PÖYTÄKIRJA 7/2012 1 (13) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 27. päivänä syyskuuta 2012 klo 17.00 18.39 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Sali,, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja :t 115 124, 126-131 Rasimus Risto varapuheenjohtaja, puheenjohtaja 125 Halme Terttu varsinainen jäsen Janhunen Ritva varsinainen jäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen, :t 115 125, poistui klo 18.35 Parvinen Vesa varsinainen jäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Suutari Tero varsinainen jäsen Yli-Kankahila Matti varsinainen jäsen Viljakainen Hannele yht. kirkkovalt. varapj. Huovila Juhani Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Sipponen Päivi Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra Blom Laura viestintäpäällikkö Kurki Antti hautaustoimen päällikkö Lonka Riitta hallintojohtaja Reijo Jukka kiinteistöpäällikkö Tylli Ulla taloussihteeri, vs. talouspäällikkö, :t 115-121, poistui klo 18.12 Saikkonen Asta hallintosihteeri, sihteeri Poissa Heijala Marke varsinainen jäsen Kaskiaho Keijo varsinainen jäsen, Marjatta Nykäsen varajäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Soininen Kari varsinainen jäsen Rikala Tuula yht. kirkkovalt. pj Hernesaho Virpi talouspäällikkö Lahti Jyrki tietohallintopäällikkö Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Käsiteltävät asiat 115 Kokouksen avaus 116 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 117 Pöytäkirjan tarkistajien valinta 118 Työjärjestyksen hyväksyminen 119 Seurakuntayhtymän toimistotilojen tilajärjestelyt 120 Kouvolan Vanhan hautausmaan uuden huoltorakennuksen pääpiirustusten ja kustannusarvion hyväksyminen 121 Vuoden 2013 kirkollisen tuloveroprosentin määrääminen 122 Puhelinpalvelujen hankinta
PÖYTÄKIRJA 7/2012 2 (13) 123 Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 124 Hautaustoimen ohjesääntö 125 Yhteisen seurakuntatyön johtajan viran tehtävien hoito 126 Kirjuri-järjestelmän käyttöönotto ja keskusrekisterin johtavan toimistosihteerin toimivalta 127 Henkilöstösihteerin tehtävät ja viran täyttö 128 Eron myöntäminen Helena Koskelaiselle toimistosihteerin virasta 129 Ilmoitusasiat 130 Muut mahdolliset asiat 131 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 115 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Juhani Huovilan pitämän alkuhartauden jälkeen. 116 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Varapuheenjohtajan esitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 117 Pöytäkirjan tarkistajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Tero Suutari ja Matti Yli-Kankahila. Puheenjohtajan esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Tero Suutari ja Matti Yli-Kankahila. Tarkastusajankohdaksi esitetään tiistaita 2.10.2012 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, toimistosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tero Suutari ja Matti Yli-Kankahila.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 3 (13) 118 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. 