiheiden päätuotokset ja vastuuosapuolet Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin vaiheiden päätuotosalueet ja tuotoksien tuottamisesta vastaavat vastuuosapuolet. Projektin tehtävä- ja tuotosrakenne kuvataan pohjautuen projektin vaiheisiin. Taulukko täydentyy myöhemmin. 2 Kokeilujen suunnittelu, ideointi ja oletukset nro vaihe nro päätuotosalueet aikataulutavoite 1 Digikuntakokeilun valmistelu ja käynnistäminen vastuuosapuoli 1.1 Kyselyn toteuttaminen 5-6/2016 VM 1.2 Ensimmäinen suunnittelutilaisuus kunnille 8/2016 VM 1.3 Esittelyt JUHTA:ssa 5 ja 9/2016 VM 1.4 Kuntakeskustelut, kokeilutoimijatapaamiset ym. 3/2016 - VM 1.5 Projektisuunnitelmaluonnos 8/2016 VM 1.6 Projektikoordinaattorin rekrytointi 7-9/2016 VM 1.7 Digiselvityksen hankinnan käynnistäminen 8/2016 - VM 1.8 Ilmoittautumisen käynnistäminen 8/2016 VM 1.9 Tukiryhmän asettaminen ja 1. kokous 8-9/2016 VM 1.10 Käynnistysseminaarin toteuttaminen 23.9. 23.9.2016 VM 2.1 2.2 2.3 2.4
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 11(13) 3 Kokeilujen esitestaus, käynnistyminen ja toteuttaminen 3.1 4 Kuntien digiselvityksen hankinta ja toteuttaminen 5 Arviointi ja oppiminen 6 Tulosten levittäminen 4.1 4.2 4.2 6.1 6.2 6.3 7 Päättäminen 6.1 6.2 6.3 6.4 3 Projektin toteutus 3.1 Toteutussuunnitelma Projektia viedään eteenpäin tämän jatkuvasti päivitettävän projektisuunnitelman ja sen liitteiden avulla. Lisäksi kunta- ja aluehallinto-osasto ylläpitää projektin vaihekohtaista tehtävä-exceliä, jolla hallitaan projektin käynnissä olevat ja tulevat tehtävät. 3.2 Projektin viestintä Projektille laaditaan sen eri vaiheet kattava viestintäsuunnitelma hyödyntäen valtiovarainministeriön markkinointiviestinnän puitejärjestelyä. Samoja resursseja voidaan hyödyntää myös viestintätoimenpiteiden toteutuksessa. Hyödynnämme myös yhteistyökumppanien ja rinnakkaishankkeiden viestintäkanavia, verkostoja ja tapahtumia. 3.3 Riskien hallintasuunnitelma Projektille laaditaan riskirekisteri, jota päivitetään säännöllisesti ja käytetään tukiryhmän työskentelyssä. Riskirekisteri liitetään tämän projektisuunnitelman liitteeksi.
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 12(13) 3.4 Raportointi ja poikkeustilanteiden hallintamenettely Projektin etenemisestä raportoidaan ministeri Vehviläiselle, hallitusohjelman seurantaan, Digikuntakokeilun tukiryhmälle, kuntien tehtävien ja velvoitteiden vähentämisen toimenpideohjelman seuranta- ja koordinaatioryhmälle, valtion yhteiseen hankesalkkuun ja JUHTA:lle. Digikuntakokeiluun sisältyvät kokeilut laativat tiiviin loppuraportin kokeilun etenemisestä ja tuloksista ja tulosten jatkohyödyntämisestä. Digikuntakokeilun kokonaisuudesta laaditaan loppuraportti. Poikkeustilanteiden hallintamenettelyllä tarkoitetaan menettelyä, joka käynnistetään tilanteessa, jossa projektisuunnitelman toteutuminen on vaarassa. Poikkeustilanteita käsitellään valtiovarainministeriön projektiryhmässä, ja tarpeen mukaan myös projektia koordinoivien osastojen johdon kanssa ja projektin tukiryhmässä. 3.5 Riippumaton arviointi Varaudutaan mahdolliseen riippumattomaan Digikuntakokeilun arviointiin vuonna 2017. 4 Projektin talous Projektin kustannukset rahoitetaan momentilta 28.90.20. Kokeilun määrärahoja seurataan osana hallituksen reformia 2 (Kuntien tehtävien ja velvoitteiden vähentäminen). Kustannuslaji Vuosi 2016 Vuosi 2017 Projektikoordinaattori 15.9.2016-20 000 64 000 Kuntien digikiriselvitys 50 000 70 000 (sis. myös mahd. selvityksen jälkeiset jatkotoimet) Kokoukset, tilaisuudet, työpajat 15 000 50 000 Viestintä ja verkostotyö 15 000 60 000 Keskitetyt hankinnat (osaaminen 50 000 330 000 ja tuki kunnille) Valtionavustusvaraukset kuntien 50 000 250 000 yhteisiin selvityksiin ja työskentelyyn Mahdollinen kokonaishankkeen ulkopuolinen arviointi 30 000 YHTEENSÄ 200 000 854 000 5 Liiteluettelo Täydentyy myöhemmin.
Omistaja VM, KAO PROJEKTISUUNNITELMA 13(13) Nro Liitteen nimi Sisältö Tallennuspaikka 1 2 3 4 5 6 7 8