Luonnos 11.8.2014. Ohjausryhmä päättää suunnitelmasta kokouksessaan 29.9.2014 LIIKUNNAN JA URHEILUN PALVELUKESKUSTEN RAKENTAMINEN ALUEILLE KYSYMME: Ovatko liikkujan ja urheilijan alueelliset palvelut riittävät ja laadukkaat? Tuotetaanko ne taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti? Soittavatko alueelliset palvelut hyvin yhteen valtakunnallisten palvelujen kanssa? Onko niitä tarkasteltu yhdessä muiden toimijoiden kanssa? Kuka haluaa mukaan muutoksentekoon, kuka seuraa sitä sivusta? HAEMME: Yhteistä peruspalveluiden määrittelyä Yhdessä sovittua johtamisjärjestelmää Pilotteja kokoamaan osaamista ja ratkomaan keskeisiä haasteita Huttunen Timo Japisson Teemu Kalmari Markus Paavolainen Leena Ruokonen Reijo Siren Aino-Maija
Tausta ja tarve Valon muodostamisen yhteydessä vuonna 2012 tehdyissä päätöksissä ja strategiassa linjattiin, että liikunnan ja urheilun alueellista toimintaa tulee kehittää osana järjestörakenteen uudistusta ja asiaan tulee tarttua heti ensimmäisen vaiheen jälkeen. Asia nousi voimakkaasti esille kahdeksan lajiliiton kirjeessä Valon hallitukselle keväällä 2013. He eivät liittyneet Valoon ja totesivat alueellisen toiminnan epäselvyyden olevan siihen yksi merkittävä syy. Timo Haukilahti teki keväällä ja kesällä 2013 aluejärjestöjen toiveesta myös selvityksen aluejärjestöjen roolista. Yksi selvityksen johtopäätöksistä oli tarve selkeyttää eri toimijoiden roolia. Kahdeksan lajiliittoa informoi joulukuussa 2013 Valon hallitusta halukkuudestaan lähteä ratkaisemaan alueellisen toiminnan haasteita. Keväällä 2014 aluejärjestöjen ja lajiliittojen yhteinen työryhmä valmisteli näkemyksen alueellisten osaamiskeskusten kehittämisestä. Työryhmän työn pohjalta Valon hallitus päätti 7.5.2014 käynnistää työn alueellisten palvelukeskusten rakentamiseksi yhteistyössä liikunnan aluejärjestöjen, urheilu- ja liikuntaopistojen, urheiluakatemioiden, lajiliittojen, muiden valtakunnallisten liikuntajärjestöjen, urheiluseurojen, keskeisten kaupunkien sekä OKM:n liikuntayksikön kanssa. Huippu-urheilun muutostyön seurauksena Olympiakomiteaan perustettiin v. 2013 alusta Huippu-urheiluyksikkö (HUY) johtamaan ja koordinoimaan suomalaista huippu-urheiluverkostoa. Osana tätä kokonaisuutta HUY ja sen urheiluakatemiaohjelma on yhdessä urheiluakatemioiden, lajien ja muiden urheiluakatemiaverkostoon sitoutuneiden toimijoiden kanssa ohjannut ja vahvistanut paikallisia urheiluakatemioita niin, että ne jatkavat kehittymistään huippu-urheilun alueellisena verkostona sekä koko urheilijan polun (lapsuus-, valinta- ja huippuvaihe) perustukiratkaisuna. Opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämänä urheiluakatemiaverkoston ja HUY:n välille on luotu tavoiteohjausmalli, jota on asteittain otettu käyttöön vuoden 2014 aikana. Kesäkuussa 2014 Valon ja OK/HUY:n prosessit päätettiin yhdistää tavoitteena yhteinen alueellisten palvelu/osaamiskeskusten rakentuminen tukemaan sekä liikkujan että urheilijan polkua. Alueellisen toiminnan kehittämisprosessia ohjaamaan Valon hallitus nimesi ohjausryhmän (kokoonpano liitteenä), joka puolestaan valitsi projektiryhmän vastaamaan työn käytännön etenemisestä (kokoonpano liitteenä/lopussa). 