Tarjouspyynnön Nov01/2013 kohdan 24 mukaiset lisäkysymykset ja vastaukset. Kysymys 1: Kohdassa 4.4 pyydetään täyttämään tarjouspyynnön liitteeseen 3 kunkin palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilön henkilötiedot. Oletetaanko, että yrityksellä on reservissä valmiina kaikki kohteeseen tulevat henkilöt? Katsotaanko riittävänä, jos yritys sitoutuu rekrytoimaan asetetun pätevyyden omaavia henkilöitä kohteeseen? Vastaus 1: Kohta 4.4 kuuluu tarjouspyynnön osioon "4. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset", jonka mukaan tarjoajan on täytettävä kaikki edellä mainitussa kohdassa mainitut vaatimukset. Kohdan 4.4 mukaan tarjoajan on nimettävä siivouspalvelun tuottamisesta vastaava esimies sekä palveluntuottamiseen osallistuvat henkilöt. Nimeämättä jättäminen on tarjouksen hylkäämisperuste. Kysymys 2: Mitä tarkoittaa tarjottavaan palveluun on sisällyttävä tekstiilimatot? Onko nyt käytössä olevat matot omia vai vuokramattoja? Vastaus 2: Käytössä on: - omia mattoja 32 kpl - vuokramattoja 3 kpl. Tarjouksessa on varauduttava siihen, että omia mattoja uusittaessa uudet matot tulevat sisältymään tarjottavaan palveluun. Arviomme uusimistarpeesta sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014 on 8 mattoa. Kysymys 3: Miten ikkunoiden pesu tulisi huomioida hinnoittelussa? Mitkä ikkunat on pesussa sopimuskauden aikana? Entä ikkunat optiokausien osalta? Vastaus 3: Tarjouksessa on varauduttava sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014 lähinnä luokka, toimisto- ja aulatilojen ikkunoiden pesuun sisä- ja ulkopintojen osalta seuraavasti: - A-rakennus (myös Lounaspaikka ja opiskelijaruokala) - B-rakennus - C-rakennus - D-rakennus - E-rakennus - F-rakennus. Pesukohteisiin ei sisälly niin sanottuja vaikeasti pestäviä ikkunoita. [1]
Optiokausien osalta pesutarpeet tarkennetaan optionkausien käytön ja niiden hintaneuvottelujen yhteydessä. Kysymys 4: Työsalit on rajattu ulos siivouksesta. Kuitenkin saleissa on käsienpesupisteitä. Ovatko myös ne rajattu ulos, entä niissä olevien paperi- ja saippua-annostelijat ja paperit ja saippuat? Vastaus 4: Työsalien käsienpesupisteet sekä niissä olevat paperi- ja saippua-annostelijat on rajattu puhtaanapitopalvelusopimuksen ulkopuolelle. Oppilaitos hankkii itse kyseisten pisteiden paperit ja saippuat. Kysymys 5: Tarjouspyynnön mukaan palveluun kuuluvat tekstiilimatot ja hintaan tulee sisältyä matot ja niiden huolto. Liite 4 Palvelukuvaus tarkentaa, että : sisääntuloauloihin ja tuulikaappeihin tarvittavien kumipohjaisten mattojen puhdistus ja huolto. Myös eri koulutusalojen hallitiloissa ja niissä olevien opettajien huoneiden kumipohjaisten mattojen huolto (pesu ja puhdistus), kuitenkin kohdassa 6.2 palvelumaksuun sisältymättömissä kustannuksissa mainitaan tuulikaappi- ja käytävämattojen vuokraus / hankinta. - hinnoitellaanko matojen hankintakulut? - kuinka paljon on vuokramattoja? - onko mahdollisuutta saada tietoa mattojen määrästä? - kuluvatko myös työsalien matot puhdistuksen ja pesun piiriin, vaikka työsalit eivät kuulu siivoukseen? Vastaus 5: Käytössä on: - omia mattoja 32 kpl - vuokramattoja 3 kpl. Tarjouksessa on varauduttava siihen, että mattoja uusittaessa uudet matot tulevat sisältymään tarjottavaan palveluun. Arviomme uusimistarpeesta sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014 on 8 mattoa. Työsalien matot eivät kuulu puhdistuksen ja pesun piiriin. Kysymys 6: Tarjouspyynnön mukaan Palveluntuottaja vastaa WC-papereiden, käsipyyhkeiden ja hygieniatarvikkeiden hankkimisesta siivouskohteisiin. Palveluntuottaja täyttää kohteissa olevat saniteettiannostelijat ja vastaa niiden puhtaudesta. Ja palvelukuvauksen mukaan palvelumaksun sisältöön kuuluvat: mukaan saniteetti- ja pukutiloihin, taukotiloihin, terveydenhoitotiloihin ja liikuntatilojen pukuhuoneisiin tarvittavien wc- ja käsipyyhepapereiden, kangaspyyhkeiden ja nestesaippuoiden sekä niiden annostelulaitteiden hankinta ja luokka- ja toimistotiloissa sisältyvät edellä mainitut paperit ja laitteet vain käsienpesupisteiden yhteydessä. - kuuluuko annostelijoiden hankinta palveluntuottajalle vai tilaajalle? - ainakin rakennuksessa ja A ja myös muutamissa kohteissa muissa rakennuksia oli Lindströmin puuvillapyyheannostelijoita. Ovatko nämä vuokralaitteita, vai pitääkö niiden investointikulu laskea sopimushintaan? Onko mahdollista saada tietoa laitteiden lukumäärästä? [2]
