SUOMEN NUORISOVAIHDON MONIPIIRIN ASIAKASHALLINTAOHJELMA Ohje Rotary klubeille Sisällys SUOMEN NUORISOVAIHDON Monipiirin asiakashallintaohjelma 1 1. prosessi eli mitä kukin tekee (vuosivaihto).2 2. Ohjelmaan kirjautuminen..3 3. vuosivaihto-oppilaan hakemuksen täyttäminen 4 4. Oppilaan yhdistäminen perheisiin yms..6 5. Ulos kirjautuminen.7 PÄIVITETTYJÄ TIETOJA JA OHJEITA LÖYTYY WEB SIVUILTA www.ryefinland.com KOHDASTA NV-TIIMI ja ASIAKASHALLINTAOHJELMA 20.11.2012 1/7
1. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (VUOSIVAIHTO) 1. Oppilas lähettää Rotary klubille vapaamuotoisen A4 hakemuksen jossa kertoo itsestää, perheestää, harrastuksistaan ja motiiveistaan lähetä vaihtoon. 2. Klubi kutsuu oppilaan valintahaastatteluun. Klubien haastattelemat oppilaat kutsutaan piirin haastatteluun (2. Kierros). Vasta piirin vahvistettua oppilasvalinnan voidaan oppilaalle kertoa valinnasta. 3. Oppilasvalinnan jälkeen klubin sitoumuslomake tulee lähettää piirin PJ:lle (30.11 mennessä). Piirin PJ luo klubin COUNSELORIN ja antaa tälle oikeudet ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään. 2. Klubin COUNSELOR luo OB oppilaan asiakashallintaohjelmaan NEW APPLICANT toiminteella. Samalla hän lähettää oppilaalle linkin hakemuksen täyttämiseksi ohjelman kautta ja oppilaan ohjeen joka on erillinen dokumentti. 3. OPPILAS täyttää tietonsa asiakashallintaohjelmaan annetun ohjeen mukaan ja saa lopuksi täytetyn hakemuksen PDF tiedostona. Vain asiakashallintaohjelmalla täytetyt lomakkeet hyväksytään. 4. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnäollessa. 5. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin presidentiltä yms. Kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä, koulunkirjettä sekä passin kopiota ei saa unohtaa. Hakemus (3 kopiota) lähetetään piirin PJ:lle (31.12 mennessä). 6. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle, hän tarkistaa OB oppilaan tiedot (HUOM OIKEA TIIMI)sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa. 7. OB Lomakkeet siirtyvät KIRJEENVAIHTAJALLE joka päivittää kohdemaan sekä linkkaa itsensä sekä HOST piirin PJ:n oppilaaseen. 8. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB oppilaaseen ja pitää tämän ajantasalla haun editymisestä. 9. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan OPPILAAN perustiedot ja lähettää ohjelman kautta linki IB oppilaalle joka täyttää omat tietonsa asiakashallintajärjestelmään. 10. Kirjeenvaihtaja lähettää IB hakemuksen klubiin. COUNSELOR tarkistaa IB oppilaan tiedot ja täyttää koulun tiedot asiakashallintaohjelmaan. Hän täydentää Guarantee Formin ja hakee koulun hyväksynnän sekä klubin presidentin allekirjoituksen ja toimitaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle. 11. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB oppilaan tarvittavat kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle, sekä vastaanottaa OB oppilaan GF:n ja toimittaa sen OPPILAALLE visa hakemusta varten. 20.11.2012 2/7
2. OHJELMAAN KIRJAUTUMINEN HUOM OHJELMA TUKEE TÄLLÄ HETKELLÄ VAIN INTERNET EXPLORER WEB SELAINTA. (toiminaallisuus ongelmia, Firefoxin, Google Chromen yms kanssa) Käyttötunnuksena toimii sähköpostisoite, mutta ensimmäinen salasana lähetetään järjestelmästä. Mikäli salasana ei ole saapunut, tarkista roskaposti hakemistosi. Ohjelmaan kirjaudutaan osoitteessa http://database.rotary-yep.dk joka löytyy myös www.ryefinland.com sivuilta! Username = käyttäjän sähköpostiosoite Password = annettu salasana, joka on syytä käydä vaihtamassa ensimmäisen kirjautumisen jälkeen (ohjeet jäljempänä) Mikäli salasana on unohtunut saa uuden tilattua omaan sähköpostiinsa painamalla I forgot my password. Unohdin salasanan Käyttötunnus = username = sähköpostiosoite Password = salasana 20.11.2012 3/7
