Kauhavan kaupungin sosiaalisen median ohje
Kauhavan kaupunki 2 Sisällysluettelo 1. Yleistä...1 2. Sosiaalinen media kaupungin viestintäkanavana...1 3. Sosiaalisen median sivun perustaminen ja ylläpito...2 3.1 Päätös sivun avaamisesta...2 3.2 Suunnittelu ja resurssit...2 3.3 Ylläpito ja yhteydet...3 4. Sosiaalisen median käyttö...4 4.1 Sosiaalinen media työtehtävissä...4 4.2 Sosiaalisen median käyttö yksityistarkoituksiin työajalla...5 4.3 Sosiaalisen median käyttö vapaa-ajalla...5 5. Sosiaalisen median tietoturva...6 Tällä ohjeella opastetaan ja linjataan Kauhavan kaupungin sekä sen henkilökunnan toimintaa sosiaalisen median kanavilla. 1. Yleistä Sosiaalisen median kanavilla voi lnternetin välityksellä viestiä monelta monelle. Käyttäjä voi toimia sekä viestien vastaanottajana että niiden tuottajana. Sosiaalisen median kokonaisuus jakautuu usean eri kaupallisen tuottajan ylläpitämään palveluun, joista tunnetuimpia ovat Facebook, YouTube ja Twitter sekä Linkedln. Sosiaalinen media tarjoaa kaupungin viestinnälle monia mahdollisuuksia. Tietojen ylläpito eri kanavissa vaatii aktiivista päivittämistä ja päivitystyön resursointia. Henkilötyöpanoksen osuus on huomioitava jo sivua luotaessa. Sosiaalisen median käyttö edellyttää lähes aina palvelun käyttäjäksi liittymistä. Liittyessään henkilö antaa tietojaan palvelun ylläpitäjälle, joka yleensä on kaupallinen yritys. Yritys seuraa ja tallentaa tietoja palveluiden käyttäjistä. Näiden tietojen perusteella kohdennetaan mainontaa tai viestejä kyseiselle käyttäjälle. Tähän toimintamalliin ei sivun tietojen julkaisija, esimerkiksi kaupunki, voi vaikuttaa.
Kauhavan kaupunki 3 2. Sosiaalinen media kaupungin viestintäkanavana Kaupunki käyttää sosiaalista mediaa viestintään muiden viestintäkanaviensa rinnalla eikä se korvaa virallisia tiedotuskanavia. Kaupunki luo sosiaaliseen mediaan eri aiheista kiinnostuneiden henkilöiden yhteisöjä ja rakentaa vuorovaikutusta heidän ja kaupungin välille. Sosiaalista mediaa käytetään sekä työtehtävissä että yksityishenkilönä. Yksityishenkilökäyttö tapahtuu lähtökohtaisesti työajan ulkopuolella. Vuoden 2015 alusta sosiaalisen median käyttö kaupungin tietoverkossa on estetty muilta paitsi työssään sitä käyttäviltä. Kaupungin viestinnän ja vuorovaikutuksen on oltava luotettavaa ja kaupungin imagoa myönteisesti rakentavaa. Kaupungin rooli julkisen palvelun tuottajana ja julkishallinnon toimijana on huomioitava myös sosiaalisessa mediassa. Kaupungin www-sivuilla on luettelo kaupungin ylläpitämistä sosiaalisen median sivuista. Käyttäjä voi varmistua sivujen oikeasta ylläpitäjästä kaupungin Internetsivujen kautta. 