- jotta yllä mainittujen tarvikkeiden kustannus voidaan määritellä, tarvitsemme tiedot tilojen käyttäjämääristä: henkilökunta, oppilaat, ulkopuoliset käyttäjät (mm. lounasravintola ja liikuntasali) - onko mahdollista saada kulutustiedot vuodelta 2012? Vastaus 6: Annostelijoiden hankinta kuuluu palveluntuottajalle. Käytössä on tällä hetkellä: - käsipyyhepaperien annostelijoita 147 kpl, jotka ovat oppilaitoksien omia laitteita, - kangaspyyhkeiden annostelijoita 26 kpl, jotka ovat nykyisen palveluntuottajan toimittamia. Tarjouksessa on varauduttava palveluntuottajan osalta edellä mainitun 26 kangaspyyheannostelijan korvaamiseen uudella annostelijalla sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014. Tilojen käyttäjämäärät: - henkilökunta 85 henkilöä - toisen asteen opiskelijat 530 (tilanne 20.1.2013) - aikuiskoulutuksen opiskelijat noin 660 / vuosi - ulkopuoliset käyttäjät o lounasravintola 40 henkilöä / päivä neljänä päivänä viikossa (kiinni lomakauden aikana) o liikuntasali 1 salivuoro (3 tuntia) viikossa + satunnaisia vuoroja 10 / vuosi Kulutustiedot eivät ole käytettävissämme koska ne ovat vain nykyisen palveluntuottajamme käytössä. Kysymys 7: Palvelukuvauksen mukaan palvelumaksun sisältöön kuuluvat wc:n tarvittavien roska-astioiden hankinnan - onko tarkoitettu, että palveluntuottaja hankkii roska-astiat? - onko mahdollista saada arvioita vuosittain uusittavien astioiden määrästä? Vastaus 7: Palveluntuottaja hankkii wc:n roska-astiat. Uusittavien roska-astioiden määrä vaihtelee ja on vaikeasti arvioitavissa. Tarjouksessa voi varautua 10 astian uusimiseen sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014. Kysymys 8: Palvelukuvauksen mukaan Perussiivous kohdistuu erityisesti: Ikkunoiden pesuun sisä- ja ulkopinnoilta joka vuosi tarpeen mukaan ja lasien väleistä joka kolmas / joka viides vuosi sekä sälekaihtimien puhdistamisen pölystä tarpeen mukaan 3-5 vuoden välein. Ns. vaikeasti pestävät ikkunat, jotka edellyttävät erityisjärjestelyitä tai nostimen käyttöä, ovat työsalien yläikkunat. Ne pestään keskimäärin 5 vuoden välein, tarpeen mukaan. Ja kohdassa 5 palvelumaksuun sisältymättömät asiat Ns. vaikeiden ikkunoiden pesua, jotka edellyttävät erityisjärjestelyitä tai nostimen käyttöä. - hinnoitellaanko välilasien ja sälekaihtimien pesu palvelumaksuun (huom. yhden vuoden sopimuskausi)? - jos hinnoitellaan osittain, niin mikä osa? [3]
- miten menetellään vaikeiden ikkunoiden kanssa? Mm. F- rakennuksessa oli 2. kerroksessa koko seinän pituudelta kahden kerroksen korkuiset ikkunat myös opetus ja toimistotiloissa. Huomioidaanko niiden pesu tarjouksessa? Vastaus 8: Välilasien ja sälekaihtimien pesua ei hinnoitella palvelumaksuun sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014. Tarjouksessa on varauduttava sopimuskaudella 1.8.2013-31.7.2014 lähinnä luokka, toimisto- ja aulatilojen ikkunoiden pesuun sisä- ja ulkopintojen osalta seuraavasti: - A-rakennus (myös Lounaspaikka ja opiskelijaruokala) - B-rakennus - C-rakennus - D-rakennus - E-rakennus - F-rakennus. Pesukohteisiin ei sisälly sopimuskaudella niin sanottuja vaikeasti pestäviä ikkunoita. Kysymys 9: Kierrolla ilmeni, että rakennuksessa A on tilaajan omistama pesukone, joka on palveluntuottajan käytössä. Onko myös muissa rakennuksissa vastaavia laitteita? Vastaus 9: Vastaava laite on myös F-rakennuksessa sähköosastolla. Kysymys 10: Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksessa tulee ilmoittaa ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen hinta /sopimusvuosi, samoin kohteen työntekijöiden määrä. Eritelläänkö hinnat ja työntekijämäärä tarjouspyynnön mukaisiin kohteisiin, vai voidaanko esittää kokonaismääränä? Vastaus 10: Hintoja ja työntekijämääriä ei eritellä kohteittain. Kysymys 11: Onko mahdollista saada koulujen toiminta-ajat lukuvuodelle 2013/2014? [4]
Vastaus 11: Koulun toiminta-ajat: a) Toisen asteen ammatillinen peruskoulutus Syyslukukausi, 12.8.2013-20.12.2013 Kevätlukukausi, 7.1.2014-30.5.2014 Lomapäivät: o syysloma 24. - 25.10.2013 o joululoma 23.12.2013-6.1.2014 o talviloma 17.2.2014-21.2.2014. b) Aikuiskoulutus Kysymys 12: Toimii ympäri vuoden. Tarvitaanko loma-aikoina siivousta, jos tarvitaan, niin miltä osin? Vastaus 12: Perussiivous toteutetaan pääsääntöisesti koulun loma-aikoina. Aikuiskoulutus toimii ympäri vuoden. Kysymys 13: Olisin varmistanut, että ilmoitetut neliöt pitävät paikkansa ja kierroksella ei siivottavat kohteet on ilmoitetuista neliöistä jo pois Vastaus 13: Tarjouspyynnön liitteessä 5 ilmoitetut neliömetrimäärät pitävät paikkansa, eivätkä ne sisällä siivouspalvelun ulkopuolella olevia tiloja. [5]