3. VUOSIVAIHTO-OPPILAAN HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Lue tämä ohje huolellisesti ennen kuin aloitat oppilaan luomisen. HUOMIOI että tämä ohje koskee vain Suomesta lähteviä vuosivaihto-oppilaita toistaiseksi Tarkista että 1. Sinulla on oppilaan nimi ja sähköpostiosoite tiedossa ja käsillä 2. Sinulla on klubin presidentin yhteystiedot tiedossa ja käsillä (tässä ohjeessa näkyy myöhemmin mitkä tiedot tulee täyttää) 3. Lue myös oppilaan ohje, jotta tiedät mitä hänen täytyy täydentää ja näin voit opastaa tarvittaessa 4. Informoi valittua oppilasta tulevasta ja anna hänelle OPPILAAN OHJE Valitse vasemmasta reunasta STUDENT APPLICANT Huomio että selaimen täytyy sallia uusien ikkunoiden avautuminen pop ups allowed. Uusi ikkuna avautuu (kuva seuraavalla sivulla) Ensimmäinen askel - Step1 Käytä vain OB valintaa! Täydennä oppilaan tiedot Sähköposti Etunimi Sukunimi Täydennä klubin presidentin tiedot Sähköposti Koko nimi muodossa Sukunimi, Etunimi Katuosoite Postinumero muodossa FI-xxxxxx Postitoimipaikka STATE jätetään tyhjäksi Puhelinnumerot +358yyyyyyyyy 20.11.2012 4/7
Aloita tästä Kun tiedot on kirjattu niin paina NEXT Kun tiedot on täydennetty, niin päästäksesi eteenpäin valitse NEXT. Viimeinen askel - Step3. Kun pääset tähän vaiheeseen, lähetät oppilaalle sähköpostiin linkin, jonka avulla hän pääsee täyttämään loput tiedot. Eli valitse SAVE AND SEND LINK TO WEB REGISTRATION Sivun yläreunaan tulee ilmoitus kun viesti on lähtenyt Mail sent to VAIHTO@OPPILAS.FI 2. Ilmoitus kun viesti on lähtenyt 1. Tästä lähtee viesti oppilaalle Oppilas ei tarvitse muuta kuin sähköpostitse lähetetyn linkin, eli häntä ei aktivoida eikä hänelle lähetetä salasanoja! Samainen sähköposti tulee myös linkin lähettäneen Nuorisovaihtoasiamiehen sähköpostiin varmistukseksi. Näin voi todentaa että linkki on lähtenyt ja mikäli 20.11.2012 5/7
oppilas ei sitä syystä tai toisesta saa, voi ko viestin ja linkin hänelle edelleen lähettää! Valitse lopuksi CLOSE! 4. OPPILAAN YHDISTÄMINEN PERHEISIIN YMS IB oppilaita on ohjeistettu itse päivittämään HOST PERHE tietonsa viimeistään muuton yhteydessä. Valitse HOST FAMILY vasemmalta Tätä toiminetta voi käyttää vain oman piirinsä oppilaisiin. Ylös ruutuun valitaan ensiksi oppilaan nimi. Tämän jälkeen ruutuun HOST FAMILIES avautuvasta listasta valitaan perheen nimi ja painetaan ADD jolloin nimi siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun 1 2. Mikäli luettelosta ei löydy HOST perheen nimeä voidaan se sinne helposti lisätä, painamalla alareunassa olevaa tekstiä ADD NEW HOSTFAMILY Koko ikkuna avautuu suuremmaksi ja alareunaan tulee kaavake johon voidaan täyttää uuden isäntäperheen tiedot. 20.11.2012 6/7
HUOM isäntäperheen tiedot voivat olla jo järjestelmässä mutta eivät näy listassa koska perheen ja oppilaan klubi tieto ei ole sama. Isäntäperheissä asumisajankohta päivitetään valitsemalla MANAGE PERIODS. Avautuvalla sivulla EDIT nappulalla perheiden nimien perässä voidaan päivämääriä muuttaa. Muista lopuksi painaa SAVE! 5. ULOS KIRJAUTUMINEN 5.1.1 Ohjelmasta kirjaudutaan ulos painamalla LOG OFF oikeasta yläreunasta! 20.11.2012 7/7