02 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Pohjaa palvelukeskusten toiminta-ajatukseksi Palvelukeskusten palvelut lähtevät ensisijaisesti liikkujan ja urheilijan polun sekä seurojen tarpeista. Tavoitteena on osaamisen kasvu ja sen jakaminen verkoston toimijoiden välillä ja yhteistyöllä. Urheilijat, liikkujat ja seuratoimijat (esim. valmentajat ja seurajohtajat) saavat laadukasta apua ja tukea. Kaikista palvelukeskuksista on saatavissa samat korkeatasoiset peruspalvelut. Tieto peruspalveluista on koko liikuntaja urheiluyhteisön tiedossa. Urheiluyhteisön osaaminen on joustavasti käytössä koko maassa yli alue ja lajirajojen. Kaikkien ei tarvitse tehdä kaikkea itse alusta loppuun vaan jokainen voi keskittyä yhdessä sovittujen roolien mukaisiin omiin vahvuusalueisiinsa ja kehittyä niissä. Koko yhteisön osaaminen vahvistuu. Palvelukeskusten toiminta on tehokasta, korkealaatuista ja niissä hyödynnetään koko urheiluyhteisön osaaminen ja tehdään entistä enemmän yhdessä. Samoja asioita ei kehitetä ja tehdä turhaan päällekkäin useissa eri paikoissa. Työnjaot ja roolitukset ovat sovitut, selkeät ja kaikkien tiedossa. Palvelukeskukset ovat oppimista mahdollistavia ja innostusta vahvistavia rikastavia yhteisöjä. Palvelukeskusmallin avulla varmistetaan liikkujan ja urheilijan lähituki, lähituki seuroille ja muille organisaatioille tukipalvelujen tehokas kehittäminen ja toteuttaminen toimijoiden osaamisen vahvistaminen ja hyödyntäminen yhteistyön vahvistaminen päällekkäisyyksien poistaminen. Palvelukeskusmalli kokoaa yhteen eri alueilla aluejärjestöjen, lajiliittojen, urheiluopistojen, urheiluakatemioiden ja muiden järjestöjen toiminnot. Yhden palvelukeskuksen alla voi toimia satelliitteja alueen muissa isommissa asutuskeskuksissa. Myös urheiluseurat, joissa on päätoimisia työntekijöitä, voivat toimia osana verkostoa. Prosessissa selvitetään myös, voisivatko aluejärjestöjen, lajiliittojen piirien ja -alueiden määrä sekä maantieteelliset rajat olla jatkossa palvelukeskusten kanssa samoja huomioiden alueelliset rakennemuutokset. Lähtökohtana rakenteellisesti on, että Palvelukeskuskokonaisuutta, työn tavoitteita, sisältöjä ja tulosten seurantaa valtakunnallisesti johdetaan Valo/OK:sta. Lajiliitot ja muut liikuntajärjestöt johtavat omia alueellisia toimijoitaan. Roolit ja vastuut paikallisesti sovitaan ja johtamiseen rakennetaan selkeä matriisimainen toimintatapa. 03 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Toimenpidekokonaisuudet Pilotit Heti syksyllä 2014 käynnistetään pilottitoiminta. Pilottien tavoitteena on saada alueilla oleva osaaminen ja näkemykset mukaan palvelukeskusten rakentamiseen. Alueellisesti ja paikallisesti sovitaan toimijoiden roolit pilotissa ja mikä taho vastaa pilotin koordinoinnista. Pilottien toiminnassa on kaksi osaaluetta: 1) Piloteissa on tarkoitus nopealla aikataululla lähteä käytännön toimiin palvelukeskuksen toimintaajatuksen mukaisesti. Pilottien toivotaan tarttuvan johonkin oman alueensa liikkujan tai urheilijan polun keskeiseen haasteeseen ja lähtevän ratkaisemaan sitä eri toimijoiden yhteistyöllä. Käytännön tekemisen kautta kootaan kokemuksia ja näkemyksiä siitä, mitkä asiat mahdollistavat ja estävät toiminta-ajatuksen mukaista toimintaa. 2) Pilotit osallistuvat peruspalveluiden määrittelyyn ja johtamisjärjestelmän rakentamiseen. Peruspalveluiden määrittelyä ja johtamisjärjestelmän rakentamista koordinoidaan valtakunnallisesti. Pilotit osallistuvat tähän työhön kokoamalla tietoa, kehittämällä toimintatapoja sekä arvioimalla ja testaamalla muissa piloteissa sekä valtakunnallisesti kehitettyjä toimintatapoja ja peruspalveluiden määrittelyjä. Mahdollisuudesta lähteä piloiksi on kerrottu urheiluperheen toimijoille ensimmäisen kerran kesäkuussa. Pilottihaku avataan 15.8. ja haku kestää 15.9. asti. Projektiryhmä valmistelee esityksen piloteista syyskuun lopulla ja ohjausryhmä tekee valinnan 29.9.. Pilottien toivotaan lähtevän liikkeelle mahdollisimman pian. Pilotit kestävät 15.5. 