119 Seurakuntayhtymän toimistotilojen tilajärjestelyt Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 29.3.2012 perustanut seurakuntayhtymän toimistotilojen suunnittelutoimikunnan, johon on nimetty yhteisen kirkkoneuvoston pj., kirkkoherra Keijo Gärdström, kirkkoherra Kimmo Ylikangas, hallintojohtaja Riitta Lonka, yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen, kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo, rakennusmestari Jari Kokkonen sekä tietohallintopäällikkö Jyrki Lahti. Puheenjohtajaksi nimettiin Keijo Gärdström ja sihteeriksi kiinteistöpalvelujen toimistosihteeri. Suunnittelutoimikunnan tehtävänä on ollut organisoida seurakuntayhtymän toimistotilat uudelleen todellisten tilatarpeiden mukaan ja huomioiden taloudelliset resurssit. Esitys tuli saada valmiiksi syyskuun loppuun mennessä. Toimistotilojen suunnittelutoimikunta on kokoontunut kaksi kertaa: 8.5.2012 ja 24.8.2012. Suunnittelutoimikunta esittää seuraavia tilajärjestelyjä: It-aluekeskus jää nykyiselle paikalleen vuokratiloihin Viestintätoimisto jää nykyiselle paikalleen Kuusankosken seurakuntakeskuksen 1. kerrokseen Kuusankosken seurakuntakeskus: Kiinteistötoimisto siirtyy Kuusankosken seurakuntakeskuksen toiseen kerrokseen vapaana oleviin tiloihin. Vieressä oleva yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan huone jää työharjoittelijoiden, pääluottamusmiesten yms. tarpeisiin. Kuusankosken seurakunnan toisen kerroksen kerhohuoneen käyttöä kirjastona selvitetään. Kuusankosken seurakuntakeskuksessa vapautuviin seurakuntatoimiston tiloihin siirtyy kaksi toiminnallista sihteeriä, sillä asiakaspalvelupiste on ehdoton pääoven vieressä seurakuntalaisten kannalta. Kuusankosken seurakuntakeskuksen ensimmäisessä kerroksessa monistuskoneen mahdollista sijoittumista postitushuoneeseen tulee selvittää. Monistushuoneen varaus nykyisellä paikalla tulee kuitenkin säilyttää, sillä 1. kerrokseen tulee mahdollisesti myös toinen pienempi kone.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 4 (13) Kuusankosken seurakuntakeskuksen ensimmäisessä kerroksessa vapautuviin tiloihin tulee Kuusankosken seurakunnan työntekijöitä. Kouvolan seurakuntakeskus: Mahdolliseen keskitettyyn keskusrekisteriin Kouvolan seurakuntakeskukseen siirtyy keskusrekisterin toimistosihteerejä Kuusankoskelta 2, Elimäeltä 1, Anjalankoskelta 1 ja Valkealasta 1. Keskusrekisterin sukuselvitykset siirretään Kouvolan seurakuntakeskuksen toiseen kerrokseen nykyisen kiinteistötoimiston tiloihin. Johtavan toimistosihteerin työhuone sijoitetaan toiseen kerrokseen sukuselvitystilojen yhteyteen. Kouvolan seurakuntakeskuksen ensimmäiseen kerrokseen tulee keskusrekisterin käyttöön kaksi asiakaspalvelupistettä lisää hautausvastaanottoon, minkä tieltä tehdään Kouvolan seurakunnan sisäisiä työhuoneiden siirtoja. Suunnittelutoimikunta esittää, että tilajärjestelymuutokset toteutetaan vaiheittain. Yhteistyötoimikunta käsitteli toimistotilajärjestelyjä kokouksessaan 11.9.2012 ja antoi tilajärjestelyistä seuraavan lausunnon: Tilajärjestelyjen osalta suunnittelu on ollut kattavaa ja tarkoituksenmukaista. Tilojen järjestelyjä tulee tehostaa ja suunnitella koko yhtymän alueella jatkossakin. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntayhtymän toimistotilojen uudelleenorganisoinnin. Käsittely: Kiinteistöpäällikkö Reijo muutti esittelytekstiä Kouvolan seurakuntakeskuksen osalta siten, että ensimmäisen kappaleen alkuun lisättiin sana mahdolliseen. Hallintojohtaja Longan esityksestä muutettiin esittelytekstiin, että tilajärjestelyt toteutetaan vaiheittain. Alkuperäisen esittelytekstin mukaan suunnittelutoimikunta esitti, että tilajärjestelymuutokset toteutetaan lokakuun loppuun mennessä. Kiinteistöpäällikkö teki muutetun päätösesityksen: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntayhtymän toimistotilojen uudelleenorganisoinnin ja syksyn aikana luodaan toimintamallit keskusrekisterin ja seurakuntien välillä toimitusvarauksista. Hyväksyttiin esittelytekstiin tehdyt muutokset sekä kiinteistöpäällikön muutettu päätösesitys. 