TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTISUUNNITELMA Valtuustokausi 2013 2016 Työohjelma 2016 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALTUUDET Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty kuntalain 121 :ssä ja kaupungin tarkastussäännössä. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; 4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; 5) valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi (84 voimaan 2017 alkaen); 6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Kunnanhallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä. laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. 1
Tarkastussäännössä valtuusto (23.2.2009 2) on kuntalain mukaisten tehtävien lisäksi sisällyttänyt lautakunnan tehtäviin 1. organisoida kaupungin ulkoisen tarkastustoimen järjestäminen 2. seurata tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi. 3. huolehtia siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. 4. kiinnittää huomiota kaupungin toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen 5. huolehtia kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta 6. tehdä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. ARVIOINTITYÖN SUORITTAMISEN PERUSTEET Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa. Arvioinnin lautakunta toteuttaa käyttämällä muun muassa seuraavia toimintatapoja. 1. seuraa kaupungin toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden toimintaa. Lautakunta keskinäisellä työnjaolla sopii eri toimielinten hallinnon seuraamisesta sekä kerää tietoja palvelutoiminnan toimivuudesta. Salassa pidettävän aineiston käytettäväksi saamisesta lautakunta päättää erikseen. Lautakunta on sopinut kokouksessaan 19.8.2016 jäsenilleen seuraavat seurantavastuualueet Tarkastuslautakunnan seurantavastuualueet: Lautakunta Kaupunginhallitus Tarkastuslautakunnan jäsen Eveliina Asikainen Sosiaali- ja terveyslautakunta Tero Virtanen ja Irmeli Kulonpää Kasvatus- ja opetuslautakunta Sini Lahtinen ja Miika Parvio 2
Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Maaseutulautakunta Tilakeskuksen johtokunta Sastamalan Vesi Liikelaitoksen johtokunta Työterveys Akaasia liikelaitoksen johtokunta Sastamalan Opiston johtokunta Johanna Toivo Kari Oksanen ja Timo Jaakkola Markku Pärssinen Sini Lahtinen Tero Virtanen Miika Parvio Miika Parvio Johanna Toivo 2. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kaupungin/arvioitavan kohteen viranhaltijajohdon lisäksi luottamushenkilöjohtoa, henkilökunnan edustajia ja tytäryhtiöiden edustajia selvittämään omasta näkökulmastaan arviointikohteen toimintaa, tavoitteita ja niiden toteutumista. 3. Lautakunta tekee tutustumis- ja arviointikäyntejä kaupungin laitoksiin ja muihin palvelupisteisiin työohjelman mukaisesti. 4. Lautakunta pyytää kunnan organisaatiolta erikseen päätettäviä selvityksiä toiminnasta arvioinnin tueksi (esimerkiksi toimialojen itsearviointien yhteenvedot). 5. Arvioitavan vuoden tilinpäätös toimintakertomuksineen on asiakirja, josta ilmenevien tietojen perusteella arviointi ensisijaisesti suoritetaan. Lautakunnan jäsenten toimintavalmiuksien kehittämistä tuetaan mm. osallistumalla alan koulutuksiin. TILINTARKASTUKSEN TOTEUTUMISEN SEURANTA Tilintarkastajan vuotuinen työohjelma annetaan tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tilintarkastaja raportoi vuoden aikana sopimuksen mukaisesti työohjelman toteutumisesta sekä olennaisista havainnoista. Yhteenveto koko vuoden tapahtumista tehdään tilintarkastuskertomuksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan valtuustokauden suunnitelmat ja vuosittaiset työohjelmat laaditaan siten, että ne tukevat kunnan tarkastustoimen laaja-alaista ja asianmukaista toteutumista. Tarkastussuunnitelman ja vuotuisten työohjelmien käsittelyn yhteydessä tarkastuslautakunta arvioi myös tarkastukseen käytössä olevien resurssien 3