2015 sakka. Projektiryhmä tulee tukemaan pilotteja niiden työskentelyssä. Tukemisen käytännön toimenpiteet päätetään syyskuussa, kun on saatu tieto pilottien luonteesta. Taloudellista tukea piloteille ei tulla jakamaan. Projektiryhmä ( ja sen kautta ohjausryhmä) saa koko ajan tietoa pilottien etenemisestä osallistumalla niiden työskentelyyn ja säännöllisellä raportoinnilla. Pilotit tekevät kirjalliset evästykset palvelukeskusten rakentamiseen kesäkuun loppuun mennessä. Peruspalveluiden määrittely Kaikista palvelukeskuksista on tulevaisuudessa saatavissa samat peruspalvelut. Peruspalveluiden tuottaminen toteutetaan verkostomaisesti. Palvelut ovat korkealaatuisia ja ne näyttäytyvät niiden käyttäjille yhtenäisinä riippumatta siitä, kuka verkostossa tuottaa ne. Peruspalvelut mahdollistavat vision maailman liikkuvin urheilukansa ja menestynein pohjoismaa huippu-urheilussa 2020 - vision toteutumista. Peruspalveluita on rajallinen määrä, esim. 5-7. Peruspalveluiksi valitaan ne palvelut, jotka kaikkein tehokkaimmin palvelevat liikkujan ja urheilijan polkuja sekä seuratoiminnan elinvoimaisuutta. 04 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Peruspalveluita lähdetään määrittelemään seuraaville osa-alueille: liikkeen lisääminen urheilijan polun mahdollistaminen seuratoiminnan elinvoimaisuus kuntayhteistyö Ensimmäinen versio 1.0 peruspalveluista määritellään asiantuntijatyönä syksyn 2014 aikana. Tässä työssä hyödynnetään olemassa olevat linjaukset, selvitykset ja muut aineistot. Projektiryhmä johtaa työtä ja hyödyntää joustavasti urheiluperheen asiantuntijoita. Valmistelua tehdään myös verkostokohtaamisissa. Ohjausryhmä päättää versiosta 1.0 joulukuussa 2014. Laajat keskustelut versiosta 1.0 käynnistetään tammikuussa 2015. Arviointia ja keskusteluja käydään piloteissa, lajiliittojen ja alueiden yhteisissä kokoontumisissa, eri toimijoiden omissa kohtaamisissa ja piloteissa. Näiden keskustelujen pohjalta Ohjausryhmä tekee varsinaisen esityksen peruspalveluista kesäkuussa / elokuussa 2015. Peruspalvelukokonaisuus voidaan ottaa käyttöön täysimääräisesti vuoden 2016 alussa. Eri osa-alueita toteutetaan piloteissa jo vuonna 2015. On järkevää koota tieto tällä hetkellä tarjottavista palveluista. Tätä kautta saamme tiedon mahdollisista päällekkäisyyksistä sekä alueellisista eroista. Olemassa olevia palveluita voidaan koota alueellisten pilottien kautta ja niitä tulee koota myös valtakunnallisesti. Palvelut kannattaa koota matriisiin, mistä käy ilmi palvelun sisältö ja missä päin Suomea sitä tarjotaan. Johtamisjärjestelmän rakentaminen Johtamisjärjestelmässä tullaan määrittelemään palvelukeskusten laadukkaan toiminnan mahdollistavat informaatio-, normi- ja resurssiohjauksen käytännöt. Tämä tarkoittaa sopimista esim. seuraavista asioista: miten asetetaan yhteiset tavoitteet miten päätetään peruspalveluista eli mitkä ovat tavoitteiden suuntaisia peruspalveluita miten asetetaan laatukriteerit palveluille ja miten niiden toteutumista valvotaan miten resurssiohjataan palveluiden toteuttajia miten päätetään rooleista palvelujen toteuttamisessa miten kehitetään tekijöiden osaamista miten rakennetaan palvelukeskuksista rikastavia yhteisöjä Versio 1.0 johtamisjärjestelmästä valmistellaan