120 Kouvolan Vanhan hautausmaan uuden huoltorakennuksen pääpiirustusten ja kustannusarvion hyväksyminen Kouvolan seurakuntayhtymän vuoden 2012 talousarvioon on varattu investointeihin määräraha Kouvolan Vanhan hautausmaan uuden huoltorakennuksen rakentamiseen. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli kokouksessaan 30.8.2012 uuden huoltorakennuksen pääpiirustuksia sekä kustannusarviota ja päätti palauttaa asian uudelleen valmisteluun kustannusarvion johdosta.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 5 (13) Vanhan hautausmaan nykyisen huoltorakennuksen kerrosala on 328 m 2 ja se on rakennettu 1974. Rakennus on huonossa kunnossa ja siinä on mm. kosteusvaurioita ja lämpövuotoja eikä rakennus ei täytä työsuojeluun liittyviä vaateita. Nykyinen huoltorakennus on tarkoitus purkaa pois ja rakentaa uusi samalle paikalle. Hautausmaan huoltorakennukset kuuluvat laadittavana olevassa kiinteistöstrategiassa luokkaan 1, eli säilytettävät kiinteistöt joiden kunnossapidosta ei voida tinkiä. Kouvolan seurakuntayhtymän rakennusmestari Jari Kokkonen on laatinut uuden huoltorakennuksen pääpiirustukset (liite 1). Jari Kokkonen on käynyt neuvotteluja suunnittelutyön aikana hautaustoimen päällikön Antti Kurjen sekä hautausmaan työntekijöiden kanssa. Uuden huoltorakennuksen kerrosala on 372,5 m 2, huoneistoala 339,5 m 2 ja tilavuus 1378,0 m 3. Rakennuksesta on lämmintä tilaa 53,5 %. Rakennukseen tulee mm. toimisto, taukotila, sosiaalitilat naiset (15 henk.), sosiaalitilat miehet (7 henk.), tekninen tila, tila palaville nesteille sekä lämmin huoltotila. Kylmiin tiloihin tulee työkalujen, tarvikkeiden ja hiekoitushiekan varastot. Rakennuksen julkisivuverhous on puu/pelti ja vesikate on betonikattotiili. Lämmitysjärjestelmä on vesikiertoinen lattialämmitys ja lämpö tuotetaan maalämmöllä. Rakennukseen tulee koneellinen ilmanvaihto lämmöntalteenotolla. Alustavan aikataulun mukaan rakennustyön oli määrä alkaa syksyllä 2012 ja valmistua kesäkuun loppuun mennessä 2013. Suunnitelmiin tulleiden muutosten takia aikataulua joudutaan tarkistamaan. Suunnittelutyö voidaan toteuttaa vuoden 2012 aikana ja varsinaiset rakennustyöt voidaan aloittaa vuonna 2013. Kustannukset ja rahoitus Vuoden 2012 talousarvioon oli varattu investointeihin määräraha 180.000 euroa uuden huoltorakennuksen rakentamiseen ja 200.000 euroa vuodelle 2013. Laadittujen suunnitelmien pohjalta Insinööritoimisto Metsärinne Oy on laatinut kustannusarvion (liite 2). Kustannusarvion mukaan investointisuunnitelmassa varatut määrärahat eivät riitä. Nykyisen rakennuksen huonon kunnon takia uudisrakennushanketta ei ole mahdollista siirtää enää tuleville vuosille. Puuttuva rahoitus vuodelle 2013 tulee toteuttaa siten että vuoden 2013 muita investointihankkeita tarkastellaan uudelleen budjetin laadinnan yhteydessä ja siirretään tarvittaessa tuleville vuosille. Lisäksi vuodelta 2012 tästä hankkeesta säästyneet rahat (noin 170.000 euroa) tulee lisätä vuodelle 2013 sovitun investointirajan päälle. Näillä toimenpiteillä ei ylitetä ennalta sovittuja investointirajoja. Yhteistyötoimikunta on käsitellyt suunnitelmia kokouksessaan 28.8.2012 ja uusia muutettuja suunnitelmia