riittävyyttä. Suunnitelman käsittelyn yhteydessä tarvittaessa sovitaan tilintarkastuksen toteuttamiseen liittyvistä yksittäisistä asioista. ARVIOINTISUUNNITELMA Tarkastuslautakunnan arviointityön systematisoimiseksi on tarpeen laatia vaalikauden kattava arviointisuunnitelma, jota täsmennetään vuosittain. Arviointisuunnitelmassa on tarpeen esittää ne tehtäväalueet, jotka otetaan kunakin vuonna syvällisemmän arvioinnin kohteeksi. Arviointisuunnitelmassa tuodaan esille arvioitavien tehtäväalueiden lisäksi keskeiset arviointimenetelmät. Suunnitelma täsmennetään työohjelmaksi vuosittain sekä painotusten että menetelmien osalta. Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma voidaan saattaa tiedoksi valtuustolle. Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma on perusteltua sovittaa yhteen tilintarkastussuunnitelman kanssa. Arviointikohde Tulosyksikkö Vuosittain 2013-2016 Kansalaisvaikuttaminen ja päätöksenteko Hallinnon tukipalvelut Konserniohjaus - Kaupunkistrategian toteutuminen - Yleiskuva kaupungin johtamis- ja ohjausjärjestelmästä sekä eri toiminnoista - Sisäisen valvonnan järjestäminen - Konserniohjauksen toimivuus ja omistajapolitiikka - Hallinnon tukipalvelut - Seutuyhteistyö - Kaupungin ja liikelaitosten investoinnit -Kaavoitus Vuosi 2013 Sosiaali- ja terveyspalvelut - Kaupungin strategian toteuttaminen valtuuston - Sisäinen valvonta - Perhe- ja sosiaalipalvelut - Ikäihmisten kotihoitopalvelut - Ikäihmisten asumispalvelut 4
Vuosi 2014 Kasvu ja kulttuuri - Kaupungin strategian toteuttaminen valtuuston - Sisäinen valvonta - Perusopetus - Lukiokoulutus - Nuorisotyö - Elämänlaatu Vuosi 2015 Sosiaali- ja terveyspalvelut - Kaupungin strategian toteuttaminen valtuuston - Perusterveydenhuolto - Ympäristöterveydenhuolto - Erikoissairaanhoito ja päivystys - Akaasia liikelaitos Vuosi 2016 Yhdyskunta ja ympäristö Kaupungin strategian toteuttaminen valtuuston - Elinkeinot ja osaaminen - Yhdyskuntasuunnittelu ja yhdyskuntatekniikka - Rakennusvalvonta - Elävä maaseutu - Sastamalan Vesi - Sastamalan Tilakeskus 5
TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINNIN TYÖOHJELMA VUODELLE 2016 Kokousaika: Arvioitavat asiat: Arviointimenetelmä: 19.8.2016 30.9.2015 28.10.2016 25.11.2016 16.12.2016 13.1.2017 24.2.2017 Katsaus kaupungin ajankohtaisiin asioihin Tilintarkastajan työohjelma 2016 Arvioinnin vuosityöohjelman hyväksyminen Sastamalan Vesi Huittisten Puhdistamo Oy Tekniset palvelut Rakennusvalvonta Elävä maaseutu Kaupungin strategian toteuttaminen valtuuston asettamien tavoitteiden kautta Elinkeinot ja osaaminen Sosiaali- ja terveys Talouden tasapainottamistoimenpiteiden Sastamalan Tilakeskus Tilintarkastuksen väliraportti Kasvatus- ja opetus Kuljetuspalvelut Yhdyskuntasuunnittelu ja yhdyskuntatekniikka Talousjohtaja Elina Alajoki Tilintarkastaja Ari Virolainen vs. tekninen johtaja Kauko Vainiomäki, Sastamalan Veden verkostopäällikkö Pekka Yli-Mattila sekä Huittisten Puhdistamo Oy:n toimitusjohtaja Jaakko Erjo ja Huittisten Puhdistamo Oy:n käyttöpäällikkö Anna Halinen. rakennustarkastaja Juha Henttonen maaseutujohtaja Katariina Pylsy kaupunginjohtaja Jarkko Malmberg, kaupunginjohtaja Jarkko Malmberg, elinkeinojohtaja sosiaali- ja terveysjohtaja Päivi Tryyki talousjohtaja Elina Alajoki tilintarkastaja kasvatusjohtaja Pekka Kares logistiikkapäällikkö Petteri Saarti yhdyskuntatekniikan päällikkö Kauko Vainiomäki 31.3.2017 Tilinpäätöksen esittely talousjohtaja Elina Alajoki 6
21.4.2017 19.5.2017 Henkilöstö Arviointikertomuksen valmistelu Arviointikertomuksen valmistelu Tilintarkastuskertomuksen käsittely Arviointikertomuksen hyväksyminen kaupunginjohtaja Jarkko Malmberg henkilöstöjohtaja Riitta Hietala tilintarkastaja 7