3. Sosiaalisen median sivun perustaminen ja ylläpito 3.1 Päätös sivun avaamisesta Kaupungilla on yksi pääsivu sosiaalisessa mediassa. Toimialojen perustettavat sivut tulee hyväksyttää henkilöstöjohtajalla. Sivun perustamista suunniteltaessa on huomioitava kuntalaisten yhdenvertaisuus ja tasapuolinen kohtelu tiedotettaessa kuntalaisia koskevia asioista. Kaikilla kuntalaisilla ei ole pääsyä tietoverkkoihin ja liittyminen sosiaalisen median palveluihin on yleensäkin vapaaehtoista. Tämän vuoksi keskeinen kuntalaisten palveluita koskeva tiedotus on hoidettava myös muilla kuin pelkästään sosiaalisen median kanavilla. Suunnitteluvaiheessa käydään läpi sivun aihepiirit, sivun päivitysresurssit sekä yleiset some-viestinnän tavoitteet yksikön kannalta. Ennen sivujen perustamista on paneuduttava myös kyseisen kanavan luonteeseen ja mietittävä sivuston tarpeellisuutta kohderyhmän ja välitettävän tiedon kannalta. Ylläpitämistä varten tulee aina luoda yhteisörooli, esimerkiksi kyseisen kaupungin tuottaman palvelun nimellä. Työntekijän omalla sosiaalisen median profiililla tai omalla sähköpostiosoitteella ei saa perustaa eikä päivittää kaupungin sosiaalisen median sivua. Kun sivu perustetaan, kukin yksikkö pitää yllä ja vastaa itse omista sivuistaan. 3.2 Suunnittelu ja resurssit Palveluun liittymistä suunniteltaessa on huomioitava sivun ylläpito- ja päivitysresurssit. Sivulla tulee olla useita päivittäjiä, jotta sivujen ajantasaisuus voidaan varmistaa.
Kauhavan kaupunki 4 Päivitystiheyden kaupungin ylläpitämillä sivuilla tulee olla päivitys vähintään kerran viikossa. Sivua on syytä käydä katsomassa tätä useammin, jotta sivun sisältö pysyy asianmukaisena ja ajankohtaisena. Mikäli valitun palvelun rakenne sen sallii, on yksikön perustettava palveluun myös kaikille avoimia, ei vain siihen liittyneille tarkoitettuja osuuksia. Yksikön perustiedot ja -tehtävät on hyvä aina kuvata tässä kaikille avoimessa osuudessa. Palvelun sopimusehtoihin on syytä tutustua huolellisesti jo suunnitteluvaiheessa. Erityisesti on paneuduttava käyttö- ja tekijänoikeuksia koskeviin kohtiin. Ne on syytä tuntea hyvin myös silloin kun kanavalle aiotaan toimittaa kolmansien osapuolten tuottamaa tai muuten tekijänoikeuksien alaista aineistoa, kuten valokuvia tai ääni- ja kuvatiedostoja. Päivittäjällä on oltava oikeus ja velvollisuus moderoida sivulla syntyvää keskustelua. Yksilön kunniaa loukkaava ja muu sopimaton aineisto on poistettava viipymättä. Sosiaalisen median kanavan käyttäminen pitää ylipäätään olla järkevää ja tarkoituksenmukaista. Sosiaalisen median luonteen mukaisesti palveluun ei kannata jättää sivuja vain arkistoitumaan. Jos sivu osoittautuu liian työlääksi päivittää tai sen ylläpitoa ei ole tarpeellista jatkaa, sivu lopetetaan ja poistetaan näkyvistä. Poistamispyyntö tehdään sivua ylläpitäneen yksikön toimesta. Yksikkö-/virkaprofiili Kaupungin toimintaa varten avattavissa sosiaalisen median palveluissa (esimerkiksi Facebookissa) on syytä luoda yksikkö- /virkaprofiili, jota perustettaessa käytetään omaan toimintaan liittyvää kaupungin yhteissähköpostiosoitetta. Yksikkö-/virkaprofiilit voivat olla pysyväluonteisia (esim. toimialueen, yksikön, työryhmän, jonkin teeman) tai määräaikaisia (esim. tapahtuman tai hankkeen). Kaupungin työntekijän omalla sosiaalisen median profiililla tai omalla sähköpostiosoitteella ei saa perustaa kaupungin sosiaalisen median palvelua. Tällainen toiminta voi aiheuttaa ongelmia vastuuseen ja yksityisyyteen liittyvissä asioissa tai jos