kokouksessaan 11.9.2012 ja antanut seuraavan lausunnon: Kouvolan vanhan hautausmaan uuden huoltorakennuksen suunnitelmat ovat asiallisesti laaditut. Yhteistyötoimikunta hyväksyy suunnitellut muutokset ja pitää hankkeen toteuttamista ehdottomana. Nykyisissä suunnitelmissa tiloja on pienennetty, mikä kattaa vaatimukset työtekijämäärään nähden sekä sen, että työturvallisuus on huomioitu, kuitenkin toimistotilaa pienentämällä saataisiin lisää neliöitä taukotiloihin. Yhteistyötoimikunta toivoo, että tilapäiset, uudet väistötilat saataisiin heti käyttöön vanhalla hautausmaalla, koska uuden
PÖYTÄKIRJA 7/2012 6 (13) huoltorakennuksen rakennuttamisaikataulu siirtyy ja vanhan huoltorakennuksen tilat ovat huonossa kunnossa sisäilmaongelmien vuoksi. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy hankkeen toteuttamisen sekä Kouvolan Vanhan hautausmaan uuden huoltorakennuksen pääpiirustukset ja kustannusarvion. Rahoitus toteutetaan siirtämällä vuoden 2013 muita investointeja tuleville vuosille ja vuodelta 2012 tästä hankkeesta säästyneet rahat lisätään vuodelle 2013 sovitun investointirajan päälle. Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto nimeää kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan hoitomaan suunnittelu- ja rakennustoimikunnan tehtäviä sekä päättämään urakoista laaditun kustannusarvion puitteissa. Yhteinen kirkkoneuvosto saattaa asian edelleen yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. 121 Vuoden 2013 kirkollisen tuloveroprosentin määrääminen Kirkkolain 15. luvun 2 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa vuosittain tuloveroprosentin. Se vahvistetaan korotettuna lähimpään 0,05 prosenttiyksikköön. Verotusmenettelystä annetun lain mukaan seurakunnan ja seurakuntayhtymän tulee ilmoittaa tuloveroprosentin suuruus verohallinnolle viimeistään verovuotta edeltävän vuoden marraskuun 17. päivänä. Kouvolan seurakuntayhtymässä vuoden 2012 tuloveroprosentti on ollut 1,60, johon kirkkovaltuusto sen marraskuussa 2011 korotti. Taloudellinen tilanne Talouskasvun odotetaan olevan ensi vuonna edelleen sangen hidasta niin euroalueella kuin Yhdysvalloissakin. Paikalliset erot seurakuntien talouden kehityksessä ovat suuria johtuen mm. paikkakunnan elinkeinorakenteesta, väkiluvun kehityksestä ja työttömyysasteesta. Seurakuntien on varauduttava yhteisö- ja kirkollisverotuotoissa vähäisempään kasvuun useiksi vuosiksi. Inflaation ennustetaan olevan noin 2,6 prosenttia ja korkojen odotetaan pysyvän alhaisina vielä vuonna 2013. Tuoreimmat Suomen talouskasvuennusteet ensi vuoden osalta vaihtelevat SampoPankin 1 prosentista Palkansaajien tutkimuslaitoksen 2 prosenttiin, molemmat julkaistu syyskuussa. Kuntaliitto on arvioinut kunnallisveron kertymän kasvun Kouvolassa vuonna 2013 olevan runsaat 3 prosenttia. Kirkollisveron kehitys on viime vuosina valtakunnallisesti ollut noin 3-4 prosenttiyksikköä kunnallisveron kehitystä pienempi, myös Kouvolassa se on samansuuntainen.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 7 (13) Kirkon yhteisöveron jako-osuus kuluvana vuonna on 2,30 prosenttia ja 2,25 prosenttia vuosina 2013 2015. Kouvolan seurakuntayhtymässä kirkollisverotulojen kertymä kahdeksalta kuukaudelta on ollut yhteensä 13 milj. euroa. Tilitykset ovat kasvaneet 9,1 prosenttia edellisen vuoden vastaavaan ajankohtaan verrattuna, valtakunnallisesti kirkollisverotulokertymä on kasvanut noin 5 prosenttia. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisöverotulokertymä on vastaavana aikana alentunut 19,2 prosenttia. Tällä hetkellä voidaan arvioida, että kuluvan vuoden talousarvion verotulokohta kokonaisuudessaan tullee toteutumaan (ei juuri ylity eikä alitu). Vuoden 2013 budjetti Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinta vuosiksi 2013 2015 on käynnissä. Suunnittelun tässä vaiheessa tilikauden 2013 budjetti näyttäisi olevan tasapainossa, kuten pitääkin heikentyneiden talouspuskurien parantamiseksi lähitulevaisuuden tarpeita varten. Tuloveroprosentti vuodeksi 2013 Veroprosenttia nostettiin vuodeksi 2012, joten nyt sen tarkistamiseen ei ole tarvetta. Nykyisellä prosentilla sekä henkilöstötarpeen ja kiinteistökannan oikealla mitoituksella saadaan seurakuntayhtymän talous sellaiseen kuntoon, että pystytään vastaamaan tulevaisuuden taloudellisiin haasteisiin. Liitteenä 3 on verotulolaskelma. Vs. talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kouvolan seurakuntayhtymän kirkolliseksi tuloveroprosentiksi vuodeksi 2013 määrätään 1,60. Merkittiin, että Ulla Tylli poistui kokouksesta. 122 Puhelinpalvelujen hankinta Kouvolan seurakuntayhtymä on kilpailuttanut puhelupalvelukokonaisuuden. Nykyiset sopimukset ovat päättymässä ja uuden sopimuskauden kilpailuttaminen oli ajankohtaista. Hankinnan tavoitteena oli saavuttaa nykyaikainen ja laadukas toteutus puhepalvelukokonaisuudesta. Vaikka uusi puhepalveluratkaisu tulee olemaan nykyaikainen mobiilivaihde, niin siitä huolimatta kutsunumeroina voidaan käyttää 05-numeroita. Lisäksi puhelin voi edelleen olla GSM-pöytäpuhelin niissä kohteissa, missä ns. kännykkä ei ole paras valinta. Puheratkaisun ennakkomäärittelyssä tärkeimpinä osa-alueina on painotettu mm. seuraavia asioita: yksi kokonaistoimittaja, joka vastaa kokonaisuudesta palveluna.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 8 (13) 05-numerot kutsunumeroiden osalta, jolloin soittaminen seurakuntiin ei ole lisämaksullista. puhepalvelu hankitaan kokonaan palveluna, eikä järjestelmän investointikustannuksia tule kustannustehokas kokonaisuus Puhelupalvelun osalta kaikki määritellyt tavoitteet täyttyivät ja lisäksi kustannustehokkuus saatiin varmistettua. Puhepalveluiden nykyiset kokonaiskustannukset ovat tällä hetkellä noin 65 000 /vuosi (veroton). Kilpailutuksen seurauksena kustannukset tulevat jatkossa olemaan noin 48 000 /vuosi (säästöä jopa 17 000 /vuosi, -26 %). Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-kanavassa 20.6.2012. Menettelytapana käytettiin kansallisen kynnysarvon ylittävää, avointa menettelyä. Tarjousten viimeinen mahdollinen jättöaika oli 31.7.2012 klo 10.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät DNA Oy, Elisa Oyj sekä TelisaSonera Finland Oyj. Tarjoajat täyttivät tarjoajalle edellytetyt kelpoisuusvaatimukset sekä tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä ilmoitetut vähimmäisvaatimukset. Päätösperusteena käytettiin kokonaistaloudellisesti edullisinta painottaen hintaa 80 % ja laadullisia tekijöitä 20 %. Ilmoitetuilla kriteereillä vertailun kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi tarjoajaksi suoriutui DNA Oy. Tarjouspyynnössä, hankintamenettelyssä sekä tarjousvertailussa käytettiin alaan erikoistunutta konsulttitoimisto Learnpoint Oy:tä. Tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa. Oheismateriaali: Tarjouspyyntö liitteineen (liite 4) Tarjousten kokonaistaloudellisuusvertailu (pisteytystaulukko, hankintapäätöksen peruste) (liite 5) Hallintojohtajan päätösesitys: Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy DNA Oy:n antaman kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. 