vuoden 2014 loppuun mennessä. Asian valmistelusta vastaa projektiryhmä. Valmistelussa kuullaan urheiluyhteisön eri toimijoita. Ohjausryhmä päättää versiosta 1.0. joulukuussa 2014. Laajat keskustelut versiosta 1.0 käynnistetään tammikuussa 2015. Arviointia ja keskusteluja käydään piloteissa, lajiliittojen ja alueiden yhteisissä kokoontumisissa ja eri toimijoiden omissa kohtaamisissa.. Näiden keskustelujen pohjalta Ohjausryhmä tekee varsinaisen esityksen johtamisjärjestelmästä kesäkuussa / elokuussa 2015. Päätöksen johtamisjärjestelmään mukaan lähtemisestä tulee tehdä jokaisen järjestön omissa hallituksissa ja tarvittaessa myös vuosikokouksissa tai valtuustoissa syksyn 2015 aikana. Johtamisjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön täysimääräisesti vuoden 2016 alussa. Eri osa-alueita toteutetaan piloteissa jo vuonna 2015. Osana johtamisjärjestelmän valmistelua selvitetään tämän hetkiset työntekijämäärät ja työnkuvat. Jos mahdollista, keväällä 2015 olisi hyvä selvittää myös kaikkien työntekijöiden osaaminen. 05 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Aikataulu 15.8.-15.9.2014 pilottihaku auki. 29.9.2014 päätökset piloteista ohjausryhmässä Pilotit toiminnassa 1.10.2014-15.5.2015 Johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden version 1.0 valmistelu 5.8. 9.12.2014 Päätös versiosta 1.0 ohjausryhmässä 9.12.2014 Version 1.0 käsittely eri foorumeissa ja sen kehittäminen 1.1. 30.6.2015 Johtopäätösten tekeminen pilottien kokemuksista 1.6. 30.6.2015 Päätös johtamisjärjestelmästä ja peruspalveluista ohjausryhmässä viimeistään 30.6.2015 Eri toimijoiden sitoutuminen johtamisjärjestelmään ja peruspalveluiden toteuttamiseen (elokuu marraskuu 2015). Edellyttänee hallitusten ja / tai vuosikokousten päätöksiä. Ohjausryhmä 29.9.2014, lokakuu 2014, joulukuu 2014, helmikuu 2015, huhtikuu 2015, kesäkuu 2015 Projektiryhmä 24.9.2014, 13.11.2014, 4.12.2014 06 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Viestintä Prosessi toteutetaan mahdollisimman avoimena erityisesti yhteisön sisällä. Aktiivista viestintää toteutetaan järjestämällä asiaa koskevia tilaisuuksia lähimmille toimijoille (aluejärjestöt, lajiliitot ja muut valtakunnalliset liikuntajärjestöt) sekä osallistumalla muiden kumppaneiden tilaisuuksiin(isot kaupungit, AVI:t, urheiluopistot ja urheiluakatemiat). Aluejärjestöt ovat kutsuneet koolle alueellisia tapaamisia. Kutsuja lähettäessään heillä ei ole ollut käytettävissään tätä projektisuunnitelmaa. Projektiryhmän jäsenet osallistuvat jo koolle kutsuttuihin palavereihin ja ottavat niissä roolin prosessin johtajina (Olympiakomitea / Valon edustajina). Tilaisuuksia on ollut seuraavasti: Helsinki, huhtikuu ja 24.6. (Metropoli alue) Tanhuvaara 15.5. (Etelä- Savo, Etelä-Karjala, Kymenlaakso) Seinäjoki 9.6. (Pohjanmaa (Keski-Pohjanmaa mukaan myöh.)) Oulu 16.6. (Pohjois-Suomi (Pohjois-Pohjanmaa, Kainuu)) Joensuu, 18.8. (Pohjois- Karjala, Pohjois-Savo) Kuortane, 19.8. (Pohjanmaa, Keski-Suomi) Rauma, 25.8. (Lounais- Suomi) Tampere, 3.9. (Pirkanmaa, Kanta-Häme) Muita omia kohtaamisia, joissa asiaa on hyvä käydä läpi: aluejohtajat ja liittojen toiminnanjohtajat 20.- 21.8. Varalla Tampere aluepäivät Kouvolassa 27.-29.8. alueiden ja lajiliittojen puheenjohtajat Helsinki 28.9. liittojen ja alueiden seurakehittäjät Vierumäelle 17.-18.9. alueiden kaikki työntekijät Kouvolassa 27.8. aluejohtajat 22.