työntekijä esimerkiksi siirtyy pois kaupungin palveluksesta. Sosiaalisen median palvelun toiminta ja jatkuvuus eivät saa olla riippuvaisia yksittäisestä työntekijästä. Virallisen profiilin varmentaminen Kaupungin sosiaalisen median palvelussa pitää selkeästi ilmoittaa kaupunki tai sen yksikkö palvelun ylläpitäjäksi. Kaupungin sosiaalisen median palvelun virallisuus pitää varmistaa myös linkittämällä sosiaalisen median palvelu näkyviin kaupungin verkkosivulle: yksikön omalle sivulle ja kaupungin sosiaalisen median palvelujen koontisivulle 3.3 Ylläpito ja yhteydet Viestinnän tyyli sosiaalisessa mediassa on vapaampaa kuin kaupungin viestinnässä yleensä. Somen palveluissa kaupungin viestinnän ja vuorovaikutuksen on silti oltava asianmukaista ja asiallista. Kaupunki on julkishallinnollinen toimija, joka hoitaa myös viranomaistoimintoja. Kaupungin riippumattomuus on syytä turvata sosiaalisen median puitteissakin.
Kauhavan kaupunki 5 Kaupungin yksiköiden omien sivujen linkityksissä kaupunkikonsernin ulkopuolisten tahojen sivuille on oltava varovainen. Linkkien myötä Kauhavan kaupunki yhdistetään väistämättä näihin toimijoihin ja niiden edustamiin tavoitteisiin ja arvoihin. Ulkopuolisten tahojen tekemät mielipidetiedustelut tai kannatuksen hakeminen eivät sovi linkitettäväksi kaupungin sosiaalisen median sivuille. Kaupungin ensisijainen sähköinen palaute ohjataan kaupungin ylläpitämille wwwsivuille. Sosiaalisessa mediassa esitettyä tai sen kautta saapunutta palautetta on käsiteltävä muun palautteen tapaan asiallisesti. Mikäli sosiaalisen median kanavilta ohjataan tietosyötteitä kaupungin www-sivuille, on vältettävä kolmannen osapuolen tietojen mukana tuomista. Linkit ulkopuolisten toimijoiden sivuille tai sivujen tykkääjien tiedot on rajattava tietosyötteiden ulkopuolelle. Minkäänlaista syrjivää kirjoittelua tai kuva-aineiston käyttöä ei sallita kaupungin sosiaalisen median sivuilla tai muussakaan viestinnässä. Tällainen aineisto on poistettava sivuilta välittömästi. Uskonnollisten ja poliittisten aineistojen välittäminen kaupungin sosiaalisen median sivuilla ei ole sallittua. Kaupallisten mainosten välittämiseen on suhtauduttava varauksella. Muistelusivujen perustaminen kaupungin sivuille ei liioin ole hyväksyttävää. Parhaiten sivun sisällön rakentaminen ja ylläpito sujuu, kun jo sivua perustettaessa laaditaan kirjallinen suunnitelmia sivun aihepiireistä ja ylläpidosta sekä vuorovaikutuksen tyylistä ja -tavasta. 4. Sosiaalisen median käyttö 4.1 Sosiaalinen media työtehtävissä Kaupungin työntekijä voi esiintyä sosiaalisessa mediassa sekä yksityishenkilönä että kaupungin edustajana. Käyttäjä mielletään helposti kaupungin edustajaksi, vaikka hän esittäisi mielipiteitään yksityishenkilönä. Laki kunnallisesta viranhaltijasta edellyttää asianmukaisuutta ja asiallisuutta sekä työtehtävissä että vapaa-ajalla. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla myös sosiaalisen median kanavilla. Mikäli työntekijä pitää työalaltaan esimerkiksi blogia tai Facebook- tai Twitterprofiilia, on syytä ilmaista onko kannanotot esitetty yksityishenkilönä vai työroolissa. Työhön liittyvissä tilanteissa yhteystietona käytetään työpaikan tai muuta, vain tätä varten luotua sähköpostiosoitetta. Omaa työtä, työpaikkaa ja yhteystietoja koskevien tietojen välittämistä sosiaalisessa mediassa on syytä välttää henkilön oman tietosuojan ja turvallisuuden kannalta. Tiedonhaku henkilöstä rekrytointitilanteessa on säänneltyä. Työnhakijasta saa kerätä rekrytoinnin perusteena olevia tietoja vain häneltä itseltään. Työnantaja voi katsoa henkilön tietoja lnternetistä tai sosiaalisesta mediasta, mutta näin saatuja
Kauhavan kaupunki 6 tietoja ei saa käyttää rekrytoinnin perusteena. 4.2 Sosiaalisen median käyttö yksityistarkoituksiin työajalla Kaupunkityönantajan osoittamat työvälineet (tietokoneet, tabletit, puhelimet) ja tietojärjestelmät on tarkoitettu työhön ja työtehtävien hoitamiseen. Kaupungin henkilöstön velvollisuuksiin kuuluu tehtävien hoitaminen huolellisesti ja asianmukaisesti työnantajan määräysten mukaisesti. Palvelussuhteeseen kuuluu huolellisuus myös siinä, ettei salassa pidettäviä tietoja ilmaista ulkopuolisille. Yksityisasioiden hoitaminen vähäisessä määrin työajalla on tarpeen vaatiessa mahdollista. Yksityisten sivujen päivittäminen tapahtuu aina vapaa-ajalla, samoin tiedonhaku yksityisiä tarpeita varten. Esimiesten on ohjeistettava ja neuvottava työntekijöitä työajan käytöstä ja käyttäytymisestä sosiaalisessa mediassa. 4.3 Sosiaalisen median käyttö vapaa-ajalla Kaupungin henkilöstöä koskee yleinen lojaalisuusvelvoite työnantajaa kohtaan. Tämä edellyttää, ettei työpaikan sisäisiä asioita kerrota julkisuuteen. Salassapitovelvoite jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeenkin. Lojaalisuusvelvoitteeseen kuuluu asiallinen käytös työnantajaa kohtaan. Työnantajan moittiminen ja työtovereiden arvostelu on tämän periaatteen vastaista. Tällaisella toiminnalla esimerkiksi sosiaalisessa mediassa voi olla tekijälleen vakavat seuraukset. Kaupungin henkilöstöllä on kaikkia kansalaisia koskeva sananvapaus ilmaista mielipiteitään ja näkemyksiään. Työntekijän on toimittava mielipiteen ilmaisua koskevien yleisten normien puitteissa. Sosiaalisen median käytössä tulee muistaa niiden säilyttävä luonne. Kerran julkaistua aineistoa on käytännössä mahdoton poistaa kokonaan. Kerran julkaistu ja jo poistettu aineisto voi tulla esille yllättävissä yhteyksissä myöhemmin. Sosiaalisen median käytöstä on keskusteltava vakituisten työntekijöiden lisäksi myös harjoittelijoiden ja muiden tilapäisesti työyhteisössä työskentelevien kanssa. Työstä tai harjoittelusta kerrottaessa voi vahingossa julkistaa salassa pidettäviä tai arkaluontaisia asioita. Salassapidon käsitettä on syytä käydä työyhteisössä läpi perehdytyksen yhteydessä ja tarvittaessa muulloinkin. Rajaukset yksityisen ja työroolin välillä selkeytyvät työyhteisön yhteisellä keskustelulla. Mikäli havaitsee sosiaalisessa mediassa huomiota herättävää kirjoittelua omasta työyksiköstä, on siitä ilmoitettava esimiehelle viipymättä. Esimies sopii yhdessä toimialan ja keskushallinnon kanssa mahdollisista jatkotoimista. Nopeasti toimien voi ehkäistä virheellisestä kirjoittelusta ja tiedon levittämisestä aiheutuvia haittoja. 5. Sosiaalisen median tietoturva