123 Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli on vahvistanut 28.8.2012 kirkkolain 10 luvun 3 :n 1 momentin mukaisesti Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston 7.6.2012 21 tekemän päätöksen hyväksyä seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aiemmin 24.9.208 hyväksytty ja Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin 18.11.2008 vahvistama ohjesääntö.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 9 (13) Kuulutus Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin päätöksestä valitusosoituksineen on Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustauluilla 10.9. 9.10.2012. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ohjesäännön (liite 6) vastaanotetuksi ja esittää sen edelleen kirkkovaltuustolle tiedoksi. 124 Hautaustoimen ohjesääntö Hautaustoimen ohjesääntö oli yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyssä 23.5.2012 sekä yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttävänä 7.6.2012, sen jälkeen havaitun virheen johdosta kiinteistö- ja hautapalvelun johtokunta on käsitellyt 23.8.2012 ohjesäännön uudelleen. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 7 olevan hautaustoimen ohjesäännön ja lähettää sen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi ja edelleen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 125 Yhteisen seurakuntatyön johtajan viran tehtävien hoito Yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen siirtyi muihin tehtäviin 1.9.2012 alkaen Kouvolan seurakuntayhtymän palveluksesta. Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön 9 :n mukaan yhteisen seurakuntatyön johtaja toimii esimiehenä keskusrekisterille, viestintäpalveluille, perheneuvontapalveluille, sairaalasielunhoidolle, kehitysvammaistyölle sekä palvelevalle puhelimelle. Viraston johtosäännön 20 :n mukaan hänen tehtävänään on vastata perheasiain neuvottelukeskuksen, sairaalasielunhoidon, kehitysvammaistyön sekä palvelevan puhelimen johtokuntien päätösten täytäntöönpanosta, sekä vastata yhtymään kuuluvien seurakuntien erityisten yhteistyömuotojen kehittämisestä. Johtosäännön 22 :ssä on määritelty sijaisuudet, jonka mukaan yhteisen seurakuntatyön johtajan ollessa estynyt hänen tehtäviään hoitaa yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja tai tämän määräämä muu viranhaltija. Hallintojohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, ettei yhteisen seurakuntatyön johtajan virkaa laiteta tässä vaiheessa yleiseen hakuun, vaan virkajärjestelyjä selvitellään
PÖYTÄKIRJA 7/2012 10 (13) yhtymän sisällä. Virkajärjestelyt tulee selvittää viimeistään 31.5.2013 mennessä. Viran tehtäviä hoitaa yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja siihen saakka kunnes virkajärjestelyt on saatu päätökseen. Käsittely: Hallintojohtaja teki muutetun päätösesityksen: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, ettei yhteisen seurakuntatyön johtajan virkaa laiteta tässä vaiheessa yleiseen hakuun, vaan virkajärjestelyjä selvitellään yhtymän sisällä. Virkajärjestelyt tulee selvittää viimeistään 31.3.2013 mennessä. Viran tehtäviä hoitaa yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja siihen saakka kunnes virkajärjestelyt on saatu päätökseen. Hyväksyttiin hallintojohtajan tekemä muutettu päätösesitys. Merkittiin, että Keijo Gärdström ei esteellisenä ottanut osaa asian käsittelyyn vaan poistui kokoushuoneesta. Puheenjohtajana tämän pykälän kohdalla toimi varapuheenjohtaja Risto Rasimus. Merkittiin, että Leena Mänttäri poistui kokouksesta. 