-23.10. Tallinna Olympiakomitean valtuuskunta 27.11.? Valon syyskokous seminaari 28.11. tilaisuus aluejohtajille ja liittojen toiminnanjohtajille tammikuussa päivä auki tilaisuus alueiden ja lajiliittojen puheenjohtajille tammikuussa urheiluakatemiat 29.9.- 30.9. ja 20.11 Medialle asia esitellään pilottien konkreettisen tekemisen kautta. 07 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Eri toimijoiden roolit Ohjausryhmä Parkkonen Jari, pj (Valon hallitus) Harmaakorpi Vesa (SUL, pj) Heinonen Timo (Joensuun kaupunki, va-johtaja) Iiskola-Kesonen Hanna (SLeL, tj) Korjus Tapio (Kuortane, rehtori) Koski Pasi (Liiku, pj) Lipsanen Heino (ESLI, aluejohtaja) Martikainen Anne (Svoli, pj) Nurminen Matti (SJL, tj) Paavolainen Leena (OK, HUY) Paatero Sirpa (TUL, pj) Sirainen Kimmo (Varala, rehtori) Tarvonen Simo (Urhea) Tolonen Hannu, asiantuntija (OKM) Japisson Teemu, sihteeri Kokoontuu: 29.9.2014, 24.10.2014, 9.12.2014, helmikuu 2015, huhtikuu 2015, kesäkuu 2015 Ohjausryhmä: antaa suuntaviivat prosessille ja projektiryhmän työskentelylle (käsittelee projektisuunnitelman yleisellä tasolla 29.9.) päättää mukaan otettavista piloteista projektiryhmän esityksestä (29.9.) evästää projektiryhmään johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden valmistelussa (lokakuu 2014) päättää johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden versiosta 1.0 (joulukuu 2014) arvioi pilottien etenemistä ja niistä saatavia kokemuksia (kevät 2015 arvioi johtamisjärjestelmästä ja peruspalvelulinjauksista saatavaa palautetta keväällä (kevät 2015) päättää lopullisesta esityksestä johtamisjärjestelmäksi ja peruspalveluiksi (kesäkuu/elokuu 2015) Projektiryhmä Japisson Teemu, Suomen Olympiakomitea, Valo Huttunen Timo, Suomen Palloliitto Kalmari Markus, Suomen Olympiakomitea Paavolainen Leena, Suomen Olympiakomitea Ruokonen Reijo, Valo Siren Aino-Maija, Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu Kokoontuu: 24.9.2014, 13.11.2014, 4.12.2014 Johtaa eri osa-alueiden valmistelua, vastaa viestinnästä ja tukee pilotteja. Lajiliitot ja muut valtakunnalliset järjestöt Osallistuvat eri tilaisuuksissa johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden valmisteluun. Informoivat omia alueellisia toimijoitaan ja innostavat heitä osallistumaan alueellisiin pilotteihin. Aluejärjestöt ( ns. SLU alueet) Osallistuvat halutessaan alueellisiin pilotteihin. Osallistuvat eri tilaisuuksissa johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden määrittelemiseen. Urheiluakatemiat Osallistuvat halutessaan alueellisiin pilotteihin sopien 08 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille
Eri toimijoiden roolit osallistumisesta myös huippu-urheiluyksikön kanssa. Osallistuvat eri tilaisuuksissa johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden määrittelemiseen. OKM:n liikuntayksikkö Osallistuu johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden rakentamiseen rahoittajan näkökulmasta. Urheiluopistot Osallistuvat halutessaan alueellisiin pilotteihin. Osallistuvat eri tilaisuuksissa johtamisjärjestelmän ja peruspalveluiden määrittelemiseen. Isot kaupungit Osallistuvat halutessaan alueellisiin pilotteihin. AVI:en liikunnasta vastaavat virkamiehet Ovat tietoisia prosessin etenemisestä. Prosessiarviointi Prosessiin hankitaan ulkopuolinen arvioitsija, jolla on kokemusta liikunnan ja urheilun alaan liittyvästä arvioinnista. Tavoitteena on tuottaa heti alusta alkaen aineistoa laadukkaaseen muutosprosessin arviointiin. 09 Liikunnan ja urheilun palvelukeskusten rakentaminen alueille