Kauhavan kaupunki 7 Sosiaalista mediaa viestintävälineenä käytettäessä on huomioitava tietosuojaa ja -turvaa koskevat ohjeet ja normit. Sosiaalisen median kanavilta ei saa ladata kaupungin työkoneille aineistoja niiden tietoturvallisuusriskien takia. Epäilyttävien linkkien avaamista on syytä aina välttää. Yhteisöpalveluiden luonteeseen kuuluu tietojen tallentuvuus. Esimerkiksi verkkokeskusteluun osallistumisen tai tykkäämismerkintöjen perusteella voi päätellä paljon henkilöstä ja hänen kiinnostuksen kohteistaan. Päätelmät yhdistetään helposti hänen toimintaansa työtehtävien hoidossa. Tämän vuoksi merkintöjen käytössä on syytä käyttää harkintaa, jotta työn vaatima uskottavuus ja luotettavuus säilyvät. Valokuvien lisääminen sosiaalisen mediaan on harkittava huolella. Lähtökohtaisesti henkilökuvia saa julkaista vain kaikkien kuvassa olevien suostumuksella. Lasten kuvien käyttämiseen on oltava huoltajan suostumus. Suostumus voidaan tarvita tietyissä tapauksissa myös edunvalvojalta. Yksityisiä valokuvia ei suositella laitettavaksi kaikille avoimeen verkkoon, koska tästä voi olla haittaa henkilön ja hänen lähipiirinsä turvallisuudelle. Valokuvia tai aineistoja omasta työstä tai työpaikasta ei saa laittaa yksityiselle sosiaalisen median sivulle. Kaupungin avoimissa tiloissa oleskelevista henkilöistä ei saa ottaa kuvia ilman henkilön lupaa eikä kuvia saa julkaista tietoverkoissa. Tästä on syytä ohjeistaa niin työntekijöitä kuin tilojen käyttäjiäkin. Muun kuin itse tuotetun kuvallisen tai sanallisen aineiston julkaisuoikeuksista on syytä varmistua ennen niiden julkaisemista. Tekijänoikeuksien haltijalta kannattaa varmistaa, saako kuvia julkaista myös näillä kanavilla. Julkaiseminen voi olla joissain tilanteissa sellaista kappaleen valmistusta, josta määrätään tekijänoikeuslainsäädännössä. Jos sosiaalisen median kanavilla esiintyy uhkailua, kiusaamista tai häirintää kaupungin työntekijää kohtaan, on siitä ilmoitettava esimiehelle tai muulle työnantajan edustajalle. Viestin poistamista voi pyytää palvelun ylläpitäjältä Poistettava viesti ja poistamispyyntöviesti on syytä tulostaa ja tallentaa mahdollisia jatkotoimia varten. Kaupungin toimintaa tai toimipaikkaa koskeva uhkausviestistä on ilmoitettava välittömästi viranomaisille ja yksikön esimiehelle. Ohjelmien, musiikki- ja videotiedostojen sekä pelien lataaminen on kielletty sekä sosiaalisen median kanavilla että kaupungin tietoverkoissa muutenkin. Sosiaalista mediaa käytettäessä on hyvä tiedostaa, että sosiaalisen median palveluissa julkaistua sisältöä ei välttämättä koskaan enää saa sieltä pois kuten ei muualtakaan verkosta. Ei myöskään pidä hyväksyä tuntemattomia yhteydenottoyrityksiä omaan verkostoon eikä avata vieraita, hämäräperäisiä linkkejä. Verkossa kaikki tahot eivät välttämättä ole mitä väittävät olevansa. Jos epäilee joutuneensa huijatuksi tai muun hyökkäyksen kohteeksi, ei pidä epäröidä pyytää apua.