126 Kirjuri-järjestelmän käyttöönotto ja keskusrekisterin johtavan toimistosihteerin toimivalta Kouvolan seurakuntayhtymä ja muut IT-alueen seurakunnat/seurakuntayhtymät ottavat Kirjuri-järjestelmän käyttöön viimeistään 6.11.2012. Kirjuri-järjestelmä on kaikkien Suomen ev.-lut. seurakuntien käyttöön tuleva järjestelmä, jossa hallinnoidaan seurakuntien jäsenten tietoja. Järjestelmä otetaan käyttöön kaikissa Suomen ev.lut. seurakunnissa vuoden 2012 aikana. Järjestelmän avulla kehitetään kirkonkirjojenpitoa merkittävästi. Seurakuntien jäsenten tiedot ovat samassa yhteisessä tietokannassa. Tämä mahdollistaa, että tulevaisuudessa mm. perunkirjoitusta varten tarvittavat tiedot voidaan toimittaa yhdellä todistuksella yhdestä seurakunnasta koko henkilön ev.lut. kirkon jäsenyyden ajalta. Kirjuri-järjestelmä palvelee myös seurakunnallista toimintaa erilaisin tilastollisin yhteenvedoin sekä monipuolisilla raporteilla. Kouvolan seurakuntayhtymän hyväksytyssä viraston johtosäännössä yhteisen seurakuntatyön johtajan tehtävänä on keskusrekisterin hoidosta huolehtiminen. Keskusrekisterin lähiesimiehenä toimii johtosäännön mukaan keskusrekisterin johtava toimistosihteeri. Tulevat Kirjuri-järjestelmän valmistelut ja muutokset vaativat jatkuvaa päätöksentekoa ja vastuun ottamista. Luonnollista olisi siirtää vastuuta keskusrekisterin johtavalle sihteerille. Keskusrekisterin johtava sihteeri on hoitanut valmistelutehtäviä ja vienyt hanketta eteenpäin tälläkin hetkellä aikataulullisista syistä. Myös mm. Mikkelin seurakuntayhtymässä kansliasihteeri on keskusrekisterin johtava viranhaltija ja suoraan yhteisen kirkkoneuvoston alainen.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 11 (13) Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosääntöön lisätään johtavaksi viranhaltijaksi keskusrekisterin johtava sihteeri siihen saakka kunnes yhteisen seurakuntatyön johtajan viran hoidosta keskusrekisterin osalta ja muista virkajärjestelyistä toisin päätetään. Keskusrekisterin johtavan sihteerin tehtäviin sisällytetään viraston johtosäännön 14 :n tehtävät: 1. vastata oman alueensa strategisesta suunnittelusta, kehittämisestä ja toteutuksesta, 2. käyttää yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä johtaville viranhaltijoille siirrettyä toimivaltaa, 3. huolehtia yhteisessä kirkkoneuvostossa käsiteltävien, oman palveluyksikkönsä vastuulla olevien asioiden valmistelusta ja esittelystä sekä päätösten toimeenpanosta sekä 4. osallistua tarvittaessa yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston kokouksiin. 127 Henkilöstösihteerin tehtävät ja viran täyttö Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 7.6.2012 ( 24) henkilöstöpäällikön viran lakkauttamisen, kun hallintojohtajan viran täyttö saa lainvoiman. Näihin liittyvänä hyväksyttiin avoinna olevan henkilöstösihteerin virantäyttö sisäisesti. Henkilöstösihteerin tehtävän tarkoitus ja tavoite on henkilöstöhallintoon liittyvien tehtävien hoitaminen ja kehittäminen sekä yhteydenpito muille yhteistyötahoille. Hallintojohtaja on valmistellut tehtävänkuvauksen, jonka mukaan henkilöstösihteerin pääasiallisia tehtäviä ovat - valmistella ja kehittää henkilöstöasioita sekä opastaa ja perehdyttää henkilöstöä Kirkon virka- ja työehtosopimusasioissa ja muissa henkilöstöasioissa - huolehtia henkilöstöpalvelujen viestinnästä - osallistua palkkalaskennan tehtäviin - toimia henkilöstöpalvelun johtokunnan ja luottamusmiesneuvottelujen sihteerinä - toimia työterveyshuollon yhteyshenkilönä - huolehtia talousarvion, talous- ja toimintasuunnitelman valmistelusta sekä henkilöstöbudjetista taloustiimissä - valmistella henkilöstöpalvelujen päätöksiä ja asioita hallintojohtajalle - suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät. Kelpoisuusehtona henkilöstösihteerin virkaan on ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto. Lisäksi edellytetään kokemusta henkilöstöasioiden hoidosta ja palkkalaskennasta sekä lainsäädännön ja KirVESTES:n tuntemusta.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 12 (13) Henkilöstöpalvelun johtokunta hyväksyi kokouksessaan 21.8.2012, 60, henkilöstösihteerin tehtävien pääasiallisen sisällön ja vaatimukset ja päätti, että henkilöstösihteerin virka laitetaan sisäiseen hakuun 22.8. alkaen. Hakuaika päättyi 6.9.2012 klo 16.00. Hakijoita virkaan määräaikaan mennessä oli 2. Palkkaus määräytyy vaativuusryhmän 503 mukaisesti. Hakemuksista on laadittu yhteenveto (liite 8), joista ilmenee hakijoiden koulutus ja työkokemus. Hakijoiden haastattelu oli 10.9.2012 ja haastattelijoina olivat henkilöstöpalvelun johtokunnan puheenjohtaja sekä hallintojohtaja. Työryhmä päätyi esittämään henkilöstösihteerin virkaan toimistosihteeri Nina Häkkistä. Nina Häkkinen hallitsee suurimman osan virkaan kuuluvista tehtävistä ilman perehdyttämistä, koska niitä on jo sisältynyt hänen tehtäviinsä yhtymän alusta sekä henkilöstösihteerin jäätyä eläkkeelle. Henkilöstöpalvelun johtokunnan puhelinkokouksen, toteutettu 10.9.2012 ja 11.9.2012, yksimielisenä lausumana on, että hallintojohtajan tekemä päätösesitys hyväksytään. Hallintojohtajan esitys: Henkilöstösihteerin virkaan valitaan merkonomi Nina Häkkinen. Palkkaus määräytyy vaativuusryhmän 503 mukaisesti. 128 Eron myöntäminen Helena Koskelaiselle toimistosihteerin virasta 129 Ilmoitusasiat Toimistosihteeri Helena Koskelainen pyytää eroa 5.9.2012 päivätyllä kirjeellä toimistosihteerin virasta siirtyessään eläkkeelle 1.1.2013 alkaen. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää eron Helena Koskelaiselle toimistosihteerin virasta 1.1.2013 alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto kiittää Helena Koskelaista pitkästä ja ansiokkaasta työurasta Kouvolan seurakunnassa ja Kouvolan seurakuntayhtymässä. Puheenjohtaja muistutti 11.10.2012 pidettävästä valtuustoseminaarista. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 7/2012 13 (13) 130 Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut. 131 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 9), joka liitettiin pöytäkirjaan ja päätti kokouksen klo 18.39. KEIJO GÄRDSTRÖM RISTO RASIMUS Keijo Gärdström Risto Rasimus puheenjohtaja, :t 115 124 ja 126-131 puheenjohtaja, 125 ASTA SAIKKONEN Asta Saikkonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 3.10.2012 Kouvola 2.10.2012 TERO SUUTARI Tero Suutari MATTI YLI-KANHILA Matti Yli-Kankahila Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 4.10.2012 18.10.2012. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 20.9.2012 18.10.2012. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja